Programa gestion documental san luis antioquia

  • 1,987 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,987
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
40
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Página 1 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2012 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 2. Página 2 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESOLUCIÓN NÚMERO Nº 010-02-02.03-158 FECHA: 25 de septiembre de 2012 20 ARCHIVO MUNICIPAL 2012 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 3. Página 3 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Programa de Gestion DocumentalMISIÓN: Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones conlas diferentes dependencias de la Administración y la comunidad que contribuyan a la calidad yoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde. AlcaldeOBJETIVO: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar alas dependencias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía Municipal cias COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALALCANCES DEL PGD:Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y serviciosde la instituciónGarantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportunaNormalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final(eliminación o conservación)FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • Organización de los Archivos de Gestión • Organización del Archivo General del Municipio • Transferencias Documentales al Archivo Central sFILOSOFIA DEL PROGRAMAPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad localApelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de losanhelos y esperanzasLa guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de laResponsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futurasVALORES: 1. Compromiso 2. Rigurosidad 3. Calidez 4. Ética Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 4. Página 4 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 011. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAM PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL1.1 ANTECEDENTES“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismosafronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organizaciónde las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el ConsejoInternacional de Archivos (CIA)”1.La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”2 yde acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a país,mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en lapráctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida delos documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de losdocumentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservadospermanentemente atendiendo a su valor histórico.A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de lasadministraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntospúblicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su situaciónidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en losEstados Unidos.En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por elArchivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el Nación,tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización dearchivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoracióndocumental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. sferenciasEn 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental:bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 5. Página 5 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental quedaconsignado en el Título V, Artículo3os 21 al 26, en los que se establece que las entidadespúblicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesosarchivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad delas tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la ención,obligación de los inventarios documentales.En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continuacon la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para laorganización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y desarrollonormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre laimportancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación ypreservación del patrimonio documental.La administración municipal de San Luis Antioquia con su decreto 040 de 2009 la creación delconsejo Municipal de Archivos inició su gestión en la implementación y cumplimiento de la ley rchivosgeneral de archivos y sus avances han sido graduales; hoy po hoy se tienen las TRD porimplementadas con sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructura procedimientosadecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido se equipospuede concluir que el municipio de San Luis Antioquia cuenta con un Sistema General deArchivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de Gestion ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos.1.2 JUSTIFICACIÓNTeniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del ArchivoGeneral de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de laNación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta ormidadDirectiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literalh) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la lorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuyaaplicación deberán observarse los principios y procesos ar archivísticos. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 6. Página 6 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico ometodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de losProcesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental,carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir afalsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de art articulación delos procesos archivísticos con el marco normativo.Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación deColombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos nesarchivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación deprogramas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,muebles, equipos y tecnologías en los archivos. s,Es así como la Administración Municipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a la cipalnormatividad vigente con la implementación de un Programa de Gestion Documental comoherramienta para avanzar en los procesos procesos.1.3 OBJETIVOS1.3.1 OBJETIVO GENERALNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a lasentidades y hacer más eficiente su implantación.1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desar desarrollo en la Alcaldía. Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursos archivísticos de la Administración Central. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 7. Página 7 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL2.1 MARCO LEGALPara que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, esnecesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. Acontinuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestióndocumental:Constitución Política de Colombia.Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales yNaturales de la Nación”.Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buennombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasconsagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser inviolables.interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades queestablezca la ley.Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la formay condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sinprevia orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo desesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta estegravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma ActoLegislativo 02 de 2003).Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento yopiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivosde comunicación”.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación encondiciones de equidad. No habrá censura”. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 8. Página 8 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades odapor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechosfundamentales”.Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación ycátedra”.Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todoslos colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y laenseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creaciónde la identidad nacional”.Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Elpatrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerálos mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares yreglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados enterritorios de riqueza arqueológica.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo loscasos que establezca la ley”.Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en losconvenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos ylibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está ibertadesobligada a cumplir la Constitución y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones principio humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 9. Página 9 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”.Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podránejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de garantizanacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicaciónsocial del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congresoinmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a réplicatergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionariosoficiales, y de participación en los organismos electorales...”Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de legislativa,los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimientode las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funcionesseparadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”. armónicamenteLey 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,35. Regula archivos de las historias clínicas.Ley 23 de 1982.Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) (ReglamentadaLey 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el SistemaNacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.Ley 31de 1992.Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la documentosRepública.Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.Ley 23 de 1995.Artículo 37. Factura electrónica.Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupciónadministrativa.Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 10. Página 10 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos ytelemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original soporte,siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitosexigidos por las leyes procesales.Ley 527 de 1999.Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, delcomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sedictan otras disposiciones.Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se di dictan otrasdisposiciones.Ley 734 de 2002. Código Disciplinario ÚnicoArtículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en laConstitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, losestatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales ydisciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superioresemitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tengaacceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a suguarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardaro no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares oa solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente deaquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida debienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de susfunciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personasno autorizadas.Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieraspúblicas en liquidación.Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”Ley 962 de 2005 Ley antitrámites Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 11. Página 11 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información quedeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionalesprescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema seFinanciero y se modifica su titulación y numeración.Artículo 93. Red de oficinas.Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención ydemás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.Artículo 47. Archivos laborales informáticos.Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrónica. faDecreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictanotras disposiciones relativas a los Archivos Privados.Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobrearchivos en Colombia.Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevastecnologías en los archivos públicos.Decreto 040 de 2009 08 de abril de 2009 Por el cual se crea y organiza el consejo municipal 2009.de archivos del municipio de San Luis, Antioquia.Resolución 001 de abril de 2009. Por la cual se modifica el Comité de Gestión Documental y esolución GArchivo de la Administración MunicipalResolución 002 de mayo de 2009. Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del 2009Archivo General del Municipio de San Luis AntioquiaResolución 222 diciembre 11 de 2010. Por medio de la cual se establecen las normasgenerales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única decorrespondencia en el municipio de San Luis. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 12. Página 12 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Acuerdo 001 de 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioq AntioquiaDecreto 095 de 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIADesde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastasu destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. facilitUn programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental alinterior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. onsabilidad, Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 13. Página 13 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICASPara elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientesaspectos:Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión dedocumentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de laadministración.Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión dedocumentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentosinnecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total,el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. principio2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓNDiagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plande acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla laidentificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de losrequerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado acorto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos rto,que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de lagestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y unconjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectosmetodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar so sobre lainstitución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fuerondesarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y delas tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dichoproceso. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 14. Página 14 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatosregulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoracióndocumental (No adoptadas. Proyectado para 2013), adopción de normas técnicas y No 2013),normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y deUnidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones: Centralizado la recepción y envío de los documentos. Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Aprobadas por el Cons Consejo Municipal de Archivos, las Tablas de Retención Documental. ablas Contamos con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su c reglamento y funciones. Disponer de un manual de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción documentos, de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros. calidad,Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestióndocumental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con lossistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga ,uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 15. Página 15 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de con archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable enla gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalizaciónde la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en losarchivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas, históricoaprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldía, y por lo tanto debemos de elaborar e Alcaldía,implementar un Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectoscontemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTALDEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOLey 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. oficialesLey 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digita digitales.Código Penal Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 16. Página 16 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentospúblicos.Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Código de Procedimiento PenalArtículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.Código de ComercioArtículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -medios para el asiento de operacionesArtículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de dComercioDecreto 2150 de 1995Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.Acuerdo AGN 060 de 20012001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en lasentidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. púbCircular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta 1999húmeda.NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”. imprimirNTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexiblede 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad” archivo: Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 17. Página 17 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ACTIVIDADESLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos ydocumentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la Documental,administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio deaquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones fuespecíficas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, CD discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, imagen características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía.Anexo 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en las TRD. la Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. Aplicación de la polí política interna de Cero Papel (utilización del papel reciclado para las impresiones y copias) copias Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 18. Página 18 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 1. RECOMENDACIONES GENERALES CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTOPapelería_ La correspondencia que produce la Alcaldía como cartas, memorandos, circulares,constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia._ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actas se elaboran en Actas)original y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta impreso por ambas caras, conrecuadro y logotipo contra el margen superior izquierdo. Y derecho, y con la información de la ,alcaldía en el pie de página (El formato se encuentra en la barra inicio de cada computador dela Entidad)_ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta.Presentación_ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni depuntuación._ La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados._ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda arial, tamaño12)._ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento._ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de quese utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.)._ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el pr proceso de microfilmación._ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador._ La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original,único respaldo de valor probatorio. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 19. Página 19 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debefotocopiar._ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación yconservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este onservaciónprocedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos._ El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Unaforma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el entgancho._ Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la Entidad en tamaño carta CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTOUso de mayúsculas y minúsculas Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran. Se Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar su uso. En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del ñol, año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo. Se Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo: NOMBRE PROPIO NOMBRE PROPIO Banco de la República Gracias a su banco hemos ... Gerente General Habrá reunión de gerentes… Departamento de Compras Departamento de ComprasEscritura de números • Los Los números de cuatro cifras que representan a años no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: año 1996 • Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y o año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 14 de septiembre de 2012 lo: 2012. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 20. Página 20 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01• Cuando Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de día, mes y se año. Ejemplo: 14-09 09-2012.• Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $5´678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente, m/cte., ni moneda legal, m/l.• Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas últimas se representan con ceros y no con la letra “o” minúscula, ni con el signo igual (=). Ejemplo: $435.342´872.960,50 405.720,00• La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.• Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras. Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y los 12 años.• Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Ejemplo: 8° 5%, escala 1:1000 ,• Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo: Diecisiete, treinta y dos ,• Para Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer término en letra o en números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento. Ejemplo: $1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80) Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 21. Página 21 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Los Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre separan paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) 2 43 20 28 • Los Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ). Ejemplo: C.C. 32.397.536 de Medellín Cédula 19.717.215 de Honda (Tolima) 5 • Para Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: Reunión de las 14:00 a las 16:00 horasTrascripción textual de documentosPara destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios a la izquierday cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en lospárrafos de una trascripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que osno es necesario incluir.Denominaciones femeninas y profesionalesLos títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina,como lo establece la Real Academia de la Lengua. CARGO TITULOAlcaldesa AbogadaAsistenta Administradora de NegociosDecana ArquitectaGobernadora Bióloga MarinaJueza Contadora PúblicaPresidenta Física NuclearTesorera Contadora Pública Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 22. Página 22 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombrepropio o término genérico.Ejemplos:Alicia Vargas, IngenieraVendrá la ingeniera Alicia VargasUso de abreviaturas En En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros). Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si así las tienen registradas. En En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. Ejemplos: Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. Copia: Dr. Humberto López Meza Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 23. Página 23 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ESQUEMA ELABORACION CARTA Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 24. Página 24 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES2.1 CARTACONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas :y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.MODELOSMODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del :remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).MODELO 2: Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre) :REQUISITOS_ MÁRGENES•Superior entre 3 y 4 cm•Inferior entre 2 y 3 cm•Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm•Lateral derecho entre 2 y 3 cm•Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm_ ZONASZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. :ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad :ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro (Ver ilustración :anexa) Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 25. Página 25 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ZONAS CARTAESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 26. Página 26 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ASUNTO: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. :(Vencimiento póliza 45890).PARTES DE LA CARTANÚMERO: Consecutivo, va después del código de la dependencia. De 3 a 4 interlíneas delmargen superiorFECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes :y año; sin separarlo con punto. (San Luis Antioquia, 20 de septiembre de 2012)DATOS DEL DESTINATARIO Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación SencillaTRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, :Ingeniero, etc...)NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos DESTINATARIO:apellidos. NO se utiliza negrilla. ( (Fernando Luis Gómez)CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden :repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o :acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.) ónimo.DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se APARTADO:registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número dela calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras Opcional,calle, carrera, avenida, etc... (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo 85).número. (Apartado 50943).NOMBRE DE LA CIUDAD Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia CIUDAD: doselocal. (San Luis, Medellín). Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 27. Página 27 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la :ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.ASUNTO: Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. Ejemplo: : ca(Vencimiento póliza 45890).SALUDO O ASUNTO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. :- Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero:Apreciada doctora Martha:)- Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto desaludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…)TEXTO: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta: :•Tratar un solo tema por carta•Omitir temas personales en cartas comerciales•Hablar de usted•Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación•Sin borrones ni repisados•Comienza a 3 interlíneas del asuntoPÁGINAS SUBSIGUIENTES:• Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.• La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos.• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a 2interlíneas del logo, con mayúscula inicial.•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contrael margen izquierdo y la página al margen derecho. Ejemplo:Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2• El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. subsiguientes• En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2 renglones y se pasan 2 ala nueva página.• La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 28. Página 28 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, - :Para nosotros es un gusto servirle.)REMITENTE: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida :o inicial en concordancia con el no nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente conmayúscula inicial sin centrar.LÍNEAS ESPECIALES:ANEXO o ANEXOS: se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 :puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad y se hace claridad en número de hojas o tipo deanexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) Anexo: dos (1 Cd).COPIA: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin :abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias,así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Carlos Mario ZuluagaGómez, Gerente Cornare). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea ).seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito TRANSCRIPTOR:se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable dequien lo proyecta, de quien transcribir el documento y de quien lo revisa. Se recomienda revisaemplear letra más pequeña. (Proyectado Mario Pérez, Elaborado Diana Gomez, Revisado María (Díaz).PLEGADO DE LA CARTAConvencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se rectangular 4efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúasegundo doblez.Sobre con ventanilla: se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla. :2.2 MEMORANDOSComunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, empresa,orientaciones o pautas a las dependencias locales. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 29. Página 29 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ REQUISITOSMÁRGENES (Igual a la carta)ZONAS (Igual a la carta)Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la documento:palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 :interlíneas de la palabra MEMORANDO.Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número :Encabezamiento:• A 3 interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguidade dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.•A 2 interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida,seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.•A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Alfrente la síntesis del documento con mayúscula inicial.Los datos del destinatario y remitente se escribirán así:Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo :Remitente: CargoEn este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto,con mayúscula sostenida, se escribe de izquierda a derecha. ida,_ REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace laaclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E seguida de punto (E.),después del cargo. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 30. Página 30 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. :Texto:•Se inicia a 3 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.•Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.•Se usa tratamiento de usted.•No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.•Presentación impecable, sin borrones ni repisados._ PÁGINAS SUBSIGUIENTES•Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamaño•El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logo con mayúsculainicial.•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribecontra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha. Doctor Fabio Tobón Londoño 2•El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen :izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto.Remitente: El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida conmayúscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.Líneas especiales:Anexos, copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la carta. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 31. Página 31 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 32. Página 32 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.3 CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenidodirigida a varios destinatarios_ CLASIFICACIÓNDe acuerdo con el destinatario:•EXTERNA O CARTA CIRCULAR•INTERNA O GENERALPara la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta.Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las líneas de número,ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican en el centro del escrito ,_ REQUISITOSMÁRGENES:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm_CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNASe dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentesdestinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas._ CIRCULAR INTERNA O GENERALDENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en :mayúscula sostenida, centrada y destacada.NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código :de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 33. Página 33 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número. :DESTINATARIO: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula :sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)ASUNTO: Síntesis en máximo cuatro palabras a 3 interlíneas, de con mayúscula inicial y palabras,seguida de dos puntos.TEXTO: De 3 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta :en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal….,La Gerencia se complace en…)PÁGINAS SUBSIGUIENTES SUBSIGUIENTE•Utilizar hojas con logo•Igual calidad, color y tamaño•Encabezado de 2 cm del borde superior del logo•La línea de identificación puede contener grupo destinatario, la fecha y el número a la derecha.•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.•Demás recomendaciones de la carta comercialDESPEDIDA: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve :frase terminada en punto.REMITENTE: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a :1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribe del centro hacia laderecha. Preferiblemente firma manuscrita.Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 34. Página 34 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ESQUEMA CIRCULAR INTERNA Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 35. Página 35 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.4 ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALESCubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío._ PARTESTercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE :DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior.Tercio central para ubicar datos del destinatario.Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo._ ASPECTOS GENERALES SOBRES•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos deldestinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse ensentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico especialesantes de la ciudad.•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda untamaño apropiado.•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento. adhiera Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 36. Página 36 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01DISTRIBUCIÓN ZONAS EN SOBRE OFICIO Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 37. Página 37 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.5 ELABORACIÓN DE ACTASDocumento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión._ REQUISITOSMÁRGENES: Igual a la carta :TÍTULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario. :PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con :gerundio.No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sinborrones ni repisados._ PÁGINAS SUBSIGUIENTES•Papel del mismo color, calidad y tamaño•Encabezado de 2 a 3 cm del borde superior contra el margen izquierdo. Se identifica con elnombre de la reunión y el número separado con guión, al margen derecho se escribe el número.•Se inicia párrafo de 2 a 3 interlíneas del encabezado._ REQUISITOS ESPECÍFICOSRAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página. :TÍTULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneasdel logo (Puede ir en negrilla). eDENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra NÚMERO:ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.FECHA: Al margen izquierdo, se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos :puntos. Un interlineado para escribir la fecha. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 38. Página 38 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01HORA: siguiendo el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con la hora deinicio y de la finalización de la reunión ejemplo: Hora: 915 a las 10:30 horasLUGAR: siguiendo el esquema presentado en el anexo se diligencian los cuadros con la horade inicio y de la finalización de la reunión ejemplo: Auditorio AlcaldíaASISTENTES: siguiendo el esquema presenta do en el anexo se diligencian los cuadros con lahora de inicio y de la finalización de la reunión mayúscula sostenida y seguida de dos puntos.Abajo se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla,separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente) parandoCuando los asistentes pasan de 5 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo yse especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (18 personas). adjuntINVITADOS: Se mencionan en caso de existir. :AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación. :ORDEN DEL DÍA: siguiendo el esquema presentado cada punto se coloca en cada espaciodispuesto para ello.DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas :se inicia el primer tema (con negrilla si se desea). A dos interlíneas del título del tema se iniciael desarrollo del texto a interlineación sencilla.CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 :interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúsculainicial.ANEXOS: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienes firman. :IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2 interlíneas de los RANSCRIPTOR:anexos, si los hay. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 39. Página 39 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01MODELO ACTA ADMINISTRATIVA Código: 02 02.01 02- Acta de Reunión Versión 01 Página: 39de 2Acta N.ACTIVIDAD:LUGAR:FECHA ( D/M/A): HORA DE INICIO: HORA DE TERMINACIÓN:PROPÓSITO: .ORDEN DEL DÍA:DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 40. Página 40 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 COMPROMISOS RESPONSABLESPRÓXIMA REUNIÓN:Fecha: Hora: Lugar:FIRMA:_______________________ FIRMA:____________________ ____________________CARGO:_________________________ CARGO:_______________________FIRMA:_______________________ A:_______________________ FIRMA:_____________________CARGO:__________________________ CARGO:________________________ Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 41. Página 41 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.6 ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIASCERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad :y la legalidad de un hecho o acto solemne. Que se emite a petición del interesado.CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o :circunstancias que no requieren solemnidad. Que se emite a petición del interesadoCLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: :Certificados para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral,comportamiento sobre calificaciones, diploma obtenido, documento identidad, paz y salvos. documentoConstancias para presentación a justificación por jornada laboral, comportamiento, estudio comportamientetc._ ESTILOBLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el margen derecho. :_ REQUISITOSMÁRGENES: Igual a los demás documentos. :_ PARTESNÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior después de la codificación de la :TRD y se escribe del centro hacia la derecha.FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha. :CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y CONSTANCIA:centrado precedido por EL- -LA. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 42. Página 42 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, :de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la :que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación).•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.•Se redacta en tercera persona.•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y depreferencia se incluye el destinatario.FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe de izquierda hacia la :derecha..TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo. :CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir losdos cargos responsables (Secretario). Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 43. Página 43 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01DISTRIBUCIÓN CERTIFICADO O CONSTANCIA ESTILO BLOQUE Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 44. Página 44 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.7 ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS2.7.1 Definiciones INFORME INFORME ADMINISTRATIVO Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto decarácter administrativo. PRELIMINARESPartes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento. :Portada: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la identificación del :documento.Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones principales, en el :mismo orden de paginación del informe.Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas :utilizadas en el informe. CUERPO CUERPO DEL INFORME Texto del documento, constituido por:Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto. :Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe. :Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientarsu lectura.Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas. :Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión. :Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas. :Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para :apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea :expresada en el texto.Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el :trabajo descrito en el informe. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 45. Página 45 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, :como resultado de las conclusiones alcanzadas.Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su complementario:utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.2.7.2 Clasificación. Los informes administrativos se clasifican así:_ De acuerdo con los requerimientos de la entidadEn periódicos y esporádicos_ De acuerdo con el número de hojasEn cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojas2.7.3 Requisitos_ MárgenesPara informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 y 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm echoEncabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm2.7.4 Material preliminar informe extensoTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Consta de: cubierta, contenido y glosario.Cubierta (opcional)Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes,para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puedeser reemplazada por la portada.Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 46. Página 46 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01PortadaDe libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no,dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye laprimera página del informe.Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de la dependencia, área, grupo,comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o personas que elaboraron elinforme; ciudad de origen del informe.ContenidoSe coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de capítulos,subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivonúmero de página.El título se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior. La relación centradose inicia de dos a cuatro interlíneas del título.Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera líneadespués del título, y la relación comienza a dos interlíneas.Los numerales se ubican contra el margen izquierdo. osLos títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben: títulos de numerales de primero ysegundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión de tercer nivel con mayúsculainicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión queaparece en la tabla de contenido.La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupemás de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan scribendebajo de la primera letra del anterior.El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o subtema que lecorresponde.Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se deben enunciar enlista separada después de la tabla de contenido. El título se coloca centrado en mayúsculasostenida, de dos a cuatro renglones de la última línea. La primera línea de escritura se iniciade dos a cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 47. Página 47 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. Elnúmero de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen izquierdo.GlosarioSi el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su explicacióninterpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde superior dela hoja.De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen ubiizquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición conmayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escribena una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas. erlínea2.7.5 Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME)Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo delinforme, conclusiones y recomendaciones (opcional).INTRODUCCIÓNEl informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos deltrabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sinotítulo.La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada a 5 cm del borde mayúsculasuperior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; lassubsiguientes a interlineación de uno y medio.NÚCLEO DEL INFORMEEl núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a untema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:_ El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los párrafos comienzancontra el margen izquierdo. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 48. Página 48 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título,las demás se hacen a interlínea y media y entre párrafos se deja el doble._ Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe enmayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeralcorrespondiente. El título no lleva punto final._ Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contrael margen izquierdo; el text se inicia a doble de interlineación. Los títulos de las subdivisiones textode tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia adoble interlineación._ Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen hay)izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón._ Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de cuatro a seisrenglones de la última línea del capítu que antecede, y el texto comienza a cuatro interlíneas capítulodel título._ Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeración arábiga consecutiva. Lapágina uno corresponde a la portada. No se deben adicionar páginas tales como 3 bis, 8 A._ Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de laprimera hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y elnúmero de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, así: rMargen izquierdo Margen derechoInforme Propuesta de Salarios 2_ La escritura del texto se inicia a cuatro interlíneas del encabezado._ Cuando se requiera numerar capítulos y subdivisiones se emplean números arábigos,procurando no sobrepasar el cuarto nivel. Se coloca punto después del primer nivel y entre losdígitos que designan subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a partir delsegundo nivel._ Se pueden utilizar los literales, gui guiones y viñetas con uso moderado._ Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de ser mencionadas y,de ser posible, en la misma página. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 49. Página 49 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y otros, setienen en cuenta:_ La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea deltexto._ Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y sedeja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribea una interlínea sin comillas. Se separa por dos interlíneas._ Las citas se identifican en el texto con un número arábigo entre paréntesis._ La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por una línea horizontal de separadaaproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo a dos interlíneas delúltimo renglón del texto. La escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla,inmediatamente después del número número._ Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician andocontra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dosinterlíneas.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONESEl propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de losresultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de lasrecomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción.Las conclusiones son necesarias. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el nesautor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas.Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde escribesuperior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula sostenida, escribecentrado a 5 cm del borde superior.La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 50. Página 50 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, o tratarse enpárrafos independientes. Así mismo, presentarse en páginas separadas con su respectivo título. s.FIRMAEl informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la página dondeterminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones si las hay.De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida. Elcargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo dela otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra.RÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica encada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda. infeTRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneasdel firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido. Se emplea letramás pequeña.2.7.6 Informe extenso (material complementario)Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice.ANEXOSEs necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada ylógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros. ustraciones, Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 51. Página 51 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01BIBLIOGRAFÍACuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del borde superior, enmayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.Ejemplo: CARDONA ZAPATA Jairo Secretario de Gobierno. San Luis. Jairo. .2.7.7 Informe CortoConsta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizar cualquier elementodel informe extenso que estime conveniente).ENCABEZAMIENTOEl informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye de la siguientemanera:Razón Social. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en .mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la .dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en .mayúscula sostenida.Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe la palabra FECHA, .en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se anotan la ciudad y la fechacompleta, con mayúscula inicial.Autoría del informe. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra el margen .izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones seguida dedos puntos: ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan e o ellos nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría setabulan a dos espacios de la expresión más larga. En caso de varios autores, se tiene encuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoríase relacionan por orden alfabético de apellido. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 52. Página 52 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01OBJETIVOEl informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y sepresenta, así:De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida dedos puntos (: ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de esteenunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir másde un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. losESCRITURA DEL TEXTOUn informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerir numerales, todosse escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a 4 interlíneas del objetivo.CONCLUSIONES (opcional)En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES enmayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglóndel texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.FIRMAEl informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en quefinaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seisrenglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial. afo.NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo dela otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra. ceRÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cadauna de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.TRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneasdel firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letramás pequeña. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 53. Página 53 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ASPECTOS GENERALES_ Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes administrativos con undocumento remisorio; carta si es envío externo y memorando si es interno. misorio;_ Papel. Se emplea papel en blanco. ._ Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones femeninas yprofesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta las recomendaciones enunciadas para la enuncarta.ESQUEMA PARA ELABORACIÓN DE CUBIERTA Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 54. Página 54 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ESQUEMA ELABORACIÓN INFORMES Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 55. Página 55 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 013. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES3.1 DOCUMENTOS NORMATIVOS3.1.1 ResolucionesDefinición. Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos que .facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Honorable Concejo Municipal,definen asuntos de carácter administrativo relativos con la marcha de la entidad; son expedidaspor el señor AlcaldeSe elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño carta con logotipo, laidentificación de la Alcaldía (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con Alcaldía.papelería impresa).Partes de la Resolución:Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la documentopalabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada, debe emplearse negrilla pararesaltar.Número. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada añocalendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio necesario, y va centrado necesarioteniendo en cuenta la codificación de las TRD Ejemplo: RESOLUCIÓN 010-02-02.03-001Fecha: A un interlineado del número de la resolución, la fecha se identifica en día, mes y añocon números el mes en letrasEjemplo: RESOLUCIÓN 010-02-02.03-001 25 de septiembre de 2012Conservación. Los originales de las Resoluciones se conservan en la Secretaría General de la .Alcaldía donde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Para facilitar la consulta seelabora un índice temático. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 56. Página 56 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Notificación de Resoluciones. Cuando una Resolución requiere ser notificada en su original, Resolucionesse deben elaborar dos originales en la Secretaría General, se encarga de llevar la ficha de npréstamo firmada por un funcionario de la dependencia que la solicita, mientras se efectúa con réstamouno de los originales, los trámites de notificación. ,Surtido este procedimiento, el original debe ser devuelto a la Secretaría General con el fin degarantizar la conservación de la totalidad de los originales para su consulta y posteriormicrofilmación.Cuando el original de una Resolución se requiera para un trámite fuera de la entidad, se debereemplazar por una fotocopia.3.2 DOCUMENTOS CONTRACTUALES3.2.1 ConveniosDefinición. Los convenios son acuerdos entre la Alcaldía y otra institución o empresa, mediante .los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y secomprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos. Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio o cartadependiendo de la entidad que elabora el convenio y a sus políticas archivística con logotipo archivística,con la identificación de la Entidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se ormatocuenta con papelería impresa).Partes del convenio:Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos interlíneas se ubica la documento.palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada, debe emplearse negrilla pararesaltar.Número. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año .calendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio necesario, y va centrado necesarioteniendo en cuenta la codificación de las TRDEjemplo: CONVENIO 010-10-10.01-001 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 57. Página 57 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Fecha: A un interlineado del número de convenio, la fecha se identifica en día, mes y año con delnúmeros el mes en letrasEjemplo: CONVENIO 010-10-10.01-001 25 de septiembre de 2012Conservación. Los originales de los convenios se conservan en la Secretaría General de la .Alcaldía donde se conforma un consecutivo numérico y cronológico. Para facilitar la consulta seelabora un índice temático.Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen, suspendan o terminen losmismos, se deben guardar en el expediente de cada convenio respetando el orden original en elcual se van produciendo.Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen la obligación de enviar ala Secretaría General tanto el original como los anexos correspondientes para su archivo yconservación.3.2.2 ContratosDefinición. Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen .obligaciones recíprocas. Se elabora en original y una copia, en papel bond, color blanco,tamaño carta con logotipo, con la identificación de la Entidad. (Este formato se puede diseñar .en computador, si no se cuenta con papelería impresa).Partes del contratoDenominación del documento A partir del margen superior, dos interlíneas se ubica la documento. rgenpalabra CONTRATO en mayúscula sostenida y centrada. Emplearse negrilla para resaltar. mplearseNúmero. La numeración del contrato es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. . dePara registrar el número se deberá dejar el espacio necesario, va centrado y se debe tener encuenta la codificación de las TRD Ejemplo: CONTRATO 010-08-08.09-001 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 58. Página 58 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Fecha: A un interlineado del número del contrato, la fecha se identifica en día, mes y año con denúmeros el mes en letrasEjemplo : CONTRATO 010-08-08.09-001 25 de septiembre de 2012Archivo de contratos. Los originales de los contratos se conservan en la Secretaría General .donde se conforma un expediente por cada contrato. Para facilitar la consulta se elabora uníndice numérico y temático.Todos los anexos y actos que autoricen, aclaren, modifiquen o suspendan o terminen losmismos se deben guardar en el expediente de cada contrato, respetando el orden original en elcual se van produciendo.Por lo anterior, las dependencias encargadas de su tramitación tienen la obligación de enviar ala Secretaría General, tanto el original como los anexos correspondientes para su archivo y ,conservación.Los anexos y actos relacionados con los contratos pueden ser los siguientes:- Cotizaciones u ofertas en original- Hoja de vida (Persona natural) Hoja- Actas de inspección, modificación, aclaración, liquidación o entrega Actas- Adiciones y aclaraciones− Certificados de Cámara de Comercio- Número Identificación Tributaria− Paz y salvos− Pólizas− Resoluciones de adjudicación− Apropiación presupuestal- Otras Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 59. Página 59 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ESQUEMA ELABORACIÓN RESOLUCIONES Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 60. Página 60 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALRECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓNProcedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe documentosen cumplimiento de sus funciones.Para el caso de la Alcaldía se recepciona en el archivo central y todas las personas que traen Alcaldía,correspondencia para la institución deben ser atendidos por quien desempeñe dichas funciones(con la creación de la Ventanilla Única de Correspondencia allí se procede a revisar que la Correspondencia);misma corresponda efectivamente para la entidad, que la correspondencia venga firmada y quetraiga los anexos si es el caso; si falta alguno de estos aspectos se hace la referencia del casopara tenerlo en cuenta al momento de darle tramite o respuesta Queda prohibido el recibo de respuesta.correspondencia en otra dependencia o personal no autorizado.Una vez se revisan los sobres, paquetes y demás documentos que lleguen, se procede aseparar lo que corresponda a cartas que se radicarán, paquetes y otros envíos que norequieren radicación.La correspondencia se radica con el sello de la taquilla única de correspondencia y el sello quele da el número de radicado (radicador), el cual consta de los siguientes datos: Nombre de laoficina, municipio y fecha, espacio para el número de radicación, ,Se procede a dar el número respectivo de acuerdo con numeración consecutiva que se vadando con el numerador automático, se lee detenidamente el documento para determinar a qué dodependencia le compete el tramite (deben leer detenidamente para que asignen la seriedocumental en que se guardará el documento los diferentes asuntos que manejan lasdependencias, de acuerdo con sus funciones y la estructura orgánica), Para ello cadadependencia de la Alcaldía tiene asignado un código que la identifica para efectos decorrespondencia, ejemplo Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 61. Página 61 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01DEPENDENCIA CODIGOALCALDIA 010SECRETARIA DE GOBIERNO 100COMISARIA 110INSPECCIÓN DE POLICÍA Y TRANSITO 120ALMACEN 130ARCHIVO MUNICIPAL 140DIRECCION LOCAL DE SALUD 200SECRETARIA DE HACIENDA 300SECRETARIA DE PLANEACION 400EXTENSOPM CULTURAL 500BIBLIOTECA 510ESCUELA DE MUSICA 520Y las demás pertenecen a cada secretarí con su código correspondiente secretaríaAntes de enviar la documentación a la dependencia respectiva se procede a digitar lainformación en una base de datos.. Una vez digitada o registrada la información se procede a datos .entregarla a cada dependencia, la constancia de que fue entregada la correspondencia en sustérminos es el correo electrónico, ya que cada funcionario debe de revisar su correo electrónico,diariamente, este procedimiento se hace todos los días a las 08:00 horas. y a las 5:00 de la ,tarde.Para la correspondencia enviada por las dependencias se reciben en el archivo central de 8:00AM hasta las 5:00 PM como lo estipula la RESOLUCIÓN N° 222 de d iciembre 11 de 2010 pormedio del cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones através de la Ventanilla Única de Correspondencia. nicaTRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIAUna vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar el trámite respectivo, correspondenciala mayoría de comunicaciones generan una respuesta, la cual es elaborada por la dependenciaque le está dando trámite siguiendo las normas ICONTEC ya descritas en este manual para suelaboración, en original y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo (deacuerdo con Resolución 222 sólo pueden firmar los funcionarios autorizados para ello. alrequerir el envío de una comunicación al medio externo, la generan colocando el código de sudependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para firmar. dencia, Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 62. Página 62 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 El juego del original y las dos copias deben hacerse llegar al archivo central para la radicaciónrespectiva,NOTA: Queda prohibido el uso de la papelería institucional para producir correspondencia que :no cumpla estos lineamientos; la papelería es sólo para trámites institucionalesUna vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas, se procede aradicarla (colocar el número consecutivo de despacho), luego se empaqueta el original con despacho),anexos si los hay y se despacha por el correo o mensajería; casos excepcionales y de urgencia ;son entregados directamente por el mensajero. La primera copia se guarda en el consecutivode correspondencia despachada que se guardará en la Unidad de Información y la segunda qucopia se devolverá a la oficina productora para el archivo correspondiente en la seriedocumental respectiva.Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe ser archivada en ladependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie documental.CONSULTAEs el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia, persona natural, etc.) aconsultar la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtenercopia de los mismos.Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada dependencia, para el casode requerir consultas de documentación de otra dependencia a la que corresponda elfuncionario, éste deberá solicitar autorización al jefe respectivo.Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunos documentos, para el caso dela Alcaldía las historias laborales y planos deben ser de absoluta reserva y requieren unasegura custodia.RETENCIÓNEs el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo degestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizado su trámite administrativo o en elArchivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 63. Página 63 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01El tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central está condicionado a lanecesidad de utilización de la información, la cual está determinada por la propia administracióny a las leyes, Normas existentes que regulen el trámite y/o la disposició final. disposiciónPara el caso de la alcaldía los tiempos de retención y la disposición final se definirán en la alcaldía,Tabla de Retención Documental.ALMACENAMIENTOLos documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas (legajos, carpetas,cajas) que se identifican con la correspondiente signatura topográfica, nombre de la serie y/osubserie, nombre del expediente, fechas extremas y número de folios.La disposición física de los documentos ha de realizarse en los elementos, muebles y depósitosapropiados a la frecuencia del uso en atención a las diferentes fases del ciclo vital, procurando adosen todos los casos su conservación física, con el fin de mantenerlos íntegros tanto en suestructura física como en su contenido.RECUPERACIÓNConsiste en localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de rmanera eficiente y eficaz.La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control,consulta y descripción. Los archivos implementaran programas de descripción archivista a fin deelaborar guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo a lanaturaleza de estos y de acuerdo a las prioridades del servicio. Así mismo, se llevaran losrespectivos registros de transferencia, relaciones de entrega, libros de registro, libros de transferencpréstamo de documentos, radicadores, tabla de retención, entre otros.PROTECCIÓNLa protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridadfísica de los documentos, lo mismo que del manejo de la información.Para el primer caso, se requiere implementar programas de conservación preventiva dedocumentos.Para la protección de la información hay que partir del hecho que toda persona tiene derecho aacceder a los documentos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la derConstitución Política. Los archivos garantizaran el derecho a la intimidad personal y familiar, Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 64. Página 64 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la ConstiLey.Igualmente, se podrá establecer restricción especial para el acceso a documentos cuyo estadode conservación presente notable deterioro, en este caso se suministrará la informacióncontenida en estos mediante cualquier sistema de reproducción (Fotocopia), certificando su ciónautenticidad cuando fuere el caso de conformidad con el dispuesto en el artículo 20 de laConstitución Nacional.Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en elArchivo de Gestión o en el Central, después de perdida su vigencia administrativa para luego óntomar la decisión para su disposición final.DISPOSICION FINALSe relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los valoresadministrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y si previo estudio del Comité de Archivo de laEntidad. Si dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que interesen para lainvestigación, la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de l Alcaldía laELIMINACIONSe entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido sus valoresadministrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que además no represente ningún interés parala investigación retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o lacultura.El proceso de eliminación se ajustará a la valoración documental que estará expresada en laTabla de Retención de la entidad, adoptada por el correspondiente Comité de Archivo. Laeliminación se hará por picado. iónCONSERVACION PERMANENTESe catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre losorígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y lasrealizaciones del órgano productor y que tiene valor testimonial. En la Alcaldía, el comité dearchivo es quien evalúa los valores de los documentos para definir cuáles deben conservarseen forma permanente en el Archivo Histórico. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 65. Página 65 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 016. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALSon un listado de series, subseries sus correspondientes tipos documentales (producidos orecibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales seasignan el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. BENEFICIOS CON LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTALPara la Administración: • Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.Desde el punto de vista archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentalesporque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Controlan la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.En volumen adicional se presenta la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL de la Alcaldía nMunicipal, documento estructurado con base en la estructura orgánica y las funciones de cadadependencia.7. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓNLos archivos de gestión se organizarán de conformidad con las Tablas de RetenciónDocumental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital delos documentos y la normatividad archivística. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 66. Página 66 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Los Jefes de todas las dependencias de la Alcaldía serán responsables de velar por laorganización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia.Criterios para la organización de archivos de gestión1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de RetenciónDocumental debidamente estructurada y aprobada por el Consejo Municipal de Archivos. Archivos2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseriescorrespondientes a cada dependencia.3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, lostipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de lostrámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento quese encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. ará4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de talforma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: dependencia,serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas.6. Las Transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en laTabla de Retención Documental, de acuerdo con el Plan de Transferencias y la metodología yrecomendaciones que para tal fin establezca la Unidad de Información (o el responsable de laadministración de los documentos), diligenciando el formato único de inventario documental,regulado por el Archivo General de la Nación.7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependenciacuando se trate de transferencias primarias, dependencia, legajos identificados con su númerorespectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, númeroconsecutivo de caja, número del expedientes y fecfechas extremas de los mismos.Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de lasdependencias y por lo tanto podrán ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de la dependencia.Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte deotras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a losdocumentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o intefotocopias, éstas serán a su costa y deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 67. Página 67 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01dependencia o por el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirácuando la información no tenga car carácter de reservado conforme la Constitución o a las Leyes.Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar unexpediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberállevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa delexpediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y términoperentorio para su devolución. Vencido el plazo, el funcionario responsable por la dependencia dependencdeberá hacer exigible su devolución inmediata.Inventario documental. Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fasestodas las dependencias de la universidad elaborarán los inventarios de los documentos queproduzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de inventario documental reguladopor el Archivo General de la Nación.8. UNIDAD DE INFORMACIÓNCon el fin de administrar el patrimonio documental de la alcaldía se tiene organizado el archivocentral, esta oficina controlará la gestión documental y será la encargada de custodiar losArchivos Central e Histórico una vez se organicen.Debe estar ubicada en un espacio de fácil acceso al público, de tal manera que todos losmensajeros y quienes traigan o se acerquen a recoger correspondencia ubican fácilmente. ubicaEstará a cargo de un responsable, un auxiliar Se requiere acondicionar un espacio amplio para auxiliar.los puestos de trabajo de los funcionarios que estarían en la oficina; de tal forma que se puedan ;ubicar de manera óptima los puestos para: una recepción de documentos, despacho dedocumentos, correspondencia, un archivador y un espacio con estantería abierta para la ocumentos,organización física de los archivos central e histórico.La organización de los archivos de gestión, central e histórico requieren de la coordinación yasesoría del líder del archivo central.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificacióny control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son documentremitidos por una persona natural o jurídica. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 68. Página 68 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitución PolíticaArtículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada soninviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos ycon las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. 2003Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,ventanilla única.Acuerdo AGN 060 de 2001. cuerdo 2001Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control delas comunicaciones recibidas y enviadas.ACTIVIDADESRecepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a loanunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con elpropósito de dar inicio a los trámites correspondientes.Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrollepara tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados regen los manuales de procedimientos.En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: • Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. • Recibo de documentos oficia oficiales. • Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. • Constancia de recibo (sello, radicador).1. Radicación de documentos • Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. • Impresión de rótulo de la radicación. • Registro impreso de planillas de radicación y control. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 69. Página 69 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012. Registro de documentos • Recibo de documentos oficiales. • Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. • Constancia de recibo. • Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. • Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.MARCO NORMATIVO DEL PROCESODecreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.Decreto 2150 de 1995Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.ACTIVIDADESLa distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad.Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos decontrol y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguenactividades como:1. Distribución de documentos externos . • Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. • Clasificación de las comunicaciones. • Organización de documentos en buzones o casilleros. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 70. Página 70 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Enrutamiento de documentos a dependencia competente. • Reasignación de documentos mal direccionados. • Registro de control de entrega de documentos recibidos.2. Distribución de documentos internos • Identificación de dependencias. • Enrutamiento de documentos a dependencia competente. • Registro de control de entrega de documentos internos.3. Distribución de documentos enviados • Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. • Control del cumplimiento de requisito del documento. requisitos • Métodos de empaque y embalaje. • Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. • Control de devoluciones. • Organización mensajería externa. • Registro de control de envío de documentos.2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento desu función administrativa.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitución Política.Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las aut autoridadespor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechosfundamentales.Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.Decreto 2150 de 1995. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 71. Página 71 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículos 6, 16, 17, 22.Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar larecepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de solicitudescorreo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.Decreto 1222 de 1999Artículo 33. Derecho de turno.Acuerdo AGN 060 de 2001 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos comunicaciones,administrativos.ACTIVIDADESEn desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objetode trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiemposmáximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.En este proceso se señalan las actividades de:1. Recepción de solicitud o trámite • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. diligenciamiento • Identificación del trámite. • Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. • Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.2. Respuesta • Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción delos documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticosMARCO NORMATIVO DEL PROCESOLey 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos porinventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 72. Página 72 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para quecumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en losde los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arregl de los arregloarchivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.Ley 80 de 1993.Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civilderivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Leyprescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos.La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20)años.Código de Comercio.Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados .cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, lapso,siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además,ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de lareproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y ia,papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se haráconstar el cumplimiento de las formalidades anteriores.Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidadespúblicas del orden nacional.Artículo 36.Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictanotras disposiciones relativas a los Archivos Privados.Acuerdo AGN 007 de 1994 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador deDocumentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones. funcionesAcuerdo AGN 09 de 1995 Reglamenta la presentación de las TRD. 1995.Acuerdo AGN 12 de 1995 “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio 1995. ede 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría” Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 73. Página 73 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Acuerdo AGN 09 de 1997 Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. 1997.Acuerdo AGN 16 de 2002 Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. 2002.Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la 2002contratación de servicios de archivo.Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y elaplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley Generalde Archivos 594 de 2000.Acuerdo AGN 041 de 2002 Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se 2002.liquiden, fusionen, supriman o privat privaticen.Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de losarchivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, seregula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la LeyGeneral de Archivos, Ley 594 de 2000.Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con 2003la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación. liquidaciónAcuerdo AGN 02 de 2004 Establece los lineamientos para la organización de fondos 2004.acumulados.Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de lasEntidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales. DAFPCircular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales. DAFPCircular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de laDocumentación Histórica al Archivo General de la Nación.Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba laactualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. ción Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 74. Página 74 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité deArchivo del Archivo General de la Nación.NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. aACTIVIDADESEl conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprendelos procesos archivísticos de:1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecenlas series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), deacuerdo con la estructura orgánico orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).Actividades: • Identificación de unidades administrativas y funcionales. • Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. • Conformación de series y subseries documentales. • Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los va documentos de apoyo. • Control en el tratamiento y organización de los documentos.2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas seriesen el orden previamente acordado.Actividades: • Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. • Conformación y apertura de expedientes. • Determinación de los sistemas de ordenación. • Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. • Foliación.3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de susagrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o lainvestigación Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 75. Página 75 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Actividades: • Análisis de información y extracción de contenidos. • Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. • Actualización permanente de instrumentos.Para el caso de la descripción archivística, la ISAD(G), Norma Internacional General de laDescripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sintener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia porel ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095, en ella se determina l laformulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados paraconstituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja laestructura adecuada para cualquier descripción.En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete áreas de información:1. Área de identificación. 2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área decondiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7. Área decontrol de la descripción.Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y lainstitucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla deRetención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en lasmateria documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevastecnologías en los archivos.Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que losdocumentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como seconsigna en la tabla de retención y de valoración documental”La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorarlas funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación sfáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia odisposición final.Actividades: • Elaboración de inventarios documentales. • Organización y entrega de transferencias documentales. • Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 76. Página 76 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 RESOLUCIÓN 222 DE 2010.POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECEN LAS NORMAS GENERALES PARA EL MANEJODE LAS COMUNICACIONES A TRAVÉS DE LA VENTANILLA ÚNICA DE NICACORRESPONDENCIA EN EL MUNICIPIO DE SAN L ESPONDENCIA LUIS CAPÍTULO I CONCEPTOS GENERALESArtículo 2° Objetivo. Por la presente resolución determina las pautas y los principios mínimos .que regulan el manejo de las comunicaciones en el Municipio y se establecen los criterios deRecepción, radicación y distribución de la correspondencia, su organización física, al igual quelas responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar lascomunicaciones de la entidad.Artículo 3° Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se . .desarrollará con fundamento en los principios que rigen la administración pública de igualdad,moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.Artículo 4° Definiciones. Para los efectos de la presente Resolución deben tenerse en cuenta . .los siguientes conceptos:a) Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las Oficiales:funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado yautorizado por la Ley;b) Comunicaciones no oficiales. Son todas las de carácter privado, que llegan a las oficialesentidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para lasinstituciones;c) Correspondencia. Son todas las comunicaciones oficiales y no oficiales; .d) Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y :características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;e) Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público, en ejercicio de :su cargo o con su intervención; tervención;f) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las oficiales:entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 77. Página 77 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar y procumplir su trámite dentro de los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términosse empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas, enviadas y radicadas a travésdel área de correspondencia, por lo tanto ningún funcionario de la Administración, puede recibiro distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias. 1. Comunicaciones Oficiales Recibidas: Son las comunicaciones que ingresan a través del cacionesárea de correspondencia, dirigida al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad detales, a través del correo o entregada en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios,informes, telegramas, fax, et etc.Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje dedatos, bajo los siguientes conceptos:a) Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a travésdel área de correspondencia, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionarios en dirigidascalidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Estacorrespondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícitala categoría de confidencial o reservado;b) Mensaje de Datos: Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correoelectrónico establecidas para tal fin, dirigidas al Municipio, como Entidad, y a sus funcionariosen calidad de tales.Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico serán administradas por eel área de correspondencia, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de sutrámite, como se explica más adelante en la presente Resolución.2. Comunicación Oficial Enviada (S): Es la comunicación que se produce en cualquier ldependencia del Municipio dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturaleso jurídicas y se tramitará a través del área de correspondencia.3. Comunicaciones Internas (I): Son las comunicaciones que se producen entre funcionariosde distintas dependencias del Municipio por razones del servicio y en desarrollo de lasfunciones a ellos asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas losmemorandos y las circulares internas.Las comunicaciones externas (S) e internas (I) generan su propio consecutivo y registro en elsistema de radicación de la Entidad. Cada año fiscal se iniciará una nueva numeraciónpartiendo de 0001. Dicho número será independiente al número de radicación que se utilizapara unir los trámites en la Entidad. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 78. Página 78 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 014. Correspondencia Personal: Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Entidad atítulo personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólose definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de nirápersonal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Estacorrespondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Municipio.Parágrafo 1° En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, el área de correspondencia .recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin depermitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido este período no será recibida dicha períodocorrespondencia en la Entidad. CAPITULO II DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIAArtículo 5° Funciones del área de Correspondencia (Archivo). Recibir, radicar y distribuir todas . (Archivo).las comunicaciones oficiales internas y externas que se generen por parte de la Entidad en internascumplimiento de sus actividades administrativas y misionales.Artículo 6° Ventanilla Única: La recepción de las comunicaciones oficiales se hará siempre a . Única:través de la ventanilla única ubicada en el primer piso del Palacio municipal oficina N° 110 enArtículo 7° Horario de Atención y recepción: de 8:00 AM a 12 M y de 2 PM a las 5,00 PM los .días, martes, miércoles, jueves y viernes; el día sábado de 8 AM hasta las 3 PMParágrafo 1° Entrega de las comunicaciones por parte de las dependencias: Las . decomunicaciones oficiales que emitan las diferentes dependencias con destino a otras Entidadespúblicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, serán llevadas al archivo central en elmismo horario y frecuencia establecida debidamente diligenciado.Artículo 8° Radicación: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administración . :deben ser radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que identificará y asignarátanto el trámite como la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con el fin dedirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento:a) Medidas de seguridad:Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas especiales con espaquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:▪ Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.▪ Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 79. Página 79 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01▪ Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.▪ Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre;b) Abrir la comunicación;c) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;d) Revisar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si corresponda la arinformación con el original; cuando fuere el caso;e) Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación;f) Asignar un número de consecutivo (NUR) número Único de Radicación a cada comunicación, númerocon constancia de fecha y hora de recibo.Parágrafo 1° La correspondencia personal -extractos bancarios, notificaciones judiciales, . extractosinvitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el material bibliográfico(libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámitepor parte del Municipio.Parágrafo 2° Cuando una comunicación no esté firma da ni presente el nombre del responsable .o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el esistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.Parágrafo 3° Está prohibido realizar la reserva de números de radicación, así mismo cuando se . cudetecten números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados se anularán,realizando la anotación correspondiente por escrito y se le asignará un nuevo número con larespectiva justificación y firma del jefe del archivo, asegurando de esta forma, la aplicación del deprincipio de transparencia en la actuación administrativa.Parágrafo 4° Todos los funcionarios que proyecten un documento serán responsables y .encargados de asignar los códigos del trámite y de la actividad de que trate el mismo, deacuerdo con las Tablas de Retención Documental. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 80. Página 80 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 CAPITULO III De la Dirección, Registro y Entrega de las Comunicaciones RecibidasArtículo 9° Dirección de las Comunicaciones: Las comunicaciones de carácter oficial que se . Comunicaciones:reciban en la ventanilla única de correspondencia serán dirigidas a la dependenciacorrespondiente para realizar los trámites pertinentes de acuerdo con las funcionesestablecidas.Artículo 10. Registro de las Comunicaciones: Todas las comunicaciones oficiales recibidas recibideben ser registradas en el sistema de radicación, ingresando los siguientes datos:a) Nombre de la persona o entidad remitente;b) Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s) para su trámite;c) Fecha de emisión del documento;d) Número de anexos;e) Número de radicación en el origen; )f) Asunto de que trata el documento;Parágrafo 1° Registro de Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: De este tipo de .comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de reservadao confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase decomunicaciones.Artículo 11. Entrega de las Comunicaciones: Una vez registrada la comunicación en el sistemade radicación, se imprimirán planillas de control para las dependencias destinatarias de lasdiferentes comunicaciones y se utilizarán carpetas, identificadas con el código de las oficinas.Parágrafo 1° Recepción y Entrega de las Comunicaci ones por la oficina de Correspondencia. .Con el fin de garantizar la entrega de la documentación por parte del funcionario encargado de ela misma, la dependencia destinataria deberá firmar una planilla de constancia de recepción dela respectiva correspondencia.Parágrafo 2° Distribución y Archivo de las Planillas de Registro de Comunicaciones. Los .originales de las planillas de control de comunicaciones se archivarán un (1) año en el área deCorrespondencia. La copia será transferida al Archivo Central y será conservada por esta edependencia según lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la Entidad. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 81. Página 81 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 CAPITULO IV De la Radicación y Registro de las Comunicaciones EnviadasArtículo 12. Radicación de las Comunicaciones Oficiales Enviadas. Todas las comunicacionesoficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de la ficialesAdministración deberán ser radicadas en el área de Correspondencia (archivo) para luego serremitidas a su destino. Para el efecto, la dependencia responsable de su contenido y el área de contenidcorrespondencia deberán:a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s):nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax ocorreo electrónico;b) Confrontar el número de anexos; ntarc) Constatar que se proporcionen copias del original para el consecutivo general decorrespondencia y para la serie documental en la dependencia solicitante;d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copi copias;e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada,f) El área de correspondencia asignará un número consecutivo de radicado a cadacomunicación, con constancia de fecha y hora;Artículo 13. Trámite para la radicación de comunicaciones enviadas por parte de las envdependencias:a) Ninguna comunicación debe ser numerada por la dependencia que la produce. El número deradicación será asignado en el área de correspondencia.Nota. No se debe colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que estoscausan confusión al momento de dar respuesta y no permiten el encadenamiento de lascomunicaciones;b) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidadde la dependencia remitente que estos lleguen al área de Correspondencia, en el númeroindicado; Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 82. Página 82 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01c) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegoscorrespondientes;d) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos,cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, el nombre dequien las proyectó, el nombre de quien las elaboró y la fecha de su elaboración.e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada,se debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma;f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos,entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos;g) Toda comunicación debe de estar debidamente firmada por el funcionario autorizado; omunicaciónh) Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a ladependencia correspondiente por parte del área de Correspondencia;Artículo 14. Registro de las comunicaciones Oficiales Enviadas: Todas las comunicaciones trooficiales enviadas deben ser registradas por los funcionarios del área de Correspondencia en elsistema de radicación, ingresando los siguientes datos:a) Nombre de la persona o entidad destinataria entidab) Nombre de la dependencia de origenc) Nombre del funcionario que firma el documentod) Asunto del que trata el documentoe) Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.)f) Número de anexosg) Número de radicación del antecedente (si existe); CAPITULO V De la Gestión de CorreoArtículo 15. La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizará el Municipio através de un operador de correo ordinario o certificado cuando su destino sea una ciudad delterritorio nacional o el resto del mundo; y con mensajeros urbanos cuando el desti destino sea laciudad de Medellín.Las dependencias deben indicar al área de correspondencia el tipo de envío a utilizar por partedel operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes: Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 83. Página 83 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01- Correo Normal: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano ynacional con planilla de prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivelurbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudadesintermedias y poblaciones apartadas. oblaciones- Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano ynacional y con recibo como prueba de entrega ; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles anivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas principalesciudades intermedias.- Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano ynacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la efectcomunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesosjudiciales.El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a lasprincipales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas. ciudades- Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países,está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelantedependiendo del país a enviar.Relación de envíos y prueba de entrega: Los envíos se relacionarán en la planilla de Controlde Entrega de Comunicaciones urbanas y la prueba de entrega la constituye la nota de recibidodada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural según sea el caso.Artículo 16. Devolución de Comunicaciones: Cuando una comunicación oficial que haya sidoemitida por la Administración sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependenciacorrespondiente que determinará si solicita su reenvío o se archiva. Se dejará constancia de ladevolución en la copia del consecutivo general de correspondencia. CAPITULO VI Mensaje de DatosArtículo 17. Los mensajes de datos recibidos y enviados por los correos electrónicos delMunicipio, solo son comunicaciones oficiales, cuando se realice el respectivo trámite por laventanilla única de correspondencia. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 84. Página 84 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 18. Cuando una dependencia reciba un mensaje de datos que corresponda a una mensajesolicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por elcorreo electrónico institucional, está en la obligación de reenviarlo al área de correspondencia,para que ésta proceda a su recepción, registro, radicación y trámite correspondiente.Parágrafo 1° Cuando un funcionario de una dependen cia del municipio . reciba unacomunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, fax, etc., deberá, además de locitado en el presente artículo, remitir copia mediante el correo electrónico interno al funcionario tecompetente para su información, mientras se procede a radicar en correspondencia.Parágrafo 2° El manejo de las comunicaciones relac ionadas con derechos de petición, .independiente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados dientey vigentes para tal fin al interior de la Entidad.Artículo 19. En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales seráobligatorio verificar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que arcorresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de laAdministración. CAPITULO VII Imagen CorporativaArtículo 20. La administración municipal adoptará, mediante Circular Interna de la SecretaríaGeneral de gobierno, las formas para la presentación y el manejo de las comunicaciones queemitan las diferentes dependencias. Los funcionarios autorizados para firmar lascomunicaciones oficiales de la Entidad son los responsables de la aplicación y estrictocumplimiento de las normas aquí establecidas.Artículo 21. Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas o plantillasadoptadas se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización delnuevo documento, labor que coordinará el área de Correspondencia. CAPITULO VIII Firmas Responsables Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 85. Página 85 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 22. Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólopodrán ser firmadas por los funcionarios jefes de dependencia que por autorización o porfunciones específicas de su cargo lo requieran.Artículo 23. El área de Correspondencia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones Correspondenciaoficiales firmadas por los funcionarios autorizados como jefes de dependencia.Parágrafo. Los entes descentralizados como lo son el concejo y personería serán responsablesdel manejo y envío de la correspondencia; co2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer lainformación que contienen.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar ydifundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y lade fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades deenseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen cátedra.derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercerlibremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para caestos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: deacceso a la información y a la documentación oficiales...Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las políticocorporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a losnegocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo puedepedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si elasunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero sereservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los interesadcertificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tienederecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en losarchivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; tenganque el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y quelas copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar lostrabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o darla ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden deljefe de la Oficina de quien dependa. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 86. Página 86 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Ley 57 de 1985.Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. losDecreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición deinformación.Decreto 2126 de 1992.Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.ACTIVIDADES:La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archi y archivode ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, losarchivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correoelectrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otrasdependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán s autorizadas por serel jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter dereservado conforme a la Constitución y a las leyes.La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del áre o al área,funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio delos instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y lactualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.Las actividades básicas en esta fase son:1. Formulación de la consulta • Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. • Determinación de competencia de la consulta. • Condiciones de acceso. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 87. Página 87 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. • Reglamento de consulta.2. Estrategia de búsqueda • Disponibilidad de expedientes. • Disponibilidad de fuentes de información. • Establecimiento de herramientas de consulta. • Ubicación de los documentos.3. Respuesta a consulta • Atención y servicio al usuario. • Infraestructura de servicios de archivo. • Sistemas de registro y control de préstamo. • Uso de testigos y formatos para el control de devolución. • Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar laintegridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenidoMARCO NORMATIVO DEL PROCESOConstitución Política.Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de culturalesun ambiente sano.Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos ylibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.Código Procedimiento Civil Civil.Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos,dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, discos,radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto muebleque tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,edificios o similares”. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 88. Página 88 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Ley 47 de 1920.Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.Ley 39 de 1981.Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferenciailegal de bienes culturales.LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades paraemitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público anacional y se dictan otras disposiciones.Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. Lareproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad modificables,Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originalesrelacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases dedocumentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su Procedcorrespondiente valor probatorio".Ley 80 de 1993.Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservarcontratos.Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. PatrimonArtículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes enMovimiento.Código de Comercio.Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros ypapeles del comercio.Decreto 1798 de 1990Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos;prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 89. Página 89 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de desistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de lastecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla deretención documental a partir de su valoración.Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberánimplementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos lementarestablecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de laemisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones deconservación.Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo ysituaciones de riesgo.Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de losservicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de reprografíaarchivo.ACTIVIDADES: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas ala protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para elarchivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. acenamientoEl almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos dearchivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integradode Conservación que conlleva las siguientes acciones: • Diagnóstico integral. • Sensibilización y toma de conciencia. • Prevención y atención de desastres. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 90. Página 90 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Inspección y mantenimiento de instalaciones. • Monitoreo y control de condiciones ambientales. • Limpieza de áreas y documentos. • Control de plagas. • Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. • Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). • Apoyo a la reproducción • Intervenciones de primeros auxilios para documentos. • Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a suconservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablasde Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.MARCO NORMATIVO DEL PROCESO ATIVOConstitución Política de 1991Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de lanacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. ElEstado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturalesde la Nación.Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio medidashistórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.Ley 39 de 1981. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 91. Página 91 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuyacustodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por sucuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquieraotro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.Ley 80 de 1993.Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande Párrafo.la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos yse concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. ncedeDecreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sidosometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcanun especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos susoriginales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejenen cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier micrdocumento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y conabsoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduraso cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija lafunción principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. documentArtículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla deretención documental a partir de su valoración. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 92. Página 92 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de losdocumentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor perdidohistórico.Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y salesde plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación.NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado,aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. licaciónNTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.ACUERDO 001 DE 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis AntioquiaDECRETO 095 DE 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis AntioquiaACTIVIDADESDentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración PúblicaColombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o olombianasubserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservaciónpermanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen aplicacióprincipios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativosno tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestrasrepresentativas.Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 93. Página 93 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicaciónconjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información,evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casostales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidadesadministrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienesconservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente.Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originalesdebe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardadapor dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales nose eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. prescripciónAun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunosexpedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizarcaracteres diplomáticos.ACTIVIDADES:1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en productora,testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de lasociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. (Mini- (Minimanual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.) • Recepción de transferencias secundarias. • Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. • Conservación y preservación de los documentos.2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablasde retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido susvalores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. informaci • Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. • Valoración avalada por el Comité de Archivo. • Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención ode valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestrade documentos de carácter representativo, para su conservación permanente Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 94. Página 94 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Aplicación de método elegido. • Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.4. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes enpelícula. • Determinación de metodología y plan de trabajo. • Fines en la utilización de la técnica. • Control de calidad durante todo el proceso.Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de maneraanalógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída ointerpretada por computador. • Determinación de la metodología y pl de trabajo. plan • Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. • Control de calidad durante todo el proceso.2.2.5.9 ELABORACIÓN INVENTARIO DOCUMENTALDEFINICIÓN: Es un listado de la documentación que se encuentra en los archivos de gestión,central e histórico.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOACUERDO 042 DE 2002ACTIVIDADESINSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO ÚNICO DEINVENTARIO DOCUMENTAL Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 95. Página 95 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va nombrea transferir.Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce oprodujo los documentos.Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de dependenciamayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva ladocumentación tramitada en ejercicio de sus funciones.Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias,transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/odependencias, inventarios individuales.Hoja ___ de ___: Se numera cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total numeraráde hojas del inventario.Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debeconsignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la dígitostransferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de losasientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cadauna de las Series, Subseries o asuntos relacionados.Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidadesdocumentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productorcomo consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. onsecuenciaPara las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades odependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios inveindividuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos queguarden relación con la misma función de la oficina productora.Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Debencolocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.Cuando la documentación no tenga fecha se anotaráUnidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En lacolumna otro se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte dearriba y debajo la cantidad o el núme correspondiente. númeroNo. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a ladocumentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos(CD, DK, DVD), etc. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 96. Página 96 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índicede consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de laoficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para elinventario de fondos acumulados.Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnasanteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos,circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o saltosrepetición del número consecutivo en diferentes documentos.Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se fotografíashable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidadesanexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lotiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. echa,Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientostécnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización dela información.A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificandoel tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico mutilaciones,(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar elinventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo. ario,Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar latransferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entreg entrega.Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir elinventario, así como Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 97. Página 97 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 MUNICIPIO DE SAN LUIS ANTIOQUIA Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 98. Página 98 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  • 99. Página 99 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 BIBLIOGRAFÍAArchivo General de la Nación: guía Programa de Gestión DocumentalLLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla: Consejo Internacional de Archivos, 2000); p. 32.DOYLE. Murielle y FRENIERE, André. La preparación de manuales de gestión de documentos para las FRENIERE, administraciones públicas. París: UNESCO, 1991. p. 54LLANSO SANJUÁN, Joaquim. Gestión de documentos: definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi, 1991. p. 234FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE. Manual de Gestión Documental. 2007. STUDIOS Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis