Die Kommunikationsberater




Die Bedeutung von
Governance und Controlling für das Intranet




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ICOM GmbH – Wer sind wir und für wen arbeiten wir?

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Beratungsleistungen für Intranet- und Portalprojekte




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Intranet Controlling &
                    Intranet Governance
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Intranet Status Quo




                      Intranets werden von Unternehmen weltweit eingesetzt

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Intranet Status Quo


                                                           Redaktion

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Entwicklung von Governance und Controlling


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Entwicklung von Governance und Controlling


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Intranet Controlling




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Entwicklung von Governance und Controlling
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Entwicklung von Governance und Controlling


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Entwicklung von Governance und Controlling




                               Tendenzen


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                                          24.09.2008 / 14
Intranet Controlling




                      Was kann Controlling für
                        ein Intranet leisten?     ...
Intranet Controlling



                            INDEX INTERNE
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Intranet Controlling

                             Anforderungen an das Intranet Controlling
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Intranet Controlling

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24.09.2008 / 19
Ist der Spielplatz sauber?
                   Sind die Geräte sicher zu
                           benutzen?
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Wie viele Kinder haben
                    den Balken benutzt?
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Wie viele Kinder haben
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„Wer den Nutzen immaterieller Werte messen
                   kann, hat den heiligen Gral des
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Intranet Controlling

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Intranet Controlling




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Intranet Governance
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Intranet Governance




                     Was kann Governance für            Verankerung in der
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Intranet Governance

                            Schlüsselelemente
                            ► Aufbauorganisation

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Intranet Governance




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Polizeipräsidium,
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Leadership
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Leadership




                    Warum braucht ein Intranet
                          Leadership?                  Alle ...
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Mami und Papi greifen
                    ein, wenn es notwendig
                   ist. Hoffentlich lassen sie
          ...
Leadership




                   Controlling                Governance
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Intranet Forum Zurich Vortrag Jürgen Mirbach

  1. 1. Die Kommunikationsberater Die Bedeutung von Governance und Controlling für das Intranet ICOM Die Kommunikationsberater Bierstadter Straße 23 65189 Wiesbaden Tel.: +49 (0) 611/58 016 - 80 Fax: +49 (0) 611/58 016 - 88 www.icom-media.de Zürich, 02.12.2008 Jürgen Mirbach, Partner j.mirbach@icom-media.de
  2. 2. ICOM GmbH – Wer sind wir und für wen arbeiten wir? Das Unternehmen im Überblick Unternehmensdaten Auszug aus der Kundenliste Die ICOM GmbH ist eine 100%-ige Tochter der Atkon AG. Die gesamte Gruppe machte in 2007 11,1 Mio. Euro Umsatz. Standort der ICOM GmbH ist Wiesbaden. Die ICOM beschäftigt ca. 10 Mitarbeiter. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 2
  3. 3. Beratungsleistungen für Intranet- und Portalprojekte Analyse Strategie Konzept Usability Governance © ICOM GmbH 2008 Controlling 24.09.2008 / 3
  4. 4. Intranet Controlling & Intranet Governance © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 4
  5. 5. Intranet Status Quo Intranets werden von Unternehmen weltweit eingesetzt Intranets stecken weltweit noch in den Kinderschuhen … vom Intranet zum Employee Portal. Das Intranet ist das elektronische Rückrat der Unternehmen. 70% der Mitarbeiter würden die News auf der Startseite des Intranets vermissen, wenn es sie nicht mehr gäbe © ICOM GmbH 2008 Das Intranet gehört zur Infrastruktur der Unternehmen. 24.09.2008 / 5
  6. 6. Intranet Status Quo Redaktion … … Controlling und Governance Die Arbeit am Inhalt ist und bleibt die wichtigste Aufgabe. © ICOM GmbH 2008 Controlling und Governance sind Hilfsdisziplinen zur Unterstützung der Kernaufgabe. 24.09.2008 / 6
  7. 7. Entwicklung von Governance und Controlling Intranet-Entwicklungsstufen 4 Business Value 3 2 Enterprise Integrierter 1 Kollaboration Information Arbeitsplatz Information und Wissen Portal und ESS Informations-Gebrauch § News zusätzlich zusätzlich zusätzlich § Teamorganisation § Operative § Zugriff auf viele/ § Corporate via Portal Prozesse, z.B. alle Anwendungen Information § Internes Networking § Vorstellung von Einkauf online und Informationen §… § Funktionsbezogene für die tägliche Abteilungen § Handbücher etc. Arbeit via Intranet Inhalte über §… § Kommunikation Vorteile in der Verfahren und § Employee Self Nutzung durch Abläufe … möglicherweise § ... Personalisierung Services § ... (Rolle, Hierarchie schon über Unter- © ICOM GmbH 2008 etc.) nehmensgrenzen hinweg. 24.09.2008 / 7
  8. 8. Entwicklung von Governance und Controlling Intranet-Entwicklungsstufen 4 Business Value 3 2 Enterprise Integrierter 1 Kollaboration Information Arbeitsplatz Information und Wissen Portal und ESS Informations-Gebrauch § Aufgabe einer Governance einzelnen Abteilung § IA, Design, Inhalte § Qualtitäts- management § Usability § Nutzung Controlling § Zufriedenheit § Techn. Leistung © ICOM GmbH 2008 § ROI schwer zu berechnen 24.09.2008 / 8
  9. 9. Intranet Controlling „Da haben Sie ja schön gerechnet. Sie bekommen das Budget aber tun Sie mir den Gefallen, diese Rechnung nie wieder aufzumachen.quot; © ICOM GmbH 2008 In vielen Fällen ist die Aufrechnung von ersparter Zeit als Argumentation für Intranet-Investitionen nicht überzeugend. 24.09.2008 / 9
  10. 10. Entwicklung von Governance und Controlling © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 10
  11. 11. Entwicklung von Governance und Controlling Intranet-Entwicklungsstufen 4 Business Value 3 2 Enterprise Integrierter 1 Kollaboration Information Arbeitsplatz Information und Wissen Portal und ESS Informations-Gebrauch § Aufgabe einer zusätzlich Governance § Nutzerverhalten einzelnen § Schnittstellen Abteilung § IA, Design, Inhalte § Einheitliche Tools § Qualtitäts- § Nutzerrechte § Lenkungskreis management § Usability § Nutzung zusätzlich Controlling § Prozessanalyse: § Zufriedenheit § Techn. Leistung © ICOM GmbH 2008 Zeit, Qualität, § ROI schwer zu Kosten § ROI schwer zu berechnen berechnen 24.09.2008 / 11
  12. 12. Entwicklung von Governance und Controlling © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 12
  13. 13. Entwicklung von Governance und Controlling Tendenzen Intranet-Inhalte werden auf vielfältige Weise in die tägliche Arbeit eingebunden. Eine geschärfte Sichtweise für das Controlling ist gefragt. Immer mehr Personen werden aktiv die Inhalte des Intranets mitgestalten. Sie werden nicht mehr formell als Autoren o.ä. an die Redaktionsarbeit herangeführt. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 13
  14. 14. Intranet Controlling © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 14
  15. 15. Intranet Controlling Was kann Controlling für ein Intranet leisten? Zielerreichung nachweisen ► Fragen beantworten: ► Beispiel: Wie viele Mitarbeiter nutzen welchen Inhalt/welche Funktion wie oft? Steuerung ermöglichen ► Beitrag des Intranets zur Wettbewerbs- ► fähigkeit gewährleisten © ICOM GmbH 2008 Wie kann Intranet Controlling durchgeführt werden, dass der Nutzen des Intranets optimal dargestellt wird? 24.09.2008 / 15
  16. 16. Intranet Controlling INDEX INTERNE Web Excellence Forum: KOMMUNIKATION® IntraQM Balanced Scorecard Genereller Ansatz: Zusammenarbeit AK Kommunikations- controlling des DPRG und Intranet Cockpit des Controllervereins © ICOM GmbH 2008 Viele Ansätze – ein Ziel: Professionalisierung des Controlling 24.09.2008 / 16
  17. 17. Intranet Controlling Anforderungen an das Intranet Controlling ► Anerkannte Systematik & Methoden ► Definitionen & Begriffe ► Konsistente Methoden ► Vergleichbarkeit der Ergebnisse ► Interjahresvergleiche ► Benchmarking mit anderen Unternehmen ► Aussagekraft im Sinne der Zielvorgabe ► Orientierung geben: Wo stehen wir und in welche Richtung geht es? ► Fortschritt/Veränderungen sichtbar machen: ► Ausgangspunkt für Optimierungen/Maßnahmen © ICOM GmbH 2008 Unterm Strich: You simply can‘t manage what you don‘t measure Nebeneffekt: Controller im Unternehmen sind ebenfalls glücklich 24.09.2008 / 17
  18. 18. Intranet Controlling Ziele setzen und Zielvereinbarungen treffen Optimieren Planen Evaluieren Umsetzen © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 18
  19. 19. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 19
  20. 20. Ist der Spielplatz sauber? Sind die Geräte sicher zu benutzen? Haben die Geräte alle ein einheitliches Erscheinungsbild? © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 20
  21. 21. Wie viele Kinder haben den Balken benutzt? © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 21
  22. 22. Wie viele Kinder haben Balancieren gelernt? © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 22
  23. 23. „Wer den Nutzen immaterieller Werte messen kann, hat den heiligen Gral des Rechnungswesens gefunden“ © ICOM GmbH 2008 Kaplan/Norton, Harvard Business Manager, Mai 2004, S.18ff 24.09.2008 / 23
  24. 24. Intranet Controlling Ziele setzen und Zielvereinbarungen treffen Abweichungs- analyse und Optimieren Planen Maßnahmen Evaluieren Umsetzen Vereinbarte Kennzahlen erheben © ICOM GmbH 2008 Der Controlling-Kreislauf ist uns gut bekannt. Wer folgt konsequent den Schritten des Kreislaufs? 24.09.2008 / 24
  25. 25. Intranet Controlling Intranet Controlling Kommunikations- Methoden plattformen © ICOM GmbH 2008 Intranet Controlling ohne Kommunikation? Funktioniert nicht. 24.09.2008 / 25
  26. 26. Intranet Governance © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 26
  27. 27. Intranet Governance Was kann Governance für Verankerung in der ► ein Intranet leisten? Unternehmensorganisation Weiterentwicklung des Intranets vom ► reinen Kommunikationsmedium zum Werkzeug für die tägliche Arbeit unterstützen Bildung von Strukturen, damit Prozesse ► verbindlich ablaufen können Festschreiben von Qualitätskriterien ► Governance strukturiert das Zusammenspiel © ICOM GmbH 2008 vieler Akteure mit unterschiedlichen Interessen und Entscheidungslogiken in Verantwortlichkeiten, mit Regeln/ Vorgaben und durch Prozesse. 24.09.2008 / 27
  28. 28. Intranet Governance Schlüsselelemente ► Aufbauorganisation ► Ownerships (Intranet, Inhalte) ► Prozesse Neu, Aktualisierung, Verschlagwortung (Tagging?), … ► Inhalte: ► Spielregeln ► Inhalte ► Konzeptionelle Weichenstellungen ► Design ► Inhalte ► Technik © ICOM GmbH 2008 Intranet Governance ist zum größten Teil Content Management. 24.09.2008 / 28
  29. 29. Intranet Governance Kooperation Weisung Weiche Steuerung Harte Steuerung Informelle Anordnung, Information, Verhandlung Weisung, Androhen von Fachliche Überzeugung, Befehl – mit dem Ziel Regelungen Regelung Zusammen- eines Konsens Nutzung der führen von und Hierarchie/ Akteuren Kooperation Eskalations- pfade © ICOM GmbH 2008 Intranet Governance schafft im Prinzip immer Grundlage für eine harte Steuerung. Das Ziel ist ein anderes. 24.09.2008 / 29
  30. 30. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 30
  31. 31. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 31
  32. 32. Polizeipräsidium, © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 32
  33. 33. Leadership © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 33
  34. 34. Leadership Warum braucht ein Intranet Leadership? Alle Intranet-Stakeholder einbeziehen, ► vom Intranet begeistern Alle Intranet-Autoren zu stolzen Online- ► Redakteuren („im Nebenberuf“) machen Mittel- bis langfristige Weiterentwicklung ► des Intranets vordenken - in einer Mission mitteilen © ICOM GmbH 2008 Begeisterung, Anerkennung und Belohnung sind die stärksten Motivatoren. 24.09.2008 / 34
  35. 35. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 35
  36. 36. Mami und Papi greifen ein, wenn es notwendig ist. Hoffentlich lassen sie mich in Ruhe spielen. Einfache Regeln. Gesunder Menschenverstand reicht. © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 36
  37. 37. Leadership Controlling Governance © ICOM GmbH 2008 24.09.2008 / 37
  38. 38. Mehr Informationen: www.icom-media.de .ICOM - Die Kommunikationsberater Bierstadter Straße 23 65189 Wiesbaden Tel.: +49 (0) 611/580 16-80 Fax: +49 (0) 611/580 16-88 www.icom-media.de © ICOM GmbH 2008 Jürgen Mirbach, Partner j.mirbach@icom-media.de 24.09.2008 / 38

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