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  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 1 INFORME DE AVANCE – OPERADOR - Contrato No. 2011-SS-26-001 Antioquia / Medellín Operador: Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia Informe No. 4 1. Introducción La Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia ha venido trabajando en forma continua desde el segundo semestre de 2010 en la atención de los eventos adversos ocasionados por la ola invernal en el Departamento de Antioquia y ha participado activamente como centro de recepción, clasificación y distribución de ayudas humanitarias en las diferentes campañas que se han realizado a nivel regional y nacional. Finalizando el mes de enero de 2011, la Gobernación de Antioquia solicitó los servicios de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia para LA OPERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS GIRADOS POR EL FONDO NACIONAL DE CALAMIDADES A TRAVÉS DE LA SUBCUENTA “COLOMBIA HUMANITARIA” PARA ATENDER LA INVERSION DEL ESTADO DESTINADA A LA ATENCIÓN HUMANITARIA a los damnificados por los efectos de la ola invernal en el departamento y para ello suscribe el Contrato 2011-SS-26-001, con una duración de dos meses y un inversión de TRES MIL SEISCIENTOS SETENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M.L. ($3.675.000.000.oo). El presente informe cubre la administración, operación y ejecución de dichos recursos desde el 4 de febrero, fecha de inicio del presente contrato, al 25 de febrero de 2011. Hasta el 15 de febrero de 2.011, el DAPARD tenía un consolidado de 67.458 personas damnificadas en 86 municipios (21.338 familias). A continuación se presenta un cuadro general de los municipios que fueron priorizados para la entrega de ayuda humanitaria en el Departamento de Antioquia. Tabla No. 1
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 2 Tabla No. 1. Censo consolidado de municipios priorizados y ayuda humanitaria entregada hasta el 25 de febrero de 2011. Nota: El cálculo de personas beneficiarias se basa en el promedio de la relación familia/personas reportado por las alcaldías municipales al DAPARD. En reunión del 16 de febrero de 2010, el DAPARD ajustó la cantidad de familias y de municipios, teniendo en cuenta el oficio enviado por Colombia Humanitaria con fecha del 8 de febrero. La ayuda humanitaria será entregada a 6.000 familias distribuidas en 28 municipios del departamento. De las 17.374 familias que aparecen reportadas en la Tabla No. 1 (está pendiente el consolidado de El Bagre), se priorizaron las 6.000 familias que serán atendidas en la primera fase. A las familias se les está entregando kit de alimentos (Tabla No. 2) el cual está estimado para 15 días, para una familia promedio de 4 a 6 personas (establecido en reunión del 1 de febrero de 2011, conservando el estándar del DAPARD); por tanto, a cada familia beneficiaria, se le entregan 2 kit de alimentos con un peso aproximado de 51.5 kilogramos, para suplir las necesidades de un mes. Este kit alimentario va acompañado del kit de aseo que pesa aproximadamente 1.5 kilos (se discrimina en la Tabla No. 3). En conclusión, a las familias beneficiarias se les está entregando aproximadamente 53 kilogramos en ayuda alimentaria y no alimentaria para un mes.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 3 Tabla No. 2: Composición Kit Alimentario. Tabla No. 3: Composición Kit de Aseo View slide
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 4 Teniendo en cuenta los kit ’s estandarizados por el DAPARD para mercado y aseo para las ayudas humanitarias en el Departamento de Antioquia, se realizaron las cotizaciones con distintos proveedores, cuyas cotizaciones fueron presentadas en el Comité de Compras de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia, siguiendo con los procedimientos Institucionales establecidos en las Normas ISO 9001. 2. Informe Financiero El presupuesto general para la ejecución del contrato es de tres mil seiscientos setenta y cinco millones de pesos ($3.675.000.000), con los cuales, según el oficio de Colombia Humanitaria con fecha del 8 de febrero de 2011, se deben atender 6.000 familias con kit de mercado y kit aseo. Hasta el jueves 25 de febrero se habían recibido dos desembolsos por valor de mil ciento dos millones quinientos mil pesos ($1.102.500.000) para un total de dos mil doscientos cinco millones de pesos ($2.205.000.000), lo cual corresponde al 60% del presupuesto global. Con respecto al subsidio de arrendamiento, estamos esperando que el DAPARD nos notifique la cantidad, ubicación y beneficiarios de los mismos, para dar inicio al pago de los mismos. Quedan pendientes por desembolsar mil cuatrocientos setenta millones de pesos ($1.470.000.000) (40%) para completar la ejecución del proyecto de acuerdo con el plan de trabajo. Tabla No. 5 Informe Financiero Avance DESCRIPCION No. Total de Familias a Beneficiar No. Total de Familias Atendidas Presupuesto Giro Recibido Valor Ejecutado Valor Legalizado 1. ASISTENCIA HUMANITARIA 1. 1 Mercados 6.000 3.808 $ - 1.2 Aseo 6.000 3.808 $ - 2. ADMINISTRACION Y MANEJO DE ALBERGUES Y/O SUBSIDIOS DE ARRIENDO TEMPORAL 2.1 Albergues temporales 0 0 $ - $ - $ - $ - 2.2 Apoyo para arriendo temporal 200 0 $ 1.400.000.000 $ - $ - $ - 2.3 Materiales de Construcción 0 0 $ - $ - $ - $ - 5. Gastos Operativos $ 311.205.173 $ 127.907.793 Valor Total $ 3.675.000.000 $ 2.205.000.000 $ 1.844.148.150 $ - $ 1.963.794.827 $ 2.205.000.000 $ 1.716.240.357 Nota: El valor de gastos operativos incluye: Administración y operación del 5%, logística de atención humanitaria y subsidio de arriendo. En la Tabla No. 5a, se presenta el presupuesto general y por líneas presupuestales y su porcentaje de cumplimiento. View slide
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 5 Tabla 5a. Presupuesto general y porcentaje de cumplimiento 3. Descripción proceso de Entregas Asistencia Humanitaria (Mercados y Aseo) y Arriendos a. Actividades Para realizar la adquisición de insumos para la distribución, se solicitaron 10 cotizaciones para kit alimentario, 13 para kit de aseo y 5 para transporte de carga; a la fecha se han elaborado cuatro (4) Órdenes de Compra con los dos (2) proveedores que fueron aprobados por el Comité de Compras de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia. Los proveedores que cumplieron con los criterios de calidad, precio y oportunidad de entrega de acuerdo con la evaluación realizada por el comité de compras, se relacionan en la Tabla No. 5. Tabla No. 5 Proveedores autorizados por el Comité de Compras PROVEEDOR NIT TELEFONO TIPO DE SERVICIO Agropecuaria HG 71.740.366-3 321 3612488 Alimentaria y Aseo Punto Merca Distribucion S.A 900.066.809-1 332 3131 Alimentaria y Aseo Transportes el Siete S.A.S 900.108.776-7 263 5254 Transporte Mototransportamos S.A.S 800.046.457-2 444 5499 Transporte La adquisición de bienes y servicios se evalúa constantemente buscando las mejores condiciones de acuerdo con los criterios establecidos. El proceso de entrega de subsidios de arriendos no ha iniciado, debido a que la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia no ha recibido la información necesaria para dar cumplimiento a este componente del contrato.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 6 Desde el 4 de febrero de 2011, fecha de firma del Acta de Inicio, se comenzó con el proceso de administración y operación de ayudas humanitarias; la distribución y entrega de la misma comenzó el 5 de febrero en la Zona de Urabá, la cual fue priorizada por el DAPARD debido al nivel de afectación y a la información del consolidado de censos enviados por algunas alcaldías. Teniendo en cuenta el cronograma de trabajo propuesto, el DAPARD envía un oficio informando a los alcaldes sobre la fecha de las visitas para la distribución, en ese oficio se hacen unas recomendaciones generales sobre la organización y la seguridad que los municipios deben tener previsto. La Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia contacta directamente a los alcaldes o sus delegados, a quienes se les envía la planilla para registro de entregas y las alcaldías municipales realizan el trámite de llenado de dicha planilla. La ayuda humanitaria se envía en camiones contratados para tal fin, los cuales van con sellos de seguridad para evitar su apertura durante el trayecto; durante el paro camionero, algunos camiones fueron señalizados con emblemas de la Cruz Roja y acompañados por voluntarios de nuestra Institución. Una vez en el municipio, se revisan los listados, el sitio para la distribución y se ultiman detalles para que la distribución de la ayuda humanitaria se realice de la mejor forma posible. Al finalizar la distribución, se levanta un acta con representantes de la alcaldía y de la Contraloría General de la República, indicando la cantidad familias beneficiarias con la ayuda humanitaria; en otros casos, las planillas son firmadas por representantes de la alcaldía y la contraloría.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 7 b. Logros o Avances LOGROS 1. Cumplimiento del 100% de los procedimientos de compras y servicios, establecidos por las Normas ISO 9001 de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia. 2. Cumplimiento del cronograma propuesto en un 100% 3. Ejecución del presupuesto de la ayuda humanitaria en un 87% 4. Cobertura de 13 municipios con 3.808 familias, lo que equivale al 63% de la distribución total. 5. Movilización de 210 toneladas + 456 kilogramos, para cubrir los 13 municipios, sin ningún tipo de inconveniente. 6. Atención brindada a los beneficiarios con calidad y calidez. ACIERTOS 1. El acompañamiento de la Contraloría General de la República en los sitios de distribución de la ayuda humanitaria.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 8 2. El apoyo logístico prestado por el Ejército Nacional, para la distribución de la ayuda humanitaria directamente en las veredas de los municipios beneficiados de Urabá. 3. El apoyo en seguridad prestado por la Policía Nacional, en los sitios de reunión para la distribución de la ayuda humanitaria, en todos los municipios beneficiados. 4. Las Personerías estuvieron muy atentas al proceso de selección de beneficiarios y distribución de ayuda a los mismos. 5. El transporte de los beneficiarios que realizó la Alcaldía de Valdivia, facilitó la distribución de las ayudas al 100% de las personas priorizadas. Esta distribución coincidió con el desplazamiento masivo que afectó a Puerto Valdivia. 6. La organización e interés mostrado por algunas alcaldías, facilitó enormemente el proceso de distribución de las ayudas. 7. Por solicitud nuestra, algunas alcaldías hicieron la convocatoria previamente y entregaron unos fichos, lo que permitió la distribución de la ayuda, de una forma muy organizada. 8. Se han realizado 3 reuniones con la Interventoría del Contrato a cargo del Politécnico Jaime Isaza Cadavid, en las cuales se han mostrado los avances en el cumplimiento del contrato. c. Dificultades Ayuda alimentaria y no alimentaria 1. Ninguna alcaldía ha enviado los listados de personas priorizadas, previamente a la distribución. 2. Algunas alcaldías municipales no han tenido las planillas de entrega listas al momento de la distribución, lo que ocasionó confusión en los beneficiarios, enmendaduras, planillas mal elaboradas, planillas elaboradas a mano, beneficiarios repetidos en las planillas, etc. 3. El paro camionero generó desabastecimiento en los proveedores, sin embargo, estos dieron cumplimiento a los pedidos realizados. 4. La distribución de la ayuda humanitaria directamente en las veredas de Necoclí y Turbo, fue un reto logístico que incrementó los costos operativos. 5. La falta de acompañamiento de la Alcaldía de Turbo en el proceso de distribución de la ayuda humanitaria. 6. En la Región de Urabá no asistieron todas las familias a recoger la ayuda humanitaria, por lo que quedaron unos excedentes que fue necesario retornar a Medellín para su posterior distribución, lo
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 9 que incrementó los costos de transporte y logísticos. 7. La agresión física y verbal que realizaron personas particulares, a los miembros de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia en el municipio de San Juan de Urabá. 8. El desplazamiento masivo en la Región del Bajo Cauca, que coincidió con la distribución en el municipio de Valdivia. Arriendos Este proceso no se ha iniciado por falta de información de beneficiarios. d. Municipios Atendidos Hasta el 25 de febrero de 2011, se había hecho una cobertura en 13 municipios, dando cumplimiento al cronograma propuesto, como puede apreciarse en la Tabla No. 6 Tabla No. 6. Distribución de ayudas por municipio, según orden cronológico de distribución MUNICIPIOS ATENDIDOS FECHA DE DISTRIBUCIÓN MUNICIPIO FAMILIAS BENEFICIADAS PERSONAS BENEFICIADAS PESO EN TONELADAS VALOR DE LA AYUDA 1 5-6/02/2011 Necoclí 252 643 13.806 72.109.800,00$ 2 6-7-8/02/2011 Turbo 835 2.155 45.755 238.935.250,00$ 3 07/02/2011 Chigorodó 185 780 10.105 52.937.750,00$ 4 12/02/2011 La Estrella 183 723 10.900 52.365.450,00$ 5 12/02/2011 Bello 283 885 16.895 80.980.450,00$ 6 14-15/02/2011 Caucasia 800 3.123 43.600 259.312.000,00$ 7 16/02/2011 Zaragoza 150 426 8.175 48.621.000,00$ 8 16-17/02/2011 Nechí 250 883 13.625 81.035.000,00$ 9 17/02/2011 El Bagre 150 600 8.175 48.621.000,00$ 10 21/02/2011 Arboletes 200 779 10.960 64.828.000,00$ 11 21/02/2011 San Juan de Urabá 200 427 10.960 64.828.000,00$ 12 23/02/2011 Valdivia 120 524 6.540 38.896.800,00$ 13 23/02/2011 Puerto Nare 200 719 10.960 64.828.000,00$ 3.808 12.666 210.456 1.168.298.500,00$TOTAL En la Tabla No. 7, se aprecia el porcentaje de cobertura teniendo en cuenta la priorización en las diferentes regiones de Antioquia.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 10 Tabla No. 7. Porcentaje de cobertura según priorización por Regiones REGION CANTIDAD MUNICIPIOS DISCRIMINACIÓN MUNICIPIOS ATENDIDOS % COBERTURA SEGÚN PRIORIZACIÓN POR REGIONES Necoclí Turbo Chigorodó Arboletes San Juan de Urabá La Estrella Bello Caucasia Nechí El Bagre Zaragoza NORTE 5 Valdivia 20% MAGDALENA MEDIO 2 Puerto Nare 50% SUROESTE 8 0% TOTAL 28 BAJO CAUCA 4 100% URABA 7 71% AREA METROPOLITANA 2 100% En el mapa de Antioquia que se muestra a continuación, se puede ver la cobertura de distribución de ayuda humanitaria, alcanzada hasta el 25 de febrero de 2011. Mapa No. 1 Cobertura de la distribución en Antioquia, hasta febrero 25 de 2011
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 11 e. Descripción entregas Tabla No. 8 Resumen por entrega No. ___4____ (25/02/2011) ______________ No. MERCADOS ENTREGADOS Tipo A De 0 a 3 integrantes Tipo B De 3 a 6 Integrantes Tipo C Mas de 6 Integrantes No. Familias que requieren arriendo 0 0 Total Ayuda Entregada 3.808 7.616 0 TIPO DE FAMILIA NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIADAS Tipo A De 0 a 3 integrantes Tipo B De 3 a 6 Integrantes Tipo C Mas de 6 Integrantes No. Familias que requieren arriendo 0 Total Recursos Ejecutados 0 0 3.808 $ 1.268.298.500,00 $ 1.716.240.357,00 3.808 RESUMEN POR ENTREGA – Recursos - Diligencie el siguiente cuadro que resume los valores de cada entrega realizada VALOR DE LA AYUDA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6.000 0 0 0 0 0 0 6.000 3.808 7.616 3.808 0 0 0 0 0 RESUMEN POR ENTREGA – Cantidades - TIPO DE FAMILIA NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS ENTREGA Fecha Entrega: No. De Municipios Atendidos: 13 NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIADAS No. KIT DE ASEO ENTREGADOS ARRIENDOS ENTREGADOS Nota: El valor relacionado en la Tabla No. 8, corresponde al costo de compra de los kit de alimento y kit de aseo. No se incluyen los gastos operativos ni de administración.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 12 (Anexo No. 1 Formato de Seguimiento a Entrega de Ayudas) 4. Descripción proceso de Entregas Albergues temporales, Apoyo para Arriendo temporal, y para Reparación. a. Actividades No se ha realizado ninguna actividad, por falta de información sobre los beneficiarios. b. Logros Ninguno c. Dificultades Falta información para iniciar el proceso d. Municipios Atendidos Municipio No. De Familias 1. 2. 3. 4. 5.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 13 e. Descripción entregas CUADRO RESUMEN POR ENTREGA Diligencie el siguiente cuadro que resume la información de las entregas realizadas a la fecha TIPO DE FAMILIA NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS ENTREGA No. __________ Fecha Entrega: (DD/MM/AAAA) No. De Municipios Atendidos ______________ NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIADAS NUMERO DE FAMILIAS CON ALBERGUES No. ARRIENDOS ENTREGADOS No. FAMILIAS PARA REPARACIONES No. Familias que requieren Albergues No. Familias que requieren arriendo No. Familias que requieren Reparación Total Ayuda Entregada RESUMEN POR ENTREGA – Recursos - Diligencie el siguiente cuadro que resume la información de cada entrega realizada NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIARIAS NUMERO DE FAMILIAS BENEFICIADAS VALOR DE LA AYUDA No. Familias que requieren Albergues No. Familias que requieren arriendo No. Familias que requieren Reparación Total Recursos Ejecutados (Anexo No. 2 Formato de Seguimiento a Entrega de Ayudas)
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 14 5. Conclusiones y Recomendaciones Recomendaciones. 1. Es importante para la segunda fase, que Colombia Humanitaria discrimine en un instructivo, los contenidos de los paquetes alimentarios y de aseo, según número de componentes por familia. Si se quiere distribuir kit de cocina y de hogar, también deberían quedar discriminados en el instructivo. 2. Generar un mecanismo tal, que permita mayor compromiso de las alcaldías municipales para enviar los listados previamente a la distribución, pero principalmente, discriminados por componente familiar (Tipo A, B o C). 6. Talento Humano La Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia, cuenta con personal calificado y que se identifica plenamente con los Valores Instituciones y principios altruistas; adicionalmente nuestra organización cuenta con la Certificación Icontec ISO 9001, lo cual garantiza la eficiencia y transparencia en todos los procesos y procedimientos que se realizan. Se cuenta con toda la estructura administrativa y soporte interno de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia y con el apoyo de su voluntariado, quienes son el soporte vital de todas las operaciones humanitarias que desarrolla la Institución en el departamento de Antioquia. Para la ejecución del contrato con el DAPARD, se cuenta con la siguiente estructura administrativa, financiera y operativa.
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 15 ADQUISICIÓN JUNTA DIRECTIVA SECCIONAL Comité de Compras CLASIFICACIÓN - TRANSPORTE Analista Operativo DISTRIBUCIÓN Auxiliares Logisticos (3) personal voluntario ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO COORDINADOR DEL PROYECTO DIRECCIÓN PROCESO LABOR HUMANITARIA PROCESO SOPORTE INTERNO REVISORIA FISCAL 7. Agradecimientos La Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia agradece a todas las personas que han apoyado para que la ejecución del este contrato que pretende mitigar el sufrimiento de los damnificados por el invierno, se lleve a cabo de la mejor forma.  FNC: Fondo Nacional de Calamidades.  Colombia Humanitaria.  Gobernación de Antioquia
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 16  DAPARD: Departamento Administrativo para la Prevención y Atención de Desastres- Gobernación de Antioquia.  Cruz Roja Colombiana  Ejército de Colombia: Cuarta Brigada y Decimoséptima Brigada.  Policía Nacional  Contraloría General de la República.  Gerente Regional para la Zona de Urabá, Doctor Herminio Valoyes.  Gerente Regional para la Zona del Bajo Cauca, Doctor Gregorio Mejía.  Alcaldías Municipales y CLOPAD de: Necoclí, Turbo, Chigorodó, La Estrella, Bello, Caucasia, Nechí, Zaragoza, El Bagre, San Juan de Urabá, Arboletes, Valdivia, Puerto Nare.  Estrategia Juntos de Acción Social.  Defensa Civil Colombiana.  Unidades Municipales y grupos de Apoyo de la Cruz Roja Colombiana Seccional Antioquia El proceso de interventoría del presente contrato es realizado por el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cavidad, con el acompañamiento de la Contraloría General de la República. Toda nuestra operación es auditada por la firma de revisoría fiscal GP Soluciones Integrales. ______________________________________ FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ______________________________________ FIRMA COORDINACION PROYECTO Datos de Contacto del Operador Dirección: Carrera 52 No. 25-310 Teléfono: (4) 350 5300 ext. 204 Ciudad : Medellín EMAIL: mcardona@crantioquia.org.co PAGINA WEB: www.crantioquia.org.co
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 17 8. Registro Fotográfico BOCAS DEL RIO, TURBO. FEBRERO 6 DE 2011. LA ESTRELLA. FEBRERO 12 DE 2011 LA ESTRELLA. FEBRERO 12 DE 2011 SAN JUAN DE URABA, FEBRERO 21 DE 2011
  • ___________________________________________________________________________________________________________ Informes de Avance - Operador Pág. 18 ARBOLETES, FEBRERO 21 DE 2011 ARBOLETES, FEBRERO 21 DE 2011 ARBOLETES, FEBRERO 21 DE 2011 NECOCLI FEBRERO 05 DE 2011