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Transferencias Documentales - Universidad del Quindio

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  1. 1. TRANSFERENCIASDOCUMENTALES
  2. 2. FredyAlexander Ruiz JimenezJohn Haimar Guzman RodriguezJesúsAnderson Morales AlviraJuan Gabriel Rojas GomezCiencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y ArchivísticaUniversidad del QuindíoGestión Documental IGrupo 3Cibercipas N°. 6
  3. 3. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, veremos el proceso llamadoTransferencias Documentales, por el cual los diferentes tipos de documentos pasan deun archivo de gestión a un archivo central, y luego de un archivo central a un archivohistórico
  4. 4. ConceptoEs el traspaso que se realiza a las diferentes Series y Subseriesdocumentales que reposan en el archivo de Gestión y se transfieren alarchivo Central (transferencias primarias) o del archivo Central al archivoHistórico (transferencias secundarias), según el tramite y las normasinternas que se establecen en las Tablas de retención Documental (TRD),en donde es de mucha importancia tener en cuenta que debemos tenerun conocimiento previo de estas, ya que van muy ligadas a el proceso deTransferencias Documentales de el cual vamos a ampliar la información.
  5. 5. Archivo de GestiónArchivo CentralArchivo HistóricoTransferencias PrimariasTransferencias Secundarias
  6. 6. ARCHIVO DEGESTIÓNARCHIVOCENTRALTRANSFERENCIA PRIMARIAEn esta primera etapa de transferencia documental, se implementala selección de Documentación Preliminar , que consta de identificar,separar y eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valoradministrativo de los expedientes de trámite concluido existentes enlos archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a unarchivo de concentración.
  7. 7. TRANSFERENCIA SECUNDARIAARCHIVOCENTRALARCHIVOHISTÓRICOEn la segunda transferencia, los documentos pasan por una seleccióndocumental final en la cual solamente se conservan los documentosque tengan información de valor (principalmente evidencial,testimonial e informativo) y se desechan aquellos que no cumplancon los requerimientos para ser parte de el archivo histórico luego deque se haya cumplido el tiempo de conservación precaucional.
  8. 8. La aplicación de las transferencias documentales es importante paralas organizaciones porque:• Garantiza a los ciudadanos el acceso a la información• Evita producir y acumular indiscriminadamente documentos• Permite y asegura el control efectivo y ordenado de los documentos• Facilita el control físico y funcional de la documentación en lasdependencias que los producen• Asegura la concentración y conservación de documentación útil• Garantiza la el almacenamiento de la documentación precaucional odefinitivamente en las mejores condiciones de conservación
  9. 9. Muchas son los ventajas a tener en cuenta pero primordialmente podemosbasarnos en el hecho de que gracias a este proceso, es de mayor facilidadacceder a la documentación luego de que se encuentre en su archivo durante eltiempo correspondiente estipulado en las TRD, además de la correctaorganización dentro de cada archivo evitan la acumulación de documentos en lasdependencias y unidades productoras que hacen que sea de gran utilidad paralas diferentes clases de este ya sea el de gestión, el central o el histórico a nivelfísico y funcional.
  10. 10. En el proceso de las transferencias, necesariamente debemos usar algunos formatos paracumplir este, por ejemplo, tenemos el Formato único de Inventario Documental, que segúnel artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “esobligación de las entidades de laAdministración Pública elaborar inventarios de losdocumentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure elcontrol de los documentos en sus diferentes fases”.En el Artículo Séptimo: Inventario documental. Se establece que las entidades de laAdministración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental ACUERDONo. 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos.También tenemos Formatos de eliminación en archivos de Gestión y central y Formatos deactas de Entrega.Formatos Implementados en unaTransferencia Documental
  11. 11. Procedimientos
  12. 12. Consiste en eliminar impurezas como polvo,moho, telarañas y demás suciedades quepropicien el deterioro de los documentos.El personal que desempeñe esta labor debeestar dotado de elementos de proteccióntales como overol, guantes, tapabocas ygorra y adelantar esta labor en un áreaventilada y en óptimas condiciones deventilación e higiene, además contar conelementos como apiradora, brochas ybayetilla
  13. 13. Consiste en retirar objetos metálicos talescomo clips, ganchos, grapas, legajadores,con la precaución de no causar deteriorofísico de los documentos. Debe eliminarse lascarpetas tradicionales y remplazarlas porcarpetas desacidificadas.Si se hace necesario la utilización de ganchospara no separar expedientes debe utilizarsede material plástico.
  14. 14. Si se detecta material afectado por agentesbiológicos, esta documentación debesepararse y marcarse y almacenarse encondiciones de buena ventilación y aisladode la humedad y altas temperaturas, para suposterior intervención por parte de personalespecializado.Una vez desinfectado, el material debedevolverse al sitio del depósito.
  15. 15. Los documentos deben numerarse consecutiva y cronológicamente,teniendo en cuenta:• Utilizar lápiz de mina negra .• Empezar la numeración desde 1 y ubicar el número en el extremosuperior derecho de la hoja, de forma legible y sin tachaduras• No debe borrarse enumeración preexistente, para corregir algún errordebe tacharse y no borrarse y colocar el nuevo número al lado delcorregido• Los documentos en tamaños grandes y que se encuentren doblados,se deben enumerar en un solo folio al igual que folletos, boletines ydemás insertos en una unidad documental.• Los folios en blanco no se folian ni se les hace transferencia y aquellosque estén adheridos al folio no se deben filiar
  16. 16. Las unidades de conservación más comunes están lascarpetas, cajas , tomos y paquetes.La documentación empastada o encuadernada queestén en estado de deterioro deben someterse areparación y refuerzo adecuadamente antes de sertransferido.Los documentos que no estén empastados oencuadernados se deben almacenar en carpetas ycajas .
  17. 17. Finalmente, cumplido el procedimiento anterior seprocede al embalaje de los documentos, teniendoen cuenta:• Utilizar cajas que cumplan las especificacionesmínimas.• Empacar cantidades adecuada para evitardeterioro de los documentos (tener en cuentatambién su peso)• disponer los tomos verticalmente y unos seguidode los otros• Mantener el orden del inventario• Numerar las cajas consecutivamente y en lugarvisible
  18. 18. Coordinador de ArchivosAsigna ubicación física a las cajasCoordinador de ArchivosPega los rótulos a las cajas correspondientesCoordinador de ArchivoAsigna número consecutivo a las cajas correspondientesCoordinador de archivoIncorpora la transferencia al archivo central/históricoCoordinador de ArchivoFirma el acta de transferencia documentalCoordinador de archivoRecibe y verifica la conformidad de la transferenciaDependencia productoraElabora el inventario del material a transferirDependencia productoraConsolida y prepara el material a transferirFININICIO
  19. 19. Transferencias DocumentalesEjemplo de transferencia primaria.
  20. 20. Transferencias DocumentalesArchivo de Gestión
  21. 21. Organización y limpiezaOrganizacióncronológicaEliminación depapeles de notas
  22. 22. Limpieza de los documentos: retiro deganchos de grapadora
  23. 23. Foliación
  24. 24. Legajar los documentos utilizando ganchosplaticos, carpetas y colocando una hojablanca al inicio y al final de la carpeta
  25. 25. Marcaciónidentificar la documentación archivada ymarcar las carpetas de acuerdo a la tabla deretención
  26. 26. Documentos listos para la transferencia
  27. 27. Embalaje: se introducen las carpetas enlas cajas
  28. 28. Transferencia de planos
  29. 29. Alistamiento de planos
  30. 30. Conservación de planos
  31. 31. Formato de transferencia
  32. 32. Rotulo cajas y tubos
  33. 33. Inventario Archivo Central
  34. 34. LEY 594 de Julio 14 de 2000Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras DisposicionesDECRETO N° 1382(18 de Agosto de 1995)Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentaciónhistórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y sedictan otras disposiciones.ACUERDO No.8( Octubre 18 de 1995 )"Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos delorden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.ACUERDO No. 12(Octubre 18 de 1995)"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "ReglamentoGeneral de Archivos", Organos de Dirección,Coordinación y Asesoría“.NORMATIVIDAD
  35. 35. BIBLIOGRAFÍAFUID : Archivo General de de Nacion [en línea] http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2339[Consultada el10 de Mayo de 2013]Inventario Documental : Slideshare [ en línea] http://www.slideshare.net/alejandroma12/inventario-documental [consultada el 12 de Mayo de 2013]http://www2.unalmed.edu.co/archivo/documentos/Nuevos/TRANSFERENCIAS%20DOCUMENTALES.pdfLey 594 de Julio 14 de 2000 : Archivo General de la Nacion [ enlínea] http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023 [consultada el 10 de Mayo de 2013]http://apolo.uniatlantico.edu.co:8006/SIG/DOCUMENTOS/9GESTION%20DOCUMENTAL/2PROCEDIMIENTOS/PRO-GD-005-PROCEDIMIENTO%20DE%20TRANSFERENCIA%20DOCUMENTAL.pdfhttps://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.07.pdfhttp://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf
  36. 36. El congreso de Colombia, ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones, Santa Fe de Bogotá, D. C.: Diario Oficial, 14 de julio de2000.Presidencia de la Republica de Colombia DECRETO N° 1382 Por el cual se reglamenta la Ley80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de losorganismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Sata Fede Bogotá D.C. : Diario oficial, 18 de agosto de 1995La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ACUERDO No.8 "Por el cual sereglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del ordennacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.Santa fe de Bogotá: Diario oficial, 18 de octubre de 1995
  37. 37. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, ACUERDO No. 12, "Por el cual semodifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento General deArchivos", Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría“. Santa Fe de Bogotá: Diario oficial,18 de octubre de 1995Cámara de Comercio de Bucaramanga, Instructivo de manejo de tablasde retención documental, Bucaramanga: Febrero de 2010FotografíasJuan Gabriel Rojas (2013), Trasferencias documentales primarias, Cámara de comercio deBucaramanga: mayo 2013

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