Este documento proporciona instrucciones sobre cómo combinar correspondencia en Word usando una base de datos. Explica los 12 pasos para combinar correspondencia, incluyendo la creación de una carpeta, un documento principal y una base de datos, seleccionar destinatarios y campos, insertar campos combinados y generar documentos individuales. También incluye un ejercicio para que los estudiantes practiquen la combinación de correspondencia de manera independiente.

1. FUNDACIÓN UNIVERSITARÍA CATÓLICA LUMEN GENTIUM
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL
OFIMÁTICA - TIC
Ejes temáticos a trabajar:
COMBINAR CORRESPONDENCIA
PLANTILLAS
SOBRES
TRABAJO INDEPENDIENTE
¡Hay que trabajar por instruirse cada día más,
La sabiduría te dará muchas alegrías
Y te librará de muchos males!.
José Gabriel Cruz Ramos
COMBINAR CORRESPONDENCIA WORD-2007 /2010
La herramienta Combinar correspondencia es una de las más interesantes que incluye Word. Esta
herramienta le permite combinar un documento principal (un documento cuyo contenido se mantiene
por lo general igual excepto por información como el nombre de la persona a quien va dirigido) con
uno de datos (un documento que incluye los nombres y las direcciones a donde se enviará el
documento principal).
NOTA: TODOS LOS ARCHIVOS QUE CREE O QUE EL SISTEMA PIDA QUE GUARDE, DEBEN
ESTAR EN UNA MISMA CARPETA, SINO GUARDA EN UN MISMO LUGAR , LA BASE DE
DATOS NO FUNCIONA.
a. Cree una carpeta en donde alojará todos los documentos que serán utilizados para combinar
correspondencia.
b. Abra o cree un documento principal sin incluir la información que varía.
c. Seleccione la cinta Correspondencia.
d. Sigue los pasos de asistente:
PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA OFFICE WORD-2007 / 2010
Grupo de docentes: Fundación Universitaria Católica Manuel A. Molina M.

2. Paso 2
Paso 3 Seleccionar Destinatarios: Si ya tiene el listado (pulse Usar lista Existente…)
Paso 4 Seleccionar los campos necesarios para crear la combinación.
Puede hacer clic en Personalizar columnas… …para utilizar solo las columnas deseadas.
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3. Paso 5 Personalizar columnas…
Puede eliminar los campos innecesarios, Agregar o Cambiarles el nombre.
Paso 6 Aquí los campos quedaron personalizados. Para este caso solo estos se necesitan. Clic en Aceptar
Paso 7 Se digitan los datos según los campos creados y la cantidad de personas que recibirán la carta.
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4. Paso 8: GUARDAR
2. Guarde la Base de datos en la misma carpeta
o Unid de disco donde guardo la carta; esto
garantiza que al abrir la carta se pueda
combinar.
1. Asigne el nombre de la base de datos,
relacionándolo con la carta. Ej. Bdatos
Clientes, Bdatos Proveedores, entre otros.
Paso 9
Insertar campo combinado, tomados de la lista que se despliega (si personalizó los campos
sólo esos aparecerán)
Al hacer clic sobre el nombre del campo. Este se insertará. Pulse Entrer. Repita el paso anterior hasta
insertar los campos deseados.
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5. Paso 10 Haga Clic sobre ficha Finalizar y combinar. Luego clic en Editar documentos individuales…
Paso 11 Combinar los datos con el documento principal.
Se abre un cuadro contextual llamado “Combinar en nuevo documento” seleccione todos si desea
crear la correspondencia para los destinatarios de la lista creada, esta acción genera un nuevo
documento con la correspondencia para todos los destinatarios, guárdelo junto con la base de datos
de todos los registros que utilizó en la carpeta de trabajo al igual que la plantilla.
Aparece la siguiente ventana. Seleccione Todos y Clic en Aceptar.
Paso 12 Una vez hecha esta última acción aparecerán las cartas combinadas con un nombre
predeterminado Cartas1 como resultado de la combinación, tantas cartas como registros (numero de personas)
haya creado.
NOTA. EN LA CARPETA DEBEN ESTAR LOS DOS ARCHIVOS CREADOS:
1. ORIGINAL DE LA CARTA (o Plantilla)
2. BASE DE DATOS (Origen de datos)
CARTAS1 (Documento Combinado). Es opcional guardarlo
Recuerde que al tener el original o plantilla; de ésta se obtiene las combinadas.
Grupo de docentes: Fundación Universitaria Católica Manuel A. Molina M.

6. TRABAJO INDEPENDIENTE
Ahora es su turno:
1. Diseñe una carta ofreciendo un producto o servicio, una carta informando la terminación de un
contrato laboral, un memorando comercial y utilice la herramienta Combinar correspondencia, para
crear un archivo con las cartas combinadas con la información que usted desee.
NOTA: PRESENTAR DE MANERA INDIVIDUAL
2. Utilizando las plantillas de Word cree un fax con estilo moderno.
3. Realiza el respectivo sobre para cada una de las cartas y memorandos elaborados.
Nota: Realice el ejercicio con bases de datos distintas y con mínimo 5 registros distintos.
TÚ ¿QUÉ HARÍAS?
Estás conduciendo tu bello coche en una noche de tormenta terrible. Pasas por una parada de
autobús donde se encuentran tres personas esperando:
1. Una anciana que parece a punto de morir.
2. Un viejo amigo que te salvó la vida una vez.
3. El hombre ideal, o la mujer de tus sueños.
A cuál llevarías en el coche, habida cuenta que sólo tienes sitio para un pasajero ¿? Piensa muy bien
tu respuesta antes de seguir leyendo. . .
Éste es un dilema ético-moral que una vez se utilizó en una entrevista de trabajo. Podrías llevar a la
anciana, porque va a morir y por lo tanto deberías salvarla primero; O podrías llevar al amigo, ya que
él te salvó la vida una vez y estas en deuda con él. Sin embargo, tal vez nunca vuelvas a encontrar al
amante perfecto de tus sueños.
Uno de los aspirantes en esa entrevista fue contratado (de entre 200 aspirantes) por su magnifica
respuesta. ¿Quieres saber cuál fue? ¿QUÉ DIJO? Simplemente contestó:
"Le daría las llaves del coche a mi amigo, y le pediría que llevara a la anciana al hospital; mientras, yo
me quedaría esperando el autobús con la mujer de mis sueños".
¿Te gustó la historia? Pues así es la vida, por ello debes de tener siempre muy presente aquella
trillada frase de que: "un problema planteado correctamente es un problema prácticamente
resuelto" La moraleja es que prestemos más atención a lo que hacemos, decimos o leemos, espero
que te haya agradado la lección, y mejor aun, que te sea de utilidad.
Autor desconocido.
IMPORTANTE.
Si desea volverse experto en combinación de correspondencia repita los anteriores pasos con detenimiento y
cuidado y lo conseguirá. No es difícil es de cuidado.
Si tiene inquietudes
Contácteme: multinetluz@gmail.com
Grupo de docentes: Fundación Universitaria Católica Manuel A. Molina M.