Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES
Origen de la palabra “Secretario”                Secretum                                    Información secreta          ...
Transformación de la Economía de                  Servicios                          Cambios               Tendencias     ...
IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
"Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su ...
Organizar, y en                          ciertos casos,                             asistir a                             ...
FUNCIONES GERENCIALES
Clasificación de los administradores                    Administradores                      superiores             Admini...
Funciones de la Administración            FUNCIONES              DE LA          ADMINISTRACIÓN             Dirección
Roles Administrativos                Interpersonales                    ROLES               ADMINISTRATIVOSDecisionales   ...
ESTILOS DE DIRECCIÓN
Orientaciones fundamentalesPreocupación                          Preocupación por alcanzar                         por el ...
Estilos de dirección eficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración    Alto                  POSITIVISTA              ...
Estilos de dirección ineficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración    Alto                  MATERIALISTA           ...
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Tomar tiempo para planificar amplía           la visión, producesatisfacción personal, evita el estrés    y ayuda a lograr...
Criterios para priorizar actividades                      Tipo A: Tareas                      importantes y               ...
Equilibrar tareas diarias
Clasificación de tareas                     (adaptación a partir de Covey)                     Más urgentes               ...
Maximización de la eficacia                         Punto máximo de media     Punto máximo de media                       ...
Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey)                                                                  ...
Cinco palabras en japonés       SEIRI (Clasificar)      SEITON (Ordenar)        SEISO (Limpiar)     SEI: SENTIDOSEIKETSU (...
Cómo lo Hacemos?                         Se usa con frecuencia           Colocar cerca¿Es un objeto o          Se usa ocas...
LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELASISTENTE DE GERENCIA
La comunicación “Es más revelador lo que hacemos que             lo que decimos”• Comunicación no verbal  – La mirada  – L...
“Las personas muchas veces decimos        cosas distintas a las que pretendemos                         expresar”• Comunic...
Tipos de asistentes PINTURITA         EMPRENDEDORA     CONFORMISTA          TELEFÓNICACENTRALIZADORA     CONVENCIONAL     ...
EL PERFIL DEL ASISTENTE  EMPRENDEDOR@                                 Privilegiar las relaciones      Estudiosa y lectora ...
Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:• Tareas prioritarias • Organización del trabajo de modo que la...
Contacto e Información    Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs     jontxupardo@autonoma.edu.pe           Twitter: @jontxu01 Bl...
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  1. 1. Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
  2. 2. ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES
  3. 3. Origen de la palabra “Secretario” Secretum Información secreta Secretarii maneada por estos Consejeros del gobierno en la Europa del medioevo
  4. 4. Transformación de la Economía de Servicios Cambios Tendencias Avances en Sociales de negocios TI PoíticasGubernamentales Globalización  Nuevos mercados y categorías de productos  Incremento de la demanda por servicios  Competencia mas intensa Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnología. Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer El éxito depende de:  Comprensión clientes y competidores  Modelos de negocio viables  Creación de valor para los clientes y la empresa
  5. 5. IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
  6. 6. "Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitad@ para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
  7. 7. Organizar, y en ciertos casos, asistir a Establecer Organizar los reuniones buenos viajes de contactos negocios, telefónicos etcétera. Redactar y Preparar Es una presentarpresentaciones profesional correctamentede productos o que trabaja informes, servicios comunicados, etc en equipo: Planificar su Concertar, tiempo y el de su acoger y atender jefe a las visitas Preparar y tratar la información adecuadamente
  8. 8. FUNCIONES GERENCIALES
  9. 9. Clasificación de los administradores Administradores superiores Administradores intermedios Administradores de primera línea Operativos
  10. 10. Funciones de la Administración FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Dirección
  11. 11. Roles Administrativos Interpersonales ROLES ADMINISTRATIVOSDecisionales De información
  12. 12. ESTILOS DE DIRECCIÓN
  13. 13. Orientaciones fundamentalesPreocupación Preocupación por alcanzar por el personallos objetivos
  14. 14. Estilos de dirección eficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto POSITIVISTA MAXIMALISTA(Más fuerte que los otros) Medio REALISTA (Igual que los otros) Bajo MINIMALISTA (Menos fuerte COOPERATIVISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  15. 15. Estilos de dirección ineficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto MATERIALISTA IDEALISTA(Más fuerte que los otros) Medio OPORTUNISTA (Igual que los otros) Bajo ESCAPISTA (Menos fuerte POPULISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  16. 16. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
  17. 17. Tomar tiempo para planificar amplía la visión, producesatisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.
  18. 18. Criterios para priorizar actividades Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tareas Tipo C: Tareas Tipo B: Tareas que no son importantes o importantes urgentes, pero ni urgentes no ambas sino rutinarias cosas
  19. 19. Equilibrar tareas diarias
  20. 20. Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes I.Importantes y urgentes(A) II.Importantes no urgentes(B)Importantes •Crisis •Prevención de actividades •Problemas apremiantes •Construir relaciones Más •Proyectos cuyas fechas •Reconocer nuevas actividades Vencen •Planificación, recreaciónMenos importantes III.Urgentes no importantes IV.No importantes y no urgentes (B) (C) •Interrupciones, algunas •Rivalidades, ajetreo inútil llamadas •Algunas cartas •Correo,algunos informes •Algunas llamadas telefónicas •Algunas reuniones •Pérdidas de tiempo •Cuestiones inmediatas •Actividades agradables •Actividades populares
  21. 21. Maximización de la eficacia Punto máximo de media Punto máximo de media mañana: ideal para las tarde: ideal para las tareas A tareas BNivel de Rendimiento El nivel de energía empieza a descender al final de la jornada laboral Punto mínimo después de almuerzo: ideal para las tareas C 8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Hora
  22. 22. Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey) Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)
  23. 23. Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDOSEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar)
  24. 24. Cómo lo Hacemos? Se usa con frecuencia Colocar cerca¿Es un objeto o Se usa ocasionalmenteinformación necesaria Colocar menospara el objetivo del cercapuesto de trabajo? Usados muy de Colocar lejos vez en cuandoClasificar No es útil para nadie Vender, donar o tirar¿Es un objeto oinformacióninnecesaria para elobjetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferirtrabajo?
  25. 25. LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELASISTENTE DE GERENCIA
  26. 26. La comunicación “Es más revelador lo que hacemos que lo que decimos”• Comunicación no verbal – La mirada – La expresión facial – El atuendo – Las posturas – La proximidad y la orientación – Las manos – Los movimientos – Los aspectos no verbales del lenguaje
  27. 27. “Las personas muchas veces decimos cosas distintas a las que pretendemos expresar”• Comunicación verbal – No utilizar tecnicismos – Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio- cultural del receptor – Informar sólo sobre lo que se nos pregunta – Hacer empleo de un lenguaje positivo – “El no hay no existe” – El “tuteo” – Utilizar frases sencillas
  28. 28. Tipos de asistentes PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICACENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
  29. 29. EL PERFIL DEL ASISTENTE EMPRENDEDOR@ Privilegiar las relaciones Estudiosa y lectora de todoCapacidad para adaptarse a interpersonales y ellos cambios, sin morir en el tipo de libros y material sobre conocimiento justo a tiempo el cambio y mejoramiento intento de técnicas y principios de organizacional. gestión.Tolerante a la incertidumbre Con visión global del negocio con que se mueven los Con capacidad de crear, negocios. innovar e implementar de la empresa Manejar la tecnología informática moderna para Carácter, personalidad, Hablar por lo menos inglés obtener información y hábitos y estilos proactivos y conocimiento de valor de alto estándar profesional. agregado. De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.
  30. 30. Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:• Tareas prioritarias • Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina: • Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras• Problemas Transnacionales de la empresa: • Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa. • Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes. • Conversaciones y Comentarios • Importancia de la dignidad profesional. • No debe confundir cordialidad con intimidad.
  31. 31. Contacto e Información Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs jontxupardo@autonoma.edu.pe Twitter: @jontxu01 Blog: www.blogspot.com/komaconsulting
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