2. ENTORNO DE EXCEL
PARTES DEL ENTORNO DE EXCEL:
Cinta de Opciones:
Se ha diseñado para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos
necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos
lógicos, que se reúnen en fichas.
‘
3. ‘Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran
cuando son necesarias. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen solo se
muestra cuando se selecciona una imagen.
‘
Nombre de una celda:
Está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1
Cuadro de Nombres:
Lugar que muestra la posición actual del puntero de celda, o del nombre
asignado a un rango.
‘
‘
Barra de Fórmulas:
Muestra el contenido de una celda y permite la creación de formulas usando un
asistente el cual está ubicado en el lado izquierdo de la barra o mediante la
escritura de la fórmula en forma manual.
‘
4. INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de
cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para
trabajar baja ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con
todas las características y principios básicos de todas las aplicaciones que
trabajan bajo este mismo sistema operativo.
Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad
permitir realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero
precisa. Se utilizan especialmente para llevar información de tipo contable,
financiera o estadística. Todo lo anterior es debido a que este tipo de
programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su
hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los
resultados correctos de nuestras operaciones.
Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:
*Calculas
*Representar
números
valores
a
través
visualmente
de
mediante
fórmulas
la
creación
matemáticas.
de
gráficos
Estadísticos.
*Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de
trabajo.
*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas
consolidadas y auto filtros.
6. MODOS DE INGRESO A EXCEL
Modo 1.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Coloca el cursor y haz
clic sobre el botón Inicio se despliega
un menú; al colocar el cursor sobre
Todos los programas , aparece otra
lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; coloca el
puntero del ratón sobre la carpeta con
el nombre Microsoft Office y haz clic
sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa.
Modo 2.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Modo 3.
Busque el archivo Excel.exe en el
Explorer y haga doble-clic en el mismo.
Modo 4.
En el menú Inicio, abrir Ejecutar, en
recuadro de "abrir" Excel , y haga clic
en Aceptar.
Modo 5.
Usar la barra de accesos directos de Office,
para abrir el nuevo documento en ese
programa.
7. Modo 6.
Use los íconos de Office en el menú Inicio.
ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de
todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más
bien en su área de trabajo, o sea, en la estructura central de la hoja de cálculo,
la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas
(verticales), donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se
identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce
con el nombre de Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una
coordenada que resulta de unir la letra de la columna con el número de la fila
correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de toda la hoja de trabajo se
identifica como A1 (Columna A, Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de
trabajo, aunque este número puede ser aumentado o disminuido de cuerdo a
las necesidades del usuario. En todas las hojas vamos a encontrar el mismo
número de filas y de columnas.
ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL
8. CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias
hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2.
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un
nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una
hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría
nombrar Enero, la segunda Febrero,
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el
mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos :
9. RANGOS DE CELDAS
El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le
denomina rango de celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los
requerimientos que este tenga en el momento, ejemplo:
10. ENTRADA DE DATOS
En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de
forma individual dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de
texto o números en forma continua como se hace con los procesadores de
textos. En las celdas se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos
(letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta con escribir
el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras.
Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación
dentro de las celdas ya preestablecido así:
* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.
* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.
Veamos el siguiente ejemplo:
11. OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO
Borrar rango seleccionado
Para borrar un rango seleccionado lo
realizamos
por
el
Menú
Edición
comando Borrar, y luego nos presenta
las
siguientes
opciones
de
un
contenido,
los
submenú:
•Todo:
Elimina
el
formatos y comentarios aplicados sobre
las celdas.
•Formato:
Elimina
únicamente
los
formatos aplicados mas no el contenido.
•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí.
Se puede usar la tecla SUPR
•Comentarios:
Elimina
comentarios
aplicados
sobre
las
celdas
Eliminar celdas, filas y columnas
Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas,
Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través del Menú
Edición comando Eliminar...:
•Desplazar celdas hacia la izquierda
•Desplazar celdas hacia arriba.
•Toda la fila.
•Toda la columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del
mouse sobre las celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas
también se hace clic derecho sobre sus cabeceras.
12. Insertar celdas, filas y columnas
Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder
insertar un bloque que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes
opciones que encontramos a través del Menú Insertar comando Celdas...:
•Desplazar celdas hacia la derecha.
•Desplazar celdas hacia abajo
•Insertar toda una fila.
•Insertar toda una columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del
mouse sobre las celdas seleccionadas.
En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus
cabeceras.
VENTA DE FORMATO DE CELDAS
Numero
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para
ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de
cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro
Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor
introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
13. General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato
que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales,
números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número:
serie
de
permiten
número
Contiene
una
opciones
que
específicar
de
el
decimales,
también permite especificar
el separador de millares y
la forma de visualizar los
números negativos.
Moneda: Es parecido a la
categoría Número, permite
especificar el número de
decimales,
se
puede
escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los
números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de
moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de
fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse
entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de
la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de
porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo
mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
14. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en
el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código
postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de
celdas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
·
15. Alineación del texto Horizontal:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir
respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir
entre
una
de
las
siguientes
opciones:
1.- GENERAL
2.- IZQUIERDA (Sangría)
3.-CENTRAR
4.-DERECHA(sangría)
5.-LLENAR
6.-JUSTIFICAR
7.-CENTRAR EN LA SELECCIÓN
Alineación del texto Vertical:
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,
respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura
de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
1.-SUPERIOR
2.-CENTRAR
3.-INFERIOR
4.-JUSTIFICAR
Fuente:
Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo del ante de su nombre, nos
indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma
fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
16. Estilo:
Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño:
Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
Subrayado:
Observa como la opción
activa
haciendo
es
clic
Ninguno,
sobre
la
flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable
donde tendrás que elegir
un tipo de subrayado.
Color:
Por defecto el color activo
es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir
un color para la letra.
Efectos:
Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice.
Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal:
Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel2003 tiene por defecto.
17. Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas
excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y
18. color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero
habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a
colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para esto, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
19. Elegir las opciones deseadas
del recuadro.
Una vez elegidos todos los
aspectos deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Al
elegir
aparecerá
cualquier
en
el
opción,
recuadro
Muestra un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la
celda.
Proteger
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo,
Excel2003 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello
tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las
celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en
proteger la hoja.
Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por
defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran
cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para
que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de
cálculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue
los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar
variaciones.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
20. Hacer clic sobre la pestaña
Proteger.
Aparecerá
la
ficha
de
la
derecha:
Desactivar la casilla Bloqueada
y Hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo
que se pretende es que la
fórmula o el valor de la celda no
se pueda visualizaren la barra
de fórmulas
