Workflow Zuleima Romero Espinoza

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  • Workflow Zuleima Romero Espinoza

    1. 1. <ul><li>UNIVERSIDAD VERACRUZANA </li></ul><ul><li>FACULTAD DE CONTADURIA </li></ul><ul><li>TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN </li></ul><ul><li>ZULEIMA ROMERO ESPINOZA </li></ul><ul><li> MARZO 2009 </li></ul>08/06/09 WORKFLOW
    2. 2. 08/06/09 WORKFLOW <ul><li>INTRODUCCION </li></ul><ul><li>Contexto: impacto de los Workflow </li></ul><ul><li>¿Qué es un workflow? </li></ul><ul><li>Concepto </li></ul><ul><li>¿Qué es un wf?: ámbito de operación </li></ul><ul><li>La realidad del trabajo </li></ul><ul><li>El trabajo estructurado es más fácil de modelar </li></ul><ul><li>¿Qué es un wf?: el director de orquesta </li></ul><ul><li>Qué es un wf?: pegamento </li></ul><ul><li>Workflow: aplicaciones típicas </li></ul><ul><li>Historia: Evolución del flujo de trabajo </li></ul><ul><li>Componentes básicos </li></ul><ul><li>Arquitectura basada en B.de D. </li></ul><ul><li>Arquitectura híbrida: BD y mail </li></ul><ul><li>¿Cómo evaluarlos? características deseables </li></ul><ul><li>Ventajas que brinda utilizar Workflow </li></ul><ul><li>Beneficios </li></ul><ul><li>Conceptos manejados para modelar workflow </li></ul><ul><li>Aplicaciones/Sistemas Workflow, flujos de trabajo eficaces </li></ul><ul><li>Propiedades…….. </li></ul>
    3. 3. 08/06/09 WORKFLOW En los últimos años y a nivel mundial, los sistemas workflow han estimulado gran interés por dos razones principales: una económica y otra tecnológica. La económica se basa en el reconocimiento por parte de diversos sectores de la economía, que debido a la globalización de los mercados, el ambiente competitivo de negocios actual necesita la automatización de todas las actividades y procesos de trabajo, y no solo la automatización de algunas tareas individuales. La razón tecnológica resulta de la aparición de nuevos ambientes computacionales, capaces de integrar varias aplicaciones que antes operaban de manera independiente. Debido a estas razones, las expectativas hacia la adopción de sistemas workflow son grandes. Los sistemas Workflow permiten soportar los clásicos circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, recurriendo al papel sólo cuando es imprescindible. Workflow no se originó como un método de trabajo en grupo, sino como una forma de reducir el tiempo y costo de llevar a cabo los procesos de negocios y asegurar que las tareas sean llevadas a cabo consistentemente para mejorar la calidad. El crecimiento en el uso del workflow fue, como en el groupware, soportado por la introducción de las LAN (redes locales) y el correo electrónico. Las primeras aproximaciones a la automatización de las tareas de oficina a través del almacenamiento de copuias digitales de documentos como cartas de clientes o facturas condujeron al desarrollo del workflow. Se puede decir que la tecnología de Workflow se basa sobre la asunción de que algunas cosas son realizadas más efectivamente por las computadoras que por las personas.
    4. 4. 08/06/09 WORKFLOW Dentro de la evolución actual del Workflow como tecnología es posible identificar la evolción y creación de ciertos productos que acompañan al Workflow. Dichos productos son: Procesamiento de imágenes: En este caso se captura en forma de imagen electrónica (por ejemplo mediante un escáner) la información que se desea, para luego ser pasada entre los diferentes participantes con distintos propósitos. Administración de documentos: Esta incluye facilidades para guardar en un deposito común aquellos documentos que se comparten, así como también las facilidades para el acceso o modificación de los mismos mediante un conjunto predefinido de reglas   Correo Electrónico y Directorios: Provee las facilidades para distribuir información entre individuos de una organización, o entre distintas organizaciones.   Aplicaciones basadas en transacciones: Las transacciones de Workflow guardan la información, reglas, roles, y otros elementos sobre un servidor de Bases de Datos Relacionados, ejecutando la aplicación de Workflow sobre una interfaz gráfica para los usuarios.
    5. 5. 08/06/09 WORKFLOW Procesamiento de Formularios: El ambiente de los formularios es amigable y familiar para muchos usuarios. Éste es un excelente vehículo para el manejo de la información dentro de una aplicación de Workflow, basado en el valor de los campos de un formulario.
    6. 6. <ul><li>Workflow tendrá tanto impacto en informática como lo tuvieron las bases de datos hace 20 años. </li></ul><ul><ul><li>De Dependencia de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>A Dependencia de flujos </li></ul></ul>
    7. 7. <ul><li>Representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrónicos </li></ul><ul><li>Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio </li></ul><ul><li>Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medición y seguimiento </li></ul>
    8. 8. 08/06/09 WORKFLOW Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
    9. 9. 08/06/09 WORKFLOW Workflow es la tecnología de software que promete una nueva solución para un problema muy antiguo: administrar y dar soporte a los procesos de negocios. Existen cuatro conceptos básicos en materia de Workflow: · Lógica de procesos . Este es el concepto fundamental porque aquí se obtiene la representación de la definición de cada proceso con una metodología predeterminada, se mantiene un seguimiento del estado de cada instancia a medida que se progresa en la tarea y se empuja el proceso hacia la siguiente etapa de acuerdo a la lógica que se le ha definido. · Una correcta concordancia entre personas y tareas . Los sistemas Workflow ayudan a asegurar que la tarea que se necesita efectuar es hecha por la persona indicada, gracias a que generalmente están basados sobre sistemas de mensajería robustos. · Entrega de recursos de información para las tareas . Cuando los recursos de información son basados en computadoras, los sistemas Workflow pueden asegurar que las tareas que necesitan ejecutarse tienen la información necesaria para ser completadas. · Administración de procesos . Este es un concepto clave porque las organizaciones están bajo constante presión para mejorar el uso de sus recursos. Para los encargados de sistemas propiamente tales, la capacidad para administrar esos procesos es más crítica que la capacidad para construirlo en forma eficiente.
    10. 10. <ul><li>Los workflow tienen como misión apoyar procesos estructurados orientados a la administración caso a caso, en los que intervienen varios actores. </li></ul><ul><li>Los workflow no son candidatos para: </li></ul><ul><ul><li>procesos altamente automatizados e intensivos en transacciones que requieren escasa intervención humana. </li></ul></ul><ul><ul><li>procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número limitado de ocurrencias </li></ul></ul>
    11. 13. Comité Atención clientes Analista Cliente
    12. 14. Comercial Producción Administración Proceso Orden de compra Programación de la producción Contabilidad, facturación Departamento Departamento Departamento
    13. 15. <ul><li>Los workflow permiten: </li></ul><ul><ul><li>Ligar las actividades y aplicaciones que pertenecen a un mismo proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>Apoyar la coordinación de las personas </li></ul></ul><ul><ul><li>Dar seguimiento a las tareas </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluar la efectividad en el cumplimiento de los compromisos </li></ul></ul><ul><ul><li>Reconfigurar procesos sin tocar los sistemas </li></ul></ul><ul><ul><li>Todo lo anterior en tiempos de desarrollo cortos </li></ul></ul>
    14. 16. <ul><li>Solicitudes de crédito o leasing (Bancos, Financieras) </li></ul><ul><li>Atención de reclamos y solicitudes de clientes (Bancos, empresas de servicios) </li></ul><ul><li>Solicitudes de reembolso (Isapres, Seguros) </li></ul><ul><li>Trámite de pensiones (AFP) </li></ul><ul><li>Oficinas de partes (adm. Pública) </li></ul><ul><li>Procesos administrativos (pedidos internos, órdenes de compra, solic. Vacaciones, ...) </li></ul>
    15. 17. Físico Papel Proceso manual Incrustado en las aplicaciones Explícito pero aún parte de las aplicaciones Interactivo y separado de las aplicaciones
    16. 18. <ul><li>Ambiente de modelamiento </li></ul><ul><li>Ambiente de desarrollo </li></ul><ul><li>Ambiente de ejecución (interfaz usuaria) </li></ul><ul><li>Ambiente de administración y monitoreo </li></ul><ul><li>Procesador de transacciones </li></ul>
    17. 19. B.D. Definiciones B.D. Transacciones Motor: Procesamiento de transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente Administración
    18. 20. B.D. Definiciones B.D. Transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente Administración Motor Servidor de correo
    19. 21. <ul><li>Lenguaje (graf.) para modelar el flujo de trabajo </li></ul><ul><li>Configurabilidad/modificaciones de los flujos en operación </li></ul><ul><li>Identificación de responsables y tiempos de ejecución de cada subproceso </li></ul><ul><li>Seguimiento y registro de la historia de la tramitación: estadísticas </li></ul><ul><li>Manejo de situaciones de excepción </li></ul><ul><li>Asignación del trabajo a usuarios, de acuerdo a carga de trabajo </li></ul>
    20. 22. <ul><li>Casos que tienen hijos “autónomos” (ej; nota de pedido que da lugar a varias órdenes de compra) </li></ul><ul><li>Integración con el medio ambiente </li></ul><ul><li>Paralelismo, puntos de decisión, sincronismo </li></ul><ul><li>Subprocesos </li></ul><ul><li>Alarmas </li></ul><ul><li>Apertura - soporte de estándares (ej:OLE, DDE) </li></ul><ul><li>API con lenguajes de programación </li></ul><ul><li>Seguridad </li></ul><ul><li>Soporte de documentos, imágenes ... </li></ul>
    21. 23. <ul><li>Workflow Management Coalition </li></ul><ul><ul><li>Modelo de referencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Glosario </li></ul></ul><ul><ul><li>Interfases </li></ul></ul>
    22. 24. 08/06/09 WORKFLOW Incremento de la productividad. La implementación de una solución Workflow mejorará la productividad de varias maneras: 1. Reduciendo la tramitología y el procesamiento de papel. 2. Enlazando formularios electrónicos con sus bases de datos y creando tablas de consulta, reduciendo los errores ya haciendo más expeditivo el registro de información. 3. Evitando que se pierda información valiosa recavada durante los procesos de del negocio. 4. Enrutando los procesos a los individuos apropiados y garantizando que el input corresponda a las reglas de negocio preestablecidas.
    23. 25. 08/06/09 WORKFLOW 5. Evitando que se pierdan documentos, procesos, -y negocios- en el limbo de la burocracia. 6. Siguiendo la pista y organizando todas las actividades de cada partícipe de un proceso. Si una tarea se demora, se envía un recordatorio al responsable –y a su jefe si no es atendido-. 7. Generando reportes e informes críticos automáticamente. 8. Garantizando que en cada paso de cada proceso se complete la información establecida, evitando detener o regresar procesos por información o datos incompletos. Enfoque hacia la agregación de valor y no a la tramitología. Los procesos que agregan valor están en el alma de la organización moderna. El enfoque está puesto en determinar cuáles procesos son importantes a la misión y cómo optimizarlos para lograr ventajas competitivas.  
    24. 26. 08/06/09 WORKFLOW Reducción del tiempo de respuesta. La automatización de procesos es proactiva, asegura que las tareas avancen sin detenerse. Las buenas soluciones de Workflow definen los tiempos permisibles para la realización de una tarea, proveen notificaciones ante demoras y un mecanismo para escalar en la línea de mando cuando una tarea se demora más allá de su tiempo límite de ejecución.   Monitoreo de estado. Provee a los usuarios información instantánea sobre el estado de cualquier proceso. Es invaluable al eliminar la “telefonitis” presente en todas las organizaciones cuando los individuos realizan el seguimiento de los procesos en los cuales tienen interés. Asignación de tareas a la gente. La asignación de tareas se realiza mediante la definición de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.  
    25. 27. 08/06/09 WORKFLOW Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.   Generación de reportes. Al hacer posible la medición y reporte de estadísticas de tiempo y costo, las mejores soluciones proveen de información vital para detectar cuellos de botella en los procesos que a su vez su eliminación. Consistencia y confiabilidad. La automatización de workflow asegura consistencia y confiabilidad cada vez que se ejecuta un proceso. Los errores son reducidos dramáticamente y la aplicación garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio preestablecidas.   Reducción del consumo de papel. La implementación de procesos de negocio o administrativos es propensa al uso intensivo de papel. La automatización de dichos procesos son en realidad soluciones para la reducción de su consumo, ello reduce costos y mejora la eficacia.   Control de los Procesos (Process Management) Utilizando la tecnología de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas así como también observar como evolucionan los planes de trabajo realizados.
    26. 28. <ul><li>Reducen costos </li></ul><ul><li>Mejoran la calidad y rapidez del servicio </li></ul><ul><li>Mejoran el uso y la oportunidad de la información </li></ul><ul><li>Mejoran el control de los procesos </li></ul><ul><li>Flexibilidad organizacional </li></ul><ul><li>Diferenciación en el mercado </li></ul><ul><li>Eliminación de trabajo </li></ul>AUGE Sistemas S.A.
    27. 29. 08/06/09 WORKFLOW Cuando se modela un sistema de Workflow generalmente se identifican y utilizan definiciones de los distintos elementos que se pueden encontrar dentro de dicho sistema. A continuación se listan éstos elementos, para luego dar una descripción o definición de cada uno de ellos: • Tareas. • Personas (Usuarios). • Roles. • Rutas. - Rutas Fijas: los documentos siguen siempre el mismo camino. -Rutas Condicionales: el camino a seguir depende de la evaluación de condiciones. -Rutas Ad-Hoc: el usuario elige explícitamente cual es la siguiente etapa a seguir. • Reglas de Transición.
    28. 30. 08/06/09 WORKFLOW • Datos. -Datos de Control: son los datos internos manejados por la lógica del sistema de Workflow. - Datos Relevantes: son aquellos datos utilizados para determinar el ruteo de las distintas tareas del sistema. - Datos de la Aplicación: estos datos son específicos de la aplicación, no son accedidos por la lógica del Workflow. • Eventos. • Plazos (Deadlines). • Procesos. • Políticas.
    29. 31. 08/06/09 WORKFLOW Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo. Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción . Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un &quot;mensaje&quot; y recupera la respuesta más adelante).
    30. 32. 08/06/09 WORKFLOW En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las &quot;herramientas de trabajo en grupo&quot; que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación. Actualmente es muy importante acceder a la información de forma ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc), o una imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y recuperar la información es mucho menor usando una herramienta Workflow integrada con otros productos que permiten el acceso informatizado a la información relacionada con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción importante en cuanto a costes y un incremento de la productividad.
    31. 33. Seguimiento Medición Historia Alarmas Viernes 28 Oportunidad Flexibilidad
    32. 34. <ul><li>Workflow transaccionales (de producción) </li></ul><ul><ul><li>Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark, Plexus </li></ul></ul><ul><li>Workflow de coordinación (ad-hoc) </li></ul><ul><ul><li>Action, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWare </li></ul></ul>
    33. 35. <ul><li>Construir una narrativa del proceso. Luego, descomponerla identificando: </li></ul><ul><ul><li>los verbos; en general corresponden a acciones o tareas </li></ul></ul><ul><ul><li>los roles o usuarios (¿quién realiza qué cosa?) </li></ul></ul><ul><ul><li>los objetos; en general corresponden a los documentos o parte de la información que ellos contienen (datos) </li></ul></ul><ul><ul><li>los momentos de paralelismo, sincronización o puntos de decisión (reglas del proceso) </li></ul></ul>
    34. 36. <ul><li>Ejemplo: </li></ul><ul><ul><li>Mi Secretaria llena la postulación en triplicado, para lo cual pide todos los antecedentes necesarios (RUT, nombre, dirección etc...) </li></ul></ul><ul><ul><li>Me envía los formularios; yo le doy una prioridad la trabajo, y luego lo asigno a algún analista (copia verde). En paralelo, envío la copia azul al área comercial para que lo evalúen, y me quedo con al otra copia. </li></ul></ul><ul><ul><li>Espero la llegada de las dos copias, formo un expediente y tomo una decisión ; le envío el expediente al Comité </li></ul></ul>
    35. 37. <ul><li>El término hace referencia a cambios importantes en el manejo y en los procedimientos de las organizaciones </li></ul><ul><li>Surge a partir de: </li></ul><ul><ul><li>la necesidad de ser más competitivos en un mercado globalizado </li></ul></ul><ul><ul><li>mantener clientes satisfechos, mediante ofertas “personalizadas” </li></ul></ul><ul><ul><li>oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas tecnologías </li></ul></ul>AUGE Sistemas S.A.
    36. 38. <ul><li>Reingeniería: cambios en los procesos de negocios pueden provocar mejoras radicales en el rendimiento </li></ul><ul><li>Parte de las definiciones estratégicas de la organización (misión, objetivos ..) y va ganando en detalle (enfoque top down) </li></ul><ul><li>Workflow: se reorganizan las actividades operativas y se ligan todas aquellas que pertenecen a un mismo proceso (enfoque bottom up) </li></ul>
    37. 39. Misión Objetivos Procesos Actividades Reingeniería Workflow Funciones
    38. 40. <ul><li>Estrategia </li></ul><ul><ul><li>Particionamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Múltiples perspectivas </li></ul></ul>
    39. 41. El sistema Espacio de estados Espacio de datos Espacio funcional
    40. 42. Espacio de estados Espacio de datos El sistema Espacio funcional Espacio de coordinación y sincronización
    41. 43. Roles y sincronización
    42. 44. 08/06/09 WORKFLOW La motivación es el punto de partida que dicta una serie de conceptos que deben considerarse para dar comienzo a un trabajo que implique la aplicación de esta tecnología. Un buen entendimiento de la tecnología y de la organización resulta crucial para dar comienzo al proceso de incorporación o transferencia tecnológica, que en definitiva es un proceso netamente social. Una metodología simple y coherente es vital para traducir lo que hay hoy y lo que se necesita a futuro hacia los sistemas Workflow. Siempre hay un impacto en la organización, el punto es ¿qué tan mínimo lo podemos hacer para que las repercusiones sociales sean menores? La clave no está en nuestra disciplina, sino en el real convencimiento de que las voluntades individualistas simplemente no deben existir en nuestra Institución.
    43. 45. 08/06/09 WORKFLOW <ul><li>www.revistamarina.cl/revistas/2000/2/rojas.pdf </li></ul><ul><li>www.infoestrategica.com/bpm/ workflow .pdf </li></ul><ul><li>Workflow patterns Conjunto de patrones de diseño de flujos de trabajo; evaluación comparativa de lenguajes de definición de procesos de negocio </li></ul><ul><li>&quot; Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of Workflow Management “ </li></ul><ul><li>Barbara Dellen, Frank Maurer, Gerhard Pews </li></ul><ul><li>http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm </li></ul>

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