Combinacion de carta
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Combinacion de carta Presentation Transcript

  • 1. COMBINACION DECORRESPONDENCIA EN WORD 2007
  • 2. INTRODUCCIONA partir de un modelo de carta vamos acombinar correspondencia. Se utilizarála base de datos sin utilizar el Asistentede combinar correspondencia, sino através de las opciones de la ficha decorrespondencia.
  • 3. Al iniciar combinación de correspondencia seselecciona Cartas, por ser el tipo dedocumento que vamos a trabajar.
  • 4. Comenzamos escribiendo el texto de la cartamodelo
  • 5. Una vez escrito el texto de la carta, hacer clicen Seleccionar Destinatarios, dentro de la fichaIniciar Combinación de correspondencia
  • 6. En el menú que se despliega seleccionamos laopción Escribir nueva lista, ya que vamos acrear la base de datos en este momento.
  • 7. Acceder al menú Nueva lista de direccionespara introducir los registros de cada persona ala que vamos a enviar la carta.
  • 8. Si ya tenemos creada la base de datos laseleccionamos desde la opción Usar lista existente,para conectar la carta con la base de datos y poderrealizar la combinación.De esta manera se accede al menú Nueva Lista deDirecciones, donde podemos introducir los registros decada persona a la que vamos a enviar la carta.
  • 9. Si la lista de direcciones de Word tiene demasiadoscampos o necesitamos cambiar alguno de ellospulsamos en Personalizar Columnas. Se puedecambiar el nombre de algunos de los campos desde elbotón Cambiar Nombre
  • 10. En nuestro ejemplo eliminamos Tratamiento, Campo,Dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfonodel trabajo. Agregamos cedula , seguidamente se vaintroduciendo los datos de los destinatarios en la lista
  • 11. Al completar la lista de destinatarios, pulsamos Aceptar parafinalizar. Se guarda la base de datos que se ha creado. Wordnos lleva por defecto a la carpeta Mis Archivos de Origen deDatos, pero se puede elegir otra carpeta para guardarla.Aquí llamamos la base de datos Listado U y pulsamosGuardar
  • 12. A partir de este paso lo que debemos hacer es insertarlos campos de combinación de la base de datos en loslugares del texto donde queremos que aparezcan losdatos de los destinatarios. Para ello accedemos a laficha Escribir e insertar campos y pulsamos sobreInsertar Campo Combinado.
  • 13. Situamos el cursor en el lugar del texto dondequeremos insertar el campo, en este caso nossituamos tras la palabra Sr. para insertar el campoNombre. Se selecciona y se hace click en Insertar. Yrepetimos la operación con los demás campos decombinación.
  • 14. Ahora la carta modelo está conectada con la base dedatos, ya que hemos insertado los campos decombinación con ella. Revisamos con la pestaña VistaPrevia de resultados
  • 15. Se observan los datos del primer registro de la basede datos en nuestra carta, así nos hacemos una ideadel resultado final.
  • 16. Para finalizar la combinación accedemos a la fichaFinalizar y Combinar, Editar documentos individuales
  • 17. Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar
  • 18. El resultado es un nuevo archivo de Word llamadoCartas 1, que contiene las cartas una por destinatario.