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Archivo y control de documentos 468
 

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    Archivo y control de documentos 468 Archivo y control de documentos 468 Presentation Transcript

    • DESARROLLO DE LOS RECURSOS EDUCATIVOS EN LA EDUCACION INDUSTRIAL EDVI 468 RAFAEL RIVERA ORTIZ JONATHAN GONZALEZ MEJIAS
    • IntroducciónEn la actualidad al igual que en casi todas partes se tiene una idea totalmente distorsionada de lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de constituir un cúmulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para desocupar o hacer espacio en la oficina.Todo esto lo hemos revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para transformar esa imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar, clasificando y ordenando de manera técnica y metódica.
    • ?Que es un documento?Un documento es cualquier información que se conserva en forma oral, escrita o visual y que es producida o conservada por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es por tanto un testimonio de la actividad humana.La importancia de los documentosLos documentos son esenciales para los individuos y el funcionamiento de cualquier organización ya que contienen información necesaria para las operaciones diarias de las instituciones.La información que contiene un documento nos sirve de Base para tomar decisiones y planificar el futuro. Como evidencia. Para propósitos de impuestos. Fundamentos o base en procedimientos legales y cumplir con la ley. Base histórica.
    • Tipos de Documentos Cartas  Libros Memorandos  Revistas Informes  Catálogos Estados financieros  Mapas Facturas  Documentos legales Cheques  Fotografías Licencias  Trabajos de arte Solicitudes  Cotizaciones Manuales  Y otros Actas de reuniones Planos Presupuestos
    • Medios para conservar los documentos Papeles  Rollos de micropelícula. Tarjetas  Tarjetas de memoria para Cintas magnéticas agendas electrónicas. Fotos  Y otros. Videocintas Audiocintas Discos flexibles Discos duros de computadora Disco óptico Discos compactos Microimágenes
    • Documentos que sirven como evidencia Recibos de compras. Cheques cancelados. Contratos. Cedulas. Tarjetas o certificados de identidad, de nacimiento o de licenciamiento militar. Licencias para ejercer una profesión u oficio. Pasaportes y evaluaciones. Amonestaciones escritas firmadas por el empleado. Normas de una empresa firmadas por el empleado.
    • ?Que son archivos? Los archivos también se conocen como ficheros o (files)El archivo es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma, asunto o zona geográfica.El propósito principal de archivar es facilitar la localización de los documentos y el uso de la información cuando se necesita.
    • Métodos para conservar la información Gancho de espigón. Nido de paloma. Carpeta acordeón. Archivo horizontal. Electrónico. Archivo caja. Tabla channón. Archivo vertical. Archivo lateral.
    • Métodos para conservar información Archivo Archivo caja Archivo Lateral Archivo electrónicohorizontal Archivo de carpeta de Archivo vertical Archivo tabla shannon cartón
    • Sistemas para la clasificación de documentos Sistema alfabéticoSe rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones. Sistema numéricoEl rotulo corresponden al numero asignado al individuo, organización o asunto. Sistema por asuntoLos rótulos corresponden a los nombres de los temas. Sistema geográficoEl rotulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.
    • Sistema de archivo manualEste se emplea en combinación con el sistema de archivos electrónico en la mayoría de las oficinas y se emplean de la misma forma.En el sistema manual los expedientes se mantienen en carpetas que se colocan en gabinetes de archivo.El expediente es el conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio. Cartas Memorandos Formularios Ordenes de compra Facturas
    • Sistema de archivo electrónico y sus componentesEl sistema electrónico es el que procesa, maneja, conserva y comunica la información de forma lógica mediante computadoras. Computadora es la maquina que opera mediante instrucciones. Sistema operativo este es el componente mas importante de una computadora, y contiene las instrucciones que coordina todas las funciones de los dispositivos y los programas. Ej. (microsoft windows) Programas de aplicaciones estos se componen de una serie de instituciones que le indican a la computadora lo que debe hacer para realizar una tarea específica y guardar la información.
    • Programas de aplicaciones mas utilizados Procesamiento de palabras. Administración de base de datos. Hoja de cálculo electrónicas. Presentaciones y aplicaciones graficas. Organizador personal.
    • Medios electrónicos donde se guarda información Iomega mini USB Drive. Disco duro. Discos flexibles. Tarjetas para computadoras personales de bolsillo. Cintas magnéticas. Discos compactos. Discos flexibles Iomega ZIP.
    • Características del personal de la oficina Honestos. Confiables. Discretos. Responsables. Imparcial. Respetuosos. Puntual. Organizado. Laborioso.
    • Características de un sistema eficaz para la administración de documentosUn sistema eficaz es el que provee la información necesaria a la persona indicada en el momento indicado al menor costo posible. El personal que maneje los documento debe estar bien preparado y motivado. Establecer sistemas adecuados y seguir procedimientos factibles para el archivo, localización, préstamo, transferencia, conservación y disposición de documentos. Es necesario fijar medidas de control para asegurar el logro de metas y protección de la información. Es importante hacer buen uso del espacio . El equipo y los materiales deben ser compatibles entre si con el tipo de documentos y el espacio disponible.
    • Aspectos éticos que rigen el manejo de informaciónMucha de la información manejada en las oficinas es confidencial o de naturaleza sensitiva. Esto incluye Planes y proyecciones de negocios. Las finanzas. Los diseños. La información de los empleados. Las nominas.
    • Guías que deben dirigir la conducta ética del profesional en el manejo de la información Proteger la información de naturaleza confidencial que afecte la imagen, ganancias o el bien de la institución. No alterar información. Respetar y proteger la información de los individuos y no propiciarla por a personas no autorizadas. No curiosear en los archivos de otros empleados o departamentos. Manejar cuidadosamente y con suma discreción la información relacionada con la propiedad intelectual.
    • Principios éticos que deben regir la conducta del profesional en su ambiente de trabajo. Respetar los derechos de los demás y la propiedad ajena. No copiar o utilizar programas de computadora sin la autorización de su autor. Cumplir con los horario de trabajo establecidos y con la entrega de trabajos o de información requerida. Cumplir con las normas establecidas y la política de la empresa. Mantener las promesas echas y cumplir las obligaciones. Ser fiel a sus propios principios. Demostrar lealtad preservando la propiedad de la empresa. Utilizar el tiempo productivamente cuando atiende asuntos bajo su atención.
    • Disposiciones legales en la administración de documentosExisten leyes que regulan la privacidad, el uso y el manejo de la de la información. Ley de privacidad de información de 1974. Ley de libertad de acceso a la información personal de 1979. Ley de privacidad de comunicaciones electrónicas de 1986. Ley HIPAA de 1996, efectiva en 2003(Health) insurance portability and accountability act. Ley de informes justos en materia de crédito de1971. Ley de propiedad intelectual. Ley numero 96 de 1988, enmendada en 1996. Ley de programas de computadoras de 1980.
    • Leyes que regulan la conservación de documentos Ley de administración de documentos públicos de Puerto Rico. Ley de reforma y control de inmigración de Estados Unidos. Ley 44. Prohibición de discriminar a personas impedidas 1985 Ley de compensación por accidentes del trabajo de Puerto Rico 1935Ley de beneficios por incapacidad no ocupacionalde 1968(SINOT)
    • ConclusiónEn el desarrollo de este trabajo nos hemos convenciendo que el arte de archivar es una labor apasionante, pero para esto se requiere de mucho conocimiento y paciencia para organizar, describir, seleccionar, conservar y brindar el servicio de documentos a los administrados y a nuestra propia Institución.Sin duda, en un tiempo no lejano veremos los frutos de nuestro trabajo, cuando comprobemos el resultado eficaz de esta tarea que se traducirá en una mayor eficiencia de la administración y también en la difusión de la información y el conocimiento.Finalmente, recordemos que en nuestros archivos reposa la memoria de nuestras instituciones, por lo que somos responsables directos de proteger de manera integral y adecuada el patrimonio cultural archivístico de nuestra Institución y por ende, del País.
    • Bibliografias http://www.alegsa.com.ar/Dic/archivo.php. http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml. http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo- organizacion -archivos-manual-archivero/documento-concepto-tipos-docum . Administración de documentos-sistemas, procedimientos y tecnologia/programa de educación comercial-Carmen M. Correa/Abigail Díaz Colon. http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo- http:// organizacion -archivos-manual-archivero/manejo-archivos-documentos- introduccion.