Intro Asistente de Gerencia
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Intro Asistente de Gerencia

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Introducción al curso de Asistentes de Gerencia.

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  • Estimado Sr. Pardo, le agradezco por compartir este material en este espacio, si embargo más agradecido me habría sentido si hubiese mencionado que este trabajo fue elaborado por mi persona hace más de un año y que también fue compartido en slideshare: http://www.slideshare.net/marcosdelg/curso-el-rol-del-asistente-de-gerencia-resumen . En todo caso espero que le haya sido útil, sé que nos encontramos en el afán de socializar el conocimiento y en ese sentido cuente con mi concurso si en algo puedo serle de ayuda.
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Intro Asistente de Gerencia Intro Asistente de Gerencia Presentation Transcript

  • Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
  • ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES
  • Origen de la palabra “Secretario” Secretum Información secreta Secretarii maneada por estos Consejeros del gobierno en la Europa del medioevo
  • Transformación de la Economía de Servicios Cambios Tendencias Avances en Sociales de negocios TI PoíticasGubernamentales Globalización  Nuevos mercados y categorías de productos  Incremento de la demanda por servicios  Competencia mas intensa Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por una mejor tecnología. Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer El éxito depende de:  Comprensión clientes y competidores  Modelos de negocio viables  Creación de valor para los clientes y la empresa
  • IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
  • "Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitad@ para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
  • Organizar, y en ciertos casos, asistir a Establecer Organizar los reuniones buenos viajes de contactos negocios, telefónicos etcétera. Redactar y Preparar Es una presentarpresentaciones profesional correctamentede productos o que trabaja informes, servicios comunicados, etc en equipo: Planificar su Concertar, tiempo y el de su acoger y atender jefe a las visitas Preparar y tratar la información adecuadamente
  • FUNCIONES GERENCIALES
  • Clasificación de los administradores Administradores superiores Administradores intermedios Administradores de primera línea Operativos
  • Funciones de la Administración FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN Dirección
  • Roles Administrativos Interpersonales ROLES ADMINISTRATIVOSDecisionales De información
  • ESTILOS DE DIRECCIÓN
  • Orientaciones fundamentalesPreocupación Preocupación por alcanzar por el personallos objetivos
  • Estilos de dirección eficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto POSITIVISTA MAXIMALISTA(Más fuerte que los otros) Medio REALISTA (Igual que los otros) Bajo MINIMALISTA (Menos fuerte COOPERATIVISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  • Estilos de dirección ineficaces Orientación Tarea: Compromiso-Integración Alto MATERIALISTA IDEALISTA(Más fuerte que los otros) Medio OPORTUNISTA (Igual que los otros) Bajo ESCAPISTA (Menos fuerte POPULISTA que los otros) Orientación Relación: Cooperación Bajo Medio Alto (Menos fuerte (Igual que los (Más fuerte que que los otros) otros) los otros)
  • ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
  • Tomar tiempo para planificar amplía la visión, producesatisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.
  • Criterios para priorizar actividades Tipo A: Tareas importantes y urgentes Tareas Tipo C: Tareas Tipo B: Tareas que no son importantes o importantes urgentes, pero ni urgentes no ambas sino rutinarias cosas
  • Equilibrar tareas diarias
  • Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes I.Importantes y urgentes(A) II.Importantes no urgentes(B)Importantes •Crisis •Prevención de actividades •Problemas apremiantes •Construir relaciones Más •Proyectos cuyas fechas •Reconocer nuevas actividades Vencen •Planificación, recreaciónMenos importantes III.Urgentes no importantes IV.No importantes y no urgentes (B) (C) •Interrupciones, algunas •Rivalidades, ajetreo inútil llamadas •Algunas cartas •Correo,algunos informes •Algunas llamadas telefónicas •Algunas reuniones •Pérdidas de tiempo •Cuestiones inmediatas •Actividades agradables •Actividades populares
  • Maximización de la eficacia Punto máximo de media Punto máximo de media mañana: ideal para las tarde: ideal para las tareas A tareas BNivel de Rendimiento El nivel de energía empieza a descender al final de la jornada laboral Punto mínimo después de almuerzo: ideal para las tareas C 8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pm Hora
  • Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey) Cuarta generación: Autoorganizados (en lugar de administrar el tiempo se organizan ellos mismos). Tercera generación: Priorizadores (Fijan objetivos y actúan de acuerdo a prioridades). Segunda generación: Programadores (planean y usan la agenda) Primera Generación: Hacedores de listas (conciencia de lo que deben hacer)
  • Cinco palabras en japonés SEIRI (Clasificar) SEITON (Ordenar) SEISO (Limpiar) SEI: SENTIDOSEIKETSU (Estandarizar) SHITSUKE (Continuar)
  • Cómo lo Hacemos? Se usa con frecuencia Colocar cerca¿Es un objeto o Se usa ocasionalmenteinformación necesaria Colocar menospara el objetivo del cercapuesto de trabajo? Usados muy de Colocar lejos vez en cuandoClasificar No es útil para nadie Vender, donar o tirar¿Es un objeto oinformacióninnecesaria para elobjetivo del puesto de A alguien le puede servir Transferirtrabajo?
  • LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELASISTENTE DE GERENCIA
  • La comunicación “Es más revelador lo que hacemos que lo que decimos”• Comunicación no verbal – La mirada – La expresión facial – El atuendo – Las posturas – La proximidad y la orientación – Las manos – Los movimientos – Los aspectos no verbales del lenguaje
  • “Las personas muchas veces decimos cosas distintas a las que pretendemos expresar”• Comunicación verbal – No utilizar tecnicismos – Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio- cultural del receptor – Informar sólo sobre lo que se nos pregunta – Hacer empleo de un lenguaje positivo – “El no hay no existe” – El “tuteo” – Utilizar frases sencillas
  • Tipos de asistentes PINTURITA EMPRENDEDORA CONFORMISTA TELEFÓNICACENTRALIZADORA CONVENCIONAL MISTERIOSA INFORMADA GUARDIAN SUPERMADRE METÓDICA GUERRERA AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
  • EL PERFIL DEL ASISTENTE EMPRENDEDOR@ Privilegiar las relaciones Estudiosa y lectora de todoCapacidad para adaptarse a interpersonales y ellos cambios, sin morir en el tipo de libros y material sobre conocimiento justo a tiempo el cambio y mejoramiento intento de técnicas y principios de organizacional. gestión.Tolerante a la incertidumbre Con visión global del negocio con que se mueven los Con capacidad de crear, negocios. innovar e implementar de la empresa Manejar la tecnología informática moderna para Carácter, personalidad, Hablar por lo menos inglés obtener información y hábitos y estilos proactivos y conocimiento de valor de alto estándar profesional. agregado. De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables o virtuales.
  • Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:• Tareas prioritarias • Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina: • Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras• Problemas Transnacionales de la empresa: • Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa. • Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo en la organización de sus viajes. • Conversaciones y Comentarios • Importancia de la dignidad profesional. • No debe confundir cordialidad con intimidad.
  • Contacto e Información Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs jontxupardo@autonoma.edu.pe Twitter: @jontxu01 Blog: www.blogspot.com/komaconsulting