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  • 1. página 1 de 323 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA CÓDIGOALCALDIA 010SECRETARIA DE GOBIERNO 100COMISARIA DE FAMILIA 110INSPECCION DE POLICIA Y TRANSITO 120ALMACEN 130ARCHIVO MUNICIPAL 140DIRECCION LOCAL DE SALUD 200SECRETARIA DE HACIENDA 300SECRETARIA DE PLANEACION 400EXTENSION CULTURAL 500BIBLIOTECA 510ESCUELA DE MUSICA 520
  • 2. página 2 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 01.01 ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 01.02 ACCIÓN DE TUTELA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 01.03 ACCIONES POPULARES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02.01 ACTAS 010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 02.02 DECRETOS 010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 02.03 RESOLUCIONES 010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA MENORES DE EDAD 110 COMISARÍA DE FAMILIA AUTORIZACIONES DE EXTENSIONES DE HORARIO EN LOCALES 03.02 COMERCIALES 010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE GOBIERNO 03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE BIENES 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE SEMOVIENTES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 03.05 PERMISOS AMBIENTALES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO PÚBLICO 010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 04 CENSOS 04.01 CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 04.02 CENSO GEOGRÁFICO DEL MUNICIPIO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 04.03 CENSO POBLACIONAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 04.04 CENSO SISBEN 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN) 05 COMPROBANTES 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN 130 ALMACÉN 05.04 COMPROBANTES DE NÓMINA 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
  • 3. página 3 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 06 COMUNICACIONES OFICIALES 06.01 CERTIFCADOS Y CONSTANCIAS TODAS LAS SECRETARÍAS 06.02 CIRCULARES TODAS LAS SECRETARÍAS 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN TODAS LAS DEPENDENCIAS 100 GOBIERNO,110 COMISARÍA DE FAMILIA,120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES TRANSITO 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS TODAS LAS DEPENDENCIAS 07 CONCEPTOS 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS TODAS LAS SECRETARÍAS 08 CONTRATOS 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDADOR) 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.02 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO (ARRENDATARIO) 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.03 CONTRATOS DE COMODATO 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITO 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 09 CONTRAVENCIONES 09.01 CONTRAVENCIONES DE POLICÍA Y TRANSITO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 10 CONVENIOS 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS
  • 4. página 4 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 11 DECLARACIONES 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 11.02 DECLARACIONES EXTRAPROCESO O EXTRAJUICIO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 11.03 DECLARACIONES POR RECAUDO DE IMPUESTOS MUNICIPALES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 11,04 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 12 DECOMISOS 12.01 DECOMISOS 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 13 DEMANDAS 13.01 DEMANDAS A FAVOR 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 13.02 DEMANDAS EN CONTRA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 110 COMISARÍA DE FAMILIA, 120INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 14 DENUNCIAS 14.01 DENUNCIAS 15 ESTADÍSTICAS 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 16 ESTUDIOS ESTUDIOS DE DISEÑO Y EJECUCIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA 16.01 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL 16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 16.03 ESTUDIOS FINANCIEROS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
  • 5. página 5 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE ESCUELAS RURALES Y URBANAS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) 17 HISTORIAS HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y 17.02 300 SECRETARÍA DE HACIENDA COMERCIALES 17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS RENTAS VARIAS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS 130 ALMACÉN 17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO) 17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO) 17.07 HISTORIAS DE PREDIOS 400 SECRETARIA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) 17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES 130 ALMACÉN 17.09 HISTORIAS SALUD OCUPACIONAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 17.10 HISTORIAS DE VEHICULOS 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) 17.11 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO) HISTORIAS GERONTOLOGICAS 17.12 HISTORIAS LABORALES 010 ALCALDÍA, 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN), 140 ARCHIVO 18 INFORMES 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO 130 ALMACÉN 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO TODAS LAS SECRETARIAS 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD TODAS LAS SECRETARÍAS 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO TODAS LAS DEPENDENCIAS
  • 6. página 6 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 18.06 INFORMES COMPARENDOS AMBIENTALES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 18.07 INFORMES COMPARENDOS DE TRANSITO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 18.08 INFORMES CONTABLES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.09 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO 130 ALMACÉN 18.10 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA 130 ALMACÉN 18.11 INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 130 ALMACÉN 18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL INTERNO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO) 18.14 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO 130 ALMACÉN 18 INFORMES 18.15 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA 130 ALMACÉN 18.16 INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 130 ALMACÉN 18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES BANCARIAS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 18.22 INFORMES DE MINERÍA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 18.23 INFORMES DE MULTAS DE TRANSITO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 18.24 INFORMES DE NÓMINA 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES CATASTRALES 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 18.26 INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18 INFORMES 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS MUNICIPALES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS 010 ALCALDÍA, 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.29 INFORMES DE SALIDA DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS 130 ALMACÉN 18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICAS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS TODAS LAS SECRETARÍAS 18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN 130 ALMACÉN 18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO 300 SECRETARÍA DE HACIENDA
  • 7. página 7 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 18.35 INFORMES PREFACTURADO INDUSTRIA Y COMERCIO 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.36 INFORMES PRESUPUESTALES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 18.37 INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA), 400 SECRETARÍA DE 19 INSTRUMENTOS DE CONTROL 19.01 BITÁCORAS DE UMATA Y OBRAS PÚBLICAS PLANEACIÓN 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS TODAS LAS SECRETARÍAS 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES TODAS LAS DEPENDENCIAS 19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO 010 ALCALDÍA, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL 100 SECRETARIA DE GOBIERNO(EDUCACIÓN) 19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO) 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS TODAS LAS DEPENDENCIAS 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL TODAS LAS DEPENDENCIAS 19.10 LIBROS CONTABLES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TODAS LAS DEPENDENCIAS 20 INVENTARIOS 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO 130 ALMACÉN 20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS 130 ALMACÉN 130 ALMACÉN, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR INVENTARIO DE ELEMENTOS ORTOPÉDICOS 20.04 DEL ANCIANO 20.05 INVENTARIO INSTRUMENTOS MUSICALES 130 ALMACÉN, 520 ESCUELA DE MÚSICA 20.06 INVENTARIO DEL PARQUE AUTO MOTOR 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 20.07 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS 130 ALMACÉN, 510 BIBLIOTECA
  • 8. página 8 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS 130 ALMACÉN 20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS 130 ALMACÉN 20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES. 130 ALMACÉN 20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 20.12 INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS 100 GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO) 21 LICENCIAS 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 21.02 LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 21.04 LICENCIAS DE EXHUMACIÓN 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LOCALES 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 21.06 LICENCIAS DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN 400 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 21.08 LICENCIAS DE RELOTEO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE 140 ARCHIVO MUNICIPAL 21.10 LICENCIAS DE URBANISMO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 22 LICITACIONES Y CONCURSOS 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS RESPECTIVAS 23 MANUALES 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO HUMANO 23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO 23.04 MANUALES DE PERFILES , FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 23.06 MANUALES DEL MECÍ 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO
  • 9. página 9 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 24 MAPAS DE RIESGOS. 24.01 MAPAS DE RIESGOS. 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 25 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 25.01 MARCOS FISCAL A MEDIANO PLAZO 300 SECRETARIA DE HACÍENDA 26 NÓMINA 26.01 NÓMINA 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 27 PLANES 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA CONTROL INTERNO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO) 27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 27.05 PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.06 PLAN DE ACCIÓN 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO 27.07 PLAN DE CONTINGENCIA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO) 27.08 PLAN DE DESARROLLO CULTURAL 500 EXTENSIÓN CULTURAL 27.09 PLAN DE EMERGENCIA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 27.10 PLAN DE MANTENIMIENTO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO DE VÍAS TERCIARIAS 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO(CONTROL INTERNO) 27.13 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.14 PLAN DECENAL DE CULTURA 500 EXTENSIÓN CULTURAL 27.15 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN) 27.16 PLAN FINANCIERO 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 27.17 PLAN INDICATIVO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN (POAI) 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.19 PLAN TERRITORIAL DE SALUD 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 27.20 PLANES DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 520 BIBLIOTECA 27.21 PLANES DE DESARROLLO DE OBRAS PÚBLICAS 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
  • 10. página 10 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 27.22 PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.23 PLANES DE SANEAMIENTO BÁSICO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.25 PLANES DE MOVILIDAD 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN) 28 PRESUPUESTOS 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS 600 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) 28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 29 PROCESOS 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14 AÑOS 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.06 PROCESO ADMINISTRTIVO DE RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.07 PROCESO ADMINISTRATIVO DE SEPARACIÓN DE BIENES 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO CONTRACTUAL 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN MENORES DE EDAD 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS 130 ALMACÉN 300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO (ASESORÍA JURÍDICA)
  • 11. página 11 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 29.13 300 SECRETARÍA DE HACIENDA , 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO PROCESO DE COBRO PERSUASIVO (ASESORÍA JURÍDICA) 29.14 PROCESO DE FILIACIÓN EXTRAMATRIMONIAL 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.17 PROCESO POR VIOLACION A LA NORMA SANITARIA Y AMBIENTAL 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA ALIMENTARIA 110 COMISARÍA DE FAMILIA 29.19 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS 130 ALMACÉN 29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS 130 ALMACÉN 29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO (ASESORÍA JURÍDICA), 400 PATRIMONIO Y ZONAS VERDES SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE TRANSITO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO ( ASESORÍA JURÍDICA) 29.25 PROCESOS POLICIVOS 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE 30 PROGRAMAS 30.01 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS 30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA POBLACIÓN DESPLAZADA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO 30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOSOCIAL 110 COMISARÍA DE FAMILIA 30.05 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO) 30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE NORMAS DE TRANSITO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO)
  • 12. página 12 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN ESPECIAL 100 GOBIERNO (EDUCACIÓN) 30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL TIEMPO LIBRE 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES) 30.10 PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA JUVENTUD 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES) 30.11 PROGRAMA DE GOBIERNO 010 ALCALDÍA, 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE INSTITUCIONES DEL SECTOR 30.12 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) EDUCATIVO EN LA REGIÓN 30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL ESPACIO PÚBLICO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO, 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÒN 30.14 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LA MALLA VIAL 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 30.15 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE OBRAS PÚBLICAS 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 30.16 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN MEMORIA CULTURAL 500 EXTENSIÓN CULTURAL 30.17 PROGRAMA DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL AMBULATORIA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES ESCOLARES 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA EDAD 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (CENTRO DE BIENESTAR DEL ANCIANO) 30.23 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN AMBIENTAL 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (UMATA) 30.24 PROGRAMAS ESPECIALES DE DESARROLLO COMUNITARIO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO ( DESARROLLO COMUNITARIO) 30.25 PROGRAMAS NO FORMALES DE EDUCACIÓN ARTÍSTICA 500 EXTENSIÓN CULTURAL 31.01 PROYECTOS CULTURALES 500 EXTENSIÓN CULTURAL 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 010 ALCALDÍA, SECRETARIA DE GOBIERNO 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN TODAS LAS SECRETARÍAS 31.04 PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 31.05 PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES)
  • 13. página 13 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) 32 QUERELLAS 32.01 QUERELLAS 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 33 REGISTROS 33.01 REGISTROS DE BENEFICIARIOS DEL SISBEN 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (SISBEN) 33.02 REGISTROS DE CLASIFICACIÓN, FACETACION Y ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO 510 BIBLIOTECA 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 010 ALCALDÍA, TODAS LAS SECRETARÍAS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA) 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO (DEPORTES) 33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 300 SECRETARÍA DE HACIENDA 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS TODAS LAS DEPENDENCIAS 33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO 120 INSPECCIÓN DE POLICÍA Y DE TRANSITO 33.09 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 33.10 REGISTROS DE MARCAS DE GANADO 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO 33.11 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (DEPORTES) 33.13 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE INSTRUMENTOS MUSICALES 520 ESCUELA DE MÚSICA 33.14 REGISTROS DE PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO 510 BIBLIOTECA 33.15 REGISTROS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES 010 ALCALDÍA, SECRETARÍAS 33.17 REGISTROS DE VEHÍCULOS DEL MUNICIPIO 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN)
  • 14. página 14 de 323 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALESCÓD. SERIE CÓD. SUBSERIE DEPENDENCIA 34 REPORTES 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 100 SECRETARIA DE GOBIERNO (EDUCACIÓN) 34.03 REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 34.04 REPORTE SEMANAL DE INSCRIPCIÓN DE POBLACIÓN DESPLAZADA 100 SECRETARÍA DE GOBIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN ) 34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD 35 TÍTULOS 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO 35.02 TÍTULOS Y VALORES 010 ALCALDÍA, SECRETARÍA DE GOBIERNO
  • 15. página 15 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS010 02 02.01 ACTAS 1 4 X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DEL CONSEJO DE GOBIERNO hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACTAS archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia CONVOCATORIA A LA REUNIÓN del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San LISTADO DE ASISTENCIA Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ANEXOS soportadas con el acta correspondiente. ACTOS ADMINISTRATIVOS010 02 02.02 DECRETOS 1 19 X X Regulados porl el articulo 315 de la Constituciòn Polìtica de DECRETOS MUNICIPALES EN GENERAL Colombia, los Decretos Municipales se digitalizaran para garantizar la conservaciòn del soporte papel. Los decretos municipales se DECRETOS DE ADICIÓN PRESUPUESTAL conservaran en el despacho del Alcade, terminado el tiempo de DECRETO retenciòn en el archivo de gestiòn se harà transferencia al archivo ANEXOS central para su conservaciòn permanente.Los decretos de traslado y nombramiento se guardaran en la historia laboral respectiva. D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS010 02 02.03 RESOLUCIONES 1 19 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, RESOLUCIONES DE CAMBIO DE HORARIO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San Luis Antioquia. RESOLUCIONES DE COMPRA DE IMPLEMENTOS RESOLUCIONES DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL
  • 16. página 16 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E RESOLUCIONES MUNICIPALES RESOLUCIÒN ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X los certificados laborales se elaboran a petición del interesado, se CERTIFICADOS LABORALES entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en CERTIFICADOS DE LIBERACIÓN DE PREDIOS un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para la CONSTANCIAS DE DESPACHO Alcaldía Municipal. SOLICITUD CERTIFICADO O CONSTANCIAD S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÌA porque CIRCULARES REGLAMENTARIAS registran aspectos normativos de la Administración Municipal. CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHOS DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
  • 17. página 17 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB CONTRATOS010 08 08.01 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 2 1 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor (ARRENDADOR) Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes ACTA DE CONTRATACIÓN deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente CONTRATO del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva RECLAMACIÓN .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez RESOLUCIÓN cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o COMUNICACIONES digitalizar y eliminar el soporte papel. D S SB CONTRATOS010 08 08.02 (ARRENDATARIO) 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor ACTA DE CONTRATACIÓN Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente REGISTRO PRESUPUESTAL del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez CONTRATO cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o
  • 18. página 18 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o RECLAMACIÓN digitalizar y eliminar el soporte papel. RESOLUCIÓN COMUNICACIONES D S SB CONTRATOS010 08 08.03 CONTRATOS DE COMODATO 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor CONTRATO Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes ANEXOS deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente COMUNICACIONES del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. D S SB CONTRATOS010 010 08.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor LISTA DE PRECALIFICADOS Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente CONVOCATORIA PÙBLICA del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva ESTUDIOS DE EXPERENCIA .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. PROPUESTA TÈCNICA DETALLADA (PTD) PROPUESTA TÈCNICA SIMPLIFICADA(PTS) ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR INFORME DE EVALUACIÒN SOLICITUD PEDIDO DE ALMACÉN O JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO ACTA DE CONTRATACIÓN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL CONTRATO
  • 19. página 19 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ADICIÓN O PRORROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN RESOLUCIÓN COMUNICACIONES CUENTA DE COBRO ANEXOS D S SB CONTRATOS010 08 08.05 CONTRATOS DE EMPRÉSTITOS 12 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor PROYECTO DE ACUERDO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos, ACUERDO MUNICIPAL quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaría ACTA DE AVAL DEL COMFIS respectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato, ESTUDIO ECONÓMICO DE LAS OBRAS O una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INVERSIONES microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. AUTORIZACIÓN DE ENDEUDAMIENTO Y CONCEPTO FAVORABLE. REGISTRO DEL ENDEUDAMIENTO ANTE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CRÉDITO PÚBLICO DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
  • 20. página 20 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E INFORME DE DESTINACIÓN ESPECÍFICA DE LOS RECURSOS. INFORME DE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO DEL MUNICIPIO INFORME DE AHORRO OPERACIONAL INFORME DE INGRESOS CORRIENTES TRANSFERENCIAS PAGADAS INFORME DE INTERESES DE LA DEUDA VIGENCIA ANTERIOR EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE PAGO INFORME DE FONDOS A PIGNORAR D S SB CONTRATOS010 08 08.06 CONTRATOS MÍNIMA CUANTÍA 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos, DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaría AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA respectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato, PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, PLIEGO DEFINITIVO microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. RESOLUCIÓN DE APERTURA ADENDAS (SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA NOTIFICACIÓN RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO
  • 21. página 21 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONTRATOS010 08 08.07 CONTRATOS DE PÓLIZAS Y SEGUROS 2 3 X Transferir 1 año después de terminada la vigencia de la póliza o el PÓLIZAS POR DAÑOS A TERCEROS proceso de reclamación, conservar 5 años màs y eliminar. Nota. PÓLIZAS DE MANEJO Crear expediente para cada reclamación. Todas las transferencias PÓLIZAS A PREVIALCALDÍA deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 22. página 22 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB CONTRATOS010 08 08.08 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor SERVICIOS Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación ACTA DE CONTRATACIÓN del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL CONTRATO ADICIÓN O PRORROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR RECLAMACIÓN RESOLUCIÓN COMUNICACIONES CUENTAS DE COBRO ANEXOS D S SB CONTRATOS 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos, CONTRATOS DE OBRA quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaría DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL respectiva. Transferir un año despueés de la liquidación del contrato, ESTUDIO PREVIO una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES PLIEGO DEFINITIVO RESOLUCIÓN DE APERTURA
  • 23. página 23 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ADENDAS (SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACION ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN
  • 24. página 24 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB CONTRATOS010 08 08.09 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 2 8 X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos deben CONTRATOS DE SUMINISTROS firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez ACTA DE CONTRATACIÓN cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL digitalizar y eliminar el soporte papel. REGISTRO PRESUPUESTAL CONTRATO ADICIÓN O PRORROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR RECLAMACIÓN RESOLUCIÓN CUENTAS DE COBRO COMUNICACIONES ANEXOS D S SB CONVENIOS010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 2 8 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en ESTUDIO PREVIO la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL del convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y PROPUESTA TÉCNICA central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. COMPROMISO PRESUPUESTAL
  • 25. página 25 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONVENIOS 2 8 X010 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ESTUDIO PREVIO Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y
  • 26. página 26 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E PROPUESTA TÉCNICA del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y COMPROMISO PRESUPUESTAL central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB HISTORIAS
  • 27. página 27 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E010 17 17.09 HISTORIAS DE SALUD OCUPACIONAL Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según sea X 4 16 el caso), conservar 20 años Código Contensioso Administrativo "la EXAMEN MÉDICO DE INGRESO prescripción civil caduca a los 10 años, la prescripción legal a los 20 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL años. EXAMEN MÉDICO DE EGRESO EXÁMENES DE CONTROL D S SB HISTORIAS 20 80 X Transferir un año después de desvinculado o pensionado ( según sea010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes y HISTORIA LABORAL funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldía. HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO) ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGO ACTA DE POSESIÓN CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
  • 28. página 28 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXÁMEN MÉDICO DE INGRESO) AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS, TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO ENTRE OTRAS. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO KARDEX LABORAL LIBRANZAS D S SB INFORMES010 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 9 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. INFORME REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) CARTAS DE LA COMUNIDAD D S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de010 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 9 X X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para
  • 29. página 29 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias CARTAS DE LA COMUNIDAD deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES010 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 1 4 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES010 18 18.28 INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS 4 6 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME DE ACTIVIDADES digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar CUENTA DE COBRO soportadas con el acta correspondiente. A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APARTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL. B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN
  • 30. página 30 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E C. INFORMES DE METAS E INDICADORES DEBERAÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CAONTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL010 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS CONSECUTIVOS DE ACTAS 2 8 X Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , CONSECUTIVOS DE ACUERDOS 2 8 X digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al CONSECUTIVOS DE DECRETOS 2 8 X Archivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,010 19 19.03 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES 1 9 digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al OFICIALES Archivo Histórico de la Alcaldía Municipal. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,010 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al SERVICIOS Archivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 31. página 31 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL010 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL010 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL010 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardarà la Tabla de Retenciòn Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior. D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 2 2 X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes
  • 32. página 32 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes ESTUDIO PREVIO deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificado PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES con la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla el PLIEGO DEFINITIVO tiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los de RESOLUCIÓN DE APERTURA investigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para su ADENDAS (SI LAS HUBIERE) conservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de San PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Luis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento, CUENTA DE COBRO unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de ser soportadas con el acta correspondiente. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZA RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO
  • 33. página 33 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS RECLAMACIÓN INVITACIÒN LISTA DE OFERENTES OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL PÒLIZAS PUBLICACIÒN RECLAMACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN D S SB LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X010 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS CON Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor SUBASTA INVERSA Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente ESTUDIO PREVIO del contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA Transferir un año después dela liquidación del contrato, unificado PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES con la carpeta de informes de interventoría. Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los de PLIEGO DEFINITIVO investigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para su RESOLUCIÓN DE APERTURA conservación en le archivo histórico de la Alcaldía Municipal de San ADENDAS (SI LAS HUBIERE) Luis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento, PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA unificar con el contrato. Todas las transferencias deben de ser soportadas con el acta correspondiente. CUENTA DE COBRO EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL
  • 34. página 34 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGOS RECLAMACIÓN INVITACIÒN LISTA DE OFERENTES OBLIGACIÒN PRESUPUESTAL PÒLIZAS APROBACIÓN DE PÓLIZA PUBLICACIÒN RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB PROCESOS 1 19
  • 35. página 35 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y DE TIERRAS Y BALDÍOS central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel. Transferir al archivo histórico de la Alcaldía. PROCESO ADMINISTRATIVO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR) INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR) INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO
  • 36. página 36 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN ACTAS PRUEBAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR D S SB PROGRAMAS 4 6 X010 30 30.10 PROGRAMA DE GOBIERNO Constituye parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conserva permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA DE GOBIERNO PARA EL relacionados con el cumplimiento de la función de la Administrativa CUATRIENIO Municipal. ESTUDIOS PREVIOS INFORMES D S SB PROYECTOS010 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 1 9 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, ESTUDIO DE CASO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administraciòn MEMORIAL DE CONSIDERACIONES Municipal de San Luis Antioquia.
  • 37. página 37 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M ED S SB PROYECTOS010 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 9 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, PROYECTO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administraciòn INFORMES DE LAS PARTES Municipal de San Luis Antioquia. ACTAS COMUNICACIONES REGISTROS010 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos: REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y fecha , nùmero de identificacion y nombre del usuario solicitante del CONSTANCIAS DE DESPACHO certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS LABORALES desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos en un Cd o DE LIBERACIÓN DE PREDIOS cualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos y eliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia. REGISTROS010 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido el REGISTRO DE RESOLUCIONES tiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar la conservaciòn del soporte papel.
  • 38. página 38 de 323DEPENDENCIA: 010 DESPACHO DEL ALCALDEOFICINA PRODUCTORA: 010 DESPACHO DEL ALCALDE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E conservaciòn del soporte papel.
  • 39. página 39 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE COMITÉ DE CAPACITACIÓN hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACTAS DE INTERVENTORÌA A archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y CONTRATOS se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia ACTAS DE REUNIONES INFORMALES del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San SECRETARIA DE GOBIERNO Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DEL COMITÉ COMISIÓN DE soportadas con el acta correspondiente. PERSONAL ACTAS DEL COMITE DE CABILDO X X ABIERTO MAYOR ACTAS DEL COMITÉ DE COMPRAS ACTAS DEL COMITÉ DE COPASO, GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIA ACTAS DEL COMITÉ DE ÉTICA ACTAS DEL COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA TERRITORIAL (GELT) ACTAS DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO ELECTORAL ACTAS DEL COMITÈ DE POLITICA SOCIAL (COMPOS) ACTAS DEL CONSEJO DE SEGURIDAD ACTAS CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS 1 0 Cumplida su vigencia legal y administrativa no desarrolla valores100 03 03.02 HORARIO EN LOCALES COMERCIALES secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo de gestión
  • 40. página 40 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E SOLICITUD DEL PERMISO PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS100 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores PÚBLICO 1 4 X secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central SOLICITUD DEL PERMISO mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS 2 3 X X CIRCULARES NORMATIVASD DESPACHO Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA ALCALDE, SECRETARÍAS porque registran aspectos normativos de la Administración ANEXOS Municipal. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 41. página 41 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X X Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo en OFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, los archivos de gestión y central, el original queda en el expediente PERSONERÌA, PROCURADURÌA , BATALLONES del proceso en el ente respectivo. ENTRE OTROS ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la Administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, CONTROL DEL ESTADO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar CONTROL soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES
  • 42. página 42 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 43. página 43 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Archivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. OFICIALES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIASÙNICO DE INVENTARIO FORMATO inventarios de transferencias primarias se deben guardar en DOCUMENTAL archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se debe TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardar la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior.
  • 44. página 44 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E anterior. D S SB MANUALES100 23 23.01 MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS 4 1 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se MANUAL DE ADMINISTRACIÒN DE RIESGOS conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. D S SB MANUALES 4 6 X100 23 23.02 MANUAL DE DESARROLLO TALENTO Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se HUMANO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO los organismos de control. MANUAL DE CONVIVENCIA MANUAL DE IMAGEN CORPORATIVA MANUAL DE INDUCCIÓN, RE INDUCCIÓN Y DESEMPEÑO LABORAL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO D S SB Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se MANUALES 4 6 X conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos100 23 23.03 MANUALES DE CONTRATACIÓN de los organismos de control. MANUAL DE CONTRATACIÒND S SB MANUALES MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de100 23 23.04 4 6 X COMPETENCIAS LABORALES Control Interno del municipio. Una vez se desactualice totalmente MANUALES DE PERFILES FUNCIONES Y conservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luego COMPETENCIAS LABORALES transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia.
  • 45. página 45 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB MANUALES100 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de PROCEDIMIENTOS 4 6 X Control Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmente MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS conservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luego transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia. D S SB MANUALES100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se MANUALES DEL MECÍ conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración Municipal. D S SB PLANES100 27 27.02 PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN conservan permanentemente por ser documentos misionales CRONOGRAMA relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE Municipal. ACCIÓN D S SB PLANES100 27 27.03 PLAN ANUAL DE COMPRAS 1 9 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PLAN ANUAL DE COMPRAS conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración Municipal.
  • 46. página 46 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB PLANES100 27 27.06 PLAN DE ACCIÒN 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PLAN DE ACCIÒN PARA EL PLAN DE conservan permanentemente por ser documentos misionales DESARROLLO relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración CRONOGRAMA Municipal. INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN D S SB PLANES100 27 27.10 PLAN DE EMERGENCIA 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PLAN INSTITUCIONAL DE EMERGENCIAS Y conservan permanentemente por ser documentos misionales EVACUACIÓN relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración PLANOS DEL EDIFICIO Municipal. LISTADOS DE CADENA DE LLAMADAS MANUAL DE MANEJO DE EXTINTORES Y ZONAS DE ASPERSIÓN D S SB PLANES100 27 27.11 PLAN DE MANTENIMIENTO 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PLAN DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA conservan permanentemente por ser documentos misionales FÌSICA relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración Municipal. D S SB PROGRAMAS100 30 30.03 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS conservan permanentemente por ser documentos misionales QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración INTERNO Municipal. FORMATO DE SUGERENCIAS INQUIETUD DEL USUARIO RESPUESTA A LA INQUIETUD
  • 47. página 47 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB PROGRAMAS100 30 30.13 PROGRAMA DE MANEJO Y CONTROL DEL 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se ESPACIO PÚBLICO conservan permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración ESTUDIOS PREVIOS Municipal. INFORMES D S SB PROGRAMAS100 30 30.19 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 4 6 X X Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD al PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL archivo històrico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formato ACTAS DEL PROGRAMA DE SALUD papel. OCUPACIONAL INFORMES DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL D S SB PROGRAMAS100 30 30.20 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD al PROGRAMA DE INDUCCIÓN archivo històrico de la Administraciòn Municipal. MANUAL DE INDUCCIÓN CRONOGRAMA INVITACIONES A LOS PARTICIPANTES EVALUACIÓN JORNADA DE INDUCCIÓN LISTA DE ASISTENCIA SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS CARPETA DE EVIDENCIAS RE INDUCCIÓN MANUAL DE RE INDUCCIÓN
  • 48. página 48 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INVITACIÓN PERSONALIZADA SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN CARPETA DE EVIDENCIAS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO MANUAL DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES REALIZADAS INVITACIÓN PERSONALIZADA EVALUACIÓN JORNADA DE RE INDUCCIÓN CARPETA DE EVIDENCIAS D S SB PROGRAMAS100 30 30.24 PROGRAMA DE TALENTO HUMANO 4 6 X X Una vez se desactualice totalmente digitalizar y transferir el CD al PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL archivo historico de la Administraciòn Municipal, eliminar el formato PLAN INTERVENCIÓN DEL CLIMA LABORAL papel. EVALUACIÓN DEL CLIMA LABORAL REGISTRO DE ASISTENCIA CARPETA DE EVIDENCIAS D S SB PROYECTOS100 31 31.02 PROYECTOS DE ACUERDO 4 6 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, ESTUDIO DE CASO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administraciòn MEMORIAL DE CONSIDERACIONES Municipal de San Luis Antioquia. D S SB REGISTROS100 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X X Una vez terminada la retenciòn en los archivos de gestiòn y central, digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la Administraciòn
  • 49. página 49 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E REGISTROS DE CONTRATOS digitalizar y transferir el CD al archivo històrico de la Administraciòn Municipal , eliminar el soporte papel. D S SB REGISTROS 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por 100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTROS DE ENTREGA DE desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o REGISTRO DE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE MARCAS DE GANADO cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia. D S SB REGISTROS100 33 33.10 REGISTROS MARCAS DE GANADO 1 4 X Una vez terminada la retención en los archivsos de gestión y central, digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de la administración municipal, eliminiar soporte papel. D S SB REGISTROS100 33 33.21 REGISTROS DE RESOLUCIONES 4 6 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal . Una vez cumplido el REGISTRO DE RESOLUCIONES tiempo en el archivo central se deben digitalizar para garantizar la conservaciòn del soporte papel.
  • 50. página 50 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E
  • 51. página 51 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE GOBIERNO ( ASESORÌA JURÌDICA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01.01 ACCIÒN DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X Son regulados por el Art. 87 de la Constitución Política de Colombia COPIA DE LA LEY QUE SE ESTA VULNERANDO y la ley 393 de 1997 1.Luego de pasada la retención en el archivo de COPIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia, 1. SALUD los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 y A. CUANDO ES EN NOMBRE PROPIO: el decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al ESCRITO DE NARRACIÓN DE LOS HECHOS. archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se CIRUGÍA O MEDICAMENTO. deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al CARNET Y FORMATO DE NEGATIVA, SI LO juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar TIENE, EXPEDIDO POR LA ENTIDAD DE SALUD soportadas con el acta correspondiente. RESPONSABLE. FALLOS DE TUTELAS ANTERIORES (EN CASO DE HABERSE PRESENTADO
  • 52. página 52 de 323 D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia, B. CUANDO ES EN NOMBRE DE UN los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 y TERCERO, ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE el decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo de HACERLO EL INTERESADO. TAMBIÉN gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención PUEDE ACUDIR COMO REPRESENTANTE en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el LEGAL DE UN MENOR: soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se DEL USUARIO deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al COPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar DEL AFECTADO(NIÑO, NIÑA O ADOLESCENTE) soportadas con el acta correspondiente. COPIA DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO O TARJETA DE IDENTIDAD CUANDO SE TRATE DE NIÑOS , NIÑAS O ADOLESCENTES. COPIA ORDEN MÈDICA PARA PROCEDIMIENTO, CIRUGÍA O MEDICAMENTO. 2. IMPUGNACIÓN FALLO DE TUTELA: COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO COPIA DEL FALLO DE TUTELA. 3.SOLICITUD DE CUMPLIMIENTO DE FALLO DE TUTELA: COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO COPIA DEL FALLO DE TUTELA. 4. SOLICITUD DE INCIDENTE DE DESACATO: COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO COPIA DEL FALLO DE TUTELA. 5. VIOLACIÓN AL BUEN NOMBRE: (CENTRALES DE RIESGO) COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO CERTIFICACIÓN DE LA FECHA DE PAGO Y/O PAZ Y SALVO.
  • 53. página 53 de 323 D S SB ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01.02 ACCION DE TUTELA 1 9 X X Son regulados por el Art. 86 de la Constitución Política de Colombia, 6. TUTELA POR VIOLACIÓN A DERECHO DE los decretos reglamentarios 2591 de 1991, el decreto 306 de 1992 y PETICIÓN: el decreto 1382 de 2001.Luego de pasada la retención en el archivo de COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención DEL USUARIO en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la CORREO CERTIFICADO. institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se 7. TUTELA POR DESPIDO EN EMBARAZO: deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN soportadas con el acta correspondiente. DEL USUARIO IDENTIFICACIÓN Y DIRECCIÓN DEL EMPLEADOR. SI SE TRATA DE UNA PERSONA JURÍDICA DEBE APORTAR COPIA DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO, SI ES DEL CASO. CARTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO SI ES EL CASO. CONSTANCIA DE RECIBO POR LA ENTIDAD A LA CUAL DIRIGIÓ LA PETICIÓN O GUÍA DEL CORREO CERTIFICADO. ACCIONES CONSTITUCIONALES100 01 01.03 ACCIONES POPULARES 1 9 X X Son regulados por el Art. 88 de la Constitución Política de Colombia, HECHOS la ley 472 de 1998 .Luego de pasada la retención en el archivo de gestión (NARRACIÓN DE LOS HECHOS ACTOS, se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACCIONES U OMISIONES QUE MOTIVAN LA archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte PETICIÓN) físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. PRUEBAS En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir INDICAR Y APORTAR LAS QUE SE DESEEN a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado HACER VALER: TESTIMONIALES, correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con DOCUMENTALES Y PERICIALES el acta correspondiente. FUNDAMENTOS DE DERECHO FUNDAMENTO LA PRESENTE LEY EN LO CONTEMPLADO EN LA LEY 472 DE 1998. NOTIFICACIONES INDICAR DIRECCIÓN Y TELÉFONO DONDE SE RECIBIRÁN COMUNICACIONES ANEXOS
  • 54. página 54 de 323 D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CONCEPTOS100 07 07.01 CONCEPTOS JURÍDICOS 2 3 X X Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos SOLICITUD misionales de la entidad. CONCEPTO DEMANDAS100 13 13.01 DEMANDAS A FAVOR 1 9 X X Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central, DEMANDA seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para la MEMORIAL DE ALEGATOS Alcaldìa y transferir al archivo històrico ACTA DE REPARTO SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA RECURSOS AUTO DE ARCHIVO D S SB DEMANDAS100 13 13.02 DEMANDAS EN CONTRA 1 9 X X Pasado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y central, DEMANDA seleccionar aquellas pertenecientes a casos representativos para la MEMORIAL DE ALEGATOS Alcaldìa y transferir al archivo històrico ACTA DE REPARTO
  • 55. página 55 de 323 SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO AUTO DE ARCHIVO INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 1 9 Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al X Archivo Històrico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia. X X INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIASÙNICO DE INVENTARIO FORMATO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19,11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior. PROCESOS Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Artìculo 128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores
  • 56. página 56 de 323100 29 29.01 PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y 128.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores 1 4 X X RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO secundarios, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez DEMANDA cumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar el MEMORIAL DE ALEGATOS soporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. ACTA DE REPARTO SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA EXHORTOS PROCESOS100 29 29.04 PROCESO ADMINISTRATIVO DE Regulados por Codigo Contencioso Admnistrativo Artìculo 1 4 X X REPARACIÓN DIRECTA 86.Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores DEMANDA secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez MEMORIAL DE ALEGATOS cumplido el tiempo en el archivo central, digitalizar y eliminar el ACTA DE REPARTO soporte papel mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA EXHORTOS PROCESOS100 29 29.08 PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 86 , 87 y CONTRACTUAL 1 10 X el artículo 32 de la Ley 446 de 1998 .Cumplida su vigencia DEMANDA administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en el MEMORIAL DE ALEGATOS archivo central , digitalizar y eliminar el soporte papel mediante acta ACTA DE REPARTO del comité de archivo de la ALCALDÌA. SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA EXHORTOS PROCESOS100 29 29.09 PROCESO ADMINISTRATIVO ELECTORAL 1 1 X Regulados por Codigo Contencioso Administrativo Articulo 223 a 251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y se
  • 57. página 57 de 323 DEMANDA 251.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y se MEMORIAL DE ALEGATOS guardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipal por constituir un hecho excepcional. ACTA DE REPARTO SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA EXHORTOS D S SB PROCESOS100 29 29.15 PROCESO DE INVESTIGACIONES Regulados por el Còdigo Sustantivo del Trabajo artìculo 1 19 X ADMINISTRATIVAS 118.Cumplida su vigencia administrativa y legal, se digitalizarà y se QUEJA U OFICIO DE INICIO guardarà una copia en el archivo històrico de la Alcaldìa Municipal de INDAGACIÓN San Luis Antioquia. ANEXOS FALLO NOTIFICACIÓN DEL FALLO PROCESOS100 29 29.11 PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS 5 15 X X Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestion y ESTUDIOS Y DISEÑOS central, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soporte TITULO DE PROPIEDAD papel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia. CERTIFICACIONES FICHA FEBIM SOLICITUD USO DEL SUELO AVALÙO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL OFERTA DE COMPRA PROMESA DE COMPRA VENTA ORDEN DE PAGO ACTA DE RECIBO DEL PREDIO ESCRITURA PÙBLICA CERTIFICADO DE TRADICIÒN ACTUALIZADO COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO
  • 58. página 58 de 323 D S SB PROCESOS 1 19010 29 29.16 PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS PROCESO ADMINISTRATIVO DE Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte papel. Y BALDÍOS Transferir al archivo histórico de la Alcaldía. FORMULARIO DE SOLICITUD DE ADJUDICACIÓN FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR) INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO PROCESO JUDICIAL DE LEGALIZACIÓN Y TITULACIÓN DE TIERRAS Y BALDÍOS FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL (OS) SOLICITANTE (S) FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE SU CÓNYUGE O COMPAÑERO (A) PERMANENTE DECLARACIONES DE RENTA Y PATRIMONIO DE LOS TRES ÚLTIMOS AÑOS (SI A ELLO HUBIERE LUGAR) INFORME DE VISITA DE INSPECCIÓN OCULAR NOTIFICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE ADJUDICA O NIEGA LA TITULACIÓN DEL BALDÍO RESOLUCIÓN DE NOTIFICACIÓN DEL TERRENO BALDÍO PODER NOTIFICACIÓN AVISO
  • 59. página 59 de 323 RESOLUCIÓN ACTAS PRUEBAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRÁCTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARD S SB Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestion y PROCESOS 5 15 X X central, digitalizar para garantizar la conservaciòn del soporte PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA papel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San100 29 29.17 SANITARIA Y AMBIENTAL Luis Antioquia. ACTA DE DECOMISO AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS CITACIÓN OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIA CONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTOD S SB PROCESOS 5 15 X X Terminado el tiempo de retenciòn en los archivos de gestiòn y100 29 29.21 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS central, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacer transferencia DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO de CD al archivo històrico de la Alcaldìa Municipal de San Luis PATRIMONIO Y ZONAS VERDES Antioquia. (LOTES, FACHADAS Y ANDENES) QUEJA U OFICIO INFORME DE VISITA
  • 60. página 60 de 323 REQUERIMIENTO O RESOLUCIÓN NOTIFICACIÓN RECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓN SOLICITUD DE COBRO COACTIVO D S SB PROCESOS 1 4 X X Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS CON MERITO La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para las QUEJA faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último AUTO DE ARCHIVO DE LA QUEJA O AUTO DE acto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempo APERTURA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR de retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todos los expedientes y se seleccionaran aquellos procesos que tenga AUTO DE ARCHIVO DE LA INDAGACIÓN importancia para la administración pùblica ,por la razón de la PRELIMINAR O AUTO DE APERTURA DE LA demanda o por el detrimento patrimonial si fuese el caso. se harà INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA PRUEBAS DE QUIEN ACUSA transferencia del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San Luis Antioquia PRUEBAS DEL DISCIPLINADO EVALUACIÓN AUTO DE ARCHIVO DE LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA O PLIEGO DE CARGOS DESCARGOS ALEGATOS DE CONCLUSIÓN FALLO DE PRIMERA INSTANCIA ARCHIVO Y COMUNICACIÓN DE ABSOLUCIÓN A LA PROCURADURÍA O RESOLUCIÓN DE SANCIÓN, COMUNICACIÓN A PROCURADURÍA Y ARCHIVO D S SB PROCESOS 1 4 X X Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario,"100 29 29.23 PROCESOS DISCIPLINARIOS SIN MERITO La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para las AUTOS DE ARCHIVO faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último QUEJAS acto".son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , se digitalizaran todos los expedientes y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
  • 61. página 61 de 323D S SB PROCESOS 1 9 X X Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 9100 29 29.24 PROCESOS JURISDICCIONALES años más y seleccionar los casos más representativos par su PODER conservación en el archivo de la Administración Municipal de San Luis Antioquia. CONCILIACIÓN DEMANDAS PRUEBAS DOCUMENTALES SENTENCIAS RECURSO ACTAS INFORME AUTOS
  • 62. página 62 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO (CONTROL INTERNO) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DEL COMITÉ COORDINADOR DE hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el CONTROL INTERNO archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se CONTROL DEL ESTADO INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de CONTROL los organismos de control. D S SB INFORMES 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de 100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para INFORMES DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias CARTAS DE LA COMUNIDAD deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES100 18 18.13 INFORMES DE AUDITORIA DE CONTROL 5 3 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INTERNO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de CONTROL INTERNO CONTABLE los organismos de control. CONTROL INTERNO DE GESTIÓN ARQUEOS DE CAJA (GENERAL Y AUXILIAR) ARQUEOS DE CAJAS MENORES O FONDOS FIJOS INVENTARIOS SELECTIVOS A BIENES INSTITUCIONALES REPORTES DE INVENTARIO DEL ALMACÉN
  • 63. página 63 de 323 PAPELES DE TRABAJO AUDITORIAS DE PROCESOS INDICADORES DE CALIDAD CRONOGRAMA NOTIFICACIÓN ACTA DE APERTURA HALLAZGOS LISTA DE CHEQUEO ACTA DE CIERRE D S SB INFORMES100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.07 CONTROL INTERNO CONTABLE 1 1 X X Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de CONTROL INTERNO CONTABLE Control Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmente conservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luego transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se deben guardar en FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la DOCUMENTAL gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
  • 64. página 64 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardarà la tabla de retenciòn documental perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior.D S SB MANUALES100 23 23.06 MANUALES DEL MECÍ 1 10 X Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de MANUALES DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Control Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmente conservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luego transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de San Luis Antioquia. D S SB MAPAS DE RIESGOS.100 24 24.01 MAPAS DE RIESGOS. 1 20 X Regulados por la ley 87 de 1993, los mapas de riesgos constituyen MAPAS DE RIESGOS. parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.D S SB PLANES100 27 27.01 PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se 1 CONTROL INTERNO 10 X conservan permanentemente por ser documentos misionales PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración CONTROL INTERNO Municipal. REGISTRO DE ASISTENCIA CRONOGRAMAS ANEXOSD S SB PLANES100 27 27.12 PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 X Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de PLANES DE MEJORAMIENTO Control Interno del municipio.Constituyen parte del patrimonio ACCIONES CORRECTIVAS documental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración Municipal.
  • 65. página 65 de 323 D S SB PROGRAMAS100 30 30.07 PROGRAMA DE CONTROL INTERNO 1 10 X Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Control Interno del municipio.Constituyen parte del patrimonio INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE documental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente por CONTROL INTERNO ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la INFORME DE AUDITORIA funciòn de la Administración Municipal. INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE INFORME DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA EL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO REGISTRO DE AUDITORIA CRONOGRAMA COORDINACIÓN SISTEMA CONTROL INTERNO ACTAS
  • 66. página 66 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO (FAMILIAS EN ACCIÓN) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE ENTREGA DE AYUDA hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el HUMANITARIA archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DE PERMISO se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia ACTAS DE RETORNO VOLUNTARIO del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San ACTAS DE RETORNO Y REUBICACIÒN Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar DE LA POBLACIÓN DESPLAZADA soportadas con el acta correspondiente. ACTAS DE VERIFICACIÒN Y CUMPLIMIENTO ACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE ATENCIÒN A LA POBLACIÓN DESPLAZADA CLAPD ACTAS DEL COMITE DE FAMILIAS EN ACCIÒN CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia100 06 06.03 1 4 X X y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego DERECHOS DE PETICIÓN de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte CONCEPTO JURÍDICO físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
  • 67. página 67 de 323 RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de COMUNICACIONES la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 X ESCRITO DE LA QUEJA Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por RECLAMO su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en SUGERENCIA la atención de futuras situaciones jurídicas. ANEXOSD S SB INFORMES Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservan100 18 18.02 3 7 X X totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ESTADO INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL D S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INFORME conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de REGISTROS FOTOGRÁFICOS los organismos de control. CARTAS DE LA COMUNIDAD EDICTOS D S SB INFORMES 3 7 Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de100 18 18.03 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o REGISTROS FOTOGRÁFICOS disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias EDICTOS deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 68. página 68 de 323D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o REGISTROS FOTOGRÁFICOS disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Su valor es solamente informativo y no desarrolla valoresD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. OFICIALESD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al PRIMARIAS Archivo Històrico de la Alcaldìa Municipal De San Luis Antioquia. FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO X DOCUMENTAL D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X inventarios de transferencias primarias se deben guardar en FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la DOCUMENTAL gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL inventarios de transferencias primarias se deben guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
  • 69. página 69 de 323
  • 70. página 70 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO (COMPLEMENTACIÒN ALIMENTARIA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACTAS archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia CONVOCATORIA A LA REUNIÓN del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San LISTADO DE ASISTENCIA Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ANEXOS soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 71. página 71 de 323D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.06 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOSD S SB CONVENIOS100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos deben DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del PROPUESTA TÉCNICA contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez COMPROMISO PRESUPUESTAL cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o CONVENIO O CONTRATO digitalizar y eliminar el soporte papel. PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN
  • 72. página 72 de 323 ACTA DE LIQUIDACIÓND S SB CONVENIOS100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación PROPUESTA TÉCNICA del convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN ESTADISTICAS100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO ESTADÌSTICAS DE ENTREGA DE ALIMENTOS
  • 73. página 73 de 323D S SB INFORMES100 18 18.02 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de CONTROL DEL ESTADO los organismos de control. INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE CONTROLD S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar CARTAS DE LA COMUNIDAD soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 4 X X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o REGISTROS FOTOGRÁFICOS disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB X 1 Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INSTRUMENTOS DE CONTROL 9 digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Historico de la Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia. OFICIALES
  • 74. página 74 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior. D S SB INVENTARIOS100 20 20.01 INVENTARIO DE ALIMENTOS 1 1 X Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INVENTARIOS DE ALIMENTOS ENTREGADOS A digitalizar y eliminar el soporte papel. CADA BENEFICIARIO D S SB INVENTARIOS100 20 20.11 INVENTARIOS DE BODEGA DE ALIMENTOS 1 1 X Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INVENTARIOS DE ALIMENTOS ALMACENADOS digitalizar y eliminar el soporte papel. EN LA BODEGAD S SB PLANES Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el sistema de Control Interno del municipio. Constituyen parte del patrimonio documental de la100 27 27.23 PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO 1 10 X ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración INFORMES Municipal
  • 75. página 75 de 323 REGISTRO DE CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORESD S SB PROGRAMA100 30 30.02 PROGRAMA DE APOYO ALIMENTARIO A LA 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se POBLACIÓN DESPLAZADA conservan permanentemente por ser documentos misionales ACTAS DE VISITAS relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración INFORMES Municipal. PROYECTOSD S SB PROGRAMA100 30 30.18 PROGRAMA DE RESTAURANTES 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se ESCOLARES conservan permanentemente por ser documentos misionales ACTAS DE VISITAS relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración INFORMES Municipal. PROYECTOSD S SB PROGRAMA100 30 30.21 PROGRAMA MANA INFANTIL 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ENTREGA DE conservan permanentemente por ser documentos misionales ALIMENTOS DEL PROVEEDOR AL FORMATO DE relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración ENTREGA DE BIENESTARINA A UNIDADES Municipal. EJECUTORIAS FORMATO DE CONTROL DE ENTREGA DE PRODUCTO CERTIFICADO DE EJECUCIÓN ALIMENTARIA A LA POBLACIÓN ESCOLAR CERTIFICADO MATERNO INFANTIL D S SB REGISTROS100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores REGISTROS DE CONTROL DE ASEO secundarios, este registro queda sustentado en los informes de ARCHIVO ELECTRÒNICO gestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA.
  • 76. página 76 de 323 REGISTROS100 33 33.06 REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y 1 1 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores ROEDORES secundarios, este registro queda sustentado en los informes de REGISTROS DE CONTROL DE PLAGAS Y gestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se ROEDORES deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÎA. ARCHIVO ELECTRÒNICO REGISTROS100 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electrònico en el cual se diligencian los siguientes campos: fecha, nùmero de identificaciòn y nombre del usuario solicitante del REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO ALIMENTARIO certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o DE ENTREGA DE ALIMENTOS cualquier medio de almacenamiento de archivos electrònicos y eliminar estos registros del equipo, el Cd se transfiere al archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 77. página 77 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA DE RECREACIÒN Y DEPORTES (DEPORTES) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS100 03 03.06 AUTORIZACIONES PARA OCUPAR EL Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores 1 1 X ESPACIO PÚBLICO secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central SOLICITUD DEL PERMISO PARA OCUPAR EL mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. COLISEO U OTROS ESCENARIOS PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminarà el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB CONVENIOS
  • 78. página 78 de 323100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el ESTUDIO PREVIO Señor Alcalde, después de ser revisados por los asesores DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL jurìdicos deben firmar cada uno de los folios que conforman el PROPUESTA TÉCNICA expediente del contrato. Los contratos se conservan en la COMPROMISO PRESUPUESTAL secretaría respectiva. Transferir un año después de la CONVENIO O CONTRATO liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y PÓLIZA eliminar el soporte papel. PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓND S SB CONVENIOS100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos deben DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del PROPUESTA TÉCNICA contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez COMPROMISO PRESUPUESTAL cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o CONVENIO O CONTRATO digitalizar y eliminar el soporte papel. PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA
  • 79. página 79 de 323 PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓND S SB100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE los organismos de control. CONTROLD S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 10 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTRO FOTOGRÀFICO SI ES EL CASO San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 1 5 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CUENTA DE COBRO patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 80. página 80 de 323D S SB INFORMES100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.D S SB X INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los PRIMARIASÙNICO DE INVENTARIO FORMATO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y ACTA funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego de digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad.
  • 81. página 81 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardarà la Tabla de Retencion Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior. D S SB INVENTARIOS100 20 20.03 INVENTARIO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS 1 1 X Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INVENTARIOS DE ELEMENTOS ENTREGADOS A digitalizar y eliminar el soporte papel. CADA BENEFICIARIOD S SB PROGRAMAS100 30 30.09 PROGRAMA DE FOMENTO A LA Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se RECREACIÓN, DEPORTE Y USO DEL 1 4 X conservan permanentemente por ser documentos misionales TIEMPO LIBRE relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración PROGRAMA Municipal. ESTUDIOS PREVIOS INFORMESD S SB PROGRAMA100 30 30.10 PROGRAMA DE FOMENTO Y APOYO A LA 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se JUVENTUD conservan permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración ESTUDIOS PREVIOS Municipal. INFORMES D S SB PROYECTOS100 31 31.06 PROYECTOS DEPORTIVOS 1 9 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, PROYECTOS DEPORTIVOS digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administraciòn ANEXOS Municipal de San Luis Antioquia.
  • 82. página 82 de 323 D S SB REGISTROS100 33 33.04 REGISTROS DE CONTROL DE ASEO 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores REGISTROS DE CONTROL DE ASEO EN secundarios, este registro queda sustentado en los informes de COLISEO Y PLACAS DEPORTIVAS gestiòn. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. D S SB REGISTROS100 33 33.13 REGISTROS DE PRÈSTAMO DE ELEMENTOS 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores DEPORTIVOS secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se REGISTROS DE PRÉSTAMO DE ELEMENTOS deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. DEPORTIVOS
  • 83. página 83 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO (CBA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DEL COMITÉ GERONTOLÒGICO hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACTAS JUNTA DIRECTIVA CENTRO DE archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y BIENESTAR DEL ANCIANO se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San ACTAS Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar CONVOCATORIA A LA REUNIÓN soportadas con el acta correspondiente. LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB CENSOS100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se CENSO POBLACIONAL GERENTOLÒGICO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de FICHAS GERONTOLÒGICAS los organismos de control. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores CONSTANCIAS DE DESPACHO secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se SOLICITUD deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. CONSTANCIA D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS
  • 84. página 84 de 323D S SB CONVENIOS100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación PROPUESTA TÉCNICA del convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓND S SB Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor CONVENIOS Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del ESTUDIO PREVIO convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. PROPUESTA TÉCNICA COMPROMISO PRESUPUESTAL ESTUDIO PREVIO
  • 85. página 85 de 323 PROPUESTA TÉCNICA COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO X PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB ESTADISTICAS100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO DEL MUNICIPIO 10 10 X X ESTADÌSTICAS CENTRO DE BIENESTAR AL ANCIANOD S SB HISTORIAS 1 20 X X Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y100 17 17.11 HISTORIAS GERONTOLÓGICAS central, digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad. FICHA GERONTOLÓGICA INSTRUMENTOS DE VALORACIÓN MÉDICA REGISTRO DE DEFUNCIÓN
  • 86. página 86 de 323D S SB INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE los organismos de control. CONTROLD S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CARTAS DE LA COMUNIDADD S SB INFORMES100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES gestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso de CON LOS SOPORTES digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se REGISTROS FOTOGRÁFICO hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a CARTAS A LA COMUNIDAD formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas las transferencias deben de estar soportadas con el acta correspondienteD S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE LAS ACTIVIDADES gestión se transfiere al archivo central, se realizará el proceso de CON LOS SOPORTES digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se REGISTROS FOTOGRÁFICO hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a CARTAS A LA COMUNIDAD formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: Todas las transferencias deben de estar soportadas con el acta correspondiente D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 1 9 X OFICIALES
  • 87. página 87 de 323 Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Històrico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Naciòn.Los FORMATO ÙNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardara la Tabla de Retenciòn Documental perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versiòn reemplaza la anterior.D S SB INVENTARIOS 1 1 x Una vez cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión, eliminar cumple su función.100 20 20.02 INVERTARIOS DE MEDICAMENTOS KARDEX DE MEDICAMENTOSD S SB PROGRAMAS
  • 88. página 88 de 323100 30 30.22 PROGRAMAS DE APOYO A LA TERCERA 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se EDAD conservan permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA PUERTAS ABIERTAS relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración ACTAS DE REUNIÓN Municipal. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES LISTADO DE ASISTENCIA D S SB PROYECTOS100 31 31.05 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales DIAGNÓSTICO relacionados con el cumplimiento de la funciòn de la Administración PROYECTO Municipal. FICHAS PROYECTOS LISTAS DE CHEQUEO
  • 89. página 89 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÌA GENERAL Y DE GOBIERNO (DESARROLLO COMUNITARIO) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE ACCIÒN hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el COMUNAL (JAC) archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminarà el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia ACTAS DE REUNIÒN JUNTAS DE del Cd al archivo histórico de la Administraciòn Municipal de San VIVIENDA COMUNITARIA (JVC) Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DEL COMITÉ LOCAL DE soportadas con el acta correspondiente. ATENCION Y PREVENCIÓN DE DESASTRES CLOPAD ACTAS CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se CONSTANCIAS DE DESPACHO deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÌA. SOLICITUD CONSTANCIAS COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
  • 90. página 90 de 323 la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB ESTADÌSTICAS100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO DEL MUNICIPIO 10 10 X X ESTADÌSTICAS CENTRO DE DESARROLLO COMINITARIO D S SB HISTORIAS 1 20 X X Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,100 17 17.05 HISTORIAS DE GRUPOS ORGANIZADOS digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad. ACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO INFORMES DE ASESORIAS COMODATOS COMUNICACIONES OFICIALES D S SB HISTORIAS 1 20 X X Terminido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central,100 17 17.06 HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCIÓN digitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad. COMUNAL ACTA DE ESTATUTOS DE CREACIÓN
  • 91. página 91 de 323 REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO INFORMES DE ASESORIAS COMUNICACIONES OFICIALESD S SB INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, CONTROL DEL ESTADO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldìa Municipal de INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar CONTROL soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 92. página 92 de 323 deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÌA, se INFORMES ESTADÌSTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.D S SB X 1 Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INSTRUMENTOS DE CONTROL 9 digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. OFICIALES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
  • 93. página 93 de 323 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminarà el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardará la Tabla de Retencón Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza la anterior. D S SB PLANES100 27 27.08 PLAN DE CONTINGENCIA 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PLAN DE CONTINGENCIA DISCRIMINADO POR conservan permanentemente por ser documentos misionales EVENTOS: INUNDACIONES, CATÁSTROFES relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración NATURALES, INCENDIOS FORESTALES ENTRE Municipal. OTROS CRONOGRAMA ANEXOSD S SB PROGRAMA 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PROGRAMAS ESPECIALES DE conservan permanentemente por ser documentos misionales100 30 30.24 DESARROLLO COMUNITARIO relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración INFORME DEL PROGRAMA Municipal. ACTAS DE REUNIÓN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES LISTADO DE ASISTENCIA
  • 94. página 94 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE VISITAS TÉCNICAS DE LA hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el UMATA archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administración Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE LA UMATA soportadas con el acta correspondiente. CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS100 03 03.04 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores SEMOVIENTES 1 0 X secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central PERMISO O AUTORIZACIÓN mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. RECIBO DE PAGO D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS100 03 03.05 PERMISOS AMBIENTALES 1 4 X X Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vez SOLICITUD culmine el tiempo de retención se conservará digitalizado DECLARACIÓN AMBIENTAL RESOLUCIÓN O RESPUESTA FACTURA AUTO DE LIQUIDACIÓN ACTA DE VISITA EVALUACIÓN
  • 95. página 95 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E LINEAMIENTOS AMBIENTALES PLAN DE CUMPLIMIENTO PERMISOS PARA EMISIONES ATMOSFÉRICAS PARA FUENTES FIJAS PERMISOS PARA EMISIÓN DE RUIDO PERMISOS PARA OPERACIÓN DE EQUIPOS DE CONTRUCCIÓN, DEMOLICIÓN, REPARACIÓN DE PERMISOS PARA VERTIMIENTOS PERMISOS PARA OCUPACIÓN DE CAUCES PERMISOS PARA FRANJAS DE AISLAMIENTO DE CORRIENTES SUPERFICIALES PERMISOS PARA APROVECHAMIENTO FORESTAL PERMISOS PARA TRANSFORMACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE ESPECÍMENES DE FLORA SILVESTRE(FLORES Y PRODUCTOS FORESTALES) PERMISO PARA TRANSFORMACIÓN (PROCESAMIENTO , MANUFACTURA) Y COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS. SALVOCONDUCTO PARA MOVILIZACIÓN CONCESIONES D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 1 X X Estos cerificados se elaboran a petición del interesado, se entrega CERTIFICADOS DE ASISTENCIA TÉCNICA el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE Municipal. GANADO CERTIFICADO
  • 96. página 96 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHOS DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB CONCEPTOS100 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos CONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR misionales de la entidad. FENÓMENOS NATURALES CONVENIOS100 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan en DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL la secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidación PROPUESTA TÉCNICA del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE
  • 97. página 97 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONVENIOS100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, los asesores jurídicos los revisan y estos se conservan en DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL la secretaría respectiva .Transferir un año después de la liquidación PROPUESTA TÉCNICA del convenio, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO
  • 98. página 98 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB ESTADISTICAS100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO DEL MUNICIPIO 10 10 X X ESTADÍSTICAS AGROPECUARIAS DEL MUNICIPIO D S SB INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORME DE MOVILIZACIÓN DE SMOVIENTES A los organismos de control. LA SECRETARÍA DE AGRICULTURA COMPROBANTE DE PAGO LA GUÍA EL OFICIO REMISORIO
  • 99. página 99 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CARTAS DE LA COMUNIDAD D S SB INFORMES 3 7 Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de100 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON retención en el archivo central se hará proceso digitalización para LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o REGISTROS FOTOGRÁFICOS disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES
  • 100. página 100 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 18 18.12 INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA 4 6 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al INFORMES DE ASISTENCIA TÉCNICA EN MEJORAMIENTO DE CULTIVOS Y PROYECTOS Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. AGROPECUARIOS REGISTROS FOTOGRÁFICOS CUENTA DE COBRO D S SB INFORMES100 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL 2 6 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, PROGRAMA DE REFORESTACIÓN digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al PROGRAMAS MANEJO DE FUENTES DE AGUA Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. POTABLE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIOS FORESTALES D S SB INFORMES100 18 18.22 INFORMES DE MINERÍA 2 6 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, INFORMES INDISCRIMINADO DE ACTIVIDADES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al MINERAS EN EL MUNICIPIO Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INFORMES 3 7 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,100 18 18.30 INFORMES DE VISITAS TÉCNICAS digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al INFORMES DE VISITAS REALIZADAS POR Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. ENTES EXTERNOS Còmo EL MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE O CORNARE D S SB INFORMES 1 4 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al
  • 101. página 101 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al INFORMES ESTADÍSTICOS DE CADA Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. DEPENDENCIA D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.01 BITÁCORAS 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores APUNTES CONDESADOS EN CUÁDERNOS O secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se LIBROS DE NOTAS QUE LUEGO SON PASADOS A deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. UN INFORME D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 1 9 X OFICIALES CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego de digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL
  • 102. página 102 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza la anterior. D S SB LICENCIAS100 21 21.01 LICENCIAS AMBIENTALES 1 4 X X Se transfiere al archivo central, exceptuando los estudios, una vez AUTO DE INICIO DE TRÁMITE culmine el tiempo de retención se conservará digitalizado. ACTAS DE VISITA TÉRMINOS DE REFERENCIA PLAN DE MANEJO AMBIENTAL ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL EVALUACIÓN TÉCNICA Y JURÍDICA RESOLUCIÓN INFORMES TÉCNICOS D S SB LICENCIAS
  • 103. página 103 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 21 21.07 LICENCIAS DE MOVILIZACIÓN 1 4 X X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se CERTIFICADO DE TITULARIDAD DEL GANADO deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL D S SB PLANES100 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se ESTUDIOS conservan permanentemente por ser documentos misionales CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal. INFORME DE GESTIÓN D S SB PROCESOS100 29 29.16 PROCESO POR VIOLACIÓN A LA NORMA 5 15 X X Terminado el tiempo de retención en los archivos de gestión y SANITARIA Y AMBIENTAL central, digitalizar para garantizar la conservación del soporte ACTA DE DECOMISO papel.Transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de San AUTO DE CESACIÓN DE PROCEDIMIENTO Luis Antioquia. AUTO DE FORMULACIÓN DE CARGOS CITACIÓN OFICIO DE IMPUTACIONES Y DESCARGOS AUTO DE APERTURA DE PRUEBAS AUTO DE INICIACIÓN DE INVESTIGACIÓN RESOLUCIÓN DE SANCIÓN POR VIOLACIÓN DE LA NORMA SANITARIA CONSTANCIA DE DES FIJACIÓN DE EDICTO D S SB PROGRAMA
  • 104. página 104 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 30 30.31 PROGRAMAS DE RECUPERACIÓN Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se AMBIENTAL conservan permanentemente por ser documentos misionales 1 4 X relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal. PROYECTOS AMBIENTALES INFORMES COMUNICACIONES D S SB PROYECTOS100 31 31.03 PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PROYECTOS AMBIENTALES conservan permanentemente por ser documentos misionales PROYECTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal. PROYECTOS PRODUCTIVOS RADICACIÓN EN EL BANCO DE PROYECTOS DIAGNOSTICO PROYECTO FICHAS PROYECTOS LISTAS DE CHEQUEO REGISTROS CONTROL DE PLAGAS Y ROEDORES D S SB REGISTROS100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos: REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante del DE ASISTENCIA TÉCNICA certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE VACUNACIÓN DE GANADO desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 105. página 105 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO (UMATA) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 106. página 106 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS100 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE LA JUNTA MUNICIPAL DE hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el EDUCACIÓN archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DE REUNIONES INFORMALES se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia DE EDUCACIÓN del Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de San ACTAS DEL COMITE DE ASIGNACIÓN DE Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar CUPOS ESCOLARES soportadas con el acta correspondiente. CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB CENSOS100 04 04.03 CENSO POBLACIONAL 4 6 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se CENSO EDUCATIVO DEL MUNICIPIO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES010 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X Los cerificados laborales se elaboran a petición del interesado, se CERTIFICADOS DE RETIRO SIMAT entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en CERTIFICADOS DE ESTUDIO un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia Municipal. D S SB CIRCULARES 2 3 X X100 06 06.02 CIRCULARES REGLAMENTARIAS Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDÍA porque registran aspectos normativos de la Administración Municipal. CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARÍAS
  • 107. página 107 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ANEXOS D S SB DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia100 06 06.03 DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES100 06 06.05 Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en SUGERENCIAS la atención de futuras situaciones jurídicas. ESCRITO DE LA QUEJA RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS
  • 108. página 108 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB CONVENIOS010 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos deben DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del PROPUESTA TÉCNICA contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vez COMPROMISO PRESUPUESTAL cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o CONVENIO O CONTRATO digitalizar y eliminar el soporte papel. PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN
  • 109. página 109 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONVENIOS100 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 1 9 X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor ESTUDIO PREVIO Alcalde, después de ser revisados por los asesores jurìdicos deben DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del PROPUESTA TÉCNICA contrato. Los contratos se conservan en la secretaría respectiva. Transferir un año después de la liquidación del convenio, una vez COMPROMISO PRESUPUESTAL cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o CONVENIO O CONTRATO digitalizar y eliminar el soporte papel. PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN
  • 110. página 110 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB ESTADÍSTICAS100 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, DEL MUNICIPIO 1 9 X X digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de ESTADÍSTICAS DEL SECTOR EDUCATIVO EN LA San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar REGIÓN soportadas con el acta correspondiente. ESTADÍSTICAS DANE ESTADÍSTICAS SIMAT D S SB HISTORIAS100 17 17.01 HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE Archivo de Gestión (Plazo de vigencia):Once (10) años. Durante este 10 70 X X ESCUELAS RURALES YIDENTIDAD O COPIA DOCUMENTO DE URBANAS tiempo se resolverán en la oficina las solicitudes de certificaciones, copias, REGISTRO CIVIL reclamos y otras presentadas por el titular de la Historia o un tercero INFORME DE CALIFICACIONES DE CADA AÑO CURSADO EN PAPEL MENBRETE debidamente autorizado. También se atenderá en este periodo un probable reingreso o reactivación de la calidad de estudiante. INFORMES SICOLÓGICOS (SI FUERA EL CASO) COMUNICACIONES OFICIALES Archivo Central (Plazo precaucional): Será de (70) años. Este lapso se establece considerando la edad mínima posible de inicio de los estudios 6 años , la edad mínima probable de graduación del pregrado (20 años), la vida laboral y académica de los profesionales (entre 30 y 40 años) ya que los principales valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio y administrativo (certificación del desempeño académico y de realización de estudios). De igual forma este periodo permitirá definir con claridad cuales historias académicas adquieren valores históricos para disponer de su conservación permanente en el archivo de la Administración municipal.
  • 111. página 111 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S AB HISTORIAS010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 99 X Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según sea HISTORIA LABORAL (DOCENTES) el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, y DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO) científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia. ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGO D S SB HISTORIAS Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según sea010 17 17.09 HISTORIAS LABORALES el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes, y ACTA DE POSESIÓN funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia. (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO) AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO KARDEX LABORAL
  • 112. página 112 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E LIBRANZAS CONVOCATORIA PÚBLICA REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTE INFORMES100 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, CONTROL DEL ESTADO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar CONTROL soportadas con el acta correspondiente. INFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOS INFORMES100 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se 3 7 X X hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo INFORMES central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel en
  • 113. página 113 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte papel en100 18 18.04 su totalidad. INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) CARTAS DE LA COMUNIDAD D S SB INFORMES100 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.02 INSTRUMENTOS DE CONTROL CONSECUTIVOS DE ACTOS 2 8 X X ADMINISTRATIVOS Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie CONSECUTIVOS DE DECRETOS actos administrativos, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de la DECRETOS DE TRASLADOS (GRATUIDAD) Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. DECRETOS DE TRASLADOS DOCENTES 2 8 X X CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X
  • 114. página 114 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 19 19.03 Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , INSTRUMENTOS DE CONTROL digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. OFICIALES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.06 CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL CONSOLIDADOS DE MATRICULA OFICIAL 1 9 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, ESCUELAS RURALES Y URBANAS digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de la NOVEDADES DE INGRESOS Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia. NOVEDADES DE RETIRO NOVEDADES DE TRASLADOS PLANILLAS DE MATRICULAS PLANILLAS DE PROMOCIÓN REGISTRO DE NOVEDADES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los PRIMARIASÚNICO DE INVENTARIO FORMATO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
  • 115. página 115 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación. Los100 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, DOCUMENTAL luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL100 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza la anterior. D S SB LICENCIAS100 21 21.05 LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE 1 9 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se LOCALES conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO DE ESCUELAS los organismos de control. RURALES Y URBANAS D S SB PLANES100 27 27.16 PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL 1 9 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PLAN EDUCATIVO MUNICIPAL conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal. D S SB PLANES100 27 27.26 PLANES INSTITUCIONALES EDUCATIVOS 1 9 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales
  • 116. página 116 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E PLANES EDUCATIVOS DE ESCUELAS Y conservan permanentemente por ser documentos misionales COLEGIOS relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. D S SB PRESUPUESTOS100 28 28.01 PRESUPUESTOS DE INSTITUCIONES Los presupuestos de instituciones se digitalizaran, una vez 1 4 X X EDUCATIVAS cumplan los tiempos de retención en el archivo de gestión y central, PRESUPUESTOS luego se elimina el soporte papel en su totalidad. COTIZACIONES ANEXOS D S SB PROGRAMA100 30 30.08 PROGRAMA DE FOMENTO A LA Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se EDUCACIÓN ESPECIAL 1 4 X conservan permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA DE EDUCACIÓN relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración ESTUDIOS PREVIOS Municipal. INFORMES PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL ESTUDIOS PREVIOS INFORMES D S SB 1 4 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PROGRAMA conservan permanentemente por ser documentos misionales
  • 117. página 117 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E conservan permanentemente por ser documentos misionales100 30 30.12 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración DE INSTITUCIONES DEL SECTOR Municipal. EDUCATIVO EN LA REGIÓN PROGRAMA ESTUDIOS PREVIOS INFORMESD S SB PROYECTOS100 31 31.07 PROYECTOS EDUCATIVOS 1 9 X X ESTUDIO DE CASO Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, digitalizar, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de la MEMORIAL DE CONSIDERACIONES Alcaldia Municipal de San Luis Antioquia. D S SB REGISTROS100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electrónico en el cual se diligencian los siguientes campos: REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS fecha , número de identificación y nombre del usuario solicitante del DE RETIRO SIMAT certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTROS DE ENTRGA DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos a un Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivos electrónicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se transfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia. D S SB REGISTROS
  • 118. página 118 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO ( SECRETARÍA DE EDUCACIÓN ) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E100 33 33.18 REGISTROS PLANTA DE PERSONAL 1 4 X X Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , DOCENTE Y DIRECTIVOS digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la admnistracion REGISTROS PLANTA DE PERSONAL DOCENTE Y Municipal , eliminar el soporte papel DIRECTIVOS D S SB REPORTES100 34 34.01 REPORTE DE ALUMNOS RETIRADOS 1 10 X X Una vez terminada la retención en los archivos de gestión y central, LISTADO DE ALUMNOS RETIRADOS digitalizar y transferir el Cd al archivo histórico de la administración ARCHIVO ELECTRÓNICO Municipal, eliminar el soporte papel.
  • 119. página 119 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 110 COMISARÍA DE FAMILIA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS110 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE AMONESTACIONES A MENORES DE hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el EDAD archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DE LA MESA DE INFANCIA Y se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia ADOLESCENCIA del Cd al archivo histórico de la Administración Municipal de San ACTAS DE INTERVENTORÍA A CONTRATOS Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DE LA soportadas con el acta correspondiente. VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Y VIOLENCIA SEXUAL CONVOCATORIA A LA REUNIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS110 03 03.01 AUTORIZACIONES LABORALES PARA Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores 1 4 X MENORES DE EDAD secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central SOLICITUD mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB COMUNICACIONES OFICIALES Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega110 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 X X el original al solicitante y se deja un registro en un archivo CERTIFICADOS CABEZA DE HOGAR electrónico, no se desarrollan valores documentales para la Alcaldía CERTIFICADOS DE DESENGLOCE Municipal. GRUPO FAMILIAR INDIVIDUAL CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVO
  • 120. página 120 de 323 CERTIFICADOS DE GRUPO FAMILIAR CERTIFICADOS DE INCLUSIÓN FAMILIAS EN ACCIÓN CERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD SOLICITUD CERTIFICADO D S SB COMUNICACIONES OFICIALES110 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN central se hará proceso de digitalización y se eliminará el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al COMUNICACIONES archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES110 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X X Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo en OFICIOS COMISORIOS DE FISCALÍA, los archivos de gestión y central, el original queda en el expediente PERSONERÍA, PROCUTADURÍA, ICBF ENTRE del proceso en el ente respectivo. OTROS. ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES110 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa presenten mayor significado para la administraciòn en ESCRITO DE LA QUEJA la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA
  • 121. página 121 de 323 ANEXOSD S SB DENUNCIAS110 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores DENUNCIA secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez OFICIO REMISORIO cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante CONTESTACIÓN acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. FALLO D S SB ESTADISTICAS110 15 15.01 SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS 10 10 X X DEL MUNICIPIO ESTADÍSTICAS DE ATENCIÓN COMISARÍA DE FAMILIAD S SB INFORMES110 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE los organismos de control. CONTROL D S SB INFORMES110 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CARTAS DE LA COMUNIDADD S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de110 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del REGISTROS FOTOGRÁFICOS patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias CARTAS DE LA COMUNIDAD deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES
  • 122. página 122 de 323110 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o CARTAS DE LA COMUNIDAD disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X Pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central,110 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Histórico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL110 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL110 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nación.Los FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) año, luego se digitalizaran y se eliminará el soporte papel en su totalidad. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL110 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencia se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardará la Tabla de Retención Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva versión reemplaza la anterior.
  • 123. página 123 de 323D S SB PROCESOS Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores110 29 29.02 PROCESO ADMINISTRATIVO DE secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA 2 8 X cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN CITACIÓN A LA AUDIENCIA NOTIFICACIÓN A LAS PARTES ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES CITACIÓN ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIAD S SB PROCESOS 2 18 X110 29 29.03 PROCESO ADMINISTRATIVO DE REGULACIÓN DE VISITAS A HIJOS MENORES SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL COMISARIO DE FAMILIA CON LA IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidado DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA personal, los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a EFECTOS DE CITACIÓN que sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa y CITACIÓN A LA AUDIENCIA oportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligación NOTIFICACIÓN A LAS PARTES de cuidado personal se extiende además a quienes convivan con ellos en los ámbitos familiar, social o institucional, o a sus ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO representantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE archivo de la Alcaldía. LAS PARTES CITACIÓN
  • 124. página 124 de 323 ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIAD S SB PROCESOS110 29 29.05 PROCESO ADMINISTRATIVO DE 2 18 X RESPONSABILIDAD PENAL MENORES DE 14 AÑOS INFORME DE POLICÍA Y MEDICINA LEGAL FORMATO DE HISTORIA Regulado por la Ley 1098 de 2006 Artículo 142: Sin perjuicio de la NOTIFICACIÓN A LAS PARTES responsabilidad civil de los padres o representantes legales, así RESOLUCIÓN QUE DECLARA VULNERACIÓN DE como la responsabilidad penal consagrada en el numeral 2 del DERECHOS artículo 25 del Código penal, las personas menores de catorce (14) FORMATO DE REMISIÓN AL ICBF PARA años, no serán juzgadas ni declaradas responsables penalmente, BRINDAR UNA MEDIDA DE PROTECCIÓN privadas de la libertad, bajo denuncia o sindicación de haber cometido una conducta punible. La persona menor de catorce (14) años deberá ser entregada inmediatamente por la policía de infancia y adolescencia ante la autoridad competente para la verificación de la garantía de sus derechos de acuerdo con lo establecido en esta Ley. La policía procederá a su identificación y a la recolección de los datos de la conducta punible. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA.D S SB PROCESOS110 29 29.06 PROCESO ADMINISTRATIVO DE 2 18 X Regulado por la Ley 1098 de 2006. Cumplida su vigencia RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el original AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en el ACTA DE VISITA DOMICILIARIA: VERIFICACIÓN archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de DE LA GARANTÍA DE DERECHOS archivo de la ALCALDÍA. CITACIÓN NOTIFICACIÓN
  • 125. página 125 de 323 PRUEBAS EVALUACIÓN DE PRUEBAS INFORMES DE SEGUIMIENTO (SOCIAL, PSICOLÓGICO, NUTRICIONAL, LEGAL, ENTRE OTROS). FALLO D S SB PROCESOS110 29 29.07 PROCESO ADMINISTRATIVO DE 2 8 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores SEPARACIÓN DE BIENES secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante COMISARIO DE FAMILIA CON LA acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA EFECTOS DE CITACIÓN CITACIÓN A LA AUDIENCIA NOTIFICACIÓN A LAS PARTES ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES CITACIÓN ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIAD S SB PROCESOS110 29 29.10 PROCESO ADMINISTRATIVO POR 2 18 X X Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidado VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN MENORES personal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a que DE EDAD
  • 126. página 126 de 323 DENUNCIA DE LOS HECHOS OCURRIDOS CON sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa y INDICACIÓN CLARA DE LSO MISMOS Y LA oportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligación IDENTIFICACIÓN DE LA VIÍCTIMA Y EL PRESUNTO ABUSADOR O MALTRATADOR. de cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellos EXAMEN DE RECONOCIMIENTO DE MÉDICO en los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a sus LEGISTA representantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legal DENUNCIA A LA FISCALÍA CORRESPONDIENTE no desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el SI SE CONSTITUYE DELITO PENAL DE archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de ACUERDO AL RESULTADO DEL archivo de la ALCALDÍA. RECONOCIMIENTO DE MÉDICO LEGISTA OFICIO REMISORIO INFORMES DE ACOMPAÑAMIENTO SICOLÓGICO D S SB PROCESOS Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 23. Custodia y cuidado110 29 29.14 PROCESO DE FILIACIÓN personal. Los niños niñas y los adolescentes tienen derecho a que 2 18 X EXTRAMATRIMONIAL sus padres en forma permanente y solidaria asuman directa y FOTOCOPIA DEL REGISTRO CIVIL DE oportunamente su custodia para su desarrollo integral.La obligación NACIMIENTO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE Y de cuidado personal se extiende además a quiens convivan con ellos TARJETA DE IDENTIDAD SI LA TIENE. en los ámbitos familiar, social o institucional, o institucional, o a sus FOTOCOPIA DEL CARNET DE VACUNAS DEL representantes legales. Cumplida su vigencia administrativa y legal NIÑO SI ES MENOR DE 6 AÑOS no desarrolla valors secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el FOTOCOPIA DEL CARNET DE CRECIMIENTO Y archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de DESARROLLO DEL NIÑO O LA NIÑA SI ES MENOR DE 10 AÑOS archivo de la ALCALDÍA. CERTIFICADO DE ESTUDIO DEL NIÑO O EL ADOLESCENTE ACTUAL. FOTOCOPIA DEL CARNET DE LA EPS O SISBEN DEL NIÑO O ADOLESCENTE FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DEL SOLICITANTE PRUEBA DE ADN DEMANDA D S SB PROCESOS110 29 29.18 PROCESO DE REGULACIÓN DE CUOTA 18 18 X Regulado por la Ley 1098 de 2006 artículo 24. Derecho a los ALIMENTARIA alimentos. Los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a SOLICITUD VERBAL O ESCRITA ANTEL EL los alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico, COMISARIO DE FAMILIA CON LA espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidad IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES Y LOS DATOS DE LOCALIZACIÓN DE LOS MISMOS, ESTO PARA económica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que es EFECTOS DE CITACIÓN indispensable para el sustento, habitación, vestido, asistencia CITACIÓN A LA AUDIENCIA médica, recreación, educación o instrucción y, en general, todo lo que es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas y
  • 127. página 127 de 323 que es necesario para el desarrollo integral de los niños, niñas y adolescentes. Los alimentos comprenden la obligación de proporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto. Cumplida NOTIFICACIÓN A LAS PARTES su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. ACTA DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO AUTO POR CONCILIACIÓN ENTRE LAS PARTES CONSTANCIA DE INASISTENCIA POR UNA DE LAS PARTES CITACIÓN ACTA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITO DE LA PROCEDIBILIDAD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN MATERIA DE FAMILIA CERTIFICADOS LABORALESD S SB PROGRAMAS110 30 30.04 PROGRAMA DE ATENCIÓN PSICOSOCIAL 4 6 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se PROGRAMA DE ATENCIÓN NUTRICIONAL conservan permanentemente por ser documentos misionales PROGRAMA DE ATENCIÓN SICOLÓGICA relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. PROGRAMA DE ATENCIÓN TRABAJO SOCIAL INFORMES ACTAS DE VISITAS D S SB REGISTROS100 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 1 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos: REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del CABEZA DE HOGAR certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE TENENCIA DE MENORES DE EDAD desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o CERTIFICADOS DE DESENGLOCE GRUPO cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y FAMILIAR INDIVIDUAL eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 128. página 128 de 323REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.DESENGLOCE GRUPO FAMILIAR MASIVOREGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DEGRUPO FAMILIARCERTIFICADOS DE INCLUSION FAMILIAS ENACCION
  • 129. página 129 de 323DEPENDENCIA: 110 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 120 INSPECCIÓN DE POLICIA Y TRANSITO RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS110 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE CONTROL A hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DE EXHUMACIÓN DE CADÁVERES 1 19 X x se eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de las actas de exhumacion de cadaveres que son de conservacion CONVOCATORIA A LA REUNIÓN total,se hará transferencia del CD al archivo histórico de la LISTADO DE ASISTENCIA Administracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las ANEXOS transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS120 03 03.03 AUTORIZACIONES PARA TRANSPORTE DE Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores 1 0 X BIENES secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central SOLICITUD DEL PERMISO mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB AUTORIZACIONES Y PERMISOS120 03 03.06 PERMISOS PARA OCUPAR EL ESPACIO Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores PÚBLICO 1 4 X secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central SOLICITUD DEL PERMISO mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. PERMISO O AUTORIZACIÓN D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores120 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se CERTIFICADOS DE SUPERVIVENCIA deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. CONSTANCIAS DE DESPACHO CONSTANCIAS DE VECINDAD
  • 130. página 130 de 323 D S SB COMUNICACIONES OFICIALES120 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES120 06 06.04 EXHORTOS Y COMISIONES 1 4 X X Digitalizar y eliminar el soporte papel una vez cumpla el tiempo en OFICIOS COMISORIOS DE FISCALIA, los archivos de gestión y central, el original queda en el expediente PERSONERIA, PROCUTADURUIA , BATALLONES del proceso en el ente respectivo ENTRE OTROS ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES120 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por 1 4 X su delicadesa peresenten mayor significado para la administraciòn SUGERENCIAS ESCRITO DE LA QUEJA en la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOSD S SB CONTRAVENCIONES120 9 09.01 CONTRAVENCIONES 1 4 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores QUEJA POR RATIFICACIÓN DE HUMEDAD secundarios se deben de conservara las actas de conciliacion . CITACIONES DECLARACIONES RESOLUCIONES
  • 131. página 131 de 323 NOTIFICACIONES RECURSOS ACTAS CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO REQUERIMIENTOS AUTO SOLICITUDES DE COBRO COACTIVOQUEJA POR TENENCIA RESPONSABLE DEANIMALES CITACIONES D RESOLUCIONES NOTIFICACIONES RECURSOS ACTAS CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO REQUERIMIENTOS / CONMINACIÓN AUTO SOLICITUDES DE COBRO COACTIVOQUEJA POR ESCOMBROS Y BASURAS CITACIONES DECLARACIONES RESOLUCIONES NOTIFICACIONES RECURSOS ACTAS CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO REQUERIMIENTOS AUTO SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO INFORME POLICIVOQUEJA POR PROBLEMAS DE CONVIVENCIA CITACIONES DECLARACIONES
  • 132. página 132 de 323 RESOLUCIONES NOTIFICACIONES RECURSOS ACTAS CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO REQUERIMIENTOS Y/O CONMINACIÓN AUTO SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO INFORME POLICÍVO QUEJA POR PROTECCIÓN A LAS VÍAS PÚBLICAS CITACIONES DECLARACIONES RESOLUCIONES NOTIFICACIONES RECURSOS ACTAS REQUERIMIENTOS AUTO SOLICITUDES DE COBRO COACTIVO CONCEPTO SEGÚN EL PROCESO QUEJA POR LEVANTAMIENTO DE PENDIENTES DE VEHÍCULOS SOLICITUD RESOLUCIONES OFICIOSD S SB DECLARACIONES EXTRAPROCESO O 4 6 Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores EXTRAJUICIO secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez120 11 11.02 DECLARACIONES SEGÚN SEA EL CASO cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. DECLARACIÓN EXTRAJUICIO DE TENENCIA DE TIERRASD S SB DECOMISOS120 12 12.01 DECOMISOS 1 4 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores QUEJA secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez DECOMISO cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
  • 133. página 133 de 323 mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. DENUNCIAS120 14 14.01 DENUNCIAS 1 4 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores DENUNCIAS POR PÉRDIDA DE 2 8 secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez DOCUMENTOS cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar DENUNCIAS DE DESAPARECIDOS 10 10 X mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. DENUNCIA OFICIO REMISORIO CONTESTACIÓN FALLO ACTAS DE CONCILIACIÓN DENUNCIAS POR LESIONES PERSONALES 10 10 X INFORME DE RECONOCIMIENTO MÉDICO LEGAL COMUNICACIÓN OFICIAL (SOLICITUD DE NECROPSIA, EXAMEN MÉDICO POR PARTE DE LA FAMILIA O AUTORIDAD COMPETENTE) CUSTODIA DE LA PRUEBA RÓTULOS DE LA ANEXOSD S SB INFORMES Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se120 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DEL VIGILANCIA Y 3 7 X X conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos CONTROL DEL ESTADO de los organismos de control.D S SB INFORMES120 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME MENSUAL SOBRE COMPARENDOS DE digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de TRANSITO de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar INFORME soportadas con el acta correspondiente. REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) CARTAS DE LACOMUNIDAD
  • 134. página 134 de 323 D S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de120 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia CARTAS DE LACOMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de120 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO CON LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTRO FOTOGRÁFICO (OPCIONAL) garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia CARTAS DE LACOMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES 2 4 X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,120 18 18.23 INFORMES MULTAS DE TRANSITO digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. INFORME MENSUAL SOBRE MULTAS DE TRANSITO: PARQUEO EN ZONAS PROHIBIDAS, EMISIÓN DE GASES, VIOLACIÓN A LA NORMA DE TRANSITO ENTRE OTRAS.D S SB INFORMES120 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se INFORMES ESTADISTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
  • 135. página 135 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X120 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL120 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO UNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL120 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO UNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL120 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior.
  • 136. página 136 de 323 D S SB LICENCIAS120 21 21.04 LICENCIA DE EXHUMACIÓN 5 15 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se SOLICITUD conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria LICENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.D S SB PROCESOS120 29 29.22 PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS Regulados por el Código de Transito Articulo 122. Cumplida su 2 8 X DE TRANSITO vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, DEMANDA el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el MEMORIAL DE ALEGATOS tiempo en el archivo de central, digitalizar y eliminar el soporte papel ACTA DE REPARTO mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA. SENTENCIAS RECURSOS SOLICITUD DE COBRO LIQUIDACIÓN Y PAGO DE LA SENTENCIA EXHORTOSD S SB PROCESOS120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X X Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas PROCESOS ESPECIALES DE POLICIA DEMANDA POR RESTITUCIÓN DE USO PÚBLICO PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN ACTAS PRUEBAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL
  • 137. página 137 de 323 AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR DEMANDA D E LANZAMIENTO POR OCUPACIÓN DE HECHO PODER NOTIFICACIÓN AVISO PRUEBAS RESOLUCIÓN ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR DEMANDA POR RESTITUCIÓN A LA POSESIÓN O STATU QUO PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN PRUEBAS ACTAS SOLICITU RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARD S SB PROCESOS120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X X Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas PROCESOS ESPECIALES DE POLICIA DEMANDA DE AMPARO AL DOMICILIO
  • 138. página 138 de 323 PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN PRUEBAS ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARDEMANDA DE BIEN INMUEBLE QUEAMENAZA RUINA PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN PRUEBAS ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARDEMANDA DE SUSPENSIÓN DE OBRA PODER NOTIFICACIÓN AVISO
  • 139. página 139 de 323 RESOLUCIÓN PRUEBAS ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR DEMANDA DE PROTECCIÓN POLICIVA POR VÍA DE HECHO PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN ACTAS PRUEBA SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARD S SB PROCESOS120 29 29.22 PROCESOS POLICIVOS 5 10 X X Se Custodiaran permanentemente las resoluciones y las pruebas PROCESOS ESPECIALES DE POLICIA DEMANDA POR CIERRE DE ZONAS VERDES Y/O DE SEGURIDAD PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN PRUEBAS
  • 140. página 140 de 323 ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULAR DEMANDA DE CIERRE DE MINAS PODER NOTIFICACIÓN AVISO RESOLUCIÓN PRUEBAS ACTAS SOLICITUD RECURSOS AUTOS INFORME SECRETARIAL AUTO DE FIJACIÓN DE FECHAS POR PRACTICA DE DILIGENCIA DE INSPECCIÓN OCULARD S SB PROGRAMA Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumple120 30 30.06 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SOBRE su función 1 4 X NORMAS DE TRANSITO PROGRAMA ESTUDIOS PREVIOS INFORMES MEMORIASD S SB QUERELLAS Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores120 32 32.01 QUERELLAS 4 6 X secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar
  • 141. página 141 de 323 cumplido el tiempo en el archivo de central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. QUEJA U OFICIO DE INICIO ACTAS DE CONCILIACIÓN ACTAS DE VISITA DECLARACIONES JURAMENTADAS INFORMES DE PERITOS NOTIFICACIONES RESOLUCIONES FALLO REGISTROS Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , D S S REGISTROS eliminar el soporte papel120 33 33.05 REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y 2 0 X MEDIDAS REGISTROS DE CONTROL DE PESAS Y MEDIDAS D S SB REGISTROS120 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos: REGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del DESPACHO certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTRO SE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE SUPERVIVENCIA desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 142. página 142 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS130 02 02.01 ACTAS 1 4 X ACTAS DEL COMITÉ DE INVENTARIOS CONVOCATORIA LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB COMPROBANTES130 05 05.03 COMPROBANTES DE ENTRADAS Y SALIDAS X DE ALMACÉN 4 6 ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACENCON SU RESPECTIVO SOPORTES CONPROBANTES DE ENTRADA DE ALMACÉN REPORTES DE ENTRADA DE ELEMENTOS DE CONSUMO DE VIVIENDA POR DONACIÓN
  • 143. página 143 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E DEVOLUTIVOS FACTURA DE COMPRA CERTIFICADO DE DONACIÓN INFORME DE PRESUNCIÓN DE VALORES COMPROBANTES DE SALIDAS DE ALMACÉN DEVOLUTIVOS SALIDAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA SALIDAS DE ELEMENTOS POR DONACIÓN D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X 130 6 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SOLICITUD CERTIFICADO D S SB HISTORIAS130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS 1 5 X FACTURA DE COMPRA PROTOCOLO DE MANTENIMIENTO REPORTES SOLICITUD DE ORDENES DE SERVICIO PARA MANTENIMIENTO
  • 144. página 144 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL ORDEN DE TRABAJO (SE PLASMA LA GESTIÓN CENTRAL CT S M E ACTIVIDAD) INFORMEREGISTRODE MANTENIMIENTO HOJA DE TÉCNICO DE SERVICIO TÉCNICO A INSTRUMENTOS D S SB HISTORIAS130 17 17.04 HISTORIAS DE EQUIPOS HOJA DE VIDA DE EQUIPOS DE COMPUTO HISTORIAS DE EQUIPOS DE COMPUTO COTIZACIÓN, CONTRATO GARANTÍA HOJA DE SEGUIMIENTO POR REPARACIÓN O MANTENIMIENTO MANUAL DE FUNCIONAMIENTO ORDEN DE COMPRA, PÓLIZA MANUAL DE FUNCIONAMIENTO D S SB HISTORIAS130 17 17.08 HISTORIAS DE PROVEEDORES 4 0 X CARPETA DE PROVEEDORES PRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR (PORTAFOLIO DE SERVICIOS)
  • 145. página 145 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E RUT, CERTIFICADO EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN, RUT, CERTIFICADO DEL SISE. COMUNICACIONES FICHA TÉCNICA DE ALMACENAMIENTO D S SB INFORMES130 18 18.01 INFORME ANUAL DE INVENTARIO 1 4 X X INFORME ANUAL DE INVENTARIO INFORMES130 18 18.21 INFORMES DE GESTIÓN 1 9 X X INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA INFORMES DE ALTAS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO
  • 146. página 146 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E INFORMES DE MOVIMIENTO GENERAL DE ALMACÉN INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS, INFORMES DE BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA D S SB INFORMES100 18 18.33 INFORMES MOVIMIENTO GENERAL DEL ALMACÉN 2 8 X X INFORME DE ALTAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE VIVIENDA INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS INFORMES DE ALTA DE ELEMENTOS DE CONSUMO INFORMES DE SALIDAS DEFINITIVAS DE BIENES DEVOLUTIVOS, INFORMES BAJAS DE ELEMENTOS DE VIVIENDA
  • 147. página 147 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL130 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 1 9 X OFICIALES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL130 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X PRIMARIASUNICO DE INVENTARIO FORMATO DOCUMENTAL D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL130 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X
  • 148. página 148 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL D D DB INSTRUMENTOS DE CONTROL130 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL D S SB INVENTARIOS130 20 20.02 INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO 1 4 X INVENTARIO DE ELEMENTOS DE CONSUMO D S SB INVENTARIOS130 20 20.08 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS 1 4 X FIJOS POR DEPENDENCIAS INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIAS
  • 149. página 149 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB INVENTARIOS130 20 20.09 INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS 1 4 X FIJOS POR ESCUELAS INVENTARIOS DE ALMACÉN / ACTIVOS FIJOS POR ESCUELAS D S SB INVENTARIOS130 20 20.10 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES. 1 4 X INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES. D S SB PROCESOS130 29 29.11 PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS 1 4 X REGISTRO DE RECEPCIÓN DE ACTIVOS DE BAJA ACTA DE DISPOSICIÓN FINAL RESOLUCIÓN
  • 150. página 150 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB PROCESOS130 29 29.20 PROCESO DE TRASLADO DE ACTIVOS 1 4 X ACTA DE TRASLADO DE ACTIVOS SOLICITUD DEL TRASLADO LISTADO DE ELEMENTOS A TRASLADAR D S SB REGISTROS100 33 33.09 REGISTROS DE ENTREGA DE 1 0 X CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS REGISTRODE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO
  • 151. página 151 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARÍA DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 130 ALMACENISTA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL GESTIÓN CENTRAL CT S M E
  • 152. página 152 de 323 PROCEDIMIENTOEstas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestiónse hará la transferencia al archivo central, terminada la retención enel archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalizacióny se eliminara el soporte papel en su totalidad, se hará transferenciadel CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de SanLuis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estarsoportadas con el acta correspondiente.Estos comprobantes luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central, se eliminaran ya que la informaciónqueda contenida en el libro mayor y balance.Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el actacorrespondiente.
  • 153. página 153 de 323 PROCEDIMIENTOEstos certificados se elaboran a petición del interesado, se entregael original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivoelectrónico, no desarrollan valores documentales para la AlcaldíaMunicipal.Transferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminar
  • 154. página 154 de 323 PROCEDIMIENTOTransferir 1 año después de dar de baja el equipo, conservar 5 añosmas y eliminarConservar Permanentemente en el archivo de gestion mientras elproveedor este vigente, eiminar cuando este ya no preste susservicios a la Administracion Municipal
  • 155. página 155 de 323 PROCEDIMIENTOUna vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central,digitalizar y transferir el CD al archivo histórico de la AlcaldiaMunicipal de de de San Luis AntioquiaNota: Todas lastransferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
  • 156. página 156 de 323 PROCEDIMIENTOEstos informes, luego de pasada la retención en el archivo degestión se hará la transferencia al archivo central, terminada laretención en el archivo central se hará proceso digitalización y seeliminara el soporte papel en su totalidad.
  • 157. página 157 de 323 PROCEDIMIENTOPasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico alArchivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidadRegulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Losinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
  • 158. página 158 de 323 PROCEDIMIENTOinventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivosde gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión yfunciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años,luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidadRegulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias deguardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza laanterior.Una vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu funciónUna vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu función
  • 159. página 159 de 323 PROCEDIMIENTOUna vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu funciónUna vez cumpla el tiempo en el archivo de gestión, eliminar cumplesu funciónEliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistema
  • 160. página 160 de 323 PROCEDIMIENTOEliminar una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión ycentral, queda en el sistemaLos registros de entrega de certicados estan conformados porarchivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos:fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante delcertificado o constancia; Su valor es solamente informativo y nodesarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en elarchivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd ocualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos yeliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivocentral de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 161. página 161 de 323PROCEDIMIENTO
  • 162. página 162 de 323DEPENDENCIA: 100 SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNOOFICINA PRODUCTORA: 140 ARCHIVO MUNICIPAL RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS140 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el ACTAS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 1 9 X archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y INVENTARIO DOCUMENTAL DE se eliminara el soporte papel en su totalidad, a exepcion de las DOCUMENTOS A ELIMINAR actas de eliminacion de documentso que son de conservacion ACTAS DEL COMITE DE ARCHIVOS total,se hará transferencia del CD al archivo histórico de la ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVOS Administracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las ACTAS DEL COMITÉ DE ARCHIVO transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB HISTORIAS140 17 17.09 HISTORIAS LABORALES 1 100 X Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según sea HISTORIA LABORAL (RETIRDOS) el caso), conservar 100 años mas y seleccionar las de los Alcaldes, y DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, HOJA DE VIDA (FORMATO ÚNICO) científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldia. ACTO ADMINISTRATIVO, NOTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL NOMBRAMIENTO O CONTRATO DE TRABAJO SOPORTES DE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA QUE ACREDITEN LOS REQUISITOS DEL CARGO ACTA DE POSESIÓN CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES (PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS BIENES Y RENTAS DECLARACIÓN DE CERTIFICADO DE APTITUD LABORAL (EXAMEN MÉDICO DE INGRESO)
  • 163. página 163 de 323 AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES REGISTRO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO ACTOS ADMINISTRATIVOS DE: VACACIONES, LICENCIAS, COMISIONES, ASCENSOS, TRASLADOS, ENCARGOS, PERMISOS, AUSENCIAS TEMPORALES, INSCRIPCIÓN EN CARRERA ADMINISTRATIVA, SUSPENSIONES DE CONTRATO, ENTRE OTRAS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO KARDEX LABORAL LIBRANZAS CONVOCATORIA PUBLICA REGISTROS DE EVALUACIÓN DOCENTED S SB INFORMES140 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, CONTROL DEL ESTADO digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE de de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben CONTROL estar soportadas con el acta correspondiente. INFORMES SECRETARÍA DE EDUCACIÓN INFORMES PROYECCIÓN DE CUPOSD S SB INFORMES140 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se INFORMES ESTADISTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X140 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL140 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
  • 164. página 164 de 323 inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO UNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL140 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO UNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidadD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias se guardará la Tabla de Retenciön Documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que140 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALD S SB TÍTULOS Y VALORES Conservar permanentemente en gestión junto con los archivos de Permanente instalación del software (Cds, memorias USB y demás). Nota: mantener140 21 21.09 LICENCIAS DE SOFTWARE X las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de estos LICENCIAS DE SOFTWARE soportes.
  • 165. página 165 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS 200 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE REUNIONES INFORMALES hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el DIRECCION LOCAL DE SALUD archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DEL COMITE DE DISCAPACIDAD se eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferencia ACTAS DEL COMITE DE SEGURIDAD SOCIAL EN del CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de San SALUD (SSS) Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA soportadas con el acta correspondiente. SOCIAL (COMPOS) ACTAS DEL COMITÉ DE VIGIULANCIA EPIDIMIOLOGICA (COVE) LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega 200 06 06.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo CERTIFICADOS DE AFILIACIÓN AL electrónico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldía RÉGIMEN SUBSIDIADO Municipal. CERTIFICADO DE CAMBIO DE NIVEL RÉGIMEN SUBSIDIADO CERTIFICADO DE RETIRO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO CERTIFICADOS POR TRASLADO A OTRO MUNICIPIO RÉGIMEN SUBSIDIADO SOLICITUD CERTIFICADOD S SB COMUNICACIONES OFICIALES Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porque 200 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X registran aspectos normativos de la Administración Municipal. CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL CIRCULARES REGLAMENTARIAS ALCALDE, SECRETARIAS
  • 166. página 166 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E ANEXOS D S SB COMUNICACIONES OFICIALES200 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES200 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por 1 4 X su delicadesa peresenten mayor significado para la administraciòn SUGERENCIAS ESCRITO DE LA QUEJA en la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB CONCEPTOS200 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos SOLICITUD misionales de la entidad. CONCEPTO
  • 167. página 167 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ESTADISTICAS200 15 15.02 ESTADÍSTICAS DE MORBILIDAD 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO ENFERMEDADES DE NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA-ENO- D S SB ESTADISTICAS200 15 15.03 ESTADÍSTICAS DE MORTALIDAD 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS D S SB ESTADISTICAS200 15 15.04 ESTADÍSTICAS DE SERVICIOS DE SALUD SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO PÚBLICA 10 10 X X CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS D S SB ESTUDIOS200 16 16.02 ESTUDIOS DE SALUD MUNICIPAL 10 10 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se CONSOLIDADO POR BARRIOS Y VEREDAS conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal. D S SB INFORMES200 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE los organismos de control. CONTROL D S SB INFORMES
  • 168. página 168 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E200 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CARTAS DE LA COMUNIDAD D S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de200 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON retención en el archivo central se hará proceso digitalización para LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia REGISTROS FOTOGRÁFICOS o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias CARTAS DE LA COMUNIDAD deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB INFORMES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de200 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON retención en el archivo central se hará proceso digitalización para LOS SOPORTES garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia REGISTROS FOTOGRÁFICOS o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del CARTAS DE LA COMUNIDAD patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB 2 8 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , INSTRUMENTOS DE CONTROL digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo
  • 169. página 169 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E200 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo ADMINISTRATIVOS Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL200 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES 1 9 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL200 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO UNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL200 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos
  • 170. página 170 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E FORMATO UNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL200 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior. D S SB PLANES Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se200 27 27.06 PLAN DE ACCION 9 1 X X conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva INFORME DEL POSS temática. NOTIFICACIONES D S SB PLANES200 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA conservan permanentemente por ser documentos misionales POBLACIÓN AL SISTEMA GENERAL DE relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Municipal. PROGRAMA DE IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LA POBLACIÓN VULNERABLE A AFILIAR, TALES Còmo: NIÑOS, DESPLAZADOS, DISCAPACITADOS, ADULTOR MAYOR
  • 171. página 171 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E PROGRAMA PROMOCIÓN DE LA AFILIACIÓN AL SGSSA DE LA POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO Y/O VICTIMAS PROGRAMA GESTIÓN Y UTILIZACIÓN EFICIENTE DE CUPOS RÉGIMEN SUBSIDIADO PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL ASEGURAMIENTO PLAN DE ATENCION BÁSICA INFORME DEL POSS NOTIFICACIONES PROGRAMA DE SALUD PUBLICA PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ALIMENTOS ACTAS DE CLAUSURA TEMPORAL COMO MEDIDA SANITARIA ACTA DE CONGELAMIENTO ACTA DE DESTRUCCIÓN ACTA DE DONACIÓN (PRODUCTOS DECOMISADOS) CONCEPTO TÉCNICO (VISITA SANITARIA ESTABLECIMIENTOS) CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (EVENTOS) CONCEPTO TÉCNICO SANITARIO (VEHÍCULOS TRANSPORTE DE ALIMENTOS) CONSTANCIA SANITARIA POR CIERRE DE ESTABLECIMIENTOS ACTA DE DESCONGELAMIENTO
  • 172. página 172 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E PROGRAMA DE VIGILANCIA Y CONTROL DE VECTORES CONTROL DE LEPTOSPIROSIS NOTIFICACIÓN DENGUE CLÁSICO Y HEMORRÁGICO REGISTRO DE CONTROL DE ROEDORES Y CANALES REGISTRO DE VIGILANCIA Y CONTROL DE LEPTOSPIROSIS PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD INFANTIL PROGRAMA DE VACUNACIÓN (PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES-PAI-) INFORME DE INMUNIZACIONES REGISTROS DE ENTREGA DE BIOLÓGICOS A EPS REGISTROS DE INMUNIZACIONES ANUALES REPORTE DE BIOLÓGICOS (VACUNAS) REPORTES DE CADENA DE FRIO PROGRAMA DE ESCUELA SALUDABLE ACTAS DE VISITAS INFORMES ESCUELAS POR BARRIOS Y VEREDAS PROYECTOS PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA ENFERMEDAD PROYECTO ADULTO MAYOR PROYECTO CARDIOVASCULAR PROYECTO DE ATENCIÓN MATERNO INFANTIL
  • 173. página 173 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E PROYECTO DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Y PLANIFICACIÓN FAMILIAR PROGRAMA DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA INFORMES DE GESTIÓN PROYECTO ETS/VIH/SIDA CAPACITACIÓN A GRUPOS EXTRAMURALES RESULTADOS DE BARRIDOS (DETECCIÓN ETS/VIH/SIDA) PROGRAMA DE TBC (TUBERCULOSIS) INFORMES DE GESTIÓN PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD MENTAL INFORMES DE CAMPAÑAS DE PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS INFORMES DE CAMPAÑAS PARA IMPLEMENTAR LA VIGILANCIA MULTISECTORIAL DE MALTRATO INFANTIL, (ICBF, INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL, COMISARIA DE FAMILIA, PERSONERÍA Y POLICÍA), PARA REALIZAR INTERVENCIONES CON BASE A LA INFORMACIÓN GENERADA. PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA SALUD NUTRICIONAL INFORME SITUACIÓN NUTRICIONAL PARA LA POBLACIÓN MENOR DE 12 AÑOS Y GESTANTES PROGRAMA DE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS ACTAS DE JORNADAS EDUCATIVAS SOBRE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES Y ZOONOSIS
  • 174. página 174 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E MEJORAMIENTO EN LA ATENCION A POBLACIÓN ESPECIAL ACTAS DE SUMINISTRO DE AYUDAS TÉCNICAS A POBLACIÓN DISCAPACITADA PROYECTOS PARA LA ATENCION INTEGRAL DEL ADULTO MAYOR Y EL ANCIANO PREVENCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE RIESGOS PROFESIONALES PROGRAMA DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y CALIDAD DE VIDA EN ÁMBITOS LABORALES INFORMES DE CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS EN SALUD Y DE ORIGEN LABORAL EN ÁMBITOS LABORALES INFORMES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS RIESGOS LABORALES PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y DESASTRES MAPA DE RIEGOS ACTAS DE CAPACITACIÓN EN PREVENCIÓN Y ATENCION DE DESASTRES D S SB PROGRAMAS200 30 30.02 PROGRAMA DE ATENCIÓN AL USUARIO 1 10 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDÍA, se PROGRAMA DE QUEJAS Y RECLAMOS conservan permanentemente por ser documentos misionales QUEJAS Y MANIFESTACIONES DEL PERSONAL relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración INTERNO Municipal. FORMATO DE SUGERENCIAS INQUIETUD DEL USUARIO RESPUESTA A LA INQUIETUD D S SB
  • 175. página 175 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDIAOFICINA PRODUCTORA: 200 DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E200 34 34.03 REPORTES 1 4 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO REPORTE SEMANAL DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES D S SB REPORTES 1 4 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO200 34 34.05 REPORTES DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS ENTREGADOS EN SALUD REPORTE DE VISITAS A INSTITUCIONES
  • 176. página 176 de 323DEPENDENCIA: 010 ALCALDÍAOFICINA PRODUCTORA: 300 SECRETARÍA DE HACIENDA RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS300 02 02.01 ACTAS 1 4 X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se ACTAS DE REUNIONES INFORMALES hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el SECRETARIA DE HACIENDA archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y ACTAS DEL COMITÉ DE HACIENDA se eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferencia ACTAS DEL COMITÉ MUNICIPAL DE POLÍTICA del CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de San FISCAL COMFIS Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE soportadas con el acta correspondiente. SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB COMPROBANTES300 05 05.01 COMPROBANTES DE EGRESOS 1 19 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central PLAN ANUALIZADO DE CAJA PAC seleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en el ACTA DE CHEQUES DEVUELTOS archivo histórico de la Administracion Municipal ORDENES DE PAGO CDP - OBLIGACION PRESUPUESTAL FORMULARIOS DE IMPUESTOS (RETEFUENTE, RETEICA, IVA, ESTAMPILLAS) TRASLADO BANCARIO ARCHIVO PLANO DE DISPERSION LISTADO DE ORDENES DE PAGOS, TRASLADOS Y CONSIGNACIONES RESOLUCIONES SOLICITUD CERTIFICADO PRESUPUESTAL CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO D S SB COMPROBANTES300 05 05.02 COMPROBANTES DE INGRESOS 1 19 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central seleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en el
  • 177. página 177 de 323FACTURAS seleccionar el ultimo libro de cada año para su conservación en el archivo histórico de la Administracion MunicipalLISTADO PREFACTURADO INDUSTRIA YCOMERCIOFACTURACIÓN DE PREDIAL URBANO Y RURALCONSIGNACIONESRESOLUCIONESPLANILLA DE RECAUDOPLANILLA DE CHEQUES DEVUELTOS YRECONSIGNADOSFACTURAS POR CONCEPTOS DE: 1 0IMPUESTO PREDIAL UNIFICADOIMPUESTO SOBRETASA A LA GASOLINA 1 0IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y SUCOMPLEMENTARIO DE AVISOS Y TABLEROSLICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN Y APROBACIÓNDE PLANOSALUMBRADO PÚBLICOBOMBERIL IMPUESTORIFAS DE CIRCULACIÓN MUNICIPALESPECTÁCULOS PÚBLICOSOCUPACIÓN DE VÍASPUBLICACIÓN GACETAEXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS CONSTANCIASY PAZ Y SALVOSAPROVECHAMIENTOS Y REINTEGROSCOMISIÓN DE RECAUDOS Y LICENCIAS,MOVILIZACIÓN ANIMALMULTAS TRANSITOARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLESALQUILER DE MAQUINARIA Y EQUIPO PARQUEAUTOMOTORSISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
  • 178. página 178 de 323 IMPUESTO VEHICULOS AUTOMOTORES DEGUELLO DE GANADO MAYOR Y MENOR TRANSFERENCIAS ESTATALES CUOTAS PARTES JUBILATORIAS TRANSFERENCIAS SECTOR ELÉCTRICO FONDO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL COFINANCIACIONES FONPET TRANSFERENCIAS FOSYGA TRANSFERENCIAS ETESA FONDO DE ESTAMPILLAS ESTAMPILLA PRO ELECTRIFICACIÓN RURAL PRO-HOSPITAL ESTAMPILLA PRO-CULTURA D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 0 X Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entrega300 06 06.01 CERTIFICADOS el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALES electronico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y Municipal COMERCIO CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE CERTIFICADOS CATASTRALES CERTIFICADOS CONTABLES CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA CERTIFICADOS DE NOMINA CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIAL CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS
  • 179. página 179 de 323 SOLICITUD CERTIFICADO D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X X Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porque300 06 06.02 CIRCULARES registran aspectos normativos de la Administración Municipal. CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL CIRCULARES REGLAMENTARIAS ALCALDE, SECRETARIAS ANEXOSD S SB 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia COMUNICACIONES OFICIALES y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego300 06 06.03 de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la DERECHOS DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo DERECHO DE PETICIÓN central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte CONCEPTO JURÍDICO físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este COMUNICACIONES documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES 1 4 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por300 06 06.06 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y su delicadesa peresenten mayor significado para la administraciòn SUGERENCIAS en la atención de futuras situaciones jurídicas. ESCRITO DE LA QUEJA RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB CONCEPTOS 2 3 X X Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos100 07 07.02 CONCEPTOS TECNICOS misionales de la entidad. CONCEPTOS TÉCNICOS (NORMAS CONTABLES)
  • 180. página 180 de 323 D S SB DECLARACIONES 1 19 X X300 11 11.01 DECLARACIONES DE APORTES AL ELIMINAR UNA VEZ CUMPLA EL TIEMPO EN LOS ARCHIVOS DE SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL GESTIÓN Y CENTRAL. LEY 80 DE 1993 ARTICULO 55 La acción PAGOS A FONDOS DE PENSIONES civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los PAGOS PARAFISCALES artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. PAGOS DE CESANTÍAS La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal RELACIÓN DE PAGOS ARP prescribirá en veinte (20) años. RELACIÓN DE PAGOS SALUD D S SB DECLARACIONES 1 9 x X Estas Declaraciones Tributarias luego de pasada la retención en el300 11 11.03 archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, DECLARACIONES TRIBUTARIAS terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al DECLARACIÓN TRIBUTARIA DE RETENCIÓN EN archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de LA FUENTE la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención DECLARACIÓN DE PATRIMONIO Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta DECLARACIÓN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO correspondiente. DECLARACIÓN DE IVA FORMULARIOS OFICIALES DE IMPUESTOS ANEXOS COPIAS DE DECLARACIONES ELECTRÓNICASD S SB DECLARACIONES Regulados por la Ley 44 de 1990 / Ley 223 de 1995.Llevar a cabo los recaudos ordenados por la Ley. La declaración del impuesto300 11 11.04 DECLARACIONES POR RECAUDO DE predial constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, IMPUESTOS MUNICIPALES se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO de los organismos de control, y la declaraciòn de industria y PREDIAL x 1 1 comercio se realiza cada año se puede eliminar luego de pasada la DECLARACIONES DE PAGO DE IMPUESTO DE retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo INDUSTRIA Y COMERCIO x central, terminada la retención en el archivo central, los de 1 1 conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta
  • 181. página 181 de 323 D S SB ESTADISTICAS 10 10 X X SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO300 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIO D S SB ESTUDIOS 10 10 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 16 16.03 ESTUDIOS FINANCIEROS conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de ESTUDIOS FINANCIEROS decisiones de la administración Municipal.D S SB HISTORIAS Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizara 5 15 X X cada una de las historias y se eliminara el soporte papel en su HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE300 17 17.02 ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES Y totalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de la COMERCIALES Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño del RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria DECLARACIÓN PRIVADA respectiva LIQUIDACIÓNES OFICIALES EMPLAZAMIENTOS REQUERIMIENTOS RESOLUCIONES AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE RECURSOS INFORME DE VISITAS NOTIFICACIONESD S SB HISTORIAS Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizara 5 15 X X cada una de las historias y se eliminara el soporte papel en su300 17 17.03 HISTORIA DEL CONTRIBUYENTE DE LAS totalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de la RENTAS VARIAS Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la RECIBO DE LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO ALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño del predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria
  • 182. página 182 de 323 predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria DECLARACIÓN PRIVADA respectiva LIQUIDACIÓNES OFICIALES EMPLAZAMIENTOS REQUERIMIENTOS RESOLUCIONES AUTOS DE VERIFICACIÓN O CRUCE RECURSOS INFORME DE VISITAS NOTIFICACIONES D S SB INFORMES 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de CONTROL DEL ESTADO los organismos de control. INFORME SISTEMA DE CAPTURA DE INFORMACION PARA LA EJECUCION PRESUPUESTAL SICEP INFORME A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CGN INFORME A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA INFORME A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORME DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN INFORME A LA GERENCIA DEPARTAMENTAL INFORME ANUAL DE PASIVOS PENSIONALES INFORME CUMPLIMIENTO LEY 617 DE 2000 INFORME DE DEUDA PÚBLICA INFORME DEL DÉFICIT FISCAL INFORME FORMULARIO ÚNICO TERRITORIAL (FUT),
  • 183. página 183 de 323 INFORME DE DESPLAZADOS 1 Y 2 INFORME DE REGALIAS 1 Y 2 INFORME MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO INFORME ARCHIVO ELECTRÓNICO ANEXOD S SB INFORMES300 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. CARTAS DE LA COMUNIDAD D S SB INFORMES300 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES300 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la LOS SOPORTES retención en el archivo central se hará proceso digitalización para REGISTROS FOTOGRÁFICOS garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia CARTAS DE LA COMUNIDAD o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES 3 7 X Los informes contables luego de pasada la retención en el archivo de
  • 184. página 184 de 323 INFORMES DE CONCILIACIONES gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la300 18 18.17 BANCARIAS retención en el archivo central se eliminaran ya que la información BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCO CON SU RESPECTIVA RELACIÓN DE INGRESOS, queda contenida en el libro mayor y balance. Nota: Todas las ESGRESOS Y TRASLADOS DE BANCOS transferencias deben de estar soportadas con el acta CONSIGNACIONES DIARIAS DE BANCOS correspondiente. EXTRACTOS BANCARIOS CONCILIACIÓN BANCARIA ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN CON RESPECTIVO SOPORTE INFORMES DE FACTURACIÓN TRASLADOS PRESUPUESTALES RELACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS RELACIÓN DE DEUDORES Y ACREEDORES LIBRO MAYOR Y BALANCED S SB INFORMES300 18 18.17 INFORMES DE CONCILIACIONES 1 4 X X Después de transcurrido el tiempo de conservación en el archivo de BANCARIAS gestión y el central, estos informes se digitalizaran para garantizar CONCILIACIÓN BANCARIA su reproducción, se eliminaran el soporte papel en su totalidad. EXTRACTOS BANCARIOS DE LAS CUENTAS DE Artículo 60 del Código de Comercio, el Decreto Reglamentario 2649 AHORRO Y CORRIENTE CON SUS SOPORTES O de 1993. Ley 527 de 1999 Artículo 12. Ley 791 de 3002 reforma al PAPELES DE TRABAJO DONDE EL Código de Procedimiento Civil en su artículo primero y la Ley 962 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REALIZA LOS CRUCES ENTRE LAS PARTIDAS Anti tramite. ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONCILIATORIAS DEL BANCO Y LA ENTIDAD CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. INFORME DE BANCOS Nota: las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. LIBROS DE BANCOS BOLETÍN DIARIO DE CAJA D S SB INFORMES300 18 18.18 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 1 10 X X Luego de pasada la retencion en el Archivo de Gestion y central, PROYECTO PRESUPUESTAL digitalizar para garantizar la conservacion del soporte papel.Los PRESUPUESTO POR ÁREA infomes de Ejecucion Presupuestal son de carácter historico por que PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO permiten comparar el crecimiento economico de la entidad.Se debe SECRETARIA DE HACIENDA publicar una copia en una cartelera publica de la administracion PLANES DE COMPRAS municipal.para conocimiento de la comunidad,
  • 185. página 185 de 323 RESOLUCIÓN DE COMFIS (APROBACIÓN, ADICIÓN) ADOPTAN MEDIANTE ACUERDO SE INGRESA EL PRESUPUESTO INICIAL REPORTE PRESUPUESTO INICIAL RESOLUCIONES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTO MODIFICATORIO COMFIS ANÁLISIS DE COMPROMISOS RESOLUCIÓN DE MODIFICACIÓN RESOLUCIÓN AL ORGANISMO DE CONTROLD S SB INFORMES300 18 18.19 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS 1 9 X X los informes de Estados Financieros luego de pasada la retención BALANCE GENERAL en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, ESTADO DE RESULTADOS terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de ESTADO DE FUENTES Y USOS la institución. Se debe publicar una copia en una cartelera publica ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO de la administracion municipal. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVOS Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE MENSUAL Y ANUAL QUE REFLEJAN LA EVOLUCIÓN correspondiente. INDICADORES FINANCIEROSD S SB INFORMES300 18 18.20 INFORMES DE FACTURACIÓN 1 4 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORMES DE FACTURACIÓN DE IMPUESTO PREDIAL E INDUSTRIA Y COMERCIO retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se eliminara el soporte papel en su totalidad.D S SB INFORMES300 18 28.24 INFORMES DE NOMINA 1 9 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de REPORTE DE NOMINA gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se
  • 186. página 186 de 323 CUADROS DE TURNOS retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se eliminara el soporte papel en su totalidad. NOVEDADES DE NOMINA REPORTE DE CONSIGNACIÓN RELACIÓN DE PAGO VACACIONES RELACIÓN DEL PAGO DE LA NOMINA RELACIÓN DE NOVEDADES DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL COMPROMISO PRESUPUESTAL ORDEN DE PAGO D S SB INFORMES 4 6 X X300 18 18.25 INFORMES DE NOTIFICACIONES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de CATASTRALES gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME ADMINISTRATIVO retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se INFORME FINANCIERO eliminara el soporte papel en su totalidad. INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE METAS INFORMES SOBRE RECAUDO POR PAGO DE IMPUESTO PREDIAL RELACIÓN DE PAGOS RELACIÓN DE PAGOS ARP RELACIÓN DE PAGOS SALUDD S SB INFORMES 1 19 X X INFORMES DE PAGOS A LA SEGURIDAD Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de300 18 18.26 SOCIAL gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la INFORME retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se eliminará el soporte papel en su totalidad. PAGOS A FONDOS DE PENSIONES PAGOS PARAFISCALES PAGOS CESANTÍAS RELACIÓN DE PAGOS RELACIÓN DE PAGOS ARP RELACIÓN DE PAGOS SALUD D S SB INFORMES 4 6 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de300 18 18.27 INFORMES DE RECAUDOS DE IMPUESTOS gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la MUNICIPALES retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se eliminará el soporte papel en su totalidad.
  • 187. página 187 de 323 INFORME DETALLADO DE RECAUDO DE eliminará el soporte papel en su totalidad. IMPUESTOS MUNICIPALES LISTADO DE MOROSOS El original de este informe permanece en la Alcaldía Municipal, la Secretaría de Hacienda lo proyecta. Una vez cumpla el tiempo en losD S SB INFORMES 4 6 X X archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo INFORMES DE RENDICÓN DE CUENTAS histórico de lado la administración municipal de San Luis Antioquia,300 18 18.28 Nota: Todas las transferencias deben de estar soportadas con el A. LA RENDICIÓN DE CUENTAS FINANCIERA acta correspondiente. FRENTE AL PRESUPUESTO ASIGNADO CON UN APORTE ESPECIAL REFERENTE A LA TOTALIDAD DE LA CONTRATACIÓN, INCLUSIVE DE PERSONAL B. LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE GESTIÓN C. INFORMES METAS E INDICADORES DEBERÁN ESTAR DEFINIDOS EN TÉRMINOS DE CANTIDAD, COSTOS, CALIDAD Y OPORTUNIDAD D. INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS POR LA ENTIDAD Y EL PLAN Y PRESUPUESTO PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA.D S SB 1 9 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se INFORMES conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria300 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva INFORMES ESTADISTICOS DE CADA temática. DEPENDENCIA D S SB INFORMES 4 6 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 18 18.32 INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria PLAZO para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva PLAN FINANCIERO temática. PROYECCIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA CÁLCULO Y PROYECCIÓN DE LA S METAS DEL SUPERÁVIT PRIMARIO INDICADORES ESTABLECIDOS POR LEY 617 ANEXOS
  • 188. página 188 de 323 D S SB INFORMES 4 6 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de300 18 18.34 INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la Y COMERCIO retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se INFORMES NOTIFICACIONES DE INDUSTRIA eliminará el soporte papel en su totalidad. Y COMERCIO ANEXOS D S SB INFORMES 4 6 X300 18 18.36 INFORMES PRESUPUESTALES Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de PRESUPUESTO POR ÁREA gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización y se PRESUPUESTO GENERAL CONSOLIDADO eliminará el soporte papel en su totalidad. SECRETARÍA DE HACIENDA REPORTE PRESUPUESTO INICIAL RESOLUCIONES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES ANEXOS D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 8 X X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,300 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al ADMINISTRATIVOS Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,300 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al OFICIALES Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 189. página 189 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 0 X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central ,300 19 19.04 CONSECUTIVOS DE FACTURAS digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE IMPUESTO PREDIAL CONSECUTIVOS DE FACTURAS DE INDUSTRIA Y COMERCIO D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los300 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos PRIMARIAS de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y FORMATO UNICO DE INVENTARIO funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, DOCUMENTAL luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los300 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO UNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL300 19 19.10 LIBROS CONTABLES Estas libros de CT luego de pasada la retención en el archivo de LIBROS OFICIALES 1 9 X gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la CAJA DIARIO 1 9 X retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo 1 9 X histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la MAYOR Y BALANCE institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al LIBROS OFICIALES 1 9 X terminar el periodo de Retención LIBROS AUXILIARES (GENERADOS DESDE LOS Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta APLICATIVOS FINANCIEROS) correspondiente.
  • 190. página 190 de 323 D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de300 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior. D S SB MANUALES 1 4 X Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de300 23 23.05 MANUALES DE PROCESOS Y Control Interno del municipio.Una vez se desactualice totalmente PROCEDIMIENTOS conservar el tiempo en el archivo de gestión y central, luego CARTILLA TRIBUTARIA transferir al archivo histórico de la Alcaldia CATÁLOGO DE CUENTAS CGN96-001 MANUAL DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS D S SB MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 4 1 X X Regulados por la ley de 2003. Fijar un marco fiscal. Luego de300 25 25.01 MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO pasada la retención en el archivo de gestión se digitalizara y se hará MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB NÓMINA 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 26 26.01 NÓMINA conservan permanentemente por ser documentos misionales NOMINA EMPLEADOS relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal, ademas se requieren para la emision de bonos LISTADO DE INGRESOS pensionales LISTADO DE RETIROS LISTADO DE COBRO DE EPS LISTADO DE COBRO FONDO DE PENSIONES LISTADO DE PROMOCIONES LISTADO DE LICENCIAS
  • 191. página 191 de 323 LISTADO DE ENCARGOS LISTADO DE EMBARGOS LISTADO DE SUSPENSIONES LISTADO DE COMISIONES DE ESTUDIO LISTADO DE DESCUENTOS POR COOPERATIVA LISTADO DE ANTICIPOS POR DEPENDENCIA PLANILLA DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL PLANILLA DE AUTOLIQUIDACIÓN EN SALUD PLANILLA AUTOLIQUIDACIÓN PENSIÓN, FONDOS PLANILLA NOVEDADES DE INGRESOS, RETIROS, TRASLADOS, A EPS Y FONDOS EL REPORTE DE RETENCIONES D S SB PLANES 1 9 X x Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 27 27.04 PLAN ANUALIZADO DE CAJA conservan permanentemente por ser documentos misionales GASTOS DE PERSONAL relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Se digitalizaran y se eliminara el soporte papel GASTOS GENERALES TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIAS DE CAPITAL PAGOS A LA DEUDA EXTERNA PAGOS A LA DEUDA INTERNA INVERSION ESPECIFICA INVERSION ORDINARIA PAGO DEL REZAGO PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA ANTERIOR D S SB PLANES 1 10 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN conservan permanentemente por ser documentos misionales PLAN DE ACCION PARA EL PLAN DE relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración DESARROOLO Municipal. CRONOGRAMA INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN
  • 192. página 192 de 323 D S SB PLANES 1 10 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 27 27.16 PLAN FINANCIERO conservan permanentemente por ser documentos misionales PLAN FINANCIERO DEL MUNICIPIO relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. INFORMES ACUERDOS ANEXOS D S SB PLANES 1 9 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 27 27.18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN conservan permanentemente por ser documentos misionales ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración INVERSIÓN Municipal. ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOS RESOLUCIONES SOLICITUDES DE INVERSIÓN RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN PERFILES CONCEPTOS TÉCNICOS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN D S SB PRESUPUESTOS 1 9 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 28 28.02 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E conservan permanentemente por ser documentos misionales INVERSIONES relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y Municipal. DEUDA PÚBLICA ESTUDIOS ECONÓMICOS ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LAS RENTAS ESTUDIO DEL COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LOS GASTOS
  • 193. página 193 de 323 ESUDIO SOBRE LIQUIDACIÓN DE AUMENTO DE TARIFAS ESTUDIO DE DESARROLLO Y ACTUALIZACIÓN ECONÓMICA ESTUDIO COMPARATIVO DE RENTAS / GASTOS ESTUDIO DE LA BASE LEGAL DEL CÁLCULO DE LA RENTA ESTUDIO DE SOSTENIBILIDAD DE LA DEUDA ESTUDIO DE VENCIMIENTO DE LA DEUDA PÚBLICA ESTUDIO DE ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN RENTAS Y GASTOS ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE PAGO ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE LIQUIDACIÓN DE FALLOS JUDICIALES ESTUDIO ECONÓMICO SOBRE CONVENIOS DE PAGO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CERTIFICADOS DE RECAUDO DE INGRESO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE DONACIONES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE CUENTAS BANCARIAS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SALDOS DEL BALANCE RESOLUCIONES ACTAS D S SB PROCESOS 5 15 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 29 29.12 PROCESO DE COBRO COACTIVO conservan permanentemente por ser documentos misionales NOTIFICACIÓN relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. MANDAMIENTO DE PAGO RESOLUCIÓN DE EMBARGO DILIGENCIA DE SECUESTRO REVOCATORIA AUTO ACUERDO DE PAGO DILIGENCIA DE REMATE AUTO DE ARCHIVO
  • 194. página 194 de 323 RESOLUCION DE PRESCRIPCION D D SB PROCESOS 4 6 X Transferir un año después de archivado el proceso, conservar 6300 29 29.13 PROCESO DE COBRO PERSUASIVO años mas y seleccionar los casos mas representativos para su CITACION conservación en el archivo de la Administracion Municipal de San Luis Antioquia CONVENIO DE PAGO ACTA DE COMPROMISO AUTO (ARCHIVO, EXCEPCIÓN, SUSPENSIÓN) BOLETIN DE MOROSOS D S SB REGISTROS 1 4 X Treminada la retencion en los archivos de gestion y central ,300 33 33.06 REGISTROS DE EJECUCIÓN digilitalizar y eliminar el soporte papel en su totalidad, la informacion PRESUPUESTAL queda contenida en el informe de ejecucion presupuestal. PROGRAMA ESTUDIOS PREVIOS INFORMES D S SB300 33 33.09 REGISTROS 1 0 X Los registros de entrega de certicados estan conformados por REGISTROS DE ENTREGA DE archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos: CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no REGISTREO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el DE RETENCIÓN EN LA FUENTE archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NÓMINA cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia. RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN DE IVA REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CATASTRALES REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS CONTABLES
  • 195. página 195 de 323 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INDUSTRIA Y COMERCIO REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS LABORALES REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NO POSESIÓN DE TIERRA REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO PARAFISCALES REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SEGURIDAD SOCIAL REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PAZ Y SALVO SERVICIOS PUBLICOS SOLICITUD CERTIFICADO RECIBO DE PAGO D S SB REGISTROS 3 7 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se300 33 33.08 REGISTROS DE ESTABLECIMIENTOS DE conservan permanentemente por ser documentos misionales COMERCIO relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración FORMULARIO DE REGISTRO Municipal. DOCUMENTOS SOPORTE
  • 196. página 196 de 323
  • 197. página 197 de 323
  • 198. página 198 de 323
  • 199. página 199 de 323
  • 200. página 200 de 323
  • 201. página 201 de 323
  • 202. página 202 de 323
  • 203. página 203 de 323
  • 204. página 204 de 323
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  • 206. página 206 de 323
  • 207. página 207 de 323
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  • 210. página 210 de 323
  • 211. página 211 de 323
  • 212. página 212 de 323
  • 213. página 213 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M D S SB ACTOS ADMINISTRATIVOS 400 02 02.01 ACTAS 1 4 X ACTAS DE AVANCE DE PROYECTOS ACTAS DE REUNIONES INFORMALES SECRETARIA DE PLANEACIÓN ACTAS DE VERIFICACION DE PLANOS ACTAS DEL COMITÉ DE ESTRATIFICACIÓN ACTAS DEL CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACIÓN LISTADO DE ASISTENCIA ANEXOS D S SB CENSOS 400 04 04.01 X X CENSO DE ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA 4 16 CENSO DE ESTRATIFICACIÓN URBANA TIPO I CENSO DE ESTRATIFICACIÓN TIPO II POBLADOS RURALES TIPO III CENSO DE ESTRATIFICACIÓN ESPECIAL
  • 214. página 214 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.01 CERTIFICADOS 1 0 X CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS CERTIFICADOS DE NOMENCLATURA CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS CERTIFICADOS DE SANA POSESIÓN CERTIFICADOS DE PROPIEDADES SOLICITUD CERTIFICADO RECIO DE CAJAD S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.02 CIRCULARES 2 3 X X CIRCULARES REGLAMENTARIAS CIRCULARES NORMATIVAS DESPACHO DEL ALCALDE, ANEXOS
  • 215. página 215 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X DERECHO DE PETICIÓN CONCEPTO JURÍDICO RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN COMUNICACIONES D S SB COMUNICACIONES OFICIALES X400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1 4 ESCRITO DE LA QUEJA RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB CONCEPTOS
  • 216. página 216 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL, DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES FENOMENOS NATURALES REORDENAR UN SECTOR CUMPLIMIENTO SOBRE PLANES SECTORIALES CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS D S SB CONCEPTOS400 07 07.02 CONCEPTOS TÉCNICOS 2 3 X X CONCEPTOS TÉCNICOS SOBRE NORMAS URBANÍSTICAS DENSIFICACIÓN ALTURA Y USO DEL SUELO CONCEPTO DEL SISTEMA VIAL DE TRANSPORTE
  • 217. página 217 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M CONCEPTOS DEL SISTEMA DE SERVICIOS PÚBLICOS CONCEPTOS DE VIABILIDAD Y/O APROBACIÓN RED VIAL, INTERSECCIONES A NIVEL, DESNIVEL Y PUENTES PEATONALES. CONCEPTOS SOBRE CONDICIONES POR FENÓMENOS NATURALES CONCEPTOS DE VIABILIDAD PARA REGULAR O REORDENAR UN SECTOR CONCEPTO DE EVALUACIÓNDEL CUMPLIMIENTO DE PLANES SECTORIALES CONCEPTOS LOCALIZACIÓN, LÍMITE BARRIOS,COMUNAS Y/O CORREGIMIENTOS D S SB CONTRATOS400 08 8.04 CONTRATOS DE CONSULTORÍA 1 9 X LISTA DE PRECALIFICADOS CONVOCATORIA PUBLICA ESTUDIOS DE EXPERENCIA ESTUDIOS DE CAPACIDAD INTELECTUAL
  • 218. página 218 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M PROPUESTA TECNICA DETALLADA (PTD) PROPUESTA TECNICA SIMPLIFICADA(PTS) ACTAS DEL COMITÉ EVALUADOR INFORME DE EVALUACION JUSTIFICACIÓN DEL CONTRATO ACTA DE CONTRATACIÓN DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL REGISTRO PRESUPUESTAL CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADO DE ANTECEDENTES:PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, CESANTÍAS, RIESGOS PROFESIONALES.
  • 219. página 219 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONTRATOS400 08 08.06 CONTRATOS DE MÍNIMA CUANTÍA ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES PLIEGO DEFINITIVO RESOLUCIÓN DE APERTURA ADENDAS (SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL
  • 220. página 220 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA NOTIFICACIÓN RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONTRATOS400 08 08.07 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 1 9 X SOLICITUD DEL SERVICIO PROFESIONAL DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
  • 221. página 221 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M ESTUDIO PREVIO ADENDAS ( SI LAS HUBIERA) PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE RENTAS Y BIENES ADICCIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONTRATOS 1 9 X 400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA CONTRATOS DE OBRA ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
  • 222. página 222 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES PLIEGO DEFINITIVO RESOLUCIÓN DE APERTURA ADENDAS (SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÒN DELA OFERTA O DECLARATORIA DE DESIERTA NOTIFICACIÓN RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO
  • 223. página 223 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONTRATOS400 08 08.08 CONTRATOS DE SELECCIÓN ABREVIADA 1 9 X CONTRATOS DE SUMINISTROS ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL AVISO DE CONVOCATORIA A VEEDURÍA PROYECTO DE PLIEGOS Y CONDICIONES PLIEGO DEFINITIVO RESOLUCIÓN DE APERTURA ADENDAS (SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÒN Y PAZ Y SALVO COMPROMISO PRESUPUESTAL DESIERTA NOTIFICACIÓN RECURSO DE REPOSICIÓN SI FUERA EL CASO CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD FISCALES Y DISCIPLINARIOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL
  • 224. página 224 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ADICIÓN O PRÓRROGAS PÓLIZA APROBACIÓN DE PÓLIZAS RECLAMACIÓN POR INCUMPLIMIENTO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONVENIOS400 10 10.01 CONVENIOS DE COOPERACIÓN 1 9 ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PROPUESTA TÉCNICA COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
  • 225. página 225 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB CONVENIOS 1 9400 10 10.02 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ESTUDIO PREVIO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PROPUESTA TÉCNICA COMPROMISO PRESUPUESTAL CONVENIO O CONTRATO PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVO PÓLIZA PÓLIZA Y AUTO DESAPROBACIÓN DE LA PÓLIZA SI LO HUBIERE CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS
  • 226. página 226 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓND S SB ESTADISTICAS400 15 15.01 ESTADÍSTICAS SOCIALES Y ECONÓMICAS DEL MUNICIPIO 10 10 X X ESTADISTICAS SOCIALES Y ECONOMICAS DEL MUNICIPIOD S SB INFORMES400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL DEL 3 7 X X INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROLD S SB INFORMES400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 3 7 X X INFORME REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL)
  • 227. página 227 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M CARTAS DE LA COMUNIDADD S SB INFORMES400 18 18.04 INFORMES AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) CARTAS DE LA COMUNIDADD S SB INFORMES X X400 18 18.05 INFORMES AL CONSEJO DE GOBIERNO 3 7 INFORME DISCRIMINADO DE ACTIVIDADES CON LOS SOPORTES REGISTROS FOTOGRÁFICOS (OPCIONAL) CARTAS DE LA COMUNIDAD
  • 228. página 228 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S MD S SB INFORMES400 18 18.34 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 4 X X INFORMES ESTADISTICOS DE CADA DEPENDENCIAD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS400 19 19.02 X CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES 2 8D S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES400 19 19.03
  • 229. página 229 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S MD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9300 19 19.05 CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIO CONSECUTIVOS DE ORDENES DE SERVICIOD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS X400 19 19.08 1 1 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTALD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
  • 230. página 230 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S MD S SB INSTRUMENTOS DE CONTROL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL400 19 19.11 5 1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALD S SB LICENCIAS LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN X X400 21 21.02 4 16
  • 231. página 231 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO. PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD. LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
  • 232. página 232 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA. TRES (3) JUEGOS DE LA MEMORIA DE LOS CÁLCULOS ESTRUCTURALES, DE LOS DISEÑOS ESTRUCTURALES, DE LAS MEMORIAS DE OTROS DISEÑOS NO ESTRUCTURALES Y DE LOS ESTUDIOS GEOTÉCNICOS Y DE SUELOS QUE SIRVAN PARA DETERMINAR LA ESTABILIDAD DE LA OBRA, ELABORADOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS DE CONSTRUCCIÓN SISMORRESISTENTES VIGENTES AL MOMENTO DE LA SOLICITUD, DEBIDAMENTE FIRMADOS O ROTULADOS CON UN SELLO SECO POR LOS PROFESIONALES FACULTADOS PARA ESE FIN, QUIENES SE HARÁN RESPONSABLES LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS. TRES (3) COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO ARQUITECTÓNICO DEBIDAMENTE FIRMADAS O ROTULADAS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LOS DISEÑOS Y DE LA INFORMACIÓN CONTENIDOS EN ELLOS.
  • 233. página 233 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M RECIBO DE PAGO LICENCIAS400 25 21.03 LICENCIAS DE DESENGLOBE 4 16 X X COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL O CÉDULA COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO. PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD. LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS
  • 234. página 234 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO. LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA. RECIBO DE PAGOD S SB LICENCIAS LICENCIA DE INTERVENCIÓN Y OCUPACIÓN DE ESPACIO PÚBLICO X400 21 21.06 2 8 CERTIFICADO DE TITULARIDAD CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL PERMISO DE ROMPIMIENTO ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA CERTIFICADO DE LA JAC O JAL PLANOS ESTUDIO ESTRUCTURAL
  • 235. página 235 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M DISEÑO ARQUITECTÓNICO DISEÑO PAISAJÍSTICO CERTIFICADO DE TITULARIDAD CONCEPTO DE VIABILIDAD AMBIENTAL PERMISO DE ROMPIMIENTO ESTUDIO TÉCNICO DE VIABILIDAD DE CIERRE DE VÍA CERTIFICADO DE LA JAC O JAL PLANOS ESTUDIO ESTRUCTURAL DISEÑO ARQUITECTÓNICO DISEÑO PAISAJÍSTICOD S SB LICENCIAS400 21 21.08 LICENCIAS DE RELOTEO 2 8 X COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD.
  • 236. página 236 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO. PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD. LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO. LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA.D S SB LICENCIAS
  • 237. página 237 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M LICENCIAS DE URBANISMO X X400 25 21.10 4 16 COPIA DEL CERTIFICADO DE LIBERTAD Y TRADICIÓN DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD, CUYA FECHA DE EXPEDICIÓN NO SEA ANTERIOR EN MÁS DE TRES (3) MESES A LA FECHA DE LA SOLICITUD. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL COPIA DEL RECIBO DE PAGO DEL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL DEL IMPUESTO PREDIAL DEL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD DONDE FIGURE LA NOMENCLATURA ALFANUMÉRICA DEL PREDIO. PLANO DE LOCALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD. LA RELACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOS VECINOS DEL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA SOLICITUD Y SI FUERE POSIBLE EL NOMBRE DE ELLOS LA CONSTANCIA DE PAGO DE LA PLUSVALÍA SI EL INMUEBLE O INMUEBLES OBJETO DE LA SOLICITUD SE ENCONTRARA AFECTADO POR ESE BENEFICIO.
  • 238. página 238 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M LA MANIFESTACIÓN DE SI EL PROYECTO SOMETIDO A CONSIDERACIÓN SE DESTINARÁ O NO A VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, DE LO CUAL SE DEJARÁ CONSTANCIA EN EL ACTO QUE RESUELVA LA LICENCIA. 3 COPIAS HELIOGRÁFICAS DEL PROYECTO URBANÍSTICO DEBIDAMENTE FIRMADOS POR UN ARQUITECTO, QUIEN SE HARÁ RESPONSABLE LEGALMENTE DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ELLOS CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LA AUTORIDAD O AUTORIDADES MUNICIPAL O DISTRITAL COMPETENTE, ACERCA DE LA DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS EN EL PREDIO O PREDIOS OBJETO DE LA LICENCIA, DENTRO DEL TÉRMINO DE VIGENCIA DE LA LICENCIA. RECIBO DE PAGOD S SB LICITACIONES Y CONCURSOS400 22 22.01 LICITACIONES Y CONCURSOS 1 9 X DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ESTUDIO PREVIO
  • 239. página 239 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M AVISO DE CONVOTARIA A VEEDURÍA PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES PLIEGO DEFINITIVO RESOLUCIÓN DE APERTURA ADENDES ( SI LAS HUBIERA) PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN PUBLICACIÓN Y PAZ Y SALVOS COMPROMISO PRESUPUESTAL CONTRATO REGISTRO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES: PENALES(PASADO JUDICIAL), FISCALES Y DISCIPLINARIOS AFILIACIONES A: RÉGIMEN DE SALUD (EPS), PENSIÓN, RIESGOS PROFESIONALES
  • 240. página 240 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M RECIBOS DE PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS ACTA DE INICIO INFORME DEL INTERVENTOR Y AUTORIZACIONES DE PAGO RECLAMACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN D S SB PLANES PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL400 27 27.05 1 10 X EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO ANUAL DE PLANES EN SECTORES EDUCACIÓN, SALUD Y VIVIENDA EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ANUAL INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN SEMESTRAL
  • 241. página 241 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M CONCEPTO DEL CONSEJO MUNICIPAL DE PLANEACIÓN SOBRE EL PLAN DE DESARROLLO D S SB PLANES400 27 27.06 PLAN DE ACCIÓN 1 10 X ESTUDIOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INFORME DE GESTIÓN D S SB PLANES PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL400 27 27.13 1 10 X ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y OCUPACIÓN ESPACIO ESTUDIO DE USO DEL SUELO EVALUACIÓN DEL PLAN AMBIENTAL INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN VIAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
  • 242. página 242 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M EVALUACIÓN DE SEÑALIZACIÓN DEL MUNICIPIO ESTUDIO CAMBIOS PUNTUALES DE NOMENCLATURA DOMICILIARIA ESTUDIOS DE DEFICIENCIA PLACAS DE NOMENCLATURA VIAL ESQUINERA ESTUDIOS SOBRE INCONSISTENCIAS DE NOMENCLATURA VIAL ESTUDIOS DE USO Y CONSERVCIÓN DEL ESPACIOPÚBLICO ESQUEMA BÁSICO DE IMPLANTACIÓN D S SB PLANES400 27 27.17 PLAN INDICATIVO 1 10 X PLAN INDICATIVO
  • 243. página 243 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M D S SB PLANES PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN400 27 27.19 1 10 X ESTUDIOS SOBRE NECESIDADES DE INVERSIÓN ACTAS DE LOS COMITÉS DE PLANEACIÓN DE COMUNAS Y CORREGIMIENTOS RESOLUCIONES SOLICITUDES DE INVERSIÓN RESPUESTAS A SOLICITUDES DE INVERSIÓN PROYECTOS DE INVERSIÓN PERFILES CONCEPTOS TÉCNICOS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
  • 244. página 244 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M INFORME DE SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO CERTIFICACIONES DE INVERSIÓN PLANES D S SB PLANES PLANES DE NOMENCLATURA Y ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA X400 27 27.22 5 15 CERTIFICADO DE ESTRATO REVISION DE ESTRATO ACTO ADMINISTRATIVO D S SB PLANES400 27 27.24 PLANES DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL 1 10 X PLAN ESTUDIOS INFORMES D S SB PRESUPUESTOS
  • 245. página 245 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M PRESUPUESTOS DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES X400 28 28.02 1 4 PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS Y DEUDA PÚBLICA ESTUDIOS ECONÓMICOS ESTUDIO SOBRE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO D S SB PROCESOS PROCESO DE NEGOCIACIÓN DE PREDIOS X X400 29 29.11 5 15 ESTUDIOS Y DISEÑOS TITULO DE PROPIEDAD CERTIFICACIONES FICHA FEBIM SOLICITUD USO DEL SUELO AVALUO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL OFERTA DE COMPRA PROMESA DE COMPRA VENTA ORDEN DE PAGO ACTA DE RECIBO DEL PREDIO ESCRITURA PUBLICA CERTIFICADO DE TRADICION ACTUALIZADO
  • 246. página 246 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M COMPROBANTE DE CHEQUE ENTREGADO D S SB PROCESOS PROCESO POR VIOLACIÓN A LAS NORMAS DE AMUEBLAMIENTO, ORNATO PATRIMONIO Y ZONAS VERDES X400 29 29.17 5 15 (LOTES, FACHADAS Y ANDENES) QUEJA U OFICIO INFORME DE VISITA REQUERIMIENTO O RESOLUCIÓN NOTIFICACIÓN RECURSOS ; REPOSICIÓN Y APELACIÓN SOLICITUD DE COBRO COACTIVO D S SB PROGRAMA PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS PREDIOS QUE CONFORMAN EL MUNICIPIO DE SAN LUIS X400 30 30.01 4 16
  • 247. página 247 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M PLANO DE DELIMITACIÓN Y NUMERACIÓN DE SECTORES PLANO DE DELIMITACIÓN DE CORREGIMIENTOS Y VEREDAS PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS FÍSICA PLANO DE ZONAS HOMOGÉNEAS GEOECONÓMICA PLANO CARTA PREDIAL POR MANZANA ESCALA 1:500 Y 1:400 PLANOS DE URBANIZACIONES Y RELOTEO FOTOGRAFÍAS AÉREAS FOTOGRAFÍAS AÉREAS CON DELIMITACIÓN PREDIALES TABLA DE VALORES POR METRO DE TERRENO Y CONSTRUCCIÓN RESOLUCIÓN DE INICIO RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS
  • 248. página 248 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR:ENGLOBLE,DESENGOBLE, CONTRUCCIONES Y OMITIDOS RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS LISTADO DE CENSO CATASTRAL CARTA CATASTRAL FICHA PREDIAL RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN ESTUDIOS DE ZONAS FÍSICAS, HOMOGENEAS Y TABLAS RESOLUCIONES DE MUTACIÓN DE TERRENO POR ENGLOBLE,
  • 249. página 249 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M DESENGLOBLE, CONSTRUCCIONES Y OMITIDOS RESOLUCIONES DE CAMBIO DE PROPIETARIO RESOLUCIONES DE RECTIFICACIÓN EN LA INSCRIPCIÓN CATASTRAL RESOLUCIÓN DE AVALÚO Y VÍA GUBERNATIVA CERTIFICADO DE CENSO CASTRASTRAL LISTADO DE CONEXIONES Y PREDIOS LISTADO DE CENSO CATASTRAL CARTA CATASTRAL FICHA PREDIAL MEMORIAS DE ACTUALIZACION Y FORMACION CATASTRAL SERVICIOS CATASTRALES D S SB PROYECTOS PROYECTOS DE COFINANCIACIÓN X400 31 31.03 1 4
  • 250. página 250 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M PROYECTO ESTUDIO COMUNICACIONES ACTAS D S SB PROYECTOS PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL X400 31 31.04 1 4 PROYECTO ESTUDIO COMUNICACIONES ACTAS D S SB X PROYECTOS 1 4 PROYECTOS DE OBRA DE INFRAESTRUCTURA400 31 31.05 PROYECTO ESTUDIO COMUNICACIONES ACTAS
  • 251. página 251 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M D S SB REGISTROS400 33 33.03 REGISTROS DE CONTRATOS 2 8 X REGISTROS DE CONTRATOS D S SB REGISTROS 400 33 33.07 REGISTROS DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS 1 0 REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ALTO RIESGO REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE USO DE SUELOS REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE NOMENCLATURA REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE RADICACIÓN DE PROYECTOS
  • 252. página 252 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M REGISTRO DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE PROPIEDADES SOLICITUD CERTIFICADO RECIBO DE PAGO D S SB REGISTROS 400 33 33.10 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA X 2 8 REGISTROS DE INFORMACIÓN GEOESTADÍSTICA D S SB REGISTROS 400 33 33.16 REGISTROS DE RESOLUCIONES X 4 6 REGISTRO DE RESOLUCIONES
  • 253. página 253 de 323DEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN (CATASTRO) RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS GESTIÓN CENTRAL CT S M
  • 254. página 254 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y se eliminara el soporte papel en su totalidad,se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administracion Municipal de San Luis Antioquia. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, eliminar ya que la copia se encuentra en la oficina de instrumentos publicos.
  • 255. página 255 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Estos certificados se elaboran a peticion del interesado , se entrega el original al solicitante y se deja un registro de X entrega en un archivo electronico, no desarrollan valores documentales para la Alcaldia Municipal Constituyen parte de patrimonio documental de la ALCALDIA porque registran aspectos normativos de la Administración Municipal.
  • 256. página 256 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadesa peresenten mayor significado para la administraciòn en la atención de futuras situaciones jurídicas.
  • 257. página 257 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad. Selección de un 10% del volumen anual que involucre los procesos misionales de la entidad.
  • 258. página 258 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 259. página 259 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 260. página 260 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 261. página 261 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores juridicos los revisan y estos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: El
  • 262. página 262 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel. Nota: El informe de actividades que presenta el contratista es una tipología documental del contrato, este de ubica al final del mismo, cuando se esté próximo a terminar la reclación contractual se deja el último informe de actividades, el cual debe ser un compendio de todos los informes anteriores y se eliminan los informes mensuales. El acta de recibido a satisfacción se incluye dentro del contrato y se envía una copia para tesoreria donde se ubica en el comprobante de egreso respectivo. X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 263. página 263 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 264. página 264 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores juridicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. los contratos se conservan en la secretaria respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 265. página 265 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 266. página 266 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Los convenios en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde, los asesores jurìdicos los revisan y estos se conservan en la secretarìa respectiva .Transferir un año después de la liquidación del contrato, una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central , microfilmar o digitalizar y eliminar el soporte papel.
  • 267. página 267 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E SE CONSERVAN EN MEDIO MAGNÉTICO Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de de San Luis Antioquia Nota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de
  • 268. página 268 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar la conservación del formato papel , se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 269. página 269 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática. X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. x Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 270. página 270 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su
  • 271. página 271 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E totalidad X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
  • 272. página 272 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 273. página 273 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 274. página 274 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.
  • 275. página 275 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 276. página 276 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 277. página 277 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 278. página 278 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia.
  • 279. página 279 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Transferir un año después de la liquidación del contrato, unificado con la carpeta de informes de interventora. una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, seleccionar los de investigaciones, estudios, avalúos y obras representativas para su conservación en el archivo histórico de la Alcaldia Municipal de de San Luis Antioquia. Nota: en caso de reclamación por incumplimiento, unificar con el contrato. Todas las transferencias
  • 280. página 280 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E deben estar soportadas con el acta correspondiente.
  • 281. página 281 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 282. página 282 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 283. página 283 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 284. página 284 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 285. página 285 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 286. página 286 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar para garantizar la conservacion del soporte papel.Transferir al archivo historico de la Alcaldia
  • 287. página 287 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Terminado el tiempo de retencion en los archivos de gestion y central, digitalizar y eliminar el soporte papel , hacer transferencia de cd al archivo historico de la Alcaldia X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 288. página 288 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 289. página 289 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 290. página 290 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 291. página 291 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal. Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la funcion de la Administración Municipal.
  • 292. página 292 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel X Los registros de entrega de certicados estan conformados por archivo electronico en el cual se diligencias los siguientes campos: fecha , numero de identificacion y nombre del usuario solicitante del certificado o constancia; Su valor es solamente informativo y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de gestión se deben pasar todos estos archivos aun Cd o cualquier medio de almacenamiento de archivos electronicos y eliminar estos registros del equipo, el cd se trnasfiere al Archivo central de la Alcldia Municipal de San Luis Antioquia.
  • 293. página 293 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E X Una vez terminada la retencion en los archivos de gestion y central , digitalizar y transferir el CD al archivo al archivo historico de la admnistracion Municipal , eliminar el soporte papel X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios e historicos. Una vez cumplido el tiempo en el archivo de central se deben digitalizar y eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA.
  • 294. página 294 de 323DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO E
  • 295. página 295 de 323 TABLA DE RETENCION DOCUMENTALDEPENDENCIA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACIÓNOFICINA PRODUCTORA: 400 SECRETARÍA DE PLANEACION (CATASTRO) RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN CÓDIGO SERIE SUBSERIE Y TIPOS ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO GESTIÓN CENTRAL CT S M E D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.03 DERECHOS DE PETICIÓN 1 4 X X Son regulados por el Art. 23 de la Constitución Política de Colombia DERECHO DE PETICIÓN y los artículos 5 al 26 del Código Contencioso Administrativo. Luego CONCEPTO JURÍDICO de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la RESPUESTA AL DERECHO DE PETICIÓN transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso de digitalización y se eliminara el soporte COMUNICACIONES físico en su totalidad, se hará transferencia del disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. En caso de requerir el soporte original de este documento se deberá recurrir a la impresión del archivo electrónico o solicitar copia al juzgado correspondiente. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. D S SB COMUNICACIONES OFICIALES400 06 06.05 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por SUGERENCIAS 1 4 X su delicadesa peresenten mayor significado para la administraciòn ESCRITO DE LA QUEJA en la atención de futuras situaciones jurídicas. RECLAMO SUGERENCIA ANEXOS D S SB HISTORIAS100 17 17.05 HISTORIAS DE PREDIOS 5 20 X X Terminada su retencion en el archivo de gestion , se digitalizara HISTORIAS DE PREDIOS URBANOS cada una de las historias de predios y se eliminara el soporte papel FICHA PREDIAL 1 en su totalidad; se hara transferencia de CD al Archivo historico de la Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la
  • 296. página 296 de 323 la Alcaldia ya que Constituyen parte del patrimonio documental de la RESOLUCION DE MUTACION ALCALDIA.La copia de la escritura se le entregara al dueño del PLANO DE LA PROPIEDAD predio o en caso de requerirla debe solicitarla en la notaria CERTIFICADO DE USO DEL SUELO respectiva LICENCIAS DE CONTRUCCION FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD NUMERO DE CEDULA CASTASTRAL HISTORIAS DE PREDIOS RURALES FICHA PREDIAL 2 RESOLUCION DE MUTACION PLANO DE LA PROPIEDAD CERTIFICADO DE USO DEL SUELO LICENCIAS DE CONTRUCCION FOTOCOPIA DOCUMENTO DE IDENTIDAD NÚMERO DE CÉDULA CASTASTRAL FORMATO DE TITULACION DE PREDISO BALDIOSD S SB INFORMES400 18 18.02 INFORMES A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y 3 7 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se CONTROL DEL ESTADO conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de INFORMES ALOS DIFERENTES ENTES DE los organismos de control. CONTROLD S SB INFORMES400 18 18.03 INFORMES A LA COMUNIDAD 1 10 X X Una vez cumpla el tiempo en los archivos de gestión y central, INFORME digitalizar y transferir al archivo histórico de la Alcaldia Municipal de REGISTROS FOTOGRÁFICOS de de San Luis AntioquiaNota: Todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente. ANEXOSD S SB INFORMES400 18 18.04 INFORMESDE GESTIÓN MENSUAL DE INFORME AL CONCEJO MUNICIPAL 3 7 X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de ACTIVIDAES gestión se transfiere al archivo central, terminada la retención en el archivo central se realizará el proceso de digitalización para
  • 297. página 297 de 323 REGISTROS FOTOGRÁFICOS archivo central se realizará el proceso de digitalización para garantizar al conservación del formato papel, se hará transferencia CUENTA DE COBRO del disco óptico al acrhivo histórico de la institución. Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente.D S SB INFORMES400 18 18.31 INFORMES ESTADÍSTICOS 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se INFORMES ESTADISTICOS DE CADA conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria DEPENDENCIA para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática.D S SB 2 8 X X INSTRUMENTOS DE CONTROL400 19 19.02 CONSECUTIVOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , CONSECUTIVOS DE RESOLUCIONES X digitalizar y eliminar el soporte papel, el original se conserva en la serie actos admnistrativos ,luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. INSTRUMENTOS DE CONTROL 1 9 x400 19 19.03 CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES Pasado en el tiempo de retención en el archivo de gestión y central , OFICIALES digitalizar y eliminar el soporte papel, luego pasar el disco óptico al Archivo Historico de la Alcaldia Municipal De San Luis Antioquia. INSTRUMENTOS DE CONTROL400 19 19.08 INVENTARIO DE TRANSFERENCIAS 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los PRIMARIAS inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos FORMATO UNICO DE INVENTARIO de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y DOCUMENTAL funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad INSTRUMENTOS DE CONTROL
  • 298. página 298 de 323400 19 19.09 INVENTARIO DOCUMENTAL 1 1 X X Regulado por el acuerdo 042 del Archivo General de la Nacion.Los FORMATO UNICO DE INVENTARIO inventarios de transferencias primarias se debe guardar en archivos DOCUMENTAL de gestión durante (1) año, porque se requiere dentro de la gestión y funciones asignadas a la entidad y en el archivo central (1) años, luego de digitalizaran y se eliminara el soporte papel en su totalidad INSTRUMENTOS DE CONTROL400 19 19.11 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5 1 X Regulado por la Ley 594 DEL 2000, en cada dependencias de TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL guardara la tabla de retencion documetal perteneciente a ella, por 5 años o hasta que sea actualizada, la nueva version reemplaza la anterior. TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras el bien inmueble pertenezca a la Administración Municipal, digitalizar para400 35 35.01 ESCRITURAS PÚBLICAS garantizar la conservación del soporte papel. ESCRITURAS PÚBLICAS DE PROPIEDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL TITULOS DE PROPIEDAD 4 16 X X400 35 35.02 TITULOS VALORES Consevar permanentemente en el archivo de gestión, mientras el TITULOS VALORES