El documento describe el proceso de transferencias documentales, por el cual los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central y luego al archivo histórico. Explica que las transferencias primarias son del archivo de gestión al central, y las secundarias del central al histórico. También resume los pasos del proceso como organización, foliación y embalaje de los documentos.

1. TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES

2. FredyAlexander Ruiz Jimenez
John Haimar Guzman Rodriguez
JesúsAnderson Morales Alvira
Juan Gabriel Rojas Gomez
Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Universidad del Quindío
Gestión Documental I
Grupo 3
Cibercipas N°. 6

3. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, veremos el proceso llamado
Transferencias Documentales, por el cual los diferentes tipos de documentos pasan de
un archivo de gestión a un archivo central, y luego de un archivo central a un archivo
histórico

4. Concepto
Es el traspaso que se realiza a las diferentes Series y Subseries
documentales que reposan en el archivo de Gestión y se transfieren al
archivo Central (transferencias primarias) o del archivo Central al archivo
Histórico (transferencias secundarias), según el tramite y las normas
internas que se establecen en las Tablas de retención Documental (TRD),
en donde es de mucha importancia tener en cuenta que debemos tener
un conocimiento previo de estas, ya que van muy ligadas a el proceso de
Transferencias Documentales de el cual vamos a ampliar la información.

5. Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
Transferencias Primarias
Transferencias Secundarias

6. ARCHIVO DE
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
TRANSFERENCIA PRIMARIA
En esta primera etapa de transferencia documental, se implementa
la selección de Documentación Preliminar , que consta de identificar,
separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor
administrativo de los expedientes de trámite concluido existentes en
los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a un
archivo de concentración.

7. TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
En la segunda transferencia, los documentos pasan por una selección
documental final en la cual solamente se conservan los documentos
que tengan información de valor (principalmente evidencial,
testimonial e informativo) y se desechan aquellos que no cumplan
con los requerimientos para ser parte de el archivo histórico luego de
que se haya cumplido el tiempo de conservación precaucional.

8. La aplicación de las transferencias documentales es importante para
las organizaciones porque:
• Garantiza a los ciudadanos el acceso a la información
• Evita producir y acumular indiscriminadamente documentos
• Permite y asegura el control efectivo y ordenado de los documentos
• Facilita el control físico y funcional de la documentación en las
dependencias que los producen
• Asegura la concentración y conservación de documentación útil
• Garantiza la el almacenamiento de la documentación precaucional o
definitivamente en las mejores condiciones de conservación

9. Muchas son los ventajas a tener en cuenta pero primordialmente podemos
basarnos en el hecho de que gracias a este proceso, es de mayor facilidad
acceder a la documentación luego de que se encuentre en su archivo durante el
tiempo correspondiente estipulado en las TRD, además de la correcta
organización dentro de cada archivo evitan la acumulación de documentos en las
dependencias y unidades productoras que hacen que sea de gran utilidad para
las diferentes clases de este ya sea el de gestión, el central o el histórico a nivel
físico y funcional.

11. En el proceso de las transferencias, necesariamente debemos usar algunos formatos para
cumplir este, por ejemplo, tenemos el Formato único de Inventario Documental, que según
el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “es
obligación de las entidades de laAdministración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases”.
En el Artículo Séptimo: Inventario documental. Se establece que las entidades de la
Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental ACUERDO
No. 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos.
También tenemos Formatos de eliminación en archivos de Gestión y central y Formatos de
actas de Entrega.
Formatos Implementados en una
Transferencia Documental

15. Procedimientos

16. Consiste en eliminar impurezas como polvo,
moho, telarañas y demás suciedades que
propicien el deterioro de los documentos.
El personal que desempeñe esta labor debe
estar dotado de elementos de protección
tales como overol, guantes, tapabocas y
gorra y adelantar esta labor en un área
ventilada y en óptimas condiciones de
ventilación e higiene, además contar con
elementos como apiradora, brochas y
bayetilla

17. Consiste en retirar objetos metálicos tales
como clips, ganchos, grapas, legajadores,
con la precaución de no causar deterioro
físico de los documentos. Debe eliminarse las
carpetas tradicionales y remplazarlas por
carpetas desacidificadas.
Si se hace necesario la utilización de ganchos
para no separar expedientes debe utilizarse
de material plástico.

18. Si se detecta material afectado por agentes
biológicos, esta documentación debe
separarse y marcarse y almacenarse en
condiciones de buena ventilación y aislado
de la humedad y altas temperaturas, para su
posterior intervención por parte de personal
especializado.
Una vez desinfectado, el material debe
devolverse al sitio del depósito.

19. Los documentos deben numerarse consecutiva y cronológicamente,
teniendo en cuenta:
• Utilizar lápiz de mina negra .
• Empezar la numeración desde 1 y ubicar el número en el extremo
superior derecho de la hoja, de forma legible y sin tachaduras
• No debe borrarse enumeración preexistente, para corregir algún error
debe tacharse y no borrarse y colocar el nuevo número al lado del
corregido
• Los documentos en tamaños grandes y que se encuentren doblados,
se deben enumerar en un solo folio al igual que folletos, boletines y
demás insertos en una unidad documental.
• Los folios en blanco no se folian ni se les hace transferencia y aquellos
que estén adheridos al folio no se deben filiar

20. Las unidades de conservación más comunes están las
carpetas, cajas , tomos y paquetes.
La documentación empastada o encuadernada que
estén en estado de deterioro deben someterse a
reparación y refuerzo adecuadamente antes de ser
transferido.
Los documentos que no estén empastados o
encuadernados se deben almacenar en carpetas y
cajas .

21. Finalmente, cumplido el procedimiento anterior se
procede al embalaje de los documentos, teniendo
en cuenta:
• Utilizar cajas que cumplan las especificaciones
mínimas.
• Empacar cantidades adecuada para evitar
deterioro de los documentos (tener en cuenta
también su peso)
• disponer los tomos verticalmente y unos seguido
de los otros
• Mantener el orden del inventario
• Numerar las cajas consecutivamente y en lugar
visible

22. Coordinador de Archivos
Asigna ubicación física a las cajas
Coordinador de Archivos
Pega los rótulos a las cajas correspondientes
Coordinador de Archivo
Asigna número consecutivo a las cajas correspondientes
Coordinador de archivo
Incorpora la transferencia al archivo central/histórico
Coordinador de Archivo
Firma el acta de transferencia documental
Coordinador de archivo
Recibe y verifica la conformidad de la transferencia
Dependencia productora
Elabora el inventario del material a transferir
Dependencia productora
Consolida y prepara el material a transferir
FIN
INICIO

23. Transferencias Documentales
Ejemplo de transferencia primaria.

24. Transferencias Documentales
Archivo de Gestión

25. Organización y limpieza
Organización
cronológica
Eliminación de
papeles de notas

26. Limpieza de los documentos: retiro de
ganchos de grapadora

27. Foliación

28. Legajar los documentos utilizando ganchos
platicos, carpetas y colocando una hoja
blanca al inicio y al final de la carpeta

29. Marcación
identificar la documentación archivada y
marcar las carpetas de acuerdo a la tabla de
retención

30. Documentos listos para la transferencia

31. Embalaje: se introducen las carpetas en
las cajas

32. Transferencia de planos

33. Alistamiento de planos

34. Conservación de planos

35. Formato de transferencia

36. Rotulo cajas y tubos

37. Inventario Archivo Central

38. LEY 594 de Julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones
DECRETO N° 1382
(18 de Agosto de 1995)
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se
dictan otras disposiciones.
ACUERDO No.8
( Octubre 18 de 1995 )
"Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del
orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
ACUERDO No. 12
(Octubre 18 de 1995)
"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento
General de Archivos", Organos de Dirección,Coordinación y Asesoría“.
NORMATIVIDAD

39. BIBLIOGRAFÍA
FUID : Archivo General de de Nacion [en línea] http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2339[Consultada el
10 de Mayo de 2013]
Inventario Documental : Slideshare [ en línea] http://www.slideshare.net/alejandroma12/inventario-
documental [consultada el 12 de Mayo de 2013]
http://www2.unalmed.edu.co/archivo/documentos/Nuevos/TRANSFERENCIAS%20DOCUMENTALES.pdf
Ley 594 de Julio 14 de 2000 : Archivo General de la Nacion [ en
línea] http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 [consultada el 10 de Mayo de 2013]
http://apolo.uniatlantico.edu.co:8006/SIG/DOCUMENTOS/9GESTION%20DOCUMENTAL/2PROCEDIMIENTOS/P
RO-GD-005-PROCEDIMIENTO%20DE%20TRANSFERENCIA%20DOCUMENTAL.pdf
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.07.pdf
http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf

40. El congreso de Colombia, ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones, Santa Fe de Bogotá, D. C.: Diario Oficial, 14 de julio de
2000.
Presidencia de la Republica de Colombia DECRETO N° 1382 Por el cual se reglamenta la Ley
80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los
organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Sata Fe
de Bogotá D.C. : Diario oficial, 18 de agosto de 1995
La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ACUERDO No.8 "Por el cual se
reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
Santa fe de Bogotá: Diario oficial, 18 de octubre de 1995

41. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ACUERDO No. 12, "Por el cual se
modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General de
Archivos", Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría“. Santa Fe de Bogotá: Diario oficial,
18 de octubre de 1995
Cámara de Comercio de Bucaramanga, Instructivo de manejo de tablas
de retención documental, Bucaramanga: Febrero de 2010
Fotografías
Juan Gabriel Rojas (2013), Trasferencias documentales primarias, Cámara de comercio de
Bucaramanga: mayo 2013