Informe Direccionde Proyectos

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Informe Direccionde Proyectos

  1. 1. Dirección de Proyectos Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi Manuel Ugarte 3288 C1428BTB. Buenos Aires. Argentina Tel: 4544-0779. mc@mcmc.com.ar www.mcmc.com.ar
  2. 2. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi Resumen Ejecutivo del Libro: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Tercera Edición (Guía del PMBOK®) Norma Nacional Americana 1) ¿Qué es un proyecto? 1.2.1 Características del proyecto Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. 1 Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos. 2 Productos, servicios o resultados únicos Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados. 3 Elaboración gradual La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos 1. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La elaboración gradual no debe confundirse con la corrupción del alcance. 1.2.2 Proyectos frente a trabajos operativos Las organizaciones realizan trabajos con el fin de lograr un conjunto de objetivos. Por lo general, los trabajos se clasifican en proyectos y operaciones, aunque en algunos casos estos se superponen. Pueden compartir varias de las siguientes características: 1• Realizados por personas. 2• Restringidos por la limitación de los recursos. 3• Planificados, ejecutados y controlados. Entre los ejemplos de proyectos se incluyen, entre otros: 1• Desarrollar un nuevo producto o servicio. 2• Efectuar un cambio en la estructura, en el personal o en el estilo de una organización. 3• Diseñar un nuevo vehículo de transporte. 4• Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado. 5• Construir un edificio o una planta. 6• Construir un sistema de abastecimiento de agua para una comunidad 7• Realizar una campaña para un partido político. 8• Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio. 9• Responder a una solicitud de contrato. 1
  3. 3. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 1.2.3 Proyectos y planificación estratégica Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la organización, ya esté empleado el equipo del proyecto por la organización o sea un proveedor de servicios contratado. Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas: 1• Una demanda del mercado (por ejemplo, una compañía petrolera autoriza un proyecto para construir una nueva refinería en respuesta a una escasez crónica de gasolina) 2• Una necesidad de la organización (por ejemplo, una compañía de formación autoriza un proyecto para crear un nuevo curso a fin de aumentar sus ingresos) 3• Una solicitud de un cliente (por ejemplo, una compañía eléctrica autoriza un proyecto para construir una nueva subestación para abastecer a un nuevo polígono industrial) 4• Un avance tecnológico (por ejemplo, una firma de software autoriza un nuevo proyecto para desarrollar una nueva generación de videojuegos después de la introducción de nuevos equipos de juegos por parte de las empresas de electrónica) 5• Un requisito legal (por ejemplo, un fabricante de pinturas autoriza un proyecto para establecer los procedimientos de manejo de un nuevo material tóxico). 1.3 ¿Qué es la dirección de proyectos? La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. La dirección de un proyecto incluye: 1• Identificar los requisitos 2• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar 3• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes 4• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. 1.4 La estructura de la Guía del PMBOK 1) Introducción. 2) Ciclo de Vida del Proyecto y Organización describe el entorno en el cual operan los proyectos. El equipo de dirección del proyecto debe comprender este amplio contexto. La dirección de las actividades cotidianas del proyecto es necesaria, pero no suficiente, para asegurar el éxito. 3) Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto, describe los cinco Grupos de 2
  4. 4. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de dirección de proyectos que componen tales grupos. Este capítulo describe la naturaleza multidimensional de la dirección de proyectos. Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos Organiza los 44 procesos de dirección de proyectos de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos del Capítulo 3 en nueve Áreas de Conocimiento, según se describe a continuación. La introducción de la Sección III describe la leyenda de los diagramas de flujo de procesos que se usan en cada capítulo de Área de Conocimiento y en la introducción de todas las Áreas de conocimiento. 4) Gestión de la Integración del Proyecto, describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar), Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto, Control Integrado de Cambios y Cerrar Proyecto. 5) Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear EDT, Verificación del Alcance y Control del Alcance. 6) Gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Definición de las Actividades, Establecimiento de la Secuencia de las Actividades, Estimación de Recursos de las Actividades, Estimación de la Duración de las Actividades, Desarrollo del Cronograma y Control del Cronograma. 7) Gestión de los Costes del Proyecto, describe los procesos involucrados en la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Estimación de Costes, Preparación del Presupuesto de Costes y Control de Costes. 8) Gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad. 3
  5. 5. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 9) Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de los Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar el Equipo del Proyecto y Gestionar el Equipo del Proyecto. 10) Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos relacionados con la generación, recogida, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de las Comunicaciones, Distribución de la Información, Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados. 11) Gestión de los Riesgos del Proyecto, describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificación de la Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, y Seguimiento y Control de Riesgos. 12) Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Planificar las Compras y Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores, Administración del Contrato y Cierre del Contrato. 4
  6. 6. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 2) Ciclo de Vida del Proyecto y Organización 2.1 Ciclo de vida del proyecto Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlo en todos sus proyectos. Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: 1• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo del arquitecto?) 2• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable 3• Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniería concurrente requiere que los implementadores estén involucrados en las fases de requisitos y de diseño) 4• Cómo controlar y aprobar cada fase. 30 25 20 15 costo 10 5 0 Tiem po Figura 2-1. Coste del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del proyecto 1• El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. 2• El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto. La Figura 2-2 ilustra este hecho. Una de las principales causas de este fenómeno es que el coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto. 3 2.2 Interesados en el proyecto Entre los interesados clave de los proyectos se encuentran: 1• Director del proyecto. La persona responsable de dirigir el proyecto. 2• Cliente/usuario. La persona u organización que utilizará el producto del proyecto. Puede haber múltiples niveles de clientes. Por ejemplo, dentro de los clientes para un nuevo producto farmacéutico pueden encontrarse los médicos que lo recetan, los pacientes que lo toman y las entidades aseguradoras que pagan por él. En algunas 5
  7. 7. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi áreas de aplicación, cliente y usuario son sinónimos, mientras que en otras, cliente se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto, mientras que los usuarios son aquellos que utilizan directamente el producto del proyecto. 3• Organización ejecutante. La empresa cuyos empleados participan más directamente en el trabajo del proyecto. 4• Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto. 5• Equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto. 6• Patrocinador. La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto. 7• Influyentes. Personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto. 8• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Si existe en la organización ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto. 6
  8. 8. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 3) Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe: 1• Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto 2• Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto 3• Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados 4• Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad. Esta norma describe la naturaleza de los procesos de dirección de proyectos en términos de su integración, las interacciones dentro de ellos, y sus propósitos. Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos: 1• Grupo de Procesos de Iniciación 2• Grupo de Procesos de Planificación 3• Grupo de Procesos de Ejecución 4• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control 5• Grupo de Procesos de Cierre. 3.1 Procesos de Dirección de Proyectos El Ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar 3.2 Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos Los cinco Grupos de Procesos son: 1• Grupo de Procesos de Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. 2• Grupo de Procesos de Planificación. Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. 3• Grupo de Procesos de Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto. 4• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. 5• Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. 3.2.1 Grupo de Procesos de Iniciación El Grupo de Procesos de Iniciación incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: .1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 7
  9. 9. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi .2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) 3.2.2 Grupo de Procesos de Planificación .1 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Es el proceso necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto. .2 Planificación del Alcance Es el proceso necesario para crear un plan de gestión del alcance del proyecto que documente cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. .3 Definición del Alcance Es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto. .4 Crear EDT Es el proceso necesario para subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de gestionar. .5 Definición de las Actividades Es el proceso necesario para identificar las actividades específicas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto. .6 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Es el proceso necesario para identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma. .7 Estimación de Recursos de las Actividades Es el proceso necesario para estimar los tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. .8 Estimación de la Duración de las Actividades Es el proceso necesario para estimar la cantidad de períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma. .9 Desarrollo del Cronograma Es el proceso necesario para analizar las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. .10 Estimación de Costes Es el proceso necesario para desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. .11 Preparación del Presupuesto de Costes Es el proceso necesario para sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste. 8
  10. 10. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi .12 Planificación de Calidad Es el proceso necesario para identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos. .13 Planificación de los Recursos Humanos Es el proceso necesario para identificar y documentar los roles dentro del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de comunicación, así como para crear el plan de gestión de personal. .14 Planificación de las Comunicaciones Es el proceso necesario para determinar las necesidades con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto. .15 Planificación de la Gestión de Riesgos Es el proceso necesario para decidir cómo abordar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. .16 Identificación de Riesgos Es el proceso necesario para determinar qué riesgos podrían afectar al proyecto y documentar sus características. .17 Análisis Cualitativo de Riesgos Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. .18 Análisis Cuantitativo de Riesgos Es el proceso necesario para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. .19 Planificación de la Respuesta a los Riesgos Es el proceso necesario para desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. .20 Planificar las Compras y Adquisiciones Es el proceso necesario para determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo. .21 Planificar la Contratación Es el proceso necesario para documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, y para identificar a los posibles vendedores. 3.2.3 Grupo de Procesos de Ejecución El Grupo de Procesos de Ejecución se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. El equipo del proyecto debe determinar cuáles son los procesos necesarios para el proyecto específico del equipo. Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. Este Grupo de Procesos también aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados 9
  11. 11. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi .1 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto .2 Realizar Aseguramiento de Calidad .3 Adquirir el Equipo del Proyecto .4 Desarrollar el Equipo del Proyecto .5 Distribución de la Información .6 Solicitar Respuestas de Vendedores .7 Selección de Vendedores 3.2.4 Grupo de Procesos de Seguimiento y Control El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El equipo del proyecto debe determinar cuáles de los procesos son necesarios para el proyecto específico del equipo. El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control también incluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas. .1 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto .2 Control Integrado de Cambios .3 Verificación del Alcance .4 Control del Alcance .5 Control del Cronograma .6 Control de Costes .7 Realizar Control de Calidad .8 Gestionar el Equipo del Proyecto .9 Informar el Rendimiento .10 Gestionar a los Interesados .11 Seguimiento y Control de Riesgos .12 Administración del Contrato 10
  12. 12. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 3.2.5 Grupo de Procesos de Cierre El Grupo de Procesos de Cierre incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos: .1 Cerrar Proyecto .2 Cierre del Contrato 11
  13. 13. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 4) Gestión de la Integración del Proyecto El Área de Conocimiento de Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar las expectativas. La integración, en el contexto de la dirección de un proyecto, consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. El esfuerzo de integración también implica hacer concesiones entre objetivos y alternativas en competencia. Los procesos de dirección de proyectos generalmente se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas mientas que, en la práctica, se superponen e interactúan en formas que no pueden detallarse completamente en la Guía del PMBOK®. La naturaleza integradora de los proyectos y de la dirección de proyectos pueden comprenderse mejor si pensamos en las demás actividades que se llevan a cabo al realizar un proyecto. Por ejemplo, algunas de las actividades realizadas por el equipo de dirección del proyecto podrían ser: 1• Analizar y comprender el alcance. Esto incluye los requisitos del proyecto y del producto, los criterios, las asunciones, las restricciones y demás influencias relacionadas con un proyecto, y la forma en que cada uno se gestionará o tratará dentro del proyecto. 2• Documentar los criterios específicos de los requisitos del producto. 3• Comprender cómo tomar la información identificada y transformarla en un plan de gestión del proyecto usando el Grupo de Procesos de Planificación descrito en la Guía del PMBOK®. 4• Preparar la estructura de desglose del trabajo. 5• Adoptar las acciones apropiadas para que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con el plan de gestión del proyecto, el conjunto planificado de procesos integrados y el alcance planificado. 6• Medir y supervisar el estado, los procesos y los productos del proyecto. 7• Analizar los riesgos del proyecto. Los procesos de integración de dirección de proyectos incluyen: 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: desarrollar el acta de constitución del proyecto que autoriza formalmente un proyecto o una fase de un proyecto. 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): desarrollar el enunciado del alcance del proyecto preliminar que ofrece una descripción del alcance de alto nivel. 12
  14. 14. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto. 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para lograr los requisitos del proyecto definidos en el enunciado del alcance del proyecto. 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: supervisar y controlar los procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a fin de cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el plan de gestión del proyecto. 4.6 Control Integrado de Cambios: revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los cambios, y controlar los cambios en los productos entregables y en los activos de los procesos de la organización. 4.7 Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto. 13
  15. 15. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 5) Gestión del Alcance del Proyecto La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. La Figura 5-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto y la Figura 5-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. 5.1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). 5.2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto. 5.3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. 5.4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto. 5.5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto. 14
  16. 16. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 6) Gestión del Tiempo del Proyecto La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. La Figura 6-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto, y la Figura 6-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: 6.1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. 6.2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. 6.3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. 6.4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma. 6.5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6.6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto. Estos procesos interaccionan entre sí y también con los procesos de las demás Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se produce en una o más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos aquí se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas, en la práctica pueden superponerse e interactuar en formas que no se detallan en esta guía. Las interacciones entre procesos se tratan en detalle en el Capítulo 3. 15
  17. 17. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 7) Gestión de los Costes del Proyecto 7 La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. La Figura 7-1 muestra una descripción general de los tres procesos siguientes, mientras que la Figura 7-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas: 7.1 Estimación de Costes: desarrollar una aproximación de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. 7.2 Preparación del Presupuesto de Costes: sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de coste. 7.3 Control de Costes: influir sobre los factores que crean variaciones del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Estos procesos interactúan entre sí y también con los procesos de las demás Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se realiza en una o más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos se presentan aquí como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica pueden solaparse e interactuar en formas que no se detallan en esta guía. Las interacciones entre procesos se tratan detalladamente en el Capítulo 3. 16
  18. 18. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 8) Gestión de la Calidad del Proyecto Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de la política, los procedimientos y los procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, según corresponda. La Figura 8-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto, y la Figura 8-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente: 8.1 Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinando cómo satisfacerlas. 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. 8.3 Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio. Estos procesos interaccionan entre sí y también con los procesos de las demás Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se realiza en una o más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. A pesar de que los procesos se presentan aquí como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la práctica pueden solaparse e interactuar de maneras que no se detallan en esta guía. Las interacciones entre procesos se tratan en detalle en el Capítulo 3. 17
  19. 19. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 9) Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Si bien es común hablar de asignación de roles y responsabilidades, los miembros del equipo deberían participar en gran parte de la planificación y toma de decisiones del proyecto. La participación temprana de los miembros del equipo aporta experiencia durante el proceso de planificación y fortalece el compromiso con el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto a menudo pueden cambiar, a medida que avanza el proyecto. Los miembros del equipo del proyecto pueden denominarse personal del proyecto. Los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen lo siguiente: 9.1 Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, así como crear el plan de gestión de personal. 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto. 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto. 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto. 18
  20. 20. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 10) Gestión de las Comunicaciones del Proyecto La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto es el Área de Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo comunicándose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el patrocinador. Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender cómo afectan las comunicaciones al proyecto como un todo. La Figura 10-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, y la Figura 10-2 proporciona un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente: 10.1 Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto. 10.2 Distribución de la Información: poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda. 10.3 Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de estado, medición del progreso y proyecciones. 10.4 Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. 19
  21. 21. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 11) Gestión de los Riesgos del Proyecto La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. La Figura 11-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto, y la Figura 11-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. Los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto incluyen lo siguiente: 11.1 Planificación de la Gestión de Riesgos: decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. 11.2 Identificación de Riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características. 11.3 Análisis Cualitativo de Riesgos: priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto. 11.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos: analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. 11.5 Planificación de la Respuesta a los Riesgos: desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos: realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 20
  22. 22. Informe | Dirección de Proyectos Capacitación | Consultoría Organizacional Preparado por | CP. Juan Martínez Cataldi 12) Gestión de las Adquisiciones del Proyecto La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Este capítulo presenta dos perspectivas de adquisición. La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto, servicio o resultados bajo un contrato. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato. La Figura 12-1 muestra una descripción general de los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, y la Figura 12-2 muestra un diagrama de flujo de esos procesos y de sus entradas, salidas y procesos de otras Áreas de Conocimiento relacionadas. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen lo siguiente: 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo. 12.2 Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores. 12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda. 12.4 Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor. 12.5 Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el comprador externo del proyecto. 12.6 Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto. 21

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