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Actividad de organizar documentos 11
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Actividad de organizar documentos 11

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  • 1. Organizardocumentos 29 de oct. 1 ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS REGIDA POR TITULO I ARTICULO 1º ARTICULO 2º ARTICULO 3º ARTICULO 4 TITULO II Articulo 5º artículo 6º LEY 594 DE 2000 Diario Oficial No. 44.084, de 14 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones. 13 TITULOS Y 52 ARTICULOS OBJETO,ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES Objeto Ámbito de aplicación PrincipiosgeneralesDefiniciones SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES El sistemanacional de archivos. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS.
  • 2. Organizardocumentos 29 de oct. 2 TITULO III Articulo 7º PARAGRAFO Artículo 8º ARTICULO 9º Artículo10º TITULO IV Articulo 11 Artículo 12 Artículo 13 Artículo 14 PARAGRAFO1º PARAGRAFO2º PARAGRAFO3 CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccióny competencia. Archivos territoriales. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Obligatoriedadde la conformación de los archivos públicos. Responsabilidad. Instalaciones para los archivos. Propiedad,manejoy aprovechamientode los archivos públicos. La administraciónpública podrá contratar con personasnaturales o jurídicas losserviciosde custodia, organización, reprografía y conservaciónde documentosde archivo. Se podrá contratar la administraciónde archivos históricoscon institucionesde reconocida solvencia académica e idoneidad. El Archivo General de la Nación establecerálos requisitosy condicionesque deberáncumplir las personas naturales o jurídicasque prestenserviciosde depósito, custodia, organización, reprografía y conservaciónde documentosde archivo o administraciónde archivos históricos.
  • 3. Organizardocumentos 29 de oct. 3 Articulo 15 Artículo 16 Artículo 17 Articulo 18 PARAGRAFO Artículo19 Articulo20 PARAGRAFO1º PARAGRAFO2º PARAGRAFO Responsabilidadespecial y obligacionesde los servidorespúblicos. Obligacionesde los funcionariosa cuyo cargo esténlosarchivos de las entidades públicas. Responsabilidadgeneral de losfuncionariosde archivo. Capacitación para los funcionariosde archivo. Soporte documental. El ArchivoGeneral de laNaciónpropiciaráy apoyará programasde formaciónprofesionalyde especializaciónen archivística,asícomo programas de capacitaciónformal y no formal,desarrollados por institucioneseducativas. Los documentosreproducidospor los citados mediosgozarán de la validezy eficaciadel documentooriginal, siempre que se cumplanlos requisitos exigidospor las leyesprocesalesyse garantice la autenticidad,integridade inalterabilidadde la información. Los documentosoriginalesque poseanvalores históricosno podrán ser destruidos,aun cuando hayan sido reproducidosy/o almacenados mediante cualquiermedio. Supresión,fusióno privatizaciónde entidadespúblicas. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
  • 4. Organizardocumentos 29 de oct. 4 TITULO V Articulo 21 Artículo 22 PARAGRAFO Articulo 23 Artículo 24 Artículo 25 Artículo 26 TITULO VI Articulo 27 Artículo 28 Artículo 29 GESTION DE DOCUMENTOS Programas de gestión documental. Los documentosemitidosporlos citadosmediosgozaránde la validezyeficaciade un documentooriginal,siempre que quede garantizadasu autenticidad,suintegridadyel cumplimientode losrequisitos exigidosporlasleyesprocesales. Procesosarchivísticos. Formación de archivos Obligatoriedad de las tablas de retención. De los documentos contables,notarialesy otros. Inventariodocumental. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Acceso y consulta de los documentos. Modificaciónde la ley 57 de 1985. Restriccionespor razones de conservación.
  • 5. Organizardocumentos 29 de oct. 5 TITULO VII Articulo 30 PARAGRAFO Artículo 31 TITULO VIII Articulo 32 Artículo33 Articulo 34 Artículo 35 Documentos administrativos. SALIDA DE DOCUMENTOS Documentoshistóricos. Sólo el archivo general de la nación autorizará, por motivos legales,procesos técnicosespecialesopara exposicionesculturales,la salida temporal de documentosde un archivo fuera del territorio nacional. CONTROL Y VIGILANCIA Visitas de inspección. Órgano competente. Normalización. Prevencióny sanción.
  • 6. Organizardocumentos 29 de oct. 6 TITULO IX Articulo36 Artículo37 Artículo 38 Artículo39 Articulo 40 Artículo 41 Articulo 42 PARAGRAFO Artículo 43 PARAGRAFO ARCHIVOS PRIVADOS Archivo privado. Asistenciaa los archivos privados. Registro de archivos. Declaración de interés cultural de documentosprivados. Régimende estímulos. Prohibiciones. Obligatoriedadde la clausula contractual. El desconocimientode estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente ya la imposiciónde las sancionesestablecidas en la ley. Protocolos notariales. Las personasjurídicas internacionalesconsedeso filiales en Colombia,enrelacióncon sus documentosde archivo, se regularán por las convencionesinternacionales y los contratos suscritos.En todo caso, el ArchivoGeneral de la Nación podrá recibir losdocumentos y archivos que deseentransferir.
  • 7. Organizardocumentos 29 de oct. 7 TITULO X Artículo 46 Artículo 47 Artículo 48 Artículo 49 TITULO XII Articulo 5 CONSERVACION DE DOCUMENTOS Conservaciónde documentos. Calidad de los soportes. Conservaciónde documentosen nuevos soportes. Los documentosde archivo de conservación permanente podrán ser copiados ennuevos soportes.En tal caso, deberá preverse un programa de transferenciade informaciónpara garantizar la preservacióny conservaciónde la misma. Reproducciónde documentos. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION Estímulos.
  • 8. Organizardocumentos 29 de oct. 8 TITULO XIII Artículo 51 Art 2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan: ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos? Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos” ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD DISPOSICIONES FINALES Apoyo de los organismos de control. Vigencias y derogatorias.
  • 9. Organizardocumentos 29 de oct. 9 ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL:agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web:www.archivogeneral.gov.co 3 Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
  • 10. Organizardocumentos 29 de oct. 10 de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL:agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C. Página Web:www.archivogeneral.gov.co 4 y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO REGISTRO DE ENTRADA AÑO MES DIA N.T. N.T. = Número de Transferencia NÚMERO DE ORDEN CÓDIGO Nombre de las Series, subseries o Asuntos FECHAS EXTREMAS Inicial
  • 11. Organizardocumentos 29 de oct. 11 Final Unidad de Conservación Caja Carpeta Tomo Otro Número de Folios Soporte Frecuencia de consulta Notas Elaborado por______________________________ Cargo____________________________________ Firma____________________________________ Lugar_________________ Fecha ______________ Entregado por__________________________ Cargo________________________________ Firma________________________________ Lugar_________________ Fecha__________ Recibido por___________________________ Cargo__________________________________ Firma___________________________________ Lugar_____________ Fecha_________________ ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas. ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público? 1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan. 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. 3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
  • 12. Organizardocumentos 29 de oct. 12 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo. 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o definitivamente de la entidad. 6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente. 3. SEGÚN EL ACUERDO 42 DE2002, RESPONDA: - Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Deben organizar sus archivos degestión de conformidad a las tablas de retención documental y concordancia a los manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad. ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos degestión? 1 Organizar los archivos degestión basándoseen la tabla de retención documental debidamente aprobada. 2 Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3La ubicación física de los documentos responderá a la conformidad de los expedientes, los tipos documentales seorganizaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la flecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al finalizar la carpeta. 4los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarán debidamente foliados para facilitar su ordenación consulta y control.
  • 13. Organizardocumentos 29 de oct. 13 5 las carpetas y demás unidades de conservación sedeben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: fondo, sección, subsección, seriey subserie, número de expediente, de folio y fechas extremas, numero de carpeta y de caja si fuera necesario. 6 las transferencias deben efectuarsede conformidad a lo estipulado en la tabla de retención documental , para ello se elabora un plan de transferencias, sesiguela metodología y recomendaciones que sobreel particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el archivo general de la nación. 7 las cajas que se utilicen para transferencias serán marcadas así: código de la dependencia cuando setrate transferencias primarias, fondo, sección , legados con su numero respectivo, libros cuando sea el caso identificados con su numero correspondiente, numero de consecutivo de caja, números de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. - Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos. Para trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo se debe llevar un registro en el que estipule la fecha del préstamo la identificación completa del expediente, numero total de folios y cargo de quien lo retira, término de devolución. Una vez terminado el plazo el responsabledel expediente debe hacer exigible su devolución. 4. Investigue y resumalaNTC 4095:NormaGeneral parala Descripción Archivística. La NTC fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04-16 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. Las empresas que colaboran con el estudio de esta norma a través de su participación en el comité técnico 000028 "archivística" dela STN del archivo general de la nación.
  • 14. Organizardocumentos 29 de oct. 14 Archivo general de la nación archivo general de Manizales Archivo histórico del atlántico banco de la república Armfilm fundación antioqueña para los estudios sociales Gobernación del Vaupés ministerio de justicia Universidad de caldas universidad del rosario Universidad nacional de Medellín universidad pedagógica tecnológica de Colombia Esta norma técnica colombiana recogeentonces la ultima versión (en español)difundida por el consejo internacional de archivos mas las adiciones propuestas. Es claro que esta norma, que pretende considerar todas las posibilidades de descripción archivística, es aplicable en su totalidad a los archivos históricos; para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la procedencia y al orden original de los documentos. la descripción se efectuara de una manera racionaly jerárquica, de lo general a lo particular, para lo cual identificaríamos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales respetarían el acervo de un archivo histórico: FONDO SUBFONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE UNIDAD ARCHIVÍSTICA (EXPEDIENTES) UNIDAD DOCUMENTAL (PIEZA).

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