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Glosario archivistico
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Glosario archivistico

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  • 1. GLOSARIO ARCHIVISTICOACCESO A LOS ARCHIVOS.Derecho de los ciudadanos a consultarla información que conservan los archivos públicos, en los términosconsagrados por la ley.ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad delos documentos de archivo mediante los instrumentos de consultade la información.ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo(Véase además: FONDO).ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Conjunto de tareas, operaciones,acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento yllevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que sematerializan en tipos documentales y permiten desarrollar lasfunciones asignadas.ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativasy técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización,control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todoslos archivos de una Institución.ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de losdocumentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entreotros, para su conservación física y con el fin de ser extraídosposteriormente para su utilización.ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).
  • 2. ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupandocumentos transferidos o trasladados por los distintos archivosde gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite,que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propiasoficinas y los particulares en general.ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentaciónen trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida acontinua utilización y consulta administrativa por las mismasoficinas u otras que las soliciten.ARCHIVO DE OFICINA.(Véase Archivo de Gestión).ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado porfondos documentales procedentes de organismos del ordendepartamental y aquellos que recibe en custodia.ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondosdocumentales producidos por organismos del orden municipal yaquellos que recibe en custodia.ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL.Integrado por los fondosdocumentales procedentes de los organismos del orden nacional yaquellos que recibe en custodia.ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de documentoselectrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo laestructura orgánico-funcional del productor, acumulados en unproceso natural por una persona o Institución pública o privada, enel transcurso de su gestión.ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).
  • 3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vistainstitucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, esel establecimiento público encargado de formular, orientar ycontrolar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo dedirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL. Es el constituido por fondosdocumentales referidos a épocas, lugares o personas determinadasde la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar.Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá,Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena deIndias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere ladocumentación del archivo central o del Archivo de Gestión que pordecisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarsepermanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,la ciencia y la cultura.ARCHIVO INTERMEDIO.(Véase Archivo Central).ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por suvalor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es deinterés público y es declarado como tal.ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes aentidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de unservicio público por entidades privadas, así como los archivosprivados, declarados de interés público.ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital delos documentos. Proceso integral de la formación del archivo en suciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,
  • 4. almacenamiento, preservación y disposición final.ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, suforma y soporte material, acumulados en un proceso natural por unapersona o Institución pública o privada, en el transcurso de sugestión.ASISTENCIA TÉCNICA. Prestación de servicios por personalespecializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.ASUNTO.Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio opersona de que trata una unidad documental y que genera, enconsecuencia, una acción administrativa.AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la autorización olegalización de documentos por parte del funcionario competentepara revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según loestablecido por la ley.AUTOMATIZACIÓN. Aplicación de los medios tecnológicos a losprocesos de almacenamiento y recuperación de la informacióndocumental.CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos parasu conservación.CATÁLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentosseleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criteriodeterminado.CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de lapresencia de determinados datos en los documentos de archivo.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que
  • 5. atraviesan los documentos desde su producción o recepción en laoficina y su conservación temporal, hasta su eliminación ointegración a un archivo permanente.Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.Clasificación de piezas en el interior de un fondo.CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante lacual se identifican y establecen las series que componen cadaagrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo ala estructura orgánico-funcional de la entidad.CÓDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno delos cuales representa ciertos datos previamente convenidos.COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos,formada por un individuo, familia o Institución.COLECCIÓN DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).COMITÉ ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campode la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobreprocedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección,responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y latoma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos delos archivos.COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO.Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargadode estudiar los asuntos relativos al valor secundario de losdocumentos.
  • 6. COMITÉ TÉCNICO. Grupo de profesionales calificados queasesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesostécnicos archivísticos.CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadaspara garantizar la integridad física de los documentos que albergaun archivo.CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidastomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puedeser preventiva o de intervención directa ó métodos utilizados paraasegurar la durabilidad física de los documentos, por medio decontroles efectivos incluyendo los atmosféricos.CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de laentidad productora de documentos y de los ciudadanos en general aconsultar la información contenida en los documentos de archivo y aobtener copia de los mismos.COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento,refrendada por el funcionario competente para revestirlo deciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley y quele confieren la fuerza jurídica del original.COPIA. Reproducción puntual de otro documento.CORREO ELECTRÓNICO. Es el proceso de elaborar, enviar ydistribuir las diversas comunicaciones a través de medioselectrónicos.Es similar al correo convencional donde se siguen básicamente trespasos: escribir la comunicación, enviarla y distribuirla. La diferenciaradica en las condiciones normales de conexión, el mensaje sedemora dos segundos. Éste es uno de los servicios más utilizados enInternet, por la efectividad, rapidez y la ventaja de poder enviar
  • 7. los mensajes aunque el destinatario no esté conectado en elmomento.CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácterprivado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no elcargo del funcionario, No generan trámite para las instituciones.(Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001).COTACIÓN.(Véase Código).CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica queimplica por parte de la Institución archivística la adecuadaconservación y administración de los fondos, cualquiera que sea latitularidad de los mismos.DEPÓSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación delos documentos en una Institución archivística.DEPURACIÓN. Operación por la cual se separan los documentos quetienen valor permanente de los que no lo tienen.DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de losdocumentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado enrepresentaciones que permitan su identificación, localización yrecuperación de su información para la gestión o la investigación.DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación deDocumentos).DIGITALIZACIÓN. Es un sistema de almacenamiento electrónicocon un medio de almacenamiento y procesamiento de la información,mediante la indexación del documento y la conexión a bases dedatos, los usuarios pueden recuperar los documentos en cualquier
  • 8. momento y lugar.DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de losdocumentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a suconservación temporal, permanente o a su eliminación.DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con finesadministrativos.DOCUMENTO DE APOYO. Son los documentos de carácter generalque sirven únicamente de soporte a la gestión de la oficina parapermitir la toma de decisiones, pueden ser generados en la mismaInstitución o proceder de otra y no forman parte de las seriesdocumentales de las oficinas, pero no son documentos de archivo,por lo tanto no se transfieren al Archivo Central para su custodia,el jefe de oficina los destruye (Acuerdo 042 de 2002).DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida orecibida por una persona o entidad en razón a sus actividades ofunciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valorcientífico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto deconservación.DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Es el registro deinformación generada, recibida, almacenada y comunicada pormedios electrónicos, que permanece en estos medios durante suciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de susactividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesosarchivísticos.DOCUMENTO ESENCIAL(Documento Vital). Es aquel necesariopara el funcionamiento de un organismo y que por su contenidoinformativo y testimonial, garantiza el conocimiento de lasfunciones y actividades del mismo aún después de su desaparición,por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
  • 9. DOCUMENTO FACILITATIVO. Es aquel de carácteradministrativo común a cualquier Institución y que cumple funcionesde apoyo.DOCUMENTO HISTÓRICO. Documento único que por susignificado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y suvalor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional,las relaciones internacionales, las actividades científicas,tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimoniohistórico y especialmente valioso para el país.DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse confines administrativos y legales.DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja unaentidad estatal.DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de informacióncon todos los rasgos y características que permiten garantizar suautenticidad e integridad.DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales yjurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienencarácter oficial.DOCUMENTO PÚBLICO. Es el producido o tramitado por elfuncionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o elmedio utilizado.DOMINIO. Aquello que está separado de la @ en un e-mail y sirvenpara identificar y localizar de manera general la clase de empresa uorganización que está conectada.
  • 10. DOSSIER.Conjunto de documentos que se reúnen en un legajo parasu conservación, no corresponden a un único proceso administrativo,pero se refieren al mismo tema o asunto, pueden incluir varios actosadministrativos, puede cerrarse o no.DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literalque el primero. Puede ser simple o autenticado.ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la destrucción de losdocumentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal,fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen derelevancia para la ciencia y la tecnología.ENCUADERNACIÓN. Cubierta para proteger documentos cosidos opegados, en forma de libro.ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocardocumentos en sus respectivas unidades de conservación.EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto,que constituyen una unidad archivística. Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgánica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolución de unmismo asunto.EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado através de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.FECHAS DE ACUMULACIÓN. Fechas intermedias encontradas enun expediente.FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más
  • 11. reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquierunidad documental.FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplicasolamente a ésta.FOLIO VERSO.(Véase Folio Vuelto).FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se leescribe numeración.FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al quecorresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivode las páginas de un libro, folleto, revista.FONDO. Totalidad de las series documentales de la mismaprocedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacióninstitucional formada por el mismo archivo, una Institución opersona.FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN. Información original noabreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano.FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA. Conjunto de actividades relacionadascon la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración deldocumento hasta su eliminación o conservación permanente.GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividadesadministrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz yefectivo manejo y organización de la documentación producida yrecibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, conel objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.GUÍA. Instrumento que describe genéricamente fondosdocumentales de uno o varios archivos, indicando las características
  • 12. fundamentales de los mismos. organismos que los originan, seccionesy series que los forman, fechas extremas y volumen de ladocumentación.IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL. Primera etapa de la laborarchivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar lascategorías administrativas y archivísticas en que se sustenta laestructura de un fondo.ÍDICE TOPONÍMICO. Listado de sitios o lugares.ÍNDICE CRONOLÓGICO. Listado consecutivo de fechas.ÍNDICE ONOMÁSTICO. Listado de nombres propios.ÍNDICE TEMÁTICO. Listado de temas o descriptores.ÍNDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos,toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en lospropios documentos como en los instrumentos de descripción.INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquiersoporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto deunidades documentales con el fin de establecer un control físico,administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuadalocalización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamientoarchivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos,se pueden distinguir. instrumentos de control (fases deidentificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases dedescripción y difusión).INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en lasfases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden serinstrumentos de control, entre otros, en la fase de identificaciónlos siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos
  • 13. documentales, cuadros de clasificación, registros topográficos; y enla fase de valoración. relaciones, tablas de retención documental,registros generales de entrada y salida, relaciones y actas deeliminación, informes, relaciones de préstamo resultantes demuestreo.INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN. (Véase Instrumento deConsulta).INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento deConsulta).INTERLÍNEA. Distancia vertical entre dos renglones. Porextensión se le denomina renglón.INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relaciónsistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo laorganización de las series documentales. Puede ser esquemático,general, analítico y preliminar.LEGAJO. En los archivos es el conjunto de documentos que formanuna unidad documental.LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA. Es el conjunto de normas queoficializan la conservación, el acceso, la protección y la organizaciónde los archivos en un país.MENSAJE DE DATOS. “Toda información, generada, enviada,recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticoso similares como pudieran ser entre otros, el IntercambioElectrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, eltelegrama, el fax o el telefax” (Ley 527 de 1999).MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentosy obtener pequeñas imágenes en película.
  • 14. MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35milímetros, utilizada en reproducción de documentos.MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertosdocumentos de carácter representativo o especial. Se efectúadurante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos,numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.NORMALIZACIÓN. Someter una actividad u objeto a norma, o seaa un modelo, tipo, patrón o criterio dado.OFICINA PRODUCTORA. Es la unidad administrativa que produce yconserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.ORDENACIÓN DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentosdentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de unconjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estoselementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentrode las series.ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánicade algún tipo de organización o entidad, que indica las distintasoficinas o unidades administrativas que conforman una entidad uorganismo.ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Conjunto de operacionestécnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupacióndocumental relacionada en forma jerárquica, con criterios orgánicoso funcionales para revelar su contenido.ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que
  • 15. consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas aclasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sinser copia.PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO. Conjunto de archivos conservadosen el país y que forman parte esencial de su patrimonioadministrativo, cultural e histórico.PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentosconservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas lascaracterísticas necesarias para ser considerada documento. Puedenser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, unoficio, un informe.PLAZO PRECAUCIONAL. Tiempo prudencial de conservación de losdocumentos, una vez concluida su vigencia, como prevención deposibles reclamaciones.PRESERVACIÓN DOCUMENTAL.(Véase Conservación deDocumentos).PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de unfondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante elservicio activo.PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentosdentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.Principio fundamental de la teoría archivística que establece que losdocumentos producidos por una Institución u organismo no debenmezclarse con los de otros.
  • 16. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Recepción o generación dedocumentos en una unidad administrativa en cumplimiento de susfunciones.PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otrosdocumentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan conformalidades.PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS. Formulación deactividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos aseguir en la selección y descripción de una determinada unidadarchivística, con el fin de obtener instrumentos de consultanormalizados para la investigación con base en fuentes primarias. Elplan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientosde descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas,evaluación de criterios para determinación de términosdescriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuentay formas de captura y automatización de los datos propios de ladescripción archivística.RADICACIÓN. Es el procedimiento por medio del cual lasentidades asignan un número consecutivo, a las comunicacionesrecibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora derecibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámiteRAZONERO: Comunicación interna informal que se utiliza en laInstitución para remitir documentos, aclarar situaciones o asuntosde las comunicaciones oficiales, o del trámite, no puede remplazarun memorandoREGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos deldocumento en los modelos de control.REGISTRO TOPOGRÁFICO. Instrumento de control que relacionacorrelativamente el contenido de cada una de las unidades de
  • 17. conservación, indicando su posición exacta en un depósito dearchivo.REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generalesadministrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversasdisposiciones de ley.REPROGRAFÍA. Conjunto de procedimientos destinados a lamultiplicación fonotécnica y la policopia de documentos, mediantetécnicas como la fotografía, la fotocopia, el microfilm, eldocumento digitalizado.RESERVA LEGAL. La reserva legal sobre los documentos dearchivos públicos, cesará a los treinta años de su expedición deconformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempoen que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestióno en el archivo central, tal como se consigna en la tabla deretención documental.SECCIÓN. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjuntode documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determinael destino final de la documentación, bien sea para su eliminación osu conservación parcial o total.SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales deestructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órganoo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de susfunciones específicas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas,historias laborales, contratos, actas, Informes, entre otros.
  • 18. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone adisposición de los usuarios la documentación de una entidad, confines de información.SIGNATURA TOPOGRÁFICA. Es el símbolo que resulta decombinar el número de clasificación o notación con otro dato que sele asigna a un documento impreso o electrónico para diferencialo.Se puede definir también como la numeración correlativa por la quese identifican todas las unidades de conservación de un depósito. Esel símbolo que resulta de combinar el número de clasificación onotación con otro dato que se le asigna a un documento electrónicoo impreso con la notación que permite diferenciar un documento deotro.SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especialorientado al logro de la cooperación interinstitucional de losarchivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivoscomunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico,coordinado por el Archivo General de la Nación.SUBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales queforman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en formaseparada del conjunto de la serie, por los tipos documentales quevarían de acuerdo con el tramite de cada asunto.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y suscorrespondientes tipos documentales, producidos o recibidos poruna unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a loscuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.Las tablas de retención documental pueden ser generales oespecíficas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generalesse refieren a documentos administrativos comunes a cualquierInstitución. Las específicas hacen referencia a documentoscaracterísticos de cada organismo.
  • 19. TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases dedocumentos que pueden distinguirse según su origen ycaracterísticas diplomáticas.TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual estánencuadernados varios documentos en forma separada y conpaginación propia.TRÁMITE. Entiéndase por trámite lo relacionado con la radicación,registro, y control de los documentos.TRANSCRIPCIÓN. Procedimiento para reproducir con exactitud undocumento. Puede ser textual, facsimilar o actualizadagramaticalmente.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentosdel Archivo de Gestión al central y de éste al histórico, deconformidad con las tablas de retención documental adoptadas.UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de unaInstitución (oficina).UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tiposdocumentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: unexpediente. (Véase expediente).UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Cuerpo que contiene en formaadecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades deconservación entre otras. una caja, un libro o un tomo, una carpeta.UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos deidentificación y caracterización documental. La unidad documentalpuede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o
  • 20. compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.UNIDAD PRODUCTORA. Oficina productora de documentos.VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para laadministración que lo originó o para aquella que le sucede, comotestimonio de sus procedimientos y actividades.VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos quesoportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresosy de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentospara el tesoro o hacienda pública.VALOR HISTÓRICO. (Véase Valor Secundario).VALOR JURÍDICO. Aquel del que se derivan derechos yobligaciones legales regulados por el derecho común.VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven detestimonio ante la ley.VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientrassirven a la Institución productora y al iniciador, destinatario obeneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema oen el asunto.VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores deinformación retrospectiva. Surge una vez agotado el valorinmediato o primario. Los documentos que tienen este valor seconservan permanentemente.VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinanlos valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin deestablecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
  • 21. VIGENCIA. Capacidad o “fuerza” de un documento de archivo paratestimoniar, obligar o informar sobre un asunto.VIRGULILLA. Signo ~ que llevan algunas direcciones electrónicas opáginas Web, se encuentra con Alt 126.