Informacion y Control de Gestion (parte I)

www.cedss.com.ar “ Información y Control de Gestión ” Planificación Estratégica - Factores Criticos de Éxito TICs aplicadas a los Procesos Hospital Italiano de Córdoba 23 y 24 de Noviembre del 2007 Lic. Jorge A. Guerra

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR ¿ QUÉ ES PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO ? Es el proceso mediante el cual una organización determina de dónde viene, en qué situación está, a dónde quiere ir y cómo y cuándo llegará allí, se denomina Planeamiento Estratégico . ANTES HOY MAÑANA ¿CÓMO? ¿CUANDO? Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MISION – VISION - OBJETIVOS Misión. Es el enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos de la Empresa , así como los valores esenciales que deberían ser conocidos, comprendidos y compartidos por todos los individuos que conforman una organización . Los propósitos y valores de la organización tienen como finalidad generar un compromiso compartido dentro de la cultura organizacional. Las políticas y normas definen los conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad,, los cuales configuran, conjuntamente con el liderazgo y posicionamiento, los factores clave del éxito que determinan el cumplimiento de la imagen objetivo. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Visión. Es la idealización del futuro de la empresa. Objetivos. Son aquellos para cuyo cumplimiento se ha creado la Organización. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MISION – VISION - OBJETIVOS Cuando hay claridad conceptual acerca de lo que se quiere construir a futuro, se puede enfocar la capacidad de dirección y ejecución hacia su logro de manera constante . Información y Control de Gestión

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VALORES
Solidaridad y vocación de servicio. Cumplimiento de los compromisos contraídos, lealtad, valor de la palabra, esfuerzo permanente, honestidad y respeto por las personas, las instituciones y la comunidad.
Excelencia. Basada en la calidad de nuestra gestión. Nuestros esfuerzos están centrados en lograr la satisfacción de nuestros pacientes, sus familiares, las companías a quienes damos servicio, así como compañeros y proveedores.
Responsabilidad y compromiso. A nte nuestros pacientes, nuestros financiadores y ante la comunidad en que vivimos.
MISION La Misión del “Nombre de la Institución” es entregar servicios integrales de salud a la población, para resolver especialmente problemas sanitarios complejos, de forma oportuna, eficiente y amable, con los mayores niveles de calidad sustentables . Información y Control de Gestión

Confianza. Creemos en nuestro personal, en su capacidad profesional , en su honestidad y en su desarrollo.
Creatividad. Nos caracterizamos por la constante innovación en la forma de generar, desarrollar y compartir el conocimiento, a fin de mantenernos como una institución inteligente que aprende y se nutre de las experiencias de todos sus integrantes, sin miedo al cambio, en la búsqueda permanente de nuevas formas de lograr los objetivos.
Participación. Compartimos nuestras ideas bajo un ambiente de diálogo y tolerancia que promueve el intercambio de conocimientos y experiencias.
Tradición docente asistencial.
VALORES (cont.) Información y Control de Gestión

Ser un hospital centrado en los usuarios .
Contar con funcionarios calificados , de trato amable y comprometidos con la misión del hospital.
Contar con una planta física que responda a las necesidades de todos los usuarios.
Fortalecer la relación docente asistencial .
Ser un centro de vanguardia en atención de salud del área.
VISIÓN
El compromiso , la orientación al cliente y la voluntad de mejora continua son los objetivos permanentes que marcan la ventaja competitiva del “Nombre de la Institución”.
El “Nombre de la Institución”, es un centro sanitario líder en el sector , que genera, difunde e intercambia conocimientos científicos.
OBJETIVO Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Cuando el MAÑANA se convierte en el HOY Si no se la creen, vean este video, les costará mucho decir: NO PUEDO... http://www.youtube.com/watch?v=LnLVRQCjh8c Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR ANALISIS ESTRATÉGICO Análisis de la Situación Interna. Análisis del Entorno. Consiste en examinar su F.O.D.A : Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, a fin de maximizar el aprovechamiento de las oportunidades y mejorar los aspectos en los cuales existe vulnerabilidad. Consiste en identificar las situaciones que pueden influir positiva o negativamente. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Detectar Nuevas Oportunidades de Negocio .
Identificar Amenazas o Problemas que pueden surgir en el Mediano y Largo Plazo.
Exponer en forma clara los Objetivos establecidos por la Alta Gerencia.
Facilitar el alineamiento a los Objetivos finales de la Organización.
Definir la forma en que se concretarán los Objetivos :
Asignando los Recursos.
Sirviendo como Guía hacia los Objetivos establecidos.
Integrando a los Equipos.
Coordinando esfuerzos: Humanos y Económicos.
Evitando pérdida de tiempo y dinero por dispersión de esfuerzos.
Estableciendo el Sistema de Información.
Estableciendo un Sistema de Control de Gestión.
Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Administración por Objetivos.
Se orienta a la obtención de resultados .
Le da mucha importancia a la participación y delegación de autoridad .
Busca alto nivel de motivación en el personal.
Requiere definir los resultados a alcanzar .
Características de las Metas.
Ambiciosas : elevadas pero de cumplimiento posible.
Expresadas en términos de resultado : del producto obtenido.
Congruentes : en el largo plazo con los objetivos de la Organización.
Definidos : en calidad, cantidad, costo o plazo.
Tendientes al mejoramiento permanente : el proceso de Planeación-Ejecución-Control es visto como uno de aprendizaje continuo.

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO Es un sistema de gestión que partiendo de la Administración por Objetivos , intenta realizar un análisis continuo del desempeño de la organización y sus miembros , de modo tal que la revisión y mejora posibiliten alcanzar la Misión establecida.
La Razón:
Lo que se observa MEJORA .
Lo que se mide MEJORA .
Lo que recibe atención de la dirección MEJORA .

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO
Elementos necesarios:
Definición clara de los Objetivos Los Objetivos difusos, que no tienen precisión, sólo sirven para dilapidar los esfuerzos .
Competencias. Características, habilidades, conocimientos y valores que debe reunir el personal para desempeñarse exitosamente .
Creación de condiciones adecuadas. Recursos físicos e intelectuales necesario.
Monitoreo y feedback. Permite guiar a la conducción, perfeccionando los conocimientos y realizaciones de cada integrante .
Indicadores de desempeño. El Sistema de Administración por Objetivos, permiten establecer cuales serán los indicadores.

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR FACTORES CRITICOS DE EXITO Son acontecimientos o variables que tienen un efecto importante sobre la organización en lo referente a sus posibilidades de alcanzar los objetivos establecidos . Sin ellos no se pueden lograr los objetivos !!!! Se requiere comprenderlos CARACTERISTICAS CAUSAS MAGNITUD Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR FACTORES CRITICOS DE EXITO Clasificación
IMPACTO
Positivos
Negativos
PREDECIBILIDAD
Previsibles
No Previsibles
RADICACION
Internos
Externos

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR FACTORES CRITICOS DE EXITO Identificación
Es necesario definir claramente:
Qué Productos o Servicios ofrecemos.
A qué Mercado.
Cómo identificar el Mercado: zona, poder adquisitivo, género, etc.
Qué tipo de Producto o Servicio similar hay en el Mercado.
Qué competidores existen hoy o pueden existir.
Qué Tecnología hay disponible.
Determinación de los Recursos necesarios.
Qué factores inciden para el mayor o menor éxito de los competidores.
La Rentabilidad , es el poderoso factor de éxito, a partir del cual obtendrán mayor o menor prioridad los restantes factores de éxito. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis respecto de Organizaciones exitosas similares (Benchmarking) Organizaciones que por tener características similares y por su éxito , pueden ser tomadas como modelo de gestión y como referente y punto de comparación.
Organizaciones
Costo.
Calidad.
Tiempo de respuesta.
Aprovisionamiento.
Comercialización.
Investigación.
Desarrollo de nuevas técnicas.
Se pueden hacer evaluaciones, particularmente en los procesos críticos sobre las variables Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis respecto de Organizaciones de Acreditación Certificación de calidad, que se logra mediante la evaluación externa realizada por una instituciones objetivas e independientes . Consiste en la verificación de un conjunto de estándares elaborados por consultores y expertos, provenientes de diferentes sociedades científicas. El ITAES , Instituto Técnico para la Acreditación de los Establecimientos de Salud, ofrece a los centros asistenciales de todo el país un modelo de evaluación externa específico conocido como Acreditación Hospitalaria. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis de Actividad Analizar y mejorar los Procesos que agregan valor , evitan la dispersión de esfuerzos y recursos Mercadotecnia y ventas. Marketing y Comercialización Quirófanos. Back Office. Facturación, Archivo, Mantenimiento, Lavadero, Cocina, Proveedores, Recursos Humanos. Atención Ambulatoria. Consultorios Externos. Turnos. Centralización – Call Center Internación. Admisión, servicio de hotelería, egresos. Servicio de Diagnóstico. Laboratorio, Imágenes. Logística Interna . Gestión de Stock y distribución interna. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis de Actividad
Mejorar la Imagen ante los Clientes.
Mejoramiento de los Productos o Servicios.
Definición de programas de investigación y desarrollo.
Aumentar la Producción para alcanzar economías de escala
De esta manera se identifican Factores Críticos tales como: Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis Funcional Cuál es el aporte o contribución de cada Sector, puesto o individuo clave de la Organización
Manuales de Funciones de cargo
Capacidades Estratégicas (debilidades y fortalezas)
Proyectos Específicos.
Plan Estratégico de la Organización .
Perfil de Recursos (financieros, físicos y humanos)
Sectores operacionales.
Analizar a partir de los Datos extraídos de Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis de la Competencia Identificar Sectores del Mercado donde tengamos mayores posibilidades de éxito .
Tendencias Políticas, Económicas.etc.
Evaluación financiera acerca del retorno que producirán.
Diferenciación del Servicio ofrecido: edilicias, accesibles, con profesionales reconocidos, etc.
Competencia en función de Costos.
Criterios básicos para penetrar en un Mercado Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR IDENTIFICAR FACTORES CRITICOS DE EXITO Método: Análisis de Riesgos En cada Análisis descrito, deben estudiarse los Riesgos que implican. La correcta evaluación de los riesgos que se asumen al aprovechar las oportunidades existentes, podemos considerarla una ventaja competitiva . La idea es, reducir el nivel de riesgo mediante un análisis de las causas que lo provoca, de forma tal de correr sólo el riesgo necesario . Información y Control de Gestión

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LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR TICS APLICADA A LOS PROCESOS La Información ha experimentado un desarrollo explosivo de la mano de la Tecnología aplicada. Información y Control de Gestión Historia Clínica Electrónica Telemedicina Comunicaciones Firma Digital Internet Intranet

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR ¿ Es posible una Organización sin papeles ? ¿ Es posible automatizar los Procesos ? ¿ NO ? Hoy en día la respuesta es: ¿ SI ? NI o Información y Control de Gestión Pero, sin dudas, la tendencia es: SI

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Incremento en todos los niveles de: Productividad , Eficiencia y Ahorro de Costos “ HACER MAS CON MENOS MEJORANDO LA CALIDAD Y LA COMPETITIVIDAD “ ¿ Cómo ?
Aprovechando el enorme potencial que encierran las Tecnología de Información .
(Internet, Workflow, Firma Digital, Bases de Datos, Procesadores de Texto, etc.),
La Tecnología no debe ser usada solamente para automatizar los procesos.
Debe ser utilizada para cambiar fundamentalmente la forma en que las instituciones desarrollan sus procesos (RINGENIERÍA DE PROCESOS).
Una buena idea Y entonces ? DESPAPELIZACION - Fundamentos Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR DESPAPELIZACION Desventaja del Archivo en Papel
Gastos de almacenaje .
Múltiples Archivos: manipulación, depuración y localización)
Pérdida de Tiempo en la búsqueda de documentos.
Retraso en firmas y autorizaciones.
Elevados costos, Extravío de documentos, ¡¡ Exceso en fotocopias !!.
Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados.
Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo.
Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología.
Seguimiento y control de documentos.

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Ventajas de Digitalizar Documentos
Elimina el extravío de documentos .
Permite un rápido y fácil acceso a la información y a los Documentos.
Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. (FD)
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color).
Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o Disco de Computadora.
Protege la información teniendo respaldo de la información (Back Up).
Agiliza y eficientaza el servicio a clientes (CRM)

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Ventajas de Digitalizar Documentos
Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet .
Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos
Reduce costos de operación.
Incrementa la productividad.
Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
Diferentes Sistemas Operativos acceden a los archivos digitales.
Bajo costo de almacenamiento
Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Digitalizar Documentos ¿Qué significa digitalización? Es la forma como una imagen (texto, fotos, formas, sonido, movimiento...) se pueden convertir en un idioma comprensible para los computadores. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Herramientas que permiten la digitalización Scanner Plano De Mano De Rodillo Funcionamiento : Similar al de una fotocopiadora , la información existente en la hoja de papel que se está escaneando, se traduce a una sucesión de 1 y 0, lenguaje comprensible para la computadora. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Herramientas que permiten la digitalización Scanner
Tipos de salida :
JPG: Es el formato que más comprime la imagen pero pierde un poco de calidad.
GIF: El formato GIF tiene una buena resolución pero ocupa algo más.
TIF: es el que mejor calidad de imagen da, pero es de los que más ocupan.
BMP: es el más estándar, pero es uno de los que más espacio ocupan.
Si se está escaneando TEXTO, se puede asociar al funcionamiento del scanner, un software OCR ( Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), mediante el cual lee las imágenes digitales, busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras o a caracteres, y como resultado deja un texto en cualquiera de los Editores.

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Herramientas que permiten la digitalización Cámaras, Filmadoras y Celulares Permite tomar fotos digitales, grabar audio, filmar, transferir archivos vía Internet. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Formato digital “PDF”
Es un estándar mundial para la distribución e intercambio seguro y fiables de documentos electrónicos.
Manteniendo exactamente el mismo aspecto que las páginas originales.
Todo el mundo puede abrir archivos PDF (software gratuito Adobe Reader).

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Objeto OLE Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se pueden incrustar o vincular como campo de una Base de Datos. La tecnología OLE (Object Linking and Embedding) es una manera de compartir archivos entre aplicaciones que nos permitirá transferir información de una a otra. A través de esta tecnología podremos, por ejemplo, insertar un objeto gráfico en un formulario de Access como si fuera un campo más. Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR ¿ Qué es WORKFLOW ? “ Es una Herramienta Tecnológica que permite Automatizar y Controlar completamente los Procedimientos“ NOS OFRECE LA FACILIDAD DE MODELAR Y GESTIONAR LOS PROCESOS. Información y Control de Gestión Manual de O&M

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR Algunos procesos requieren un direccionamiento secuencial automatizado . La tarea es direccionada electrónicamente de una persona a otra, de una ubicación a otra. Otros procesos requieren procesamiento concurrente o paralelo. El trabajo puede ser direccionado concurrentemente a través de varios departamentos para completar enteramente las funciones requeridas. Los programas de workflow deben proveer la capacidad de esperar por la terminación de todas las tareas necesarias, colocar los resultados todos juntos y presentarlos a la persona siguiente en el proceso. Hay procesos que requieren direccionamiento condicional Necesidad de intervención gerencial o la aprobación previa antes que la tarea pase el próximo puesto si se da una determinada condición (por ejemplo: el monto de la operación) WORKFLOW - Direccionamiento Inteligente Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR WORKFLOW - Modelando Workflow Conceptos y terminologías utilizadas entre los distintos productos de Workflow. Tareas Cada tarea es un conjunto de acciones o actividades manejadas como una sola unidad. Generalmente son desempeñadas por una única persona dentro de los roles que pueden realizar dicha tarea. Personas (Usuarios) Son los encargados de realizar las tareas. Roles
Cada Rol representa las distintas competencias que existen en el Sistema y se define independientemente de las personas físicas a las cuales se les van a asignar dichos roles. Una persona puede tener más de un rol.
Rutas Define la secuencia de pasos a seguir por los documentos (o información). Información y Control de Gestión

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR SOLUCIONES QUE AUTOMATICEN LA GESTION DECUMENTAL AYUDAN A LAS ORGANIZACIONES A:
MEJORAR EL FLUJO DEL TRABAJO
ACELERAR LA PRESTACION DE SERVICIOS
MEJORA LA CALIDAD
MEJORA LA PRODUCTIVIDAD
MEJORA LA COMPETITIVIDAD

LIC. JORGE A. GUERRA WWW.MANAGEMENTENSALUD.COM.AR FIRMA DIGITAL EN MEDICINA Información y Control de Gestión

www.cedss.com.ar “ Información y Control de Gestión ” FIN 1RA. PARTE Hospital Italiano de Córdoba 23 y 24 de Noviembre del 2007 Lic. Jorge A. Guerra

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Informacion y Control de Gestion (parte I)

by Jorge Guerra on Jan 03, 2008

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