Planeación de la implantación de sistemas de información en las PYME mexicanas

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Se presenta una herramienta de planeación que relaciona la madurez organizacional y los factores críticos de éxito para la implantación de sistemas de información basados en tecnologías de información y comunicaciones (SI/TIC). La herramienta se aplicó en la evaluación de una PYME comercializadora que busca automatizar sus operaciones diarias. Los resultados muestran que la madurez organizacional y los factores críticos de éxito se relacionan a través de las áreas de proceso presentes en la organización, esto permitió desarrollar un plan de implantación orientado a mejorar las capacidades de la organización con respecto al uso del SI/TIC seleccionado.

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  • lunes, 21 de septiembre de 2009 Control Sistematizado y Técnicos en Obra S.A. de C.V.
  • Planeación de la implantación de sistemas de información en las PYME mexicanas

    1. 1. Planeación de la Implantación de Sistemas de Información en las PYME mexicanas Primer Congreso Internacional en México sobre la MIPYME El Impacto de la Investigación Académica en el Desarrollo de la MIPYME 2 de Septiembre de 2009 <ul><li>Jesús Marcelo Ramírez Arias </li></ul><ul><ul><li>Universidad Nacional Autónoma de México </li></ul></ul><ul><ul><li>[email_address] </li></ul></ul>
    2. 2. Introducción <ul><li>70% de los proyectos de SI/TIC no cumplen con los beneficios esperados. </li></ul><ul><li>26% de los ejecutivos mexicanos que invirtieron en TIC lo seguirán haciendo. </li></ul><ul><li>43% no piensa volver a invertir en la tecnología. </li></ul><ul><li>31% restante aún lo esta evaluando. </li></ul>
    3. 3. Introducción <ul><li>Los SI/TIC, a través de la integración y automatización de procesos abren la posibilidad de crecimiento en las organizaciones y en especial las PYME. </li></ul><ul><li>Muchas PYME no están preparadas para adaptarse a este tipo de tecnologías. </li></ul><ul><li>Los SI/TIC requieren de una organización estructurada para entregar los beneficios que ofrecen. </li></ul>
    4. 4. Introducción <ul><li>La infusión y difusión de la tecnología en las organizaciones </li></ul><ul><ul><li>Sullivan (1985), encontró dos factores relacionados con los métodos de planeación aplicados por organizaciones que usan exitosamente los SI/TIC </li></ul></ul><ul><ul><li>Dichos factores son: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Infusión </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Difusión </li></ul></ul></ul>
    5. 5. Introducción <ul><li>Infusión </li></ul><ul><ul><li>Una compañía con un bajo grado de infusión con respecto a las tecnologías de información percibe que estas herramientas aun no son estratégicas para su negocio. </li></ul></ul><ul><ul><li>Una compañía con un alto grado de infusión encuentra que la tecnología es crucial para el desarrollo de sus actividades. </li></ul></ul>
    6. 6. Introducción <ul><li>Difusión </li></ul><ul><ul><li>Una organización con un bajo grado de difusión es aquella con una fuerte orientación al procesamiento centralizado de datos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Una organización con un alto grado de difusión es aquella que usa ampliamente las TIC, las unidades de negocio y gerentes funcionales toman la responsabilidad para el desarrollo y operación de sus propios sistemas de información </li></ul></ul>
    7. 7. Introducción Niveles de Crecimiento Planeación de Sistemas de Negocio Factores Críticos de Éxito Enfoque Ecléctico de Planeación Infusión (Impacto) Difusión (Implantación)
    8. 8. Introducción <ul><li>La infusión y difusión de las TIC en las PYME </li></ul><ul><ul><li>Sólo 20% de los trabajadores en México tiene acceso a una PC. </li></ul></ul><ul><ul><li>El procesamiento de datos no es responsabilidad de una persona definida formalmente dentro de la organización </li></ul></ul><ul><ul><li>Es necesario generar una mayor difusión de la tecnología para asegurar el éxito de estas iniciativas. </li></ul></ul>
    9. 9. Introducción Niveles de Crecimiento Planeación de Sistemas de Negocio Factores Críticos de Éxito Enfoque Ecléctico de Planeación Infusión (Impacto) Difusión (Implantación) PYME
    10. 10. Introducción <ul><li>Modelo de Madurez (Niveles de Crecimiento) </li></ul><ul><ul><li>Es el conjunto de los procesos organizados en niveles (denominados de madurez) con los que debería contar una organización. </li></ul></ul><ul><ul><li>Permite identificar las fortalezas y debilidades de la organización con respecto a sus áreas de proceso. </li></ul></ul>
    11. 11. Introducción <ul><li>Factores Críticos de Éxito </li></ul><ul><ul><li>Son elementos presentes (o no) en la organización sobre los cuales es preciso actuar para conseguir resultados favorables con respecto a las metas trazadas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Estos elementos se identifican en las áreas de actividad de la organización y pueden hacerse extensivos a las áreas de proceso de la misma. </li></ul></ul>
    12. 12. Introducción <ul><li>Fitzgerald y OKane (1999) estudiaron la madurez de las organizaciones en términos de los FCE en lugar de las Áreas de Proceso Clave (APC) del modelo de madurez. </li></ul><ul><li>Se desencadena un proceso de mejora que se va frenando a medida que la organización sube en los escalones de la madurez. </li></ul>
    13. 13. Introducción <ul><li>Mendoza, Montoya, et al (2003), realizaron la evaluación de un grupo de FCE y su correspondencia con los niveles de madurez definidos por Schmidt (2000). </li></ul><ul><li>Los proyectos de integración (usando IS/TIC) pueden ser conducidos prestando atención a los FCE. </li></ul>
    14. 14. Introducción <ul><li>Oztemel y Korkusuz (2006), desarrollaron un modelo de diagnóstico para la gestión de la tecnología que evalúa la tecnología que se va a usar desde los puntos de vista operacional, táctico y estratégico. </li></ul><ul><li>El modelo se presenta como de uso sencillo y por tanto se propone como una buena opción de diagnóstico para las PyME. </li></ul>
    15. 15. Introducción <ul><li>Benguria y Santos (2008), definen la inter operatividad como la habilidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar y usar la información que ha sido intercambiada. </li></ul><ul><li>Se sustenta en tres pilares que son los siguientes: </li></ul><ul><ul><li>Ciclo de mejora </li></ul></ul><ul><ul><li>Modelo de madurez orientado a la inter operatividad </li></ul></ul><ul><ul><li>Método de evaluación que mida el nivel de inter operatividad y que permita establecer metas alcanzables. </li></ul></ul>
    16. 16. Relación entre los modelos de madurez y los FCE <ul><li>Los modelos de madurez muestran el estado de la organización a través de la valoración de las áreas de proceso. </li></ul><ul><li>Los FCE permiten conocer que áreas de actividad de la organización deben ser reforzadas. </li></ul><ul><li>Existe relación entre las áreas de proceso de los modelos de madurez y las áreas de actividad de los FCE. </li></ul>
    17. 17. CMMI
    18. 18. CMMI <ul><li>Áreas de Proceso Clave </li></ul><ul><ul><li>Gestión de procesos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Desarrollo de productos y servicios </li></ul></ul><ul><ul><li>Respaldo </li></ul></ul>
    19. 19. FCE, empresas mexicanas <ul><li>Grupos de factores </li></ul><ul><ul><li>Factores humanos </li></ul></ul><ul><ul><li>Factores tecnológicos </li></ul></ul><ul><ul><li>Factores organizacionales </li></ul></ul>
    20. 20. Relación entre las APC y los FCE Composición del equipo de trabajo Comunicación Líder del Proyecto Participación de los usuarios finales Gerencia del Proyecto Selección del SI/TIC Entrenamiento y Soporte a Usuarios Pruebas y Solución de Problemas Facilitación de Cambios en la EO Apoyo de la Alta Gerencia Reingeniería de Procesos de Negocio Contar con Consultores Externos Plan de Gestión del Cambio Visión y Plan de Negocio Adecuado Análisis y Resolución de Decisiones Áreas de Proceso Clave Factores Críticos de Éxito
    21. 21. Relación entre las APC y los FCE Composición del equipo de trabajo Comunicación Líder del Proyecto Participación de los usuarios finales Gerencia del Proyecto Selección del SI/TIC Entrenamiento y Soporte a Usuarios Pruebas y Solución de Problemas Facilitación de Cambios en la EO Apoyo de la Alta Gerencia Reingeniería de Procesos de Negocio Contar con Consultores Externos Plan de Gestión del Cambio Visión y Plan de Negocio Adecuado Gestión integral del proyecto Áreas de Proceso Clave Factores Críticos de Éxito
    22. 22. Objeto de estudio <ul><li>PYME comercializadora de autopartes. </li></ul><ul><li>Ubicada en Chalco, Estado de México. </li></ul><ul><li>Lleva operando más de 25 años. </li></ul><ul><li>La principal restricción encontrada fue el bajo conocimiento de los procesos y procedimientos de trabajo por parte de los involucrados. </li></ul>
    23. 23. Objeto de estudio <ul><li>Se intentó implantar un sistema de información para la automatización de sus procesos en punto de venta y manejo de inventarios. </li></ul><ul><li>Los resultados no fueron favorables al grado de que el proyecto de SI/TIC fué abandonado hace poco más de un año. </li></ul>
    24. 24. Procedimiento <ul><li>Primera etapa de entrevistas </li></ul><ul><ul><li>De carácter exploratorio </li></ul></ul><ul><ul><li>Preguntas abiertas </li></ul></ul><ul><ul><li>Orientada a la identificación de evidencia que respalde la presencia de las prácticas recomendadas para la gestión de la organización. </li></ul></ul>
    25. 25. Procedimiento <ul><li>Segunda etapa de entrevistas </li></ul><ul><ul><li>Preguntas cerradas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Busca establecer una valoración con respecto al uso de procesos y mejores prácticas en la empresa </li></ul></ul><ul><ul><li>Recopilación de documentación que sustente el resultado de la evaluación. </li></ul></ul>
    26. 26. Resultados
    27. 27. Resultados Optimizado 5 El proceso no se realiza, o no se consiguen sus objetivos El proceso se ejecuta y se logra su objetivo El proceso se ejecuta, planifica, se revisa y se evalúa para comprobar que cumple los requisitos El proceso se ajusta a la política que existe en la organización, alineada con las directivas de la empresa Además de ser un proceso definido se controla utilizando técnicas cuantitativas El proceso se revisa y modifica o cambia para adaptarlo a los objetivos del negocio. Incompleto 0 Ejecutado 1 Gestionado 14% 2 Cuantitativo 4 Definido 3 7%
    28. 28. Resultados
    29. 29. Resultados
    30. 30. Plan de implantación <ul><li>Primera Fase </li></ul><ul><ul><li>Definición de Procedimientos, en esta etapa se dará mayor importancia a dos grupos de procedimientos en especial: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procedimiento para pruebas y solución de problemas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procedimiento para el entrenamiento y soporte a usuarios </li></ul></ul></ul>
    31. 31. Plan de implantación <ul><li>Segunda Fase </li></ul><ul><ul><li>Definición de la visión, misión de la organización y su correspondiente estructura orgánico-funcional. </li></ul></ul><ul><li>Tercera Fase </li></ul><ul><ul><li>Integración del nuevo sistema a las operaciones diarias de la empresa. </li></ul></ul>
    32. 32. Conclusiones <ul><li>El siguiente paso es revisar las prácticas generales y específicas que conforman las áreas de proceso clave del modelo de madurez. </li></ul><ul><li>Para probar la efectividad de la herramienta presentada es necesario desarrollar el seguimiento posterior a la implantación para validar los resultados obtenidos. </li></ul>
    33. 33. Conclusiones <ul><li>Definir las acciones específicas que deben llevar a cabo antes de iniciar el proceso de implantación de un SI/TIC conlleva a la reducción de la probabilidad de falla en la implantación </li></ul><ul><li>Es posible establecer que fortalezas de la organización pueden ser aprovechadas para aumentar la probabilidad de éxito en la implantación del SI/TIC. </li></ul>
    34. 34. Planeación de la Implantación de Sistemas de Información en las PYME mexicanas Primer Congreso Internacional en México sobre la MIPYME El Impacto de la Investigación Académica en el Desarrollo de la MIPYME 2 de Septiembre de 2009 <ul><li>Jesús Marcelo Ramírez Arias </li></ul><ul><ul><li>Universidad Nacional Autónoma de México </li></ul></ul><ul><ul><li>[email_address] </li></ul></ul>

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