Learn The Keys 
To Effective 
Email 
Negotiation




        © 2009 Dr. Julie Miller, Inc. & Jeanette Nyden, J.D. All Righ...
Today’s Speakers: 
  Dr. Julie Miller 
     •  President, Business Writing That 
        Counts! 
     •  Author, Business...
Good Writing is Good Business
Good Writing is Good Negotiating
Today’s Speakers: 
Jeanette Nyden, J.D. 
       •  President, J. Nyden & Co, A 
          negotiation skills training comp...
Yes or No 
1.  Are you buying or selling 
    something on behalf of your 
    company? 
2.  Are you discussing the terms ...
You are Negotiating! 
            If you answered “yes” 
            to any one of these 
            questions you are 
 ...
Excellence in Email Negotiation 
Establish excellence in 
email negotiation by 
combining both good 
writing techniques wi...
What is your intention when you 
          negotiate?
To negotiate 
simply means that 
 you are having a 
  back and forth 
   conversation 
aimed at reaching 
  an agreement.
More screen 
time and less 
face time = 
more email 
negotiations
No Deal! 
A Harvard                    Negotiation Failure 
research study                      Rate 

noted that:        ...
Just Like Flipping a Coin!
Case Study: Trudy 
         •  Trudy: Account 
            Manager for a small 
            software company 
         •  ...
Two Ways to Pay Trudy’s 
             Company 
1. Base Royalty for the 
  privilege of re­selling the 
  software 
       ...
Case Study: John 
•  John works for a very 
   large corporation as a 
   purchasing officer 
•  John’s company is 
   con...
From John to Trudy 


Our company does not want to pay the Base Royalty you quoted in one 
lump sum, so you will have to c...
From John to Trudy 
                                                     Wants to change 
                                ...
Response from Trudy Back to John 




Sorry, like I said on the phone we expect our 
Base Royalty payment up front. Our co...
Response from Trudy Back to John 
        Are you really     What exactly did 
       sorry! It sounds    she say on the 
...
Trudy Needs to Win the Business
Trudy needs to learn how 
       to make a 
  winning counteroffer!
  winning counteroffer! 
Anticipate Tradeoffs
Tradeoff 
•  Tradeoff is something 
   of value that you give 
   in exchange for 
      exchange 
   something of value i...
First, Trudy asks herself  . . . 

                      What costs 
                      us little but 
                ...
Trudy’s Dilemma 
•  John’s proposal to 
   extend the payments 
   costs a lot to her little 
   company.
Then, she asks herself . . . 


                  What do we 
                  want from them 
                  that giv...
Trudy’s Solution 

     What if the customer 
 promises to buy a minimum 
number of licenses from us? 
Those payments woul...
Make all counteroffers using 
    “if­then” language
A Winning Counteroffer 
If your company could commit to 
X number of licenses installed, 
then we could bill the Base 
Roy...
Good Writing is Good Negotiating
Reader­Focused Writing
vs. Writer-Focused
Writer­Focused Writing 

Dear Valued Customer, 

Your email has been received. Your request will be processed within two 
...
Reader­Focused Writing 

Dear Ms. Jones, 

Thank you for requesting information about trimming trees near power lines. I h...
Reader­Focused Activity 
  Task: Write to the following readers about issues 
  concerning a new billing software system y...
Reader Questions
What does my reader need to know? 
How will I tell my reader this information? 

   Details 
   Terminolo...
Reader Awareness 
               CEO: Company Overview 


The prospective  billing system will improve our productivity in...
Reader Awareness 
                CFO: Financial Impact 


The purchase of a new billing system in the Accounts 
Receivabl...
Reader Awareness 
                        IT: Staff Impact 


We are close to finalizing the purchase of a piece of update...
Staying reader focused 
applies equally to negotiating 
          via email!
Remember the Reader 
     Whose Negotiating With You? 
•    Gatekeeper? 
                              Each of these 
•   ...
Your Purpose 
   Tip #1
Strong Topic Sentence 
        Tip #2
Lead with the Main Idea 


The new billing system in the Accounts 
Receivable Dept. will have the following 
two immediate...
Reader and Tone 


 Partners in
your message
Writer’s Tone 




What’s yours?
Type of Writer’s Tone
What Impacts Tone? 
Word Choice 
•  Personal pronouns (I, you) 
•  Names vs. titles 
•  Technical terms or abbreviations 
...
Writer­Focused Writing 

Dear Valued Customer, 
Your email has been received. Your request will be processed within two 
 ...
Writer­Focused Writing 
                                    Title

Dear Valued Customer, 
Your email has been received. Yo...
Writer­Focused Writing 

Dear Valued Customer, 
Your email has been received. Your request will be processed within two 
b...
Writer­Focused Writing 

Dear Valued Customer, 
Your email has been received. Your request will be processed within two 
b...
Tone Before 


Our company does not want to pay the Base 
Royalty you quoted in one lump sum, so you 
will have to come up...
Tone Adjustments
•  Ask how message would be said 

•  Greet your reader 

•  Be polite 

•  Avoid flaming 

•  Write the ...
New and Improved Email to 
                         Trudy 


Trudy, 
As we continue our evaluation of your proposal, I wan...
New and Improved Email to 
       Name only 
                       Trudy 
        Greeting



Trudy, 
As we continue our ...
New and Improved Email to 
                         Trudy 
                                                               ...
New and Improved Email to 
                         Trudy 

Trudy,      The structure presents 
            a very clear m...
New and Improved Email to 
                         Trudy 

Trudy, 
As we continue our evaluation of your proposal, I want...
New and Improved Email to 
                           Trudy 
                       Explains where they 
                 ...
New and Improved Email to 
                         Trudy 

Trudy,                                                        ...
New and Improved Email to 
                             John 
              More 
             formal 
            greetin...
New and Improved Email to 
                             John 
                                                            ...
New and Improved Email to 
                             John 

                                      Structure of 
Hi John...
New and Improved Email to 
                             John 


Hi John: 

Thank you for bringing this item to my attentio...
New and Improved Email to 
                              John 
              Sets out her 
        company’s reasoning 
  ...
New and Improved Email to 
                             John 


Hi John: 

Thank you for bringing this item to my attentio...
New and Improved Email to 
                             John 


Hi John: 

Thank you for bringing this item to my attentio...
Good Writing is Good Negotiating
Negotiation Resources 
                J. Nyden & Co., Inc. 

Negotiation      Negotiation              Meeting 
Skills Tr...
Email Negotiations With Dr. Miller And Jeanette Nyden
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Email Negotiations With Dr. Miller And Jeanette Nyden

346
-1

Published on

More screen time and less face time equals more email negotiations. Use this one-hour webinar to help you achieve success with email negotiations.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
346
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
29
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Email Negotiations With Dr. Miller And Jeanette Nyden

  1. 1. Learn The Keys  To Effective  Email  Negotiation © 2009 Dr. Julie Miller, Inc. & Jeanette Nyden, J.D. All Rights Reserved. 
  2. 2. Today’s Speakers:  Dr. Julie Miller  •  President, Business Writing That  Counts!  •  Author, Business Writing That Counts!  •  Keynote Speaker  •  Business Writing Trainer, Coach,  Consultant  •  Julie@drjuliemiller.com
  3. 3. Good Writing is Good Business
  4. 4. Good Writing is Good Negotiating
  5. 5. Today’s Speakers:  Jeanette Nyden, J.D.  •  President, J. Nyden & Co, A  negotiation skills training company!  •  Author, Negotiation Rules!  •  Keynote Speaker  •  Negotiation Trainer, Coach, and  Business Attorney  •  JN@jnyden.com or 206­723­3472  •  www.jnyden.com
  6. 6. Yes or No  1.  Are you buying or selling  something on behalf of your  company?  2.  Are you discussing the terms of  that sale/purchase  (deliverables, duration,  schedule)?  3.  Are you trying to reach an  agreement with other  teams/departments within your  company?
  7. 7. You are Negotiating!  If you answered “yes”  to any one of these  questions you are  negotiating.
  8. 8. Excellence in Email Negotiation  Establish excellence in  email negotiation by  combining both good  writing techniques with  good negotiation  techniques
  9. 9. What is your intention when you  negotiate?
  10. 10. To negotiate  simply means that  you are having a  back and forth  conversation  aimed at reaching  an agreement.
  11. 11. More screen  time and less  face time =  more email  negotiations
  12. 12. No Deal!  A Harvard  Negotiation Failure  research study  Rate  noted that:  50%  – 19% of face­to­  40%  face  30%  Face to  Face  – 50% of email  –  20%  Email 10%  0% 
  13. 13. Just Like Flipping a Coin!
  14. 14. Case Study: Trudy  •  Trudy: Account  Manager for a small  software company  •  Negotiating with John  and his company to  license a piece of  software her company  developed
  15. 15. Two Ways to Pay Trudy’s  Company  1. Base Royalty for the  privilege of re­selling the  software  AND  2. Price per license  installed in each  computer
  16. 16. Case Study: John  •  John works for a very  large corporation as a  purchasing officer  •  John’s company is  considering  purchasing a piece of  software from Trudy’s  company
  17. 17. From John to Trudy  Our company does not want to pay the Base Royalty you quoted in one  lump sum, so you will have to come up with some other alternative if you  really want our business.  Please let me know ASAP.  Thx,  J~
  18. 18. From John to Trudy  Wants to change  the terms Trudy  quoted him  Our company does not want to pay the Base Royalty you quoted in one  lump sum, so you will have to come up with some other alternative if you  really want our business.  Please let me know ASAP.  So Casual Thx,  J~ 
  19. 19. Response from Trudy Back to John  Sorry, like I said on the phone we expect our  Base Royalty payment up front. Our company  cannot afford to spread the payments out.  That’s crazy.
  20. 20. Response from Trudy Back to John  Are you really  What exactly did  sorry! It sounds  she say on the  so sarcastic  phone?  Sorry, like I said on the phone we expect our  Base Royalty payment up front. Our company  cannot afford to spread the payments out.  Referring  That’s crazy.  to what  your  company  can’t afford  is a big No­  No
  21. 21. Trudy Needs to Win the Business
  22. 22. Trudy needs to learn how  to make a  winning counteroffer! winning counteroffer! 
  23. 23. Anticipate Tradeoffs
  24. 24. Tradeoff  •  Tradeoff is something  of value that you give  in exchange for  exchange  something of value in  return.
  25. 25. First, Trudy asks herself  . . .  What costs  us little but  gives them a  lot of value?
  26. 26. Trudy’s Dilemma  •  John’s proposal to  extend the payments  costs a lot to her little  company.
  27. 27. Then, she asks herself . . .  What do we  want from them  that give us a lot  of value?
  28. 28. Trudy’s Solution  What if the customer  promises to buy a minimum  number of licenses from us?  Those payments would offset  breaking the Base Royalty  Fee into payments!
  29. 29. Make all counteroffers using  “if­then” language
  30. 30. A Winning Counteroffer  If your company could commit to  X number of licenses installed,  then we could bill the Base  Royalty Fee in 4 quarterly  payments. Is that something that  your company could agree to?
  31. 31. Good Writing is Good Negotiating
  32. 32. Reader­Focused Writing
  33. 33. vs. Writer-Focused
  34. 34. Writer­Focused Writing  Dear Valued Customer,  Your email has been received. Your request will be processed within two  business days during regular hours. If additional information is required, you will  be contacted with a second email.  If you have a technical concern, allow more processing time as a technical staff  member may need to resolve your problems.  If your request has been completed, you will receive no further communication.  Customer Service
  35. 35. Reader­Focused Writing  Dear Ms. Jones,  Thank you for requesting information about trimming trees near power lines. I have forwarded your  email to the appropriate technician who will contact you directly if he needs additional information to  address your concerns.  Please be aware that it may take longer than two business days before you hear from us. I apologize  for any inconvenience. Our technicians have been busy assessing the damage caused by recent  storms.  If you would like an update on your request, feel free to call 555­1111 Monday through Friday  between the hours of 8:00 a.m. and 4:00 p.m. Anyone in the department would be glad to assist you.  Thank you,  Bob Smith
  36. 36. Reader­Focused Activity  Task: Write to the following readers about issues  concerning a new billing software system you are  purchasing.  •  CEO  •  CFO  •  IT Staff
  37. 37. Reader Questions What does my reader need to know?  How will I tell my reader this information?  Details  Terminology/Vocabulary  Delivery vehicle: email 
  38. 38. Reader Awareness  CEO: Company Overview  The prospective  billing system will improve our productivity in  three ways. First, revenue reporting will become more  consistent. Second, the graph option provides quick views of  revenue indicators. The graphs will be used as part of the  monthly financial report packaging. Finally, fewer man­hours will  be required to complete reports. Because productivity will be  enhanced, management recommends reducing the work week  by four hours.  If you have any questions about this software, I  can be reached at 206.555.4444.
  39. 39. Reader Awareness  CFO: Financial Impact  The purchase of a new billing system in the Accounts  Receivable Dept. will have the following two immediate  financial impacts. First, a six­hour employee time loss will  occur due to a system shut down for installation. Second, a  20 percent loss of business will occur during the system  activation because of the call center closure. These two  impacts, though not originally budgeted, may necessitate a  revised budget estimate.
  40. 40. Reader Awareness  IT: Staff Impact  We are close to finalizing the purchase of a piece of updated billing  software. The purchase will impact you in two ways. First, all of the  IT staff will be trained on how to use the new system and how to  troubleshoot problems. Second, you may experience up to six  hours of downtime during the installation. The Purchasing Dept. will  email you to inform you of the date of scheduled installation. HR will  email you to confirm the dates for staff training.  If you have any  questions or concerns, please contact Joanne in Purchasing at  684­3333 or Lorraine in HR at 684­1235.
  41. 41. Staying reader focused  applies equally to negotiating  via email!
  42. 42. Remember the Reader  Whose Negotiating With You?  •  Gatekeeper?  Each of these  •  Decision Maker?  negotiators will have  •  Information Gatherer?  a different  •  Company Owner?  perspective. perspective.  •  Your Boss? 
  43. 43. Your Purpose  Tip #1
  44. 44. Strong Topic Sentence  Tip #2
  45. 45. Lead with the Main Idea  The new billing system in the Accounts  Receivable Dept. will have the following  two immediate financial impacts.
  46. 46. Reader and Tone  Partners in your message
  47. 47. Writer’s Tone  What’s yours?
  48. 48. Type of Writer’s Tone
  49. 49. What Impacts Tone?  Word Choice  •  Personal pronouns (I, you)  •  Names vs. titles  •  Technical terms or abbreviations  •  Active vs. passive verbs  Sentence Structure  •  Length  •  Variety  •  Statement vs. question  •  Formal vs. informal
  50. 50. Writer­Focused Writing  Dear Valued Customer,  Your email has been received. Your request will be processed within two  Tone business days during regular hours. If additional information is required, you will  be contacted with a second email.  If you have a technical concern, allow more processing time as a technical staff  member may need to resolve your problems.  If your request has been completed, you will receive no further communication.  Customer Service 
  51. 51. Writer­Focused Writing  Title Dear Valued Customer,  Your email has been received. Your request will be processed within two  business days during regular hours. If additional information is required, you will  be contacted with a second email.  If you have a technical concern, allow more processing time as a technical staff  member may need to resolve your problems.  If your request has been completed, you will receive no further communication.  Customer Service 
  52. 52. Writer­Focused Writing  Dear Valued Customer,  Your email has been received. Your request will be processed within two  business days during regular hours. If additional information is required, you will  be contacted with a second email.  If you have a technical concern, allow more processing time as a technical staff  member may need to resolve your problems.  If your request has been completed, you will receive no further communication.  Little  variety Customer Service 
  53. 53. Writer­Focused Writing  Dear Valued Customer,  Your email has been received. Your request will be processed within two  business days during regular hours. If additional information is required, you will  be contacted with a second email.  Passive  If you have a technical concern, allow more processing time as a technical staff  voice member may need to resolve your problems.  If your request has been completed, you will receive no further communication.  Customer Service 
  54. 54. Tone Before  Our company does not want to pay the Base  Royalty you quoted in one lump sum, so you  will have to come up with some other  alternative if you really want our business.  Please let me know ASAP.
  55. 55. Tone Adjustments •  Ask how message would be said  •  Greet your reader  •  Be polite  •  Avoid flaming  •  Write the way you speak 
  56. 56. New and Improved Email to  Trudy  Trudy,  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John
  57. 57. New and Improved Email to  Name only  Trudy  Greeting Trudy,  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  58. 58. New and Improved Email to  Trudy  Tone is more  formal and also  positive Trudy,  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  59. 59. New and Improved Email to  Trudy  Trudy,  The structure presents  a very clear message  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  to the reader important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  60. 60. New and Improved Email to  Trudy  Trudy,  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Salutation Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  61. 61. New and Improved Email to  Trudy  Explains where they  are in the process and  offers a  counterproposal to  Trudy’s proposal Trudy,  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  important point for your consideration:  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  62. 62. New and Improved Email to  Trudy  Trudy,  Using  As we continue our evaluation of your proposal, I wanted to bring up one  language to  important point for your consideration:  indicate would  like to work this  Due to annual budgetary constraints on the business unit, we’d appreciate if  deal out. you can have the payment terms of the Base Royalty amount spread across  18 months, in either semi­annual or quarterly intervals.  Please let me know your thoughts on the above. I hope to be able to close this  deal soon.  Thank you,  John 
  63. 63. New and Improved Email to  John  More  formal  greeting Hi John:  Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  64. 64. New and Improved Email to  John  Tone suggests  that they want  to work with  John’s  Hi John:  company. Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  65. 65. New and Improved Email to  John  Structure of  Hi John:  argument lays out  her reasoning for the  Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  counterproposal With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  66. 66. New and Improved Email to  John  Hi John:  Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Name only is  conveys more  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  distant tone Trudy. 
  67. 67. New and Improved Email to  John  Sets out her  company’s reasoning  for it’s pricing model in  Hi John:  a non­confrontational  manner. Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point  for our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment  structure, we are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  68. 68. New and Improved Email to  John  Hi John:  Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  Uses if­then  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  language to invite a  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  conversation are re­calculating the other pricing too.  If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then we  could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  69. 69. New and Improved Email to  John  Hi John:  Thank you for bringing this item to my attention.  We would also like to close the business model  discussion soon.  Makes a tradeoff in  With regard to the Base Royalty being spread out over time, the Base Royalty is the starting point for  her counteroffer to  our entire pricing model. Since you are asking us to change the Base Royalty payment structure, we  are re­calculating the other pricing too.  John If your company would commit to a minimum of X licenses at the base rate of $X per license, then  We could we offer your company 4 quarterly Base Royalty payments.  Is this something that your company could agree to? I look forward to hearing from you soon,  Trudy. 
  70. 70. Good Writing is Good Negotiating
  71. 71. Negotiation Resources  J. Nyden & Co., Inc.  Negotiation  Negotiation  Meeting  Skills Training  Coaching  Facilitation and  (team and one­  Mediation  on­one)  Negotiation  E­learning and  Negotiation  Skills  webinars  Rules!  Assessment  www.jnyden.com | jn@jnyden.com | 206­723­3472

×