Auditoria            Consultoria              Gestão de Capital Humano                  Gestão Contábil e TributáriaAv...
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GESTÃO DE CONTAS A      PAGAR                3
1. GESTÃO DE CONTAS A PAGAR        O que é o Contas a Pagar:             É responsável pela gestão de todos os compromisso...
   Principais funções e responsabilidades de contas a pagar:       Montar o processo de pagamento antes da data de venc...
   Importância das contas a pagar:    Proporciona ao Administrador Financeiros subsídios e informações seguras para tomad...
2. CONTAS A PAGAR NO CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO         Posicionamento e estruturação da área de contas a pagar:            ...
8     Supervisão – Responsável pela coordenação geral do contas a pagar, assim como, o       seu relacionamento com as de...
3. RELACIONAMENTO DE CONTAS A PAGAR COM AS DEMAIS ÁREAS DAEMPRESAA área de Administração de Pagamento (Contas a Pagar) se ...
RELACIONAMENTOS DAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS COM O CONTAS A PAGAR                                                            ...
1     COMPRAS:Depois de cumprida as etapas de compras (requisição de compras, cotação de material,aprovação), serão encam...
1     TESOURARIA                      Administrar as atividades de contas a pagar e a receber da empresa,preparando e con...
NÍVEIS DE ATUAÇÃO NA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL1º Contas a pagar faz somente o lançamento a crédito do fornecedor, deixando a c...
O papel de contas a pagar na elaboração do fluxo de caixa:Fornecer periodicamente informações à Tesouraria das contas a pa...
Setor de Suprimentos                                                    Setor de Contas a             Setor de Contas a   ...
Veja o fluxo de procedimentos do contas a pagar no                       word.                                       16
5 - CONTROLE INTERNOS DE CONTAS A PAGARDocumentação e conferência de créditos a fornecedores;DOCUMENTOS:Para efetivação de...
Providências de pagamento;1º Todas as notas fiscais deverão ter anexos pedidos de compra, documento de     recebimento/pre...
6º Antes da emissão dos cheques ou ordem bancárias de pagamentos, certificar se o fornecedor     ou prestador de serviço, ...
6 - DOCUMENTOS QUE INTERAGEM NO SISTEMA DE CONTAS A PAGARPedido de compras;      É o resumo do acordo efetivado entre a em...
Nota Fiscal;A legislação cria obrigação nacional quanto ao seu uso, e a desobediência expõeinfratores a pesadas sanções fi...
Nota fiscal de Serviço;     A obrigação de emitir nota fiscal de serviço, assim como, a fatura correspondente,     advém d...
DUPLICATA    A duplicata é um título de crédito e um instrumento de cobrança de crédito oriundo    da venda mercantil ou d...
Ela deverá atender aos seguintes requisitos:     1 - Denominação duplicata, a data de sua emissão e o número de ordem;    ...
Podemos ainda, destacar os seguintes pontos a respeito da duplicata:    Endosso: a duplicata pode ser garantida por meio d...
Para os seguintes eventos devem ser emitidas notas de débito:1 - adiantamento a fornecedores;2 - devolução de mercadorias ...
7 - FLUXO OPERACIONAL DO SISTEMA DE CONTAS A PAGAR  Fluxo entre departamento de contas a pagar e as demais áreas.         ...
8. UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO EM CONTAS A PAGARQualidade nas informações geradas por contas a pagar     A util...
Liquidação eletrônica de pagamentos.Pagamentos através de bancos – Sistemas Eletrônico     Os bancos disponibilizam serviç...
9 . TOPICOS IMPORTANTES SOBRE SISTEMA DE CONTAS A PAGAR   Retenções: IRRF/INSS/ISS/PIS/COFINS E CSL    Todas as empresas ...
       Responsabilidade solidária da empresa em relação às obrigações previdenciárias e        trabalhistas de terceiros ...
                 Negociação da empresa com seus fornecedores, visando antecipar ou      postergar o pagamento de duplicat...
      Pagamento a autônomo;      O processamento do pagamento à Autônomo é idêntico ao dos pagamentos aos      fornecedor...
   Documentação Pessoal do Autônomo:    Carteira de Identidade, registro do órgão profissional ou de classe (CREA, CRC, C...
   Adiantamento a fornecedores:    Somente deverá autorizar o adiantamento após receber da área de compras ou da    admin...
     Compras em emergência:      As rotinas para compras em emergência:      - Emissão imediata do pedido de compra,     ...
   Títulos protestados e avisos de cartório:    O contas a pagar poderá enfrentar duas situações desagradáveis e de conse...
   Pagamento a fornecedores por conta de depósito em conta-corrente:    Deverá ser pedido ao fornecedor:    1.    Carta, ...
QUEM É RESPONSÁVEL PELA QUALIDADE?    ESTA É A ESTÓRIA DE QUATRO PESSOAS:   TODO MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM E NINGUÉM.   ...
FIMAv. Visconde de Albuquerque, 603Madalena, Recife - PE CEP: 52610-090Fone/Fax: (81) 3227-1699www.berconsultoria.com.brco...
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Treinamento de gestão de contas a pagar

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    1. 1. Auditoria Consultoria Gestão de Capital Humano Gestão Contábil e TributáriaAv. Visconde de Albuquerque, 603Madalena, Recife - PE CEP: 52610-090Fone/Fax: (81) 3227-1699www.berconsultoria.com.brcontato@berconsultoria.com.br
    2. 2. Quem Somos A B&R Consultoria Empresarial é uma empresa comprometida em oferecer as melhores soluções aos seus clientes, contando com uma experiência de 18 anos de atuação no mercado nacional. Na B&R Consultoria Empresarial, encaramos os negócios com firmeza de propósito, seriedade, compromisso e ética, atendendo assim, de forma personalizada as necessidades dos nossos Clientes. Temos como nosso principal objetivo: disseminar conhecimento e boas práticas à sua empresa.
    3. 3. GESTÃO DE CONTAS A PAGAR 3
    4. 4. 1. GESTÃO DE CONTAS A PAGAR O que é o Contas a Pagar:   É responsável pela gestão de todos os compromissos assumidos pela empresa. Objetivo da função das contas a pagar:  Garantir que os pagamentos só sejam efetuados após a constatação que eles são verdadeiros e exatos. 4
    5. 5.  Principais funções e responsabilidades de contas a pagar:  Montar o processo de pagamento antes da data de vencimento, detectando e corrigindo eventuais divergências;  Controlar todos os contratos firmados, que possuem pagamentos em datas predeterminadas.  Manter contato com fornecedores interno e externo, de forma a facilitar a comunicação (este contato facilita em muitos casos, vantagens nas negociações de encargos financeiros).  Preparar, para a Tesouraria posição diária e semanal dos compromissos a liquidar, para efeito do fluxo de caixa operacional.  Estar sempre atento para as vantagens financeiras estratégicas em pagar ou postergar determinado compromisso. 5
    6. 6.  Importância das contas a pagar: Proporciona ao Administrador Financeiros subsídios e informações seguras para tomada de decisão. A segurança dos dados manipulados no sistema de contas a pagar é de suma importância para a o sucesso da organização. 6
    7. 7. 2. CONTAS A PAGAR NO CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO Posicionamento e estruturação da área de contas a pagar: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL (GENÉRICA ) DIRETOR PRESIDENTE DIRETOR FINANCEIRO ADM. CONTRATOS TESOURARIA CONTABILIDADE SERVIÇOS CONTAS A RECEBER REGISTRO E LANÇAMENTOS SERVIÇOS CONTAS A PAGAR DCONCILIAÇÃO CAIXA E BANCOS 7
    8. 8. 8     Supervisão – Responsável pela coordenação geral do contas a pagar, assim como, o seu relacionamento com as demais áreas envolvidas direta ou indiretamente no sistema, (compras, almoxarifado, contratos, tesouraria, contabilidade etc).        Execução – Responsável por todas as atividades internas do sistema de contas a pagar.Os principais cargos para este nível são ocupados por:AssistentesAnalistasAuxiliaresObs.: O número de profissionais em cada posição, dependerá da complexidade e do volume do processamento de pagamento e do porte da empresa. 8
    9. 9. 3. RELACIONAMENTO DE CONTAS A PAGAR COM AS DEMAIS ÁREAS DAEMPRESAA área de Administração de Pagamento (Contas a Pagar) se relacionada direta eindiretamente com várias unidades administrativa da organização.CLASSIFICAÇÃO DAS ÁREAS:PRINCIPAL E SECUNDÁRIAPRINCIPAL – São as áreas que processam parte, uma ou mais funções do sistema decontas a pagar. Recebem informações de entrada e às transformam em informações desaída.- Contas a Pagar- Tesouraria e- Contabilidade SECUNDÁRIA – São as áreas que fornece dados de entrada e/ou recebem informaçõesde saída.- Compras- Contratos e- Almoxarifado 9
    10. 10. RELACIONAMENTOS DAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS COM O CONTAS A PAGAR   COMPRAS       ALMOXARIFADO CONTAS A PAGAR CONTABILIDADE (recebimento)   TESOURARIA 10
    11. 11. 1 COMPRAS:Depois de cumprida as etapas de compras (requisição de compras, cotação de material,aprovação), serão encaminhadas uma cópia do pedido de compra para o DepartamentoFinanceiro/Contas a Pagar/Almoxarifado e o Fornecedor.F ALMOXARIFADO Efetuar o recebimento de materiais, confrontando asnotas fiscais com o pedido de compra, e enviando a nota fiscal ao contas a pagar. Efetuar o controle de movimentação física de materiais, (entrada/saída),utilizando-se de sistemas, para atualização de estoques.05/03/12 11
    12. 12. 1 TESOURARIA Administrar as atividades de contas a pagar e a receber da empresa,preparando e controlando o fluxo de caixa e a movimentação financeira da organizaçãot  CONTABILIDADE Elaborar, Propor e Assessorar o Diretor Financeiro e demais gerentes da empresa emassuntos contabeis e tributarios, societários e correlatos em decorrência das auditorias ou deestudos solicitados, expondo as prioridades e grau de risco. 4 - FUNÇÕES ACESSÓRIAS DE CONTAS A PAGAR 4 O papel do contas a pagar na escrituração fiscal: É outra função importante do contas a pagar, uma vez que a maioria dos dados registrados pala a área de contas a pagar, para fins de processamento e controle, também é utilizada pela contabilidade na elaboração de reconhecimento da obrigação.05/03/12 12
    13. 13. NÍVEIS DE ATUAÇÃO NA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL1º Contas a pagar faz somente o lançamento a crédito do fornecedor, deixando a contra partidapara ser efetuada pela contabilidade;2º Contas a pagar faz o lançamento completo (débito e crédito), deixando para a contabilidade aresponsabilidade de validação do lançamento contábil e posterior análise das contas. 13
    14. 14. O papel de contas a pagar na elaboração do fluxo de caixa:Fornecer periodicamente informações à Tesouraria das contas a pagar.Essas informações dividem-se em duas partes:1º Compromissos correspondentes as notas fiscais e/ou faturas/duplicatas que já estão em poderde contas a pagar e,2º Compromissos correspondentes aos pedidos de compras ou contratos já confirmados, cujasvias encontram-se em poder da área de contas a pagar.Veja a seguir:FLUXO DAS INFORMAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA PROJETDO 14
    15. 15. Setor de Suprimentos Setor de Contas a Setor de Contas a Transmitem informações Pagar Receber Setor de Produção de compromissos financeiros ainda não Setor de Pessoal - RH contratados Outros Setores Elabora e remete à Previsão de Contas a tesouraria aUnidades de negócio Pagar corresponde aos Previsão de Previsão deEscritórios Regionais documentos já em poder Pagamento Recebimento do Contas a Pagar Previsão de Contas a Previsão de Remetem a Pagar correspondente Recebimento Tesouraria a aos pedidos de previsão de compra/contratos cujo despesas locais material ainda não foi entregue Setor de Vendas Tesouraria Previsão de recolhimento Elabora previsão de Elabora o fluxo recebimento de vendas de caixa ainda não projetado contratadas/formalizadas e 15 remete a Tesouraria
    16. 16. Veja o fluxo de procedimentos do contas a pagar no word. 16
    17. 17. 5 - CONTROLE INTERNOS DE CONTAS A PAGARDocumentação e conferência de créditos a fornecedores;DOCUMENTOS:Para efetivação de pagamentos, o Contas a pagar deverá ter em posse os documentos de:Contratação – pedido de compras, contratos, autorização de serviçosEfetivação – notas fiscaisValidação – Nota de recebimento de matérias, atestado de execução de serviços.OBS.: Deve certificar-se de que estejam em ordem e bem esclarecidas as maneiras como deve ser processado o pagamento (depósito, cheque, boleto e etc).CONFERÊNCIAISConferir os cálculos de impostos adicionados e de eventuais parcelas que tenham suporte formal;Verificar eventuais abatimentos nas faturas, decorrentes de falta de entrega de materiais/produtos, omissões nas prestações de serviços, adiantamento que já havia sido concedido, etc.Obs.: As divergências encontradas e que não poderem ser solucionadas diretamente com o fornecedor ou prestador do serviço, deverão ser levadas a um nível hierárquico superior para soluções. 17
    18. 18. Providências de pagamento;1º Todas as notas fiscais deverão ter anexos pedidos de compra, documento de recebimento/prestação de serviço.2º Exigir do fornecedor, ou do prestador de Serviço, que a documentação (notas fiscais, faturas, duplicatas), seja apresentado em papel timbrado, com indicação do nome (razão social, endereço, telefone, CNPJ e inscrição estadual).3º A nota fiscal deverá estar preenchida corretamente com os dados da empresa e sem rasuras.4º Os pedidos não atendidos ou não executados tem que ser cancelados.5º Para que não ocorra duplicidade de pagamento, os documentos do processo de desembolso deverão conter um carimbo de QUITAÇÃO. 18
    19. 19. 6º Antes da emissão dos cheques ou ordem bancárias de pagamentos, certificar se o fornecedor ou prestador de serviço, tenha recebido adiantamento ao pagamento de suas contas, caso isso ocorra, o cheque ou ordem de pagamento bancária, deverá considerar esses abatimento. Procedimentos de auditoria. Cabe a auditoria interna ou externa verificar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente, tais como: 1º Conferência dos Pagamentos; 2º Verificar as contrapartidas anormais na liquidação das contas a pagar; 3º Controles de saldo a pagar não liquidados; 4º Passivo omitido 5º Verificar se todas as provisões foram efetuadas; 6º Verificar as conferências dos registros contábeis. 19
    20. 20. 6 - DOCUMENTOS QUE INTERAGEM NO SISTEMA DE CONTAS A PAGARPedido de compras; É o resumo do acordo efetivado entre a empresa e a empresa vendedora, permitindo-nos além do controle da liberação de recursos financeiros realizá-los apenas quando o fornecedor cumprir todas as obrigações assumidas.Obs.: Em hipótese alguma as empresas devem firmar acordos de compra e venda sem formalização escrita.Nota de recebimento de matérias;Registra todos os dados correspondentes ao recebimento de materiais.Cadastro de assinaturas;São definições de políticas e regras básicas para os níveis de competência de aprovação de contratos e demais documentos administrativos e financeiros.05/03/12 20
    21. 21. Nota Fiscal;A legislação cria obrigação nacional quanto ao seu uso, e a desobediência expõeinfratores a pesadas sanções fiscais.São classificadas da seguinte forma: Modelo Série Características 1 A Remetente e destinatário na mesma Unidade da Federação, tributado por IPI 1 B Mesma Unidade da Federação ou exterior, isente de IPI com ou sem ICMS/IPI 1 C Outras Unidades da Federação, com ou sem ICMS/IPI. 2 D Venda de balcão, mercadorias retiradas pelo comprador. Não poderá ser usada quando houver outro transportador. 2 D1 Microempresas industriais – Uso exclusivo dessa modalidade de empresa. 2 D2 Microempresas comerciais – Empresas que gozam de isenção de ICMS. Deve constar na Nota Fiscal a expressão ‘M.E”. 21
    22. 22. Nota fiscal de Serviço; A obrigação de emitir nota fiscal de serviço, assim como, a fatura correspondente, advém de norma municipal.Obs: Todas as notas fiscais deverão conter os dados pertinentes à transação, tais como: nome do destinatário, endereço, CEP, estado, códigos, alíquota (ICMS, IPI), valor bruto, líquido etc.Fatura e duplicata; O fornecedor, ao emitir as suas notas fiscais de venda ou serviços, por ocasião da entrega dos materiais ou da prestação do serviço, deverá expedir a fatura e a duplicata, para fins de comprovação de venda e cobrança.FATURA A fatura é um impresso (formulário) padronizado por lei que as empresas emitem com o objetivo de comprovar suas vendas. Pode ser emitida a cada venda, com utilização de impresso comum chamado “nota fiscal-fatura”, por lotes ou remessa efetuadas periodicamente (semanal ou mensal), relacionadas com as notas fiscais correspondentes.EXISTEM DOIS TIPOS DE FATURAS: fatura de venda mercantil fatura de vendas de serviços 22
    23. 23. DUPLICATA A duplicata é um título de crédito e um instrumento de cobrança de crédito oriundo da venda mercantil ou da prestação de serviço, emitida com base na fatura. Tem a finalidade de garantir que a empresa vendedora receba da empresa compradora, na data certa, o valor correspondente às mercadorias ou serviços vendidos. Como no caso da fatura, há dois tipos de duplicatas: a) duplicata mercantil B) duplicata de prestação de serviços A duplicata está regulamentada pela Lei nº 5.474, de 18 de junho de 1968, alterada pelo Decreto Lei nº 346, de 27 de janeiro de 1969. Ela deverá atender aos seguintes requisitos: 05/03/12 23
    24. 24. Ela deverá atender aos seguintes requisitos: 1 - Denominação duplicata, a data de sua emissão e o número de ordem; 2 - número da fatura; 3 - data certa do vencimento ou a declaração de ser duplicata à vista. 4 - Nome e domicílio do vendedor e do comprador; 5 - Importância a pagar, em algarismo e por extenso; 6 - Praça de pagamento; 7 - Cláusula “a ordem”; 8 - Declaração do reconhecimento de sua exatidão e da obrigação de pagar, a ser assinada pelo comprador, com o aceite cambial; 9 - Assinatura do emitente. Quando uma fatura de venda tiver pagamentos em parcelas, a duplicata poderá ser emitida em duas formas: • duplicata única – em que se discriminarão todas as parcelas e seus vencimentos, ou • Serie de duplicatas - uma para cada parcela, complementando a numeração da duplicata pelo acréscimo de letra do alfabeto, em seqüência crescente (A, B, C....). 05/03/12 24
    25. 25. Podemos ainda, destacar os seguintes pontos a respeito da duplicata: Endosso: a duplicata pode ser garantida por meio de aval, como os demais títulos de crédito. O aval deve ser aposto no verso do documento ou na parte inferior esquerda do anverso. O Aval pode ser prestado, também, depois do vencimento da duplicata. Triplicata: é quando há o extravio ou perda da duplicata, neste caso, o vendedor poderá extrair um novo título, chamado triplicata, que terá os mesmo efeitos e requisitos da duplicata normal.Nota de débito; A nota de débito é um documento emitido pelo Contas a Pagar, visando deduzir valores do total a pagar aos credores. É o momento em que a função Contas a Pagar se transforma em Contas a Receber. É de suma importância que as empresas normatizem a emissão de notas de débito para evitar a perdas de valores a receber de terceiros, que estão fora do sistema de duplicatas a receber correspondentes às vendas operacionais. 25
    26. 26. Para os seguintes eventos devem ser emitidas notas de débito:1 - adiantamento a fornecedores;2 - devolução de mercadorias (neste caso, uma via pode servir de nota de débito);3 - diferenças de quantidade, de preço unitário, preço total, mercadoria faltante queimpliquem um valor a ser descontado da cobrança do credor;4 - fornecimento de refeições, alojamento, energia elétrica etc a empresa contratada.Autorização de pagamento.A “Autorização de Pagamento” (AP), também conhecida como “Ordem dePagamento” (OP), é um documento emitido pelo Contas a Pagar. Este documentoautoriza a Tesouraria e emitir o cheque para pagamento da obrigação descrita emseu conteúdo e pelo valor líquido ali indicado. A “AP” tem como objetivo secundárioservir como suporte à contabilidade de débito, por ocasião do pagamento ao credor. Autorização de Pagamento é emitida logo após a execução do processo de Contasa Pagar (contratação x efetivação x validação).Muito mais do que um formulário ou tela de computador, a Autorização dePagamento – AP representa, na sua essência, a garantia fornecida pelo responsávelpelo Contas a Pagar, à tesouraria, de que a obrigação:⇒ é efetivamente devida;⇒ corresponde a uma aquisição de recursos, e;⇒ pode ser paga ao fornecedor pelo valor líquido ali indicado. 26
    27. 27. 7 - FLUXO OPERACIONAL DO SISTEMA DE CONTAS A PAGAR Fluxo entre departamento de contas a pagar e as demais áreas. Ver fluxo operacional do word. 27
    28. 28. 8. UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO EM CONTAS A PAGARQualidade nas informações geradas por contas a pagar A utilização correta da informática em Contas a Pagar, como em outras unidades administrativas/operacionais da empresa, gerará informações de qualidade. A boa condução do serviço no Contas a Pagar será medida pela satisfação total das áreas eu fazem parte da estrutura financeira da organização.Software para contas a pagar No mercado atual existem inúmeras ferramentas para uma melhor gestão de controles do sistema de contas a pagar. Como hoje os equipamentos são de fácil acesso, com poucas horas de treinamento os usuários terão condições plenas de utilizá-los. Na aquisição de um sistema de contas a pagar, é importante verificar:- Se faz integração coma contabilidade;- Se faz pagamento parcial;- Se faz adiantamento a fornecedores;- Se faz parcelamento, sem perder o vencimento original;- Se tem data de prorrogação de pagamento;- Se faz pagamento eletrônico;- Se importa e exporta arquivos. 28
    29. 29. Liquidação eletrônica de pagamentos.Pagamentos através de bancos – Sistemas Eletrônico Os bancos disponibilizam serviços automatizados de contas a pagar, oferecendo agilidade, segurança e comodidade. A empresa poderá enviar os compromissos assumidos ou agendar pagamentos futuros nas seguintes modalidades: fornecedores, salários, dividendos, benefícios etc. A empresa poderá efetuar os pagamento, utilizando as seguintes formas: • Documento de Ordem de Crédito (DOC); • Crédito em Conta de Pagamento (C/C); • Bloquete de Ficha de Compensação; • Captura Automática de Cobrança. 29
    30. 30. 9 . TOPICOS IMPORTANTES SOBRE SISTEMA DE CONTAS A PAGAR Retenções: IRRF/INSS/ISS/PIS/COFINS E CSL Todas as empresas são responsáveis pela retenção na fonte e pelo recolhimento do imposto, que venha incidir sobre o pagamento de rendimentos a outras pessoas físicas e jurídicas. ! Caso o tomador de serviço retenha os impostos na fonte e não efetue o devido recolhimento, incorrerá em crime de Apropriação Indébita Pagamentos parcelados Toda documentação original correspondente a contratação (pedidos de compras, contratos) e à efetivação da compra (nota fiscal) permanece da área de contas a pagar até o pagamento da última parcela e, em seguida, a envia à contabilidade. Deverá ser indicado claramente, na autorização de pagamento (pedido de compra) que se trata de pagamento parcelado, através da utilização de carimbo e da numeração da parcela. 05/03/12 30
    31. 31.        Responsabilidade solidária da empresa em relação às obrigações previdenciárias e trabalhistas de terceiros que lhe prestam serviços; As empresas contratantes de serviços de mão-de-obra de terceiros deverão reter 11,% (onze por cento) do valor bruto da nota fiscal ou fatura de serviços e recolher ao INSS a importância retida, até o dia 02 (dois) de cada mês, seguinte à emissão da nota fiscal ou fatura, em nome da empresa cedente da mão-de-obra..       SERVIÇOS QUE ESTAM SUJEITOS A RETENÇÃO: Limpeza, conservação, zeladoria, vigilância, segurança, empreitada de mão-de-obra e contratação de trabalho temporário (Lei n. 6.019/74). 31
    32. 32.    Negociação da empresa com seus fornecedores, visando antecipar ou postergar o pagamento de duplicatas; Quando a empresa estiver em situação difícil de caixa pode, antes de recorrer aos bancos, propor aos seus fornecedores uma negociação visando à prorrogação do vencimento das duplicatas, a uma taxa de juros inferior a cobrada pelos bancos. Em situação favorável de caixa pode propor aos seus fornecedores uma antecipação do pagamento das duplicatas, visando obter, por tal, um desconto que corresponda a rendimento maior de que obteria aplicando no mercado financeiro. Negociação com bancos visando o pagamento antecipado das duplicatas pela empresa Factoring; Em situação favorável deverá ser feita uma aplicação financeira diferenciada. Essa aplicação tem um nome de (assunção de divida) ou seja, o Banco assume a divida que corresponde a uma duplicata a pagar de sua responsabilidade. Para tanto, alguns dias antes do vencimento, a empresa entrega ao banco uma quantia que corresponde ao valor total da duplicada, deduzindo de um desconto calculado em função do número de dias antecipados. 32
    33. 33.    Pagamento a autônomo; O processamento do pagamento à Autônomo é idêntico ao dos pagamentos aos fornecedores, exceto quando: a) o documento de efetivação não é uma nota fiscal e, sim, um RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo. b) Houver desconto do imposto sobre servi;os (ISS) na fonte; c) Houver recolhimento de Imposto de Renda (IR) na fonte; d) Houver recolhimento da contribuição ao INSS, de responsabilidade da empresa; e) Necessária a manutenção em arquivo, da cópia da documentação pessoal e da inscrição no INSS e na Prefeitura (ISS) relativas a autônomo. Contribuição ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS; A empresa recolhe ao INSS uma contribuição equivalente a 20,% (vinte por cento), sobre o valor total pago ao autônomo durante o mês. Quando o serviço prestado pelo autônomo se referir a fretes e carretos, o percentual empregado será especifico e aplicado sobre o valor total. 33
    34. 34.  Documentação Pessoal do Autônomo: Carteira de Identidade, registro do órgão profissional ou de classe (CREA, CRC, CRA, etc), inscrição na prefeitura, inscrição no INSS, cadastro de pessoa física CPF. 34
    35. 35.  Adiantamento a fornecedores: Somente deverá autorizar o adiantamento após receber da área de compras ou da administração de contratos, vias do pedido ou do contrato, em que conste, expressamente, como está contratada e a condição de pagamento. Compras à vistas: Geralmente são materiais adquiridos para uso especifico, com freqüência esporádica, de baixo valor e não destinada a reposição dos estoques. Normalmente para estes casos, a área de compras dispõe de um fundo fixo, que mantém os recursos necessários para as aquisições a vista. Obs.: na nota fiscal de compra deverá constar um carimbo com a observação de “COMPRA A VISA”, em seguida toda documentação (nota fiscal e recibo), deverá ser encaminhada ao contas a pagar. 35
    36. 36.  Compras em emergência: As rotinas para compras em emergência: - Emissão imediata do pedido de compra, - Prioridade do processamento nas áreas de contas a pagar e tesouraria, - Níveis de aprovações especiais quanto ao valor e ao tipo de material, bem ou serviço a ser comprado; - Justificativa para se efetuar a compra em emergência. Recebimento parcelado de materiais com entrega programa: Aplicação de multas contratuais: O contas a pagar deverá calcular e descontar o valor da multa, do total a ser pago ao fornecedor, após constatar que o prazo de entrega não foi cumprido. 05/03/12 36
    37. 37.  Títulos protestados e avisos de cartório: O contas a pagar poderá enfrentar duas situações desagradáveis e de conseqüências imprevisíveis para a imagem da empresa: a) ter conhecimento, por intermédio de jornal ou de terceiros b) ter conhecimento, por meio de um aviso de cartório, que o título será protestado se não for pago até determinada data. Providências: Títulos já Protestados 1. Procurar quitá-lo e obter carta de anuência do fornecedor, além de certidão negativa do cartório de protesto; 2. Se o protesto for indevido, por erro do banco ou do fornecedor, obter carta de anuência deste, e certidão negativa do cartório de protesto. Título em Processo de Protesto: 1. Se o título se relacionar realmente a uma d[ivida,deverá efetuar o pagamento ao cartório, de modo a evitar o protesto; 2. Se o aviso de protesto não for efetivamente de uma divida, precisará agir rapidamente com o fornecedor, visando a baixa do título e recorrendo, se necessário, ao auxilio do corpo jurídico da empresa. 05/03/12 37
    38. 38.  Pagamento a fornecedores por conta de depósito em conta-corrente: Deverá ser pedido ao fornecedor: 1. Carta, em papel timbrado assinada pelo representante legal, com firma reconhecida, solicitando que o pagamento das suas faturas sejam efetuados mediante crédito em conta corrente, citando o nome do banco, agência e número da conta. 2. O envio de recibo correspondente a fatura ou a nota fiscal paga após cada depósito efetuado. Obs.: certificar-se de que a conta-corrente esteja em nome da empresa em questão. Intromissão externa. O Gestor de Contas a Pagar deve estabelecer, com clareza, com a alta administração, as diversas competências para realização de atividades indefinidas. 05/03/12 38
    39. 39. QUEM É RESPONSÁVEL PELA QUALIDADE? ESTA É A ESTÓRIA DE QUATRO PESSOAS: TODO MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM E NINGUÉM. HAVIA UM IMPORTANTE TRABALHO A SER FEITO. E TODO MUNDO TINHA CERTEZA QUE ALGUÉM O FARIA. QUALQUER UM PODERIA TÊ-LO FEITO. MAS NINGUÉM O FEZ. ALGUÉM ZANGOU-SE PORQUE ERA TRABALHO DE TODO MUNDO, MUNDO MAS TODO MUNDO PENSOU QUE QUALQUER UM PODERIA FAZÊ-LO E NINGUÉM IMAGINOU QUE TODO MUNDO DEIXARIA DE FAZÊ-LO. AO FINAL, TODO MUNDO CULPOU ALGUÉM QUANDO NINGUÉM FEZ O QUE QUALQUER UM PODERIA TER FEITO. 39
    40. 40. FIMAv. Visconde de Albuquerque, 603Madalena, Recife - PE CEP: 52610-090Fone/Fax: (81) 3227-1699www.berconsultoria.com.brcontato@berconsultoria.com.br

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