Digitalización y gestión de contenidos con seguridad

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Oracle Document Capture UCM URM e IRM

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  • Digitalización y gestión de contenidos con seguridad

    1. 1. Digitalización ODDC Records Management URM y Seguridad de la Información IRM Jose Antonio Criado Octubre 2008 E 2.0 Principal Sales Engineer
    2. 2. Consolidación de un ECM Corporativo Digitalización y eliminación de papel Oracle Document Capture y UCM Archivado físico y electrónico, gestión de records Oracle Record Management Protección de información sensible: documentos y correos Oracle Information Rights Management Agenda
    3. 3. Universal Records Management (URM) ‏ Secure Enterprise Search (SES) ‏ Information Rights Management (IRM) ‏ Oracle Federated ECM Services Oracle Presentation & E2.0 Services WebCenter Suite Composite UI Framework WebCenter Services Oracle Enterprise 2.0 Web Center Interaction Web Logic Portal Universal Content Management (UCM) ‏ Universal Online Archive (UOA) ‏ Imaging & Process Management (I/PM) ‏ Document Archive Document Management E-Mail Archive Web Content Management BPM Document Capture Oracle Comprehensive Content & Policy Management
    4. 4. DIGITALIZACIÓN Captura Indexación Reconocimiento OCR GESTIÓN DOCUMENTAL Versionado Workflows Metadata Categorización SEGURIDAD Control de accesos Auditoría Seguridad distribuida Portales 2.0 Solución Documental Completa Oracle Information Rights Management Oracle Document & Distributed Capture Oracle Universal Content Management
    5. 5. Infraestructura de ECM Portfolio de Productos Active Content Historical Content Universal Records Management (URM) Secure Enterprise Search (SES) Information Rights Management (IRM) Oracle Federated ECM Services Transactional Content Document Archive Document Management E-Mail Archive Web Content Management Universal Content Management (UCM) Universal Online Archive (UOA) Document Capture
    6. 6. Consolidación de un ECM Corporativo Digitalización y eliminación de papel Oracle Document Capture y UCM Archivado físico y electrónico, gestión de records Oracle Record Management Protección de información sensible: Documentos y correos Oracle Information Rights Management Agenda
    7. 7. ECM Infrastructure Comprehensive Product Portfolio Active Content Historical Content Universal Records Management (URM)‏ Secure Enterprise Search (SES)‏ Information Rights Management (IRM)‏ Oracle Federated ECM Services Transactional Content Document Archive Document Management E-Mail Archive Web Content Management Universal Content Management (UCM)‏ Universal Online Archive (UOA)‏ Imaging & Process Management (I/PM)‏ BPM Document Capture
    8. 8. UCM, La base de Enterprise 2.0 Web Content Management Document Management Imaging Information Rights Management Collaboration & Workflow Digital Asset Management Records & Retention Management
    9. 9. Portales y Webs <ul><li>Control con éxito de los recursos online con unas grandes capacidades de gestión multi-site que aseguran el mantener, monitorizar y regular distintos sitios web, incluyendo: </li></ul><ul><ul><li>Website globales y corporativas </li></ul></ul><ul><ul><li>Intranet personalizadas </li></ul></ul><ul><ul><li>Extranets para proveedores y partners </li></ul></ul><ul><ul><li>Sites de soporte a cliente </li></ul></ul><ul><ul><li>Portales de servicio a empleado </li></ul></ul>WCM
    10. 10. Gestión Documental <ul><li>Gestionar y controlar documentos a nivel global o corporativo, mediante: </li></ul><ul><ul><li>Interface de usuario web personalizable y amigable </li></ul></ul><ul><ul><li>Integración con MS Outlook/Notes </li></ul></ul><ul><ul><li>Acceso mediante aplicaciones desktop </li></ul></ul><ul><ul><li>Acceso directo mediante Windows Explorer </li></ul></ul><ul><ul><li>Convertir y publicar a cualquier dispositivo en cualquier formato en cualquier momento </li></ul></ul>DM
    11. 11. Gestión Activos Digitales <ul><li>Gestión de los activos digitales, incluyendo videos, y materiales diversos para proporcionar… </li></ul><ul><li>Conversión automática de cualquier activo digital para alcanzar los requisitios de formatos </li></ul><ul><li>Reformateado de activos disponibles para la audiencia adecuada en el momento adecuado </li></ul><ul><li>Consistencia global de la imagen de marca </li></ul>DAM
    12. 12. UCM : Funcionalidades básicas Acceso Seguro Control de versiones Motor de búsqueda Control de cambios Metadata / Categorización Discusiones Workflow Subscripciones Replicación Automática
    13. 13. Oracle Document Capture Solución completa de Captura, Indexación y Archivado de Documentos Transaccionales A partir de áreas de imagen con listas de validación en base de datos Escaneo de documentos vía browser e indexación remota en oficinas remotas Imágenes archivadas en Oracle ECM para integración con procesos y aplicaciones de negocio Operaciones de captura de alto número de documentos Importar fácilmente emails, faxes y documentos electronicos
    14. 14. Oracle Document Capture <ul><li>Permite digitalizar papel y otros contenidos electrónicos (email, fax…), indexarlos y archivar las imágenes y los metadatos. </li></ul><ul><li>Incluye los siguientes módulos: </li></ul><ul><ul><li>Scan </li></ul></ul><ul><ul><li>Index </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>OCR-assisted indexing </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Recognition Server </li></ul></ul><ul><ul><li>Import Server </li></ul></ul><ul><ul><li>Commit Server </li></ul></ul><ul><li>Conversión a documentos PDF indexables </li></ul><ul><li>Complemento a varios dispositivos: </li></ul><ul><ul><li>Escáneres de Alta, Media y Baja velocidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Dispositivos Multifunción </li></ul></ul><ul><ul><li>Servidores de FAX </li></ul></ul><ul><ul><li>Servidores de Correo </li></ul></ul>
    15. 15. Oracle Document Capture Solución flexible y modular Scan Server Escaneo de documentos Más de 250 escáneres Reconocimiento de códigos de barras, 1D, 2D <ul><li>Index Server </li></ul><ul><li>Digitalización centralizada </li></ul><ul><li>Indexación errores </li></ul><ul><li>Indexación centralizada en un entorno de digitalización distribuido </li></ul><ul><li>Control de calidad - QA </li></ul><ul><li>Indexación remota en cualquier sitio </li></ul>Import Server Importación imágenes y documentos electrónicos Múltiples opciones de importación (Carpetas de red, listas de ficheros, Correo POP3 e IMAP, Sitios FTP, personalizada...) Recognition Server Reconocimiento de un número ilimitado de códigos de barras en cualquier dirección – 1D, 2D Indexación de valores en BD Envío de notificaciones vía email <ul><li>Commit Server </li></ul><ul><li>Descarga la carga de trabajo de la estación de indexación </li></ul><ul><li>Procesa batches de carga fuera de horas punta </li></ul><ul><li>Reduce la carga del sistema de gestión documental </li></ul><ul><li>Reduce el tráfico de red </li></ul>
    16. 16. Oracle Document Capture Ejemplo de arquitectura Email Fax Escaneo Centralizado Import Server Recognition Server Index Server y QA Commit Server Fax Server Email Server
    17. 17. Oracle Distributed Document Capture <ul><li>Digitalización remota – Administración centralizada </li></ul><ul><li>Indexación: remota o centralizada </li></ul><ul><li>Escalable para múltiples usuarios o puntos de digitalización </li></ul><ul><ul><li>5, 10, 25, 50, 100’s o incluso 1,000’s </li></ul></ul><ul><ul><li>Volúmenes pequeños por sitio </li></ul></ul><ul><li>Interfaz de usuario: un navegador </li></ul><ul><li>Conectividad = TCP/IP (e.g. Internet o Intranet) </li></ul><ul><li>No requiere usuarios técnicos </li></ul>Web Capture
    18. 18. Oracle Distributed Document Capture <ul><li>Fácil de desplegar y usar </li></ul><ul><ul><li>Administración centralizada a través de un navegador </li></ul></ul><ul><ul><li>No requiere instalación manual de software de cliente </li></ul></ul><ul><ul><li>El cliente corre en Internet Explorer </li></ul></ul><ul><ul><li>Soporte de escáneres TWAIN </li></ul></ul><ul><ul><li>Interfaz de usuario fácil de utilizar </li></ul></ul><ul><li>Alternativas de implantación </li></ul><ul><ul><li>Escaneo distribuido – Indexación centralizada </li></ul></ul><ul><ul><li>Escaneo e indexación distribuidos </li></ul></ul><ul><ul><li>Escaneo e indexación distribuidos– QA Centralizado </li></ul></ul><ul><li>Procesamiento Batch </li></ul><ul><ul><li>Imágenes y metadatos enviados en un único fichero PAK </li></ul></ul><ul><ul><li>No puede haber envios parciales </li></ul></ul><ul><ul><li>Tras el envío, el cliente confirma la recepción con el servidor </li></ul></ul>
    19. 19. Oracle Document & Distributed Capture La solución de captura para tu repositorio documental <ul><li>Fácil de instalar, configurar y usar </li></ul><ul><ul><li>Instalación/configuración entre 2 y 5 días </li></ul></ul><ul><ul><li>Interfaz de usuario intuitivo reduce la necesidad de formación </li></ul></ul><ul><li>No hay restricciones de volumen </li></ul><ul><li>Escalable </li></ul><ul><ul><li>Best Buy: 30,000 to 50,000 páginas al día </li></ul></ul><ul><ul><li>ING: 100,000+ páginas al día </li></ul></ul><ul><ul><li>FNTI: 40 millones de imágenes en 6 meses </li></ul></ul><ul><li>Referencias </li></ul><ul><ul><li>ING </li></ul></ul><ul><ul><li>JPMorganChase </li></ul></ul><ul><ul><li>Costco </li></ul></ul><ul><ul><li>Best Buy </li></ul></ul><ul><ul><li>Land O’ Lakes </li></ul></ul>
    20. 20. <Insert Picture Here> Demostración Document Capture y UCM
    21. 21. Consolidación de un ECM Corporativo Digitalización y eliminación de papel Oracle Document Capture y UCM Archivado físico y electrónico, gestión de records Oracle Record Management Protección de información sensible: Documentos y correos Oracle Information Rights Management Agenda
    22. 22. ECM Infrastructure Comprehensive Product Portfolio Active Content Historical Content Universal Records Management (URM)‏ Secure Enterprise Search (SES)‏ Information Rights Management (IRM)‏ Oracle Federated ECM Services Transactional Content Document Archive Document Management E-Mail Archive Web Content Management Universal Content Management (UCM)‏ Universal Online Archive (UOA)‏ Imaging & Process Management (I/PM)‏ BPM Document Capture
    23. 23. Retener y gestionar <ul><li>¿Qué aporta un sistema de Records Management a su Organización? </li></ul><ul><li>La capacidad de retener toda la información que usted necesita durante el período de tiempo que considere necesario </li></ul><ul><li>Preservar aquella información vital para su organización en momentos críticos </li></ul><ul><ul><li>Litigios </li></ul></ul><ul><ul><li>Auditorías </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc </li></ul></ul><ul><li>Destruir todo lo demás </li></ul>URM
    24. 24. U niversal R ecords M anagement proporciona una única consola para crear y administrar funciones del ciclo de vida de la información tales como retención, disposición, holds y recuperación tanto de información física como electrónica , con un framework para extenderlo a cualquier repositorio
    25. 25. Oracle Universal Records Management Records Manager Oracle Universal Records Management Discovery Services Central Policy Management Physical Records Manager Notification Services Adapter Services Retention Schedules Federated Search Legal Holds Retention Management In-place Records Management Dispositions File Server Data Warehouse Database Mainframes Database Symantec Documentum IBM//Filenet Iron Mountain EMC File Server File Server File Server File Server File Server File Server File Server SharePoint SharePoint SharePoint SharePoint
    26. 26. Adaptadorers URM <ul><ul><ul><li>Symantec Enterprise Vault </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Microsoft SharePoint 2003 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oracle UCM </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oracle URM Generic Adapter </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Microsoft SharePoint 2007 </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oracle I/PM </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>EMC/Documentum </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>File Systems </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li><Otros en desarrollo> </li></ul></ul></ul>Adapter Adapter Services EMC Documentum Symantec Vault Adapter UCM Adapter I / PM Adapter File Servers Adapter Microsoft SharePoint Adapter URM
    27. 27. <ul><li>Una consola única para administrar y crear </li></ul><ul><ul><li>Reglas de retención y disposición </li></ul></ul><ul><ul><li>Records físicos y electrónicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Holds </li></ul></ul><ul><ul><li>Recuperar records </li></ul></ul>Características de Oracle URM
    28. 28. <ul><li>Una consola única para administrar y crear </li></ul><ul><ul><li>Reglas de retención y disposición </li></ul></ul><ul><ul><li>Records físicos y electrónicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Holds </li></ul></ul><ul><ul><li>Recuperar records </li></ul></ul><ul><li>Retención y archivo Corporativo </li></ul><ul><li>Un framework que extiende las prácticas de Records Management a cualquier repositorio </li></ul><ul><li>Gestión del contenido propio. Servicios comunes </li></ul><ul><li>Hot-pluggable con Oracle y otros repositorios de terceros, soluciones de seguridad y aplicaciones. Ampliable por API a otros repositorios (Alchemy,…) </li></ul><ul><li>Proporciona un completo trazado de auditoría así como certificados de destrucción </li></ul>Características de Oracle URM
    29. 29. Consolidación de un ECM Corporativo Digitalización y eliminación de papel Oracle Document Capture y UCM Archivado físico y electrónico, gestión de records Oracle Record Management Protección de información sensible: Documentos y correos Oracle Information Rights Management Agenda
    30. 30. ECM Infrastructure Comprehensive Product Portfolio Active Content Historical Content Universal Records Management (URM)‏ Secure Enterprise Search (SES)‏ Information Rights Management (IRM)‏ Oracle Federated ECM Services Transactional Content Document Archive Document Management E-Mail Archive Web Content Management Universal Content Management (UCM)‏ Universal Online Archive (UOA)‏ Imaging & Process Management (I/PM)‏ BPM Document Capture
    31. 31. <ul><ul><li>¿Qué ocurre </li></ul></ul><ul><ul><li>cuando la información </li></ul></ul><ul><ul><li>sensible deja la organización? </li></ul></ul>
    32. 32. Para evitar fugas y cumplir la normativa Protegiendo la información sensible
    33. 33. Information Rights Management <ul><li>Proteger los documentos y correos electrónicos y auditar quién ha accedido a ellos </li></ul><ul><li>Aplicar normas de seguridad y clasificación documental </li></ul><ul><li>Definir políticas para ver, editar, imprimir y/o copiar la información </li></ul><ul><li>Revocar los derechos de acceso cuando la información esté obsoleta o el usuario no deba tener ya permisos </li></ul>IRM
    34. 34. Colaborar de forma segura <ul><li>Securizar las copias y saber quién ha accedido a ellas </li></ul><ul><li>Evitar que las copias sean enviadas o editadas inadecuadamente </li></ul><ul><li>Proteger la información confidencial para trabajar de forma colaborativa con terceros </li></ul><ul><li>Revocar el acceso a información confidencial a empleados que se han ido o personas en las que ya no confiamos </li></ul><ul><li>Implementar las políticas de clasificación documental (ISO 17799) </li></ul>1. Crea documentos y correos 2. Encripta ( y protege) los documentos y correos 4. Distribuye via email, web, repositorios documentales, CD-Roms, drivers USB, etc. Usuario final Servidor 3. Asigna derechos a los usuarios 5. El cliente Desktop autentica al usuario, obtiene la clave con los derechos de acceso del servidor y desencripta el documento. 6. Auditoría detallada del acceso a los documentos 7. Monitorización y control a través de informes predefinidos
    35. 35. Protección y seguimiento de información no estructurada <ul><li>Protección de documentos y correos a través de un proceso de sellado </li></ul><ul><li>Se definen las reglas en un servidor central </li></ul><ul><li>Las reglas son aplicadas incluso cuando los usuarios no están conectados </li></ul>
    36. 36. Contextos, usuarios, roles y documentos Roles Roles Contexto: L2 Datos de Dirección 2006 Documentos Sales direction Q3 Figures.sxls 2008 Business Plan.sppt ACME competitive review.sdoc Contexto: L3 Anuncios de la compañía 2006 Documentos Health+Safety Exec.sdoc Contract terms.spdf Sales manager comp plans.sxls Recent successes Contributor Contributor Reviewer Reviewer Reader Reader Reader (no print) Reader (no print) CFO Directora RR.HH. Resto empleados
    37. 37. Excepción – bloqueo para un role Q3 Figures.sxls Roles Roles Context: L2 Datos de Dirección 2006 Documents Context: L3 Anuncios de la compañía 2006 Documents Health+Safety Exec.sdoc Contract terms.spdf Sales manager comp plans.sxls Recent successes Auditor 2005 Business Plan.sppt ACME competitive review.sdoc Sales direction Contributor Contributor Reviewer Reviewer Reader Reader Reader (no print) Reader (no print) Item Reader Item Reader
    38. 38. <Insert Picture Here> Demostración Information Rights Management (IRM)
    39. 39. Oracle Secure Enterprise Search (SES) <ul><li>Acceso seguro al contenido </li></ul><ul><li>Standalone: no es necesario ningún otro software </li></ul><ul><li>Búsca a lo largo de las fuentes (intranet/extranet) más críticas </li></ul><ul><li>Interfaz de usuario sencilla </li></ul><ul><li>Conectores OOTB </li></ul><ul><li>Extensible a nuevas fuentes: crawlers y federación. </li></ul>
    40. 40. <ul><li>Estándar </li></ul><ul><ul><li>Web </li></ul></ul><ul><ul><li>Tablas / Vistas desde Base de Datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ficheros </li></ul></ul><ul><ul><li>Email </li></ul></ul><ul><ul><li>Mailing list </li></ul></ul><ul><ul><li>Federados </li></ul></ul><ul><li>Oracle </li></ul><ul><ul><li>Oracle Portal </li></ul></ul><ul><ul><li>Content DB </li></ul></ul><ul><ul><li>Oracle Calendar </li></ul></ul><ul><ul><li>E-Business Suite 11i </li></ul></ul><ul><ul><li>Siebel 8 </li></ul></ul>Fuentes de datos
    41. 41. Conclusiones sobre SES <ul><li>Máximo nivel de seguridad </li></ul><ul><ul><li>Búsquedas seguras </li></ul></ul><ul><ul><li>Acceso a contenido seguro </li></ul></ul><ul><li>Adaptable a todo tipo de empresas </li></ul><ul><li>Fácil de administrar, usar e integrar </li></ul><ul><li>Aprovecha la infraestructura existente </li></ul><ul><li>Acceso unificado a los contenidos de la empresa </li></ul>

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