Getting Things Done (GfA Präsentation)
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Gesellschaft für Arbeitsmethodik (G.f.A.), Regionalgruppe Köln/Bonn, Vortrag vom 27.1.2010

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Getting Things Done (GfA Präsentation) Getting Things Done (GfA Präsentation) Presentation Transcript

  • 1
  • Struktur der Vortrags  Getting Things Done in a Nut Shell  Kognitive Grundlagen  Thinking Rock - Demo  Tipps für Wissensarbeiter 2
  • Erste Gehversuche  Priorisierte Liste  Termine  Kontexte Nachteile  Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen  Unzureichend für fremdbestimmte Aufgaben 3
  • Unterschiede in der Zielsetzung Zeitmanagement Getting Things Done  Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen, der zur Verfügung mit der eigenen Zeit stehenden Zeit richtig umzugehen erledigen  Berücksichtigt kurz-  Langfristige Ziele und langfristige Zielen unterrepräsentiert  Entlastet das  Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis, den Augen verloren sofern möglich  Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde alleine aus Arbeit Strukturierung schöpfen 4
  • Vorbereitungen  Einstieg in GTD  Überblick über alle offenen Enden  Arbeitsraum und Hilfsmittel  Ziel: ablenkungsfrei, gern zu benutzen  Arbeitsmittel vorrätig halten  Ablagesystem für Aktiva und Referenz  Eindeutiges Wiederauffinden  Zeitsparend  Kein unbewusstes Zögern 5
  • Getting Things Done - Prinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsuchen 5. Erledigen 6
  • Prinzip 1) Erfassen  Inbox  Gedanken kurz aufnehmen  Masse zählt  Alles erfassen  Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe 7
  • Prinzip 2) Durcharbeiten  Hineinversetzen  Motivation des Vorhabens formulieren  2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen 8
  • Prinzip 2‘) Durcharbeiten  Ist jetzt ein Fortschritt möglich?  Muss die Aufgabe weiter behandelt werden? (z.B. nach Delegieren)  Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?  Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen? 9
  • Prinzip 3) Organisieren Grundkategorien Kontext  Projektliste  Telefon  Termine  Shopping  Nächsten Schritte  Arbeitsplatz Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner  „Warten-auf“ Liste  Liste mit Referenzmaterialien  „Vielleicht/Irgendwann“ Liste 10
  • Prinzip 4) Durchsehen  Listen durchsehen und aktualisieren  Mindestens wöchentlich Ergebnis  Aktualität  Hinreichend wichtige und dringende Aufgaben sind gelistet  Fokussiertes Arbeiten 11
  • Prinzip 5) Erledigen Handlungsentscheidung basierend auf  1. Kontext  2. verfügbare Zeitdauer  3. Energielevel  4. Priorität 12
  • Prinzip 5‘) Erledigen Strenges Raster Schnell beurteilen, was ich tun soll  Vorbestimmte Aufgaben  Akut anfallende Aufgaben / Unvorhergesehenes  Selbstbestimmtes Arbeiten 13
  • Prinzip 5‘‘) Erledigen Wechsel der Perspektive Ausblick auf drei bis Verantwortungsbereiche, fünf Jahre, Vision Laufende Projekte Berufliche Ziele für ein oder zwei Jahre Aktuelles Handeln Leben allgemein 14
  • GTD Grundprinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren 3. Organisieren nach Kategorien und Kontext 4. Durchsuchen 5. Erledigen 15
  • Hindernisse bei der Wissensarbeit  Abstrakt definierte Aufgaben und Ausbleiben direkter Erfolge  Häufige Unterbrechnung des Flows  Unsicherheit bei der Priorisierung  Vemeidbare Folge: Rückgang der intrinsischen Motivation 16
  • Natürliches Planen 1. Warum? Klarheit über den Zweck 2. Vision der Zielerreichung  Vorstellen, fühlen, schmecken 3. Frische Ideen dazu bekommen 4. Wichtiges identifizieren, Strukturieren 5. Nächsten Schritt festlegen 17
  • Kognitive Grundlagen  Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen  Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende Wahrnehmung  7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2) [Miller 1956]  Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]  Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)  Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“) 18
  • Prinzipien des Getting Things Done  Eigenen Arbeitsablauf bewusst steuern durch gezieltes Sammeln der Aufgaben  Belastungsfreies Arbeiten  Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten  Ökonomie der Aufgabenwechsel  Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig  2 Minuten Regel  Wiedererkennen von Mustern  Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers  Vorfiltern relevanter Aufgaben 19
  • Während dem Arbeitstag  Vorherbestimmte Aufgaben einplanen  Zeitplanung und Energie bei der Auswahl des nächsten Schrittes einbeziehen  Eingang mehrmals täglich durcharbeiten  Falls Fortschritt länger stagniert, in Teilaufgaben unterteilen oder Fokus wechseln 20
  • Auswahl von Aufgaben  Nächste Schritte-Liste  Argumentationshilfe für belegte Ressourcen  Reduzieren zu überschaubarer Größe  Proportion zwischen den Körben  Ideen vorfiltern viele verwerfen  Unwichtiges verschieben den Großteil auf die Vielleicht/Irgendwann-Liste  Kurzfristig erledigen wenige auf die Nächste Schritte-Liste  Veränderte Prioritäten erfordert erneutes Durchsehen der Listen 21
  • Zufriedenheit schöpfen – aus der erledigten Arbeit  Entscheidungsraum bestimmen  Akute/unvorhergesehene Aufgaben ausklammern  Wie kann der Anteil selbstbestimmter Zeit gesteigert werden?  Tipps  Es zählt nicht die Menge, sondern die Wichtigkeit bearbeiteter Schritte  Erfolgserlebnis nach jedem vollendeten Schritt, Häckchen an jeden erledigten Punkt  Kombination aus Ratio und Gefühl  Vertrauen in die eigene Entscheidung erhöhen 22
  • Procastination  Aufschieben wichtiger Aufgaben  Ursache: fehlender Überblick  Folge: falsche Entscheidungen  Stärkung der Selbstkontrolle/-disziplin  Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt  Energie berücksichtigen für nächsten Schritt  Verstärkt durch Flow  Die nächsten Schritte am Laufen halten  GTD-Prozess perfektionieren „den Stillstand verhindern“ 23
  • Tipps für Wissensarbeit  Generell 1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen 2. Zur lieben Gewohnheit machen: Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen 3. Zu Beginn: GTD fokussieren, Low-Tech  Artikel schreiben 1. Relevante Gedanken sofort erfassen 2. Thema (10 000 Fuß) skizzieren, dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen 3. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren: Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität 24
  • GTD ist…  Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen  Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz  Support durch Tools  -> leichter entscheiden, welcher nächste Schritte getan werden sollte 25
  • Literatur  Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning, Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.  Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.  http://www.davidco.com/faq.php, 2009  http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done #Techniken_und_Werkzeuge  Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/ 26