Programa gestion documental san luis antioquia

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Programa gestion documental san luis antioquia

  1. 1. Página 1 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2012 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  2. 2. Página 2 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESOLUCIÓN NÚMERO Nº 010-02-02.03-158 FECHA: 25 de septiembre de 2012 20 ARCHIVO MUNICIPAL 2012 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  3. 3. Página 3 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Programa de Gestion DocumentalMISIÓN: Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones conlas diferentes dependencias de la Administración y la comunidad que contribuyan a la calidad yoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde. AlcaldeOBJETIVO: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar alas dependencias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía Municipal cias COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALALCANCES DEL PGD:Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y serviciosde la instituciónGarantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportunaNormalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final(eliminación o conservación)FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL • Organización de los Archivos de Gestión • Organización del Archivo General del Municipio • Transferencias Documentales al Archivo Central sFILOSOFIA DEL PROGRAMAPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad localApelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de losanhelos y esperanzasLa guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de laResponsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futurasVALORES: 1. Compromiso 2. Rigurosidad 3. Calidez 4. Ética Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  4. 4. Página 4 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 011. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAM PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL1.1 ANTECEDENTES“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismosafronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organizaciónde las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el ConsejoInternacional de Archivos (CIA)”1.La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”2 yde acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a país,mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en lapráctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida delos documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de losdocumentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservadospermanentemente atendiendo a su valor histórico.A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de lasadministraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntospúblicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su situaciónidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en losEstados Unidos.En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por elArchivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el Nación,tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización dearchivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoracióndocumental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. sferenciasEn 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental:bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  5. 5. Página 5 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental quedaconsignado en el Título V, Artículo3os 21 al 26, en los que se establece que las entidadespúblicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesosarchivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad delas tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la ención,obligación de los inventarios documentales.En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continuacon la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para laorganización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y desarrollonormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre laimportancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación ypreservación del patrimonio documental.La administración municipal de San Luis Antioquia con su decreto 040 de 2009 la creación delconsejo Municipal de Archivos inició su gestión en la implementación y cumplimiento de la ley rchivosgeneral de archivos y sus avances han sido graduales; hoy po hoy se tienen las TRD porimplementadas con sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructura procedimientosadecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido se equipospuede concluir que el municipio de San Luis Antioquia cuenta con un Sistema General deArchivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de Gestion ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos.1.2 JUSTIFICACIÓNTeniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del ArchivoGeneral de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de laNación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta ormidadDirectiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4° de Ley594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literalh) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la lorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuyaaplicación deberán observarse los principios y procesos ar archivísticos. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  6. 6. Página 6 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico ometodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de losProcesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental,carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir afalsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de art articulación delos procesos archivísticos con el marco normativo.Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación deColombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos nesarchivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación deprogramas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,muebles, equipos y tecnologías en los archivos. s,Es así como la Administración Municipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a la cipalnormatividad vigente con la implementación de un Programa de Gestion Documental comoherramienta para avanzar en los procesos procesos.1.3 OBJETIVOS1.3.1 OBJETIVO GENERALNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a lasentidades y hacer más eficiente su implantación.1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desar desarrollo en la Alcaldía. Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursos archivísticos de la Administración Central. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  7. 7. Página 7 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL2.1 MARCO LEGALPara que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, esnecesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. Acontinuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestióndocumental:Constitución Política de Colombia.Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales yNaturales de la Nación”.Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buennombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasconsagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser inviolables.interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades queestablezca la ley.Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la formay condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sinprevia orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo desesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta estegravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma ActoLegislativo 02 de 2003).Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento yopiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivosde comunicación”.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación encondiciones de equidad. No habrá censura”. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  8. 8. Página 8 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades odapor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechosfundamentales”.Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación ycátedra”.Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todoslos colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y laenseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creaciónde la identidad nacional”.Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Elpatrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerálos mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares yreglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados enterritorios de riqueza arqueológica.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo loscasos que establezca la ley”.Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en losconvenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos ylibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está ibertadesobligada a cumplir la Constitución y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones principio humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  9. 9. Página 9 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad”.Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podránejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de garantizanacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicaciónsocial del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congresoinmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a réplicatergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionariosoficiales, y de participación en los organismos electorales...”Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de legislativa,los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimientode las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funcionesseparadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”. armónicamenteLey 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,35. Regula archivos de las historias clínicas.Ley 23 de 1982.Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) (ReglamentadaLey 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el SistemaNacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.Ley 31de 1992.Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la documentosRepública.Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.Ley 23 de 1995.Artículo 37. Factura electrónica.Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupciónadministrativa.Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  10. 10. Página 10 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos ytelemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original soporte,siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitosexigidos por las leyes procesales.Ley 527 de 1999.Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, delcomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sedictan otras disposiciones.Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se di dictan otrasdisposiciones.Ley 734 de 2002. Código Disciplinario ÚnicoArtículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en laConstitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, losestatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales ydisciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superioresemitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tengaacceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a suguarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardaro no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares oa solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente deaquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida debienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de susfunciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personasno autorizadas.Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieraspúblicas en liquidación.Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”Ley 962 de 2005 Ley antitrámites Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  11. 11. Página 11 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información quedeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionalesprescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema seFinanciero y se modifica su titulación y numeración.Artículo 93. Red de oficinas.Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención ydemás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.Artículo 47. Archivos laborales informáticos.Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrónica. faDecreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictanotras disposiciones relativas a los Archivos Privados.Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobrearchivos en Colombia.Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevastecnologías en los archivos públicos.Decreto 040 de 2009 08 de abril de 2009 Por el cual se crea y organiza el consejo municipal 2009.de archivos del municipio de San Luis, Antioquia.Resolución 001 de abril de 2009. Por la cual se modifica el Comité de Gestión Documental y esolución GArchivo de la Administración MunicipalResolución 002 de mayo de 2009. Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del 2009Archivo General del Municipio de San Luis AntioquiaResolución 222 diciembre 11 de 2010. Por medio de la cual se establecen las normasgenerales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única decorrespondencia en el municipio de San Luis. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  12. 12. Página 12 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Acuerdo 001 de 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioq AntioquiaDecreto 095 de 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIADesde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastasu destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. facilitUn programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental alinterior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. onsabilidad, Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  13. 13. Página 13 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICASPara elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientesaspectos:Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión dedocumentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de laadministración.Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión dedocumentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentosinnecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total,el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. principio2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓNDiagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plande acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla laidentificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de losrequerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado acorto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos rto,que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de lagestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y unconjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectosmetodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar so sobre lainstitución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fuerondesarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y delas tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dichoproceso. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  14. 14. Página 14 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatosregulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoracióndocumental (No adoptadas. Proyectado para 2013), adopción de normas técnicas y No 2013),normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y deUnidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones: Centralizado la recepción y envío de los documentos. Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Aprobadas por el Cons Consejo Municipal de Archivos, las Tablas de Retención Documental. ablas Contamos con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su c reglamento y funciones. Disponer de un manual de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción documentos, de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros. calidad,Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestióndocumental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con lossistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga ,uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  15. 15. Página 15 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de con archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable enla gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalizaciónde la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en losarchivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas, históricoaprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldía, y por lo tanto debemos de elaborar e Alcaldía,implementar un Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectoscontemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTALDEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOLey 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. oficialesLey 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digita digitales.Código Penal Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  16. 16. Página 16 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentospúblicos.Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Código de Procedimiento PenalArtículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.Código de ComercioArtículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -medios para el asiento de operacionesArtículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de dComercioDecreto 2150 de 1995Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.Acuerdo AGN 060 de 20012001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en lasentidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. púbCircular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta 1999húmeda.NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”. imprimirNTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexiblede 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad” archivo: Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  17. 17. Página 17 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ACTIVIDADESLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos ydocumentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la Documental,administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio deaquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones fuespecíficas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, CD discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, imagen características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía.Anexo 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en las TRD. la Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. Aplicación de la polí política interna de Cero Papel (utilización del papel reciclado para las impresiones y copias) copias Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  18. 18. Página 18 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 1. RECOMENDACIONES GENERALES CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTOPapelería_ La correspondencia que produce la Alcaldía como cartas, memorandos, circulares,constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia._ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actas se elaboran en Actas)original y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta impreso por ambas caras, conrecuadro y logotipo contra el margen superior izquierdo. Y derecho, y con la información de la ,alcaldía en el pie de página (El formato se encuentra en la barra inicio de cada computador dela Entidad)_ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta.Presentación_ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni depuntuación._ La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados._ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda arial, tamaño12)._ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento._ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de quese utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.)._ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el pr proceso de microfilmación._ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador._ La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original,único respaldo de valor probatorio. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  19. 19. Página 19 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debefotocopiar._ El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación yconservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este onservaciónprocedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos._ El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Unaforma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el entgancho._ Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la Entidad en tamaño carta CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTOUso de mayúsculas y minúsculas Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen. Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran. Se Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. NO se debe exagerar su uso. En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del ñol, año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo. Se Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Se Se debe distinguir el nombre propio del nombre genérico. Ejemplo: NOMBRE PROPIO NOMBRE PROPIO Banco de la República Gracias a su banco hemos ... Gerente General Habrá reunión de gerentes… Departamento de Compras Departamento de ComprasEscritura de números • Los Los números de cuatro cifras que representan a años no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: año 1996 • Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y o año. Ejemplo: la reunión se celebrará el 14 de septiembre de 2012 lo: 2012. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  20. 20. Página 20 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01• Cuando Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de día, mes y se año. Ejemplo: 14-09 09-2012.• Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $5´678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente, m/cte., ni moneda legal, m/l.• Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas últimas se representan con ceros y no con la letra “o” minúscula, ni con el signo igual (=). Ejemplo: $435.342´872.960,50 405.720,00• La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.• Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras. Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y los 12 años.• Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Ejemplo: 8° 5%, escala 1:1000 ,• Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo: Diecisiete, treinta y dos ,• Para Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer término en letra o en números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento. Ejemplo: $1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos) Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80) Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  21. 21. Página 21 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 • Los Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre separan paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) 2 43 20 28 • Los Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ). Ejemplo: C.C. 32.397.536 de Medellín Cédula 19.717.215 de Honda (Tolima) 5 • Para Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: Reunión de las 14:00 a las 16:00 horasTrascripción textual de documentosPara destacar la trascripción de un texto se dejan una sangría de cuatro espacios a la izquierday cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en lospárrafos de una trascripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que osno es necesario incluir.Denominaciones femeninas y profesionalesLos títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina,como lo establece la Real Academia de la Lengua. CARGO TITULOAlcaldesa AbogadaAsistenta Administradora de NegociosDecana ArquitectaGobernadora Bióloga MarinaJueza Contadora PúblicaPresidenta Física NuclearTesorera Contadora Pública Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  22. 22. Página 22 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Nota: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombrepropio o término genérico.Ejemplos:Alicia Vargas, IngenieraVendrá la ingeniera Alicia VargasUso de abreviaturas En En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros). Se exceptúan de las que forman parte de nombre o razón social de una empresa si así las tienen registradas. En En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. Ejemplos: Cía. Colombiana de Modas S.A. Rojas Hermanos Ltda. Copia: Dr. Humberto López Meza Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  23. 23. Página 23 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ESQUEMA ELABORACION CARTA Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  24. 24. Página 24 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 2. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES2.1 CARTACONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas :y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.MODELOSMODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del :remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibo).MODELO 2: Se distribuye en dos zona (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre) :REQUISITOS_ MÁRGENES•Superior entre 3 y 4 cm•Inferior entre 2 y 3 cm•Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm•Lateral derecho entre 2 y 3 cm•Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm_ ZONASZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. :ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad :ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro (Ver ilustración :anexa) Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  25. 25. Página 25 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ZONAS CARTAESQUEMA DE CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  26. 26. Página 26 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01ASUNTO: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. :(Vencimiento póliza 45890).PARTES DE LA CARTANÚMERO: Consecutivo, va después del código de la dependencia. De 3 a 4 interlíneas delmargen superiorFECHA: Ciudad de origen y fecha de envío, de 2 a 3 interlíneas del número, en orden día, mes :y año; sin separarlo con punto. (San Luis Antioquia, 20 de septiembre de 2012)DATOS DEL DESTINATARIO Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario específico. De De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación SencillaTRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, :Ingeniero, etc...)NOMBRE DEL DESTINATARIO: En mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos DESTINATARIO:apellidos. NO se utiliza negrilla. ( (Fernando Luis Gómez)CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente General). Cargos extensos pueden :repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica.EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o :acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.) ónimo.DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se APARTADO:registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número dela calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras Opcional,calle, carrera, avenida, etc... (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo 85).número. (Apartado 50943).NOMBRE DE LA CIUDAD Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia CIUDAD: doselocal. (San Luis, Medellín). Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  27. 27. Página 27 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la :ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos.ASUNTO: Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. Ejemplo: : ca(Vencimiento póliza 45890).SALUDO O ASUNTO: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. :- Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero:Apreciada doctora Martha:)- Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto desaludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…)TEXTO: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta: :•Tratar un solo tema por carta•Omitir temas personales en cartas comerciales•Hablar de usted•Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación•Sin borrones ni repisados•Comienza a 3 interlíneas del asuntoPÁGINAS SUBSIGUIENTES:• Se pueden utilizar hojas en blanco o que sólo tengan el logotipo.• La calidad, color y tamaño del papel deben ser los mismos.• El encabezado se ubica entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco y a 2interlíneas del logo, con mayúscula inicial.•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contrael margen izquierdo y la página al margen derecho. Ejemplo:Ingeniero Luis Castañeda Londoño 2• El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. subsiguientes• En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo 2 renglones y se pasan 2 ala nueva página.• La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  28. 28. Página 28 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto. (Cordialmente, - :Para nosotros es un gusto servirle.)REMITENTE: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida :o inicial en concordancia con el no nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente conmayúscula inicial sin centrar.LÍNEAS ESPECIALES:ANEXO o ANEXOS: se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 :puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad y se hace claridad en número de hojas o tipo deanexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) Anexo: dos (1 Cd).COPIA: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin :abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias,así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Carlos Mario ZuluagaGómez, Gerente Cornare). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea ).seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito TRANSCRIPTOR:se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable dequien lo proyecta, de quien transcribir el documento y de quien lo revisa. Se recomienda revisaemplear letra más pequeña. (Proyectado Mario Pérez, Elaborado Diana Gomez, Revisado María (Díaz).PLEGADO DE LA CARTAConvencional o rectangular: Borde inferior de la hoja hasta 3-4 cm arriba de la mitad se rectangular 4efectúa el primer doblez; luego borde superior hacia abajo dejando pestaña de 1 cm se efectúasegundo doblez.Sobre con ventanilla: se hace de acuerdo con la posición de la ventanilla. :2.2 MEMORANDOSComunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, empresa,orientaciones o pautas a las dependencias locales. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  29. 29. Página 29 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01_ REQUISITOSMÁRGENES (Igual a la carta)ZONAS (Igual a la carta)Denominación del documento: A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la documento:palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 :interlíneas de la palabra MEMORANDO.Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número :Encabezamiento:• A 3 interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA seguidade dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.•A 2 interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en mayúscula sostenida,seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial.•A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Alfrente la síntesis del documento con mayúscula inicial.Los datos del destinatario y remitente se escribirán así:Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo :Remitente: CargoEn este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado al final del texto,con mayúscula sostenida, se escribe de izquierda a derecha. ida,_ REMITENTE O DESTINATARIO NO TITULAR:Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace laaclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E seguida de punto (E.),después del cargo. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  30. 30. Página 30 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. :Texto:•Se inicia a 3 interlíneas del asunto contra el margen izquierdo.•Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso.•Se usa tratamiento de usted.•No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.•Presentación impecable, sin borrones ni repisados._ PÁGINAS SUBSIGUIENTES•Se puede utilizar hojas en blanco o con logo, de igual color, calidad y tamaño•El encabezado se escribe de 2 a 3 interlíneas del borde superior o a 2 del logo con mayúsculainicial.•La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, se escribecontra el margen izquierdo y el número de la página a la derecha. Doctor Fabio Tobón Londoño 2•El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen :izquierdo. Expresión breve o frase terminada en punto.Remitente: El nombre del remitente se escribe de 4 a 6 interlíneas de la despedida conmayúscula inicial, en estilo bloque del centro del escrito hacia la derecha.Líneas especiales:Anexos, copias e identificación del transcriptor se aplican igual que en la carta. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  31. 31. Página 31 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 01 Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 ,Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis
  32. 32. Página 32 de 99 Código: Código 010-030-000 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 25/09/2012 Versión: 012.3 CIRCULARESComunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenidodirigida a varios destinatarios_ CLASIFICACIÓNDe acuerdo con el destinatario:•EXTERNA O CARTA CIRCULAR•INTERNA O GENERALPara la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta.Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las líneas de número,ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican en el centro del escrito ,_ REQUISITOSMÁRGENES:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm_CARTA CIRCULAR o CIRCULAR EXTERNASe dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentesdestinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas._ CIRCULAR INTERNA O GENERALDENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en :mayúscula sostenida, centrada y destacada.NÚMERO: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código :de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular. Cr 18 # 17-08 PBX: 8348115- -102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288 , Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluis antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis-antioquia.gov.co. antioquia.gov.co, www.sanluis

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