Riding the Flow - Wissenarbeit nach der Getting Things Done Methode

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  • 1. 1
  • 2. Überblick  Getting Things Done in a Nut Shell  Kartenabfrage  Kognitive Grundlagen  Thinking Rock  FAQ & Tipps für Wissensarbeiter 2
  • 3. Dr. Jens Oberender  1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau  Seit 1999 IEEE Student Branch Passau  Community an der Fakultät  Fachwissen aus erster Hand  Exzellente Aktivitäten in Passau Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party  Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.  Background vieler Trainer in D-A-CH  Stammtische der Regionalgruppe München Alleinstellungsmerkmal, Führen  Jährliches Falkenstein Seminar  2003-2009 Promotion IT-Sicherheit  Informationen http://nymity.info  Beratung/Technologietransfer in KMUs 3
  • 4. Meine ersten Versuche  Termine  Priorisierte Liste  Kontexte Nachteile  Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen  Unzureichend bei vielen Aufgaben, die von Außen bestimmt werden 4
  • 5. Motivation Zeitmanagement Getting Things Done  Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen, der zur Verfügung mit der eigenen Zeit stehenden Zeit richtig umzugehen erledigen  Berücksichtigt kurz-  Langfristige Ziele und langfristige Zielen unterrepräsentiert  Entlastet das  Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis, den Augen verloren sofern möglich  Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde alleine aus Arbeit Strukturierung schöpfen 5
  • 6. Vorbereitungen  Einstieg in GTD  Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig  Arbeitsraum und Hilfsmittel  Ziel: ablenkungsfrei  Ablagesystem für aktive Aufgaben  Eindeutiges Wiederauffinden  ¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen dort abzulegen  Ablagesystem zur Referenz  Schnelle Ablage, z.B. Hängemappen 6
  • 7. Getting Things Done - Prinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsuchen 5. Erledigen 7
  • 8. Prinzip 1) Erfassen  Inbox  Gedanken kurz aufnehmen  Masse zählt  Alles erfassen  Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe 8
  • 9. Prinzip 2) Durcharbeiten  Hineinversetzen  Motivation des Vorhabens formulieren  2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen 9
  • 10. Prinzip 2‘) Durcharbeiten  Ist jetzt ein Fortschritt möglich?  Muss die Aufgabe weiter behandelt werden? (z.B. nach Delegieren)  Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?  Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen? 10
  • 11. Prinzip 3) Organisieren Grundkategorien Kontext  Projektliste  Telefon  Termine  Shopping  Nächsten Schritte  Arbeitsplatz Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner  „Warten-auf“ Liste  Liste mit Referenzmaterialien  „Vielleicht/Irgendwann“ Liste 11
  • 12. Prinzip 4) Durchsehen  Listen durchsehen und aktualisieren  Mindestens wöchentlich Ergebnis  Aktualität  Hinreichend wichtige und dringende Aufgaben sind gelistet  Fokussiertes Arbeiten 12
  • 13. Prinzip 5) Erledigen Handlungsentscheidung basierend auf  1. Kontext  2. verfügbare Zeitdauer  3. Energielevel  4. Priorität 13
  • 14. Prinzip 5‘) Erledigen Strenges Raster Schnell beurteilen, was ich tun soll  Vorbestimmte Aufgaben  Akut anfallende Aufgaben / Unvorhergesehenes  Selbstbestimmtes Arbeiten 14
  • 15. Prinzip 5‘‘) Erledigen Wechsel der Perspektive Ausblick auf drei bis Verantwortungsbereiche, fünf Jahre, Vision Laufende Projekte Berufliche Ziele für ein oder zwei Jahre Aktuelles Handeln Leben allgemein 15
  • 16. GTD Grundprinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren 3. Organisieren nach Kategorien und Kontext 4. Durchsuchen 5. Erledigen 16
  • 17. Kartenabfage Grüne Karte Bitte:  Faszination  5cm große  “Ein Gedanke, Buchstaben der mir gefällt“  nur Stichworte Orange Karte  Unklare Punkte  z.B. Fragen zur Umsetzung 17 17
  • 18. Hindernisse für Wissensarbeiter  Abstrakt definierte Aufgaben  Fehlen direkter Erfolge  Unterbrechnung des Flows  Unsicherheit bei der Priorisierung  -> keine intrinsische Motivation 18
  • 19. Kognitive Grundlagen  Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen  Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende Wahrnehmung  7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2) [Miller 1956]  Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]  Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)  Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“) 19
  • 20. Stigmergische Tätigkeiten Diskutieren Sie das stigmergische Feedback  Computerspiele  Ballsportarten  Hausaufgaben  Webdesign  Programmieren  Projektarbeit  Studieren/Promovieren 20
  • 21. Natürliches Planen  Warum? Klarheit über den Zweck  Vision der Zielerreichung  Vorstellen, fühlen, schmecken  Frische Ideen dazu bekommen  Wichtiges identifizieren, Strukturieren  Nächsten Schritt festlegen 21
  • 22. Prinzipien des Getting Things Done  Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig  Belastungsfreies Arbeiten  Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten  Ökonomie der Aufgabenwechsel  2 Minuten Regel  Wiedererkennen von Mustern  Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers  Vorfiltern relevanter Aufgaben 22
  • 23. GTD Live  http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done #Techniken_und_Werkzeuge  Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/ 23
  • 24. FAQ1  Arbeitstag beginnen  Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln  Eingangskorb durcharbeiten  “Nächste Schritte”-Liste durchschauen  Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert  GTD für Perfektionisten  Den Prozess perfektionieren, Stillstand verhindern  GTD im Team  Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen  Vorteil beim Delegieren, Kontrolle bleibt aufrecht erhalten 24
  • 25. FAQ2  Zuviele anstehende Projekte  Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren  Zuviele “nächste Schritte”  Resultiert aus den Verantwortlichkeiten  Prioritäten setzen (aus der aktuelle Woche nach Irgendwann verschieben)  Aussage über freie Ressourcen  Auswahl schwierig  Genügend Information, um zu entscheiden?  Rationale Quellen vs. Intuition  Positiven Verlauf aktivieren 25
  • 26. FAQ3  Procrasination Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben  Ursache: fehlender Überblick -> falsche Entscheidungen  Selbstkontrolle/-disziplin  Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt  Energie-abhängig  Verstärkt durch “Flow” 26
  • 27. Tipps für Wissensarbeiter  Generell 1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen 2. Zur lieben Gewohnheit machen: Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen 3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech  Promovieren 4. Relevante Gedanken sofort erfassen 5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren, dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen 6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren: Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität 27
  • 28. GTD ist…  Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen  Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz  Support durch Tools  -> leichter entscheiden, welcher nächste Schritte getan werden sollte 28
  • 29. Literatur  Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning, Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.  Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.  http://www.davidco.com/faq.php, 2009  Images.google.com, search „getting things done workflow“, source friendfeed.com 29