Informe del sector asociativo en España 2013

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El objetivo de este estudio es presentar un análisis de la situación actual de las asociaciones españolas. …

El objetivo de este estudio es presentar un análisis de la situación actual de las asociaciones españolas.

Se pretende dar a conocer cuáles son las tendencias actuales en su gestión, las áreas en las que consideran que se precisan mejoras, qué objetivos tienen como prioritarios, cuáles son los mayores retos para su futuro, cómo se ven afectadas por las nuevas tecnologías, y cómo se plantea el modelo de financiación, entre otras cuestiones.

La segunda edición del estudio sobre el sector asociativo se ha enfocado principalmente en tres áreas identificadas:
- Los futuros retos y oportunidades a los que se enfrentan las Sociedades
- La situación y cambios percibidos en el entorno financiero
- Involucración y permanencia de los miembros y patrocinadores

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  • 1. Informe del sector asociativo en España 2013 Estudio realizado por MCI Group España En el marco del Association Day 2014
  • 2. Índice Introducción 3 Objetivos del estudio 4 Datos sobre las asociaciones 5 El futuro de las asociaciones 6 Preguntas Clave / Las asociaciones en el futuro 7 Entrevista: Óscar Cerezales 8 Entorno Financiero 10 Entrevista: Rodrigo Ramírez-Pisco 12 El futuro de los congresos y nuevos formatos 14 Cómo involucrar a los miembros de la asociación 17 Conclusiones 19
  • 3. Introducción El objetivo de este estudio es presentar un análisis de la situación actual de las asociaciones españolas. Se pretende dar a conocer cuáles son las tendencias actuales en su gestión, las áreas en las que consideran que se precisan mejoras, qué objetivos tienen como prioritarios, cuáles son los mayores retos para su futuro, cómo se ven afectadas por las nuevas tecnologías, y cómo se plantea el modelo de financiación, entre otras cuestiones. La segunda edición del estudio sobre el sector asociativo se ha enfocado principalmente en tres áreas identificadas como importantes durante el Foro Association Day de MCI organizado en enero 2013. Según las diferentes áreas la encuesta ha recopilado información sobre: Los futuros retos y oportunidades a los que se enfrentan las Sociedades La situación y cambios percibidos en el entorno financiero Involucración y permanencia de los miembros y patrocinadores 3
  • 4. Informe del sector asociativo en España 2013 Grandes retos, grandes oportunidades Los principales retos a los que se enfrentan las asociaciones y las grandes oportunidades que destacan nuestros encuestados son: Cambio tecnológico En cuanto a redes sociales, las asociaciones tienen presencia en Cambio en el modelo de patrocinio Networking y prestigio como claves para captar miembros LinkedIn 40% 57% de asociaciones perciben un declive en los Ingresos de los sponsors/industria. Facebook 69% Las asociaciones en general consideran como su mayor reto mejorar la calidad del servicio a los miembros pero más del 50% realizan encuestas de satisfacción a los miembros sólo de manera esporádica o nunca. Utilizados principalmente para distribuir conocimiento a los asociados Twitter 64% Metodología Este estudio está articulado en base a una muestra de 41 asociaciones españolas, y a 22 asociaciones internacionales con al menos un miembro español en su Junta Directiva. La encuesta fue realizada tanto presencialmente como de manera on-line entre el 20 de Octubre y el 4 de Diciembre de 2013. 65% de las asociaciones están planteándose utilizar o ya utilizan eventos virtuales. Sobre nosotros MCI es una compañía que desde 1987 gestiona, de forma global, eventos corporativos, asociativos y de comunicación, y proporciona servicios de consultoría a las asociaciones. MCI trabaja con clientes del sector de salud, de la información y la comunicación, el lujo, la energía, los sectores de automoción, las finanzas, y con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Es considerada una empresa líder en la creación del concepto de comunidad y la revitalización de marcas, empresas e instituciones. 4
  • 5. Datos sobre las asociaciones Número de respuestas 63 Las actividades de las asociaciones que han colaborado en este estudio abarcan campos muy diversos: Servicios más utilizados por las asociaciones encuestadas. 93% 2013 49% 2012 49% 29% 32% 20% 12% Agencia organizadora de congresos. Agencia de viajes. Agencia de gestión de la asociación. Gestoría. Gabinete de prensa. Editorial. Otros. 5
  • 6. Informe del sector asociativo en España 2013 El futuro de las asociaciones – oportunidades y retos Áreas identificadas como oportunidades por las asociaciones La principal preocupación de las asociaciones encuestadas es aumentar el número de asociados. No se suele dar importancia a aquellos que no pertenecen propiamente a la asociación: gran público, nuevos mercados, otros sectores y a organizaciones no miembro. Aumentar el número de asociados. Captar más patrocinadores. Expandirse a nuevos mercados y sectores. Difundir al gran público los conocimientos de la asociación. Extender sus servicios a organizaciones no miembros. Tal y como se observa en la gráfica, lo que ven como mayor oportunidad es lo que reporta ingresos a la asociación, como es el caso de aumentar los asociados y de captar más patrocinadores. Sin embargo, a lo que dan menos importancia es a la comunicación y prestigio, como difundir al gran público los conocimientos de la asociación o extender sus servicios a organizaciones no miembros. menos oportunidad más oportunidad Retos más importantes a los que se enfrentan 29% Para nuestros encuestados, el reto más importante es mejorar la calidad del servicio a los miembros y, sin embargo, muy pocos hacen encuestas de satisfacción a sus socios. Llama la atención que no le dan mucha importancia a la calidad del servicio a los patrocinadores, cuando es la única fuente de ingresos que ha decrecido (pregunta 1) y a la vez es una de las áreas identificadas como mayor oportunidad (pregunta 3). 6 22% 21% 13 % 12,% 5,% Mejorar la calidad del servicio a los miembros Mejorar las relaciones públicas y la visibilidad Definir nuevos modelos de financiación. Mejorar la Mejorar las Afrontar calidad del relaciones cambios servicio a institucionales legislativos los patrocinadores
  • 7. Preguntas clave ¿Cómo han evolucionado las diferentes formas de financiación de las asociaciones? ¿Cuáles son los retos más importantes a los que se tiene que enfrentar una asociación en el futuro? ¿Cómo involucran las Sociedades a sus miembros? ¿Con qué finalidad se utilizan las nuevas tecnologías y medios online? ¿Cómo realizan las asociaciones medición sobre satisfacción de sus miembros, retorno al inversión, etc.? Las asociaciones del futuro Se anticipan a las necesidades de sus miembros Son creativas, innovadoras y flexibles Están pendientes de las tendencias para asegurar la continuidad de su idiosincrasia y su perdurabilidad 7
  • 8. Informe del sector asociativo en España 2013 Entrevista Entrevista con Oscar Cerezales - Director de Association Relations en MCI Group Desde su punto de vista, ¿qué va a pasar en el mundo de las asociaciones en los próximos 10 años? Un nuevo contexto. En este mundo actual que evoluciona tan rápidamente las asociaciones deben revisar con regularidad su misión, el valor que aportan a sus miembros, su estrategia e incluso el porqué de su existencia. ¿A qué se debe esa necesaria revisión? La mayor parte (por no decir la totalidad) de las asociaciones se ven afectadas por tendencias globales y de mercado que afectan su sostenibilidad. Algunas únicamente lo perciben mientras otras además ajustan su estrategia de acuerdo a dichos cambios. Las tendencias que impactan van desde cambios en los ciclos económicos (tanto recesión como mejora) pasando por regulaciones gubernamentales, estándares globales, hipercompetencia, tecnología, social media y cambios demográficos (creciente clase media y la necesidad de mantener múltiples generaciones asociadas), el auge de economías asiáticas, y foco en la responsabilidad social corporativa. Por todo ello, más que nunca las asociaciones actuales deben ‘vivir’ en el futuro siendo proactivas, innovadoras, aportando a sus miembros y patrocinadores no solo lo que necesitan sino lo que van a necesitar en breve. Retención de miembros y patrocinio. Las dos grandes preocupaciones de hoy y del futuro para las asociaciones son cinco: la retención/captación de miembros, la viabilidad de las conferencias (pues se mantiene como el canal clave para la viabilidad económica de la asociación) , nuevos canales de ingresos (venta de contenidos, informes, etc ..) , la creación de una comunidad (online y offline alrededor de la asociación) y los patrocinadores (mayor necesidad de visibilidad y retorno de la inversión –ROI-) 8 Los miembros de las asociaciones (ya sean empresas, individuales o instituciones asociadas) esperan recibir valor de su membresía y desean un ROI de forma pragmática y rigurosamente evaluado. Junto con la creciente competencia y la facilidad al acceso de información, es obvio que las asociaciones deben revisar y reinventar sus estrategias de manera regular. Innovación La innovación y las nuevas tecnologías están sufriendo muchos cambios en la forma en la que se comunican, se relacionan, se educan e informan a un muy bajo coste Se abren nuevas posibilidades para encontrar, colaborar e interactuar con nuevos partners, miembros ya existentes etc . Trabajando de una forma inteligente, siendo ágiles y constantemente innovadoras, las asociaciones pueden anticipar y responder a las necesidades de sus miembros y asegurar su necesidad y perdurabilidad. 3.0 congresos amigables De acuerdo con el informe de IMEX The Power of 10, vemos que “en la próxima década los roles más importantes serán: diseñador del evento, responsable de educación y coordinador de estrategia digital”
  • 9. Clientes, delegados, miembros y sponsors están presionando a las asociaciones y a las empresas hacia otro “tipo” de eventos, los llamados eventos 3.0. Éstos incluyen: más interacción, nuevos formatos de sesiones, co-creación, mejor fidelización, enfocados al contenido y más networking… Las nuevas generaciones (y los no tan jóvenes) no quieren eventos “estándar” cansados del modelo tradicional. La necesidad pasa por co-crear el contenido, aumento de las posibilidades de interacción, sentirse parte del evento y no un simple espectador. Por ello, nuevos formatos y conceptos están creciendo de forma viral pues dichas variables afectan a las asociaciones de un modo al que antes no se habían enfrentado. En cuanto a la táctica seguida en la organización de congresos las tendencias del futuro pasan por aumento en el control de asistencia, nuevos formatos y disposición de espacios, reducción temporal de los eventos, aumento de espacios de interacción, distribución del contenido y crecimiento de eventos híbridos, nuevos formatos/acuerdos de patrocinio y micro-eventos (el 50% de asociaciones internacionales ya plantean micro-eventos de varios formatos, tanto online como presenciales). Los eventos híbridos y online han llegado para quedarse: no son caros, tienen grandes audiencias, están relacionados con estrategias de social media, la vida del evento es más larga que la de los eventos tradicionales, son fáciles de monitorizar, amigables para las nuevas generaciones y proveen un nuevo canal de ingresos. 9
  • 10. Informe del sector asociativo en España 2013 Entorno Financiero Las fuentes de ingresos han crecido, decrecido o se han quedado estables. Declive 12% Número de asociados Los únicos ingresos que han bajado son los que provienen de los sponsors/industria. Por otro lado, el único ingreso que ha aumentado es el que proviene del número de asociados. Estable 41% Estable 79% Crecimiento 14% Importe en la cuota de los asociados Se ha mantenido estable en general La tendencia de este último año ha sido de crecimiento y estabilidad Crecimiento 45% Declive 29% Declive 6% Estable 42% Ingresos del congreso por cuota de inscripción Gran variación -> varias tendencias Estable 31% Ingresos de los sponsors/ industria Crecimiento 12% Crecimiento 27% Estable 51% Declive 55% Es sin lugar a dudas el reto principal al que se enfrentan las asociaciones. Se muestra, un año más, un gran declive en una de sus principales fuentes de ingresos Crecimiento 27% Declive 21,28% 10 Programa de formación educativo y publicaciones
  • 11. Valoración de diferentes fuentes de financiación para un futuro. Las principales fuentes de financiación siguen siendo las que provienen de las cuotas de asociados (28%) las generadas por los congresos y las actividades científicas (25%) y de la contribución económica de los patrocinadores (21%) . Otros 4% Ayudas públicas 7% Publicaciones 5% Congresos y actividades científicadas 25% Patrocinadores (contribución económica) 21% Sponsors (contribución no económica) 10% Cuotas asociados 28% Cómo repercute el IVA correspondiente a las cuotas de socios y a las inscripciones a los congresos en los socios. Posibilidades más viables como fuentes de ingreso en el futuro. El 81% de los encuestados piensan que el IVA que se aplica a las cuotas de los socios o a las inscripciones a los congresos, sí que repercute negativamente en el número de socios o participantes. Pago de sesiones grabadas bajo petición / Pago de contenido 11% Contenidos gratuitos para socios esponsorizados por la industria 22% El IVA que se aplica a las asociaciones científicas debería ser diferente por no tener un fin lucrativo. Anuncios y publicidad 10% Esponsorización 34% La respuesta ha sido unánime ha afirmado que el 100% de los encuestados ha afirmado que el IVA debería ser diferente puesto que no tiene un fin lucrativo. Ingresos de expositores 23% CONCLUSIÓN: Evidentemente no se debería aplicar el mismo IVA a las asociaciones que al resto de empresas, ya que el fin no es lucrativo, y se considera que salen perjudicadas tanto en los participantes que acuden a sus congresos/actividades como en el número de miembros que se inscriben en las asociaciones. La pregunta que debería plantearse es si las asociaciones, de manera conjunta, serían capaces de influir y llegar a cambiar el modelo existente. Cómo aumentar los ingresos de los expositores, y cómo crear nuevas formas de esponsorización. Opciones alternativas de fuentes de ingresos: En estudios similares realizados por MCI en otros países, como por ejemplo en el caso de Francia, destacó la búsqueda alternativa de ingresos en: • Venta de productos: productos de márketing, libros, materiales educativos • Eventos de recolecta de fondos 11
  • 12. Informe del sector asociativo en España 2013 Entrevista Entrevista a D. Rodrigo Ramírez-Pisco, Director de FUNSEAM – Fundación para la Sostenibilidad Energética y Ambiental FUNSEAM es una fundación de creación reciente, ¿se han enfrentado a alguna problemática en lo que a la creación de la asociación se refiere? Crear una fundación en los tiempos que corren, por muchas razones, es una actividad difícil, no es una actividad sencilla. Tenemos múltiples, digamos no problemas, sino retos que se han dado durante la creación de la fundación. Uno de ellos es reunir a los patronos. Los patronos aunque son empresas importantes y grandes y FUNSEAM cuenta con la habilidad y la disponibilidad de hablar directamente con los presidentes de las compañías, la toma de decisión de fundar una fundación tan específica como es FUNSEAM, es algo difícil. Segundo, estamos en crisis, que casi se está volviendo permanente. Los recursos para este tipo de esponsorización de entidades cada vez son más limitados. El sector energético, especialmente, es un sector que ha sido golpeado por medidas regulatorias que han afectado al presupuesto de las compañías y lo primero que uno recorta son este tipo de fundaciones… Entonces sí, sí que hay problemas. Pero… más que problemas, yo creo que son retos, y como nuestra fundación es una asociación que se dedica a temas de sostenibilidad ambiental, pues es algo que nos ayuda, ya que la sostenibilidad es el reto que tiene nuestra sociedad de hoy, y ese es quizá nuestro principal punto de partida para que FUNSEAM se consolide. En conclusión, sí, tenemos, más que problemas, retos. Los hemos superado, y aunque somos de nueva creación, tenemos una dinámica que ya se conoce en el sector y que produce los objetivos que la fundación tiene. Al ser una asociación joven, evidentemente, está muy enfocada a sus miembros y actualizada en lo que a nuevas tecnologías se refiere, ¿qué medios online utilizan? Utilizamos los medios online que creemos que son más profesionales. Nuestra comunicación está basada en utilizar las redes sociales y utilizar los medios de comunicación más actualizados que existen. Utilizamos, por supuesto, Linkedin y Twitter, utilizamos Google Plus, Newsletter, Slideshare… Todo lo que tenemos a disposición y que creemos que son me- 12 dios profesionales. Esto es un esfuerzo, un esfuerzo y una inversión. Es un esfuerzo porque requiere una actualización constante. Es una inversión porque requiere que tengamos contenidos permanentes. Pero vemos que cada vez somos más reconocidos. En este momento no se entiende una entidad como la nuestra sin pertenecer a las redes sociales, sin pertenecer al ambiente que se genera actualmente el conocimiento. Nosotros queremos generar conocimiento. Generamos conocimiento, y es la manera de llevarlo al usuario final, a nuestro cliente, esto es a través de las redes sociales. ¿Con qué finalidad utilizan las redes sociales? ¿está totalmente enfocada al cliente final? ¿Nosotros qué queremos ser? ¿O qué pretendemos ser? Un Think Tank, un centro de pensamiento en el área energética. Entonces, las redes sociales son nuestro recurso. Buscamos partners, no sólo patrocinadores, porque aquí hay que entender dos cosas: Una cosa es la esponsorización y otra son los partners. Nosotros queremos tener partners que hablen nuestro lenguaje, que entiendan lo que nosotros decimos. Y también buscamos participación en los productos que hacemos: Informes, seminarios, simposios… Además, todo producto que creemos que pueda ser de interés al público, que es casi el 100% de las actividades que hacemos, lo publicamos en las redes sociales y lo publicamos en nuestra página web.
  • 13. ¿Utilizan o se están planteando utilizar alguna herramienta tecnológica para apoyar la organización de sus eventos? Sí. Utilizamos realmente elementos tecnológicos para el desarrollo de nuestras actividades, tanto para eventos, digamos eventos donde tenemos asistencia presencial, como en eventos online. También queremos hacer eventos virtuales. Lo que pasa, es que como decíamos antes, es una inversión y es un proceso que requiere un desarrollo. Poco a poco lo estamos logrando, más adelante, obviamente, vamos a desarrollar más eventos virtuales. Intentamos llevar todas nuestras presentaciones a nuestro canal de YouTube, que también tenemos. Tener todo lo que tiene que ver con la utilización de exposiciones online y participación de personas a nuestra disposición. Esto es un trabajo diario, lo de las redes sociales y la utilización de herramientas tecnológicas para el desarrollo de nuestra actividad. Es un trabajo del día a día. Día a día estamos innovando y ya estamos sacando nuevos contenidos y esto se da cuenta en nuestra página web. ¿Cuáles cree que son los principales retos o claves para el éxito en el futuro de sus eventos? Sí, realmente, la principal idea es tener contenidos de alto nivel. Si queremos ser un centro tecnológico tenemos que tener contenidos de muy alto nivel, pero estos contenidos no sirven de nada si no llegan al usuario final. No queremos tener libros en los anaqueles, sino que queremos tener pensamientos rodando por la red. Queremos aumentar el número de personas a las que les llega nuestra información, queremos aumentar el número de contenidos, con contenidos más profundos, queremos tener ¿por qué no? Sponsors de otros sectores que pueda interesarles los temas que tratamos, que básicamente son sostenibilidad energética, y sobre todo queremos ser más referentes a nivel latinoamericano y europeo en los temas que nos atañen. Esto, como le decía hace un momento, es un reto y sin nuevas tecnologías es imposible llegar a los puntos que queremos llegar. 13
  • 14. Informe del sector asociativo en España 2013 El futuro de los congresos y nuevos formatos Según las respuestas, los medios online más utilizados son de uso interno. Se concluye que la finalidad con la que se utilizan las redes sociales es distribuir conocimiento a los asociados. Esto a su vez es paradójico si actualmente los objetivos principales están relacionados con captar nuevos miembros y aumentar la esponsorización. Medios online más utilizados. No le interesa Está en proceso 39% Tiene presencia 85% 15% 76% 64% 61% 91% 76% 15% 33% 12% 15% 12% 21% 9% 21% 27% 12% 33% LinkedIn 52% 21% Facebook 21% Wiki Twitter Foro / Comunidad para asociados Revista / Publicación periódica online Publicaciones esporádicas 21% 15% Newsletters Vías tradicionales como newsletters y revistas online siguen siendo los medios más utilizados. Canales que las asociaciones están implementando hoy en día son especialmente la presencia en LinkedIn y la creación de comunidades propias para asociados. 14
  • 15. Finalidad del uso de las redes sociales en las asociaciones. Distribuir conocimiento a los asociados. Promocionar sus actividades. Networking entre asociados. Captar nuevos asociados. Búsqueda de patrocinio. Otros. El principal reto del futuro para las organizaciones es cómo mejorar la distribución de contenido a través de medios online. 32% 28% 23% 13% 4% 1% Llama la atención que apenas utilicen las redes sociales para captar nuevos asociados ni para la búsqueda de patrocinio, teniendo en cuenta que es una de las principales preocupaciones: proponemos una valoración al respecto para que las asociaciones puedan ver en las redes sociales un punto de partida y una oportunidad para aumentar los ingresos. Uso de herramientas tecnológicas para apoyar la organización de los eventos. Eventos virtuales Redes sociales No utilizan Utilizan 23% 34% Utilizan 67% Software de gestión de eventos (inscripción y abstracts on-line) No utilizan 37% Utilizan 59% No utilizan 21% Está en proceso Está en proceso 29% 20% Content capture (Captación de ponencias) No utilizan 64% Está en proceso 11% El hecho de que prácticamente esté igualado el número de asociaciones que utilizan, y las que no, supone que en la actualidad nos encontramos ante un cambio y que las asociaciones se están adaptando a las nuevas tecnologías y a los avances. Utilizan 25% 15
  • 16. Informe del sector asociativo en España 2013 Principales retos a tener en cuenta para el éxito de los eventos futuros. Prioridad 1 45% Prioridad 2-3 25% Prioridad 4-5 Prioridad 6-7 42% 8% 42% 52% 18% 10% 3% 9% 13% 11% 52% 22% 8% 68% 60% 27% 36% 19% 10% Aumentar el número de participantes. 47% 37% 11% 11% 11% Mejorar el Aumentar el programa/contenido. número de patrocinadores. 3% Mejorar la satisfacción de los participantes. La sostenibilidad / Responsabilidad Social Corporativa. Darles mayor participación a patrocinadores y expositores. Los nuevos formatos (por ejemplo eventos on-line). La mayoría de los encuestados identifican como retos principales en sus eventos, captación de un mayor número de participantes, mejora del contenido y aumento del número de patrocinadores. Comienza una tener importancia la adaptación a nuevos formatos, así como incluir la sostenibilidad en sus eventos. Visualización de los congresos en streaming, previo pago, de una cuota inferior a la standard. Según los encuestados, el 63% de ellos, opina que visualizar las sesiones en streaming, previo pago, de una cuota inferior a la presencial, supondría una oportunidad para obtener unos ingresos extra y una nueva forma de difusión de contenidos. El acceso a un creciente volumen de información ya no es un privilegio de las grandes y poderosas organizaciones y actualmente es pública gracias a internet. Pero el lado negativo de la accesibilidad de información es que está saturada y sobrecargada y el gran reto de las asociaciones es permanecer visibles y obtener la atención de sus miembros, clientes y patrocinadores. Una comunicación incorrecta o poco clara es muy difícil de corregir una vez se hace pública y conlleva tiempo ganarse la confianza de nuevo. 16
  • 17. Cómo involucrar a los miembros de la asociación Lo más valorado a la hora de hacerse miembro de una asociación. El precio de la cuota en relación a los servicios que dan. 7 % Cuotas reducidas para asistir a congresos. 4 % La tipología de miembros y hacer networking. 31% Prestigio de estar adherido a dicha asociación. 31 % La formación. 24 % Los dos puntos que más valoran los encuestados a la hora de hacerse miembro de una asociación se incluyen dentro del ámbito del networking, posicionamiento y prestigio personal, frente a la formación, contenidos, servicios que ofrecen y cuotas. Asistencia a los congresos por parte de los miembros de la asociación. Según la encuesta el principal reto que debe ser tenido en cuenta para el éxito de sus asociaciones es aumentar el número de participantes, pero únicamente el 47% afirma que sólo asiste a sus congresos entre el 30-50% de sus miembros. Por lo tanto, quizá sería interesante ahondar en la motivación de los asociados a la hora de asistir a los congresos, antes que centrarse en atraer a nuevos miembros. 46% 29% 0% 0 - 10 % 12% 10 - 30 % 10% 30 - 50 % 50 - 70 % 70 - 90 % 2% 90 - 100% 17
  • 18. Informe del sector asociativo en España 2013 Asistencia a los congresos por parte de los miembros de la asociación. Los encuestados que respondieron que realizaban encuestas después de cada congreso pero en referencia sólo al congreso (18%), los que contestaron que lo hacían esporádicamente (35%) y los que no lo hacen nunca (15%), es un total del 68%. Llama la atención el escaso esfuerzo que se hace para valorar la satisfacción de sus miembros sobre todo teniendo en cuenta que su principal preocupación es mejorar la calidad del servicio que se les ofrece. La asociaciones deben informarse acerca de lo que les preocupa a los asociados si su intención es mejorarlo. 25% 17,5% 35% 7,5% 0% 15% Después de cada congreso. Después de cada congreso pero en referencia solo al congreso. Esporádicamente. Anualmente. Cada dos años. No, nunca. Actualmente, miembros y clientes se benefician de interminables opciones de productos y servicios, con información gratuita y fácilmente accesible. Muchos de los entrevistados se referían a este cambio de entorno. Las asociaciones mencionaban la pérdida de miembros, el declive en la asistencia al congreso y la reducción de ingresos. Algunos lo relacionaban con la necesidad de revisar su valor añadido y de cambiar los modelos de fidelización, pero muchos de ellos se focalizan en los servicios que se ofrecen, especialmente las herramientas electrónicas. Este es el motivo principal por el que algunas asociaciones han comenzado a utilizar programas educativos y en alguna ocasión combinan eventos presenciales y virtuales (eventos híbridos). La información de las asociaciones internacionales indica que sus miembros son cada vez más capaces de conseguir información relevante por ellos mismos. Esto parece hacer más grande la brecha entre los miembros y su sede internacional, especialmente cuando la membresía pertenece a la asociación nacional. En dicho modelo de federación, las prioridades entre el nivel internacional y las asociaciones nacionales pueden mostrar una falta de coordinación entre sí, llevando a una falta de valor a la organización en general. Las asociaciones son cada vez más conscientes de la necesidad de ofrecer excelencia e información crucial a sus miembros. Las asociaciones necesitan evolucionar constantemente para asegurar que su valor es único, alcanzando expectativas y necesidades concretas gracias a los servicios y productos concretos. Este proceso también incluye una evolución del modelo de negocio. 18 Cómo actúan algunas de las asociaciones que están muy enfocadas a sus miembros: Modelo de captación: Captación individualizada, “menú” personalizado de cada asociado Comunidad Profesional vs. Organización de miembros: Representan profesionales en lugar de miembros Apoyan el plan de carrera de sus miembros a través de una comunidad profesional proactiva y educación continuada Seguimiento a miembros al mes de su incorporación para guiarles y conocer sus expectativas Seguimiento y sondeo anual sobre la satisfacción de los miembros Campañas de promoción para los asociados
  • 19. Conclusiones Parece que los futuros retos y oportunidades están muy vinculados por una parte con la adaptación a nuevas tecnologías y canales, y por otra con el rediseño de modelos y estrategias actuales de financiación, servicios y posicionamiento. Las exigencias de las asociaciones están claramente dirigidas a la implementación de nuevas soluciones tecnológicas ya que, según el informe realizado por MCI en 2013, el 65% de las asociaciones se encuentra ya planificando o bien utilizando de una forma u otra eventos virtuales. El principal reto es la captación de contenidos para la difusión on-line con el fín de aumentar el alcance del congreso a un público mayor y por otra parte crear nuevos modelos de ingresos. El 63% de las asociaciones opina que visualizar las sesiones en streaming, previo pago, supondría una oportunidad para la obtención de ingresos extra así como una nueva forma de difusión de contenidos. Otro punto clave identificado apunta a la necesidad de medición para poder entender más adecuadamente las necesidades de asociados y patrocinadores y, por otra parte, adaptar las actividades y servicios ofrecidos a los intereses actuales de ambos. Según el estudio de MCI, la mayoría de las asociaciones consideran como su mayor reto mejorar la calidad del servicio a los miembros. A pesar de ello, más de la mitad de las asociaciones sólo realizan encuestas de satisfacción a los miembros sólo de manera esporádica o nunca. A nivel tecnológico, las agencias organizadoras están más y más involucradas en desarrollar nuevos canales de comunicación alrededor del evento, así como integrar nuevas tecnologías para mejorar la gestión del evento. En relación a los canales de comunicación, la mayoría de las asociaciones tienen presencia en las redes sociales pero de momento se utilizan principalmente para distribuir conocimiento a los asociados y networking entre miembros. En relación al público en general e industria parece que todavía no se está utilizando el potencial de estos canales adecuadamente para llegar a objetivos relacionadas con el crecimiento y difusión de conocimiento. En cuanto al modelo de financiación, es importante resaltar que el 57% de asociaciones en España han percibido un declive en los ingresos de los sponsors/industria. Esta situación ha llevado a un claro aumento en la demanda de servicios más estratégicos relacionados con asegurar la financiación de las actividades. MCI ha optado por ofrecer asesoría y apoyo organizativo para mejorar la calidad del servicio a los expositores y patrocinadores y ofrecer así nuevos modelos de participación a la industria. Este nuevo enfoque en la relación con expositores y el desarrollo de nuevos servicios ha llegado a ser muy exitosa. El papel de las agencias organizadoras como un recurso puramente logístico se está reduciendo rápidamente. Las asociaciones se enfrentan a cambios tanto tecnológicos como de modelo de financiación. 19
  • 20. En MCI esperamos que los resultados de este estudio puedan ayudar y guiar a las asociaciones en su toma de decisiones, y a tener un mejor entendimiento de cómo funcionan otras asociaciones en nuestro país. Les damos las gracias a todas aquellas personas que se tomaron la molestia de cumplimentar la encuesta, y aprovechamos la ocasión para comunicarles que se realizará la tercera toma del estudio en 2014 para poder observar cambios y tendencias. Para cualquier información sobre el estudio o sobre las áreas presentadas estamos a su entera disposición. Copias tanto en digital como impreso están disponibles bajo petición Equipo MCI de redacción del estudio Joonas Järvinen: Investigación y Contenidos Elvira Ferrando: Encuesta y Análisis Cristina Vizcaya: Redacción y Entrevistas María Herreros: Contenidos Miguel Delgado: Maquetación y Diseño Pilar Ramos: Dirección MCI Madrid MCI Barcelona C/ Alcalde Sainz de Baranda 45 Bajo B 28009 Madrid T.: +34 91 400 93 84 • Fax: +34 91 504 37 74 C/ Tuset 32 5ª˚ 08006 Barcelona T: + 34 93 445 97 20 • Fax: + 34 93 445 97 21