Taller Dropbox

Universidad de Puerto Rico, Río Piedras Sistema de Bibliotecas Biblioteca de Administración Pública Jeannette Lebrón Ramos, MPA Mayo 2011 Semana de la Biblioteca 2011

• Conocer la herramienta tecnológica Dropbox y sus1. beneficios. • Visualizar a Dropbox como una herramienta de2. apoyo en el ámbito educativo, laboral y personal. • Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar3. el programa a su ordenador.

• Aprender a manejar Drobox desde el ordenador •Crear carpetas •Insertar documentos en carpetas4. •Compartir enlaces de documentos • Aprender a manejar Drobox desde la cuenta en Internet. •Crear carpetas •Subir documentos •Descargar documentos5. •Compartir carpetas •etc. • Conocer las formas de adquirir espacio adicional6. (gratuito) en Dropbox.

¿Sete dañó o te robaron tu ordenador y perdistetodos tus documentos?¿Perdiste tu USB con información muy valiosa?¿Se te olvida actualizar tus backups?

Es una herramienta de alojamientode archivos en Internet con cualquier tipo de extensión y tamaño.

Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de2008.En el 2010 Dropbox tenía 5 millones de usuarios.Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios.Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox(más de un millón cada 5 minutos).Dropbox utiliza los servidores de Amazon. (Dropbox, 2011)

No es necesario el pendrive o disco duro externo.Crea copia de seguridad en línea de tus documentosdepositados en la carpeta.Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (videos, fotos,documentos, música)No cambia el formato de tus documentos almacenados.Permite tener los mismos archivos en más de unacomputadora a la vez y en tu smart phone.Se puede bajar la aplicación a smart phone.

Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o enla cuenta de Internet.Envía alerta de los eventos realizados a todos losordenadores que tengan el programa instalado bajo lamisma cuenta.Permite compartir archivos con otras personas.Se puede utilizar con cualquier sistema operativo.Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.

Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor oayuda técnica.Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta10GB/16 GB si se invitan amigos.Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.

Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vezen ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia“conflicted copy” del mismo documento. No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos oencabezamientos de materia.El espacio gratuito disponible para albergar documentosalcanza de 10GB o 16GB.El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.El límite en tamaño para subir archivos a través de la interfaceweb es de 300MB.Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox.La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través decorreo electrónico.

Todas las transmisiones de datos de archivos se produce através de un canal cifrado (SSL).• SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados(AES-256).• AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of Dropbox.your data on Dropbox.

University of Melbourn, Australia Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de derechos de autor y otros asuntos. Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.

Escuela de Comunicación e Información de laUniversidad de Rutgers – New Jersey Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad

Pennsylvania State University

Tres pasos para crear una cuenta en Dropbox:1. Acceder a https://www.dropbox.com/2. Seleccionar create an account en la opción de Log in3. Completar los espacios con la información requerida 2 3

El proceso de instalación se puede realizar mientrascreamos la cuenta o en cualquier otro momento.Podemos instalar con la misma cuenta en variascomputadoras a la vez.Pasos para la instalación de Dropbox1

Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta. ¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox.2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de Dropbox.3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox .

Carpeta sincronizadaDocumentos sincronizandoDocumentos no sincronizado

Se utiliza para colocar documentos que queremos hacerpúblicos o compartirlos a través de enlaces.Los documentos serán públicos sólo donde coloquemosel enlace del mismo.

1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón2. Seleccionamos la opción de Dropbox3. Copy Public Link4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.

https://www.dropbox.com/

Hacer búqueda de tus documentos Invita a un amigo y aumenta tu espacio Instalar Dropbox Espacio utilizado Idioma

Invita a un amigo 250MB para el que invita 250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox Invita a los contactos de tu Invita por correo electrónico Facebook y Twitter Colocar el correo electrónico de las personas que desea invitar

Provee todas las alternativas para convertirteen un experto en Dropbox.

Presenta los eventos más recientes: documentos borrados,compartidos, añadidos, etc.Te permite recuperar documentos desde esta secciónhaciendo un clic sobre el nombre del mismo. Localizar evento por fecha Cantidad de eventos por página

Presenta las carpetas previamente compartidas.Para compartir una carpeta seleccionamos la opciónshare a folder. Compartir carpeta

Presenta diferentes opciones de ayuda Preguntas más frecuentes Espacio para hacer preguntas

Menú General de Dropbox Subir documentos Crear carpetas Compartir carpetas Ver documentos borrados Carpetas

RegularCompartidaPúblicaCarpeta para Fotos

1. New Folder2. Asignamos nombre3. Create

La opción de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.1. Upload2. Choose File3. Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo4. Start upload

Búsqueda Básica La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos. En la opción de búsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el documento. Lista de resultados

Búsqueda Avanzada Seleccionamos la opción advanced seach

Búsqueda Avanzada Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:• Todas las palabras escritas• Con frase exacta• Alguna de las palabras escritas• Ninguna de las palabras escritas• Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced search

Invitar a alguien a la carpeta ó compartirloDescargarlaMoverlaCambiarle el nombreCopiarlaBorrarla

Ver versiones anterioresDescargarloMoverloCambiarle el nombreCopiarloBorrarlo

Ver versiones anterioresDescargarlaCopiar enlace públicoMoverlaCambiarle el nombreCopiarlaBorrarla

Puntos importantes: Positivo (+) Negativo (-) • Permite hacer trabajos • La(s) persona(s) con la(s) colaborativos. que compartimos carpetas tiene(n) todos los • Permite que otras personas privilegios que tiene usted tengan acceso al material como propietario de ella. contenido en la carpeta. (compartirlo con otras personas, cambiarle el nombre y borrarlo).

Recomendaciones: Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza. Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a formato PDF previamente. Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo determinado para que la persona con la que compartió la carpeta tenga acceso a los documentos. Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido. Colocar en las carpetas sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario, seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.

Existen tres formas de compartir carpetas:1. Desde la pestaña Sharing2. Desde la opción de Share a Folder3. Desde el menú de una carpeta Ivite to folder o Share Folder Option (carpeta compartida) 1 2 Carpeta 3 Compartdia

Sharing Seleccionamos la pestaña de Sharing

Sharing Presenta las carpetas previamente compartidas Seleccionamos la opción share a folder Compartir carpeta

Sharing En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla. A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vacía originalmente. También podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.Opción para crear unacarpeta nueva (vacía) y compartirla

Sharing Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opción de Next

Sharing Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos opción de Share folder Colocamos el correo electrónico de lapersona que deseamos invitar

Share a Folder Seleccionamos la opción Share a folder

Share a folder Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para compartirla ó podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos opción de Next.

Share a folder Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opción de Next

Share a folder Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar Presionamos opción de Share folder Colocamos el electrónico de lapersona que deseamos invitar

Ivite to Folder/ Share Folder Option Seleccionamos la carpeta que queremos compartir. Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder.

Invite to folder/ Share folder Option La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitación. Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta. Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar. Presionamos opción de Share folder. Colocamos el correo Colocamos el electrónico de la correo electrónico persona que de la persona que deseamos invitar deseamos invitar

La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la cuenta de Internet.Desde el correo electrónico La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta. Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de crearla en el momento.

Aceptación o rechazo de carpeta compartida Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza la invitación.

Desde la cuenta de Dropbox en Internet Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaña de Sharing con número que indica la cantidad de carpetas invitadas. Presionamos la opción de Sharing

Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nuevacarpeta ha sido compartida.Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida.

En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitación.

Vamos al menú de la carpeta compartida deseadaMarcamos Share folder option.En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.

Opciones disponibles: Eliminar a una persona en particular Dejar de compartir la carpeta completa Salir de la(s) carpetas compartida(s) Eliminar a la persona de la carpeta Dejar de compartir Salir de la carpeta carpeta completa compartida

La alternativa de Kick out ofrece la opción dedejarle una copia de la carpeta a la persona conquien la estábamos compartiendo.

Seleccionamos el documento y marcamos laopción previous versions.

La siguiente pantalla presenta: El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio Tipo de cambio o actualización realizada Persona que realizó el cambio Vista preliminar del documentoPara restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opción Restore.

Desde el menú del documento que se quieredescargar seleccionamos la opción Download file

Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción deabrir el documento o grabarlo en el ordenador.Después de seleccionar la opción deseadas marcamos ok.

Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo en su lugar original también.1. Seleccionamos la opción Copy to en el menú del documento que deseamos copiar.

Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copiadel documento y marcamos la opción Copy File.

1. Hacemos doble clic en la carpeta pública.2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opción Copy public link. 1 2

1. Marcamos la opción Copy to clipboard2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho3. Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo. 1 2

Seleccionamos opción Show deletedfiles

Permanecen guardados durante 30 díasSe puede recuperar (undelete) el documentoborrado.

Opción # 1 Colocamos el ratón sobre el icono de Dropbox localizado en la parte inferior derecha de la computadora. Seleccionamos la opción preference…

Opción # 1 En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego ok.

Opcion # 2 Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la opción Account .

Opción # 2 Seleccionar la alternativa de My Computers. Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.

Invita a un amigo* 250MB para el que invita* 250MB para el que instala Dropbox 250MB EXTRA Colocar el ó loscorreos electrónicosde las personas que se desean invitar

https://www.dropbox.com/edu500MBEXTRA

https://www.dropbox.com/free640MBEXTRA

Completa los pasos de Get Started250MBEXTRA

Actualización de la cuenta

Dropvox - aplicación para grabarrecordatorios de voz en tu Smart Phone.Send to Dropbox - Permite que los archivosadjuntos enviados a tu correo electrónicosuban a tu cuenta única de Dropbox.

Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200 millon files saved daily by more than 25 millon people. Recuperado de http://www.dropbox.com/press/releaseDropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de http://www.dropbox.com/dmca#security.Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide. Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws. com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf

University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/ infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf.University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox and University Information . Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo xExplanation.pdf

Jeannette Lebrón Ramos, MPA Biblioteca de Administración PúblicaCorreo electrónico: jeannette.lebron2@upr.edu Teléfono: 787-764-0000, ext. 3290 Skype: jeannette.lebron2 Estamos para servirles

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by Jeannette Lebrón on Jun 24, 2011

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