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Necesitas vender, baja inversión y alta rentabilidad, eso si mucho trabajo, pero funciona

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Manual eventos Manual eventos Presentation Transcript

  • Manual de Eventos 2012 Jorge Zamora
  • 1.- Introducción2.- Proceso de eventos3.- Pre- evento4.-Durante el evento5.- Post- evento6.- Reflexiones
  • 1.- Introducción
  • Eventos, ¿cuál es su objetivo? Detectar Incrementar la Fortalecer la potenciales Posicionar-nos Dar a conocer Diferenciar-nos probabilidad relación declientes en fase de forma nuestra oferta por de éxito ende búsqueda o directa, person de servicios negocio. metodología y conseguir inquietud en almente y con con mensaje y casos de éxito. ventas, acelera SI SON CON BD nuevos fuerza. valor añadido. O NUEVOS ndo los cierres. sistemas.
  • ¿Por qué realizar Eventos? • Detectamos empresas en período de selección del producto. • Contacto personal con los asistentes. • Asisten personas del comité de dirección (tomadores de decisiones). VENTAJAS • Reciben una visión general de nuestra compañía, producto y método de trabajo, con la que nos posicionan de inmediato. • Clientes insatisfechos. • Asistencias de competidores. • Se precisa el día del evento un buen número de personas de laINCONVENIENTES compañía, técnicos, marketing, ventas y por supuesto dirección.
  • Proceso de Eventos Durante el Pre-evento Post-evento evento•Fijación de objetivos y •Registro de asistentes. •Agradecimientos yalcance del evento. •Presentación y seguimiento del contacto.•Definición de contenidos ejecución del evento. •Cualificación y asignacióny ponentes. •Evaluación y cierre. de leads al dpto. Comercial.•Logística del evento. •Evaluación final e interna•Convocatoria. del evento.•Planificación.
  • 2.- Pre-evento
  • Proceso de Eventos: Pre-evento Pre-evento Durante el evento Post-evento•Fijación de objetivos y alcance del evento.•Definición de contenidos y ponentes.•Logística del evento.•Convocatoria.•Planificación.
  • Objetivos y alcance del evento •Definir los objetivos del evento: - Producto/Servicio a promocionar - Público objetivo a convocar para conseguir los asistentes previstos - Planificación de la acción, fechas, horarios y sala. •Definir el público objetivo al que nos dirigimos para enfocar el evento a sus necesidades. •Determinar la acción de convocatoria: creatividad, mensaje y timings. •Crear un proceso de registro, presentar la campaña a TLMK y proceder a la invitación y promoción del evento. “Enseñarles lo que quieren ver, hablar en términos de beneficios y dotar de valor añadido al evento!”
  • Objetivos y alcance del evento Lo primero! Decidir si la presentación será con o sin cargo, siempre dependerá de los objetivos marcados. • Disminuye la cancelación o no asistencia de los confirmados. • Los asistentes tienen un interés real.Con cargo • Evento percibido como de mayor calidad, crea mayores expectativas. Ventajas • Los invitados gozan de alto poder decisorio. • Menor número de inscripciones. • Requiere un poder de convocatoria alto: empresa posicionada y reconocida.Con CARGO • Exige una convocatoria óptima en planificación y ejecución.00Desventajas • Mayor facilidad en los registros e interesados.Sin CARGO • Exige ser un evento de calidad pero no obligado a cumplir objetivos o expectativas para con los asistentes. Ventajas • Mayor inasistencia/cancelación, riesgo de quedarse con la sala vacía. • Menor consideración para con el evento.Sin CARGO • Mayor riesgo de asistencia poco interesada.Desventajas
  • Contenidos y ponentes Contenidos de valor enfocados a las necesidades de nuestro público objetivo. Crear una presentación , concisa y de contenido concreto en cada diapositiva, muy dinámica y que permita interactuar con la audiencia. Siempre incluir en nuestra presentación una agenda que presente los horarios, contenidos y el objetivo del evento y una primera introducción con la presentación de nuestra compañía. Presentar datos estadísticos de estudios de mercado, siempre ayuda a dar credibilidad a los datos expuestos en las presentaciones.
  • Contenidos y ponentes Procurar que 2 personas de la empresa realicen las presentaciones corporativas. Dirección General y Comercial, por ejemplo. Es trascendental que se involucren. Incluir un orador invitado y externo, que aporte una visión externa aumentará el valor e interés en nuestro evento: persona con experiencia en la industria, reconocido en el medio (asesor, consultor), un cliente satisfecho –caso de éxito, el fabricante… Preparar “identificadores” para que los datos principales de los ponentes sean visibles de forma permanente durante el acto.
  • Logística del evento, técnica y materialLugar, entorno, sala Ambiente, Luces, Ruido • Puede ser en un hotel, centro • Temperatura de la sala adecuada, ni empresarial, nuestras oficinas, etc. frío ni calor. Crea sensación de • Fundamental una buena situación y ansiedad o incomodidad y distrae una óptima comunicación del lugar. mucho la atención, además de influir • De fácil acceso en el día y a la hora del en la valoración del evento. evento. Que no suponga un esfuerzo o • Buena iluminación y desigual: más en el complicación, pues influye ponente, menor en el público y ninguna directamente en el número de en la pantalla de proyección. No utilizar asistentes. luces fluorescentes. • Sala siempre será adecuada en cuanto • El ruido es una de las peores a capacidad y ambientación. Afecta distracciones. Si en espacios directamente a la percepción del colindantes hay ruido la distracción es público. máxima. • Sala espaciosa pero no demasiado • Procuremos conseguir salas con una grande, a proporción con el número de buena distribución de asistentes. Preparemos siempre para entrada, mesas, coffee… menos asistentes que los confirmados. • Mesas juntas = mayor sensación de grupo y mejor transmisión del mensaje.
  • EVENTOS
  • A tener en cuenta…Contactar a los Definir las personas de •Definir y revisar los la empresa que medios técnicosproveedores necesarios:necesarios para dar asistirán al evento para atender a losun buen servicio invitados, mínimo 2 • Portátiles: todos los(coffeebreak, edeca documentos en 2 • Director General. personas. unidades. Informaciónnes, catering…) • Director Marketing o respaldada en CD. Ventas. • Proyector: dos mejor • Director de que uno y mínimo una Operaciones. lámpara de repuesto. • Consultores. • Pantalla: tamaño • Gerentes de proyecto. adecuado a la sala. • Pizarrón: respaldo para alguna explicación. Traer rotafolios. • Extensiones: de corriente, multienchuf e, de video. • Hoja de registro.
  • Branding El Branding está presente en todo el El día del evento necesitamos unosPersonalizar el evento con la imagen proceso, desde la convocatoria, el elementos mínimos: de empresa. Todo el proceso debe seguimiento e invitación personal, la Araña, pendones, folders, Carpetas ser coherente con la imagen facilidad y forma de personalizadas, oferta de valor de la corporativa y los mensajes a registro, cierre, agradecimientos, etc. compañía, Material de escritura: transmitir. Nuestro modo de actuación está blocs, bolígrafos, plumones, etc. posicionándonos constantemente.
  • Convocatoria•Definición del segmento con el público objetivo a convocar.•Invitaciones personalizadas: Mailing o e-mailing+ Telemarketing(Enviaremos siempre a un contactocon nombre y apellidos).Carta de invitaciónDíptico con agenda, horario, lugar y fechaCupón de inscripción –calltoactionEmail de refuerzo con link a registro via web.•Refuerzo con banners en website, social media, anuncio/nota de prensa…
  • Registro y confirmación Seguimiento de la invitación una vez enviadas las cartas y realización de llamadas de confirmación también un día antes del evento. Como acción de recordatorio y junto con la llamada de TLMK remitiremos email personalizado a todos los interesados. Siempre daremos un teléfono o email de contacto para recibir llamadas sobre el evento.“Invitaciones para toda la empresa, deben saber que se hace un evento.“
  • Planificación, presupuestos y plazos Definir un Plan con los plazos de ejecución de cada una de las actividades asociadas a la organización del evento. Evento 1-100 contactos días para Fechas Fechas Personas realizar Establecidas Seguimiento encargadas evento 1.- Establecer objetivos y alcance del evento. 1 día 2.- Definir contenidos y ponentes. 3 días 3.- Definir la logística del evento, técnica y 3 días material. 4.- Determinar y contratar sala. 2 días 5.- Definición de la base de datos. 3 días 6.- Selección del material a producir para las 1 día invitaciones. 7.- Producción y personalización para las 5 días invitaciones. 8.- Ensobrado. 1 día 9.- Envío. 1 día 10.- Seguimiento y confirmaciones. 11.- Montaje. 1 día 12.- Recepción y ejecución del evento. 1 día 13.- Contacto con los asistentes. 1 día 14.- Evaluación del evento. 1 día*Controlar el cumplimiento de los plazos previstos en el Plan con el fin de actuar sobre las posibles desviaciones.
  • Planificación, presupuestos y plazos Establecer • Establecer los objetivos ¿qué producto? ¿qué mensaje? –2 días objetivos y alcance • Según los objetivos tratar temas relacionados y determinar las ponencias más Definir contenidos y apropiadas, así como los ponentes más atractivos. –De 2 a 5 días ponentes Definir • Enumerar el material necesario en el evento y realizar el pedido, contratar logística del sala, montaje… -2 días evento, técnica y material • Si es necesario realizar un anteproyecto para depurar el segmento de nuestra Revisión BBDD y BBDD y optimizar así la recepción de las cartas de convocatoria. –De 2 a 5 días segmentación • Definición del mensaje, creación del concepto creativo y diseño de las piezas Selección del material a que conformarán el mailing de convocatoria. –7 días producir
  • • Coordinación y gestión de la impresión del material. –10 días Producción • Realización del volcado del segmento en las piezas del mailing de convocatoria:Personalizaci ón nombre empresa, dirección y contacto concreto. –2 días • Entregar a la empresa de manipulados el material y posterior envío por Correos… -Manipulación planificar con el proveedor los tiempos y definir si enviamos por paquetes o todo a y envío la vez. • Seguimiento de la convocatoria mínimo una semana después del envío de las cartasTelemarketin (máximo 1 mes), invitación personalizada a los contactos y actualización de la BBDD g con encuestas y datos varios derivados de las conversaciones. Recepción y • 1 díaejecución del evento • Seguimiento de los resultados obtenidos para seguir los leads y optimizar futuras Evaluación campañas. –Después de haber realizado el evento1
  • Planificación, presupuestos y plazos
  • 3.- Durante
  • Proceso de Eventos Pre-evento Durante el evento Post-evento •Registro de asistentes. •Presentación y ejecución del evento. •Evaluación y cierre.
  • Registro de asistentesEs importante definir la forma en que registraremos a los asistentes cuando lleguen alevento: Por registro electrónico Dejando tarjeta de presentación Registro manual, con lista impresa Pasando una lista para se registren ellos mismos.•Siempre habrá una persona en la entrada de la sala para que dar la bienvenida.•Evaluar si es necesario, poner “identificadores” que permitan dar a conocer los datos de losasistentes de forma permanente, durante el acto.
  • Las PresentacionesNuestro objetivo: ¡causar una primera impresión positiva! Tranquilo. Correctamente vestido. Mirar hacia delante Proyectar un lenguaje siempre (incluso corporal de confianza y durante “demo” de un tono de voz solución). optimista. Adaptar el tono y el Hacer la presentación vocabulario de la en el lado izquierdo de exposición al tipo de la sala. invitados (comerciales diferente de técnicos).
  • Las presentacionesConstruir un buen entendimiento con el grupo Preséntate a ti mismo y tu empresa (apertura). Cuéntales cuál es tu agenda. Diles tu objetivo (decisión que han de tomar al final de la presentación). Habla en términos de los intereses y problemas del grupo. Interactúa con la audiencia para medir el nivel de interés y atención.
  • Las presentacionesNo olvidemos… •Apertura: marcar el tono / determinar tema clave. •Narrar una historia: mantener su mente atraída. • Construcción del CASO. •Cronometrar: metas, pausas, sorpresas. •“Segue”: moverse de un punto a otro (transición). •“Punch”:frases impactantes. •Evitar el camino largo -pequeños cierres nos conducen al grande. •Estilo directo: pregunta por lo que quieres saber. •Conexión a Internet solo si es necesario, ocasiona distracciones.
  • Cierre de la presentación Ante las situaciones Lista de todas las Periodo de individuales, preguntas sin preguntas y compromete el responder y respuestas ¡Haz siguiente paso. compromiso de preguntas de ¡Pregúntales estudio, consulta “feedback”! directamente lo y respuesta. qué quieres saber!
  • La audiencia Saber qué piensan, el por qué de sus percepciones y actitudes, su forma de interpretar la realidad. Debemos escucharles, comprenderles y no solamente hablar, hablar y hablar. Las presentaciones han de mostrar los logros futuros del cliente. Número de asistentes a la presentación: •¡Es esencial un soporte audiovisual, las historias y el humor!
  • Agenda y duración¡Una agenda atractiva aumentará siempre el interés del público! 09.45 Recepción y entrega de documentación 10.00 Visión de mercado 10.30 Cómo elegir un socio estrategico en Marketing Performance 11.00 Café 11.20 Una solución sin precedentes de Gestión integrada: Marketing Performance .Leads que si se cierran 12.10 La metodología del éxito. Compromiso en el tiempo. 12.50 Comentarios, sugerencias y preguntas. Duración: entre 2 y 4 horas, mañana o tarde.
  • El Coffe-BreakNuestro objetivo: no tomar café. Atender al mayor número de asistentes posible.•Estrategia con las personas de nuestra compañía que asisten al evento. ¡Cada unodebe hablar mínimo con dos asistentes!•Clientes conflictivos: uno de nuestros directores atiende amablemente todos suscomentarios.•CompetenciaSi la detectamos antes, invitarles a que se vayan.Si la detectamos durante, uno de nuestros directores le ofrecerá cortésmente suretirada o su compromiso de buena y desapercibida conducta.
  • Evaluación de los asistentes•Apliquemos SIEMPRE una encuesta de satisfacción al terminar nuestros eventos. Conella podremos conocer aspectos de gran relevancia:Conocer si se cumplieron las expectativas de los clientesDetectar oportunidades de negocioConocer mas temas de interés de nuestro publico objetivo.Completar o enriquecer nuestra base de datosDetectar mejoras en la logística del evento…•Si damos algún obsequio a cambio, el índice de respuesta será mayor y siempre mejor,de mayor fiabilidad.
  • Post -evento
  • Proceso de Eventos Pre-evento Durante el evento Post-evento•Agradecimientos y seguimiento del contacto.•Cualificación y asignación de leads al dpto. Comercial.•Evaluación final e interna del evento.
  • Agradecimientos Enviar emailing personalizado, agradeciendo a todos los asistentes del evento y marcar el siguiente paso dependiendo de lo que hayan respondido en la encuesta. Enviar también emailing a todos aquellos que confirmaron pero no asistieron al evento, enviándoles la información adecuada y dándoles seguimiento, ya que estos también pueden convertirse en LEADS. Cerrar los concursos y/o premios utilizados como gancho en la convocatoria y colgar en el website, para aumentar su importancia. “¡Máximo dos días después del evento!“
  • Asignación de leadsUna vez pasada la información de las encuestas de satisfacción al CRM, seasignaran los leads al departamento comercial quién deberá seguir con elcontacto, a muy corto plazo.Ventajas de los leads que provienen de eventos:Ya están cualificadosHa empezado una relación con el prospectoConocen nuestra empresaTienen un interés alto en nuestras soluciones, están evaluando.“¡Debemos seguirlos a corto plazo!“
  • Evaluación y mediciónReunir, analizar y comunicar las calificaciones a los oradores, con el fin de mejorar eneventos futuros.Medir y analizar los resultados obtenidos, puntos fuertes y débiles del evento:Numero de invitaciones enviadasNumero de personas y empresas confirmadasNumero de asistentes y empresas finalesAnálisis del enriquecimiento obtenido en la base de datos: contactosnuevos, direcciones rectificadas, emails personales…Numero de leads cualificadosNumero de visitas concertadasNumero de proyectos cerradosCosto por leadVentas $$ de proyectos provenientes del eventoCoste por venta
  • ReflexionesResultado aceptable de un evento focalizado: 10 % respuesta sobre una base dedatos donde nuestra maquinaria de marketing ya ha estado trabajando.Resultado a nivel comercial: 1 o 2 ventas directas a corto plazo.“Los eventos son una excelente oportunidad de nuestra maquinaria demarketing y el contacto más directo de nuestra fuerza de ventas”
  • Una campaña concreta Mailing Mailing Evento y TLMK de TLMK LEADS selectivo Precual evento 1 campaña cada 2 meses.REQUISITOS OBJETIVOS RESULTADOS•Tener una BBDD •Conseguir la asistencia •Leads que precualificanactualizada y trabajada al evento de decisores •Nuestra empresa secon anterioridad. de negocio posiciona•Datos de campañas •Evento de tamaño •Enriquecemosanteriores registrados en medio, 20 asistentes segmento y BBDDCRM. aprox.•Definir objetivos, •Entrar en contactocreatividad, planificación directo con el target.de la campaña y script de •Iniciar y mantenerinvitación. relación con los•Definir objetivos, asistentes.contenidos, ponentes…para un evento de valor.
  • ¿Hasta dónde el marketing?Resultado del proceso de marketing Inicio del proceso de ventas Lead Lead precualificado cualificado1 en CRM