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Preguntas frecuentes en la impresion de formatos preimpresos con excel
 

Preguntas frecuentes en la impresion de formatos preimpresos con excel

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Esta es una forma sencilla de imprimir formatos preimpresos usando una plantilla de Excel

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    Preguntas frecuentes en la impresion de formatos preimpresos con excel Preguntas frecuentes en la impresion de formatos preimpresos con excel Document Transcript

    • ¿Para que sirve? Es una plantilla creada en Microsoft Excel, que permite llenar cualquier formato preimpreso como facturas, cotizaciones, ordenes de compras, comprobantes de egresos comprobantes de ingresos recibos de cajas impuestos de renta, cheques etc. Es resumen cualquier documento impreso que requiera llenar, puede usar esta extraordinaria utilidad. VENTAJAS Y BENEFICIOS DE FORMATO PREIMPRESOS EXCEL PRO Requiere Mínimos conocimientos de Microsoft Excel  Si usted hace algunas cosas en Excel  Sabe mover o copiar y algunas otras cosas sencillas como formulas  Esta plantilla es para Usted Como es una plantilla se hace solo una vez y sirve para toda la vida  Una plantilla es un archivo de Excel guardado de forma especial  Tiene muchas ventajas respecto a los demás archivos de Excel  Es como un un formato con copias y siempre esta listo  En nuestro canal de youtube puede ver varios ejemplos  http://youtube.com/jfksoft Si cambia el formato solo requiere pequeños ajustes  Si, su formato cambia solo debe hacer la modificación a la plantilla y quedará lista para continuar.  Se hace abriendo la plantilla con botón alterno desde Windows Como es una plantilla puedo diligenciar varios formatos al tiempo  Si, porque se abre es una copia y el original queda intacto  Puedes abrir y abrir y abrir de forma ilimitada Puede proteger las celdas, y dejar solo las de llenado para que el cursor salte solo a los campos de llenado  Es muy ventajoso pues protege nuestros formatos para que solo usuarios autorizados los pueden usar.  Puede protegerse hojas, rangos, o celdas si asi lo desea con diferentes contraseñas. Puede crear formulas y hacer cálculos para que los campos se llenen de forma automática
    •  Esta es una de las ventajas mas poderosas, pues dependiendo de sus conocimientos de Excel puede hacer cosas realmente asombrosas con sus plantillas. Por ejemplo, Tablas dinámicas con sus datos, bases de datos ampliadas, acceder por ejemplo a clientes con un clic.  Por ejemplo en una plantilla de facturas preimpresas, seria muy interesante tener una base de datos de productos o servicios. Y con solo escribir la referencia aparecen los demás datos. Puede usar negrita en algunos campos y subrayados para resaltar al momento de imprimir el formato.  Estas ventajas de personalización no se pueden hacer con programas muy especializados, solo Excel le da esa posibilidad. Una letra mas pequeña, mas grande y mucha. Es ilimitada la capacidad de personalización. Nosotros usamos formas minerva para Factura, pero usted puede adquirir con otros fabricantes y también sirve  Si, este sistema esta diseñado para cualquier papelería, pues es ajustable  Si decide cambiar, solo haga los ajustes y listo Puede sacar una copia al original y puede imprimir 2 copias ORIGINAL Y BORRADOR  Puede imprimir las copias que requiera, en el papel que quiera Puede mandar a hacer su papelería y usar esta plantilla para sistematizarla  Por supuesto esa es la idea, y el motivo por lo cual se creo esa plantilla Guarda una copia del formato en una base de datos  Si, guarda el archivo como Excel, pdf y además en una base de datos se guarda el historial de los formatos gestionados. Puede consultar un numero de factura para el caso del ejemplo  Si, claro es posible consultar la factura creada, ya sea como Excel, pdf o desde la propia base de datos. Puede dejar información predeterminada en su plantilla para no tener que digitar  Si, por ejemplo la fecha, el nombre del operador, o cualquier dato susceptible de predeterminar, solo analice y sistematice. Convierte el valor total a letras (función creada por nosotros)
    •  En muchos formatos se requiere convertir números a letras, por ejemplo en facturas, en cheques, en remisiones. Aquí hay una función que hace eso y que se puede aplicar a todos los formatos. Ejemplo $20.000= La función lo convierte a “Son veinte mil pesos”. Nosotros le brindamos el apoyo para que su formato sea optimo al diligenciarlo Nosotros tenemos un blog en donde vamos a convertir nuestro producto en único con su ayuda Porque una plantilla de Excel y no un programa (Porque podemos crear desde lo mas sencillo hasta los mas complejo)  Los programas no son personalizables  Los programas no permiten crear mis propias formulas  Los programas no permiten insertar imágenes  Y muchas razones por las que no debería adquirir programas para hacer tareas de llenado de formularios o formatos. Puede partir el formulario en varias plantillas e imprimirlo  Algunos plantillas son muy complejas, divida el formulario en secciones, esto solo se puede hacer con Excel. Por ejemplo en la hoja uno hago la parte de información básica y en la hoja 2 información financiera. Puede organizar formularios y por cada uno de ellos tener una base de datos  Si, el sistema permite construir n base de datos y trabajar sobre formatos ilimitados. Todos los que requiera. Puede proteger el formulario y solo con una clave hacerle cambio  Si, es posible proteger con contraseña, darle la clave solo a quienes desee que usen su plantilla. Puede proteger hoja a hoja. Puede generar un consecutivo para su formato y numerar de forma automática  La mayoría de documentos manejan numeración, la plantilla incluye la opción de autonumerar (Opcional) se genera el consecutivo a partir de inicio especificado.  También tiene la posibilidad de ingresar la numeración manualmente.  Se requiere porque el numero es la llave que conecta los formatos en la plantilla
    •  Puede extraer de la fecha de forma automática días, mes, años, semanas aplicando funciones propias de Excel.  No siempre la fecha es lo mismo en los formatos, algunas veces viene con dia, mes, año. O algunas veces se requiere solo mes y año. Esta plantilla le da la posibilidad de hacer las conversiones y formulas con fechas que requiera. Puede hacer sumas, restas, totales y cualquier formula aplicable a su formulario inclusive puede crear su propia formula  Use todas las formulas que vienen en Excel, y cree las suyas y aplíquelas en esta plantilla sin problemas. Puede acceder desde una Red a su plantilla e imprimir su formato en una impresora de RED Puede por ejemplo imprimir La Copia Original en una Impresora y el Borrador en Otra Puede imprimir su formato de forma remota usando cualquier programa de Conexión remota(Explicamos como hacerlo) Puede imprimir desde su plantilla en una impresora remota (Explicamos como hacerlo) Puede incluir códigos de barras en sus formatos  Si, incluimos una fuente de código de barras para que coloque el código de barras en su formato preimpreso. PREGUNTAS FRECUENTES DE FORMATO PREIMPRESO EXCEL1. ¿Tengo mis facturas preimpresas me sirve esta solución? Si, puede usar formato Excel para esta tarea. con las múltiples ventajas que esto genera, mejor presentación, rapidez y precisión, el formato se crea una sola vez y puede usarlo las veces que se requiera.2. ¿Puedo usar cualquier impresora para imprimir mi forma preimpresa? efectivamente cualquier impresora se puede usar, tenga en cuenta que si usa formas con original y copia las mejores para ese trabaja son las impresoras de matrix de punto. Aunque si no tiene de estas impresoras puede imprimir una copia con el original y luego imprime la copia
    • 3. ¿Puedo crear una plantilla para un formato preimpreso de varias hojas? Si, por ejemplo se crean 3 plantillas para cada hoja del formato de 3 hojas4. ¿Puedo trabajar con formatos de diferentes tamaños? Si, cualquier formato se puede trabajar depende mas de su impresora5. ¿Cuantos formularios puedo trabajar con esta plantilla? Todos los que requiere es decir ilimitados.