CURSO DE  AUDITORIAS DE CALIDAD Dr. Primitivo Reyes Aguilar  Curso de Auditorías
Objetivos Generales <ul><li>Análisis e identificación de factores críticos para un programa de auditoría de calidad </li><...
Temario <ul><li>Revisión de la norma ISO 9001:2000 y los 8 principios de la Gestión de la Calidad </li></ul><ul><li>Revisi...
La norma ISO 9001:2000 Curso de Auditorías
Temario – Norma ISO 9001:2000 <ul><li>Modelo de gestión de calidad </li></ul><ul><li>Los 8 principios de la gestión de cal...
Curso de Auditorías MEJORA CONTINUA DEL  SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD C l i e n t e R e q u e r i m i e n t o s C l i e n...
ISO 9001 Y EL CICLO DE MEJORA Curso de Auditorías Planear Verificar Hacer Actuar Política y objetivos de calidad Documenta...
Los 8 Principios de la Gestión de Calidad Curso de Auditorías 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del pers...
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La cadena de valor de Porter Curso de Auditorías Infraestructura Gestión de recursos humanos Desarrollo tecnológico Abaste...
Definición de procesos <ul><li>Proceso es la organización lógica de personal, materiales, energía, equipo e información en...
Secuencia de procesos  con enfoque al cliente <ul><li>Determinar los requerimientos del cliente </li></ul><ul><li>Diseñar ...
Indicadores de desempeño de procesos <ul><li>Efectividad:  que tan bien la salida cubre los requisitos del cliente </li></...
Funciones vs proceso Curso de Auditorías
Diagrama de tortuga del proceso Curso de Auditorías ¿Con quien? Personal involucrado ¿Con qué? Recursos, cap. ¿Cómo? Proce...
Elementos de procesos:  SIPOC <ul><li>Un cambio en la Salida debe estar relacionado con algún cambio en los pasos anterior...
Curso de Auditorías DIAGRAMA  DE FLUJO DESPLEGADO Tiempo
Clausulas Principales de  ISO 9001:2000 Curso de Auditorías 5. Responsabilidad  de la Dirección ISO 9001:2000 7. Realizaci...
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Curso de Auditorías Clausulas Principales de  ISO 9001:2000 6. Gestión de Recursos Infraestructura Recursos  Humanos Provi...
Curso de Auditorías Control de los  dispositivos de  seguimiento y  medicion 7. Realización  del producto Producción y  Pr...
Curso de Auditorías Mejora 8. Medición, Análisis y Mejora Análisis de Datos Control de  producto no conforme Generalidades...
Documentación  del sistema de calidad 1. Manual de Calidad 2. Procedimientos 3. Instructivos Formatos Vacios Formatos Llen...
Documentación del sistema de calidad <ul><li>Comunicación positiva y autoritaria </li></ul><ul><li>Mejora el control de la...
ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad <ul><li>Requerimientos mínimos: </li></ul><ul><ul><li>Política y objeti...
ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad <ul><ul><li>Procedimientos Documentados requeridos por ISO 9001 </li></...
Documentos de un Sistema de Gestión de Calidad. <ul><li>Manual de Calidad ¿Quién hace Qué? </li></ul><ul><li>Procedimiento...
Manual de Calidad <ul><li>Es el documento en que se define: </li></ul><ul><li>Alcance del sistema de gestión de calidad y ...
Procedimientos. <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Cómo se debe realizar en forma especifica  ...
Planes de Calidad <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Las Practicas relevantes especificas de C...
Instructivos <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>La secuencia  paso a paso  de la actividad est...
Estándares y especificaciones <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Las características con los v...
Dibujos <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Forma gráfica y dimensional que tiene un: </li></ul...
Registros de Calidad <ul><li>Es un formato diseñado por los responsables del área, con el fin de registrar los datos obten...
La Norma ISO 19011 Curso de Auditorías
Temario – Norma ISO 19011 <ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Referencias normativas </li></ul><ul><li>Términos y definicion...
La norma ISO 19011 <ul><li>Ha sido preparada de manera conjunta entre el ISO/TC 176 SC 3 y el ISO/TC 207 SC 2 </li></ul><u...
La norma ISO 19011 <ul><li>Proporciona lineamientos para: </li></ul><ul><ul><li>Auditorias </li></ul></ul><ul><ul><li>Admi...
La norma ISO 19011 <ul><li>Aplicable a las auditorías de calidad o medio ambiente, tanto internas como externas </li></ul>...
Términos y Definiciones Curso de Auditorías
Términos y Definiciones <ul><li>Alcance de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Extensión y fronteras de una auditoría </li></u...
Términos y Definiciones <ul><li>Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Proceso sistemático, independiente y documentado para obte...
Términos y Definiciones <ul><li>Observación (no definida en normas) </li></ul><ul><ul><li>“ Oportunidad de mejora” o “área...
Términos y Definiciones <ul><li>Auditado </li></ul><ul><ul><li>Organización que recibe la auditoría </li></ul></ul><ul><li...
Términos y Definiciones <ul><li>Experto técnico </li></ul><ul><ul><li>Persona que proporciona conocimientos o experiencia ...
Términos y Definiciones <ul><li>Hallazgos de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Resultados de la evaluación de evidencia de a...
Pasos de la auditoria Curso de Auditorías Determinar el ALCANCE de la auditoria Establecer  CRITERIO contra  El cual se re...
Principios de Auditoría Curso de Auditorías
Principios de Auditoría <ul><li>Cuidado profesional necesario </li></ul><ul><ul><li>Competencia para el desarrollo de una ...
Principios de Auditoría <ul><li>Conducta ética </li></ul><ul><ul><li>Confianza, integridad, confidencialidad y discreción ...
Programa de auditoria Curso de Auditorías
Administración del Programa de Auditoría Curso de Auditorías Autoridad para el programa de auditoría Establecimiento del p...
Autoridad para el Programa de Auditoría <ul><li>La alta dirección debe garantizar la autoridad para la administración del ...
Objetivos de un Programa de Auditorías <ul><li>Se deben considerar </li></ul><ul><li>Prioridades de la Dirección </li></ul...
Extensión del Programa de Auditoría <ul><li>Depende del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización y por: </li></...
Extensión del Programa de Auditoría <ul><li>Normas, requisitos regulatorios, normativos y contractuales </li></ul><ul><li>...
Responsables del Programa de Auditoría <ul><li>Deben tener conocimiento de los principios de auditoría, de la competencia ...
Responsabilidades en el  Programa de Auditoría <ul><li>Las responsabilidades incluyen: </li></ul><ul><li>Establecer los ob...
Recursos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben considerar: </li></ul><ul><li>Recursos financieros necesarios para de...
Procedimientos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben atender los aspectos siguientes: </li></ul><ul><li>Planear y ag...
Procedimientos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben atender los aspectos siguientes: </li></ul><ul><li>Mantener reg...
Implementación del  Programa de Auditoría <ul><li>Se debe atender lo siguiente: </li></ul><ul><li>Comunicar el programa de...
Implementación del Programa de Auditoría <ul><li>Se debe atender lo siguiente: </li></ul><ul><li>Asegurar la realización d...
Involucramiento de administradores y sensibilización de las Áreas Auditadas <ul><li>Para que una auditoría sea útil debe e...
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Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría Curso de Auditorías Capacidad de los equipos de auditores para cumplir con ...
Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría <ul><li>Resultados y tendencias del monitoreo </li></ul><ul><li>Conformidad...
Competencia y evaluación de auditores Curso de Auditorías
Competencia y Evaluación de Auditores Curso de Auditorías Calidad Ambiente Conocimientos y habilidades en calidad Conocimi...
Atributos Personales <ul><li>Ético </li></ul><ul><li>Mente abierta </li></ul><ul><li>Diplomático </li></ul><ul><li>Observa...
Atributos Personales no deseados <ul><li>Argumentativos, entran en discusiones </li></ul><ul><li>Obstinados, se ciegan con...
Competencia del equipo auditor <ul><li>Competencia laboral de auditores </li></ul><ul><li>Conocimiento de las actividades ...
Conocimiento y Habilidades de los Auditores <ul><li>Técnicas, procedimientos y principios de auditoría </li></ul><ul><li>S...
Conocimiento y Habilidades del Auditor Líder <ul><li>Planeación y manejo efectivo de los recursos durante la auditoría </l...
Conocimiento y Habilidades en Calidad <ul><li>Métodos y técnicas relacionadas con la calidad </li></ul><ul><li>Productos y...
Conocimiento y Habilidades en Medio Ambiente <ul><li>Métodos y técnicas de gestión ambiental </li></ul><ul><li>Tecnología ...
Curso de Auditorías Ejemplo de Parámetros para determinar la Competencia de un Auditor
Mantenimiento y Mejora de la Competencia <ul><li>Desarrollo profesional continuo </li></ul><ul><ul><li>Experiencia profesi...
Etapas de la Evaluación Curso de Auditorías Desarrollo de la Competencia Evaluación Inicial Auditor Selección Evaluación c...
Evaluación de Auditores <ul><li>Identificar los atributos personales, así como las habilidades y conocimientos para cumpli...
Evaluación de Auditores <ul><li>Seleccionar el método apropiado de evaluación </li></ul><ul><ul><li>Revisión de registros,...
Curso de Auditorías
Evaluación de Auditores <ul><li>Los auditores deben proyectar una buena imagen: </li></ul><ul><ul><li>Vestir apropiadament...
Actividades de la auditoria Curso de Auditorías
Actividades de Auditoría Curso de Auditorías Inicio de la auditoría Seguimiento Conducción en sitio Reporte de auditoría C...
Inicio de la auditoria <ul><li>De 2a. Parte por el cliente y 3a. Parte por agencia  </li></ul><ul><li>Designación del audi...
Revisión Documental <ul><li>Determinar la conformidad del sistema documentado (manual de calidad y procedimientos), con  c...
Preparación <ul><li>Plan de Auditoria </li></ul><ul><ul><li>Objetivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Criterios y documentos de...
Preparación <ul><li>Plan de auditoria </li></ul><ul><ul><li>Representante del auditado </li></ul></ul><ul><ul><li>Idioma d...
Preparación <ul><li>Asignación de funciones al equipo auditor </li></ul><ul><ul><li>Procesos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ár...
Preparación <ul><li>Documentos de Trabajo </li></ul><ul><ul><li>Listas de verificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatos...
Listas de verificación <ul><li>Guía para el auditor </li></ul><ul><li>Ayuda a tener meticulosidad </li></ul><ul><li>Ayuda ...
Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 1. Investigar la efectividad de los procesos más que conformidad a pr...
Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 2. Investigar la conformidad del sistema de calidad con los requerimi...
Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 3. Requerimientos adicionales de otras fuentes requeridas: </li></ul>...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de apertura por Auditor líder </li></ul><ul><ul><li>Circular lista de ...
Reunión de apertura <ul><li>Introducción del equipo auditor, relajación </li></ul><ul><li>Revisión del alcance (productos ...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Comunicación durante la auditoría </li></ul><ul><ul><li>Intercambio de informa...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Roles y responsabilidades de los guías y observadores </li></ul><ul><ul><li>Lo...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Roles y responsabilidades de los guías y observadores </li></ul><ul><ul><ul><l...
Conducción de la Auditoría en Sitio – Donde está la acción y se realiza el trabajo <ul><li>Métodos de auditoria </li></ul>...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Recolección y verificación de la información </li></ul><ul><ul><li>Muestreo de...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Recolección y verificación de la información </li></ul><ul><ul><li>Lista de ve...
Conducción de la Auditoría en Sitio Curso de Auditorías Fuentes de Información Recolección, muestreo y verificación Evalua...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Generación de Hallazgos de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Evaluación de la ev...
No conformidades <ul><li>Es el incumplimiento de un requisito </li></ul><ul><ul><li>Del manual de calidad, del manual de p...
Documentando una no conformidad <ul><li>Se revisan con el auditado quien firma de aceptación </li></ul><ul><li>Se describe...
Categorías de no conformidad <ul><li>No conformidad mayor/menor o  categoría 1/categoría 2 </li></ul><ul><ul><li>Las de ca...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Preparación de conclusiones de auditoría </li></ul><ul><ul><li>El equipo audit...
Conducción de la Auditoría en Sitio – Reunión de cierre <ul><li>Propósito </li></ul><ul><ul><li>Presentar los hallazgos y ...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de Cierre </li></ul><ul><ul><li>Es conducida por el auditor líder </li...
Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de Cierre – problemas </li></ul><ul><ul><li>Creación de nuevas evidenc...
Reporte Final <ul><li>Preparación del Reporte de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Es responsabilidad del auditor líder y de...
Reporte Final <ul><ul><ul><li>Referencia de los documentos contra los cuales se auditó el sistema (norma, manual de calida...
Reporte Final <ul><li>Preparación del Reporte de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Puede incluir también: </li></ul></ul><ul...
Reporte Final <ul><li>Puede incluir </li></ul><ul><ul><li>Recomendaciones (en caso de formar parte del objetivo) </li></ul...
Reporte Final <ul><li>Aprobación y distribución del Reporte </li></ul><ul><ul><li>Dentro del periodo acordado </li></ul></...
Conclusión de la Auditoría <ul><li>La auditoría se considera concluida una vez que han sido llevadas a cabo todas las acti...
Seguimiento de la Auditoría <ul><li>Puede surgir la necesidad de acciones correctivas o preventivas </li></ul><ul><li>El s...
Preguntas antes del cierre de no conformidades <ul><li>¿La respuesta está dirigida a la causa del problema o es un arreglo...
Las Auditorías y el Proceso de Mejora <ul><li>Son un requisito de ISO 9001:2000 como parte de la medición, análisis y mejo...
Las Auditorías y el Proceso de Mejora Curso de Auditorías Auditoría de Calidad Determinación de causas de no conformidades...
Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad <ul><li>Los resultados de auditoría son un insumo fundamental para...
Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad <ul><li>Además de las auditorías debe considerarse: </li></ul><ul>...
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  1. 1. CURSO DE AUDITORIAS DE CALIDAD Dr. Primitivo Reyes Aguilar Curso de Auditorías
  2. 2. Objetivos Generales <ul><li>Análisis e identificación de factores críticos para un programa de auditoría de calidad </li></ul><ul><li>Aplicar los criterios necesarios para una implantación exitosa del sistema de auditoría ISO 9001:2000 </li></ul><ul><li>Presentar los conceptos contenidos en la norma ISO 19011:2002 </li></ul>Curso de Auditorías
  3. 3. Temario <ul><li>Revisión de la norma ISO 9001:2000 y los 8 principios de la Gestión de la Calidad </li></ul><ul><li>Revisión de la norma ISO 19011 y sus lineamientos para la realización de auditorias </li></ul>Curso de Auditorías
  4. 4. La norma ISO 9001:2000 Curso de Auditorías
  5. 5. Temario – Norma ISO 9001:2000 <ul><li>Modelo de gestión de calidad </li></ul><ul><li>Los 8 principios de la gestión de calidad </li></ul><ul><li>Conceptos sobre procesos </li></ul><ul><li>Cláusulas principales de la norma </li></ul><ul><li>Documentación del sistema de calidad </li></ul>Curso de Auditorías
  6. 6. Curso de Auditorías MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD C l i e n t e R e q u e r i m i e n t o s C l i e n t e S a t i s f a c c i o n Responsabilidad de la Dirección Administración de Recursos Medición, análisis, mejora Realización del Producto (y/o servicio) Producto/ Servicio Sistema de Gestión de Calidad Entrada Salida Modelo del sistema de Gestión de Calidad Información Información
  7. 7. ISO 9001 Y EL CICLO DE MEJORA Curso de Auditorías Planear Verificar Hacer Actuar Política y objetivos de calidad Documentación Capacitación Implantación Revisión de la Dirección Auditorías de calidad Acciones Correctivas y Preventivas
  8. 8. Los 8 Principios de la Gestión de Calidad Curso de Auditorías 1. Enfoque al cliente 2. Liderazgo 3. Participación del personal 4. Enfoque basado en procesos 5. Enfoque de sistema para la gestión 6. Mejora Continua 7. Enfoque basado en hechos para la decisión 8. Relaciones beneficiosas con el proveedor
  9. 9. Mapeo de la cadena de valor – Procesos principales <ul><li>Cadena de valor son las actividades que la empresa debe realizar para diseñar, ordenar, producir y embarcar productos y servicios al cliente </li></ul><ul><li>Transformación de materias primas en productos terminados </li></ul><ul><li>Flujo de información que soporta el flujo de materiales y su transformación desde materias primas a productos terminados </li></ul>Curso de Auditorías
  10. 10. La cadena de valor de Porter Curso de Auditorías Infraestructura Gestión de recursos humanos Desarrollo tecnológico Abastecimiento Utilidad Procesos de soporte Procesos primarios Logística de Entrada INSUMOS Opera - ciones Logística de Salida PRODUCTO Ventas / Merca-dotecnia Servicio
  11. 11. Definición de procesos <ul><li>Proceso es la organización lógica de personal, materiales, energía, equipo e información en actividades diseñadas para producir un resultado requerido (producto o servicio) </li></ul><ul><li>Consta de entradas, actividades y salidas interdependientes </li></ul><ul><li>La retroalimentación puede usarse para rediseñar productos y procesos y mejorar los resultados del negocio </li></ul>Curso de Auditorías
  12. 12. Secuencia de procesos con enfoque al cliente <ul><li>Determinar los requerimientos del cliente </li></ul><ul><li>Diseñar los productos de acuerdo a las expectativas del cliente </li></ul><ul><li>Diseñar los procesos de manufactura necesarios </li></ul><ul><li>Fabricar el producto de acuerdo a los requerimientos del cliente </li></ul><ul><li>Medir y analizar la retroalimentación del cliente </li></ul><ul><li>Satisfacción de los requerimientos del cliente, regresar </li></ul>Curso de Auditorías
  13. 13. Indicadores de desempeño de procesos <ul><li>Efectividad: que tan bien la salida cubre los requisitos del cliente </li></ul><ul><li>Eficiencia: la habilidad de ser efectivo al menor costo </li></ul><ul><li>Adaptabilidad: la habilidad para permanecer efectivo y eficiente a pesar del cambio </li></ul>Curso de Auditorías
  14. 14. Funciones vs proceso Curso de Auditorías
  15. 15. Diagrama de tortuga del proceso Curso de Auditorías ¿Con quien? Personal involucrado ¿Con qué? Recursos, cap. ¿Cómo? Procedimientosy métodos ¿Cuánto, Cuáles Indicadores, eficiencia, eficacia
  16. 16. Elementos de procesos: SIPOC <ul><li>Un cambio en la Salida debe estar relacionado con algún cambio en los pasos anteriores SIPs. Esto forma un ciclo cerrado entre SIPs y Os. </li></ul>Curso de Auditorías
  17. 17. Curso de Auditorías DIAGRAMA DE FLUJO DESPLEGADO Tiempo
  18. 18. Clausulas Principales de ISO 9001:2000 Curso de Auditorías 5. Responsabilidad de la Dirección ISO 9001:2000 7. Realización del Producto 8. Medición, Análisis y Mejora. 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 6. Gestión de Recursos
  19. 19. Clausulas Principales de ISO 9001:2000 Curso de Auditorías 5. Responsabilidad de la Dirección. Política de Calidad Planificación Responsabilidad autoridad y comunicación Revisión por la Dirección Enfoque al cliente Compromiso de la Dirección.
  20. 20. Curso de Auditorías Clausulas Principales de ISO 9001:2000 6. Gestión de Recursos Infraestructura Recursos Humanos Provisión de Recursos Ambiente de Trabajo.
  21. 21. Curso de Auditorías Control de los dispositivos de seguimiento y medicion 7. Realización del producto Producción y Prestación del servicio Compras Diseño y Desarrollo Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Clausulas Principales de ISO 9001:2000
  22. 22. Curso de Auditorías Mejora 8. Medición, Análisis y Mejora Análisis de Datos Control de producto no conforme Generalidades Seguimiento y Medición. Clausulas Principales de ISO 9001:2000
  23. 23. Documentación del sistema de calidad 1. Manual de Calidad 2. Procedimientos 3. Instructivos Formatos Vacios Formatos Llenos 4. Formatos y Registros Documentos controlados Política, objetivos, procesos, Ref. a procedim. y respons. Registros de calidad Implantación de la política El “Cómo” de los procedimientos Planes de Calidad
  24. 24. Documentación del sistema de calidad <ul><li>Comunicación positiva y autoritaria </li></ul><ul><li>Mejora el control de las prácticas </li></ul><ul><li>Da continuidad ante situaciones de cambio de personal </li></ul><ul><li>Capacitación constante al personal nuevo </li></ul><ul><li>Método de presentación ante los clientes </li></ul><ul><li>Proporciona bases para las actividades de auditoria </li></ul>Curso de Auditorías
  25. 25. ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad <ul><li>Requerimientos mínimos: </li></ul><ul><ul><li>Política y objetivos de calidad y su despliegue </li></ul></ul><ul><ul><li>Manual de calidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Proc. Documentados req. por ISO 9001 </li></ul></ul><ul><ul><li>Docs. Necesarios para asegurar la planeación, operación y control efectivo de los procesos </li></ul></ul><ul><ul><li>Registros de calidad </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  26. 26. ISO 9001 y la Documentación del sistema de calidad <ul><ul><li>Procedimientos Documentados requeridos por ISO 9001 </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Auditorias internas; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Control de producto no conforme; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acciones correctivas; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acciones preventivas; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Control de documentos; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Control de registros de calidad </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  27. 27. Documentos de un Sistema de Gestión de Calidad. <ul><li>Manual de Calidad ¿Quién hace Qué? </li></ul><ul><li>Procedimientos ¿Cómo se Hace? </li></ul><ul><li>Planes de Calidad ¿Cómo se controla? </li></ul><ul><li>Instructivos ¿Paso a paso como se hace? </li></ul><ul><li>Especificaciones ¿Cuáles son sus requisitos? </li></ul><ul><li>Dibujos ¿Cuáles son sus dimensiones? </li></ul><ul><li>Registros de Calidad ¿Qué se hizo? </li></ul>Curso de Auditorías
  28. 28. Manual de Calidad <ul><li>Es el documento en que se define: </li></ul><ul><li>Alcance del sistema de gestión de calidad y exclusiones </li></ul><ul><li>Mapa de procesos de la empresa y sus interrelaciones </li></ul><ul><li>La Política y los objetivos de Calidad </li></ul><ul><li>Responsabilidad y Autoridad del Personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad. </li></ul><ul><li>Actividades relativas a la Calidad, en base al estándar ISO 9001 y especificaciones del producto aplicables </li></ul><ul><li>Referencia a los procedimientos que apoyan al Manual de Calidad. </li></ul>Curso de Auditorías
  29. 29. Procedimientos. <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Cómo se debe realizar en forma especifica las actividades opeativas y técnicas de acuerdo al Manual de Calidad y a las especificación del producto. </li></ul><ul><li>Responsable de la realización de la acticividad </li></ul><ul><li>Registros a utilizar para documentar que la actividad fue realizada. </li></ul><ul><li>Documentos de apoyo </li></ul><ul><ul><li>Organigramas, descripción y perfil de Puestos </li></ul></ul><ul><li>Se pueden revisar antes o después comparando las prácticas observadas </li></ul>Curso de Auditorías
  30. 30. Planes de Calidad <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Las Practicas relevantes especificas de Calidad, los recursos y secuencias de actividades pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad de un producto. </li></ul><ul><li>Responsable de la realización de la actividad </li></ul><ul><li>Referencia a los documentos a ser utilizados para la secuencia de actividades. </li></ul><ul><li>Requisitos epeciales del cliente, cuando sean requeridos. </li></ul>Curso de Auditorías
  31. 31. Instructivos <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>La secuencia paso a paso de la actividad establecida en un procedimiento </li></ul><ul><li>Criterios de aceptación y rechazo </li></ul><ul><li>Referencia a la norma, estandar, codigo o especificación aplicable al producto y/o a la actividad a realizar. </li></ul><ul><li>Actividades que normalmente pueden ser establecidas son: </li></ul><ul><ul><li>Diseño, Procesos de manufactura, </li></ul></ul><ul><ul><li>Inspección y prueba, Manejo, Empaque, etc. </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  32. 32. Estándares y especificaciones <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Las características con los valores cuantitativos y/o cualitativos, que deben cumplir una actividad, el material y/o producto; por ejemplo: </li></ul><ul><li>Propiedades Mecanicas </li></ul><ul><li>Análisis Químicos </li></ul><ul><li>Pruebas de Aplicación </li></ul><ul><li>Acabados. </li></ul>Curso de Auditorías
  33. 33. Dibujos <ul><li>Son los documentos en que se define: </li></ul><ul><li>Forma gráfica y dimensional que tiene un: </li></ul><ul><li>Material </li></ul><ul><li>Producto en proceso </li></ul><ul><li>Componente </li></ul><ul><li>Subensamble </li></ul><ul><li>Ensamble del producto final </li></ul>Curso de Auditorías
  34. 34. Registros de Calidad <ul><li>Es un formato diseñado por los responsables del área, con el fin de registrar los datos obtenidos, en la realización de la actividad o manufactura del producto , como por ejemplo: </li></ul><ul><ul><ul><li>Revisión de contrato </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Compras, Manufactura del producto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Inspección y Prueba al material y producto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Calibración del equipo de medición y prueba </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Control del producto no conforme </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acciones correctivas y preventivas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Recepción y entrega de material y producto </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Auditorias de Calidad, Capacitación, Reclamaciones del cliente </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  35. 35. La Norma ISO 19011 Curso de Auditorías
  36. 36. Temario – Norma ISO 19011 <ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Referencias normativas </li></ul><ul><li>Términos y definiciones </li></ul><ul><li>Principios de auditoría </li></ul><ul><li>Administración del programa de auditoría </li></ul><ul><li>Actividades de auditoría </li></ul><ul><li>Competencia y evaluación de auditores </li></ul>Curso de Auditorías
  37. 37. La norma ISO 19011 <ul><li>Ha sido preparada de manera conjunta entre el ISO/TC 176 SC 3 y el ISO/TC 207 SC 2 </li></ul><ul><li>Cancela y remplaza a: </li></ul><ul><ul><li>ISO 10011-1:1990 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO 10011-2:1991 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO 10011-3:1992 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO 14010:1996 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO 14011:1996 </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO 14012:1996 </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  38. 38. La norma ISO 19011 <ul><li>Proporciona lineamientos para: </li></ul><ul><ul><li>Auditorias </li></ul></ul><ul><ul><li>Administración de programas de auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Conducción de auditorías a sistemas de calidad y medio ambiente </li></ul></ul><ul><ul><li>Competencia de los auditores de sistemas de calidad y medio ambiente </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  39. 39. La norma ISO 19011 <ul><li>Aplicable a las auditorías de calidad o medio ambiente, tanto internas como externas </li></ul><ul><li>Aplicable para otro tipo de auditorías, con las competencias adecuadas de auditores. </li></ul><ul><li>Normas de referencia: ISO 9000:2000, ISO 14050:2000 </li></ul>Curso de Auditorías
  40. 40. Términos y Definiciones Curso de Auditorías
  41. 41. Términos y Definiciones <ul><li>Alcance de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Extensión y fronteras de una auditoría </li></ul></ul><ul><li>Competencia </li></ul><ul><ul><li>Atributos personales y habilidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  42. 42. Términos y Definiciones <ul><li>Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar el grado en los criterios de auditoría se han cumplido </li></ul></ul><ul><li>Criterio de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos </li></ul></ul><ul><li>Evidencia de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Registros, hechos u otra información que sea verificable y relevante para el criterio de auditoría. </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  43. 43. Términos y Definiciones <ul><li>Observación (no definida en normas) </li></ul><ul><ul><li>“ Oportunidad de mejora” o “áreas de debilidades potenciales” en el sistema </li></ul></ul><ul><li>No Conformidad </li></ul><ul><ul><li>Incumplimiento de un requerimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Si no hay un requerimiento, no podrá existir una no conformidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Si no se tiene evidencia objetiva, no se puede redactar una no conformidad </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  44. 44. Términos y Definiciones <ul><li>Auditado </li></ul><ul><ul><li>Organización que recibe la auditoría </li></ul></ul><ul><li>Auditor </li></ul><ul><ul><li>Persona con la competencia para conducir una auditoría </li></ul></ul><ul><li>Equipo auditor </li></ul><ul><ul><li>Uno o mas auditores que conducen una auditoría, soportados en caso de ser necesario, por expertos técnicos </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  45. 45. Términos y Definiciones <ul><li>Experto técnico </li></ul><ul><ul><li>Persona que proporciona conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor </li></ul></ul><ul><li>Programa de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Conjunto de una o más auditorías planeadas para un periodo específico o dirigidas a un propósito particular </li></ul></ul><ul><li>Plan de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Descripción de las actividades y detalles acordados para una auditoría </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  46. 46. Términos y Definiciones <ul><li>Hallazgos de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Resultados de la evaluación de evidencia de auditoría recolectada contra el criterio de auditoría </li></ul></ul><ul><li>Conclusión de auditoría </li></ul><ul><ul><li>Resultado de una auditoría proporcionado por el equipo auditor, después de considerar los objetivos de la auditoría y los hallazgos de la misma </li></ul></ul><ul><li>Cliente de la auditoría </li></ul><ul><ul><li>Organización o persona que solicita una auditoría </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  47. 47. Pasos de la auditoria Curso de Auditorías Determinar el ALCANCE de la auditoria Establecer CRITERIO contra El cual se realiza La auditoria Recolectar EVIDENCIA Bueno o malo Evaluar la EVIDENCIA para obtener hallazgos Bosquejar CONCLUSIÓN En base a hallazgos
  48. 48. Principios de Auditoría Curso de Auditorías
  49. 49. Principios de Auditoría <ul><li>Cuidado profesional necesario </li></ul><ul><ul><li>Competencia para el desarrollo de una auditoria </li></ul></ul><ul><li>Independencia </li></ul><ul><ul><li>Imparcialidad de la auditoria y objetividad de los hallazgos de la auditoria </li></ul></ul><ul><li>Enfoque basado en evidencia </li></ul><ul><ul><li>Uso de datos y hechos verificables </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  50. 50. Principios de Auditoría <ul><li>Conducta ética </li></ul><ul><ul><li>Confianza, integridad, confidencialidad y discreción </li></ul></ul><ul><li>Presentación ecúanime </li></ul><ul><ul><li>Cualquier desacuerdo en los hallazgos debe incluirse en el reporte de auditoria </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  51. 51. Programa de auditoria Curso de Auditorías
  52. 52. Administración del Programa de Auditoría Curso de Auditorías Autoridad para el programa de auditoría Establecimiento del programa de auditoría Implantación del programa de auditoría Monitoreo y revisión del programa de auditorías Competencia y evaluación de auditores Actividades de auditoría Mejora del programa de auditoría Planear Hacer Verificar Actuar
  53. 53. Autoridad para el Programa de Auditoría <ul><li>La alta dirección debe garantizar la autoridad para la administración del programa de auditoría </li></ul><ul><li>El responsable del programa debe: </li></ul><ul><ul><li>Establecer, monitorear, revisar y mejorar el programa </li></ul></ul><ul><ul><li>Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que son proporcionados </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  54. 54. Objetivos de un Programa de Auditorías <ul><li>Se deben considerar </li></ul><ul><li>Prioridades de la Dirección </li></ul><ul><li>Intenciones comerciales </li></ul><ul><li>Requisitos de los sistemas de gestión </li></ul><ul><li>Requisitos normativos, regulatorios y contractuales </li></ul><ul><li>Necesidades de evaluación de proveedores </li></ul><ul><li>Requisitos de los clientes </li></ul><ul><li>Necesidades de otras partes interesadas </li></ul>Curso de Auditorías
  55. 55. Extensión del Programa de Auditoría <ul><li>Depende del tamaño, naturaleza y complejidad de la organización y por: </li></ul><ul><li>El alcance, objetivo y duración de cada auditoría </li></ul><ul><li>La frecuencia de las auditorías </li></ul><ul><li>El número, importancia, complejidad, similitud y sitios de las actividades a ser auditadas </li></ul>Curso de Auditorías
  56. 56. Extensión del Programa de Auditoría <ul><li>Normas, requisitos regulatorios, normativos y contractuales </li></ul><ul><li>Necesidad de acreditación o certificación </li></ul><ul><li>Conclusiones de auditorías previas o revisión del programa previo de auditoría </li></ul><ul><li>Aspectos culturales, sociales o de lenguaje </li></ul><ul><li>Los intereses de las partes interesadas </li></ul><ul><li>Cambios significativos en la organización o en sus operaciones </li></ul>Curso de Auditorías
  57. 57. Responsables del Programa de Auditoría <ul><li>Deben tener conocimiento de los principios de auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría. </li></ul><ul><li>Deben contar también con habilidades administrativas, así como con conocimientos técnicos y de negocio sobre las actividades a ser auditadas. </li></ul>Curso de Auditorías
  58. 58. Responsabilidades en el Programa de Auditoría <ul><li>Las responsabilidades incluyen: </li></ul><ul><li>Establecer los objetivos y extensión del programa de auditoría </li></ul><ul><li>Establecer las responsabilidades y procedimientos, y asegurarse que se proveen los recursos necesarios </li></ul><ul><li>Asegurar la implantación del programa </li></ul><ul><li>Asegurar que se mantienen los registros de auditoría </li></ul><ul><li>Monitorear, revisar y mejorar el programa </li></ul>Curso de Auditorías
  59. 59. Recursos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben considerar: </li></ul><ul><li>Recursos financieros necesarios para desarrollar, implantar, administrar y mejorar las actividades de auditoría </li></ul><ul><li>Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar su desempeño </li></ul><ul><li>La disponibilidad de auditores y expertos técnicos con la competencia necesaria para los objetivos particulares de cada auditoría </li></ul><ul><li>Extensión del programa y viáticos </li></ul>Curso de Auditorías
  60. 60. Procedimientos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben atender los aspectos siguientes: </li></ul><ul><li>Planear y agendar auditorías </li></ul><ul><li>Asegurar la competencia de los auditores y los líderes del equipo auditor </li></ul><ul><li>Seleccionar los equipos de auditoría adecuados y la asignación de sus roles y responsabilidades </li></ul><ul><li>Conducir auditorías </li></ul><ul><li>Conducir el seguimiento de auditoría, en caso de ser aplicable </li></ul>Curso de Auditorías
  61. 61. Procedimientos para el Programa de Auditoría <ul><li>Deben atender los aspectos siguientes: </li></ul><ul><li>Mantener registros de auditoría </li></ul><ul><li>Monitorear el desempeño y efectividad del programa de auditoría </li></ul><ul><li>Reportar a la Dirección los resultados generales del programa de auditoría </li></ul>Curso de Auditorías
  62. 62. Implementación del Programa de Auditoría <ul><li>Se debe atender lo siguiente: </li></ul><ul><li>Comunicar el programa de auditoría a las partes interesadas </li></ul><ul><li>Coordinar y agendar las auditorías y otras actividades relevantes para el programa </li></ul><ul><li>Establecer y mantener un proceso para la evaluación de los auditores y su continuo desarrollo profesional </li></ul><ul><li>Asegurar la selección de los equipos de auditoría </li></ul>Curso de Auditorías
  63. 63. Implementación del Programa de Auditoría <ul><li>Se debe atender lo siguiente: </li></ul><ul><li>Asegurar la realización de auditorías programadas </li></ul><ul><li>Asegurar el control de registros de las actividades de auditoría </li></ul><ul><li>Asegurar la revisión y aprobación de los reportes de auditoría y su distribución al cliente de la auditoría y otras partes interesadas </li></ul><ul><li>Asegurar el seguimiento, en caso de ser aplicable </li></ul>Curso de Auditorías
  64. 64. Involucramiento de administradores y sensibilización de las Áreas Auditadas <ul><li>Para que una auditoría sea útil debe existir apoyo de los administradores de la empresa </li></ul><ul><ul><li>Entender que no se trata de una “cacería de brujas” </li></ul></ul><ul><ul><li>Destinar recursos </li></ul></ul><ul><ul><li>Buscar la mejora </li></ul></ul><ul><ul><li>Partir de la premisa del cumplimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser propositivos </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  65. 65. Registros del Programa de Auditoría <ul><li>Relativos a auditorías individuales </li></ul><ul><ul><li>Planes de auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportes de auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportes de no conformidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportes de acciones correctivas y preventivas </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportes de seguimiento (en caso de ser aplicables) </li></ul></ul><ul><li>Resultados de la revisión del programa de auditoría </li></ul>Curso de Auditorías
  66. 66. Registros del Programa de Auditoría <ul><li>Relativos al personal auditor </li></ul><ul><ul><li>Competencia y evaluación del desempeño </li></ul></ul><ul><ul><li>Selección del equipo auditor </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantenimiento y mejora de la competencia </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  67. 67. Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría <ul><li>La implantación del programa debe monitorearse y revisarse a intervalos adecuados para asegurar que se cumplen sus objetivos y para identificar oportunidades de mejora. </li></ul><ul><li>Deben reportarse los resultados a la dirección </li></ul>Curso de Auditorías
  68. 68. Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría Curso de Auditorías Capacidad de los equipos de auditores para cumplir con el plan Cumplimiento de los programas de auditorías agendados Retroalimentación de los clientes, auditores y auditados
  69. 69. Monitoreo y Revisión del Programa de Auditoría <ul><li>Resultados y tendencias del monitoreo </li></ul><ul><li>Conformidad con procedimientos </li></ul><ul><li>Evolución de las necesidades y expectativas de las partes interesadas </li></ul><ul><li>Registros del programa de auditorías </li></ul><ul><li>Alternativas y nuevas prácticas de auditoría </li></ul><ul><li>Consistencia del desempeño de los equipos de auditores en situaciones similares </li></ul>Curso de Auditorías
  70. 70. Competencia y evaluación de auditores Curso de Auditorías
  71. 71. Competencia y Evaluación de Auditores Curso de Auditorías Calidad Ambiente Conocimientos y habilidades en calidad Conocimientos y habilidades en medio ambiente Conocimientos y habilidades generales Educación Experiencia en auditorías Entrenamiento como auditor Atributos personales Experiencia Profesional
  72. 72. Atributos Personales <ul><li>Ético </li></ul><ul><li>Mente abierta </li></ul><ul><li>Diplomático </li></ul><ul><li>Observador </li></ul><ul><li>Perceptivo de situaciones </li></ul><ul><li>Versátil, ajustarse a sit. </li></ul><ul><li>Tenaz, enfocado a obj. </li></ul><ul><li>Capaz de tomar decisiones </li></ul><ul><li>Independiente </li></ul>Curso de Auditorías
  73. 73. Atributos Personales no deseados <ul><li>Argumentativos, entran en discusiones </li></ul><ul><li>Obstinados, se ciegan con sus puntos </li></ul><ul><li>Flojos </li></ul><ul><li>Fáciles de influenciar </li></ul><ul><li>Saltar a conclusiones ante de reunir los hechos </li></ul>Curso de Auditorías
  74. 74. Competencia del equipo auditor <ul><li>Competencia laboral de auditores </li></ul><ul><li>Conocimiento de las actividades y procesos a evaluar incluyendo los administrativos </li></ul><ul><li>Conciencia de las regulaciones externas aplicables a la empresa </li></ul><ul><li>Se puede incluir a un especialista técnico en el equipo para asesorar a los auditores </li></ul>Curso de Auditorías
  75. 75. Conocimiento y Habilidades de los Auditores <ul><li>Técnicas, procedimientos y principios de auditoría </li></ul><ul><li>Sistemas de gestión y documentos de referencia </li></ul><ul><li>Situaciones reales de las organizaciones </li></ul><ul><li>Leyes y regulaciones aplicables </li></ul>Curso de Auditorías
  76. 76. Conocimiento y Habilidades del Auditor Líder <ul><li>Planeación y manejo efectivo de los recursos durante la auditoría </li></ul><ul><li>Capacidad de representar al equipo auditor </li></ul><ul><li>Organización y dirección de equipos de trabajo </li></ul><ul><li>Proporcionar dirección y guía a los auditores en entrenamiento </li></ul><ul><li>Alcanzar conclusiones </li></ul><ul><li>Prevenir y resolver conflictos </li></ul><ul><li>Preparar el reporte de auditoría </li></ul>Curso de Auditorías
  77. 77. Conocimiento y Habilidades en Calidad <ul><li>Métodos y técnicas relacionadas con la calidad </li></ul><ul><li>Productos y procesos (incluyendo servicios) </li></ul>Curso de Auditorías
  78. 78. Conocimiento y Habilidades en Medio Ambiente <ul><li>Métodos y técnicas de gestión ambiental </li></ul><ul><li>Tecnología y ciencia ambiental </li></ul><ul><li>Aspectos técnicos y ambientales de las operaciones </li></ul>Curso de Auditorías
  79. 79. Curso de Auditorías Ejemplo de Parámetros para determinar la Competencia de un Auditor
  80. 80. Mantenimiento y Mejora de la Competencia <ul><li>Desarrollo profesional continuo </li></ul><ul><ul><li>Experiencia profesional, entrenamiento, estudios personales, reuniones profesionales, seminarios, conferencias. </li></ul></ul><ul><li>Mantenimiento de la capacidad para auditar </li></ul><ul><ul><li>Participación regular en auditorías </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  81. 81. Etapas de la Evaluación Curso de Auditorías Desarrollo de la Competencia Evaluación Inicial Auditor Selección Evaluación continua de desempeño Auditoría Mantenimiento y mejora de la competencia OK OK Sel. No OK No OK No seleccionado
  82. 82. Evaluación de Auditores <ul><li>Identificar los atributos personales, así como las habilidades y conocimientos para cumplir con las necesidades del programa de auditoría </li></ul><ul><li>Definir el criterio de evaluación </li></ul><ul><ul><li>Cuantitativo (años de experiencia, auditorias realizadas, horas de auditoria, entrenamiento) o; </li></ul></ul><ul><ul><li>Cualitativo (demostrado con atributos personales, conocimientos, desempeño de habilidades en el entrenamiento o en el sitio de trabajo) </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  83. 83. Evaluación de Auditores <ul><li>Seleccionar el método apropiado de evaluación </li></ul><ul><ul><li>Revisión de registros, retroalimentación positiva y negativa, entrevistas, observación, pruebas orales y escritas, revisiones post auditorias </li></ul></ul><ul><ul><li>Típicamente se usan varios métodos </li></ul></ul><ul><li>Llevar a cabo la evaluación </li></ul><ul><ul><li>Comparar contra los criterios establecidos </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  84. 84. Curso de Auditorías
  85. 85. Evaluación de Auditores <ul><li>Los auditores deben proyectar una buena imagen: </li></ul><ul><ul><li>Vestir apropiadamente y comportamiento ético </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser puntuales y estar bien preparados </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser específicos, precisos, directos y decisivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ser humanos y honestos </li></ul></ul><ul><ul><li>Controlar la auditoria y tiempo </li></ul></ul><ul><ul><li>Permanecer calmados y corteses </li></ul></ul><ul><ul><li>Elogiar y dar crédito cuando sea debido </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  86. 86. Actividades de la auditoria Curso de Auditorías
  87. 87. Actividades de Auditoría Curso de Auditorías Inicio de la auditoría Seguimiento Conducción en sitio Reporte de auditoría Conclusión Revisión documental Preparación
  88. 88. Inicio de la auditoria <ul><li>De 2a. Parte por el cliente y 3a. Parte por agencia </li></ul><ul><li>Designación del auditor líder </li></ul><ul><li>Definición de objetivos, alcance y criterios </li></ul><ul><li>Determinación de la factibilidad de la auditoría </li></ul><ul><li>Selección del equipo auditor </li></ul><ul><li>Contacto inicial con el auditado </li></ul>Curso de Auditorías
  89. 89. Revisión Documental <ul><li>Determinar la conformidad del sistema documentado (manual de calidad y procedimientos), con criterios de auditoría. </li></ul><ul><li>La documentación puede incluir documentos y registros relevantes, así como reportes previos de auditoría </li></ul><ul><li>En caso de detectar que la documentación es inadecuada debe comunicarse al cliente de la auditoría, así como al auditado. </li></ul>Curso de Auditorías
  90. 90. Preparación <ul><li>Plan de Auditoria </li></ul><ul><ul><li>Objetivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Criterios y documentos de referencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Alcance (procesos y unidades funcionales) </li></ul></ul><ul><ul><li>Fechas y lugares </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda de auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Roles y responsabilidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Recursos necesarios </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  91. 91. Preparación <ul><li>Plan de auditoria </li></ul><ul><ul><li>Representante del auditado </li></ul></ul><ul><ul><li>Idioma de la auditoría y del reporte </li></ul></ul><ul><ul><li>Elementos del reporte </li></ul></ul><ul><ul><li>Arreglos logísticos </li></ul></ul><ul><ul><li>Aspectos relacionados con la confidencialidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Acciones de seguimiento de auditoría </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  92. 92. Preparación <ul><li>Asignación de funciones al equipo auditor </li></ul><ul><ul><li>Procesos </li></ul></ul><ul><ul><li>Áreas </li></ul></ul><ul><ul><li>Lugares </li></ul></ul><ul><ul><li>Actividades </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  93. 93. Preparación <ul><li>Documentos de Trabajo </li></ul><ul><ul><li>Listas de verificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Formatos de registro </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Muestreo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>No conformidades </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Listas de Asistencia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hallazgos </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  94. 94. Listas de verificación <ul><li>Guía para el auditor </li></ul><ul><li>Ayuda a tener meticulosidad </li></ul><ul><li>Ayuda a controlar el tiempo </li></ul><ul><ul><li>Evitar discusiones triviales, interrupciones continuas al Dir., ofertas de tours o ver videos </li></ul></ul><ul><li>Ayuda a elaborar el reporte </li></ul><ul><li>Asiste al auditado </li></ul><ul><li>Proporciona evidencia efectiva </li></ul><ul><li>Proporciona consistencia </li></ul>Curso de Auditorías
  95. 95. Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 1. Investigar la efectividad de los procesos más que conformidad a procedimientos) </li></ul><ul><ul><li>¿Cuál es el propósito de este proceso? </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Cómo interactúa este proceso con otros procesos? </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Cuáles son las etapas relevantes a ser desarrolladas? </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Cuáles son los resultados del proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Cómo se está midiendo o monitoreando el proceso </li></ul></ul><ul><ul><li>¿Existe algún objetivo por mejorar </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  96. 96. Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 2. Investigar la conformidad del sistema de calidad con los requerimientos de la norma, Calificar: </li></ul><ul><ul><li>Los requerimientos específicos de la norma para los procesos en revisión </li></ul></ul><ul><ul><li>Requerimientos genéricos de la norma que aplican a todos los procesos </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  97. 97. Contenido de las listas de verificación <ul><li>Paso 3. Requerimientos adicionales de otras fuentes requeridas: </li></ul><ul><ul><li>Documentación específica de una función / actividad </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentación estatutaria / reglamentaria vigente </li></ul></ul><ul><ul><li>Requerimientos específicos del cliente </li></ul></ul><ul><li>No se recomienda utilizar listas de verificación estándar dados los cambios </li></ul>Curso de Auditorías
  98. 98. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de apertura por Auditor líder </li></ul><ul><ul><li>Circular lista de asistencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Confirmar el plan de auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Hacer un breve resumen de las actividades </li></ul></ul><ul><ul><li>Confirmar los canales de comunicación </li></ul></ul><ul><ul><li>Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  99. 99. Reunión de apertura <ul><li>Introducción del equipo auditor, relajación </li></ul><ul><li>Revisión del alcance (productos y servicios) </li></ul><ul><li>Establecer los criterios de la auditoria </li></ul><ul><li>Revisión de métodos a utilizar </li></ul><ul><ul><li>Evaluación de la documentación vs norma </li></ul></ul><ul><ul><li>Entrevistas con empleados para det. El nivel de conocimiento e implementación </li></ul></ul><ul><ul><li>Revisión de los registros como evidencia de implementación </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  100. 100. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Comunicación durante la auditoría </li></ul><ul><ul><li>Intercambio de información entre el equipo auditor. </li></ul></ul><ul><ul><li>Comunicación de avances al auditado y al cliente de la auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Reportar inmediatamente cualquier situación que provoque que el objetivo de la auditoría sea inalcanzable </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  101. 101. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Roles y responsabilidades de los guías y observadores </li></ul><ul><ul><li>Los guías y observadores no toman parte en la auditoría, sus responsabilidades son: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Establecer contactos y tiempos para las entrevistas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procurar las visitas a sitios específicos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Asegurar que se cumplen las reglas de seguridad </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  102. 102. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Roles y responsabilidades de los guías y observadores </li></ul><ul><ul><ul><li>Testificar la conducta tanto del auditor como del auditado </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Clarificar y asistir en la recolección de la información </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  103. 103. Conducción de la Auditoría en Sitio – Donde está la acción y se realiza el trabajo <ul><li>Métodos de auditoria </li></ul><ul><ul><li>Entrevista al supervisor y después al personal </li></ul></ul><ul><ul><li>Auditoria horizontal , evaluar cada pregunta de la lista en todo el departamento o área, consume tiempo y es poco práctico </li></ul></ul><ul><ul><li>Auditorías verticales , seleccionar un proyecto o productos y revisar los registros en todas las áreas involucradas. Permite evaluar la interacción </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Rastreo desde el inicio o desde el final </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Auditorías aleatorias y combinadas, son más recomendables </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  104. 104. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Recolección y verificación de la información </li></ul><ul><ul><li>Muestreo de evidencia </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>No aceptar documentos ofrecidos por el auditado, más bien deben seleccionarlos al azar </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Entrevista amigable al auditado </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oyente activo, usar lenguaje corporal, contacto visual </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preguntar ¿Qué, Por qué, cuándo, cómo, dónde, quién? </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  105. 105. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Recolección y verificación de la información </li></ul><ul><ul><li>Lista de verificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Observación de actividades y condiciones </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pedir el “Muéstreme ....” y observar con cuidado </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Enfoque más profundo en procesos no documentados </li></ul></ul><ul><ul><li>Seguir el hilo y observar mejora continua </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  106. 106. Conducción de la Auditoría en Sitio Curso de Auditorías Fuentes de Información Recolección, muestreo y verificación Evaluación vs criterios Revisión Conclusiones de Auditoría Evidencia de Auditoría Hallazgos
  107. 107. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Generación de Hallazgos de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Evaluación de la evidencia contra los criterios </li></ul></ul><ul><ul><li>Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad </li></ul></ul><ul><ul><li>El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos </li></ul></ul><ul><ul><li>Los hallazgos deben ser registrados </li></ul></ul><ul><ul><li>Las no conformidades deben registrarse </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  108. 108. No conformidades <ul><li>Es el incumplimiento de un requisito </li></ul><ul><ul><li>Del manual de calidad, del manual de procesos, procedimientos, instrucciones, inf. De los clientes o códigos legislativos </li></ul></ul><ul><li>Fallas </li></ul><ul><ul><li>Las fallas en el sistema generan problemas </li></ul></ul><ul><li>Evidencia </li></ul><ul><ul><li>Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Declaraciones verbales del personal </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  109. 109. Documentando una no conformidad <ul><li>Se revisan con el auditado quien firma de aceptación </li></ul><ul><li>Se describen claramente en: </li></ul><ul><ul><li>Reporte de incumplimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Notificación de desviación </li></ul></ul><ul><ul><li>Requisición de acción correctiva </li></ul></ul><ul><ul><li>Formato de potencial de mejora </li></ul></ul><ul><li>Disparan el proceso de acción correctiva </li></ul>Curso de Auditorías
  110. 110. Categorías de no conformidad <ul><li>No conformidad mayor/menor o categoría 1/categoría 2 </li></ul><ul><ul><li>Las de categoría 1 indican ausencia o inefectividad en la implementación de uno o más elementos requeridos por el sistema o dudas de que el producto o servicio cumpla con lo especificado </li></ul></ul><ul><ul><li>Las de categoría 2 indican una inadecuada implementación de un elemento de la norma. Un número de menores forman una mayor </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  111. 111. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Preparación de conclusiones de auditoría </li></ul><ul><ul><li>El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Revisar los hallazgos y otra información relevante </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acordar las conclusiones de auditoría </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Preparar las recomendaciones (si se ha especificado dentro del objetivo de la auditoría) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Discutir el seguimiento </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  112. 112. Conducción de la Auditoría en Sitio – Reunión de cierre <ul><li>Propósito </li></ul><ul><ul><li>Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado </li></ul></ul><ul><li>Agenda, dirección del auditor líder </li></ul><ul><ul><li>Introducción, resumen de hallazgos, detalles de no conformidades, tiempos de acciones correctivas, dudas o preguntas, entrega de reporte y agradecimientos a la dirección </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  113. 113. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de Cierre </li></ul><ul><ul><li>Es conducida por el auditor líder </li></ul></ul><ul><ul><li>Se presentan los hallazgos y conclusiones </li></ul></ul><ul><ul><li>Se presentan las situaciones relevantes que se encontraron </li></ul></ul><ul><ul><li>Aclarar opiniones divergentes (falta de firmas) </li></ul></ul><ul><ul><li>En caso de ser parte del objetivo, hacer recomendaciones para la mejora </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  114. 114. Conducción de la Auditoría en Sitio <ul><li>Reunión de Cierre – problemas </li></ul><ul><ul><li>Creación de nuevas evidencias o procedimientos durante esta reunión, no cancelar no conformidades </li></ul></ul><ul><ul><li>No se puede limitar el alcance eliminando áreas de no conformidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Para evitar discusiones, tratar de firmar la no conformidades antes de la junta </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  115. 115. Reporte Final <ul><li>Preparación del Reporte de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Es responsabilidad del auditor líder y debe incluir los hallazgos de la auditoria: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Objetivo y Alcance de la auditoria </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cliente de la auditoría </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Auditor líder y equipo auditor </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fechas y lugares de la auditoría </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Criterio de auditoría </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  116. 116. Reporte Final <ul><ul><ul><li>Referencia de los documentos contra los cuales se auditó el sistema (norma, manual de calidad, etc.) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hallazgos y declaraciones de observaciones y no conformidades </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Debilidades y fortalezas del sistema </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Declaración de los resultados de la evaluación del equipo auditor respecto al grado de cumplimiento del sistema con el criterio de auditoria </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conclusiones y recomendaciones </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  117. 117. Reporte Final <ul><li>Preparación del Reporte de Auditoría </li></ul><ul><ul><li>Puede incluir también: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>El plan de auditoría </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lista de los representantes del auditado </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un resumen del proceso de auditoría </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Confirmación de que los objetivos se cumplieron </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Áreas no cubiertas aún dentro del alcance </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado </li></ul></ul></ul>Curso de Auditorías
  118. 118. Reporte Final <ul><li>Puede incluir </li></ul><ul><ul><li>Recomendaciones (en caso de formar parte del objetivo) </li></ul></ul><ul><ul><li>Planes de seguimiento acordados </li></ul></ul><ul><ul><li>Cláusulas de confidencialidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Lista de distribución del reporte </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  119. 119. Reporte Final <ul><li>Aprobación y distribución del Reporte </li></ul><ul><ul><li>Dentro del periodo acordado </li></ul></ul><ul><ul><li>Fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditorías </li></ul></ul><ul><ul><li>Distribuido a las personas designadas por el cliente de la auditoría </li></ul></ul><ul><ul><li>El reporte es propiedad del cliente y debe ser manejado de manera confidencial </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  120. 120. Conclusión de la Auditoría <ul><li>La auditoría se considera concluida una vez que han sido llevadas a cabo todas las actividades definidas en el plan y el reporte ha sido distribuido </li></ul><ul><li>Los documentos obtenidos pueden ser resguardados o destruidos </li></ul><ul><li>El equipo auditor no debe divulgar el contenido de los documentos u otra información obtenida sin la autorización del auditado </li></ul>Curso de Auditorías
  121. 121. Seguimiento de la Auditoría <ul><li>Puede surgir la necesidad de acciones correctivas o preventivas </li></ul><ul><li>El seguimiento no se considera parte de la auditoría </li></ul><ul><li>La verificación de que las acciones han sido tomadas y son efectivas formará parte de una auditoría subsecuente </li></ul><ul><li>El mismo equipo auditor puede llevar a cabo el seguimiento pero debe asegurarse su independencia </li></ul>Curso de Auditorías
  122. 122. Preguntas antes del cierre de no conformidades <ul><li>¿La respuesta está dirigida a la causa del problema o es un arreglo momentáneo a un síntoma evidenciado por el auditor? </li></ul><ul><li>¿Se ha revisado el sistema de forma que sea un arreglo permanente a largo plazo? </li></ul><ul><li>¿El problema si tiene repercusiones se han tomado las medidas para que la acción correctiva se haya aplicado a través del sistema donde pueden ocurrir estos problemas? </li></ul>Curso de Auditorías
  123. 123. Las Auditorías y el Proceso de Mejora <ul><li>Son un requisito de ISO 9001:2000 como parte de la medición, análisis y mejora </li></ul><ul><li>Actúan como una herramienta de gestión para la evaluación independiente de cualquier proceso o actividad </li></ul><ul><li>Permiten una revisión táctica del sistema </li></ul><ul><li>Sólo serán útiles si se toman acciones de mejora como respuesta a sus resultados </li></ul>Curso de Auditorías
  124. 124. Las Auditorías y el Proceso de Mejora Curso de Auditorías Auditoría de Calidad Determinación de causas de no conformidades Acciones correctivas y preventivas Documentación de Mejoras
  125. 125. Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad <ul><li>Los resultados de auditoría son un insumo fundamental para la Revisión por parte de la Dirección </li></ul><ul><li>Además de las auditorías debe considerarse: </li></ul><ul><ul><li>La retroalimentacion del cliente </li></ul></ul><ul><ul><li>El desempeño de los procesos y la conformidad del producto </li></ul></ul><ul><ul><li>El estado de las acciones correctivas y preventivas </li></ul></ul><ul><ul><li>Acciones de seguimiento de revisiones previas </li></ul></ul>Curso de Auditorías
  126. 126. Auditorías y Revisión del Sistema de Gestión de Calidad <ul><li>Además de las auditorías debe considerarse: </li></ul><ul><ul><li>Cambios que podrían afectar al sistema de gestión </li></ul></ul><ul><ul><li>Recomendaciones para la mejora </li></ul></ul><ul><ul><li>Desempeño de proveedores </li></ul></ul>Curso de Auditorías
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