Todas las claves del programa Compartim. Gestión del conocimiento ¿qué es eso?

Gestión del conocimiento ¿Qué es eso? Todas las claves del programa Compartim Jordi Graells jgraells@gencat.cat © Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0 Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 de octubre de 2008 Aviso legal Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es. 51

2 ¿Para qué cambiar? CC NC SA 3.0 – www.flickr.com/hlthenvt/401556761

“ Defiende tu derecho a pensar. Pensar equivocándose es mejor que no pensar ” Hipatia (355-415 dC) Wikipedia 3

Tres historias... 4

1ª historia 5

Etienne Wenger 6

Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0 7

Modelo de las comunidades de práctica (CoP) Todos en la organización podemos contribuir con alguna cosa a la innovación. 9 An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0

2ª historia 10

11 En el modelo económico actual... USB Flash drive © Ambuj Saxena. CC BY 2.0

12 ... el conocimiento es la variable clave Key to the knowledge www.flickr.com/shiffaau/2199579559 © shiffaau. CC BY 2.0

... e Internet y TIC abaratan el coste de interaccionar 13 Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0

... y podemos personalizar los servicios 14 stone faces © tanakawho CC BY 2.0

... para innovar todo tipo de productos y servicios Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007 “ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways” 15

3ª historia 16

17 Había una vez una organización... McHugh Bluff Architectural Reflections www.flickr.com/oceanflynn/2142800130 © ocean.flynn. CC BY-NC-SA 2.0

donde los procesos no eran nada sencillos… 18 Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0

... había un modo de trabajar consolidado 19 Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0

... y una estructura vertical 20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0

¿Había margen para la innovación? Conciencia Lideraje Seguridad de sí mismo Juicio Trabajo en equipo Intuición Creatividad Toma de decisiones Responsabilidad Good-looking © Tifotter. CC BY 2.0 Implicación RSS 21

El dilema era cómo llevar a la práctica Alba running 1 © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 las teorías del cambio: los planes de acción. 22

En los éxitos y aciertos... 23 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5

¡y en los contratiempos! En los éxitos y aciertos... 24 3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5 P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.0

por la innovación por el trabajo colaborativo por la Administración 2.0 por la sociedad red 25

Ahora y aquí. ¿Qué podemos hacer? Impulsar las condiciones básicas para innovar 26

El documento digital no es nunca definitivo. ¡Existe para crear nuevos! 27

1. Crear conocimiento Estrategias y creatividad 2. Mezclarlo Cambios necesarios 3. Compartirlo Licencias de difusión abierta 28

Y volver a usar palabras un poco olvidadas 29

30 Co-creación Mà i ratolí © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY

Mezcla Licencias Creative Commons o disclaimers que faciliten el acceso a los contenidos públicos 31 © Departament de Justícia. CC BY Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0

Compartición 2 ideas! 1 idea 1 idea 32 Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

Escucha activa 3 Ears Bars © Adselwood. CC BY 33

Conversación 34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0

Interpretación del sentido 35

36 Encaje Puzzle © batega. CC BY

Atrevimiento Mortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY 37

People in Stockholm. © masochismtango. CC BY-SA 38 Personas

Comunidad Crowds © Mike PD. CC BY-NC 39

Comunicación Blog Gestión del conocimiento Colaboración e-Catalunya para el trabajo colaborativo 40

Participación 41 http://compartim.socializame.com

Participación de la gente = ¡mina de ideas! Utilización herramien tas síncronas para co municarnos y respue st as inmediatas oductivos y felices CoP + tablero de anuncios = trabajadores más pr Implicación directiva en la elaboración y la difusión de los productos de las CoP ón del conocimiento Organización de un congreso anual sobre gesti Crear la red de perso nal innovador de la Adm inistración 42

Y programar actividades que hagan más competitivos los empleados usando recursos de la gestión del conocimiento 43

Las personas son Las organizaciones la principal variable necesitan fomentar de las organizaciones en la sociedad red el conocimiento como principal fuente de valor Hacer más competitivos a competitivo los empleados programando formación y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad Desarrollar los hábitos de innovar, emprender y colaborar invirtiendo en herramientas colaborativas que propicien el aprendizaje y el conocimiento 44

¿A qué se dedican? Programa Compartim ¡Learning by working en el Departamento de Justicia! 45

¿Y estos otros? Profesionales de Salud que aprenden trabajando 46

1 idea 2 ideas! Beneficios 1 idea Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0 I love clutter © sindesign CC–BY–SA–2.0 47 help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0

¿Cómo introducir la gestión del conocimiento en la Administración? 48

¿Dónde situar la gestión ? del conocimiento? Plan estratégico Cadira5. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0 Quién tiene el conocimiento, qué valores nos distinguen de la competencia, Plan gestión del gestionar el conocimiento de procesos conocimiento clave para la organización, capturar y procesar el conocimiento explícito y el tácito. Comunidades de práctica Identificación de las competencias clave Plan estratégico para la organización y las específicas de de formación cada grupo profesional. Con el mapa de competencias por objetivos. 49

“ Aquellos que afirman que es imposible no deberían molestar a los que lo estamos intentando ” Thomas Alva Edison ? Wikipedia 50

Programa Compartim de trabajo colaborativo 1. Inicio 2005 2. Desarrollo 2006 y 2007 3. Principales resultados 2008 51 © Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0

Principales resultados 2008 52

Mapa de comunidades de práctica Comunidad de práctica 15 comunidades + 250 e-moderador Grupo de trabajo integrantes activos + 1.300 Reuniones presenciales Trabajo en línea participantes Discusión Difusión Productos Evaluación 53

Las comunidades de práctica CoP Número de Participantes profesionales directos Psicólogos 106 25 Juristas criminólogos 80 18 Docentes 125 12 Monitores artísticos 40 11 Educadores sociales de centros penitenciarios 140 25 Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil 45 12 Mediadores de Justicia Juvenil 35 8 Educadores sociales de Justicia Juvenil 150 12 Asesores judiciales de Justicia Juvenil 35 6 Bibliotecarios judiciales 25 12 Archiveros judiciales 45 12 Dinamizadores lingüísticos 35 8 Mediadores familiares 175 15 Asesores judiciales de adultos 30 30 Trabajadores sociales 95 25 54

CoP Productos 2007 Productos 2008 Psicólogos Entrevista clínica Banco de técnicas de trabajo Protocolo Indicadores de cambio Juristas criminólogos Buenas prácticas Análisis jurisprudencial Flujo y proceso trabajo del jurista criminólogo Rol del jurista como criminólogo Monitores artísticos Recursos formativos Arte terapia Didáctica del arte Derechos de autor (licencias de autor) Educadores sociales de centros penitenciarios Buenas prácticas Criterios de atención individualizada Seguridad vial Educación afectiva y emocional Atención a la diversidad Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil Trabajo con menores / Decálogos de actuación para profesionales de Intervención Medio Abierto Viol. neonazi/Viol. doméstica Mediadores de Justicia Juvenil Mediación Criterios de restitución económica para las víctimas Educadores sociales de Justicia Juvenil Buenas prácticas Manual del educador social en los centros educativos Asesores judiciales de Justicia Juvenil Buenas prácticas Consideraciones éticas en la intervención en el asesoramiento judicial Bibliotecarios judiciales Márqueting Carta de servicios Criterios sobre obsoletos y duplicados Archiveros judiciales Protocolos Definición y automatización de la matriz de correspondencias entre las diferentes clasificaciones archivísticas actuales Mediadores familiares Mediación Decálogo de la mediación comunitaria Mediación y gente mayor 55

Flujo de producción de conocimiento Productos Biblioteca Comunidad de práctica Píldoras de conocimiento Artículos relevantes Base de conocimiento Píldoras de conocimiento Experto externo Empleado Portal de conocimiento Píldoras de conocimiento 56

Productos de conocimiento Nombre del producto: La restitución económica a las víctimas Breve descripción: documento que recoge las diferentes reflexiones acerca de la reparación económica de la víctima, la alternativa belga de fondo restaurativo y la responsabilidad civil en el proceso penal de menores. Mejoras que aporta a la organización y/o problemas que resuelve: haber hecho aflorar un tema (la reparación económica a la víctima) que no se había trabajado bastante desde la promulgación de la Ley 5/2000, de responsabilidad penal del menor. Provocar el interés en la continuación del trabajo a un nivel más amplio: “el nivel de satisfacción de las víctimas con el programa de mediación y reparación”. Indicadores para evaluar la aplicación: se podrá evaluar la aplicación del trabajo hecho a partir del análisis de los programas de reparación económica realizados en el año 2008. También se podrá saber a partir de ver la implicación y participación del colectivo en la encuesta a víctimas durante el año 2008. Nivel de utilización para el colectivo: El tema económico es una alternativa a tener siempre en cuenta dentro del programa de mediación y reparación a la víctima. 57

14 soluciones a problemas en el 2007 58

27 nuevas respuestas y soluciones para 2008 59

... para ser usadas y aplicadas en el lugar de trabajo 61

Proyección exterior del programa Compartim 8th European Conference on Knowledge. Barcelona, 6-7 de septiembre de 2007 5th International Conference on Intellectual Capital, Knowledge Management & Organisational Learning. New York Institute of Technology. Nueva York, 9-10 de octubre de 2008 XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, 4-7 de noviembre de 2008 Knowledge Management Conference (National Probation Service England & Wales). Londres, 2 de diciembre de 2008 63

Preguntas que hacen pensar 64

Cómo surgió y cómo se mantiene todo esto 65

Una creencia firme: entre todos podemos ser mejores 66

Lo que yo sé en mi contexto 67

Lo que tú sabes en tu contexto 68

Lo que tú sabes en tu contexto Lo que sabemos Lo que yo sé los dos en mi contexto 69

Lo que tu sabes Creemos juntos en tu contexto Lo que sabemos Lo que yo sé los dos en mi contexto El trabajo colaborativo en la base de todo el proceso 70

Una pregunta clave 72

Una pregunta clave A los empleados ¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una solución satisfactoria? 73 Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0

Una pregunta clave A los jefes ¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización? 74 at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0

La respuesta La ley de la participación humana en proyectos de innovación: - 15% entusiastas - 15% nunca participarán - 60% a la expectativa 76

El procedimiento Metodología de E. Wenger - Escuchar a la organización: identificar hot topics - Apoyarse en un grupo de entusiastas - Contar con un lideraje fuerte del grupo Listen © shareski CC–BY–SA–2.0 (e-moderador) - Proveer de herramientas (presenciales y en línea) a demanda - Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de vertebración de la CoP - Jornada de buenas prácticas final 78

Etapas en la evolución de las CoP ua 5 co ntin a M ejor 4 Optimitzado 3 Consolidado 2 1 Avanzado Nivel de En progreso madurez / Inexistente Inicial tiempo 0 1 2 3 4 5 Conciencia Aplicaciones Concienciación Integración Práctica habitual iniciales plena organizativa Procesos de GC integrados Buenas prácticas Herramientas Compartición totalmente puntuales tecnológicas mejores prácticas Procesos de generación y consolidadas Procedimientos gestión del capital intelectual Métricas consolidados inmersos en los procesos estratégicos Cambio cultural 80

1. Identificación 1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización. 2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan en ella. 3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto). 4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir). 5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados. 6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales. 7. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos. 81

2. Diseño 8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modulable y escalable). 9. Seguir valorando más las necesidades reales que la tecnología. 10. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP. 11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión. 12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP. 82

3. Construcción 13. Trasladar especificaciones funcionales en el área tecnológica buscando aplicaciones. 14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva sobredotación del sistema. 83

4. Implantación 15. Determinación de acciones piloto para contrastar su utilidad. 16. Consolidar la implantación antes de seguir haciendo nuevos requisitos puntuales. 17. Contar con apoyo tecnológico de tipo call center. 84

5. Mejora permanente 18. Análisis de los resultados de los indicadores planteados. 19. Feedback y toma de decisiones. 20. Consideración de nuevos retos para las CoP. 21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP. 85

Balance 2008 86

Barreras: mitos y realidades No es la desconfianza (la gente quiere colaborar) 87

Barreras No es la tecnología - Cada vez más transparente. - Cada vez más entendida como vehículo y facilitadora de una actitud / de unos valores previos. 88

Barreras No es la formación - Usuarios sin experiencias previas están trabajando de manera muy eficaz con las TIC. 89

Barreras reales - Estructuras organizativas rígidas - Muy jerarquizadas - Parcelas de poder Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0 - Espacios acotados - Escasa transversalidad - Clima/ambiente laboral alterado - Agendas sobrecargadas 90 Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0

Factores clave - E-moderador - Ambiente laboral proinnovación - Jefes sensibilizados - Orientación a la realización de productos de rápida aplicación (y evaluación del retorno) 91

Factores que ayudan - Fomento de la cultura del compartir - Acciones de formación y sensibilización: - Formación de los e-moderadores - Formación y sensibilización del colectivo laboral - Sensibilización de la estructura jerárquica - Política de incentivos 92

Resumen de las principales características del programa 93

Metodología Programa Compatim de gestión del conocimiento en el Dept. de Justicia 1. Objetivo: Mejorar nuestra práctica profesional cotidiana, pudiendo disponer de la información y del conocimiento que necesitamos los profesionales en nuestro lugar de trabajo, aprovechando la experiencia de los compañeros. Aprendiendo del choque del conocimiento nuevo (aprendido haciendo) y el saber y experiencia que ya teníamos. 2. Fases del programa 3. Diseño organizativo 4. Herramientas: - Metodológicas > Sesiones de buenas prácticas (benchmarking interno y externo) > Comunidades de práctica - Tecnológicas Reunió programa © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY-NC-ND 2.5 > Repositorio de conocimiento: intranet > Listas de distribución: lista de correo electrónico > Herramientas de trabajo colaborativo: e-Catalunya 94

Indicadores para evaluar el programa Indicadores de actividad - Porcentaje de participación de los e-moderadores en el grupo e-moderadores (nº intervenciones de cada e-moderador y nº de intervenciones totales en el grupo e-moderadores; por herramienta, por ejemplo) - Porcentaje de participación de los e-moderadores en su comunidad (nº de intervenciones de cada e-moderador y nº de intervenciones totales de su grupo; por herramienta, por ejemplo) - Ratio nº de posts publicados en e-moderadores / nº de actividades totales (nº de posts, documentos, mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) - Ratio nº de posts publicados en su comunidad / nº de actividades totales (nº de posts, documentos, mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) Indicadores de producción - Nº de sesiones presenciales - Nº de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales Indicadores de impacto Cuantitativos - Nº de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento, measurement of the color © arquera CC-BY-2.0 elaborado en el si de la comunidad de prácticas - Nº de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la comunidad - Indicador de eficiencia económica Cualitativos - Dosier de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los productos elaborados por la comunidad de prácticas - Opiniones de la estructura directiva 95

Aportaciones del Programa Compartim Aspectos más importantes: 1. Lista de control (checklist) para discriminar unidades que ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP). 2. Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipo de CoP. 3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida de las CoP. Clasificación de las CoP. 4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y supervivencia de las CoP en la Administración pública 96

Conclusiones Lecciones útiles para proyectos de CoP en la Administración y demás organizaciones: 1. Es muy difícil que las comunidades lleguen a ser maduras ya que deben ser consecuencia de cambios culturales y de valores muy importantes, que en la Administración son particularmente lentos. 2. Los grupos de profesionales que trabajen en CoP deben estar exentos de conflictos laborales (salariales, procesos selectivos). 3. Participación de experto externo y formación sobre TIC y comunicación. 4. Fijar reuniones presenciales, que generen cohesión para poder trabajar en línea después, y política de incentivos pública. 5. Doble beneficio para la Administración. Por un lado, trabajo más productivo y de más calidad. Por el otro, el personal que participa en ellos tiene más compromiso institucional. 97

Conclusiones 6. Afloramiento del talento oculto. 7. Impulso de los aprendizajes informales dentro de la organización. 8. Alfabetización informacional a los colectivos profesionales. 98

Las personas interesadas en programas de gestión del conocimiento en la Administración nos encontramos en reuniones presenciales trimestrales para poner en común nuestro conocimiento y aprender de las experiencias de los demás. 99 Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

Gràcies! ¡Gracias! Para seguir la actividad del programa Compartim: http://gestioconeixement.blogspot.com Para documentación del programa (presentaciones, artículos...): www.slideshare.net/justicia Jordi Graells jgraells@gencat.cat Jesús Martínez jmm@gencat.cat Barcelona, 24 de octubre de 2008 Aviso legal Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es. 100

http://reddeinnovacionpublica.bligoo.cl	149
http://betapermanente.wordpress.com	95
http://www.reddeinnovacionpublica.bligoo.cl	11
http://www.slideshare.net	6
http://redenbeta.wordpress.com	3
http://translate.google.com	1

Todas las claves del programa Compartim. Gestión del conocimiento ¿qué es eso?

by Jordi Graells on Oct 29, 2008

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