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MóDulo 15   Workshop De Planejamento EstratéGico 14jul08   Ok
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MóDulo 15 Workshop De Planejamento EstratéGico 14jul08 Ok

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  • 1. Módulo 15 Oficinas de Planejamento Estratégico Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1 Programa de Capacitação Gerencial
  • 2.
    • Sumário
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Sumário 1. O conceito de oficina 2. A preparação das oficinas 3. O funcionamento das oficinas 4. Os próximos passos
  • 3. O conceito da oficina Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 4. O que é a oficina? “ Oficinas de trabalho (também chamadas do workshops ) são eventos especiais envolvendo a alta e média direção da instituição para pensar e formular um projeto para o futuro da organização que geram as bases do plano estratégico da empresa ou entidade trabalhando em equipes e buscando consenso e unificando visão, missão, princípios e valores” Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 5. Por que fazer uma oficina?
    • Construção compartilhada do propósito da instituição;
    • As grandes estratégias, os objetivos, metas e desafios para a empresa ou entidade;
    • De uma forma estruturada, rápida e consensual.
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 6. Participantes das oficinas
    • Quem deve participar das oficinas?
      • - Quem participa do processo decisório
      • - Quem tem algo a contribuir
      • - Quem vai participar da implantação
      • - Os formadores de opinião
      • - Os líderes, gerentes e supervisores
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 7. Duração
    • Entre 1 a 4 dias
    • Em tempo integral
    • Depende:
      • - do tipo e do porte da instituição
      • - da situação e da prontidão
      • - do estágio de implantação da gestão estratégica
      • - do nível de intervenção recomendado
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 8. O facilitador
    • É o coordenador geral da oficina
    • Cuida dos aspectos de aplicação prática das metodologias e dos exercícios e dos trabalhos em equipe
    • Coordena a montagem das equipes e acompanha os seus trabalhos
    • Administra o tempo
    • Zela pela produção escrita das conclusões das equipes de trabalho e de síntese
    • Tem continuidade depois das oficinas
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  • 9. O instrutor
    • Sem envolvimento direto com os negócios ou atividades da instituição
    • Distanciamento quanto ao mérito das matérias discutidas
    • Tem o papel de expor a conceitual e a metodológica
    • Esclarece dúvidas, reforço e revisão dos conceitos
    • Não entra no julgamento da qualidade das conclusões das equipes de trabalho
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito das oficinas
  • 10. Vantagens de ter duas funções
    • Melhor funcionamento das oficinas
    • Separa aspectos instrucionais e de facilitação
    • Cada tarefa requer conhecimentos, habilidades e perfis psicológicos e profissionais diferentes
    • O papel do instrutor se extingue ao final das oficinas
    • O trabalho do facilitador continua...
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito das oficinas
  • 11. A preparação das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 12. O compromisso da direção “ Garantir a compreensão, o apoio e o comprometimento firme da mais alta direção da organização com o evento e com suas conseqüências” Caso isto não seja garantido e não se consiga caracterizar a prontidão necessária para se assegurar um alto grau de sucesso neste esforço, recomenda-se adiar a realização das oficinas ! Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 13. Alguns conselhos
    • Uma oficina eficaz deve ser concentrada no tempo
    • Pessoas-chave devem estar desde o começo
    • Retardatários atrapalham, pois querem discutir matéria vencida
    • Saídas no meio prejudicam menos que entradas no meio!
    • Evitar domingos e feriados
    • Sugestão: quinta, sexta e sábado
    • Evento de congraçamento e aquecimento na noite anterior
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 14. Escolha do local
    • Longe do local de trabalho
    • Ambiente sossegado e inspirador
    • Evitar possibilidades de interferências e ‘entradas e saídas’
    • Sem celular e sem internet
    • Refeições no local, simples e leves
    • É bom dormir no local, se possível
    • Vestimentas informais, sem terno e gravata
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 15. Convocação e convites
    • Variedade e diversidade:
      • - mulheres e homens
      • - jovens promissores, gerentes e dirigentes
      • - técnicos, vendedores e produção
      • - pessoal da sede e das regionais
      • - pessoal da infra-estrutura: finanças, recursos humanos, sistemas, qualidade,
      • - administração geral
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 16. Escolha do facilitador
    • A posição do facilitador é muito delicada:
    • não pode ser autoritário a ponto de inibir a livre manifestação dos participantes
    • não pode perder o controle do processo como um todo
    • controla o tempo e o conteúdo
    • zela pelo bom clima entre participantes
    • zela pelo trabalho da equipe de síntese:
    •  ela não pode se desviar do material recebido !
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 17. Escolha do instrutor
    • Articulação e flexibilidade para contornar obstáculos e emergências
    • Evitar que problemas pré-existentes aflorem durante as oficinas
    • Uma pessoa externa terá vantagens para operar com isenção e neutralidade
    • Deve ser visto como não-comprometido com “esquemas” ou com eventuais disputas políticas internas
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 18. Material de leitura prévia
    • Resultados de diagnósticos
    • Relatórios de levantamento de satisfação de clientes
    • Levantamentos e estudos de mercado
    • Resultados de benchmarking
    • “ Cases ”, análises, balanços, posicionamentos
    • Artigos e outros documentos úteis para aquecimento prévio dos participantes
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 19. Material didático
    • Distribuir, no início, apostila com cópia de todas as transparências
    • contendo também os enunciados dos exercícios que serão executados durante as oficinas
    • e recomendações aos participantes sobre como se comportar nos trabalhos em equipes
    • Projeção e debates sobre filmes didáticos e motivacionais, antes ou durante as oficinas
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 20. Tópicos da oficina
    • Apresentações conceituais
    • Trabalhos em equipes
    • Apresentações em plenário
    • Síntese dos trabalhos
    • Comentários por escrito
    • Filmes inspiradores
    • Momentos de descontração
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  • 21. O funcionamento das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 22. Principais características (1)
    • usar uma dinâmica interativa e participativa
    • alternar, cuidadosamente, exercícios práticos com exposições conceituais e metodológicas
    • usar exercícios e trabalhos em equipes para analisar a própria entidade em questão
    • empregar mais tempo “fazendo” do que “ouvindo”
    • trabalhar tudo em equipe e, praticamente, nada sozinho
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 23. Principais características (2)
    • delinear os pontos mais relevantes, porém sem a preocupação de esgotar a matéria
    • envolver e comprometer a direção, a média gerência e o pessoal-chave da organização
    • ter um formato flexível
    • adaptar seu conteúdo e roteiro, considerando-se o porte, complexidade, diagnóstico e prontidão da instituição
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 24. Principais características (3)
    • valorizar o processo tanto quanto o produto final dos trabalhos
    • valorizar as pessoas, suas atitudes e suas contribuições
    • evitar que posições hierárquicas, históricos de amizades ou de desavenças, e características de personalidade prejudiquem
    • evitar críticas que inibam participações, especialmente nos trabalhos em equipes
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 25. As exposições conceituais
    • Em reuniões plenárias, com todos presentes
    • usando-se as melhores técnicas de comunicação audiovisual disponíveis
    • projeções multimídia, de slides coloridos, em PowerPoint, animadas, com mouse sem fio...
    • Cuidado: a tecnologia e a “pirotecnia” podem ajudar, mas não devem “ofuscar” o conteúdo!!!
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 26. Os trabalhos em equipe
    • Os exercícios serão executados por quatro a seis equipes, de quatro a seis pessoas cada
    • Exercícios pré-formatados: análise externa, análise interna, visão, missão, princípios, valores, portfólio, estratégias, objetivos e metas...
    • O facilitador roda as equipes para orientar e esclarecer eventuais dúvidas,
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 27. A montagem das equipes (1)
    • Evitar que chefe e subordinados diretos, irmãos, marido e mulher, pais e filhos... fiquem na mesma equipe
    • Dar preferência, na escolha de relatores e moderadores, àqueles que ainda não exerceram aquela função
    • Nas equipes não há hierarquia, só a do moderador e do relator
    • Opiniões devem ser acatadas ou recusadas “pelo seu próprio mérito”
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 28. Os resultados dos trabalhos
    • Os resultados dos trabalhos das equipes serão transcritos, a mão, resumidamente, em transparências (somente os resultados!)
    • Opiniões irreconciliáveis devem ser registradas
    • Serão apresentadas, pelo relator da equipe, a todos os participantes, em plenário
    • Durante as apresentações dos relatores, não serão feitos debates
    • No máximo, esclarecimentos de dúvidas
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 29. A equipe de síntese
    • Trabalhando simultaneamente
    • Não tem liberdade para criar!
    • Só trabalha com material recebido
    • Identifica os pontos mais citados
    • Busca dar um sentido de unidade aos resultados
    • Produz um documento que, é copiado e distribuído aos participantes, para opinarem por escrito
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 30. Características da equipe de síntese
    • Ter conhecimento dos conceitos e da metodologia
    • Serem isentos e reconhecidos como tal pelos participantes
    • Pessoas imparciais, justas, capazes de colocar de lado suas paixões, preferências ou convicções
    • Não colocar pessoas-chave da organização na equipe de síntese
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  • 31. Os próximos passos Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  • 32. Acabou a oficina... e agora?
    • Antes de terminar a oficina, é preciso ‘amarrar o sino no pescoço do gato’...
    • Lista de providências urgentes e imediatas decorrentes da oficina
    • Com um Plano de Ação, deve-se responder às perguntas: o que, quem , como, até quando...
    • Em princípio, tudo que deve ser feito nos próximos 90 dias precisa ser listado e planejado
    • Facilitador precisa ser designado neste ponto
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  • 33. Avaliação da oficina
    • Sugere-se o método ‘plus-delta’
    • Cada participante anota, num papel, até três coisas das quais gostou na oficina e até três coisas das quais não gostou
    • O facilitador,alternando, pede que as pessoas leiam , uma de cada vez, o que escreveram
    • Duas pessoas escrevem, no quadro, em duas colunas
    • Matéria já falada não deve ser repetida
    • A avaliação fará parte do documento final
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  • 34. Providências para os próximos passos (1)
    • Designação formal do facilitador de gestão estratégica
    • Finalização do documento, com as conclusões da oficina
    • Complementação e compatibilização quantitativa e qualitativa dos objetivos e metas
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  • 35. Providências para os próximos passos (2) Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
    • Detalhamento e compatibilização dos planos de ação, dos planos de capacitação, dos orçamentos de investimentos e do orçamentos estratégico
    • Apresentação e aprovação do documento final pela Direção
    • Marcar data, local e condições para a próxima reunião geral, para divulgação e conhecimento do que foi aprovado pela Direção
  • 36. Questões para reflexão e debates
    • 1. Quais as principais motivações para a realização de uma oficina de planejamento estratégico?
    Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico
  • 37.
    • 2. Que características pessoais e profissionais devem ter e como se deve escolher o facilitador e o instrutor para uma oficina de planejamento estratégico numa organização?
    • Dê exemplos
    Questões para reflexão e debates Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico
  • 38.
    • 3. Como assegurar que uma oficina não acabe sendo ‘mais uma boa idéia’ que não teve acompanhamento nem resultados práticos para a organização?
    Questões para reflexão e debates Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico