Desarrollando Habilidades Digitales (Gijón, 24 Sep 2009)

Jorge Juan Fernández Ideas prácticas para mejorar la productividad de trabajadores del conocimiento Desarrollando habilidades digitales Gijón, 24 de septiembre de 2009

Objetivo Compartir ideas, trucos, técnicas, herramientas… que mejoren radicalmente la productividad de los trabajadores del conocimiento

¿Dónde estoy? ¿Dónde me veo?

Facebook: “ a la PowerPoint ”

Economista:

Economía: Oviedo, Turín, Londres

Salud: HBS, IESE, IE, IHI

Consultoría:

Londres

Barcelona

Áreas de expertise :

Estrategia (BSC)

Operaciones (TOC, Lean , Six Sigma , Variability )

Innovación sanitaria ( Life Sciences , Servicios, TIC, Devices )

Blogs: profesional y personal

“ No sabemos casi nada de algo que está en la base de casi todo: la información”

100.000 descargas en 10 días

> 160.000 descargas

> 100 referencias en internet

http:// www.infonomia.com / pdf / Mas_alla_de_Google _2008. pdf

Temas para una charla de 1:15 minutos

Una disrupción

Tres cosas que no van bien en España

¿Quién va a ser el protagonista?

Los grandes enemigos

Método de trabajo para el KW

Decálogo de ideas útiles

La mayor de las disrupciones conocidas

Tecnología e Información

1982 2006

http://www.flickr.com/photos/jandfriends/2913443068/

Sociedad industrial vs Sociedad Conocimiento

Ésta es hoy la realidad de muchos de nosotros FUENTE: http ://www.wellingtongrey.net

El mundo ha cambiado… Y diría que nosotros no hemos cambiado con él

“ El significado de saber ha cambiado de ser capaz de recordar y repetir información a ser capaz de encontrarla y usarla”.

Herbert Simon (Premio Nobel de Economía, 1978)

Tres cosas que no van bien en España

(y que nos van a dar problemas en el futuro)…

1. Educación INFORME OCDE “ Education at a Glance ” INFORME PISA Ranking Times Higher Education

Informe PISA (2006)

Los alumnos españoles de 15 años ocupan la posición 27 en cuanto al dominio de las matemáticas, ciencias y comprensión lectora, según el estudio elaborado entre 276.162 estudiantes de 41 países.

El nivel de comprensión lectora de los alumnos españoles de 15 años ha descendido de forma "muy notable", el de matemáticas es "ligeramente inferior" y el de ciencias apenas varía en comparación con 2003.

El nivel de comprensión lectora de los alumnos españoles de 15 años sufre el mayor descenso de toda la OCDE.

Informe OCDE – Education at a Glance (2009) España presenta una elevada tasa de abandono escolar (un tercio de los jóvenes españoles no termina el Bachiller o la Formación Profesional), superando en 15 puntos la media europea. Evolución del abandono escolar prematuro (2000-2006) 15,3 15,9 17,1 17,6 EUROPA 27 16,9 17,7 18,7 19,5 EUROPA 15 29,9 31,7 29,9 29,1 ESPAÑA 2006 2004 2002 2000

2. I+D+i Gasto ejecutado en I+D+i sobre el total del PIB (1991-2002) FUENTE: Instituto Nacional de Estadística y Eurostat

2. I+D+i Gasto ejecutado en I+D+i sobre el total del PIB (2007) FUENTE: Instituto Nacional de Estadística y Eurostat 0,33 0,22 0,71 1,27 ESPAÑA 0,39 0,26 1,19 1,86 EUROPA EURO 0,42 0,25 1,23 1,91 EUROPA 15 0,41 0,24 1,17 1,83 EUROPA 25 UNIVERSIDAD AA.PP. EMPRESAS GASTO TOTAL (% PIB)

3. Productividad

España trabaja de media 200 horas más al año que la media europea.

IESE y Adecco publicaron en 2007 un estudio que concluye que España es el país en el que más largas son las jornadas laborales y menor rendimiento se obtiene por hora trabajada.

La productividad en España avanza a tasas anuales inferiores al 1%, sólo por encima de Italia y Portugal, frente al 1,5% de media de la UE.

Somos los europeos que más horas trabajamos, pero somos los menos productivos (PIB producido por empleado).

¿Consecuencias? Nuestra competitividad como país cae… FUENTE: Informe de Competitividad Global 2009-2010, World Economic Forum 48 49 39 30 ITALIA 33 29 22 28 ESPAÑA 13 12 11 18 REINO UNIDO 16 16 30 17 FRANCIA 7 7 14 6 ALEMANIA 2 1 1 1 EE.UU. 2008 2007 2002 1995 PAÍSES / AÑOS

¿Qué tienen en común estas tres áreas?

Alternativas a la pérdida de competitividad

Cambiar el modelo productivo

Reducción de salarios

Incrementos salariales por debajo de los incrementos de inflación

Incrementar la productividad de empresas y profesionales:

Más output por misma unidad de input

Igual output por menos input

El protagonista de los próximos 300 años

El trabajador del conocimiento

Los role models actuales De Homer Simpson a Dilbert

¿Quién es un Trabajador del Conocimiento ? - 1

Su función principal en el trabajo está relacionada con la creación, distribución o aplicación de conocimiento

Un elevado nivel de formación y/o experiencia

Resuelve problemas no operativos

People who know more about what they are doing than their managers do

Organiza su día: A knowledge worker is someone who gets to decide what he does each morning ( Thomas A. Stewart )

¿Quién es un Trabajador del Conocimiento ? - 2

This type of work draws out of a variety of talent and skills

Valora menos el ascenso profesional

Employees that complete a whole task, from beginning to end, rather than playing a minor role in the big picture

Alguien que trabaja con profesionales de todos los niveles jerárquicos (superior, igual, inferior)

Se pasan el día sentados, con la vista en una o varias pantallas

Los grandes enemigos del trabajador del conocimiento

Esto es una guerra en toda regla LADRONES DE TIEMPO MULTITASKING

Grandes ladrones de tiempo

Soluciones para el problema del email

Separar cuentas personal y profesional

Vea el correo sólo 2 o 3 veces al día

No revisar el email la primera cosa por la mañana

“ Toque” cada correo sólo una vez

Aplique un proceso a cada correo:

Do, Delegate, Defer, File, Delete

Soluciones para el problema del internet

Limite el tiempo que esté online

Almacene con criterio utilizando tags (etiquetas)

Soluciones para el problema de las llamadas

Poner el móvil en silencio

Agrupe las llamadas (producción en lotes)

Cambie la sincronía por la asincronía

El juego del Multitasking ¿Qué regla deberíamos utilizar? To Multi-task or not … LA PREGUNTA Si cambiamos las REGLAS que usamos a la hora de realizar tareas o proyectos, ¿ puede ayudarnos realmente a HACER MÁS CON MENOS EN MENOS TIEMPO …?

EL RETO

Se te asignan 3 proyectos, cada uno con 20 tareas.

Cada proyecto es para un cliente diferente y cada uno de ellos quiere acabar el proyecto lo antes posible (“es para ayer”).

Por ello, te piden una estimación fiable para la finalización de sus proyectos.

EJERCICIO 1 –Multitask (Regla 1) “Trabajar en los tres proyectos a la vez” Proyecto 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Proyecto 2 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T Proyecto 3 ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О Tiempo de finalización prometido al cliente

EJERCICIO 1: Condiciones iniciales

Escribir cualesquiera 10 caracteres lleva 5 segundos

Tiempo seguro: 1 caracter = 1 seg

Planificación de 1 proyecto = 20 seg

Planificación Portfolio = 60 sec

EJERCICIO 1: La Regla

MULTITASK

0:58 0:59 1:00 Tiempo de finalización real

EJERCICIO 2 – Sin Multitask (Regla 2) “Empezar un proyecto al terminar el otro” 0:20 0:40 1:00 Proyecto 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Proyecto 2 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T Proyecto 3 ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О ◊ ∆ О

EJERCICIO 2: Condiciones iniciales

Escribir cualesquiera 10 caracteres lleva 5 segundos

Tiempo seguro: 1 caracter = 1 seg

Planificación de 1 proyecto = 20 seg

Planificación Portfolio = 60 sec

EJERCICIO 2: La Regla

SIN MULTITASKING

Tiempo de finalización prometido al cliente Tiempo de finalización real

¿Hacer multi-tasking o no hacerlo?

¿Qué regla ha dado los mejores resultados?

¿Cuánto mejores han sido los resultados?

¿Por qué han sido los resultados mejores?

¿Qué supuesto subyacente hemos desafiado?

¿Cuál es la probabilidad de que adoptes esta regla?

Método de trabajo para el Trabajador del Conocimiento

CONOCIDO DESCONOCIDO TRANSFORMAR COMPLEJIDAD EN SIMPLE COMUNICAR Para que se entienda fácilmente De forma lógica y analítica De forma lógica y analítica

Proceso sistemático

Buscar información

Almacenar información

Analizar información

Estructurar ideas / Crear conocimiento

Diseñar entregables de conocimiento

Presentar ideas

Destilar conocimiento

1 2 3 4 5 7 6

La belleza de las preguntas: Haga preguntas

¿Cuál es el objetivo de este documento?

Vender

Informar

Tomar decisiones

¿Quién lo va a leer?

¿Con qué nivel de profundidad?

BUSCAR INFORMACIÓN 1

¿De cuántas fuentes recibes impactos informacionales ( interrupciones ) diariamente?

Periódicos

Revistas

Televisión

Feeds

Internet

Newsletters

Redes sociales

Llamadas

Mensajería instantánea

Twitter

Videos

Decidir lo que voy a consumir: relacionar con tu Mapa de Intereses

Decidir cómo voy a participar en este contexto de infoxicación

Eliminar el ruido, mantener las señales:

Ruido: la información que me llega y no me interesa. Lo que me aburre. Lo que para mi es irrelevante.

Señales : cualquier tipo de información que me interesa, me enseña, me descubre cosas que no sabía, me hace actuar en algún sentido o sencillamente me gusta leer

Estrategias:

Hacer que las noticias vengan a ti, en vez de tu ir a ellas ( RSS Feeds )

Limpiar las newsletters a las que estamos suscritos

Eliminar el número de personas a las que seguimos en Twitter o mediante RSS Feeds.

Dejar de leer la prensa generalista y/o de ver las noticias de televisión

¿Cómo se prepara una Dieta informacional?

Mapa de intereses

Modelos de negocio

Herramientas de gestión

Estrategia ( Balanced Scorecard )

Operaciones (TOC, Lean , Six Sigma , Variability)

Innovación (general y sanitaria)

Gestión y Visualización de información

PROFESIONAL

Frases

Cuentos e historias

Preguntas

Economía

Historia de las ideas (políticas, económicas, sociales, morales)

Historia de las religiones

Happiness

Deportes

PERSONAL

Buscando… Dos enfoques BUSCO DATOS O NOTICIAS CONCRETAS QUIERO ESTAR AL DÍA

Se pueden buscar muchas cosas distintas… DATOS CONCEPTOS ARTÍCULOS CIENTÍFICOS NOTICIAS PERSONAS SITIOS

BUSCAR INFORMACIÓN Consejos

Elegir bien el punto de partida de la búsqueda

Depende de lo que estés buscando

Exprimir toda la potencia de los buscadores

Elegir bien las palabras clave

Aplicar reglas de sintaxis para hacer búsquedas

Usar las funciones avanzadas de búsqueda

Examinar críticamente los resultados obtenidos

“ Está permitido rechazar información aunque salga en Google ”

ALMACENAR INFORMACIÓN

¿Qué es lo que hemos de almacenar?

Fuentes de información

Ideas

Imágenes

Cada cosa en su sitio:

Fuentes de información: del.icio.us

Ideas: moleskine, PDA, etc.

Imágenes: PC local

2

ALMACENAR INFORMACIÓN 2 INBOX LLAMADAS INTERNET AGENDA TO-DO LIST Del.icio.us CARPETAS ACCIONES Con fecha Sin fecha

ANALIZAR INFORMACIÓN Determinar el mensaje que se quiere transmitir 3 Tabla 3: Nº de ventas por producto (2008) Fuente: Zelazny, Gene. Say It With Charts: The Executive's Guide to Visual Communication (1985) 13 7 8 8 7 C 7 4 6 6 3 % Mayo Abril Marzo Febrero Enero MES 159 25 39 71 113 175 23 40 70 122 147 24 36 70 103 132 23 30 71 94 221 57 126 40 88 TOTAL % B % A PRODUCTO

Una misma serie de datos puede transmitir mensajes muy distintos Fuente: Zelazny, Gene. Say It With Charts: The Executive's Guide to Visual Communication (1985) Si se quiere que los lectores se fijen en el conjunto de las ventas para los tres productos desde enero hasta mayo, la descripción de la tabla podría ser: “Las ventas han aumentado continuamente desde febrero” 1 Por otro lado, el lector puede querer centrarse en un punto fijo de la escala temporal, por ejemplo en el ranking de ventas para los tres productos en un mes en concreto. En este caso, el mensaje podría ser: “En mayo, las ventas del producto A han sido mayores respecto a las del B y el C” 2 Tabla 3: Nº de ventas por producto (2008) 1 2 3 3 Observando los mismos datos de mayo desde otra perspectiva, el consultor puede destacar los porcentajes del total de ventas para cada producto. Por ejemplo, uno de los mensajes podría ser: “ En mayo, el producto A consiguió el 70% de ventas del total” 13 7 8 8 7 C 7 4 6 6 3 % Mayo Abril Marzo Febrero Enero MES 159 25 39 71 113 175 23 40 70 122 147 24 36 70 103 132 23 30 71 94 221 57 126 40 88 TOTAL % B % A PRODUCTO

ESTRUCTURAR IDEAS 4 90% ESTRUCTURAR IDEAS PENSAR EDITAR Y REVISAR REDACTAR ESTRUCTURAR IDEAS PENSAR EDITAR Y REVISAR REDACTAR

Leer rápido y escribir rápido ESCRIBIR RÁPIDO LEER RÁPIDO Fuente: Scientific Speed Reading: How to Read 300% Faster in 20 Minutes ( http:// www.fourhourworkweek.com / blog /2009/07/30/ speed - reading - and - accelerated - learning / ) Fuente: Typing Web: Free Online Typing Tutor ( http:// www.typingweb.com / )

CREAR / DISEÑAR ENTREGABLES 5 .DOC .PPT .XLS

El Principio de la Excelencia Gráfica establece las bases para crear elementos visuales

“ Dar el mayor número de ideas en la menor cantidad de tiempo, con la menor cantidad de tinta, en el menor espacio posible" (Edward Tufte, 1983).

Fuente: Edward Tufte, The Visual Display of Quantitative Information (1999)

Principio de la Excelencia Gráfica Ejemplo

La empresa X, en su constante búsqueda de la rentabilidad ha facturado en el año 2007 3,27 Millones de Euros, alcanzando de esta forma una rentabilidad del 7% gracias a sus beneficios antes de impuestos de 230.000 euros.

La plantilla de la empresa es de 420 empleados, altamente motivados en la consecución de los objetivos de la empresa que se centran en el diseño de sistemas de visualización para corporaciones industriales con grandes bases de datos, entidades financieras y portales de B2B.

Texto Elemento Visual Fuente: elaboración Antares Consulting (marzo 2009) Empresa X Diseño de sistemas de visualización para: Corporaciones industriales Entidades financieras Portales de B2B Datos económicos (2007) 7% Rentabilidad 420 Nº empleados 230.000€ Beneficios 3.270.000€ Facturación

Los elementos visuales se clasifican en tres grupos: Tablas, Gráficos y Figuras Cuantitativos Cualitativos Figuras geométricas Metáforas visuales    Pastel Columnas Barras Líneas Puntos Cajas Tablas Gráficos Figuras 1 2 3 Organi-grama Si Si No No Diagrama de procesos Matriz Mapa geográfico Mapa de procesos Crono-grama Diagrama de estrella 26 1 25 C 17 2 15 D 100 34 23 T 10 4 3 y 90 30 20 X T E B A F e d β i h g γ o l c 30 n k B 20 m j a 10 ε δ α X Diagrama de Venn

La elección del gráfico más apropiado se realiza siguiendo un proceso en 3 pasos GRÁFICO DATOS 1. Determinar el mensaje 2. Identificar el tipo de comparación 3. Seleccionar el tipo de gráfico La principal clave para escoger el gráfico apropiado es determinar en primer lugar el mensaje que se quiere transmitir a partir de los datos disponibles . El mensaje que se haya elegido siempre implicará uno de los 5 tipos de comparación: -Composición -Comparación -Serie Temporal -Distribución -Correlación

Una vez determinado el tipo de comparación se seleccionará uno de los 6 tipos de gráficos cuantitativos:

Pastel

Barras

Columnas + Histograma

Líneas

Puntos

Cajas

Del dato al mensaje Del mensaje a la comparación De la comparación al gráfico

Gráfico de barras ¿Qué tipo de comparación se quiere mostrar? Gráfico mixto Gráfico de columnas apiladas (valores relativos) Gráfico de columnas apiladas (valores absolutos) 1 variable 2 variables Valores relativos Valores absolutos Estático Dinámico Europa % ingresos por patología % distribución por edades Composición Proporción sobre un total 1 Comparación Ranking de ítems 2 Gráfico de línea Gráfico de líneas Varias variables / pocos datos Varias variables / muchos datos Una variable / muchos datos Gráfico de columnas Una variable / pocos datos Horas del día % pacientes de urgencias Gráfico de pastel Gráfico de columnas Serie Temporal Cambios a lo largo del tiempo 3 Histograma en línea Distribución Ítems dentro de rangos 4 Gráfico de cajas Histograma en columnas Gráfico de puntos “ Paired bar chart ” Correlación Relación entre variables Gráfico de burbujas 2 variables 3/4 variables 5 Rentabilidad Facturación % de ocupación Inversión innovación Ingresos Nº patentes 1 variable

COMUNICAR Y VENDER LAS IDEAS Existen dos trucos para mejorar LEY DE LAS 3Ps VEA A LOS MEJORES 6

DESTILAR CONOCIMIENTO

Herramientas de síntesis:

Útiles para la próxima vez que uno se enfrente al mismo problema

No podemos estar empezando de cero todo el tiempo

Regla: “todo en 1 página”

Guías de desempeño:

Profesional: ejemplo “entrevista de trabajo”

Personal: visitas a ciudades

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DESTILAR CONOCIMIENTO

Herramientas de síntesis:

Mind Maps (mapas mentales) de Tony Buzan

Logical Maps (mapas lógicos) de Eli Goldratt

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Mind mapping Ejemplo

Logical maps Dr. Eli Goldratt ( The Choice )

Desarrolle su propio Programa Educativo

50Lessons

Academic Earth

MIT

eCorner, Stanford

MBA videos

RECORDATORIO FINAL

Haga estos 4 ejercicios por separado:

Mapa de Intereses

Dieta informacional

Programa Educativo personal

Guías de desempeño

Luche contra sus grandes enemigos: email, internet, móvil

Abandone el multitasking

Trabaje dos habilidades fundamentales:

Rapidez de mecanografía

Rapidez de lectura

Otras recomendaciones valiosas

Apaga el ordenador: declárate offline

Resérvate espacios para pensar/ordenar ideas

No lo hagas inmediatamente

Desarrolla el hábito de la desconexión

Probad: no todos somos iguales

MUCHAS GRACIAS

Jorge Juan Fernández

[email_address]

www.jorgejuanfernandez.com

http:// delicious.com /jjfernandez/

Fuentes de las imágenes

GettyImages: http://www.gettyimages.com

TIME Magazine: http :// www.time.com

Flickr: http://www.flickr.com/photos/jandfriends/2913443068/

Wellington Grey: http :// www.wellingtongrey.net

Ruca: http://www.rucabado.com/

XPLANE: http://www.xplane.com/

Don Moyer: http:// www.thoughtformdesign.com

ANEXOS Leer para crecer

Una colección de libros útiles - 1

Visualización de información:

The Visual Display of Quantitative Information (1983), Edward R. Tufte

Show Me the Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten , Stephen Few (2004)

Say It with Charts, The Executive's Guide to Visual Communication (2001), Gene Zelazny

Information Visualization in the News: Print and Multimedia Infographics Storytelling (2009), Alberto Cairo

Presentaciones:

Presentation Zen (2008), Garr Reynolds

Slide:ology (2008), Nancy Duarte

Beyond Bullet Points (2007), Cliff Atkinson

Creating Messages That Motivate (2005), Bert Decker

Cómo hablar bien en público (1997), Dale Carnegie

Problem-Solving :

Problem-Solving 101: A Simple Book for Smart People (2009), Ken Watanabe

Smart Choices: a practical guide to making better decisions (1999), John S. Hammond, Ralph L. Keeney, Howard Raïffa

The McKinsey Way (1999), Ethan M. Rasiel

The McKinsey Mind (2001), Ethan M. Rasiel y Paul N. Friga

The McKinsey Engagement (2009), Paul N. Friga

Redacción:

The Minto Pyramid Principle: Logic in Writing, Thinking and Problem Solving (2007) , Barbara Minto

The Elements of Style (1979), Struck & White

On Writing Well (2006), William Zinsser

La cocina de la escritura (1995), Daniel Cassany

Eats, shoots, and leaves (2003), Lynne Truss

Perdón, imposible (2005), José Antonio Millán

Números y estadística:

How to Lie with Statistics (1993), Darrell Huff

El hombre anumérico (1990), John Allen Paulos

The tiger that isn't. Seeing through a world of numbers (2007), Michael Blastland y Andrew Dilnot

Stat-spotting. A field guide to identifying dubious data (2009), Joel Best

Comunicación visual:

The Back of the Napkin (2008), Dan Roam

Marks & Meaning (2008), Dave Gray

Storytelling y Comunicación:

Story (1997), Robert McKee

La isla de los cinco faros (2005), Ferrán Ramón-Cortés

Made to Stick (2007), Chip & Dan Heath

Mind-openers :

A Whole New Mind (2006), Daniel Pink

The Dip (2007), Seth Godin

Brain Rules (2008), John Medina

Ignore Everybody and 39 Other Keys to Creativity (2009), Hugh MacLeod

Analyzing information and Critical Thinking :

Why Not? How to Use Everyday Ingenuity to Solve Problems Big and Small (2003), Barry Nalebuff y Ian Ayres

Seeking Wisdom: From Darwin to Munger (2003), Peter Bevelin

Turning Numbers into Knowledge (2008), Jonathan G. Koomey

A Rulebook for Arguments (2009), Anthony Weston

Productividad y Simplicidad:

Simplify Your Life (1994), Elaine St. James

Simplify Your Work Life (2001), Elaine St. James

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2002), David Allen

The Seven-Day Weekend (2003), Ricardo Semler

The Simplicity Survival Handbook (2003), Bill Jensen

The Four-Hour Workweek (2007), Timothy Ferris

Upgrade Your Life (2008), Gina Trapani

The Power of Less (2009), Leo Babauta

Desarrollando Habilidades Digitales (Gijón, 24 Sep 2009)

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