Introducción a Microsoft Access 2003 [parte 3]

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Introducción a Microsoft Access 2003 [parte 3]

  1. 1. PROPIEDADES E ÍNDICES en Microsoft Access 2003
  2. 2. Propiedades de los campos 2 Dentro de cada tabla, además del tipo de datos, podremos definir una serie de propiedades para cada campo. Nos centraremos en la solapa “General” en la que se definen las propiedades del campo activo.www.valero.biz
  3. 3. Propiedades de los campos  Tamaño del campo 3  Formato  Lugares decimales  Máscara de entrada  Título  Valor predeterminado  Regla de validación  Texto de validación  Requerido  Permitir longitud cero  Indexadowww.valero.biz
  4. 4. Propiedades de los campos 4 Tamaño del campo  Determina el número de caracteres que puede contener un campo. El valor por omisión es 50.  EJEMPLO: en un campo que contenga un teléfono no tiene sentido asignarle un tamaño mayor de 11 cifras.www.valero.biz
  5. 5. Propiedades de los campos 5 Formato  Permite mostrar las fechas y los números con un formato determinado.  EJEMPLO: fecha corta, fecha larga, etc.  Los formatos predefinidos relacionados con números, con monedas y con fechas y horas dependen de la configuración regional del panel de control de Windows.www.valero.biz
  6. 6. Propiedades de los campos 6 Lugares decimales  Determina el número de decimales en los campos numérico o de moneda.  EJEMPLO: ahora para el Euro necesitamos dos decimales, algo que no ocurría con la peseta.www.valero.biz
  7. 7. Propiedades de los campos 7 Máscara de entrada  Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado.  Sólo funciona con tipos de datos texto o fecha.  EJEMPLOS:  Podríamos poner 27/09/1969 ó 27-sep-69  Código postal: sólo cinco números (no letras)  Ejemplo: 00000 para obligar a que sean números. • Ver pág.60 Guía Práctica Anayawww.valero.biz
  8. 8. Propiedades de los campos 8 Máscara de entrada  Nota: si se crea una máscara de entrada para un campo de una tabla, esa máscara se utilizará también en todas las consultas, formularios e informes que usen la tabla. Por tanto, si se desea usar la máscara sólo para ingresar datos a través del formulario, se puede crear la máscara para el control del formulario y no para el campo de la tabla.www.valero.biz
  9. 9. Propiedades de los campos 9 Máscara de entrada y Formato:  Recuerda la diferencia entre la propiedad formato y la propiedad máscara de entrada. La primera sirve para mostrar los datos, y la segunda para introducirlos.www.valero.biz
  10. 10. Propiedades de los campos 10 Título  Sustituye al nombre del campo que actualmente aparece en la vista diseño a la hora de crear formularios e informes.www.valero.biz
  11. 11. Propiedades de los campos 11 Valor predeterminado  Es el valor que tomará el campo por omisión cada vez que se agregue un nuevo registro a la tabla.  EJEMPLO: si estamos en un campo “Ciudad” en el que el 90% de los registros pertenecen a Murcia, podríamos agregar la palabra “Murcia” a la propiedad Valor Predeterminado para ahorrarnos la escritura de la palabra muchas veces.www.valero.biz
  12. 12. Propiedades de los campos 12 Regla de validación  Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se pretende introducir en el campo para ser aceptado.www.valero.biz
  13. 13. Propiedades de los campos 13 Texto de validación  Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir no cumple la anterior regla de validación.www.valero.biz
  14. 14. Propiedades de los campos 14 Requerido  Indica si es obligatorio o no introducir un dato en el campo.www.valero.biz
  15. 15. Propiedades de los campos 15 Permitir longitud cero  Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo texto o memo.www.valero.biz
  16. 16. Propiedades de los campos 16 Indexado  Determina si el campo será un índice de la tabla o no (para acelerar las búsquedas).www.valero.biz
  17. 17. Propiedades de los campos 17 NOTA:  como es lógico, no todas las propiedades aparecen en todos los tipos de campos. Ejemplo: no tiene sentido usar la propiedad “números decimales” en un campo de tipo texto.www.valero.biz
  18. 18. Propiedades de los campos 18 Ejercicio:  Copia la tabla “pedidosfinal” del archivo database1.mdb como “pedidosfinal2” (sólo la estructura) y para el campo fecha-venta asigna las siguientes propiedades:  Formato: fecha mediana  Máscara de entrada: fecha corta  Título: Fecha de la venta  Valor predeterminado: dejar en blanco  Regla de validación: >=#01/01/1900# Y <=Fecha()  Texto de validación: la fecha no es correcta  Requerido:Sí  Indexado:Sí con duplicados Inventa datos para crear dos nuevos registros – Inserta la fecha mal para ver que se activa el texto de validaciónwww.valero.biz
  19. 19. Índices 19 Con los índices lo que conseguimos es que Access encuentra más rápidamente un dato dentro de un campo. Al decirle a un campo que sea indexado, Access construye internamente un índice para él. Es como el índice de un libro. Cuando sepamos que vamos a buscar datos muy a menudo por un campo crearemos un índice para él. Por ejemplo, para un campo apellidos.www.valero.biz
  20. 20. Índices 20 La propiedad indexado admite tres valores:  No  no crea índice para el campo  Sí, con duplicados  crea un índice en el que se admiten duplicados (Ejemplo: un nombre de ciudad, porque se puede repetir)  Sí, sin duplicados  crea un índice para el que no se admiten valores duplicados (Ejemplo: un campo DNI). Todas las claves primarias tienen un índice de este tipo sin duplicados.www.valero.biz
  21. 21. Índices Access crea por omisión 21 índices en orden los ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9) Si queremos que el índice sea descendente habrá que especificarlo en la columna Orden del cuadro de diálogo Índices. (Se accede a él a través de VerÍndices)www.valero.biz
  22. 22. Índices Para el índice hay tres características: 22  Principal: esta característica es propia de la clave principal de cada tabla. Sólo puede haber una.  Única: indica si el índice permitirá valores duplicados o no.  Ignorar nulos: permite excluir del índice los registros cuyo valor sea nulo (si seleccionamos No). Si se elige Sí, entonces admitirá valores nulos.www.valero.biz
  23. 23. Índices Los índices pueden ser simples o compuestos: 23  Los simples ya están vistos.  Los compuestos estarán formados por varios campos. Por ejemplo: los apellidos y el nombre (dos campos en este caso)  EJEMPLO:  Dentro del cuadro de índices habrá que crear una nueva entrada (al final), asignando un nombre al índice y eligiendo el campo.  Después en la siguiente fila dejamos en blanco la entrada de nombre del índice y elegimos el siguiente campo de la tabla para crear el índice compuesto.www.valero.biz
  24. 24. Índices Ejercicios: 24  Para la tabla “pedidosfinal2” vamos a crear un índice compuesto:  Para la tabla “almacenb” crearemos el índice “nproducto” formado por el campo “nombre-producto”.  Accedemos al cuadro de índices y creamos una nueva entrada llamada “destino-vendedor” que estará compuesto de los campos “destinatario” y “vendedor”. Cierra el índice y la tabla.  Para la tabla “otrosclientes” crearemos el índice “ncliente” que estará compuesto por los campos “nombre-cliente” y “apellidos”www.valero.biz
  25. 25. Índices 25 Eliminación de índices:  Es tan sencillo como entrar al cuadro de diálogo de los índices y eliminar la fila en la que está dicho índice (botón derecho del ratón y eliminar filas).  Borrad todos los índices creados en el apartado anterior. Deberán quedar las tablas tan sólo con los índices correspondientes a las claves primarias de cada una de las tablas.www.valero.biz

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