2. REFLEXION INICIAL2www.monroyasesores.com.mx“Si tus acciones inspiran a otros a soñar más, aprender más, hacer más y ser mejores, eres un líder”.
JohnFrancis"Jack"WelchJr.nacióenPeabody,Massachusetts,el19denoviembrede1935, empresarioyescritorestadounidense.
FueelegidoEjecutivodelsigloXX.En1981seconvirtiódirectorgeneraldelaempresaGE.Durantesumandato,losbeneficiosdelacompañíaascendierona400,000millonesdedólares,conloqueéstaseconvirtióenunadelasempresasmásgrandesdelmundo.WelchesenlaactualidaddirectordeJackWelch,LLC,compañíaqueproporcionaasesoramientoaempresas.
4. MEJORA CONTINUA SIN VALORAR EL DESEMPEÑO? 4www.monroyasesores.com.mxDarejemplonoeslaprincipalmaneradeinfluirsobrelosdemás;eslaúnicamanera. Albert Einstein.
5. MEJORA CONTINUA SIN VALORAR EL DESEMPEÑO? 5www.monroyasesores.com.mxRequisitos. Lamejoracontinuarequiere:
ApoyoenlagestióndepartedelaDG.
Feedback(retroalimentación)yrevisióndelospasosencadaproceso.
Claridadenlaresponsabilidaddecadaactorealizado.
Poderparaeltrabajador.
Formatangiblederealizarlasmedicionesdelosresultadosdecadaproceso.
Lamejoracontinuapuedellevarseacabocomoresultadodeunescalamientoenlosserviciosocomounaactividadproactivaporpartedealguienquellevaacabounproceso.
Esmuyrecomendablequelamejoracontinuaseavistacomounaactividadsostenibleeneltiempoyregularynocomounarreglorápidofrenteaunproblemapuntual.
6. EVALUACION DEL DESEMPEÑO (ED) 6www.monroyasesores.com.mxElconceptodeevaluaciónserefierealaacciónyalaconsecuenciadeevaluar,unverbocuyaetimologíaseremontaalfrancésévalueryquepermiteindicar,valorar, establecer,apreciarocalcularlaimportanciadeunadeterminadacosaoasunto.
Esunprocedimientoquepermiterecoger,comprobar,compartir,ofreceryutilizarinformaciónobtenidadeysobrelaspersonaseneltrabajoconelánimodemejorarsuactuaciónenél.
Debeserunprocesosistemático, proactivo,dinámico,continuoyobjetivodeapreciacióndeldesempeño,delpotencialdedesarrollodelindividuoycómoésteseveráreflejadoenotrosfactorescomoreconocimiento.
7. EVALUACION DEL DESEMPEÑO (ED)
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Otros objetivos que puede tener:
Adecuar la persona al cargo.
Definir necesidades de entrenamiento y capacitación.
Detectar potenciales candidatos para promociones.
Distribuir incentivos salariales.
Permitir el mejoramiento de las relaciones empresa –empleado.
Dar a conocer patrones de desempeño.
Elobjetivogeneralesperfeccionaralaspersonasyorganizacionesutilizandoinformaciónsobrelaconductaenelpuestodetrabajoysuniveldedesempeño,paradeterminarplanesdemejoraomantenimiento.
9. PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA IMPLEMENTACION DE ED9www.monroyasesores.com.mxEnlamayoríadeocasioneslasEDnosonadecuadamenteplaneadas,ysondetipo:puramentesubjetivo,observacionesintermitentesymalfundamentadas. Nohaydiferenciaenelmodeloconformealosnivelesorganizacionales. Nohayunaadecuadapreparacióny/ocapacitacióntantoparaevaluadoscomoevaluadores. Noseestablecencontribuciones,niindicadoresquepermitanjuzgaradecuadamente. Sehacenconeltiempoencima,únicamenteporcumplirunrequisito. Nohayunaadecuadaretroalimentación,niplanesdetrabajoderivadosdellasentrevistasdeED. Noseestablececomosistemademejoracontinua. Prejuiciosy/odesconocimientosobreelusodelosresultadosdelaevaluación.
10. COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO10
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Planeación:
¿Qué se hará? Fijar el destino, las metas.
Organización:
¿Con quién se hará y que hará cada quien? Definir los recursos necesarios.
Integración:
¿Cómo se conseguirán los recursos necesarios?
Dirección:
¿Cómo involucraray comprometerá al personal? Comunicación, trabajo en equipo, ejecución.
Control:
¿ Cómose corregirán las desviaciones para asegurar que se logre lo planeado ? Mejora continua
11. COMO PARTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
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1)Establecernormasdedesempeño. 2)Medireldesempeñoactual. 3)Compararestedesempeñoconlosrequisitos. 4)Emprenderaccionescorrectivascuandoseanecesario. Mediantelafuncióndecontrol,eladministradormantienealaorganizaciónenlavíacorrectasinpermitirquesedesvíedemasiadodesusmetasybuscandomejorar. Según*RobertzL.Katz“distinguetrestiposbásicosdedestrezas:técnicas,humanasyconceptuales,queasujuicio,necesitantodoslosadministradores. * Profesor y escritor de la HBR, vicepresidente de Ingersoll-Rand y Federal Mogul. ControlEladministradordebecerciorarsedequelasaccionesdelosmiembrosdelaorganizaciónasegurenlaobtencióndesusmetas.Estaeslafuncióndecontrolyconstadecuatroelementos:
12. ETAPAS DEL PROYECTO DE ED12www.monroyasesores.com.mx
I.Definir los objetivos del sistema.
II.Definir el personal a evaluar.
III.Seleccionar los factores a evaluar.
IV.Definir el mejor modelo según nivel y objetivo.
V.Diseñar el medio de aplicación más práctico.
VI.Diseñar formatos de evaluación.
VII.Seleccionar y formar evaluadores.
VIII.Entrevista de evaluación.
IX.Sistema de seguimiento.
X.Control del sistema.
14. CONSECUENCIAS DE NO REALIZAR ED
14www.monroyasesores.com.mxLasempresasquenollevanacaboEDpuedenpadecerlossiguientesproblemas:
a)Noesposibleorientarlasaccionesdelpersonalhacialaobtencióndelosobjetivosdelárea.
b)Dificultalasupervisióndelpersonalalnoexistirunsistemaquemidaelavancedelasacciones.
c)Restatransparenciaalsistemadeestímulosypromociones.
d)Sereducelamotivacióndelpersonal,loquedeteriorasuproductividad.
e)Sefacilitaeldeteriorodelclimalaboralalnoexistirunsistemaquepromuevalaequidad.
f)Elpersonalalnorecibirretroalimentaciónoportuna,puederepetirerroresodesviarsedelasmetasestablecidassintenerlaposibilidaddereorientarelcamino.
g)Sepierdelaposibilidaddetenermayorcontactoentrejefeycolaborardecaraalosobjetivosdetareaydedesarrollo,alnoaprovecharelaltoimpactodelaentrevistadevaloracióndeldesempeño.
h)Noseentiendeclaramenteelimpactodelosprocesosycadenadevalor.
15. PREGUNTAS A RESOLVER CON LA ED
15www.monroyasesores.com.mxCuandovayaainiciarconunproceso/sistemadeED,comoevaluador,pregúnteselosiguiente:
a)¿Cómosedesempeñóeltrabajadorconrespectoasuscontribucionesfuncionales?
b)¿Cómosedesempeñófrentealosobjetivosespecíficosestablecidosenelplandenegociosdelaempresa?
c)¿Hastadóndelapersonahadesarrolladolascompetenciasrequeridasensutrabajo?
d)¿Sehaesforzadoporimponerlavisióndelacompañía,guiadoporprincipiosconintegridad,aperturayénfasisenelcliente?
e)¿tieneentusiasmoyactitudsuficienteparacontinuarmejorandoindividualmenteyconelequipo?
f)¿ensudesempeñotienevisiónsistémicadelacadenadevalor?
17. LOS OBJETIVOS COMO METRICOS DE ED17www.monroyasesores.com.mx ¿Qué es un objetivo? Esunadescripciónespecíficadelresultadofinalquesedebealcanzar.Estableceelqué–elresultadofinalquedebealcanzarse-yelcuándolafechatopeenquedebelograrse. Esdecirsonlosresultadosespecíficosmensurablesporserlogradosdentrodeunespaciodetiempofijo. Característicasdelosobjetivos: Sonespecíficosycuantificables: Planteadosentérminosdequéesloquesedebealcanzarycuando;enmedidadeloposiblesedebencuantificar;estoes,mencionarexplícitamenteelvaloraalcanzarentérminosdedinero,volumendeventas,rendimientosobreinversión,unidadesdeproducción,etc.Porejemplo:
18. LOS OBJETIVOS COMO METRICOS DE ED
18www.monroyasesores.com.mxAmbiguo Preciso Aumentar ventas durante 2003 Aumentar las ventas institucionales en un 8% en la división Globo durante 2003 Cuando la cuantificación no es posible, hay que usar índices cualitativos cuidando evitar declaraciones generales y vagas sobre los resultados que se buscan.: Ambiguo Preciso Mejorar la calidad de los empleados de oficina que se contraten durante 2003 Contratar durante 2003 únicamente aquellos solicitantes de puestos de auxiliares contables que demuestren su capacidad mediante experiencia previa y aprobando pruebas prácticas de contabilidad, pruebas de destrezas en manejo de equipo de oficina, y la prueba de conocimientos numéricos. Los objetivos nunca deben plantearse como actividades sino siempre como resultados finales en la forma siguiente: Como Actividad Resultado esperado Celebrar cinco sesiones de adiestramiento, de un día, para cirujanos Tener tres cirujanos competentes en la práctica de los procedimientos quirúrgicos XYZ para el 1º de septiembre.
19. EJEMPLO DE PROCESOS E INDICADORES
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Definirconclaridadlosobjetivosdeltrabajoyconprecisiónelnivelsatisfactorio. Losobjetivosdebenreflejarlavisióndelaempresa,esdecir“adondequiereir”,ademásdeiralaparconlaventajacompetitiva. Descripción /ContribuciónSubprocesosMetaObjetivo. Cobranza efectiva. Recuperar el 95% de la venta acumulada de su zona. <=95% venta acumulada. Recuperación de clientes. Lograr que 80% de los clientes AA regresen. <=80% de clientes AA reportados en el mes. Días promedio de cartera. Mantener una cartera sana con máximo 28 días. >= 28 días. Soluciones a ventas. 95% de las reportadas en bitacora. <=95% de reporte de bitacora. ProcesosIndicadoresRecuperación de cuentas por cobrar (asegurar el flujo de efectivo y la correcta atención de clientes).
20. EJEMPLO DE UN FORMATO DE ED20www.monroyasesores.com.mxEvaluado/a: Depto. Puesto: Evaluador: PERIODO: MACRO PROCESOCONTRIBUCIÓNINDICADOROBJETIVOMETAREALLOGRO% PESOPUNTAJESelección de personalProveer personal a la organizaciónPersonas seleccionadas en Tiempo y Forma / requisiciónes autorizadasSeleccionar a 10 vendedores1070.71510.5IdemidemIdemReclutar a 20 operadores 20120.6159Capacitación y DesarrolloPrograma de CapacitaciónCursos realizados en Ty F / programa mensualAsegurar la impartición de 5 cursos530.64024IdemDetección de necesidades de capacitaciónPlanes y programas de capacitación en ty f / necesidadws de capacitación mensualesRealizar DNC a 10 gerentes1050.53015TOTAL10058.5SISTEMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Evaluación Trimestral% PROMEDIO DE CUMPLIMIENTO59% Nombre y Firma del EmpleadoHoja 1 de ________
21. DISTORCIONES EN LA ED21www.monroyasesores.com.mxPrejuiciospersonales: El evaluador se hace a priori una opinión (estereotipos). Acontecimientos recientes: El calificador recuerda con mayor claridad los hechos recientes. Tendencias de medición central: Ocurre cuando los evaluadores evitan las calificaciones muy bajas o muy altas. Efecto de halo: Basado en la simpatía o antipatíaque el empleado produce.
Razones subconcientes:
Movido por el deseo inconsciente de agradar o ganar popularidad.
22. COMO EVITAR LAS DISTORCIONES22
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Capacitación:
Explicar fuentes de distorsión, importancia de la evaluación para la toma de decisión. Practicar . Retroalimentación efectiva en 2 vías. Diseño de métodos y técnicas apropiadas. Participación de varios evaluadores. Validación de las evaluaciones por un comité.
27. REPORTE / CUADRO DE COMPROMISOS27www.monroyasesores.com.mxNombre / EvaluadoFecha: Nombre: Puesto: DepartamentoFecha próxima seguimiento: Resultado global de la evaluaciónResultado objetivo y tiempo estimado. Asistentes / Involucrados / ResponsablesFactorActualMetaConocimiento del trabajo55Calidad del trabajo45Productividad45Confiabilidad45RECIBIDO POR:FechaNombreFirmaEvaluador / JefeEvaluadoRec. HumanosAgustin Monroy AcostaGerente de ventas. 15 de junio de 2013Comercialización y Marketing.15 de diciembre de 2013Puntuación obtenida:80 puntos. Objetivo: Tiempo estimado: 85 puntos6 meses. Evaluado y evaluador. Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE cada concepto a evaluar. Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE cada concepto a evaluar. Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE cada concepto a evaluar. Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE cada concepto a evaluar. Expectativa Jefe Inmediato / observacionesCompromisos / acuerdosQue acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las expectativas del jefe inmediato. Que acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las expectativas del jefe inmediato. Que acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las expectativas del jefe inmediato. Que acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las expectativas del jefe inmediato.
28. RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADO28www.monroyasesores.com.mx
Paralaspersonasquerecibiranretroalimentación(losevaluados),estassonalgunasrecomendaciones:
1.Escucharloquesetediceatentamente,sialgonoquedaclaropedirqueseterepitaoexplique,inclusiveconejemplos.
2.Entenderloquesetedice,noprejuzgar,niestaraladefensiva.
3.Noatacaralevaluador.
4.Antelasdiferenciashacerpropuestas,ofrecersoluciones.
5.Pediratuevaluadorlasexpectativasquetiene(muyespecificas)parademostrarenunasiguienteevaluaciónlasmejorascorrespondientes.
6.Sienalgúnaspectonodependedetieldarunresultado,explicarloclaramente. Ejm.políticasestablecidas,labordeequipo,proveedores,etc.
7.Definircompromisostuyosypediratuevaluadorlosdeélencuantoasusexpectativas(quequedetodomuyclaro).
8.Darselaoportunidaddeconocersemejoryencontrarpuntosdeacuerdoporlamejoracontinua.
9.Agradecerloscomentariosyeltiempo.
29. RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADOR29www.monroyasesores.com.mx
Paralaspersonasqueproporcionaránretroalimentación(evaluadores),estassonalgunasrecomendaciones:
1.DescribirNOEVALUAR.Sinoevalúas,laotrapersonanonecesitadefendersedeti.Ejm. Esdiferentedecir“siemprehaceslascosasalaventón”,adecir“enestaoperacióndearmado,creoquenorevisasteadecuadamentetuchecklistyfallasteenel3ery4to.paso”.
2.Especificar,nosergeneral.Hablardehechosconcretos.Ejm.“esqueeresmuyimpuntual”,noeslomismoque“estemeseldía12llegaste10mintarde,yelmartes1920min.despuésdelahora,mepareceextrañoytehacevercomoimpuntual”.
3.Usarpalabrasclarasyentendibles.
4.Verificarqueelreceptorhayarecibidoelmensajecorrectamente,pidiéndolequelorepita(muynecesario)odesuopiniónalrespecto.Ejemplo: Toño,tudesarrollodeprocedimientosesmuybueno,sinembargomeparecequehaciendounesfuerzomayorporactualizarteenISO9000,tendríasmuchomejoresresultados.Paraello,cuentascontodomiapoyo,buscaopcionesestasemanaydefinimoslomásadecuado. ¿Quéopinas?
30. RECOMENDACIONES PARA EL ENTREVISTADOR
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Paralaspersonasqueproporcionaránretroalimentación(evaluadores),estassonalgunasrecomendaciones:
5.Verificarconotrosmiembrosdelgruponuestrapercepción.Noestádemáspedirotrasopinionessobreelevaluado.
6.Tomarencuentalos3aspectosdeldarresultados:sabehacerlo,quierehacerlo,tieneconquehacerlo.
7.Promoverentodomomentosumejora,susfuerzas,nosolojuzgar.LafunciónprincipaldeustedesladeDESARROLLARasugente,nodefrustrarla,nidesmotivarla.Deejemploscontinuamente,aclare,impulse.
8.Definirtusexpectativas(paramilograrunacalificaciónexcelenterepresentaestosesfuerzosespecíficos,alcanzarestosobjetivos,hacerestoscambios,etc.).
9.EscucharyENTENDERmuyclaramenteatuevaluado,manejarlaempatíaylainteligenciaemocional.
10.Agradecereltiempo,interésycompromiso.
31. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 360 GRADOS31www.monroyasesores.com.mxLaevaluaciónde360grados,tambiénconocidacomoevaluaciónintegral,esunaherramientacadadíamásutilizadaporlasorganizacionesmodernas.Losprincipalesusosquesedaalaevaluaciónde360gradossonlassiguientes:MedirelDesempeñodelpersonal.MedirlasCompetencias.DiseñarProgramasdeDesarrollo. Laevaluaciónde360gradospretendedaralosempleadosunaperspectivadesudesempeñolomásadecuadaposible,alobteneraportesdesdetodoslosángulos:jefes, compañeros,subordinados,clientesinternos,etc.Elpropósitoesdarlealempleadolaretroalimentaciónnecesariaparatomarlasmedidasparamejorarsudesempeño,sucomportamientooambos,ydaralagerencialainformaciónnecesariaparatomardecisionesenelfuturo.
32. EJEMPLO REPORTE ED 360 GRADOS
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RESUMEN Autoeval Superiores Iguales Inferiores Otros
COMUNICACIÓN 87 80 67 67 60
LIDERAZGO 87 100 83 67 83
MOTIVACION 87 67 67 67 67
SEGURIDAD, ORDEN Y LIMPIEZA 87 93 67 67 100
CAPACITACION Y DESARROLLO 100 67 67 67 67
ACTITUD Y COLABORACION 87 83 67 67 67
SOLUCION DE PROBLEMAS 87 67 87 67 67
AMBIENTE DE TRABAJO 80 67 100 100 67
CAPACIDAD PERSONAL 80 83 80 87 67
COSTOS Y PRODUCTIVIDAD 60 67 67 67 67
