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  • Gobierno del Estado de MéxicoSecretaría de SaludInstituto de Salud del Estado de MéxicoMANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS TOLUCA, MEXICO, NOVIEMBRE DE 2004.
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS INDICE Pagina1. Presentación.................................................................................................................. 42. Objetivo General............................................................................................................ 53. Alcance del Manual........................................................................................................ 64. Marco Jurídico................................................................................................................ 75. Políticas Generales........................................................................................................ 96. Funciones de las Unidades Administrativas Involucradas............................................. 257. Sistema Operativo......................................................................................................... 298. Procedimientos Contenidos:.......................................................................................... 30 8.1 Procedimientos para el Control de Inventarios en Almacenes Centrales.............. 30 8.1.1 Procedimiento: Toma de Inventario en Almacenes Centrales................... 31 8.1.1.1 Objetivo...................................................................................... 31 8.1.1.2 Descripción de Actividades........................................................ 32 8.1.1.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 37 8.1.2 Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Almacenes Centrales................................................................................ 41 8.1.2.1 Objetivo...................................................................................... 41 8.1.2.2 Descripción de Actividades........................................................ 42 8.1.2.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 47 8.1.3 Procedimiento: Salidas de Almacén Central............................................. 51 8.1.3.1 Objetivo...................................................................................... 51 8.1.3.2 Descripción de Actividades........................................................ 52 8.1.3.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 55 8.1.4 Procedimiento: Conciliación Contable del Movimiento de Insumos a través del Departamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM.............................................................................. 58 8.1.4.1 Objetivo...................................................................................... 58 8.1.4.2 Descripción de Actividades........................................................ 59 8.1.4.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 61 8.2 Procedimientos para el Control de Inventarios en Unidades Aplicativas............... 63 8.2.1 Procedimiento: Toma de Inventario en Unidades Aplicativas................... 64 8.2.1.1 Objetivo...................................................................................... 64 8.2.1.2 Descripción de Actividades........................................................ 65 8.2.1.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 70 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 2
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Pagina 8.2.2 Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Unidades Aplicativas................................................................................................. 75 8.2.2.1 Objetivo...................................................................................... 75 8.2.2.2 Descripción de Actividades........................................................ 76 8.2.2.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 78 8.2.3 Procedimiento: Salidas de Almacén a Centros de Consumo.................... 80 8.2.3.1 Objetivo...................................................................................... 80 8.2.3.2 Descripción de Actividades........................................................ 81 8.2.3.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 83 8.2.4 Procedimiento: Devolución de Insumos al Almacén Central..................... 85 8.2.4.1 Objetivo...................................................................................... 85 8.2.4.2 Descripción de Actividades........................................................ 86 8.2.4.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 88 8.2.5 Procedimiento: Compras Directas en Unidades........................................ 90 8.2.5.1 Objetivo...................................................................................... 90 8.2.5.2 Descripción de Actividades........................................................ 91 8.2.5.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 94 8.2.6 Procedimiento: Transferencia de Insumos entre Almacenes de Unidades................................................................................................... 96 8.2.6.1 Objetivo...................................................................................... 96 8.2.6.2 Descripción de Actividades........................................................ 97 8.2.6.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 100 8.2.7 Procedimiento: Donaciones de Insumos al ISEM..................................... 102 8.2.7.1 Objetivo...................................................................................... 102 8.2.7.2 Descripción de Actividades........................................................ 103 8.2.7.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 106 8.2.8 Procedimiento: Conciliación de Movimientos de Insumos entre el Departamento de Control de Abasto y los Almacenes de las Unidades... 109 8.2.8.1 Objetivo...................................................................................... 109 8.2.8.2 Descripción de Actividades........................................................ 110 8.2.8.3 Diagrama de Flujo...................................................................... 112 9. Formatos e Instructivos.................................................................................................. 114 10. Descripción de Simbología............................................................................................ 135 11. Validación...................................................................................................................... 138 12. Créditos.......................................................................................................................... 141. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 3
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 1. PRESENTACIONPara lograr una Administración Pública eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a lasdemandas sociales y honrada en los procesos de gestión como lo establece el Plan de DesarrolloEstatal, exige que las Instituciones Públicas adecuen su aparato administrativo y su marco jurídicoy normativo de tal manera que les permita articular integralmente los procesos de gestióngubernamental, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de la sociedad.En tal sentido el Instituto de Salud del Estado de México, ha fortalecido las acciones de promocióny consolidación de una cultura de servicio y mejoramiento permanente de la calidad de losservicios de salud que presta a la población abierta de la entidad, a través del establecimiento yformalización de sistemas y procedimientos administrativos acordes a las necesidades de lasunidades operativas.De acuerdo a lo antes expuesto la Coordinación de Administración y Finanzas a través de laUnidad de Modernización Administrativa en colaboración con las áreas involucradas en elproceso, ha preparado el siguiente documento denominado “Manual de Procedimientos para elControl de Inventarios”, con la finalidad de proporcionar a los Organos y Unidades Operativas delos Recursos Materiales, las políticas, procedimientos y criterios de acción pertinentes que lespermita registrar en forma sistematizada, oportuna y suficiente los movimientos de insumos.El manual descrito contiene la descripción detallada de los procedimientos presentadosgráficamente a través de diagramas de flujo, lo que permite contar con una guía práctica y sencillade las actividades inherentes al proceso correspondiente.El documento contiene secuencialmente: el objetivo general, políticas generales, funciones de lasáreas involucradas y los procedimientos para el Control de Inventarios del ISEM.Este instrumento proporciona a los almacenes centrales y a las unidades una herramienta idóneapara eficientar el movimiento de insumos y alcanzar los propósitos establecidos en los programas.Este documento al igual que otros instrumentos administrativos, se caracteriza por ser dinámicopor tal motivo, se encuentra sujeto a las disposiciones que emita la Secretaria de Salud y quecoadyuven a mejorar el proceso para el control de inventarios. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 4
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 2. OBJETIVO GENERALEstablecer un instrumento administrativo que permita eficientar el proceso de registro y control delos inventarios de insumos en los almacenes centrales y en los almacenes de los hospitales, asícomo de las jurisdicciones, a través de la distribución adecuada de tareas y responsabilidadesentre las áreas que participan en este proceso; además de mantener el registro y documentaciónoportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 5
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 3. ALCANCE DEL MANUALEl control de los inventarios contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepciónde insumos por el almacén central, pasando por el registro, acomodo, salvaguarda, conservacióny despacho a las unidades en una primera etapa, como la recepción, registro, acomodo,salvaguarda, conservación y despacho a las áreas usuarias en hospitales y centro de salud enjurisdicciones.El personal que tiene a su cargo la ejecución del proceso de control de los inventarios en oficinascentrales en la Subdirección de Recursos Materiales a través de los Departamentos de Control deAbasto y de los Almacenes Toluca, y Tultitlán, y en las unidades los responsables del proceso sonlos administradores a través de los encargados de los recursos materiales y encargados de losalmacenes.El presente manual contiene una serie de disposiciones que permitirán a las áreas operativas delproceso conocer las tareas y responsabilidades a su cargo, tales como el manejo físico de losinsumos, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable que deben proporcionar lasáreas respectivas para la adecuada toma de decisiones. Se contempla a su vez, la necesidad deestablecer una coordinación estrecha entre las áreas participantes para efecto de conciliación, demovimientos y manejo de información homogénea y veraz.Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicación obligatoria, por lo que las áreasoperativas del proceso deberán observarlas en la ejecución de sus trabajos, sin embargo, losprocedimientos pueden ser aplicados y ajustados de acuerdo a las necesidades de las propiasáreas mientras se observen las políticas establecidas para ello, cuidando que las adecuaciones oadiciones estén siempre encaminados al cumplimiento de los objetivos que marca el presentemanual, en tal caso, es recomendable hacerlo del conocimiento de la Subdirección de RecursosMateriales y de la Subdirección de Modernización Administrativa para que realicen los ajustes oadecuaciones correspondientes, evitando la omisión de alguna de las parte del procedimientogeneral. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 6
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 4. MARCO JURIDICO• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. ( Diario Oficial del 05 Febrero de 1917 ) reformas y adiciones.• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. ( Gaceta del Gobierno del 10 noviembre de 1917 ) reformas y adiciones• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 17 de septiembre de 1981 ) reformas y adiciones.• Ley General de Bienes Nacionales. ( Diario Oficial de la Federación del 08 de enero de 1982 ) reformas y adiciones.• Ley de Planeación. ( Diario Oficial de la Federación del 05 de enero de 1983 ) reformas y adiciones.• Ley General de Salud. ( Diario Oficial del 07 Febrero de 1989 ) reformas y adiciones.• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. ( Gaceta del Gobierno del 11 de septiembre de 1990 ) reformas y adiciones.• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. ( Diario Oficial de la Federación del 26 de mayo de 1995 ) reformas y adiciones.• Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios. ( Gaceta del Gobierno del 07 de marzo del 2000 ) reformas y adiciones.• Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. ( Gaceta del Gobierno del 21 de diciembre del 2001 ) reformas y adiciones.• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 30 de abril del 2004 )• Reglamento Interior del Instituto de Salud del Estado México. ( Gaceta del Gobierno del 07 de octubre de 2003 )• Reglamento Interior de la Secretaría de Salud. ( Gaceta del Gobierno del 07 de agosto del 2000 ) reformas y adiciones.• Reglamento de Salud del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 13 de marzo del 2002 ) reformas y adiciones.• Reglamento de Informática del Poder Ejecutivo del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 16 de Junio de 1998 )• Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 07 de febrero de 1997 ) reformas y adiciones.• Código Administrativo del Estado de México. ( Gaceta del Gobierno del 13 de diciembre de 2001 ) reformas y adiciones.• Presupuesto Anual de Egresos del Gobierno del Estado de México. ( Ejercicio Fiscal del año que corresponda ) INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 7
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS• Acuerdo del Ejecutivo del Estado, por el que se Establecen los Lineamientos Generales de Combate a la Corrupción y a la Ineficiencia Administrativa. 1966• Acuerdo por el que se Implanta en el Estado de México el Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales “COMPRANT EDOMEX” ( Gaceta del Gobierno del 25 de enero de 1999 )• Acuerdo por el que se Establece el Procedimiento para la Recepción y Disposición de los Obsequios, Donaciones, o Beneficios en General que Reciban los Servidores Públicos de las Dependencias del Ejecutivo y de su Sector Auxiliar. ( Gaceta del Gobierno del 22 de Diciembre del 1989 )• Acuerdo por el que se Establecen Prevenciones sobre la Disposición o Destino de los Obsequios o Bienes en General que Reciban los Servidores Públicos de la Administración Pública Estatal y de su Sector Auxiliar. ( Gaceta del Gobierno del 22 de Noviembre de 1990 )• Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal. ( Gaceta del Gobierno del 05 de Mayo de 2001 )• Normas Administrativas Aplicables a la Adquisición que por la vía de Importación Directa Afecten a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. ( Diario oficial de la Federación del 20 de agosto de 1993 ) reformas y adiciones.• Normas y Procedimientos Generales para la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles que Generan las Dependencias de la Administración Pública Federal. ( Diario oficial de la Federación del 05 de agosto de 1996 ) reformas y adiciones.• Normas para el Ejercicio y Control de las Adquisiciones Directas. ( Gaceta del Gobierno del 23 de febrero de 1998 ) reformas y adiciones.• Normas Emitidas por la Secretaria de Administración del GEM. a. Norma No. RM-051/02-96 Intercambio de insumos entre organismos b. Norma No. RM-050/02-96 Compras de la dirección general de recursos materiales. c. Norma No. RM-047/02-96 Conservación control y distribución de insumos. d. Norma No. RM-048/02-96 Toma de inventarios e. Norma No. RM-049/02-96 Recepción, verificación general de recursos materiales. f. Norma No. RM-044/02-96 Pago de facturas. g. Norma No. RM-045/02-96 Administración y control de almacenes. h. Norma No. RM-046/02-96 Registros de entradas y salidas de almacén. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 8
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 5. POLITICAS GENERALES1. El control de inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos y en la legislación actual aplicable en la materia.2. Los almacenes centrales y los almacenes de las unidades deberán llevar un registro sistemático del movimiento de bienes en kardex manual o automatizado de sus almacenes.3. Los registros mensuales para efecto de cierre mensual se deben contemplar los registros de entradas y de salidas del día primero al día ultimo del mes correspondiente.4. El último día hábil de cada mes los almacenes centrales y los almacenes de las unidades emitirán un informe de cierre sustentado con el informe de toma de pruebas selectivas mensuales, el reporte de entradas y de salidas de sus respectivos almacenes incluyendo en ellos las correcciones que se hayan realizado.5. La conciliación de los almacenes centrales con los almacenes de las unidades se realizará en unidades físicas y montos por factura, anotando en el formato las que queden en transito, remitiendo la documentación soporte dentro de los 10 primeros días naturales del mes siguiente al cierre del mes que se esta conciliando.6. La conciliación que realizará el almacén central con el departamento de contabilidad del Instituto se efectuará mensualmente en unidades monetarias, de acuerdo al calendario que de a conocer la Subdirección de Tesorería y Contabilidad en cada inicio del año, entre el día 11 y el día 20 del mes siguiente al mes que sé esta conciliando.7. Podrán hacerse conciliaciones parciales o totales en cualquier tiempo a petición de alguna de las partes o de necesidades de información del Instituto.8. Deberá quedar evidencia debidamente formada y autorizada por los servidores públicos responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos de los almacenes: conciliaciones u operaciones de corrección que se realicen. Dicha evidencia, estará debidamente soportada con las requisiciones, reportes, facturas y/o formatos correspondientes.9. Los almacenes centrales elaborarán y mantendrán actualizado el catálogo de claves de insumos del I.S.E.M y lo darán a conocer oportunamente a las unidades.10. Los almacenes centrales tendrán la responsabilidad exclusiva de asignar claves a los artículos nuevos que manejan estos y los almacenes de las unidades.11. Las correcciones en el sistema automatizado deberán estar soportadas por un formato de corrección, debidamente autorizado en los almacenes centrales por los jefes de almacén; en los Hospitales por el jefe de los recursos materiales y el subdirector administrativo, y en las Jurisdicciones por el Jefe de Almacén y el Administrador. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 9
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS12. Todas las unidades del Instituto de Salud manejarán en sus movimientos de almacenes las mismas claves que manejen los almacenes centrales, las cuales estarán contenidas en el catálogo general de claves del ISEM.13. Los titulares de las áreas administrativas, Recursos Materiales, Almacenes de Insumos o encargados de las mismas, serán los responsables de que en los movimientos de almacén se acaten las disposiciones establecidas en los presentes procedimientos y en las normas complementarias aplicables en la materia.14. Todas las unidades deberán manejar un solo sistema de los movimientos de entradas, salidas y correcciones de Almacén, independientemente que para efectos funcionales u operativos manejen más de un Almacén o Sub-almacenes; entendiéndose por estos, las áreas donde se almacenan insumos homogéneos.15. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en kardex, a efecto de verificar que las existencias en el kardex automatizado y/o manual, coincida con las existencias físicas en Almacén.16. Los responsables de los Almacenes Centrales y de las Unidades, deberán establecer un mecanismo de revisión de insumos de sus almacenes que les permita identificar los insumos próximos a caducar, notificándolo al Departamento de Control de Abasto, a efecto de distribuirlos a las unidades, áreas de consumo, centros de salud o instituciones de sector salud.17. Las Unidades responsables del manejo de medicamentos y material de laboratorio caducos y en mal estado físico-químico son los almacenes centrales, jurisdiccionales y hospitalarios, sub-almacenes, farmacias y laboratorio quienes deberán observar una estricta vigilancia y control de los medicamentos y/o artículos de laboratorio.18. Los Administradores de las Unidades Médicas, los responsables de laboratorio, sub- almacenes de medicamentos y farmacias deberán verificar al momento de recibir la dotación de medicamentos y material de laboratorio, la fecha de caducidad, así como el estado físico-químico de estos en caso de que la fecha de caducidad sea menor de tres meses no deberán ser recibidos.19. La Subdirección de Recursos Materiales es responsable de que la compra de medicamentos artículos de laboratorio y demás insumos para la salud, tengan una fecha de caducidad con un mínimo de dos años posterior a la fecha de su adquisición, o que haya una autorización expresa del área médica normativa o de la Secretaria de Salud para adquirir algunos insumos con menor período de caducidad.20. Las Unidades responsables que cuenten con medicamentos y artículos de Laboratorio con fecha de caducidad menor a seis meses, deberán boletinar mediante oficio los bienes a las unidades médicas del Instituto, solicitándolo a la Subdirección de Atención Médica y al Departamento de Control de Abasto con el fin de promover su transferencia a otras unidades aplicativas para su consumo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 10
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS21. Los Medicamentos y/o artículos de Laboratorio, deberán agruparse de acuerdo a la siguiente clasificación: QUIMICOS FARMACEUTICOS RADIACTIVOS • Reactivos (sólidos y • Medicamentos caducos • Liquido fijador cansado líquidos) (Sólidos y líquidos) • Material contaminado con • Solventes • Material de curación radioisótopos • Aceites • Residuos (sólidos y líquidos)22. Los empaques de los medicamentos y/o artículos de laboratorio, deberán etiquetarse con: número de clave, nombre genérico, presentación, cantidad, fecha de caducidad y número de lote.23. Los medicamentos y/o artículos de laboratorio caducos o en mal estado, deberán relacionarse en el formato de baja de medicamentos y/o de artículos de laboratorio caducos y en mal estado, por orden de clave de menor a mayor, cubriendo todos y cada uno de los requisitos solicitados en el mismo.24. Los dictámenes técnicos de medicamentos y artículos de laboratorio caducos y en mal estado serán realizados por el Laboratorio Estatal de Salud Pública, quien asignara al personal responsable de su elaboración a solicitud de la Subdirección de Recursos Materiales, responsable de los recursos materiales de las mismas.25. El Laboratorio Estatal de Salud Pública efectuará los dictámenes técnicos con apego a las normas técnicas aplicables en la materia y a los lineamientos y disposiciones emitidos por las autoridades correspondientes.26. Los Almacenes Centrales, deberán abastecer los medicamentos, artículos de laboratorio y de mas insumos para la salud a las unidades médicas, con fecha de caducidad mínima de tres meses.27. En el proceso de baja y destino final de medicamentos, material de curación y artículos de laboratorio caducos y en mal estado, deberán acatarse los requisitos establecidos en las normas técnicas y en los lineamientos y criterios establecidos por las autoridades correspondientes, que emita la Subdirección de Servicios Generales, ello con el objeto de evitar la emisión de elementos contaminantes o riesgosos para la salud.28. Toda operación relacionada con el manejo de insumos, entradas, salidas, devoluciones de bienes, correcciones y resguardos en almacén será autorizada únicamente por el superior jerárquico correspondiente que será en los Hospitales el Director y Subdirector Administrativos, y en las Jurisdicciones el Jefe de Jurisdicción y el Administrador. Por ningún motivo se autorizará por ausencia INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 11
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS29. Los Movimientos de Almacén estarán debidamente registrados en sistema a través de kardex electrónico o manual a fin de que se refleje en forma clara y precisa las existencias físicas de los insumos.30. El superior jerárquico de los recursos materiales, deberá realizar supervisiones periódicas a las actividades realizadas por el personal responsables del almacén.31. La Subdirección de Recursos Materiales, las Unidades y los responsables de los almacenes deberán abstenerse de transferir, conceder, donar, obsequiar, vender o poner a disposición de otras dependencias, organismos, servidores públicos u otros particulares inventarios de su propiedad a excepción de los casos que sea autorizados por el Director General del Instituto.32. Todas las donaciones que se reciban deberán hacerse a nombre del Instituto de Salud del Estado de México, y se registrarán en las misma unidad que las reciba, estas, deberán estar soportadas con factura, o nota correspondiente, otorgándose recibo oficial solo a petición expresa del donante y sobre bienes soportados con factura original.33. Será responsabilidad del titular de la unidad y del administrador el registro y el envío oportuno de la documentación e información al Departamento de Contabilidad y a la Subdirección de Recursos Materiales.34. Las unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos próximos a caducar o en mal estado de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas publicas de salud.35. El responsable de la planeación, organización, control de los inventarios en las unidades es: el servidor público de más alta jerarquía en el organigrama de los que a continuación se mencionan en la jurisdicción el Administrador y/o el Jefe de los Recursos Materiales y en el Hospital el Administrador, el responsable del área de Recursos Materiales, y el responsable del Almacén.36. Las Unidades proporcionarán los soportes documentales de las entradas a su almacén respecto a los cambios de la facturación generados por los almacenes centrales, para efectos de conciliación.37. Los Almacenes centrales deberán entregar conjunta e invariablemente los insumos y la factura o facturas correspondientes a la unidad receptora de los bienes, a efecto que las unidades puedan llevar a cabo en tiempo y forma el registro a que haya lugar.38. Los Hospitales y Jurisdicciones que cuenten con sistema electrónico de inventarios aportarán información mensual referente al total de salidas o consumos de bienes de sus almacenes a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y la Subdirección de Recursos Materiales para efecto de registros contables a que haya lugar. A más tardar el 4º día hábil del mes siguiente al cierre. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 12
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS39. La puesta en marcha y funcionamiento adecuado del manual de procedimientos de control de inventarios estará bajo la responsabilidad de los jefes de los almacenes centrales, hospitalarios y jurisdicciones en las áreas de su competencia.40. Deberán levantarse dos inventarios al año, para tal efecto la Subdirección de Recursos Materiales programará en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente.41. La planeación, ejecución evaluación y control de la toma de inventarios estarán en los almacenes centrales bajo la responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales, el Jefe de Control de Abasto, los Jefes de los Almacenes y en las Unidades bajo la responsabilidad de los Administradores de las mismas.42. El personal que participe en la toma de inventarios deberá ser capacitado previamente al ejercicio de actividad.Procedimiento: Toma de Inventario en Almacenes Centrales.43. Deben levantarse dos inventarios al año, para tal efecto, la Subdirección de Recursos Materiales en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno programará las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente.44. El método y la técnica de evaluación será a costo promedio de cada almacén, según los registros en el sistema.45. Los insumos para la toma de inventarios deberán acomodarse e identificarse en los racks de la siguiente manera: número de sección, número de racks, número del nivel del rack o estante e identificación con las claves de los diferentes bienes. En el caso de contar con bienes que se encuentren en el piso, estos se identificarán de la misma manera.46. La captación de la información para efecto de los conteos se realizará conforme al siguiente orden: número de rack, de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y de atrás hacia delante.47. Solo podrá participar el personal que sea asignado para efectuar el inventario y al cual se haya capacitado.48. Los almacenes centrales deberán tener actualizado el Kardex a la fecha de cierre de movimientos, para comprobarlo con el resultado de los conteos de existencia física.49. Los conteos físicos deberán hacerse de acuerdo a la unidad de medida establecida en el catálogo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 13
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS50. El inventario deberá ser validado por el Jefe del Almacén, el Jefe del Departamento de Control del Abasto y el Subdirector de Recursos Materiales.51. La toma del inventario será responsabilidad de los Jefes de los Almacenes Centrales, el Jefe del Departamento de Control del Abasto y el Subdirector de Recursos Materiales.52. Deberá levantarse un acta de inicio y una de terminación de la toma física del inventario.53. La presencia física de personal de otras áreas del Instituto, tales como la Contraloría Interna, Tesorería y Contabilidad y/o Auditoria Externa, antes, durante y posterior al inventario no omite ni sustituye la responsabilidad de la instancia ejecutora en la toma del inventario físico.54. Los almacenes centrales deberán tener por separado los medicamentos o artículos caducos, así como artículos inservibles, en transito o en proceso de baja y destino final, los cuales no se podrán dar de baja en tanto no se tengan las actas de tratamiento y destino final respectivas.55. La evaluación de los inventarios estará a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales, con el apoyo de la Unidad de Informática y de la Subdirección de Tesorería y Contabilidad.56. La evaluación de los inventarios físicos deberán conciliarse con los registros contables.57. Los almacenes deberán realizar un corte de existencias antes del inventario, considerando los movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en que se va a realizar la toma del inventario físico.58. La planeación de la toma del inventario, así como la organización, ejecución y control correrán a cargo de la Subdirección de Recursos Materiales.59. El margen de diferencia aceptable global entre el Kardex y las existencias físicas no excederá el 3% del inventario total, sin embargo será obligación de los responsables de los Almacenes, investigar las diferencias resultantes en la toma del inventario físico a efecto de aclarar totalmente dichas diferencias. Si después de las aclaraciones persistieran diferencias, estas, serán registradas contablemente y autorizadas por los Directores de Administración y de Finanzas.60. Los Almacenes deberán hacer un corte de forma semestral de acuerdo a la toma de los inventarios físicos.61. Deberá generarse una circular a todos los órganos del ISEM y proveedores por lo menos 15 días antes de la toma de inventarios, a través de la cual se informe las fechas de la toma de inventarios físicos, informando que durante ese período no se realizarán recepciones de insumos a proveedores ni abasto a las unidades. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 14
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Almacenes Centrales.62. Los almacenes centrales deberán registrar en el sistema automatizado todos los insumos que ingresen en estos, provenientes de proveedores, donaciones de terceros o devoluciones.63. Por cada ingreso se generará un reporte de entrada.64. Todos los ingresos deberán soportarse con las facturas y los reportes de entrada correspondientes.65. Toda entrega parcial o total deberá estar soportada con la factura correspondiente.66. Se aplicarán los cargos a que haya lugar a proveedores que incurran en mora en la entrega de los insumos, de acuerdo a las bases de concurso y demás disposiciones aplicables al caso.67. El Almacén deberá dar de alta en el sistema los bienes después de la recepción y generar las entradas correspondientes, dentro del horario oficial.68. Las devoluciones al proveedor de artículos dañados, en mal estado o caducos se realizará a más tardar en dos días hábiles posteriores a la recepción.69. Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberán ser enviadas oportunamente al Departamento de Contabilidad para soportar las pólizas de entrada.70. Debido a la necesidad de revisar detenida y minuciosamente los insumos que entregan los proveedores al Almacén Central, sobre todo los medicamentos y artículos de laboratorio, se ha considerado pertinente tener dos filtros de verificación física, que se describen en el procedimiento, el que efectúa el área de recepción y el que realiza la sección del almacén correspondiente. Ello permite disminuir en forma importante la aceptación de artículos no aptos para el consumo.71. Cuando la variedad, cuantía y/o complejidad de los insumos por recibir desborden la capacidad de atención del área de recepción, las tareas de recepción de insumos deberá hacerse en forma conjunta entre la sección del almacén correspondiente y el área de recepción, a efecto de agilizar las tareas y mejorar la eficiencia y eficacia de la verificación física.72. El Almacén Central deberá abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos, próximos a caducar o en mal estado, de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas públicas de salud, previa autorización del Director de Servicios de Salud.73. Para el caso de equipos que entreguen cerrados por la empresa, deberán ser cotejados por el área usuaria en el momento de su instalación para su puesta en marcha, en presencia del proveedor y dar validez a las garantías en los procesos de licitación. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 15
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Salidas de Almacén Central.74. Los Almacenes Centrales deberán registrar en el sistema automatizado o manual todos los insumos que salgan de sus almacenes.75. Los Almacenes Centrales deberán entregar el abasto de insumos a las unidades, exclusivamente al personal autorizado para tal efecto.76. El titular de la unidad y/o el administrador deberán enviar a los Almacenes Centrales el catálogo de firmas de los servidores públicos autorizados para recibir el abasto, quienes deberán ser personal involucrado en el almacén y/o que conozca esta actividad.77. Las personas autorizadas para firmar las requisiciones a los Almacenes Centrales, son el titular de la unidad o el Administrador.78. Todas las salidas deberán estar soportadas con las requisiciones debidamente autorizadas por el Departamento de Control de Abasto y con los datos correspondientes en cada rubro de la requisición, de no ser así, será causa del no surtimiento de la misma.79. Por cada salida se generará un reporte de salida con número consecutivo, para los efectos de control y conciliación con los Almacenes Centrales.80. Los Almacenes Centrales deberán enviar las salidas al Departamento de Contabilidad para soportar las pólizas de salidas correspondientes.81. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en Kardex, a efecto de verificar que las cantidades en el kardex automatizado coincida con las existencias físicas en Almacén.82. Las facturas que generen los Almacenes Centrales deberán ser firmadas invariablemente por el Jefe del Almacén o por el servidor público autorizado expresamente para tal efecto, y por el chofer que traslada los artículos a la Unidad.83. Los faltantes o devoluciones de artículos facturados por los Almacenes Centrales deberán ser anotados en todos los tantos de la factura, mismas que serán corregidas en el sistema, al igual que las facturas canceladas. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 16
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Conciliación Contable del Movimiento de Insumos a través delDepartamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM.84. El procedimiento de conciliación será de aplicación mensual, con la salvedad de hacer conciliaciones parciales durante el mes en curso correspondiente.85. Las conciliaciones que se realicen invariablemente deberán estar soportadas por los registros de pruebas selectivas mensuales, facturas de proveedores, entradas, salidas de almacén, formatos de corrección y formatos de devolución.86. El cierre mensual se realizará el último día hábil de cada mes.87. Las correcciones o modificaciones resultantes de las conciliaciones deberán estar sustentadas, con la documentación soporte pertinente, tales como: minutas, formatos de correcciones debidamente requisitados, actas informativas, etc.88. Las áreas involucradas acordarán la forma y términos de la conciliación con base en estos procedimientos.89. Los Almacenes Centrales deberán hacer un corte de documentos de los movimientos que se realicen durante el mes, para efectos de cierre mensual.Procedimiento: Toma de Inventario en Unidades Aplicativas.90. Deben levantarse dos inventarios al año, para tal efecto, la Subdirección de Recursos Materiales en coordinación con la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y el Organo de Control Interno programará las fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos necesarios oportunamente.91. En el transcurso de cada mes los almacenes de las unidades harán pruebas selectivas de inventarios por tipo de suministro, los cuales se efectuarán aleatoriamente en el 15% de los inventarios.92. El método y la técnica de evaluación se realizará a costo promedio de la unidad según registros.93. Los insumos para la toma de inventarios deberán acomodarse e identificarse en los kardex de la siguiente manera: número de sección, número de racks, número del nivel del rack o estante e identificación con las claves de los diferentes bienes. En el caso de contar con bienes que se encuentren en el piso, estos se identificarán de la misma manera. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 17
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS94. La captación de la información para efecto de los conteos se realizará conforme al siguiente orden: número de rack, de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y de atrás hacia delante.95. Solo podrá participar el personal que sea asignado para efectuar el inventario y al cual se haya capacitado.96. En todos los almacenes deberán tener actualizado el Kardex a la fecha de cierre de movimientos, para comprobarlo con el resultado de los conteos de existencia física.97. Para efectuar el inventario no deberá haber cajas fraccionadas o incompletas, según la unidad de medida de entradas.98. El inventario deberá ser validado en Jurisdicciones; por el Jefe de Jurisdicción, Administrador y Encargado del Almacén; y en los Hospitales por el Subdirector Administrativo y el Jefe de Recursos Materiales y/o Encargado del almacén.99. La toma del inventario será responsabilidad en los Hospitales: del Subdirector Administrativo, el Jefe de Recursos Materiales y el Jefe del Almacén; en las Jurisdicciones: del Administrador, el encargado de los Recursos Materiales y el encargado del Almacén.100. Deberá levantarse un acta de inicio y una de término de la toma física del inventario.101. La presencia física de personal de otras áreas del Instituto, tales como la Contraloría Interna, Tesorería y Contabilidad y/o Auditoria Externa, antes, durante y posterior al inventario no omite ni sustituye la responsabilidad de la instancia ejecutora en la toma del inventario físico.102. Los almacenes deberán tener por separado los medicamentos o artículos caducos, así como artículos inservibles, en tránsito o en proceso de baja y destino final, los cuales no se podrán dar de baja en tanto no se tengan las actas de tratamiento y destino final respectivas.103. La primera toma de inventario de las unidades la realizará la unidad al costo promedio vigente en los almacenes centrales, y las evaluaciones subsecuentes las realizará la unidad a costo promedio de sus registros.104. Las existencias físicas producto de compras directas, donaciones o transferencias, deberán relacionarse e inventariarse por separado, para efectos contables.105. La evaluación de los inventarios estará a cargo del Almacén de la Unidad, con el apoyo del área contable de la misma la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y la Unidad de Informática del ISEM.106. La evaluación de los inventarios físicos deberán conciliarse con los registros contables. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 18
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS107. Los almacenes deberán realizar un corte de existencias antes del inventario, considerando los movimientos de entradas y salidas que correspondan al mes en que se va a realizar la toma del inventario físico.108. Los Almacenes deberán hacer un corte de forma semestral a la toma de los inventarios físicos.109. Deberá generarse una circular a todos los Centros de Consumo en Hospitales y Centros de Salud en Jurisdicciones por lo menos 15 días antes de la toma de inventarios, a través de la cual se informe las fechas de la toma de inventarios físicos, y que durante ese periodo no se realizará abasto a dichos centros.110. Las diferencias entre el kardex y las existencias físicas en conteos deberán ser aclaradas por los jefes de los almacenes de las unidades.Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Insumos en Unidades Aplicativas.111. Los almacenes de las Unidades deberán registrar en el sistema automatizado o manual todos los insumos que ingresen a las Unidades, ya sea provenientes del Almacén Central y/o donaciones, transferencias o compras directas.112. Todos los ingresos deberán soportarse con las facturas, reportes de entrada y formatos de devolución y de corrección en su caso.113. El Almacén deberá dar de alta los bienes en sistema automatizado o manual, inmediatamente después de la recepción y generar los reportes de entrada correspondientes.114. El Almacén debe generar el último día hábil del mes un reporte de cierre mensual de las entradas ocurridas durante ese periodo, y lo enviará al Departamento de Control de Abasto para efectos de conciliación.115. Las unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos próximos a caducar o en mal estado de cualquier órgano interno o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas públicas de salud.116. El formato de faltantes, devoluciones o rechazos se utilizará en el momento de la entrega- recepción de los bienes o posteriormente, cuando se detecten faltantes, omisiones o defectos de artículos. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 19
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Salidas de Almacén a Centros de Consumo.117. Los Almacenes de las Unidades Hospitalarias registrarán en el sistema automatizado o manual los insumos que salgan de sus almacenes.118. Todas las salidas deberán estar soportadas con las requisiciones internas de las áreas o centros de consumo.119. Todas las requisiciones para ser surtidas deberán estar firmadas de autorización por el responsable del servicio o responsable del Centro de Salud solicitante, y verificado por el responsable del almacén.120. Por cada entrega se generará una salida con numero consecutivo, para los efectos de control y conciliación con el Departamento de Control de Abasto y el Departamento de Contabilidad del ISEM.121. El último día hábil de cada mes, el Almacén de la Unidad emitirá un reporte de cierre de las salidas, el cual será enviado al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Control de Abasto oportunamente para efectos de conciliación.122. Los reportes de cierre de salidas deberán contener la evaluación de los insumos a costo promedio, así como la validación con las firmas correspondientes del Director, Subdirector Administrativo y del Jefe de Recursos Materiales de los Hospitales respectivos; Y en su caso por el Administrador y Jefe del Almacén por lo que respecta a las Jurisdicciones.123. Deberán hacerse revisiones físicas periódicas contra las existencias en kardex, a efecto de verificar que las listas en kardex automatizado coincida con las existencias físicas en Almacén.124. Los Centros de Consumo o Centros de Salud, cuando detecten anomalías en los insumos entregados por el Almacén de la Unidad (jurisdicción u hospital), levantarán un acta informativa o circunstanciada, donde se anoten la fecha, lugar y hora, así como las condiciones bajo las cuales se detectó el faltante, insumos en mal estado, caducos o próximos a caducar, etc., y lo informarán a la brevedad al Almacén de la Unidad para los efectos a que haya lugar.125. Las devoluciones de insumos de los Centros de Consumo o de Salud al almacén deberán estar soportadas por un formato de devolución debidamente requisitado.126. Los Almacenes de la Unidades deberán llevar un riguroso control, tratamiento y destino de los artículos devueltos para efectos de conciliación y evaluación de los inventarios.127. Los hospitales y Jurisdicciones aportarán información mensual referente al total de salidas o consumo de bienes de sus almacenes cotizados al costo promedio según registros, a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y a la Subdirección de Recursos Materiales, soportados con los reportes de las salidas correspondientes, para efecto de registros contables a que haya lugar. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 20
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Devoluciones de Insumos al Almacén Central.128. Las devoluciones de insumos de los Centros de Consumo o de Salud al Almacén Central se formalizarán de acuerdo a los lineamientos establecidos en estos procedimientos.129. Pueden ser objeto de devolución los insumos que no reúnan las características técnicas y de calidad necesarias para ser utilizados en Centros de Consumo o Centros de Salud.130. Por cada devolución deberá llenarse un formato de devolución, mismo que deberá ser autorizado por el Jefe del almacén y en su ausencia por el titular de la Administración.131. Las devoluciones se darán de alta en el sistema automatizado o manual, de acuerdo a la estructura y a las claves de los insumos devueltos.132. El Almacén de la Unidad emitirá un reporte de cierre de devoluciones el último día hábil del mes, soportado con los formatos de devolución correspondientes.133. El alta de una devolución se soportará con un formato de corrección de la factura en el sistema del Almacén, o en su caso con la cancelación de la misma.Procedimiento: Compras Directas en Unidades.134. Las compras directas en las unidades se podrán realizar solamente en casos emergentes y previo sello de no existencia de los Almacenes Generales Toluca y Tultitlán, y sea necesario surtir con urgencia el insumo.135. Las compras directas deberán ser autorizadas por el administrador o la persona que cumpla tal función en la Unidad administrativa, y en su ausencia deberá ser autorizada por el Titular de la Unidad.136. En las compras directas deberán acatarse las disposiciones, lineamientos, criterios y políticas establecidas por el Gobierno del Estado y la Federación en materia de Adquisiciones y Servicios.137. Los insumos obtenidos por compras directas, deberán ser registrados invariablemente con una clave especial en el sistema de control de inventarios del Almacén de la Unidad en los términos que se establecen en estos procedimientos.138. El último día hábil de cada mes, el Almacén emitirá un reporte de las compras directas que se hicieron durante ese mes. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 21
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS139. Los insumos en almacén derivados de compras directas, se informarán y valuarán por separado de acuerdo a las disposiciones financieras del Instituto140. Las compras directas deberán ser facturadas a nombre del Instituto de Salud del Estado de México.Procedimiento: Transferencia de Insumos entre Almacenes de Unidades.141. Las solicitudes de insumos de una unidad hacia otra deberá formalizarse invariablemente mediante una solicitud, la cual deberá ser autorizada por el Titular de la Unidad, el Subdirector Administrativo o en su ausencia por alguno de los Subdirectores Médicos.142. Las solicitudes de insumos deberán ser formalizadas mediante la firma de autorización del Titular de la Unidad o el Administrador de la misma.143. Todas las transferencias entre unidades deberán ser registradas en el sistema, tanto las salidas como las entradas con una clave especial, para efectos de conciliación de movimientos de insumos entre las distintas Unidades Aplicativas del ISEM.144. Todas las transferencias que se realicen entre unidades deberán ser notificadas al Departamento de Control de Abasto conforme a lo establecido en el presente procedimiento.145. Al final de cada mes las unidades emitirán un informe de cierre de transferencias enviadas o recibidas de otras unidades, el cual se anexará a los informes de cierre de entradas o salidas que se enviarán al Departamento de Control de Abasto para efectos de conciliación.146. Ninguna unidad podrá realizar transferencias de insumos a instituciones privadas o públicas, para evitar el deterioro del patrimonio del Instituto.147. Las transferencias se informarán por separado en el informe de cierre mensual para evitar duplicidad de los registros. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 22
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Donaciones de Insumos al ISEM.148. Se debe entender por donaciones aquellos bienes, medicamentos, efectivo y artículos varios obsequiados al Instituto de Salud o a alguna unidad del mismo, por alguna persona física, empresa o institución pública o privada; los cuales podrán ser utilizados por las unidades médicas y/o administrativas en el desempeño de sus actividades.149. Toda donación deberá hacerse a nombre del Instituto de Salud del Estado de México, por lo que queda prohibido recibir donaciones a titulo personal, cuando estas sean a favor del Instituto, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.150. La Unidad Médica y Administrativa que reciba la donación deberá enviar una copia del informe de cierre a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad cuando sean insumos médicos, a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial para el caso de activo fijo, en un plazo no mayor de 30 días, para los efectos de información a que haya lugar.151. Los Centros de Salud que reciban bienes en donación, deberán realizar el tramite de regularización a través de la Jurisdicción Sanitaria correspondiente.152. Todas las donaciones deberán ser registradas en los estados financieros del Instituto en cuentas de orden.153. Todas las donaciones de insumos que se hagan a las unidades deberán ser registradas en las mismas unidades receptoras del bien.154. Las donaciones hechas al Instituto deberán ser presentadas al consejo interno para su aprobación correspondiente, integradas en los estados financieros bimestrales que se someten a su consideración.155. La unidad receptora, para efectos de aceptación, revisará que los bienes en cuestión cumplan con los requerimientos técnicos y normativos del servicio que presta el Instituto.156. La Subdirección de Atención Médica, podrá verificar en cualquier tiempo los bienes donados, especialmente los que sean susceptibles de transferir a otras unidades para su utilización.157. Las donaciones se darán a conocer al Departamento de Contabilidad, en un informe por separado, para efectos de registro contable.158. Las Unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos, próximos a caducar o en mal estado de cualquier órgano interno o Institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata, antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente, como las campañas públicas de salud. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 23
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSProcedimiento: Conciliación de Movimientos de Insumos entre el Departamento de Control de Abasto y los Almacenes de las Unidades.159. El Departamento de Control de Abasto y los responsables de los Almacenes de las Unidades, deberán conciliar los movimientos de entradas y salidas al final de cada mes, y las salidas de insumos del Almacén Central contra las entradas a los almacenes de las unidades correspondientes.160. Las unidades enviarán mensualmente un reporte de cierre de salidas y las bases de datos de sus existencias al Departamento de Contabilidad con la valuación de los insumos a costo promedio, para efectos de registro contable del Instituto.161. Los Almacenes de las Unidades generarán los reportes de cierre de movimientos al final de cada mes debidamente firmados por el Director, Subdirector Administrativo y Jefe de recursos Materiales en los Hospitales; y por el Jefe, Administrador y Jefe de Almacén en las Jurisdicciones.162. Los reportes de cierre deberán estar soportados con: • Entradas: Facturas de Almacén Central y Reportes de Entradas. • Salidas: Requisiciones internas y Reportes de Salidas. • Correcciones: Facturas de Almacén Central y Reportes de Entrada. Para efectos de Información: • Compras Directas: Facturas y Reportes de Entradas. • Transferencias: Requisiciones de la unidad Solicitante y Reportes de Entradas. • Donaciones: Oficio-formato de Donación, Formato de Alta por Donación de Bienes de Consumo y Reportes de Entrada por Donación.163. De cada conciliación de entradas al Almacén de la Unidad, con las salidas de los Almacenes Centrales se generará un informe de diferencias las cuales deberán ser aclaradas, así como un informe de cifras conciliadas, los cuales serán firmados por el responsable de la conciliación del Departamento de Control de Abasto y de la Unidad correspondiente.164. Las propuestas de corrección de las diferencias deberán ser formalizadas a través de un acta o minuta y formato de corrección, firmados por los responsables de los Almacenes Centrales, Subdirector Administrativo en el caso de los Hospitales, y por el Administrador para el caso de las Jurisdicciones.165. Las correcciones de las conciliaciones deberán realizarse en un plazo de tres días hábiles posteriores al cierre.166. La conciliación entre el Departamento de Control de Abasto y los Almacenes de la Unidades se realizará a través del Departamento de Control de Abasto de acuerdo a los montos por las facturas, entre los diez primeros días siguientes al término del mes que se concilia. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 24
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 6. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADASALMACENES CENTRALES• Emitir la normatividad que se deberá observar para el adecuado almacenamiento de los bienes que se adquieran, a fin de coordinar y controlar el funcionamiento del instituto.• Recibir y verificar los insumos que reúnan las condiciones señaladas en la documentación oficial correspondiente con el propósito de llevar a cabo su adecuado control interno y su estricta vigilancia física.• Acomodar y custodiar los insumos que reúnan las condiciones señaladas en la documentación oficial correspondiente con el propósito de llevar a cabo su adecuado control interno y su estricta vigilancia física.• Diseñar y operar un adecuado sistema de control interno mediante el registro oportuno de las entradas y salidas de insumos cuidando que estas tengan la documentación soporte.• Formular y coordinar la programación de entrega de insumos a las diferentes areas del instituto mediante la definición de rutas de acuerdo a su ubicación geográfica• Realizar y controlar el surtimiento de insumos de acuerdo a las solicitudes de suministro que formulen las diferentes unidades que integran el instituto y el programa anual de abasto del Departamento de Control de Abasto.• Realizar y coordinar periódicamente inventarios por muestreos con el propósito de validar las existencias y detectar a tiempo posibles desviaciones para tomar oportunamente las decisiones para su corrección.• Coordinar con la Secretaría de Salud un eficiente programa de verificación y chequeo de las condiciones y características de los insumos para darles el tratamiento o salida para preveer su caducidad o descomposición.• Registrar y coordinar con las áreas de salud los insumos en desuso obsoletos o caducos y tramitar su baja y destino final de acuerdo a las disposiciones técnicas procedimientos y demás normas vigentes sobre la materia.• Llevar a cabo mensualmente las pruebas selectivas de inventarios y efectuar inventarios de mediados de año y de cierre anual de ejercicio en coordinación con las areas involucradas preparando para tal efecto la documentación necesaria.• Programar la ejecución de las pruebas selectivas de inventarios mensuales así como el inventario semestral y anual en las unidades.• Corroborar la suficiencia, exceso o ausencia de normas y políticas del ISEM y su recuperación en la eficiencia de las funciones y comunicarlas a la Unidad de Modernización Administrativa para que se realicen las modificaciones a que haya lugar. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 25
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS• Realizar o recomendar que se efectúen los estudios pertinentes para el adecuado uso del espacio físico de los almacenes, así como el acomodo de los insumos que ingresen al almacén.• Verificar a través de pruebas selectivas, si no existen desviaciones en la aplicación u observancia de las normas, políticas y procedimientos en los almacenes.• Determinar la técnica de evaluación de los inventarios e instrumentar en colaboración con el Departamento de Contabilidad y el apoyo de la Subdirección de Informática, los mecanismos pertinentes para la evaluación de los mismos.• Cerciorarse de que los inventarios físicos se comparen contra los inventarios en Kardex y contra los registros contables, determinando diferencias sujetas de aclaraciones y de esta manera implementar las acciones preventivas y correctivas pertinentes.• Verificar que en los controles y registros de mermas y desperdicios se asegure su minimización mediante el reaprovechamiento, mejora en el manejo de inventarios y conservación en climas idóneos.• Prever lo necesario para la conservación y rehabilitación de los inmuebles de almacenes centrales, así como la instalación de equipos y señalamientos de seguridad.• Levantar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos y el Organo de Control Interno, las actas informativas o circunstanciadas sobre los hechos y/o siniestros o eventualidades que se susciten en los almacenes siempre y cuando existan daños a los bienes o insumos para la salud que se resguardan y promover las aclaraciones ante las autoridades correspondientes.ALMACENES DE LAS UNIDADES• Diseñar, operar y controlar el funcionamiento del almacén de la Unidad acatando la normatividad que deberá observarse para el adecuado almacenamiento de los bienes que ingresen al almacén de la Unidad.• Recibir y verificar los insumos que sean entregados por los almacenes centrales, por otras unidades, proveedores o donadores, con base en las especificaciones técnicas o normativas señaladas por las áreas usuarias y/o de responsabilidad y demás normas vigentes sobre la materia.• Acomodar y custodiar los insumos que reúnan las condiciones señaladas por las áreas usuarias y/o de responsabilidades en la documentación oficial correspondiente, con el propósito de llevar a cabo su adecuado control interno y su estricta vigilancia física.• Diseñar y operar un adecuado sistema de control interno, mediante el registro oportuno de las entradas y salidas de insumos. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 26
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS• Formular y coordinar la programación de insumos a los diferentes centros de consumo o centros de salud del Instituto, mediante el establecimiento de criterios de abasto de acuerdo a sus necesidades y ubicación geográfica.• Realizar y controlar el surtimiento de insumos, de acuerdo a las solicitudes de suministro que formulen los diferentes centro de consumo o centros de salud respectivos y/o el programa anual de abasto.• Diseñar y operar un eficiente sistema de verificación y chequeo de las condiciones y características de los insumos y darles el tratamiento o salida oportuna a efecto de evitar su caducidad o descomposición anticipada.• Registrar y custodiar los insumos en desuso, obsoletos o caducos y tramitar su baja y destino final de acuerdo a las disposiciones técnicas, procedimientos y demás normas vigentes sobre la materia.• Llevar a cabo mensualmente las pruebas selectivas de inventarios, así como los inventarios de mediados de año y de cierre anual del ejercicio, en coordinación con las áreas involucradas, preparando para tal efecto la documentación necesaria.• Realizar o recomendar que se efectúen los estudios pertinentes para el adecuado uso del espacio físico de los almacenes, así como el acomodo de los insumos que ingresen al almacén.• Corroborar la suficiencia, exceso o ausencia de normas y políticas del ISEM y su recuperación en la eficiencia de las funciones y reportarlo a la Unidad de Modernización Administrativa para que se realicen las adecuaciones correspondientes.• Verificar a través de pruebas selectivas si no existen desviaciones en la aplicación u observancia de las normas, políticas y procedimientos en los almacenes.• Cerciorarse de que los inventarios físicos se comparen contra las existencias en Kardex, determinando diferencias sujetas de aclaraciones e implementar las acciones preventivas y correctivas pertinentes.• Verificar que en los controles y registros de mermas y desperdicios se asegure su minimización mediante el reaprovechamiento y mejora en el manejo de los insumos.• Prever lo necesario para la conservación y rehabilitación de los inmuebles de almacenes, así como la instalación de equipos y señalamientos de seguridad.• Levantar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos y el Organo de Control Interno actas informativas o circunstanciadas sobre los hechos y/o siniestros o eventualidades que se susciten en el almacén, siempre y cuando existan daños a los bienes o insumos para la salud que se resguardan y promover las aclaraciones ante las autoridades correspondientes. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 27
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD• Llevar a cabo el registro contable de los movimientos de inventarios e incorporarlos en los estados financieros del Instituto.• Definir y establecer en coordinación con la Subdirección de Recursos Materiales el método y las técnicas de evaluación de los inventarios de insumos en el Instituto.• Conciliar mensualmente con los almacenes los saldos existentes reportados durante el mes, en moneda nacional. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 28
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 7. SISTEMA OPERATIVO INSUMOS PROCESO RESULTADO LA SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES A TRAVES DE LOS ALMACENES CENTRALES, ALMACENES HOSPITALARIOS Y JURISDICCIONALES, Y MEDIANTE EL ESTABLECIMIENTO DE UN INSTRUMENTO ADMINISTRATIVO QUE PERMITA EFICIENTAR EL PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE INSUMOS, REALIZAN LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS: ISEM DEPARTAMENTO ALMACENES CENTRALES ALMACENES DE UNIDAD DE CONTABILIDAD - PROVEEDORES DE BIENES.MOVIMIENTOS DE ALMACEN: - REGISTRO DE INVENTARIO - REGISTRO DE LOS - ABASTO. INICIAL. INVENTARIOS DE - RECEPCION INSUMOS EN LOS - DONACIONES. ESTADOS FINANCIEROS - ENTRADAS - DONACIONES. DEL ISEM. - REPORTE DE ENTRADAS Y - SALIDAS - INVENTARIO INICIAL. SALIDAS DE BIENES. - CORRECCIONES - TRANSFERENCIAS. - REPORTE DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS - DEVOLUCIONES - REPORTE DE ENTRADAS. - INVENTARIO INICIAL. CONCILIADOS. - TRANSFERENCIAS - DONACIONES - RECEPCION DE REGISTRO - RECEPCION DE REGISTRO DE INVENTARIOS. DE INVENTARIOS. - COMPRAS DIRECTAS - GUARDA Y CONCERVACIONINVENTARIOS: - GUARDA Y CONCERVACION DE BIENES. DE BIENES. - INICIAL - SEMESTRAL - REGISTRO Y REPORTE DE - REGISTRO Y REPORTE DE SALIDAS DE ALMACEN. - ANUAL SALIDAS DE ALMACEN. SOLICITA LOS SERVICIOS A : QUE PERMITEN EL LOGRO DE LOS SIGUIENTES : QUE EVALUADOS EN RELACION A LA EFECTIVIDAD GENERAN UNA : RETROALIMENTACION QUE ES EL RESULTADO DE MANIFESTAR UN LOGRO O UNA DESVIACION, O BIEN, UN ACUERDO O DESACUERDO PROVOCANDO MODIFICACIONES A : INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 29
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 8. PROCEDIMIENTOS CONTENIDOS8.1 PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN ALMACENES CENTRALES INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 30
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.1 PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIO EN ALMACENES CENTRALES.8.1.1.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes centrales un instrumento administrativo que integre las acciones,los elementos y las técnicas necesarias para efectuar la toma de Inventarios. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 31
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.1.2 PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIO EN ALMACENES CENTRALES. DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 SUBDIRECCION DE RECURSOS Toda vez que ya ha sido determinada la fecha de toma MATERIALES / de inventario por acuerdo de la Subdirección de SUBDIRECCION DE TESORERIA Recursos Materiales y la Subdirección de Tesorería y Y CONTABILIDAD Contabilidad, elaboran y turna oficio en el que comunican a los almacenes centrales para que realicen las acciones correspondientes. 2 ALMACEN CENTRAL/ Recibe comunicado, se entera y realiza las acciones JEFATURA/ SECCIONES correspondientes a la toma del inventario: 1. Acomodar y estibar en el o los anaqueles respectivos los insumos, e identificarlos con su clave y descripción. 2. Elaborar un croquis de localización de rack por área y enumerar las secciones en forma progresiva a fin de determinar la ruta de conteo. 3. Emitir los listados de bienes por sección y subsección. 4. Identificar con marbetes los anaqueles, haciendo anotaciones con la descripción de los artículos. Firma los croquis de localización de rack por área, así como los listados de bienes y los turna al área de computo para su captura. 3 ALMACEN CENTRAL/ Recibe los croquis y los listados en borrador, efectúa AREA DE COMPUTO captura, emite los listados de insumos en original y copia, anotando las claves, presentación y descripción de los artículos, con los cuales se llevarán a cabo los conteos uno, dos y tres. Entrega los listados al Jefe de del almacén, junto con los croquis. 4 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Obtiene croquis y listados, instala la mesa de control, forma las parejas de trabajo, las cuales estarán integradas por un contador y un anotador. Elabora el acta de inicio en original y dos copias y listado de las parejas de trabajo y las turna al Jefe de Sección. 5 ALMACEN CENTRAL/ Recibe croquis, listados, relación de parejas de trabajo, JEFE DE SECCIÓN POR el acta de inicio de toma de inventario y procede a SECCIÓN entregar la documentación a las parejas de trabajo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 32
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 6 PAREJAS DE TRABAJO/ Reciben una copia de los listados y una del croquis, y JEFES DE SECCION/ proceden a efectuar la toma del inventario. REPRESENTANTE DE LA El contador cuenta las unidades existentes de acuerdo a CONTRALORIA la presentación de los insumos, y el anotador asienta en los espacios que corresponda en los listados las cantidades existentes. Esta acción se repite en todas las secciones del almacén. Al término del conteo firman de visto bueno en el espacio correspondiente al primer conteo los que hayan intervenido, y entregan los listados de material inventariado a la mesa de control junto con el croquis. 7 ALMACEN CENTRAL/ Recibe los listados y croquis, desprende el registro del MESA DE CONTROL/ SECCIÓN primer conteo y le aplica una protección (cinta adhesiva transparente). Entrega los listados al área de computo para su captura. 8 ALMACEN CENTRAL/ Recibe primer conteo, captura la información y entrega AREA DE COMPUTO listados al responsable de sección para verificar la captura; en caso de que exista error se corrige y se emite validación por parte del responsable de la sección. 9 PAREJAS DE TRABAJO/ Reciben los listados y efectúan los segundos conteos. JEFES DE SECCION/ REPRESENTANTE DE LA Al finalizar el conteo, firman los que hayan intervenido y CONTRALORIA los entregan a la mesa de control.10 ALMACEN CENTRAL/ Recibe el segundo conteo, desprende el registro del MESA DE CONTROL segundo conteo y le aplica una protección (cinta adhesiva transparente). Entrega al Area de Computo el conteos realizado, para su captura.11 ALMACEN CENTRAL/ Recibe el segundo conteo, captura la información, y AREA DE COMPUTO entrega listado al responsable de la sección para verificar la captura; en caso de que exista error se corrige y se emite validación por parte del responsable de la sección. Emite un “Reporte de Diferencias” en original y dos copias, firma y lo entrega al responsable de sección. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 33
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD12 ALMACEN CENTRAL/ Recibe los conteos y el reporte de diferencias, coteja la JEFE DE SECCIÓN información minuciosamente con el Jefe del Almacén, si existe diferencia entre el primero y segundo conteo. Entrega los listados, los croquis y el reporte de diferencias al representante de la Contraloría, para efectuar los terceros conteos.13 PAREJAS DE TRABAJO/ Reciben listados, croquis y reporte de diferencias, JEFES DE SECCION/ efectúan el tercer conteo de artículos donde haya REPRESENTANTE DE LA diferencias y al finalizar, firman todos los que hayan CONTRALORIA participado en el conteo y entregan la documentación a la mesa de control.14 ALMACEN CENTRAL/ Recibe los listados del tercer conteo, el reporte de MESA DE CONTROL diferencias, desprende y aplica cinta protectora (cinta adhesiva transparente) al registro del tercer conteo y lo turna al Area de Computo.15 ALMACEN CENTRAL/ Recibe terceros conteos, captura los datos, emite un AREA DE COMPUTO nuevo reporte de diferencias en original y dos copias, lo coteja contra el kardex, lo firma y lo turna al Jefe del Almacén. Archiva una copia del reporte.16 ALMACEN CENTRAL Recibe los listados del tercer conteo y el reporte de diferencias en original y dos copias, archiva el original y turna copias a la Subdirección de Recursos Materiales y al Departamento de Control de Abasto, y en caso de que exista diferencia el Almacén Central después procede a aclararlas.17 ALMACEN CENTRAL/ Reciben el reporte de diferencias, investigan entradas, DEPARTAMENTO DE CONTROL salidas, correcciones, etc., una vez encontrados los DE ABASTO/ JEFES DE errores elaboran un “Reporte de Aclaraciones” y SECCION requisita el “Formato de Correcciones” en original y dos copias, anexando los soportes respectivos, firman ambos documentos los jefes de los Departamentos de Almacén Central y de Control de Abasto, Jefes de Sección, y los turnan al Area de Computo.18 ALMACEN CENTRAL/ Recibe el reporte y formato de correcciones en original y AREA DE COMPUTO copia, así como la documentación soporte, realiza las correcciones en el sistema, emite el reporte del inventario en original y dos copias, lo firma y lo turna al Jefe del Almacén. Archiva copia del formato y del reporte de correcciones. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 34
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD19 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Recibe el reporte de inventario, reporte de aclaraciones y formato de correcciones en original y copia, así como la documentación soporte, revisa la documentación, firma el reporte del inventario, archiva las copias y determina:20 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Si aún existen diferencias por mermas u otra causa desconocida, elaboran una minuta en original y tres copias, en la que se describen las diferencias no solventadas, así como las causas de las mismas, firman en todos los tantos los Jefes de Sección, el Jefe del Almacén, el Jefe de Control del Abasto y el Subdirector de Recursos Materiales.21 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Si no hay diferencias y una vez concluidos los trabajos levanta el acta de conclusión de inventario en original y dos copias, anexa los originales del reporte de inventario, reporte de aclaraciones, reporte de correcciones y de la documentación soporte. Con base a lo anterior, elabora el reporte final del inventario en original y dos copias, anexa y turna toda la documentación al Jefe del Almacén y al Departamento de Control de Abasto.22 ALMACEN CENTRAL/ Recibe el acta de conclusión del inventario, y en su caso MESA DE CONTROL la minuta de diferencias no solventadas, el reporte de inventario, el reporte de aclaraciones, el formato de correcciones y la documentación soporte; anexa los planos, acta de inicio, listados de conteo y reporte de diferencias. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 35
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD23 JEFE DEL ALMACEN/ JEFE DEL Recibe la documentación: DEPARTAMENTO DE CONTROL • Reporte final del inventario, DEL ABASTO • Croquis, • Actas de inicio, • Acta de conclusión, • Minuta de diferencias no solventadas, • Reportes de inventario, • Reportes de aclaraciones, • Formato de correcciones, • Documentación soporte Distribuye original y copias y archiva las propias. Envía los originales del formato de correcciones, reporte final del inventario y minuta de diferencias no aclaradas, a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad.24 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe el reporte final del inventario, minuta de Y CONTABILIDAD diferencias no aclaradas y el formato de correcciones; emite las pólizas, las compara contra los reportes de correcciones (documentación soporte), emite una póliza de ajuste soportada con la minuta enviada por el Almacén Central debidamente firmada, firma, recaba y solicita autorización de la misma por parte de las Direcciones de Administración y de Finanzas.25 DIRECCION DE Reciben las pólizas y la póliza de ajuste, se enteran, ADMINISTRACION/ DIRECCION firman de autorización y las devuelven a la Subdirección DE FINANZAS de Tesorería y Contabilidad26 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe las pólizas y la póliza de ajuste autorizada, Y CONTABILIDAD/ registra contablemente y lo archiva para su control. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 36
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8 .1 .1 .3 P R O C E D IMIE N T O : T O MA D E IN V EN T AR IO EN AL MAC EN ES C E N T R AL E S. SU BDIRECCION DE ALM ACEN CENT RAL / PAREJAS DE TRABAJO/ A LM ACEN CENT RA L/ SUBDIRECCIO N DE T E SO R ER IA Y C O N T A B IL ID A D / ALM ACEN CE NT RAL / ALM A CE N CENT RAL / D IR E C C IO N D E ADM IN IS T R A C IO N/ M ESA DE CO NT RO L/ JEFES DE SECCION/ DEPART AM E NT O DE CO NTRO L T ESO RERIA Y SU BDIRECCION DE JEF AT URA AREA DE CO M PUT O REPRESENT ANTE CONTRALORIA DIRECCION DE F INANZ AS R E C U R S O S M A T ER IA L E S JEF E DE SECCIÓ N DE A BAST O CO NTAB ILIDA/D INICIO DETERM INA, 1 ELABORA Y TURNA. RECIBE, SE ENTERA, REALIZA, ELABORA. F IRM A Y TURN A. O F IC IO 2 0 1 OF ICIO 0 RECIBE, CAPTURA, EM ITE Y ENTREGA. 3 CRO QUIS L IS T A D O S CRO Q UIS L IST AD OS CRO Q UIS OBTIENE, INSTALA, FORM A, L IS T A D OS ELABORA Y TURNA. 4 CRO QUIS L IS T A D O S REL A CION DE RECIBE Y PA R EJ AS D E 5 ENTREGA. T RA BA J O RECIBE, CROQ UIS EFECTUA, FIRM AN Y AC T A DE ENTREGAN. INICIO L IST AD O S 6 0 R E L AC IO N D E 1 P AR E J A S D E 2 T R A BA J O CRO QUIS AC T A D E INICIO L IS T A D OS 0 RECIBE Y ENTREGA. 7 RECIBE, EFECTUA, FIR M A Y ENTREGA. CROQ UIS 9 L IST AD O S CRO QUIS RECIBE Y CAPTURA. L IS T A D OS 1° 8 CO NT EOS RECIBE, DESPRENDE 2° CONTEO 1° CO NT EOS Y ENTREGA. 10 CROQ UIS L IST AD O S A 2° C O N T EO S INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 37
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS S U B D IR E C C IO N D E PAREJAS DE TRABAJO/ A LM A C E N C E N T R A L/ S U B D IR E C C IO N D ET E S O R E R IA Y C O N T A B IL ID A D / A LM A C E N C E N T R A L / ALM A CE N CENTRAL / ALM ACEN CE NT RAL / T E S O R E R IA Y D IR E C C IO N D E A D M IN IS T R A C IO N / J E F E S D E S E C C IO N / DEPARTAM ENTO DE CO NTRO L S U B D IR E C C IO N D E JEF AT URA AREA DE COMPUTO M ESA DE CO NTRO L R E P R E S E N T A N T E C O N T R A L O R IA C O N T A B ILID A /D D IR E C C IO N D E F IN A N Z A S R E C U R S O S M A T E R IA L E S DE ABASTO A R E C IB E , CAPTURA, E M IT E , 11 F IR M A Y ENTREGA. 2° CONT EO R E C IB E , C O T E J A , R E V IS A , R E S G U A R D A ENTREGA. 12 1° REPO RT E CO NT EO S DE D IF E R E N C IA S 2° 0 CO NT EO S 1 2 REPORT E DE D IF E R E N C IA S R E C IB E N , E F E C T U A N , 0 F IR M A N Y E N T R E G A N . 1 13 C R IQ U IS C R O Q U IS L IS T A D O S L IS T A D O S REPO RT E DE D IF E R E N C IA S 1 R E C IB E N , D E S P R E N D E Y T U R N A . 14 C R IQ U IS L IS T A D O S REPORT E DE D IF E R E N C IA S 1 R E C IB E , C A P T U R A , E M IT E , C O T E J A , F IR M A Y T U R N A . 3° 15 CONTEOS 3° CONTEOS REPO RT E DE D IF E R E N C IA S R E C IB E , A R C H IV A Y T U R N A . 0 1 2 16 3° R E C IB E N , IN V E S T IG A N , E L A B O R A N , CO NT EO S F IR M A N Y T U R N A N . REPO RT E 17 DE D IF E R E N C IA S 0 1 REPOR T E DE 2 D IF E R E N C IA S 1 REPO RT E DE D IF E R E N C IA S D O C U M E N TA C IO N 2 S O P O R TE R E C IB A , R E A L IZ A , E M IT E , REPO RT E DE A C L A R A C IO N E S F IIR M A Y T U R N A . 0 18 1 2 REPO RT E DE A C L A R A C IO N E S F ORM AT O DE 0 C O R R E C C IO N E S 1 0 D O C U M E N TA C IO N 1 S O P O R TE 2 F O RM AT O DE C O R R E C C IO N E S 0 1 REPORT E DE IN V E N T A R IO 0 1 2 B INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 38
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS S U B D IR E C C IO N D E S U B D IR E C C IO N D E P A R E J A S D E T R A B A JO / A LM A C E N C E N T R A L/T E S O R E R IA Y C O N T A B IL ID A D / A LM A C E N C E N T R A L / ALM A CE N CENT RAL / ALM ACEN CENT RAL / D IR E C C IO N D E A D M IN IS T R A C IO N / J E F E S D E S E C C IO N / DEPARTAMENTO DE CO NTRO L T E S O R E R IA Y D IR E C C IO N D E F IN A N Z A S S U B D IR E C C IO N D E JEF AT URA AREA DE COMPUTO M ESA DE CO NTROL R E C U R S O S M A T E R IA L E S R E P R E S E N T A N T E C O N T R A L O R IA DE ABASTO C O N T A B ILID A /D R E C IB E , B R E V IS A , F IR M A , A R C H IV A Y 19 D E T E R M IN A . REPORT E DE IN V E N T A R IO S 0 1 REPO RT E DE A C L A R A C IO N E S 0 1 FORM ATO DE C O R R E C C IO N E S 0 1 D O C U M E N TA C IO N S O P O R TE ELABORA, ELABORA, F IR M A N Y ANEXA Y TURNA. E X IS TE N TURNA. D IF E R E N C IA S 20 21 A C TA D E C O N C LU S IO N D E IN V E N TA R IO 0 1 2 REPO RT E DE IN V E N T A R IO S 0 REPORT E DE A C L A R A C IO N E S 0 F ORM AT O DE C O R R E C C IO N E S 0 D O C U M E N TA C IO N S O P O R TE R E C IB E , C O N C E N T R A , ELABO RA Y T URNA. 22 3 M IN U T A A C TA D E 2 C O N C LU S IO N D E 1 IN V E N TA R IO 0 0 1 2 M IN U T A 0 1 2 3 REPO RT E DE IN V E N T A R IO S 0 REPORT E DE A C L A R A C IO N E S 0 F ORM AT O DE C O R R E C C IO N E S 0 D O C U M E N TA C IO N S O P O R TE R E C IB E , E N V IA Y A R C H IV A . 23 REPO RT E F IN A L D E REPORT E 2 IN V E N T A R IO F IN A L D E 1 0 IN V E N T A R IO 0 1 2 A C TA D E C O N C LU S IO N D E PL ANO S IN V E N TA R IO 0 1 L IS T A D O S 2 M IN U T A ACT A DE IN IC IO 0 1 2 3 R EPORT E DE IN V E N T A R IO 0 REPORT E DE A C L A R A C IO N E S 0 F ORM AT O DE C O R R E C C IO N E S 0 D O C U M E N TA C IO N S O P O R TE ACT A DE IN IC IO L IS T A D O S PL ANOS REPORT E F IN A L D E IN V E N T A R IO 0 M IN U T A 0 F O RM AT O DE C O R R E C C IO N E S 0 C INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 39
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS S U B D IR E C C IO N D E S U B D IR E C C IO N D E PAREJAS DE TRABAJO/ A LM A C E N C E N T R A L/T E S O R E R IA Y C O N T A B IL ID A D / A LM A C E N C E N T R A L / ALM A CE N CENTRAL / ALM ACEN CENTRAL / D IR E C C IO N D E A D M IN IS T R A C IO N / J E F E S D E S E C C IO N / DEPARTAMENTO DE CO NTRO L T E S O R E R IA Y S U B D IR E C C IO N D E JEF AT URA AREA DE COMPUTO M ESA DE CO NTROL D IR E C C IO N D E F IN A N Z A S R E C U R S O S M A T E R IA L E S R E P R E S E N T A N T E C O N T R A L O R IA DE ABASTO C O N T A B IL ID A /D C R E C IB E , E M IT E , COMPARA, 24 RECABA Y S O L IC IT A . R EPORT E F IN A L D E IN V E N T A R IO 0 M IN U T A 0 FORM ATO DE C O R R E C C IO N E S 0 P O L IZ A S R E C IB E , S E E N T E R A , F IR M A Y D E V U E L V E . 25 P O L IZ A DE AJ UST E P O L IZ A S P O L IZ A DE AJ UST E R E C IB E , R E G IS T R A Y A R C H IV A . R E G IS TR A 26 P O L IZ A S P O L IZ A DE AJUSTE F IN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 40
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.2 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN ALMACENES CENTRALES.8.1.2.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes centrales un instrumento administrativo que integre las acciones,los elementos y las técnicas necesarias para la recepción, registro y control de insumos enalmacenes centrales. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 41
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.2.2 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN ALMACENES CENTRALES DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 DEPARTAMENTO DE Recibe del Departamento de Apoyo a Comités la FINCAMIENTO Y SEGUIMIENTO siguiente documentación. Por concepto de las DE PEDIDOS Licitaciones Públicas: acta de junta de aclaraciones, bases de concurso, requerimientos, ofertas individuales de los proveedores adjudicados, cuadro por proveedor adjudicado, copia del acta de fallo final y cuadro de adjudicación. Por concepto de Compras Directas e Invitaciones Restringidas: recibe del Departamento de Adquisiciones, la cotización e invitaciones restringidas del proveedor adjudicado. En ambos casos, de acuerdo a la información recibida, elabora pedido oficial en original y cuatro copias, en el que puntualiza el activo fijo requerido, marca, costo, descripción física y técnica, fecha de entrega, recaba las firmas del Subdirector de Recursos Materiales, del proveedor y del Jefe del Departamento de Fincamiento y Seguimiento de Pedidos, entrega a la Subdirección de Recursos Financieros original, primera y cuarta copias del pedido oficial. 2 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe original, primera y cuarta copias del pedido Y CONTABILIDAD oficial, firma y sella de recibido en la cuarta copia y la devuelve al Departamento de Fincamiento y Seguimiento de Pedidos. Con el resto de la documentación se conecta a tramite de Presupuestación del gasto. 3 DEPARTAMENTO DE Recibe cuarta copia del pedido oficial, anexa la tercera FINCAMIENTO Y SEGUIMIENTO copia del mismo pedido y las entrega al proveedor. DE PEDIDOS 4 PROVEEDOR Recibe tercera y cuarta copia del pedido oficial, revisa las condiciones del pedido, firma de conformidad, devuelve la cuarta copia al Departamento de Fincamiento y Seguimiento de Pedidos, elabora factura y archiva. En la fecha establecida entrega al almacén central siete fotocopias del pedido oficial y siete de la factura junto con los insumos. Continúa en la actividad No. 8. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 42
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 5 DEPARTAMENTO DE Recibe cuarta copia del pedido oficial, anexa la segunda FINCAMIENTO Y SEGUIMIENTO del mismo y la entrega a la Jefatura del almacén Central. DE PEDIDOS 6 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe copias del pedido oficial mediante oficio, revisa el RECEPCION número de pedido, el nombre del proveedor y la fecha de entrega, firma y sella de recibido en el oficio correspondiente y devuelve una copia del pedido. 7 DEPARTAMENTO DE Recibe acuse del oficio recibido y lo archiva. FINCAMIENTO Y SEGUIMIENTO DE PEDIDOS7.1 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe copia del pedido oficial y espera que el proveedor RECEPCION entregue la mercancía. 8 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe el pedido, coteja que el proveedor haya pagado RECEPCION la fianza verificando que cuente con la hoja amarilla del pedido oficial o copia del pedido con sello del Departamento de Fincamiento y Seguimiento de Pedidos y se procede a la recepción del pedido oficial, recibe cinco fotocopias de la factura y los insumos, verifica si corresponde el pedido a los solicitado, en cuanto a cantidad y precio de acuerdo a la muestra física o catálogo; para el caso de equipos que se entreguen cerrados por la empresa, deberán ser cotejados por el área usuaria en el momento de su instalación para su puesta en marcha en presencia del proveedor y dar validez a las garantías establecidas en el proceso de licitación. 9 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Cuando no cumple estas condiciones devuelve la RECEPCION documentación e insumos al proveedor, indicando los motivos por los cuales no se recibe su pedido.10 PROVEEDOR Recibe la documentación y se retira. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 43
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD11 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Cuando se recibe el pedido, indica al proveedor donde RECEPCION estibe la mercancía, revisa que todas las partidas que aparecen en la factura correspondan a las que físicamente entran al almacén; cuando el transportista termina de descargar el mobiliario y equipo o insumos, firma y sella de recibido en todos los tantos de la factura, entrega al proveedor original de la factura firmado y sellado, el resto de la documentación junto con los insumos los turna al jefe de sección correspondiente. Continúa en la actividad 13.12 PROVEEDOR Recibe del área de recepción original de la factura firmado y sellado y se retira. Continúa en la actividad No. 2013 ALMACEN CENTRAL/ SECCION Recibe del área de recepción, cinco copias de la factura DE INSUMOS y cinco copias del pedido oficial, además de los insumos; CORRESPONDIENTE revisa que corresponda la descripción física de los insumos contra las características que se mencionan en la factura y el pedido oficial, y si no existe ninguna diferencia, almacena los insumos, firma y sella de recibido, devuelve cinco fotocopias de la factura y del pedido al área de recepción, y lo turna al área de computo.14 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe cinco fotocopias tanto de la factura como del COMPUTO pedido oficial, revisa y captura la información, emite el reporte de entrada al almacén en original y cuatro copias, y lo entrega junto con las fotocopias al área de recepción.15 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe: RECEPCION - Reporte de entrada en original y cuatro copias. - Factura en cinco tantos. - Pedido oficial en cinco tantos. Revisa que el reporte de entrada contenga lo descrito en la factura y en el pedido oficial, si no tiene ninguna corrección. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 44
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD16 ALMACEN CENTRAL/ SECCION Recibe: DE INSUMOS - Original y tres copias del reporte de entrada al CORRESPONDIENTE almacén. - Cinco fotocopias de la factura. - Cinco fotocopias del pedido oficial. Revisa que estén firmadas por área de recepción, firma el reporte de entrada en todos sus tantos y entrega toda la documentación al jefe del almacén central para su firma, Archiva copias de la entrada, pedido y factura.17 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe Original y dos copias del reporte de entrada al RECEPCION almacén, cuatro fotocopias de la factura y del pedido oficial, revisa las firmas del jefe de sección correspondiente y del área de recepción, firma el reporte de entrada al almacén y lo entrega al Subdirector de Recursos Materiales.18 SUBDIRECTOR DE RECURSOS Recibe Original y dos copias del reporte de entrada al MATERIALES almacén, cuatro fotocopias de la factura y del pedido oficial, revisa las firmas del jefe del almacén, jefe de sección correspondiente y del área de recepción, firma de visto bueno el reporte de entrada al almacén y lo devuelve junto el pedido y la factura al almacén.19 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe: RECEPCION - Original y dos copias del reporte de entrada al almacén. - Cuatro fotocopias del pedido oficial. - Cuatro fotocopias de la factura. Al día hábil siguiente espera a que acuda el proveedor.20 PROVEEDOR Recibe del almacén la siguiente documentación: el original del reporte de entrada al almacén; firma de recibido en la libreta de registro y acude a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad a tramitar el pago correspondiente. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 45
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD21 ALMACEN CENTRAL/ JEFE/ Recibe la libreta de registro firmada de recibido por el RECEPCION proveedor, anexa fotocopia de la factura, del reporte de entrada al almacén, y del pedido oficial y los entrega a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad mediante oficio mensual.22 SUBDIRECTOR DE TESORERIA Recibe copias del reporte de entrada al almacén, de la Y CONTABILIDAD factura y del pedido oficial, revisa que la documentación este completa, firma y sella de recibido en el oficio y lo devuelve al almacén. Con el resto de la documentación se conecta a trámite interno.23 ALMACEN CENTRAL Recibe acuse con sello y firma de la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y la archiva.24 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE El primer día hábil del siguiente mes remite la base de COMPUTO datos del sistema de almacén a la Unidad de Informática. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 46
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.2.3 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN ALMACENES CENTRALES. SUBDIRECCION DESUBDIRECCION DE RECURSOS M ATERIALES SUBDIRECCION DE ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONT ABILIDAD TESORERIA Y CONTABILIDAD PROVEEDOR RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE DEPART AMENT O DE F INCAM IENT O Y RECEPCION SECCION DE INSUMOS CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO SEGUIM IENT O DE PEDIDOS CONT ABILIDAD INICIO RECIBE, ELABORA, 1 RECABA Y ENTREGA.COTIZ ACION AC DE J TA UNTA DEL DEPROVEEDOR ACLARACIONESADJUDICADO BASES DEL CONCURSO REQUERIMIENTOS OFERTAS PROVEEDORES ADJUDICADOS CUADRO PROVEEDORES ADJUDICADOS ACTA F ALLO FINAL CUADRO DE ADJUDIC ION AC RECIBE, FIRMA, DEVUELVE, Y SE CONECTA. PEDIDO OFICIAL 2 3 2 4 PEDIDO 1 OFICIAL 0 0 1 4 RECIBE, ANEXA Y ENTREGA. 3 TRAMITE INTERNO PEDIDO RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE, OFICIAL FOTOCOPIA, PREPARA, ELABORA Y ENTREGA. 4 4 PEDIDO OFICIAL PEDIDO 3 OF ICIAL 4 3 RECIBE, ANEXA Y ENTREGA. PEDIDO 5 OF ICIAL 1 2 3 PEDIDO 4 OFICIAL 5 4 6 7 PEDIDO OFICIAL INSUMOS 2 F ACT URA 0 1 2 3 4 5 6 7 FECHA ESTABLECIDA B A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 47
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DESUBDIRECCION DE RECURSOS M ATERIALES SUBDIRECCION DE ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONT ABILIDAD DEPART AM ENT O DE F INCAM IENT O Y TESORERIA Y CONTABILIDAD PROVEEDOR RECEPCION SECCION DE INSUMOS CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RECURSOS MATERIALES DEPARTAM ENTO DE SEGUIM IENT O DE PEDIDOS CONT ABILIDAD A RECIBE, REVISA, FIRMA, 6 DEVUELVE Y ARCHIVA. RECIBE Y ARCHIVA RECIBE Y ESPERA. PEDIDO 7 OF ICIAL 7.1 4 2 PEDIDO OFICIAL RECIBE, PEDIDO COTEJA , OF ICIAL 4 VERIFICA Y 2 DETERMINA. B 8 PEDIDO OFICIAL 1 2 3 4 5 6 PEDIDO 7 OF ICIAL FACTURA 1 2 3 4 5 6 7 INSUMOS RECIBE, INDICA, REVISA, DEVUELVE E FIRMA, SELLA, INDICA. ENTREGA Y TURNA. NO CUM PLE SI 9 CONDICIONES 11 PEDIDO OF ICIAL 1 2 3 4 5 6 7 RECIBE Y SE RETIRA FACTURA 1 10 2 3 4 5 PEDIDO 6 OFICIAL 7 1 INSUMOS 2 3 4 5 6 PEDIDO 7 OFICIAL 1 FACTURA 2 1 3 2 4 3 5 4 6 5 0 RECIBE, REVISA, ALMACENA, FIRMA, 6 SELLA, DEVUELVE Y ARCHIVA. 7 FACTURA INSUMOS 1 13 2 3 4 5 PEDIDO 6 OF ICIAL 0 1 2 INSUMOS 3 RECIBE Y SE RETIRA. 4 5 12 6 FACTURA PEDIDO 1 OF ICIAL 2 0 3 4 FACTURA 5 6 0 INSUMOS C D INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 48
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DESUBDIRECCION DE RECURSOS M ATERIALES SUBDIRECCION DE ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONT ABILIDAD DEPART AM ENT O DE F INCAM IENT O Y TESORERIA Y CONTABILIDAD PROVEEDOR RECEPCION SECCION DE INSUMOS CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RECURSOS MATERIALES DEPARTAM ENTO DE SEGUIM IENT O DE PEDIDOS CONT ABILIDAD D RECIBE, REVISA, CAPTURA, 14 EMITE Y ENTREGA. PEDIDO OF ICIAL 1 2 3 4 5 FACTURA 1 2 3 4 5 RECIBE, REVISA, FIRMA Y ENTREGA. REPORT E DE 15 ENT RADA AL ALM ACEN 0 REPORT E 1 DE ENT RADA 2 AL 3 ALM ACEN 0 4 1 2 3 4 PEDIDO OFICIAL 1 2 3 4 H 5 F ACT URA 1 2 3 4 5 RECIBE, REVISA, FIRMA Y ENTREGA. 16 REPORT E DE ENT RADA AL ALM ACEN 0 1 2 3 PEDIDO OFICIAL 1 RECIBE, REVISA, FIRMA Y ENTREGA. 2 3 17 4 REPORT E F ACT URA DE ENT RADA AL 1 ALM ACEN 2 0 3 1 4 2 RECIBE, REVISA, FIRMA Y 3 DEVUELVE. PEDIDO OFICIAL 18 1 2 REPORT E 3 DE ENT RADA 4 AL ALM ACEN 0 F ACT URA 1 2 1 3 2 3 PEDIDO 4 OF ICIAL 1 2 3 4 F ACT URA 1 2 3 4 E INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 49
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DESUBDIRECCION DE RECURSOS M AT ERIAL ES SUBDIRECCION DE ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE T ESORERIA Y CONT ABIL IDAD DEPART AM ENT O DE F INCAM IENT O Y TESORERIA Y CONTABILIDAD PROVEEDOR RECEPCION SECCION DE INSUM OS CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RECURSOS M ATERIALES DEPART AM ENT O DE SEGUIM IENT O DE PEDIDOS CONT ABIL IDAD E RECIBE Y ESPERA 19 AL PROVEEDOR. REPORT E DE ENT RADA AL AL M ACEN 0 1 2 3 PEDIDO OF ICIAL 1 2 C 3 4 RECIBE, 20 FIRM A Y F ACT URA ACUDE. 1 2 REPORT E DE 3 ENT RADAS 4 0 L IB R E TA DE R E GIS TR O RECIBE, 21 ANEXA Y ENTREGA L IB R E TA D E RE GIS TR O RECIBE, REVISA, FIRMA, SELLA, F ACT URA DEVUELVE Y SE CONECTA. 1 REPORT E 22 DE ENT RADA AL AL M ACEN REPORT E 1 DE ENT RADA PEDIDO AL AL M ACEN OF ICIAL 1 1 F ACT URA 1 PEDIDO OF ICIO OF ICIAL M ENSUAL 0 1 1 OF ICIO M ENSUAL 0 1 RECIBE Y ARCHIVA 23 OFICIO T RAM IT E INT ERNO ME NS UAL 1 H REM ITE BASE DE DATOS A INFORMATICA 24 EL PRIM ER DIA HABIL DE CADA M ES REM IT E L A BASE DE DAT OS DEL SIST EM A DE AL M ACEN A L A UNIDAD DE INF ORM AT ICA F I N INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 50
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.3 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACENES CENTRALES.8.1.3.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes centrales un instrumento administrativo que integre las acciones,los elementos y las técnicas necesarias para el registro de movimientos de salidas de insumos delos almacenes centrales. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 51
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.3.2 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACENES CENTRALES. DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 CONTROL DE ABASTO/ Recibe de la Unidad requisición en original y cuatro JEFATURA copias, revisa que cuenten con las autorizaciones de las áreas usuarias, que esté debidamente requisitada, validada de acuerdo a los cuadros de distribución y existencias de insumos, y la turna al almacén que corresponda. 2 ALMACEN CENTRAL/ JEFE DE Recibe la requisición en todos los tantos, la revisa, SECCION CORRESPONDIENTE prepara los insumos solicitados, los verifica físicamente, anota las cantidades surtidas en la misma requisición según lo solicitado, así como nombre y firma del estibador y jefe de sección y la turnan al área de computo. 3 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe la requisición en original y cuatro copias, captura COMPUTO (FACTURACIÓN) en sistema la salida, elabora la factura en original y cuatro copias, verifica que ésta concuerde con lo autorizado, firma en todos los tantos y turna todo al jefe de sección. 4 ALMACEN CENTRAL/ JEFE DE Recibe la requisición y la factura en original y cuatro SECCION CORRESPONDIENTE copias, revisa que esté correcta, firma la factura en todos los tantos y turna al área de embarque junto con los insumos. 5 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe insumos, requisición y factura en original y tres EMBARQUES copias, verifica que se encuentren correctos y los entrega al responsable del almacén de la unidad solicitante. 6 ALMACEN DE LA UNIDAD Recibe insumos, requisición y factura en original y tres APLICATIVA/ RESPONSABLE copias, verifica la cantidad y las condiciones de los insumos y determina: INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 52
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 7 ALMACEN DE LA UNIDAD Si hay faltante de insumos con relación a la factura, o APLICATIVA/ RESPONSABLE detecta errores de facturación, anota en el original y las copias de la factura las cantidades correctas, así como las causas del rechazo, devolución y/o corrección de la factura; firma, turna el original y tres copias de la factura al Almacén Central para su corrección. 8 ALMACEN DE LA UNIDAD Si no hay correcciones en la factura, firma en todos los APLICATIVA/ RESPONSABLE tantos y devuelve al Almacén Central el original y tres copias de la requisición y de la factura. 9 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe original y tres copias de la requisición y de la EMBARQUES factura, analiza y determina:10 ALMACEN CENTRAL/ Si hubo correcciones a la factura: JEFEFATURA Elabora un formato de corrección o cancelación de la factura en original y dos copias, firma el formato y la factura por cancelar, y la turna al área de computo para que la cancele en el sistema y emita otra ya corregida.11 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Si no hubo correcciones a la factura, distribuye la documentación: - Original la requisición y factura, al Departamento de Contabilidad. - Primeras copias para el archivo. - Segundas copias para el jefe de sección correspondiente. - Terceras copias para la Unidad Aplicativa12 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe el formato de corrección y la factura corregida en COMPUTO original y dos copias, y emite la nueva factura en original y cuatro copias, y la firma. Archiva copia del formato de corrección y de la factura corregida, así como cuarta copia de la nueva factura y turna al jefe del almacén. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 53
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD13 ALMACEN CENTRAL/ JEFATURA Recibe original y copia del formato de corrección y de la factura corregida, así como original y tres copias de la nueva factura. Recaba firmas de la unidad aplicativa, distribuye y archiva sus copias. - Originales.- Departamento de Contabilidad. - Primeras copias.- Archivo. - Segunda copia de la factura.- Sección correspondiente. - Tercera copia de la factura.- Unidad aplicativa.14 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE El primer día hábil de cada mes, emite el reporte de las COMPUTO salidas, y lo turna al Departamento de Control del Abasto. Archiva acuse.15 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe el reporte mensual de las salidas y concilia con DE ABASTO las unidades de acuerdo al calendario establecido. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 54
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.3.3 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACENES CENTRALES. DEPARTAMENTO DE ALMACEN CENTRAL ALMACEN DE LA UNIDAD APLICATIVA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD CONTROL DE ABASTO SECCION CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO RECIBE, REVISA, 1 VALIDA Y TURNA. REQUISICION ALMACEN RECIBE, REVISA, PREPARA, VERIFICA, ANOTA, 0 CENTRAL FIRMA Y TURNA. 1 2 2 3 4 REQUISICION ALMACEN RECIBE, CAPTURA,ELABORA, VERIFICA, 0 CENTRAL FIRMA Y TURNA. 1 2 3 3 4 REQUISICION ALMACEN 0 CENTRAL 1 2 3 4 RECIBE, REVISA, FIRMA, DEVUELVE Y TURNA. FACTURA 4 0 REQUISICION 1 ALMACEN 2 3 0 CENTRAL 4 1 2 3 4 FACTURA 0 1 2 3 4 PREPARA, 5 VERIFICA Y ENTREGA. REQUISICION ALMACEN 0 CENTRAL 1 2 3 FACTURA 0 1 2 3 RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA. INSUMOS 6 INSUMOS REQUISICION ALMACEN 0 CENTRAL 1 2 3 FACTURA 0 1 2 3 A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 55
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL ALMACEN DE LA UNIDAD APLICATIVA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD JAFATURA SECCION CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ANOTA, A FIRMA Y FIRMA Y DEVUELVE. DEVUELVE. NO SI 7 CORRECTO 8 INSUMOS REQUISICION ALMACEN 0 CENTRAL 1 2 3 FACTURA 0 1 2 INSUMOS REQUISICION ALMACEN RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA. 0 CENTRAL 1 9 2 3 REQUISICION FACTURA ALMACEN 0 0 CENTRAL 1 1 2 2 3 FACTURA (CORREGIDA) 0 1 2 ELABORA, FIRMA, RECABA Y TURNA. DISTRIBUYE. SI HUBO NO 10 CORRECCIONES 11 FORMATO REQUISICION DE ALMACEN CORRECCION 0 CENTRAL 0 1 FACTURA 2 0 FACTURA REQUISICION (CORREGIDA) ALMACEN 0 2 CENTRAL 12 FACTURA 2 REQUISICION REQUISICION ALMACEN ALMACEN CENTRAL CENTRAL 1 2 FACTURA FACTURA 1 2 RECIBE, EMITE, FIRMA, ARCHIVA Y TURNA. 12 FORMATO DE CORRECCION 0 1 2 FACTURA (CORREGIDA) 0 1 2 FACTURA (NUEVA) 0 1 2 C 3 B 4 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 56
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS AL MACEN CENT RAL ALMACEN DE LA UNIDAD APLICATIVA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD JAFATURA SECCION CORRESPONDIENTE AREA DE COMPUTO RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD C RECIBE, RECABA, 13 DISTRIBUYE Y ARCHIVA. FORMATO DE CORRECCION 0 1 FACTURA (CORREGIDA) 0 1 FACTURA (NUEVA) 0 1 3 2 FACTURA FACTURA (NUEVA) (NUEVA) 2 3 B PRIMER DIA HABIL DE MES EMITE Y 14 TURNA. REPORTE DE SALIDAS RECIBE Y CONCILIA. 15 REPORTE DE SALIDAS 0 CONCILIA CON LAS UNIDADESDE ACUERDO AL CALENDARIO ESTABLECIDO FI N INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 57
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.4 PROCEDIMIENTO: CONCILIACION CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE INSUMOS A TRAVES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO Y EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL ISEM.8.1.4.1 OBJETIVO:Proporcionar al Departamento de Control de Abasto un instrumento administrativo que integre lasacciones, los elementos y las técnicas necesarias para llevar a cabo la conciliación demovimientos de almacén, entre el Departamento de Control de Abasto y el Departamento deContabilidad. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 58
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.1.4.2 PROCEDIMIENTO: CONCILIACION CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE INSUMOS A TRAVES DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO Y EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL ISEM. DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 DEPARTAMENTO DE CONTROL Emite reporte mensual de movimientos conciliados con DE ABASTO / AREA DE unidades en original y copia y los turna al Departamento CONCILIACION de Control de Abasto. 2 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe reporte mensual de movimientos conciliados con DE ABASTO / JEFATURA unidades en original y copias y lo turna al Departamento de Contabilidad. 3 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe copia del reporte mensual de movimientos Y CONTABILIDAD/ conciliados con unidades DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Emite las pólizas de entradas y salidas, revisa que los soportes estén completos, los integra al expediente y determina: 4 SUBDIRECCION DE TESORERIA Si no faltan soportes; elabora minuta de conciliación en Y CONTABILIDAD/ coordinación con el Departamento de Control de Abasto DEPARTAMENTO DE y turna copia al mismo departamento. CONTABILIDAD 5 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe copia del informe de conciliación y archiva. DE ABASTO / JEFATURA 6 SUBDIRECCION DE TESORERIA Si encuentra faltantes de facturas o entradas las solicita Y CONTABILIDAD/ al área de conciliación del Control de Abasto. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 7 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe el requerimiento de documentos faltantes DE ABASTO / AREA DE (facturas entradas o salidas), los obtiene de los CONCILIACION Almacenes Centrales (Toluca y Tultitlán) y los envía al Departamento de Contabilidad. 8 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe los documentos faltantes (facturas entradas o Y CONTABILIDAD/ salidas), los revisa e integra al expediente, emite el DEPARTAMENTO DE reporte conciliado, lo coteja contra los soportes CONTABILIDAD correspondientes y determina: INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 59
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 9 SUBDIRECCION DE TESORERIA Si el reporte coincide con las pólizas y los demás Y CONTABILIDAD/ soportes, elabora minuta de conciliación en coordinación DEPARTAMENTO DE con el área de conciliaciones del Departamento de CONTABILIDAD Control de Abasto. Archiva y se conecta con tramite interno.10 DEPARTAMENTO DE CONTROL Si existen diferencias se elabora minuta, indicando las DE ABASTO/ JEFATURA facturas que quedan en tránsito, debiendo aclararse en la próxima conciliación. Se turna copia al Departamento de Control de Abasto11 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe copia de la minuta de conciliación, y archiva. DE ABASTO/ AREA DE CONCILIACION FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 60
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8 .1 .4 .3 P R O C E D IM IE N T O : C O N C IL IA C IO N C O N T A B L E D E L M O V IM IE N T O D E IN S U M O S A T R A V E S D E L D E P A R T A M E N T O D E C O N T R O L D E A B A S T O Y E L D E P A R T A M E N T O D E C O N T A B IL ID A D D E L IS E M . D EPAR TAM EN TO D E C O N TR O L D E ABASTO S U B D IR E C C IO N D E T E S O R E R IA Y C O N T A B ILID A D AREA D E C O N C ILIA C IO N E S JEFATURA D E P A R T A M E N T O D E C O N T A B ILID A D IN IC IO 1 E M IT E Y TURNA. REPORT E M ENSUAL R E C IB E Y E N V IA . M O V IM IE N T O S C O N C IL IA D O S 0 2 1 REPORTE M ENSUAL M O V IM IE N T O S C O N C IL IA D O S 0 1 O F IC IO 0 1 R E C IB E , E M IT E , R E V IS A , IN T E G R A Y D E T E R M IN A . 3 O F IC IO 0 REPORT E M ENSUAL M O V IM IE N T O S C O N C IL IA D O S 1 P O L IZ A S E X P E D IE N T E ENT RADA P O L IZ A S S A L ID A S ELABO RA S O L IC IT A Y F A LT A N T E S TURNA. SI E X P E D IE N T E NO 4 6 COM PLET O R E C IB E Y A R C H IV A . M IN U TA D E 5 C O N C ILIA C IO N 0 1 M IN U T A D E C O N C IL IA C IO N 0 A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 61
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS D E PA R T A M E N T O D E C O N T R O L D E AB AS T O S U B D IR E C C IO N D E T E S O R E R IA Y C O N T A B IL ID A DAREA D E C O N C IL IA C IO N E S JEFATURA D E P A R T A M E N T O D E C O N T A B IL ID A D A R E C IB E C O M U N IC A D O , 7 O B T IE N E Y E N V IA . D O C U M E N TA C IO N F A LTA N TE (F A C TU R A S : E N TR A D A S , S A LID A S ) R E C IB E , R E V IS A , IN T E G R A , E M IT E , C O T E J A Y D E T E R M IN A . O F IC IO 8 0 1 O F IC IO 0 D O C U M E N TA C IO N F A LTA N TE (F A C TU R A S : E N TR A D A S , S A LID A S ) E X P E D IE N T E REPORT E C O N C IL IA D O E L A B O R A E N C O O R D IN A C IO N E L A B O R A , IN D IC A F A C T U R A S CON EL DEPT O. DE E N T R A N S IT O Y T U R N A . CONT RO L DE ABAST O . E X IS T E N SI NO 10 D IF E R E N C IA S 9 ? M IN U TA D E M IN U TA D E R E C IB E Y T U R N A . C O N C ILIA C IO N C O N C ILIA C IO N 0 11 1 M IN U T A D E C O N C IL IA C IO N 1 F I N INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 62
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2 PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN UNIDADES APLICATIVAS. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 63
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.1 PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIO EN UNIDADES APLICATIVAS.8.2.1.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades aplicativas un instrumento administrativo queintegre las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para la toma de Inventarios. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 64
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.1.2 PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIO EN UNIDADES APLICATIVAS. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 SUBDIRECCION DE RECURSOS Toda ves que ya ha sido determinada la fecha de toma MATERIALES / de inventario por acuerdo de la Subdirección de SUBDIRECCION DE TESORERIA Recursos Materiales y la Subdirección de Tesorería y Y CONTABILIDAD Contabilidad, elaboran y turna oficio en el que comunican a los almacenes de las unidades para que realicen las acciones correspondientes. 2 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe comunicado, se entera y realiza las acciones JEFATURA/ SECCIONES correspondientes a la toma del inventario: • Acomodar y estibar en el o los anaqueles respectivos los insumos, e identificarlos con su clave y descripción. • Elaborar un croquis y enumerar las secciones en forma progresiva a fin de determinar la ruta de conteo. • Emitir los listados de bienes por sección y subsección. • Identificar con marbetes los anaqueles, haciendo anotaciones con la descripción de los artículos. Firma los croquis, así como los listados de bienes y los turna al área de computo para su captura. 3 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe los croquis y los listados en borrador, efectúa AREA DE COMPUTO. captura, emite los listados de insumos en original y copia, anotando las claves, presentación y descripción de los artículos, con los cuales se llevarán a cabo los conteos uno, dos y tres. Entrega los listados al Jefe del almacén, junto con los croquis. 4 ALMACEN DE UNIDAD/ Obtiene croquis y listados, instala la mesa de control, JEFATURA. forma las parejas de trabajo, las cuales estarán integradas por un contador y un anotador. Elabora el acta de inicio en original y dos copias y listado de las parejas de trabajo y las turna a la mesa de control. 5 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe croquis y listados, relación de parejas de trabajo, MESA DE CONTROL. el acta de inicio de toma de inventario y procede a entregar la documentación a las parejas de trabajo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 65
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 6 PAREJAS DE TRABAJO/ Reciben una copia de los listados y una del croquis, y JEFES DE SECCION/ proceden a efectuar la toma del inventario, de acuerdo al REPRESENTANTE DE LA cronograma establecido. CONTRALORIA El contador cuenta las unidades existentes de acuerdo a la presentación de los insumos, y el anotador asienta en los espacios que corresponda en los listados las cantidades existentes. Esta acción se repite en todas las secciones del almacén. Al termino del conteo firman de visto bueno en el espacio correspondiente al primer conteo, y entregan los listados de material inventariado a la mesa de control junto con los planos. 7 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los listados y croquis, desprende el registro del MESA DE CONTROL primer conteo y le aplica una protección (cinta adhesiva transparente). Entrega los listados de un equipo a otro equipo y viceversa, para que efectúen los segundos conteos. 8 PAREJAS DE TRABAJO/ Reciben los listados y efectúan los segundos conteos. JEFES DE SECCION/ REPRESENTANTE DE LA Al finalizar el conteo, firman los que hayan intervenido y CONTRALORIA los entregan a la mesa de control. 9 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los segundos conteos, desprende el registro del MESA DE CONTROL segundo conteo y le aplica una protección (cinta adhesiva transparente). Entrega al Area de Computo los conteos realizados, para su captura.10 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los primeros y segundos conteos, captura la AREA DE COMPUTO información, y en su caso, emite un “Reporte de Diferencias” en original y dos copias, firma y lo entrega a la mesa de control.11 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los conteos y el reporte de diferencias, coteja la MESA DE CONTROL información minuciosamente con el Jefe del Almacén, y la resguarda en la mesa de control. Entrega los listados, los planos y el reporte de diferencias a las parejas de trabajo, jefes de sección y al representante de la Contraloría, para efectuar los terceros conteos. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 66
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD12 PAREJAS DE TRABAJO/ Recibe listados, planos y reporte de diferencias, efectúan JEFES DE SECCION/ el tercer conteo de artículos donde haya diferencias y al REPRESENTANTE DE LA finalizar, firman todos los que hayan participado en el CONTRALORIA conteo y entregan la documentación a la mesa de control.13 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los listados del tercer conteo, así como los MESA DE CONTROL planos y el reporte de diferencias, desprende y aplica cinta protectora (cinta adhesiva transparente) al registro del tercer conteo y lo turna al Area de Computo.14 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe terceros conteos, captura los datos, emite un AREA DE COMPUTO reporte de diferencias en original y dos copias, lo coteja contra el kardex, lo firma y lo turna a la mesa de control. Archiva una copia del reporte.15 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe los listados del tercer conteo y el reporte de MESA DE CONTROL diferencias en original y dos copias, archiva el original y turna copias al Jefe del Almacén, quienes después de revisarlo proceden a aclarar las diferencias.16 ALMACEN DE UNIDAD/ Reciben el reporte de diferencias, investigan entradas, JEFATURA/ JEFES DE SECCION salidas, correcciones, etc., una vez encontrados los errores elaboran un “Reporte de Aclaraciones” y requisita el “Formato de Correcciones” en original y dos copias, anexando los soportes respectivos, firman ambos documentos los jefes de los Departamentos y Jefes de Sección, y solicitan autorización del responsable de los Recursos Materiales y del Administrador. Una ves autorizado turnan la documentación al Area de Computo.17 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe el reporte y formato de correcciones en original y AREA DE COMPUTO copia, así como la documentación soporte, realiza las correcciones en el sistema, emite el reporte del inventario en original y dos copias, lo firma y lo turna al Jefe del Almacén. Archiva copia del formato y del reporte de correcciones. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 67
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD18 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe el reporte de inventario, reporte de aclaraciones y JEFATURA. formato de correcciones en original y copia, así como la documentación soporte, revisa la documentación, firma el reporte del inventario, archiva las copias y determina:19 ALMACEN DE UNIDAD/ Si aún existen diferencias por mermas u otra causa JEFATURA. desconocida, elaboran una minuta en original y tres copias, en la que se describen las diferencias no solventadas, así como las causas de las mismas, firman en todos los tantos el Jefe del Almacén, el responsable de los Recursos Materiales, el Administrador y el Titular de la Unidad, y la turnan a la mesa de control.20 ALMACEN DE UNIDAD/ Si no hay diferencias y una vez concluidos los trabajos JEFATURA. levanta el acta de conclusión de inventario en original y dos copias, anexa los originales del reporte de inventario, reporte de aclaraciones, reporte de correcciones y de la documentación soporte, y los turna a la mesa de control.21 ALMACEN DE UNIDAD/ Recibe el acta de conclusión del inventario, y en su caso MESA DE CONTROL. la minuta de diferencias no solventadas, el reporte de inventario, el reporte de aclaraciones, el formato de correcciones y la documentación soporte; anexa los planos, acta de inicio, listados de conteo y reporte de diferencias. Con base a lo anterior, elabora el reporte final del inventario en original y dos copias, anexa y turna toda la documentación al Jefe del Almacén. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 68
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD22 JEFE DEL ALMACEN/ JEFE DE Recibe la documentación: RECURSOS MATERIALES/ • Reporte final del inventario, ADMINISTRADOR • Planos, • Actas de inicio, • Listados de conteo, • Acta de conclusión, • Minuta de diferencias no solventadas, • Reportes de inventario, • Reportes de aclaraciones, • Formato de correcciones, • Documentación soporte Distribuye original y copias y archiva las propias. Envía los originales del formato de correcciones, reporte final del inventario y minuta de diferencias no aclaradas, al Departamento de Contabilidad del Instituto, Así como una copia del formato de correcciones y del reporte final del inventario al Almacén Central (tramite interno).23 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe el reporte final del inventario, minuta de Y CONTABILIDAD/ diferencias no aclaradas y el formato de correcciones; DEPARTAMENTO DE emite las pólizas, compara las pólizas contra los reportes CONTABILIDAD de correcciones (documentación soporte), emite una póliza de ajuste soportada con la minuta enviada por el Almacén de la Unidad. Registra los inventarios contablemente y realiza tramite interno. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 69
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.1.3 PROCEDIMIENTO: TOMA DE INVENTARIO EN UNIDADES APLICATIVAS. SUBDIRECCION DETESORERIA Y CONTABILIDAD / ALMACEN DE UNIDAD PAREJAS DE TRABAJO/ SUBDIRECCION DE TESORERIA Y JEFES DE SECCION/ CONTABILIDA/D/ DEPARTAMENTO SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES JEFATURA AREA DE COMPUTO MESA DE CONTROL REPRESENTANTE CONTRALORIA DE CONTABILIDAD INICIO DETERMINA, 1 ELABORA Y TURNA. RECIBE, SE ENTERA, REALIZA, ELABORA. FIRMA Y TURNA. OFICIO 2 0 1 OFICIO 0 RECIBE, CAPTURA, EMITE Y ENTREGA. 3 CRIQUIS LISTADOS CRIQUIS LISTADOS CRIQUIS LISTADOS OBTIENE, INSTALA, FORMA, ELABORA Y TURNA. 4 CRIQUIS LISTADOS RELACION DE RECIBE Y PAREJAS DE 5 ENTREGA. TRABAJO CRIQUIS RECIBE, ACTA DE LISTADOS EFECTUA, INICIO 6 FIRMAN Y 0 ENTREGAN. RELACION DE 1 PAREJAS DE 2 TRABAJO CRIQUIS ACTA DE INICIO LISTADOS 0 A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 70
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DETESORERIA Y CONTABILIDAD / ALMACEN DE UNIDAD PAREJAS DE TRABAJO/ SUBDIRECCION DE TESORERIA Y JEFES DE SECCION/ CONTABILIDA/D/ DEPARTAMENTO SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES JEFATURA AREA DE COMPUTO MESA DE CONTROL REPRESENTANTE CONTRALORIA DE CONTABILIDAD A RECIBE, DESPRENDE Y 7 ENTREGA. RECIBE, EFECTUA, FIRMA Y ENTREGA. 8 CROQUIS LISTADOS CROQUIS LISTADOS 1° CONTEOS RECIBE, DESPRENDE 2° CONTEO Y ENTREGA. 9 CROQUIS LISTADOS RECIBE, CAPTURA, EMITE, FIRMA Y ENTREGA. 2° 10 CONTEOS 1° CONTEOS 2° CONTEOS RECIBE, COTEJA, REVISA, RESGUARDA ENTREGA. 11 1° REPORTE CONTEOS DE DIFERENCIAS 2° 0 CONTEOS 1 2 REPORTE DE DIFERENCIAS RECIBEN, EFECTUAN, 0 FIRMAN Y ENTREGAN. 1 12 CROQUIS CROQUIS LISTADOS LISTADOS REPORTE DE DIFERENCIAS 1 B INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 71
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DETESORERIA Y CONTABILIDAD / ALMACEN DE UNIDAD PAREJAS DE TRABAJO/ SUBDIRECCION DE TESORERIA Y JEFES DE SECCION/ CONTABILIDA/D/ DEPARTAMENTO SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES JEFATURA AREA DE COMPUTO MESA DE CONTROL REPRESENTANTE CONTRALORIA DE CONTABILIDAD B RECIBEN, DESPRENDE Y 13 TURNA. CROQUIS LISTADOS REPORTE DE DIFERENCIAS 1 RECIBE, CAPTURA, EMITE, COTEJA, FIRMA Y TURNA. 3° 14 CONTEOS 3° CONTEOS REPORTE DE DIFERENCIAS RECIBE, ARCHIVA Y TURNA. 0 1 2 15 3° CONTEOS REPORTE DE RECIBEN, INVESTIGAN, ELABORAN, DIFERENCIAS FIRMAN Y TURNAN. 0 1 16 2 REPORTE DE DIFERENCIAS 1 2 REPORTE DE ACLARACIONES 0 1 RECIBA, REALIZA, EMITE, 2 FIIRMA Y TURNA. 17 FORMATO DE CORRECCIONES 0 REPORTE DE 1 ACLARACIONES 2 0 1 DOCUMENTACION SOPORTE DOCUMENTACION SOPORTE FORMATO DE CORRECCIONES 0 1 REPORTE DE INVENTARIO 0 1 2 C INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 72
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DETESORERIA Y CONTABILIDAD / ALMACEN DE UNIDAD PAREJAS DE TRABAJO/ SUBDIRECCION DE TESORERIA Y JEFES DE SECCION/ CONTABILIDA/D/ DEPARTAMENTO SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES JEFATURA AREA DE COMPUTO MESA DE CONTROL REPRESENTANTE CONTRALORIA DE CONTABILIDAD RECIBE, C REVISA, FIRMA, ARCHIVA Y 18 DETERMINA REPORTE DE INVENTARIOS 0 1 REPORTE DE ACLARACIONES 0 1 FORMATO DE CORRECCIONES 0 1 DOCUMENTACION SOPORTE ELABORA, ELABORA, FIRMAN Y ANEXA Y TURNA. EXISTEN TURNA. DIFERENCIAS 19 20 ACTA DE CONCLUSION DE INVENTARIO 0 1 2 REPORTE DE INVENTARIOS 0 REPORTE DE ACLARACIONES 0 FORMATO DE CORRECCIONES 0 DOCUMENTACION SOPORTE RECIBE, CONCENTRA, ELABORA Y TURNA. 21 3 MINUTA ACTA DE 2 CONCLUSION DE 1 INVENTARIO 0 0 1 2 MINUTA 0 1 2 3 REPORTE DE INVENTARIOS 0 REPORTE DE ACLARACIONES 0 FORMATO DE CORRECCIONES 0 DOCUMENTACION SOPORTE REPORTE FINAL DE INVENTARIO 0 1 2 ACTA DE INICIO 0 PLANOS D LISTADOS INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 73
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DETESORERIA Y CONTABILIDAD / ALMACEN DE UNIDAD PAREJAS DE TRABAJO/ SUBDIRECCION DE TESORERIA Y JEFES DE SECCION/ CONTABILIDA/D/ DEPARTAMENTO SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES JEFATURA AREA DE COMPUTO MESA DE CONTROL REPRESENTANTE CONTRALORIA DE CONTABILIDAD D RECIBE, ENVIA Y 22 ARCHIVA. REPORTE FINAL DE INVENTARIO 0 1 2 ACTA DE CONCLUSION DE INVENTARIO 0 1 2 MINUTA 0 1 2 3 REPORTE DE INVENTARIO 0 REPORTE DE ACLARACIONES 0 FORMATO DE CORRECCIONES 0 DOCUMENTACION SOPORTE ACTA DE INICIO LISTADOS CROQUIS REPORTE FINAL DE INVENTARIO 0 RECIBE, EMITE, COMPARA, MINUTA REGISTRA Y REALIZA. 0 23 REGISTRA FORMATO DE CORRECCIONES 0 REPORTE FINAL DE INVENTARIO 0 MINUTA 0 FORMATO DE CORRECCIONES 0 POLIZA DE POLIZAS AJUSTE TRAMITE INTERNO FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 74
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.2 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN UNIDADES APLICATIVAS.8.2.2.1 OBJETIVO:Proporcionar un instrumento administrativo que integre las acciones, los elementos y las técnicasnecesarias para la recepción, registro y control de insumos en las unidades aplicativas del ISEM. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 75
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.2.2 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN UNIDADES APLICATIVAS. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 ALMACEN CENTRAL Entrega al responsable del almacén de la unidad aplicativa, la factura en original y cuatro copias junto con los insumos. 2 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe original y cuatro copias de la factura de los JEFATURA/ RECEPCION insumos que le envía el almacén central, junto con los insumos. Corta el sello y fleje, anota el numero de fleje en la bitácora, registra la fecha, día y hora de entrega recepción de los insumos. Coteja los bienes facturados contra los relacionados en la requisición, si encuentra diferencias, anota las claves y cantidades que no fueron surtidas, para efectos de solicitar el abasto posteriormente. Verifica físicamente los insumos contra lo facturado y determina: 3 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Si en la revisión física detecta faltantes o sobrantes de JEFATURA/ RECEPCION bienes con relación a la factura, caducos, rotos o no utilizables por la unidad, anota en todos los tantos de la factura las cantidades realmente recibidas. Firma la factura en todos los tantos, requisita el formato de faltantes, devolución o rechazo según corresponda en original y tres copias, en el que anota las claves, descripción y cantidades de los insumos referidos, firma y turna al almacén central. 4 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Si todo los bienes facturados son entregados, anota JEFATURA/ RECEPCION nombre y firma de revisado, devuelve el original y las tres primeras copias al almacén central y turna la cuarta copia al área de computo. 5 ALMACEN CENTRAL Recibe en original y tres copias la factura corregida, o en su caso firmada y sellada de recibido y procede hacer las correcciones en el sistema. Realiza tramite interno. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 76
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 6 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe la cuarta copia de la factura firmada y da de alta DE COMPUTO en el sistema, emite reporte de entrada en original y tres copias, verifica el reporte de entrada contra la factura, anota nombre, firma y turna el reporte y la factura al responsable del almacén. 7 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe la factura y el reporte de entrada en original y JEFATURA/ RECEPCION tres copias, verifica los datos del reporte de entrada contra la factura, los firma y turna la tercera copia del reporte al área de computo 8 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe la tercera copia del reporte de entrada y la DE COMPUTO archiva. 9 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Emite un reporte mensual de entradas en original y tres DE COMPUTO copias el último día hábil del mes soportado con las facturas, formatos de faltantes y devoluciones ocurridos durante el mes. Firman el capturista y el responsable del área de computo y lo turnan al jefe del almacén de la unidad.10 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe el reporte mensual, revisa que los datos estén JEFATURA/ RECEPCION bien, firma en todos los tantos y recaba firma del superior jerárquico. Devuelve la tercera copia al área de computo y archiva la segunda copia. Envía mediante oficio, el reporte mensual de entradas al almacén central, con el original y primera copia de las entradas que ocurrieron durante el mes para efectos de conciliación.11 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe la tercera copia del reporte mensual y archiva. DE COMPUTO12 ALMACEN CENTRAL Recibe oficio a través del cual le envían el reporte mensual de entradas a la unidad, firma el acuse y lo devuelve al almacén de la unidad. Concilia las entradas en las unidades contra las salidas del almacén central. Se conecta a tramite interno.13 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe acuse de recibo y lo archiva. JEFATURA/ RECEPCION FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 77
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.2.3 PROCEDIMIENTO: RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE INSUMOS EN UNIDADES APLICATIVAS. ALMACEN DE LA UNI DAD ALMACEN CENTRAL AREA DE COMPUTO JEFATURA / RECEPCION INICIO 1 ENTREGA. RECIBE, CORTA, REGISTRA, COTEJA, VERIFICA Y DETERMINA. INSUMOS 2 FACTURA BITACORA 0 1 INSUMOS 2 3 4 FACTURA REQUISICION 0 1 2 3 4 ANOTA, REQUISITA, FIRMA, SELLA, ANEXA Y TURNA. DEVUELVE Y TURNA. SI NO FALTANTES 3 4 SOBRANTES INSUMOS FACTURA FIRMA, SELLA, DEVOLUCION 0 DEVUELVE Y TURNA. FACTURA 1 0 2 6 1 3 2 4 3 FACTURA 4 FORMATO DE FALTANTES REPORTE DE 0 ENTRADA 1 0 RECIBE Y 1 REALIZA TRAMITE 5 2 INTERNO 3 INSUMOS DEVOLUCION RECIBE, VERIFICA, FIRMA Y TURNA. FACTURA 7 0 1 2 FACTURA 3 4 FORMATO DE FALTANTES REPORTE DE 0 ENTRADA 0 1 2 3 TRAMITE INTERNO A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 78
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ALMACEN DE LA UNIDAD ALMACEN CENTRAL AREA DE COMPUTO JEFATURA / RECEPCION A RECIBE Y 8 ARCHIVA. REPORTE DE ENTRADA 3 ULTIMO DIA HABIL DEL MES EMITE, 9 FIRMA Y RECIBE, REVISA, FIRMA, DEVUELVE Y ARCHIVA. TURNA. REPORTE 10 MENSUAL DE ENTRADAS 0 REPORTE 1 MENSUAL DE 2 0ENTRADAS 2 1 2 3 RECIBE, FIRMA, CONCILIA, DEVUELVE Y RECIBE Y REALIZA TRAMITE INTERNO. 11 ARCHIVA. 12 REPORTE MENSUAL DE OFICIO 3ENTRADAS REPORTE MENSUAL DE 0 0ENTRADAS 1 1ENTRADAS OFICIOALMACEN 0 1 RECIBE Y 13 ARCHIVA. TRAMITE INTERNO OFICIO 1 FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 79
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.3 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACEN A CENTROS DE CONSUMO.8.2.3.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades aplicativas un instrumento administrativo queintegre las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para el registro de salidas deinsumos del almacén de la unidad a centros de consumo o centros de salud. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 80
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.3.2 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACEN A CENTROS DE CONSUMO. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 CENTRO DE CONSUMO Elabora requisición interna de insumos en original y dos copias, y la turna al responsable del almacén de la unidad 2 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe la requisición en todos los tantos, revisa que JEFATURA contenga las firmas del jefe del área, servicio o centro de salud solicitante, firma de autorización en el apartado correspondiente devuelve acuse al solicitante y turnan una copia al área de computo para su captura en sistema. 3 CENTRO DE CONSUMO Recibe su copia y archiva. 4 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe una copia de la requisición, captura la salida en DE COMPUTO sistema y emite el reporte de salida en original y tres copias. Revisa que no haya errores, anota su nombre, fecha y firma en todos los tantos, anexa la requisición y turna toda la documentación al almacén de la unidad. 5 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe la requisición y el reporte de salida en original y JEFATURA tres copias, verifica que no haya errores, firma de autorización y devuelve acuse al área de computo para su archivo. Entrega los insumos al centro de consumo solicitante y recaba acuse de recibido. 6 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe y archiva la copia del reporte de salida. DE COMPUTO 7 CENTRO DE CONSUMO Recibe los insumos y el reporte de salida en original y dos copias, los verifica físicamente, firma de recibido y devuelve original y la copia del reporte al responsable del almacén. Almacena los insumos y archiva copia del reporte de salida. 8 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe original y copia del reporte de salida, los archiva JEFATURA junto con la requisición interna y espera al final del mes el reporte mensual de salidas generado por el área de computo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 81
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 9 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA El último día hábil del mes, emite el reporte mensual de DE COMPUTO salidas en original y tres copias, valuado al costo promedio de registros en la unidad, lo firma y lo turna al responsable del almacén de la unidad.10 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe el reporte mensual de salidas en original y tres JEFATURA copias, revisa, verifica contra los reportes de salidas, y devuelve acuse al área de computo. Turna los originales del reporte mensual de salidas y de los reportes de salida ocurridos durante el mes al Departamento de Contabilidad y copias de los mismos al almacén central.11 ALMACEN DE LA UNIDAD/ AREA Recibe el reporte mensual de salidas y lo archiva. DE COMPUTO12 ALMACEN CENTRAL Recibe copias del reporte mensual y de los reportes de salida ocurridos durante el mes, firma el acuse de recibo y lo devuelve al almacén de la unidad. Realiza tramite interno.13 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe acuse de recibo del reporte mensual de salidas y JEFATURA archiva.14 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe originales del reporte mensual de salidas de la Y CONTABILIDAD/ unidad, valuado a costo promedio, así como las salidas DEPARTAMENTO DE ocurridas durante el mes. Genera las pólizas de salida y CONTABILIDAD concilia cifras con los reportes de salida correspondientes. Continua tramite interno. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 82
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.3.3 PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACEN A CENTROS DE CONSUMO. ALMACEN DE L A UNIDAD SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD CENTRO DE CONSUMO ALMACEN CENTRAL JEFATURA AREA DE COMPUTO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO REQUISITA, 1 FIRMA Y TURNA. REQUISICION RECIBE, REVISA, AUTORIZA, INTERNA AL ENTREGA Y TURNA. ALMACEN 0 1 2 2 REQUISICION RECIBE, CAPTURA, EMITE, INTERNA AL FIRMA Y TURNA. 0 ALMACEN RECIBE Y 3 1 4 ARCHIVA. 2 REQUISICION REQUISICION INTERNA AL INTERNA AL 1 ALMACEN 2 ALMACEN RECIBE, VERIFICA, FIRMA, DEVUELVE Y ENTREGA. REPORTE 5 DE SALIDA 0 REQUISICION 1 INTERNA AL 2 ALMACEN 3 2 REPORTE DE 0 SALIDA RECIBE Y ARCHIVA. 1 2 6 3 RECIBE, VERIFICA, FIRMA Y DEVUELVE. REPORTE DE INSUMOS 7 SALIDA 3 REPORTE DE 0 SALIDA 1 2 RECIBE, ULTIMO DIA HABIL INSUMOS 8 ARCHIVA Y DEL MES ESPERA. REPORTE DE 0 SALIDA EMITE, 1 9 FIRMA Y TURNA. REPORTE MENSUAL DE SALIDAS 0 ULTIMO DIA HABIL 1 DEL MES 2 3 RECIBE, REVISA, DEVUELVE Y TURNA. 10 RECIBE Y ARCHIVA. REPORTE MENSUAL DE 11 3 SALIDAS 0 REPORTE 1 MENSUAL DE 2 3 SALIDAS REPORTES DE SALIDA TRAMITE INTERNO 0 1 A B INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 83
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ALMACEN DE L A UNIDAD SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDADCENTRO DE CONSUMO ALMACEN CENTRAL JEFATURA AREA DE COMPUTO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A RECIBE, B FIRMA, DEVUELVE, 12 ARCHIVA Y REALIZA. REPORTE MENSUAL DE SALIDAS 1 2 REPORTES DE SALIDA 1 RECIBE, DEVUELVE, TRAMITE INTERNO GENERA, REGISTRA 14 CONCILIA Y REGISTRA. REPORTE RECIBE Y 13 MENSUAL DE ARCHIVA. SALIDAS 1 0 REPORTE REPORTES MENSUAL DE DE SALIDAS 1 0 SALIDA POLIZA DE POLIZAS AJUSTE TRAMITE INTERNO FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 84
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.4 PROCEDIMIENTO: DEVOLUCION DE INSUMOS AL ALMACEN CENTRAL.8.2.4.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades aplicativas un instrumento administrativo queintegre las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para el registro y devolución deinsumos al almacén central. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 85
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.4.2 PROCEDIMIENTO: DEVOLUCION DE INSUMOS AL ALMACEN CENTRAL. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 ALMACEN DE LA UNIDAD/ JEFE Verifica físicamente los bienes, separa los artículos a devolver, requisita el formato de devolución en original y tres copias, lo firma y lo turna al Administrador o Jefe de Recursos Materiales. 2 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe el formato de devolución en original y tres copias, ADMINISTRADOR/ JEFE DE lo revisa, lo firma y lo devuelve al jefe del almacén. RECURSOS MATERIALES 3 ALMACEN DE LA UNIDAD/ JEFE Recibe el formato de devolución autorizado, anexa los insumos y los envía al Almacén Central. 4 ALMACEN CENTRAL/ JEFE Recibe el formato de devolución en original y tres copias, verifica los bienes devueltos, firma de revisado en todos los tantos y devuelve acuse. Archiva la documentación y los bienes. Continúa en la operación No.6. 5 ALMACEN DE LA UNIDAD/ JEFE Recibe acuse de recibo del formato de devolución y lo archiva. 6 ALMACEN CENTRAL/ JEFE Elabora el formato de corrección en original y tres copias, firma en todos los tantos y lo turna al área de computo para su captura en el sistema. 7 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe el formato de corrección en original y tres copias, COMPUTO efectúa la corrección en el sistema, genera un reporte de corrección en original y dos copias, firma en todos los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de correcciones y turna el resto de la documentación al jefe del almacén. 8 ALMACEN CENTRAL/ JEFE Recibe original y dos copias del formato de correcciones, asi como original y copia del reporte de corrección, revisa firma y envía el original del reporte al Departamento de Contabilidad del ISEM. 9 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe el reporte de corrección, firma el acuse en la Y CONTABILIDAD/ primera copia y la devuelve. DEPARTAMENTO DE Continúa tramite interno. CONTABILIDAD INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 86
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD10 ALMACEN CENTRAL/ JEFE Recibe el acuse del reporte de corrección y lo archiva.11 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE El último día del mes emite el reporte mensual de COMPUTO correcciones en original y dos copias, lo firma y lo turna a la jefatura del almacén.12 ALMACEN CENTRAL/ JEFE Recibe el reporte mensual de correcciones, revisa, firma el acuse en la primera copia y la devuelve al área de computo. Envía los originales al Departamento de Contabilidad del ISEM.13 ALMACEN CENTRAL/ AREA DE Recibe el acuse de recibo del reporte mensual de COMPUTO correcciones y lo archiva.14 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe original del reporte mensual de correcciones, Y CONTABILIDAD/ firma de recibido y devuelve acuse al almacén central, DEPARTAMENTO DE revisa el reporte mensual, y lo integra con los reportes CONTABILIDAD de correcciones ocurridas durante el mes. Genera las pólizas y concilia cifras con los reportes de correcciones correspondientes. Continua tramite interno.15 ALMACEN DE LA UNIDAD/ Recibe acuse de recibo del reporte mensual de JEFATURA correcciones y archiva. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 87
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.4.3 PROCEDIMIENTO: DEVOLUCION DE INSUMOS DE INSUMOS AL ALMACEN CENTRAL. ALMACEN DE LA UNIDAD ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD JEFE ADMINISTRADOR/ JEFE DE RECURSOS MATERIALES JEFE AREA DE COMPUTO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO VERIFICA, SEPARA, 1 REQUISITA, FIRMA Y TURNA. RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE. INSUMOS 2 FORMATO DE DEVOLUCION 0 FORMATO DE 1 DEVOLUCION 2 0 1 2 INSUMOS RECIBE Y 3 ENVIA. RECIBE, VERIFICA, FIRMA Y DEVUELVE. FORMATO DE DEVOLUCION 4 0 1 2 FORMATO DE INSUMOS DEVOLUCION 0 1 2 INSUMOS RECIBE Y ARCHIVA. 5 FORMATO DE DEVOLUCION 0 ELABORA, 6 FIRMA Y TURNA. RECIBE, GENERA, FIRMA, ARCHIVA Y TURNA. FORMATO DE 7 CORRECCION 0 1 FORMATO DE 2 CORRECCION 3 3 2 1 0 RECIBE, FIRMA, REVISA Y TURNA. REPORTE DE 8 CORRECCION 2 1 FORMATO DE 0 CORRECCION 0 1 2 REPORTE DE CORRECCION 0 1 ULTIMO DIA DEL MES B A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 88
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS ALMACEN DE LA UNIDAD ALMACEN CENTRAL SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDADJEFE ADMINISTRADOR/ JEFE DE RECURSOS MATERIALES JEFE AREA DE COMPUTO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A RECIBE, 9 FIRMA Y DEVUELVE. RECIBE Y ARCHIVA. REPORTE DE 10 CORRECCION 1 0 REPORTE DE CORRECCION 1 B TRAMITE INTERNO EMITE, FIRMA Y RECIBE, REVISA, FIRMA, DEVUELVE Y 11 TURNA. TURNA. REPORTE 12 MENSUAL DE CORRECCIONES 0 REPORTE 1 MENSUAL DE 2 CORRECCIONES 0 1 2 ULTIMO DIA DEL MES RECIBE Y 13 ARCHIVA. REPORTE MENSUAL DE CORRECCIONES 3 RECIBE, FIRMA, CONCILIA, DEVUELVE Y REPORTES DE 14 REALIZA TRAMITE CORRECCIONES INTERNO. REPORTE MENSUAL DE CORRECCIONES 1 0 REPORTES DE RECIBE Y ARCHIVA. CORRECCIONES 15 REPORTE MENSUAL DE CORRECCIONES POLIZA 1 DE POLIZAS AJUSTE TRAMITE INTERNO FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 89
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.5 PROCEDIMIENTO: COMPRAS DIRECTAS EN UNIDADES.8.2.5.1 OBJETIVO:Proporcionar a las unidades aplicativas un instrumento administrativo que integre loslineamientos, las acciones, los elementos y las técnicas necesarias para llevar a cabo las comprasdirectas que requieran. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 90
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.5.2 PROCEDIMIENTO: COMPRAS DIRECTAS EN UNIDADES. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 AREA DE SERVICIO/ CENTRO Solicita los insumos requeridos, mediante requisición DE SALUD/ RESPONSABLE interna en original y dos copias, describiendo la cantidad y las características técnicas requeridas, firma y turna al almacén de la unidad. 2 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe la requisición en original y dos copias, firma y ALMACEN/ JEFE devuelve acuse, verifica existencias y determina: 3 AREA DE SERVICIO/ CENTRO Recibe acuse de la requisición y la archiva. DE SALUD/ RESPONSABLE 4 UNIDAD APLICATIVA/ Si hay bienes en existencia de los insumos requeridos, ALMACEN/ JEFE prepara el abasto y lo entrega. Se conecta con el Procedimiento: Salidas de Almacén a Centros de Consumo. 5 UNIDAD APLICATIVA/ Si el almacén no cuenta con los bienes requeridos, anota ALMACEN/ JEFE la leyenda “no hay en existencia”, envía la requisición solicitando autorización de compra directa al Administrador de la Unidad. 6 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe la requisición, revisa si procede, firma de ALMACEN/ ADMINISTRADOR autorización en la misma y la turna al área de adquisiciones, dando instrucciones para la compra directa. 7 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe la requisición con autorización de compra directa, RECURSOS MATERIALES/ cotiza los insumos, elabora pedido en original y tres AREA DE ADQUISICIONES copias, y lo entrega al proveedor, quien firma en todos los tantos y devuelve la tercera copia. Entrega la tercera copia del pedido a la caja para la ejecución del pago. Entrega el original de la requisición interna, al almacén de la unidad y archiva la primer copia. 8 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe el original de la requisición interna y la archiva. ALMACEN/ JEFE 9 UNIDAD APLICATIVA/ CAJA Recibe la tercera copia del pedido, prepara los recursos y espera la factura. Se conecta con la operación No. 14 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 91
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD10 PROVEEDOR Recibe el pedido en original y dos copias, firma en todos los tantos, devuelve la primera copia al área de adquisiciones, y la segunda al almacén de la unidad. Elabora la factura en original y dos copias a nombre del ISEM y la entrega junto con los insumos al almacén de la unidad.11 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe la segunda copia del pedido, se entera y archiva. ALMACEN/ JEFE12 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe la primera copia del pedido, se entera y archiva. RECURSOS MATERIALES/ AREA DE ADQUISICIONES13 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe los insumos y los revisa; si los bienes están ALMACEN/ JEFE correctos, firma de recibido en todos los tantos de la factura, turnando el original y primera copia a la caja de la misma unidad. Turna a su vez la segunda copia de la factura al área de computo, para su captura en sistema, el cual emite el reporte de entradas en original y dos copias, y el último día hábil del mes emite un reporte mensual de entradas, para su conciliación con el Almacén Central y el Departamento de Contabilidad del ISEM. Realiza tramite interno. Continúa en operación No.1714 UNIDAD APLICATIVA/ CAJA Recibe el original y primera copia de la factura, elabora nomina y cheque, anexa copia de la factura y entrega al proveedor.15 PROVEEDOR Recibe la primer copia de la factura y el cheque, firma de recibido en la nomina y se retira.16 UNIDAD APLICATIVA/ CAJA Recibe el acuse de recibido en la nomina y archiva.17 UNIDAD APLICATIVA/ El último día hábil del mes, emite un reporte mensual de ALMACEN/ JEFE compras directas en original y dos copias, lo firma y distribuye: Originales del reporte mensual de compras directas y del reporte mensual de entradas, al Departamento de Contabilidad y una copia de los mismos documentos al Almacén Central. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 92
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD18 ALMACEN CENTRAL Recibe copias del reporte mensual de compras directas y del reporte mensual de entradas, firma de recibido en una copia y la devuelve al almacén de la unidad.19 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe original del reporte mensual de compras directas Y CONTABILIDAD/ y del reporte mensual de entradas, firma de recibido y DEPARTAMENTO DE devuelve acuse al almacén de la unidad. Genera las CONTABILIDAD pólizas y concilia cifras con los reportes de correcciones correspondientes. Continua tramite interno.20 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe acuse de recibo del reporte mensual de compras ALMACEN/ JEFE directas y del reporte mensual de entradas y archiva. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 93
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.5.3 PROCEDIMIENTO: COMPRAS DIRECTAS EN UNIDADES.AREA DE SERVICIO/ UNI DAD APL I CAT I VA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD RECURSOS MATERIALES/ PROVEEDOR ALMACEN CENTRALCENTRO DE SALUD ALMACEN/ JEFE ADMINISTRADOR AREA DE ADQUISICIONES CAJA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO ELABORA, 1 FIRMA Y TURNA. REQUISICION RECIBE, REVISA, DEVUELVE Y DETERMINA. INTERNA 0 1 2 2 REQUISICION INTERNA RECIBE Y ARCHIVA. 2 1 0 3 REQUISICION PREPARA Y ANOTA Y INTERNA ENTREGA. SOLICITA. 2 EXISTENCIAS E 4 5 RECIBE, REVISA, REQUISICION INSUMOS FIRMA Y TURNA. INTERNA 0 1 6 RECIBE, COTIZA, ELABORA, PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE REQUISICION FIRMA Y TURNA. ALMACEN CENRTRAL INTERNA 0 7 1 RECIBE Y ARCHIVA. REQUISICION 8 INTERNA 0 1 REQUISICION INTERNA 0 PEDIDO 0 1 2 3 RECIBE Y 9 ESPERA. PEDIDO 0 RECIBE, FIRMA, DEVUELVE, ELABORA Y A 10 ENTREGA. RECIBE, SE ENTERA, ARCHIVA Y ESPERA 11 PEDIDO 2 RECIBE Y 12 1 ARCHIVA. PEDIDO 0 2 PEDIDO 1 INSUMOS ESPERA INSUMOS B FACTURA 0 1 2 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 94
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSAREA DE SERVICIO/ UNI DAD APLICATI VA SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD RECURSOS MATERIALES/ PROVEEDOR ALMACEN CENTRALCENTRO DE SALUD ALMACEN/ JEFE ADMINISTRADOR AREA DE ADQUISICIONES CAJA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD B A RECIBE, REVISA, FIRMA, 13 TURNA Y SE CONECTA. RECIBE, INSUMOS ELABORA, ENTREGA Y 14 ARCHIVA. FACTURA 0 1 FACTURA 2 0 1 TRAMITE INTERNO RECIBE, FIRMA, DEVUELVE Y CHEQUE SE RETIRA. ULTIMO DIA HABIL NOMINA 15 DEL MES FACTURA 1 EMITE, 17 FIRMA Y RECIBE Y ARCHIVA. CHEQUE DISTRIBUYE. 16 NOMINA REPORTE MENSUAL DE COMPRAS DIRECTAS 0 NOMINA 1 2 REPORTE MENSUAL DE ENTRADAS 0 RECIBE, FIRMA Y 1 DEVUELVE. 18 REPORTE MENSUAL DE COMPRAS DIRECTAS 1 2 REPORTE MENSUAL DE 1 ENTRADAS RECIBE, FIRMA Y DEVUELVE. TRAMITE INTERNO 19 RECIBE Y REPORTE MENSUAL 20 DE COMPRAS ARCHIVA. DIRECTAS 1 0 REPORTE REPORTE MENSUAL DE MENSUAL DE SALIDAS 1 0 ENTRADAS TRAMITE INTERNO FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 95
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.6 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE INSUMOS ENTRE ALMACENES DE UNIDADES.8.2.6.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades, un instrumento administrativo que integre loslineamientos, criterios y acciones para el registro de movimientos de transferencias de insumosentre las unidades del ISEM. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 96
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.6.2 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE INSUMOS ENTRE ALMACENES DE UNIDADES. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Elabora solicitud de insumos en original y dos copias, ALMACEN firma y la turna a la unidad a la cual solicita los bienes. 2 UNIDAD RECEPTORA/ JEFE DE Recibe original y dos copias de la solicitud de insumos, ALMACEN verifica que este firmada correctamente, firma el acuse de recibo y devuelve la copia a la unidad solicitante. Verifica que haya artículos en existencia, si es así, firma en el original y copia de la solicitud y la turna al administrador para su autorización. 3 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Recibe acuse de recibo de la solicitud de insumos y ALMACEN espera respuesta. 4 UNIDAD RECEPTORA/ Recibe original y copia de la solicitud de insumos, firma ADMINISTRADOR de autorizado en el original y la copia, y la devuelve al jefe del almacén. 5 UNIDAD RECEPTORA/ JEFE DE Recibe la solicitud de insumos en original y copia, acopia ALMACEN los insumos, anota la cantidad surtida y la entrega al área de computo. 6 UNIDAD RECEPTORA/ AREA DE Recibe la solicitud de insumos autorizada, captura en COMPUTO sistema con una clave especial, emite reporte de salida en original y tres copias, firma en todos los tantos y la turna al jefe del almacén. 7 UNIDAD RECEPTORA/ JEFE DE Recibe original de la solicitud de insumos y el reporte de ALMACEN salida en original y tres copias debidamente firmado, revisa, devuelve acuse al área de computo. Anexa los insumos al reporte de salida en original y dos copias y los entrega al almacén de la unidad solicitante. 8 UNIDAD RECEPTORA/ AREA DE Recibe la tercera copia del reporte de salida y la archiva. COMPUTO 9 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Recibe los insumos junto con el original y dos copias del ALMACEN reporte de salida, los revisa físicamente, verifica la cantidad surtida, si es correcto firma de recibido en todos los tantos y devuelve acuse. Archiva los bienes y envía copia del reporte de salida al área de computo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 97
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD10 UNIDAD RECEPTORA/ JEFE DE Recibe el original y primera copia del reporte de salida y ALMACEN la archiva para tramite posterior.11 UNIDAD RECEPTORA/ AREA DE El último día del mes, emite un reporte mensual de COMPUTO transferencias en original y dos copias, y lo turna al jefe del almacén.12 UNIDAD RECEPTORA/ JEFE DE Recibe el reporte mensual de transferencias en original y ALMACEN dos copias, lo verifica contra las salidas, firma y devuelve acuse al área de computo, archiva el original y envía una copia al almacén central junto con una copia del reporte de salidas.13 UNIDAD RECEPTORA/ AREA DE Recibe acuse de recibo del reporte mensual de COMPUTO transferencias y la archiva.14 ALMACEN CENTRAL Recibe el reporte mensual de transferencias, con una copia del reporte de salidas, se entera y archiva. Realiza tramite interno.15 UNIDAD SOLICITANTE/ AREA Recibe una copia del reporte de salida, donde se DE COMPUTO encuentran relacionados todos los bienes recibidos, captura en el sistema dichos insumos. Emite el reporte de entrada en original y dos copias, lo firma y lo turna al almacén de la unidad.16 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Recibe copia del reporte de salida de la unidad que ALMACEN transfirió los bienes, junto con el original y dos copias del reporte de entradas por transferencias, firma en todos los tantos y devuelve acuse al área de computo. Archiva el resto de la documentación.17 UNIDAD SOLICITANTE/ AREA Recibe acuse de recibo del reporte de entradas por DE COMPUTO transferencias y archiva.18 UNIDAD SOLICITANTE/ AREA El último día hábil del mes, emite un reporte mensual de DE COMPUTO entradas por transferencias en original y dos copias, lo firma y lo turna al jefe del almacén central.19 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Recibe original y dos copias del reporte mensual de ALMACEN entradas por transferencias, verifica contra las entradas, firma en todos los tantos, devuelve acuse al área de computo, anexa los reportes de entradas y lo envía al almacén central INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 98
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD20 UNIDAD SOLICITANTE/ AREA Recibe acuse de recibo del reporte mensual de entradas DE COMPUTO por transferencias y lo archiva.21 ALMACEN CENTRAL Recibe original y copia del reporte mensual de entradas por transferencias, conjuntamente con las copias de los reportes de entradas, firma el acuse y lo devuelve al almacén de la unidad solicitante.22 UNIDAD SOLICITANTE/ JEFE DE Recibe el acuse de recibo del informe mensual de ALMACEN entradas por transferencias y lo archiva. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 99
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.6.3 PROCEDIMIENTO: TRANFERENCIA DE INSUMOS ENTRE ALMACENES DE UNIDADES. U N I D A D S O L I T A N T E U N I D A D R E C E P T O R A ALMACEN JEFE DE ALMACEN AREA DE COMPUTO JEFE DE ALMACEN ADMINISTRACION AREA DE COMPUTO CENTRAL INICIO ELABORA, FIRMA Y 1 TURNA. RECIBE, SE ENTERA, VERIFICA, FIRMA, DEVUELVE Y TURNA. SOLICITUD 2 DE INSUMOS 0 SOLICITUD 1 DE 2 INSUMOS 0 1 RECIBE, 2 FIRMA Y RECIBE Y ESPERA RESPUESTA. DEVUELVE. 3 4 SOLICITUD SOLICITUD DE DE INSUMOS RECIBE, ACOPIA, ANOTA Y ENTREGA. INSUMOS 2 0 5 1 SOLICITUD DE RECIBE, CAPTURA, EMITE, FIRMA Y TURNA. INSUMOS 0 ESPERA 6 1 RESPUESTA SOLICITUD DE INSUMOS INSUMOS 0 1 RECIBE, REVISA, FIRMA, DEVUELVE Y ENTREGA. REPORTE 7 DE 0 SALIDA 1 SOLICITUD 2 DE 3 INSUMOS 0 RECIBE, REVISA, REPORTE VERIFICA, DE ANOTA, FIRMA Y 0 SALIDA RECIBE Y ARCHIVA. SE RETIRA. 1 2 9 3 8 REPORTE INSUMOS DE 3 SALIDA REPORTE RECIBE Y ARCHIVA. DE 0 SALIDA 1 10 2 REPORTE DE ULTIMO DIA HABIL 0 SALIDA DEL MES 1 B A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 100
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS U N I D A D S O L I T A N T E U N I D A D R E C E P T O R A ALMACEN JEFE DE ALMACEN AREA DE COMPUTO JEFE DE ALMACEN ADMINISTRACION AREA DE COMPUTO CENTRAL B A EMITE, FIRMA Y RECIBE, VERIFICA, FIRMA, 11 TURNA. DEVUELVE Y ARCHIVA. REPORTE 12 MENSUAL DE TRANSFERENCIAS 0 REPORTE 1 MENSUAL DE 2 TRANSFERENCIAS 2 0 1 RECIBE Y ARCHIVA. 13 REPORTES DE REPORTE 1 SALIDA MENSUAL DE RECIBE, TRANSFERENCIAS 2 CAPTURA, EMITE, RECIBE Y ARCHIVA. FIRMA Y TURNA. 15 14 REPORTE REPORTE M ENSUAL DE DE TRANSFERENCIAS SALIDA 1 RECIBE, REVISA, FIRMA, DEVUELVE, 2 REPORTES ARCHIVA Y ESPERA. DE REPORTE DE 1 SALIDA 16 ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS 0 REPORTE 1 DE 2 2 SALIDA 3 TRAMITE INTERNO REPORTE DE ENTRADAS POR RECIBE Y ARCHIVA. TRANSFERENCIAS 0 1 17 2 REPORTE DE ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS 2 ULTIMO DIA HABIL DEL MES ULTIMO DIA HABIL DEL MES EMITE, RECIBE, FIRMA Y VERIFICA, 18 TURNA. FIRMA, DEVUELVE Y REPORTE ENVIA. 19 MENSUAL DE ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS 0 REPORTE MENSUAL DE 1 ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS 2 2 1 0 RECIBE Y 20 ARCHIVA.REPORTES DE REPORTE DEENTRADA POR ENTRADAS PORTRANSFERENCIA TRANSFERENCIAS 1 2 RECIBE Y ARCHIVA. 21 REPORTE RECIBE Y MENSUAL DE ARCHIVA. 22 ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS 1 REPORTE 0 MENSUAL DE REPORTES DE ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS ENTRADAS POR 1 TRANSFERENCIAS 1 TRAMITE INTERNO FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 101
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.7 PROCEDIMIENTO: DONACIONES DE INSUMOS AL ISEM.8.2.7.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades, un instrumento administrativo que integre loslineamientos, elementos y acciones necesarias para el registro de las donaciones de insumos alInstituto de Salud o alguna de sus unidades. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 102
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.7.2 PROCEDIMIENTO: DONACIONES DE INSUMOS AL ISEM. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 DONANTE Entrega los insumos, la factura, carta factura o nota, y oficio de donación en original y dos copias. 2 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe los bienes, la factura, carta factura o nota ALMACEN original, y oficio de donación en original y dos copias, firma y devuelve acuse. Revisa que el bien cumpla con los requerimientos y especificaciones técnicas y normativas establecidas en las adquisiciones del Instituto. Requisita el formato “Alta por donación” en original y dos copias, asi como oficio de agradecimiento en original y copia, sin requisitos fiscales, y los turna al administrador para recabar firmas del Director del Hospital o Jefe de Jurisdicción. Si el donante solicita recibo con requisitos fiscales, lo solicita a la Administración. 3 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos ADMINISTRADOR copias, asi como oficio de agradecimiento en original y copia, recaba firma del titular de la unidad o jefe de jurisdicción y lo entrega al jefe del almacén. 4 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos ALMACEN copias, asi como oficio de agradecimiento en original y copia, debidamente firmados. Entrega al donante el original del oficio de agradecimiento, junto con la copia del acuse de recibo del oficio de donación. Archiva el resto de la documentación. 5 DONANTE Recibe el original del oficio de agradecimiento y primera y segunda copias del acuse de recibo del oficio de donación 6 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Turna al área de computo el formato “Alta por donación” ALMACEN en original y dos copias, y el original de la factura, carta factura o nota en su caso, para su captura en el sistema. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 103
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 7 UNIDAD APLICATIVA/ AREA DE Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos COMPUTO copias, y el original de la factura, carta factura o nota, en su caso, captura las donaciones en el sistema con una clave especifica, genera el reporte de entrada por donaciones en original y dos copias, lo firma y lo turna al jefe del almacén junto con la factura y el formato de alta por donación. Archiva acuse de recibo del formato de donaciones y del reporte de entradas. 8 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe el reporte de entradas en original y copia, la ALMACEN factura y el reporte de altas por donación, integra expediente, fotocopia la documentación y la turna al Departamento de Recursos Financieros de la unidad. Turna los originales al Departamento de Contabilidad del ISEM En caso de que el donante requiera recibo con requisitos fiscales, elabora oficio dirigido a la Subdirección de Finanzas, solicitando dicho documento, recaba firmas del administrador y lo envía con toda la documentación al Departamento de Contabilidad. Envía copias al Almacén Central de esta documentación y archiva sus copias. Si el bien donado no le fuera útil a la unidad receptora, boletina el mismo a las unidades y a los almacenes centrales, para que puedan disponer de éste. Se conecta con el procedimiento: Transferencia de insumos entre almacenes de unidades. 9 UNIDAD APLICATIVA/ Recibe original y fotocopia de la factura, carta, factura o DEPARTAMENTO DE nota, oficio de donación, formato de alta por donaciones, RECURSOS FINANCIEROS y del reporte de entradas, registra el bien, firma de recibido en los originales y los devuelve al jefe del almacén.10 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe los originales de la factura, carta, factura o nota, ALMACEN oficio de donación, formato de alta por donaciones, reporte de entradas y los turna mediante oficio (original y copia), al Departamento de Contabilidad del ISEM. El último día hábil del mes emite un reporte mensual de donaciones en original y dos copias y lo envía al Departamento de Contabilidad del ISEM. Envía una copia del informe mensual de donaciones al Almacén Central. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 104
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD11 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe la documentación original de la donación y Y CONTABILIDAD/ solicitud de recibo ( si fue solicitado): Oficio de envío, DEPARTAMENTO DE factura, carta, factura o nota, oficio de donación, formato CONTABILIDAD de alta por donaciones, reporte de entradas y reporte mensual de donaciones. Genera las pólizas de entradas y la anexa al expediente. Elabora el recibo para efectos fiscales en original y copia, la requisita y la envía mediante oficio a la administración de la unidad correspondiente.12 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DE Obtiene original y copia del recibo para efectos fiscales y ALMACEN del oficio de envío. Entrega al donante el recibo, para efectos fiscales, recaba acuse de recibo en la copia, anexa copia del oficio de envío y lo devuelve a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad junto.13 DONANTE Recibe el original del recibo de donación con requisitos fiscales, firma acuse, devuelve copia y se retira.14 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe acuses de recibo del oficio de envío y del recibo Y CONTABILIDAD/ de donación con requisitos fiscales, lo integra al DEPARTAMENTO DE expediente, coteja contra las pólizas y registra CONTABILIDAD contablemente. FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 105
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.7.3 PROCEDIMIENTO: DONACIONES DE INSUMOS AL ISEM. SUBDIRECCION DE U N I D A D A P L I C A T I V A DONANTE TESORERIA Y CONTABILIDAD / JEFE DE ALMACEN ADMINISTRADOR AREA DE COMPUTO RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIOENTREGA. 1 RECIBE, REVISA, REQUISITA, ELABORA, FIRMA, ANEXA Y INSUMOS TURNA. 2 FACTURA 0 OFICIO DE INSUMOS DONACION 0 FACTURA 1 2 00 OFICIO DE DONACION 0 1 2 RECIBE, RECABA FIRMAS Y ENTREGA. FORMATO DE ALTA POR 0 DONACION 3 1 2 OFICIO DE OFICIO DE AGRADECIMIENTO AGRADECIMIENTO 0 0 1 1 FORMATO DE ALTA POR RECIBE, ANEXA, 00 DONACION ENTREGA Y ARCHIVA. 1 2 4 RECIBE Y SE RETIRA. OFICIO DE 5 AGRADECIMIENTO 0 1 OFICIO DE FORMATO DE AGRADECIMIENTO ALTA POR DONACION 0 00 1 OFICIO DE DONACION 2 1 2 6 TURNA RECIBE, CAPTURA, GENERA, FIRMA Y TURNA. FORMATO DE ALTA POR 7 DONACION 00 1 2 FACTURA FACTURA 0 0 FORMATO DE ALTA POR DONACION 00 1 2 REPORTE DE ENTRADAS 0 1 A 2 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 106
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DE U N I D A D A P L I C A T I V A TESORERIA Y CONTABILIDAD /DONANTE JEFE DE ALMACEN ADMINISTRADOR AREA DE COMPUTO RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A RECIBE, FOTOCOPIA, 8 Y TURNA. RECIBE, REGISTRA, FIRMA, FACTURA DEVUELVE Y ARCHIVA. 0 FORMATO DE 9 REGISTRA ALTA POR DONACION 00 1 FACTURA REPORTE DE 1 0 ENTRADAS OFICIO DE 1 DONACION 01 FORMATO DE ALTA POR FACTURA 01 DONACION 1 REPORTE DE OFICIO DE ENTRADAS 1 DONACION OFICIO DE 01 AGRADECIMIENTO FORMATO DE 01 ALTA POR 01 DONACION FACTURA REPORTE DE 0 ENTRADAS OFICIO DE 1 DONACION OFICIO DE 00 AGRADECIMIENTO FORMATO DE 01 ALTA POR 00 DONACION REPORTE DE ENTRADAS 0 RECIBE, EMITE, ANEXA, ENVIA Y ARCHIVA. OFICIO DE AGRADECIMIENTO 10 00 FACTURA 0 OFICIO DE DONACION 00 FORMATO DE ALTA POR 00 DONACION REPORTE DE ENTRADAS 0 OFICIO DE AGRADECIMIENTO 00 ULTIMO DIA HABIL DEL MES REPORTE MENSUAL DE 0DONACIONES 1 2 OFICIO DE 0 ENVIO 1 B ALMACEN CENTRAL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 107
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS SUBDIRECCION DE U N I D A D A P L I C A T I V A TESORERIA Y CONTABILIDAD /DONANTE JEFE DE ALMACEN ADMINISTRADOR AREA DE COMPUTO RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD B RECIBE, DEVUELVE, 11 GENERA, ELABORA Y ENVIA. FACTURA 0 OFICIO DE DONACION 00 FORMATO DE ALTA POR 00 DONACION REPORTE DE ENTRADAS 0 OFICIO DE AGRADECIMIENTO 01 REPORTE MENSUAL DE DONACIONES 0 OFICIO DE ENVIO 00 POLIZA EXPEDIENTE 0 RECIBO FISCAL RECIBE, FIRMA, ENTREGA Y 0 DEVUELVE. 1 1 OFICIORECIBE, FIRMA,DEVUELVE Y 12 0 SE RETIRA. 1 RECIBO 13 FISCAL 0 RECIBE, REGISTRA E INTEGRA. 1 RECIBO OFICIO FISCAL 14 REGISTRA 0 0 1 RECIBO FISCAL 0 OFICIO 1 EXPEDIENTE FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 108
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.8 PROCEDIMIENTO: CONCILIACION DE MOVIMIENTOS DE INSUMOS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO Y LOS ALMACENES DE LAS UNIDADES.8.2.8.1 OBJETIVO:Proporcionar a los almacenes de las unidades, un instrumento administrativo que integre lasacciones, los elementos y las técnicas necesarias para llevar a cabo las conciliaciones demovimientos de los almacenes centrales, a través del Departamento de Control de Abasto con losmovimientos de almacén de las unidades aplicativas. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 109
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.8.2 PROCEDIMIENTO: CONCILIACION DE MOVIMIENTOS DE INSUMOS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO Y LOS ALMACENES DE LAS UNIDADES. DESCRIPCION NO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 UNIDAD APLICATIVA/ AREA DE El último día hábil del mes, emite un reporte mensual de COMPUTO las facturas ingresadas al sistema de almacén en original y tres copias, el cual firma y lo turna al jefe del almacén de la unidad. 2 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe el reporte mensual de relación de facturas ALMACEN ingresadas en el mes en original y tres copias, lo revisa, firma de recibido en la tercera copia y la devuelve. Anexa el original del reporte mensual de facturas, copias de las entradas, salidas y formatos de correcciones efectuados durante el mes. Acude al área de conciliación del Departamento de Control de Abasto el día programado de acuerdo al cronograma. 3 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe original del reporte mensual de entradas, y DE ABSTO/ AREA DE formatos de correcciones efectuados durante el mes por CONCILIACIÓN/ UNIDAD la unidad,. APLICATIVA Coteja la información recibida contra los reportes emitidos por la unidad de cómputo de la Subdirección de Recursos Materiales y determina: 4 DEPARTAMENTO DE CONTROL Si detecta errores por parte de la unidad, elabora oficio DE ABASTO/ AREA DE solicitándole su aclaración. CONCILIACION 5 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe el original del oficio y el formato de correcciones, ALMACEN se entera y turna el formato al área de computo para que efectúe las correcciones correspondientes. 6 UNIDAD APLICATIVA/ AREA DE Recibe el formato de correcciones, efectúa las COMPUTO modificaciones pertinentes en el sistema y emite el reporte mensual de facturas corregido en original y tres copias, lo firma anexa el formato de correcciones y lo turna al jefe del almacén. Recaba acuse de recibo en la tercera copia y lo archiva para su control. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 110
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCIONNO. RESPONSABLE ACTIVIDAD 7 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe el reporte mensual de facturas corregido en ALMACEN original y tres copias, junto con el original del formato de corrección, lo revisa, firma de autorización y devuelve la tercera copia al área de computo. Anexa el original del reporte mensual de facturas corregido y formatos de correcciones efectuados durante el mes. Los turna al Departamento de Control de Abasto, área de conciliación. 8 DEPARTAMENTO DE CONTROL Recibe original del reporte mensual de facturas corregido DE ABASTO/ AREA DE y formatos de correcciones efectuados durante el mes, CONCILIACION firma acuse de recibo y lo devuelve al almacén de la unidad. Concilia las entradas en las unidades, contra las salidas de Almacenes Centrales (Toluca y Tultitlán). 9 DEPARTAMENTO DE CONTROL Compara a través del sistema una conciliación de DE ABASTO/ AREA DE reportes de salidas de almacenes Centrales y entradas a CONCILIACION unidades aplicativas, verifica y determina:10 DEPARTAMENTO DE CONTROL Si no existen diferencias en la conciliación de salidas del DE ABASTO/ AREA DE almacén central y entradas a unidades aplicativas, emite CONCILIACION el reporte mensual de movimientos conciliados en original y dos copias, el reporte de diferencias y el formato de correcciones, todos en original y dos copias, y distribuye.11 ALMACEN CENTRAL Dentro del reporte de conciliaciones se manifiesta que existen facturas en tránsito, se firma y se distribuye: Originales: Departamento de Control de Abasto. Primeras copias: Departamento de Contabilidad Segundas copias: Almacén de la Unidad aplicativa.12 UNIDAD APLICATIVA/ JEFE DEL Recibe copias del reporte mensual conciliado, se entera, ALMACEN firma y sella de recibido, y archiva para su control.13 SUBDIRECCION DE TESORERIA Recibe copias del reporte mensual de movimientos Y CONTABILIDAD/ conciliados y formato de correcciones. Se entera, firma y DEPARTAMENTO DE sella de recibido, y realiza tramite interno. CONTABILIDAD FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 111
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS8.2.8.3 PROCEDIMIENTO: CONCILIACION DE MOVIMIENTOS DE INSUMOS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO Y LOS ALMACENES DE LAS UNIDADES. UNIDAD APLICATIVA DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO SUBDIRECCION DE SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDAD AREA DE COMPUTO JEFE DEL ALMACEN AREA DE CONCILIACIONES RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INICIO EMITE, 1 FIRMA Y TURNA. REPORTE RECIBE, REVISA,FIRMA, DEVUELVE, ANEXA, MENSUAL ELABORA Y ENVIA. 0 1 2 2 3 REPORTE MENSUAL 0 1 2 ENTRADAS Y SALIDAS RECIBE, COTEJA Y DETERMINA. 1 FORMATO DE 3 REGISTROS CORRECCIONES 1 OFICIO DE ENVIO OFICIO 0 DE REPORTE ENVIO MENSUAL 0 0 1 ENTRADAS Y SALIDAS 1 FORMATO DE CORRECCIONES 1 ELABORA Y TURNA. SI HUBO NO 4 CORRECCIONES RECIBE, SE ENTERA Y TURNA. FORMATO DE RECIBE, CORRIGE, EMITE, CORRECCIONES FIRMA Y TURNA. 5 OFICIO DE 6 FORMATO ACLARACION DE 0 CORRECCION FORMATO OFICIO DE DE 1 CORRECCION ACLARACION 0 0 REPORTE RECIBE, FIRMA, DEVUELVE, ANEXA, MENSUAL ELABORA Y ENVIA. CORREGIDO 0 1 7 2 3 REPORTE MENSUAL CORREGIDO 0 1 2 FORMATO DE CORRECCION 0 FORMATO DE CORRECCIONES OFICIO DE ENVIO 0 1 A INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 112
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS UNIDAD APLICATIVA DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO SUBDIRECCION DE SUBDIRECCION DE TESORERIA Y CONTABILIDADAREA DE COMPUTO JEFE DEL ALMACEN AREA DE CONCILIACIONES RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD A RECIBE, 8 FIRMA Y CONCILIA. OFICIO DE ENVIO 0 REPORTE M ENSUAL 0 FORM ATO DE CORRECCIONES 0 ENTRADAS 1 SALIDAS 1 COMPARA, VERIFICA Y 9 DETERMINA. REPORTE REPORTE MENSUA L DE M ENSUAL DE SA LIDAS DE EXISTENCIAS 0 A LMACEN CENTRAL REPORTE S ALIDAS DE M ENSUAL DE A LMACEN CENTRAL EXISTENCIAS CORREGIDO 1 0 ENTRADAS 1 SALIDAS 1 EMITE, REQUISITA, EMITE, FIRMA Y FIRMA,ENTREGA Y ENTREGA. ARCHIVA. NO HUBO SI 10 DIFERENCIAS 11 REPORTE REPORTE DE M ENSUAL DE MOVIMIENTO CONCILIACIONES 0 CONCILIADOS 0 1 1 2 2 FORM ATO DE CORRECCION 0 1 2 3 REPORTE M ENSUAL DE M OVIM IENTO 0 CONCILIADOS 1 2 3 REPORTE REPORTE M ENSUAL DE M ENSUAL DE MOVIMIENTO MOVIMIENTO CONCILIADOS CONCILIADOS 2 1 REPORTE REPORTE M ENSUAL DE M ENSUAL DE RECIBE, SE ENTERA Y ARCHIVA. EXISTENCIAS EXISTENCIAS 2 1 12 REPORTE DE REPORTE DE DIFERENCIAS DIFERENCIAS 2 1 REPORTE FORM ATO DE FORM ATO DE M ENSUAL DE CORRECCIONES CORRECCIONES MOVIMIENTO CONCILIADOS 2 1 2 REPORTE M ENSUAL DE REPORTE EXISTENCIAS M ENSUAL DE RECIBE, REALIZA TRAMITE INTERNO. 2 M OVIM IENTO REPORTE DE CONCILIADOS 3 13 DIFERENCIAS REPORTE 2 M ENSUAL DE FORM ATO DE EXISTENCIAS REPORTE CORRECCIONES 3 M ENSUAL DE 2 REPORTE DE M OVIM IENTO CONCILIADOS DIFERENCIAS 0 3 REPORTE FORM ATO DE M ENSUAL DE CORRECCIONES EXISTENCIAS 3 0 REPORTE DE DIFERENCIAS 0 FORM ATO DE CORRECCIONES TRAM ITE INTERNO 0 FIN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 113
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS9. FORMATOS E INSTRUCTIVOS INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 114
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS FORMATOS E INSTRUCTIVOSC I – 01 CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO ALMACEN CENTRALC I – 02 FORMATO DE DEVOLUCION O RECHAZO AL PROVEEDORC I – 03 FORMATO DE CORRECCION ALMACEN CENTRALC I – 04 REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS (ALMACEN CENTRAL)C I – 05 CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO UNIDADC I – 06 REQUISICION INTERNA AL ALMACEN DE LA UNIDADC I – 07 ALTA POR DONACION DE BIENES DE CONSUMOC I – 08 FORMATO DE ENTREGA DE DONATIVOC I – 09 AGRADECIMIENTO DE DONATIVO INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 115
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO ALMACEN CENTRAL (1)Hoja __________de__________(2)TIPO DE INSUMO: (3)FECHA:(4)CLAVE (5)DESCRIPCION (6)PRESENTACION (7)CONTEO 1 (8)CONTEO 2 (9)CONTEO 3 217BB32210-01-04
  • CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO ALMACEN CENTRALEl formato CI-01 “CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO ALMACEN CENTRAL”,tiene como finalidad establecer un instrumento de carácter administrativo, que permita anotar lasexistencias de insumos en la toma de inventario. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 HOJA _____ DE______ Anotar el número de pagina de inicio y término de que consta el documento. 2 TIPO DE INSUMO Anotar el nombre completo del insumo en referencia 3 FECHA DE EMISION Anotar el día, mes y año de la emisión. 4 CLAVE Indicar la clave del insumo. 5 DESCRIPCION Anotar las características del insumo. 6 PRESENTACION Indicar la presentación del insumo, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, liquido, polvo, etc. 7 CONTEO 1 Anotar las cantidades del primer conteo. 8 CONTEO 2 Anotar las cantidades del segundo conteo. 9 CONTEO 3 Anotar las cantidades del tercer conteo. .
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de MéxicoFORMATO DE DEVOLUCION O RECHAZO AL PROVEEDORSUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES (1)No. de folio____________(2)FACTURA No. (3) FECHA DE LA FACTURA: / / FECHA DE (4) DIA MES AÑO ELABORACION(5) PROVEEDOR: (6) LOTE No.. CANTIDAD (13) (14) (15)(7)No. (8)CLAVE (9)DESCRIPCION (10)PRESENTACION (11) (12) COSTO COSTO OBSERVACIONES SURTIDA DEVUELTA UNITARIO TOTAL (16) ELABORO (17) AUTORIZO (18) RECIBIO ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
  • FORMATO DE DEVOLUCION O RECHAZO AL PROVEEDOREl formato CI-02 “FORMATO DE DEVOLUCION O RECHAZO AL PROVEEDOR”, tiene comofinalidad registrar y controlar las devoluciones de artículos de consumo, que se realizan por partedel almacén central a los proveedores. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 FOLIO Anotar el número consecutivo, correspondiente al formato. 2 FACTURA No. Anotar el numero de la factura con la cual fueron entregados los artículos devueltos al almacén central. 3 FECHA DE LA FACTURA Anotar el día, mes y año en que se elaboró la factura. 4 FECHA DE ELABORACION Anotar el día, mes y año en que se elaboró el formato de devolución. 5 PROVEEDOR Anotar el nombre o denominación de la empresa que surtió los bienes. 6 LOTE No. Anotar el numero de lote con el cual se clasificaron los bienes a devolver. 7 No. Anotar el numero consecutivo de la relación de los bienes en el formato. 8 CLAVE Anotar la clave de identificación de cada artículo devuelto. 9 DESCRIPCIION Anotar la descripción general de cada artículo devuelto. 10 PRESENTACION Anotar el tipo de presentación del artículo devuelto. 11 CANTIDAD SURTIDA Anotar la cantidad de artículos que se surtieron en su momento. 12 CANTIDAD DEVUELTA Anotar la cantidad de los artículos devueltos. 13 COSTO UNITARIO Anotar el costo en pesos, al que se adquieren los bienes. 14 COSTO TOTAL Anotar el importe total en pesos, de los bienes adquiridos. 15 OBSERVACIONES Anotar las causas que originaron la devolución. 16 ELABORO Anotar el nombre y firma del Jefe del Almacén Central. 17 AUTORIZO Anotar el nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales. 18 RECIBIO Anotar el nombre y firma del Proveedor.
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México FORMATO DE CORRECCION ALMACEN CENTRAL FECHA DE (1) DIA MES AÑO ELABORACIONALMACEN CENTRAL (2) FOLIO: (3) LOTE No. (5) (8)CANTIDAD (9) (10) (11)(4)No. CODIGO/ (6) (7)PRESENTACION CANTIDAD COSTO COSTO CAPTURADA CLAVE DESCRIPCION AJUSTADA UNITARIO TOTAL + - (12) JUSTIFICACION: (13) FORMULO (14) REVISO (15) AUTORIZO JEFE DEL ALMACEN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES ABASTO ____________________________________________ ____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA ____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
  • FORMATO DE CORRECCION ALMACEN CENTRALEl formato CI-03 “FORMATO DE CORRECCION ALMACEN CENTRAL”, tiene como finalidadinstrumentar un elemento de carácter administrativo para registrar las correcciones de maneraeficiente y oportuna. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 FECHA DE ELABORACION Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato. 2 FOLIO Anotar el número consecutivo, correspondiente al formato. 3 LOTE No. Anotar el numero de lote asignado con el cual se clasificaron los bienes. 4 No. Anotar el numero consecutivo de la relación de los bienes en el formato. 5 CODIGO/ CLAVE Anotar el código o clave de identificación correspondiente de cada artículo. 6 DESCRIPCIION Anotar la descripción general de cada artículo. 7 PRESENTACION Anotar el tipo de presentación del artículo; Caja, frasco, litro, galón, polvo, pastillas, ampolletas, etc., según sea el caso. 8 CANTIDAD CAPTURADA Anotar la cantidad de artículos que se surtieron inicialmente + - y la diferencia, señalando si es mayor o menor. 9 CANTIDAD AJUSTADA Anotar la nueva cantidad de artículos recibidos. 10 COSTO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos. 11 COSTO TOTAL Anotar el importe total en pesos, de los bienes adquiridos. 12 JUSTIFICACION Anotar los motivos por los que se lleva a cabo la corrección. 13 FORMULO Anotar el nombre y firma del Jefe del Almacén Central. JEFE DEL ALMACEN 14 REVISO Anotar el nombre y firma del Jefe del Departamento de JEFE DEL DEPARTAMENTO Control del Abasto DE CONTROL DE ABASTO 15 AUTORIZO Anotar el nombre y firma del Subdirector de Recursos SUBDIRECTOR DE Materiales. RECURSOS MATERIALES
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS (ALMACEN CENTRAL) No. FOLIO: (1) FECHA DE (2) DIA MES AÑO ELABORACION (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)CLAVE DESCRIPCION PRESENTACION EXISTENCIA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA COSTO COSTO ANTERIOR ACTUAL UNITARIO TOTAL (12) ELABORO (13) REVISO (14) AUTORIZO ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE DEL AREA DE COMPUTO JEFE DEL ALMACEN SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
  • REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS (ALMACEN CENTRAL)El formato CI-04 “REPORTE MENSUAL DE EXISTENCIAS (ALMACEN CENTRAL)”, tiene comofinalidad registrar, controlar y reportar las existencias mensuales del almacén central. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al formato. 2 FECHA DE ELABORACION Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato. 3 CLAVE Anotar el código o clave de identificación correspondiente de cada artículo. 4 DESCRIPCION Detallar las características generales de cada uno de los artículos. 5 PRESENTACION Anotar el tipo de presentación del artículo; caja, frasco, litro, galón, polvo, pastillas, ampolletas, etc., según sea el caso. 6 EXISTENCIA ANTERIOR Anotar la cantidad de artículos que existían antes de realizar el nuevo corte de existencias. 7 ENTRADAS Anotar la cantidad de artículos que ingresan al almacén. 8 SALIDAS Anotar la cantidad de artículos que se les dio salida. 9 EXISTENCIA ACTUAL Anotar la cantidad de artículos existentes al momento de realizar el corte. 10 COSTO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos. 11 COSTO TOTAL Anotar el importe total en pesos, de los bienes adquiridos. 12 ELABORO Anotar el nombre y firma del responsable del Area de Computo. 13 REVISO Anotar el nombre y firma del Jefe del Almacén Central. 14 AUTORIZO Anotar el nombre y firma del Subdirector de Recursos Materiales
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO UNIDAD (1)Hoja __________de__________(2)TIPO DE INSUMO: : (3)FECHA(4)CLAVE (5)DESCRIPCION (6)PRESENTACION (7)CONTEO 1 (8)CONTEO 2 (9)CONTEO 3
  • CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO UNIDADEl formato CI-05 “CATALOGO DE ARTICULOS POR SUMINISTRO UNIDAD”, tiene comofinalidad establecer un instrumento de carácter administrativo, que permita anotar las existenciasde insumos en la toma de inventario. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 HOJA _____ DE______ Anotar el número de pagina de inicio y término de que consta el documento. 2 TIPO DE INSUMO Anotar el nombre completo del insumo en referencia 3 FECHA DE EMISION Anotar el día, mes y año de la emisión. 4 CLAVE Indicar la clave del insumo. 5 DESCRIPCION Anotar las características del insumo. 6 PRESENTACION Indicar la presentación del insumo, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, liquido, polvo, etc. 7 CONTEO 1 Anotar las cantidades del primer conteo. 8 CONTEO 2 Anotar las cantidades del segundo conteo. 9 CONTEO 3 Anotar las cantidades del tercer conteo.
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México REQUISICION INTERNA AL ALMACEN DE LA UNIDAD(1)UNIDAD: (2)FOLIO: (4)FECHA DE RECIBIDA (5)FECHA DE ENTREGA(3)SERVICIO O CENTRO DE SALUD: (6)CLAVE (7)DESCRIPCION (8)PRESENTACION (9)CANTIDAD SOLICITADA (10)CANTIDAD SURTIDA (11)OBSERVACIONES (12) SOLICITO (13) AUTORIZO (14) ENTREGO (15) RECIBIO ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA JEFE DEL SERVICIO/ CENTRO DE SALUD RESPONSABLE DEL ALMACEN/ JEFE DE RECURSOS MATERIALES 217B32210-06-04
  • REQUISICION INTERNA AL ALMACEN DE LA UNIDADEl formato CI-06 “REQUISICION INTERNA AL ALMACEN DE LA UNIDAD”, tiene como finalidadllevar a cabo el registro y control de bienes que solicitan los diferentes servicios en hospitales ocentros de salud en Jurisdicciones Sanitarias. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 UNIDAD Anotar el nombre de la unidad donde se elabora el formato (hospital o jurisdicción) 2 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al formato. 3 SERVICIO O CENTRO DE Anotar el nombre completo o denominación del centro de SALUD salud que solicita insumos. 4 FECHA DE RECIBIDA Anotar el día, mes y año en que se entrega la requisición al almacén de la unidad. 5 FECHA DE ENTREGA Anotar el día, mes y año en que se entregan los insumos. 6 CLAVE Indicar la clave correspondiente a cada uno de los artículos registrados en el formato. 7 DESCRIPCION Anotar detalladamente las características generales de cada uno de los artículos. 8 PRESENTACION Indicar la presentación del insumo, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, liquido, polvo, etc. 9 CANTIDAD SOLICITADA Anotar la cantidad de artículos que solicita el servicio o centro de salud. 10 CANTIDAD ENTREGADA Anotar la cantidad de artículos que surte el almacén de la unidad. 11 OBSERVACIONES Anotar los comentarios a que den lugar las características de los insumos, entre otros. 12 SOLICITO Anotar el nombre y firma del Jefe del servicio o Centro de Salud solicitante. 13 AUTORIZO Anotar el nombre y firma del Jefe del Almacén o Jefe de Recursos Materiales de la Unidad 14 ENTREGO Anotar el nombre y firma de la persona que entrega los bienes solicitados. 15 RECIBIO Anotar el nombre y firma de la persona que recibe los bienes solicitados.
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México ALTA POR DONACION DE BIENES DE CONSUMO (11FOLIO: (2)FECHA: / / (3)DESCRIPCION (4)PRESENTACION (5)CANTIDAD (6)PRECIO UNITARIO (7)TOTAL(8) OBSERVACIONES: (9) JEFE DEL ALMACEN/ RECURSOS MATERIALES (10) ADMINISTRADOR _____________________________________________________ _____________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA 217B32210-07-0
  • ALTA POR DONACION DE BIENES DE CONSUMOEl formato CI-07 “ALTA POR DONACION DE BIENES DE CONSUMO”, tiene como finalidadimplementar un instrumento de carácter administrativo que agilice los tramites para el alta pordonación de bienes de consumo de manera eficiente. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al formato. 2 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato. 3 DESCRIPCION Anotar detalladamente las características generales de cada uno de los bienes donados. 4 PRESENTACION Indicar la presentación de los insumo donados, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, liquido, polvo, etc. 5 CANTIDAD Anotar el numero de unidades de cada artículo. 6 PRECIO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos. 7 TOTAL Anotar el importe total en pesos, de los bienes donados. 8 OBSERVACIONES Anotar los comentarios a que den lugar las características de los insumos, donados. 9 JEFE DE ALMACEN/ Anotar nombre completo y firma del titular del almacén o JEFE DE RECURSOS del área de Recursos Materiales. MATERIALES 10 ADMINISTRADOR Anotar el nombre completo y la firma del administrador de la unidad.
  • Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de MéxicoFORMATO DE ENTREGA DE DONATIVO (11FOLIO: (2)FECHA: / /(3)PRESENTE.(4)EL QUE SUSCRIBE _________________________________________________________________________________________________________________________________________(5)DOMICILIO________________________________________________________________________________________________________________________________________________HACE ENTREGA DE ESTE DONATIVO A ESTA INSTITUCOION: (6)DESCRIPCION (7)PRESENTACION (8)CANTIDAD (9)PRECIO UNITARIO (10)TOTAL (10)TOTALLO ANTERIOR CON EL PROPOSITO DE QUE ESTE SEA DESTINADO EN VENEFICIO DE LOS PACIENTES QUE ACUDEN A ESTE CENTRO DE ATENCION DEL ISEM Y QUECARECEN DE RECURSOS.- (11) ATENTAMENTE EL DONANTE _____________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA
  • FORMATO DE ENTREGA DE DONATIVOEl formato CI-08 “FORMATO DE ENTREGA DE DONATIVO”, tiene como finalidad establecer uninstrumento de carácter administrativo que agilice la entrega de los donativos de manera eficaz. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al formato. 2 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato. 3 PRESENTE Anotar el nombre completo del titular del Instituto de Salud del Estado de México. 4 EL QUE SUSCRIBE Anotar el nombre completo del donante. 5 DOMICILIO Anotar el domicilio del donante: Calle, numero, colonia, código postal, localidad, municipio y estado. 6 DESCRIPCION Anotar detalladamente las características generales de cada uno de los bienes donados. 7 PRESENTACION Indicar la presentación de los insumo donados, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, liquido, polvo, etc. 8 CANTIDAD Anotar el numero de unidades de cada artículo. 9 PRECIO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos. 10 TOTAL Anotar el importe total en pesos, de los bienes donados. 11 ATENTAMENTE EL DONANTE Anotar el nombre completo y la firma del donante.
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de MéxicoAGRADECIMIENTO DE DONATIVO(11UNIDAD: (21FOLIO: (3)FECHA / /(4)C. _______________________________________________________________________________________________________________PRESENTE. EN REPRESENTACION DEL C. DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO, DESEO AGRADECERLE MUY CUMPLIDAMENTE, EL DONATIVO QUE RECIBIMOS DE SU PARTE, EL CUAL SERA DESTINADO PARA LA ATENCION DE LOS PACIENTES DE ESTA INSTITUCION. POR LO QUE NOS SERNTIMOS MUY HONRADOS DE QUE PERSONAS COMO USTED CON UN ALTO SENTIDO SOCIAL, APOYEN LAS ACCIONES DE INSTITUCIONES PUBLICAS COMO ESTE ORGANISMO, QUE TIENE COMO FINALIDAD EL OTORGAMIENTO DE SERVICIOS DE SALUD A LA POBLACION QUE CARECE DE LOS VENEFICIOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL, LO QUE PERMITIRA LA ATENCION DE LOS MISMOS EN MEJORES CONDICIONES DE CALIDAD Y CALIDEZ, COMO LO HA ESTABLECIDO EL EJECUTIVO FEDERAL Y ESTATAL. SIN OTRO PARTICULAR POR EL MOMENTO, HAGO PROPICIA LA OPRTUNIDAD PARA ENVIARLE UN CORDIAL SALUDO. (51ATENTAMENTE ________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA TITULAR/ ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD C I – 09 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 2
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS FORMATO AGRADECIMIENTO DE DONATIVOEl formato CI-09 “FORMATO AGRADECIMIENTO DE DONATIVO”, tiene como finalidadestablecer un instrumento de carácter oficial que permita dar constancia de los donativosrecibidos por las unidades del Instituto, a través del agradecimiento por escrito. INSTRUCTIVO DE LLENADO 1 UNIDAD: Anotar el nombre de la unidad que recibe la donación. 2 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al formato. 3 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato. 4 C. Anotar el nombre completo del donante. 5 ATENTAMENTE: Anotar nombre y firma del titular o administrador de la unidad receptora del donativo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 3
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS10. DESCRIPCION DE SIMBOLOGIA INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 4
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DESCRIPCION DE SIMBOLOGIAPara la elaboración de los diagramas se utilizaron símbolos o figuras que representan a cada persona,puesto o unidad administrativa que tiene relación con el procedimiento, lo cual se presenta por medio decolumnas verticales. Las formas de representación fueron en consideración a la simbología siguiente: INICIO/FINAL DEL Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para PROCESO indicar el principio de un proceso se anotará la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribirá la palabra FIN. OPERACION Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o mental, se utilizará este símbolo, el cual muestra las principales fases del procedimiento, empleándose cuando el material, formato o la propia acción va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc.; se anotará dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las verificaciones o actividades combinadas únicamente; del mismo modo se escribirá una breve descripción al margen del símbolo de lo que sucede en ese paso. INSPECCION El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, revisión, verificación, o bien cuando se examine una acción, una forma o una actividad; así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad. ACTIVIDAD Figura que se utiliza en los casos en que en un mismo paso se realiza tanto COMBINADA una operación como una verificación. LINEA CONTINUA La línea continua marca el flujo de información, documentos o materiales que se están realizando en el área; su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical; puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier símbolo empleado. LINEA DE GUIONES Este símbolo es empleado para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se termina con una pequeña línea vertical. LINEA DE ZIGZAG Se utiliza para señalar que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, telex, fax, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continua. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 5
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSFORMATO IMPRESO Como su nombre lo indica, esta representación se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, inspección o actividad combinada, indicando dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el caso de graficarse un original se utilizará la letra "O". Cuando el número de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias, esta disposición se ejercerá cuando el juego de los formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se anotará una "X" y en el último una "N". Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo lleno. FORMATO NO Este símbolo indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo IMPRESO que no está impreso, se distingue del anterior, únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales, pudiendo ser un machote. PAQUETE DE En este caso, la figura se emplea para representar un conjunto de materiales, MATERIALES dinero o todo aquello que sea en especie. REGISTRO Y/O Tiene como función representar un control o libro de registros, se usará CONTROLES cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control, aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra información, llegará al símbolo una línea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la línea debe ser de guiones terminando de igual manera en el símbolo. DESTRUCCION Este signo representa el destino final del documento cuando por diversas DEDOCUMENTOS causas ya no es necesaria su participación en el procedimiento en estudio.ARCHIVO TEMPORAL La situación de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un período indefinido para después utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 6
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOSARCHIVO DEFINITIVO Esta representación marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en una actividad se archive y concluya el proceso, es válido utilizar, ambos símbolos (archivo definitivo y FIN) DECISIÓN Símbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.INTERRUPCION DEL En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar PROCESO alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario de realizar o reunir una determinada situación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad. ANEXO DE El empleo de este símbolo indica que dos o más documentos se anexan para DOCUMENTOS concentrarse en un sólo paquete, el cual permita identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. FUERA DE FLUJO Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el proceso. CONECTOR DE Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación PROCEDIMIENTOS de otro(s) Es importante anotar dentro del símbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.CONECTOR DE HOJA Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño EN UN MISMO que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hacen más PROCEDIMIENTO complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deberá utilizar el menor número de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los símbolos de tal manera que sólo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribirá dentro de la figura una letra (mayúscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando con la secuencia del mismo. INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 7
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS11. VALIDACION INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 8
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS VALIDACIONEl presente Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios, queda formalmentevalidado por los siguientes servidores públicos del Instituto de Salud del Estado de México, en laCiudad de Toluca de Lerdo, Estado de México, el ____ de _____________________ del 200__ ____________________________________ DR. ENRIQUE GOMEZ BRAVO TOPETE SECRETARIO Y DIRECTOR GENERAL _____________________________________ LIC. ALEJANDRO GUTIERREZ ORDAZ ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ________________________________ ________________________________LIC. JUAN MANUEL CAMACHO CABALLERO M EN A. FRANCISCO BERTERAME BARQUIN ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA DIRECTOR DE ADMINISTRACION DIRECCION DE FINANZAS ________________________________ ________________________________ C.P. ALFREDO CEBALLOS LECHUGA L.A.E. MARTHA MEJIA MARQUEZ SUBDIRECTOR DE TESORERIA Y JEFA DE LA UNIDAD DE MODERNIZACION CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 9
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS________________________________ ________________________________ C.P. JOSE LUIS MEJIA BECERRA SR. HUGO ANTONIO ESPINOZA LASTIRI JEFE DELDEPARTAMENTO DE SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES CONTABILIDAD ________________________________ DR. JORGE CAMARILLO MUÑOZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ABASTO ________________________________ ING. JULIAN HUERTA CANTINCA JEFE DEL ALMACEN TOLUCA ________________________________ SR. ARNALDO GARZA PRIETO JEFE DEL ALMACEN TULTITLAN INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 10
  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS 12. HOJA DE ACTUALIZACIONManual de Procedimientos para el Control de Inventarios; Toluca México, noviembre de 2004.© MP/ 076 Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios Responsable de su elaboración: Sr. Hugo Espinoza Lastiri.- Subdirector de Recursos Materiales Ing. Julián Huerta Cantinca.- Jefe del Almacén Toluca Dr. Jorge Camarillo Muñoz.- Jefe del Departamento de Control de Abasto Responsable de su integración: L.A.E. Martha Mejía Márquez.- Jefa de la Unidad de Modernización Administrativa Lic. Armando Santín Pérez.- Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional Lic. Aldo Bastida Zamora.- Analista Toluca, México Noviembre, 2004 INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO 11