Empresa Espilon LTDA

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Este trabajo se realizo con carácter educativo para la Universidad Tecnológica de Bolívar

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Empresa Espilon LTDA

  1. 1. 0
  2. 2. El propósito de este trabajo es dar a conocer ladiversidad de los procedimientos, procesos,normativas, formularios, gestiones gerenciales,leyes, auditorias, consultorías, gestiones deingeniería.Este documento contiene básicamente nombres ydesarrollo de documentos necesarios para conocerla funcionabilidad de la organización PSC LTDA.Se da a conocer las funciones de un ingenieroindustrial dentro de este consorcio. 1
  3. 3. Estos procesos y servicios establecen las etapas yprocedimientos que se deben seguir y la forma dedesarrollo en una interventoría y una consultoría,cualquiera que sea su rama de ejecución deproyectos, desde la observación metódica hasta laconstrucción teórica compleja de la Ingeniería. 2
  4. 4. Pág.Introducción 1Objetivos 2Contenido 3Reseña histórica 4Política de gestión integral, misión, visión,objetivos de PSC LTDA. 5, 6,7Valores 7Organigrama 8Compromisos de la gerencia 9Procesos operativosCaracterización de procesos operativos 9, 10Procesos de soporteMapa de procesos 10, 11,12Medición análisis y mejoras 12,13Generales 13Registros 13,14Gerencia de proyectos, procesos y servicios 14, 15Desarrollo de proyectos gerenciales 16, 17Proceso de interventorías y consultorías yDiagramas 18,22Ingeniería de proyectos 23,27Ingeniero industrial en PSC LTDA 28, 29 3
  5. 5. Es una organización creada desde 1997, para la prestación de servicio engerencia de proyectos, asesorías, interventorías y consultoría en las siguientesáreas: contables y financieras, en revisoría fiscal en auditoria, en tributaria,HESQ (salud ocupacional, seguridad industrial, ambiente y calidad), encomercio exterior en todos los ramos de las ingenierías, en economía, enadministración, en proyectos de inversión, en proyectos de ingeniería,psicología, en trabajo social y comunitario y en el campo de la finca raíz. En laelaboración de estudios y diseños. En la ejecución de obras civiles, mecánicasy eléctricas.En nuestra primera década hemos ofrecido y ejecutado servicios con calidad yexcelencia, respaldados con profesionales capacitados, serios, responsables,idóneos y comprometidos con el desarrollo tecnológico.Al obtener las certificaciones en gestión de la calidad, gestión ambiental ygestión de seguridad industrial y salud ocupacional bajo los estándaresinternacionales ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 , reafirman elcompromiso con la satisfacción de nuestros clientes y el bienestar de nuestroscolaboradores, permitiendo ampliar el portafolio de productos y servicios de laorganización y la captación de nuevos clientes. 4
  6. 6. PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., desarrolla Gerencias deProyectos, Consultorías e Interventorías en Ingeniería, Asesorías Contables,Financieras y Revisoría Fiscal. Su Sistema de Gestión Integral está enmarcadoen los siguientes elementos:Identificar los requisitos legales y de otra índole, reglamentarios y lanormatividad local aplicable y otros requisitos que suscriba la Organizacióntanto propios como con las partes interesadas. Mejorar continuamente nuestrosprocesos.Cumplir los requisitos específicos y aquellos que aun no estando establecidosson necesarios para superar las expectativas de nuestros clientes. Laefectividad d en el desarrollo de los trabajos encomendados, para alcanzar lasatisfacción de nuestros clientes.Identificar, evaluar y mitigar de forma continua los impactos ambientales mássignificativos. Contribuir con la preservación del medio ambiente previniendo lacontaminación del suelo, el aire y el agua en el desarrollo de las actividades yservicios de la Organización. Disminuir el consumo de los recursos naturalesagua y madera.Identificar, evaluar y controlar de forma continua los riesgos mecánicos, físicos,químicos, biológicos, locativos, ergonómicos y psico sociales para prevenir losposibles incidentes que puedan afectar la seguridad y los factores que puedenproducir enfermedades profesionales asociadas a las actividades de la 5
  7. 7. Organización. Estos compromisos se extienden a nuestros contratistas,empleados temporales, proveedores y visitantes que ingresen a nuestrasinstalaciones. Para ello la Organización cuenta con el compromiso, laparticipación y consulta de todo el personal; la asignación de los recursoshumanos, tecnológicos y financieros necesarios, el apoyo de la Gerencia y susdirectivos para la difusión, aplicación y revisión periódica; para lograr laefectividad de nuestro Sistema de Gestión Integral.Proyectos y Sistemas Contables Ltda., desarrolla actividades en las áreas deGerencias de Proyectos, Consultorías e Interventorías en Ingeniería, AsesoríasContables y Financieras en los sectores productivos, con proyectos quebeneficien el desarrollo del país y la comunidad involucrada. Soportada enpersonal calificado y comprometido. Proyectos y Sistemas Contables Ltda., en el 2012 será reconocida en elmercado colombiano, como una organización líder en el desarrollo deproyectos a nivel gerencial y financiero. 6
  8. 8. Mediante la aplicación del Sistema de Gestión Integral, la Organización definelos siguientes Objetivos Integrales:  Viabilizar el desarrollo de la Organización.  Satisfacer a nuestros clientes en todos sus requerimientos.  Garantizar que el personal de la Organización sea competente para realización de los Procesos asignados.  Generar un ambiente laboral adecuado, condiciones de trabajo seguras y garantizar la protección al medio ambiente.  Planear, controlar y apoyar el desarrollo de la gestión.  Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión Integral.  Responsabilidad ambiental  Responsabilidad social  Equidad  Solidaridad  Integridad  Confianza  Transparencia  Protección  Respeto. 7
  9. 9. Junta de socios Revisor fiscal GerenteAsesores (contable,tributario, laboral,HSEQ ambiental, legal,etc.) Director Jefe de Coordinador Responsable Gestión administrativo Humana SGI de proyectos Jefe de Profesional Gestión contabilidad Este equipo se humana conforma individualmente para cada proyecto Auxiliar administrativo Auxiliar de servicios generales y mensajería 8
  10. 10.  política de gestión integral, misión, visión y objetivos integrales. manual del sistema de gestión integral formato planeación estratégica organigrama formato mapa de procesos código de conducta y ética empresarial PSCLTDA política SSOMA política de control de alcohol y sustancias psicoactivas política de no fumadores caracterización procesos gerenciales procedimiento revisión por la gerencia formato informe de estado del sistema de gestión integral formato revisión por la gerencia caracterización procesos operativos procedimiento de consultorías e interventorías procedimiento de ingenieras 9
  11. 11.  procedimiento gerencia de proyecto procedimiento gestión comercial Formato lista de chequeo propuesta formato identificación de requisitos del cliente otra índole procedimiento planificación y control de proyecto instrucción plan de gestión integral Formato control procesos caracterización procesos de soporte procedimiento control de documentos procedimiento comunicaciones procedimiento control de registros instrucción elaboración de programas formato plantilla de documentos formato listado maestro de documentos y registros formato creación, eliminación o modificación de documentos formato control de correspondencia recibida formato control de correspondencia enviada procedimiento acceso e identificación de requisitos legales y de otra índole formato matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole procedimiento compras formato orden de compra y verificación de producto o servicio formato listado de proveedores aceptados formato evaluación y reevaluación de proveedores formato análisis de cotización programa de mantenimiento preventivo procedimiento de mantenimiento procedimiento de inspecciones formato listado de equipos y herramienta formato inspección pre uso de vehículos formato inspección mensual de vehículo formato inspección locativa formato inspección general formato inspección de extintores 10
  12. 12.  formato inspección de elementos de protección personal formato inspección de botiquines formato hoja de vida de los equipos reglamento interno de trabajo programa de capacitación y entrenamiento procedimiento gestión humana procedimiento de nomina instructivo administrativo instructivo evaluación de desempeño y encuesta de clima inducción PSCLTDA formato vinculación de personal formato test watergg formato solicitud de personal formato relación de tiempo formato registro inducción y entrenamiento formato plantilla liquidación prestaciones formato plantilla de nomina formato paz y salvo del trabajador formato para el diagnóstico de necesidades de capacitación formato matriz de entrenamiento por cargo formato lista de chequeo de desempeño periodo de prueba formato evaluación de desempeño por objetivos formato evaluación de capacitaciones formato evaluación auditores formato entrevista de selección formato encuesta de clima laboral formato convocatoria interna formato solicitud y pago vacaciones ficha técnica perfiles de cargo folleto inducción folleto programa de agua folleto programa de energía folleto programa de papel folleto programa de residuos solidos folleto ssoma folleto ssoma2 reglamento de higiene y seguridad industrial programa vigilancia epidemiológica visual programa vigilancia epidemiológica psicosocial programa vigilancia epidemiológica ergonomía 11
  13. 13.  programa estilos de vida saludable programa de salud ocupacional y medio ambiente programa de gestión de residuos solidos programa de ahorro y uso eficiente del papel programa de ahorro y uso eficiente del agua programa de ahorro y uso eficiente de la energía procedimiento registro, investigación y análisis de incidentes procedimiento identificación evaluación y control de riesgos procedimiento exámenes médicos ocupacionales procedimiento control operacional ambiental procedimiento identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales plan de emergencias manual ruc matriz de riesgos de salud publica instructivo tareas criticas instructivo control operacional ambiental instrucción análisis de trabajo seguro formato reporte de incidentes formato planilla de control de residuos solidos formato planilla consumos servicios públicos formato panorama de riesgos y peligros formato matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales formato investigación de incidentes formato inspección gerencial hse formato inspección de elementos de protección personal formato análisis de trabajo seguro formato inspección segregación en la fuente residuos solidos formato acta de entrega de dotación fichas técnicas elementos de protección personal fichas de seguridad caracterización proceso medición análisis y mejora formato encuesta satisfacción del cliente 12
  14. 14.  formato informe auditoria Formato lista de chequeo auditoria Formato plan de auditoria Formato programa de auditoria interna Formato reporte no conformidad Formato tratamiento de acciones correctivas-preventivas-de mejora procedimiento peticiones quejas y reclamos Procedimiento seguimiento y medición de procesos Procedimiento auditoria interna Procedimiento control no conformidad-acciones correctivas-preventivas y de mejora Procedimiento satisfacción del cliente formato acta de reuniones Formato asistencia actividades formato indicadores de gestión Formato matriz de entrenamiento por cargo PSC LTDA Formato matriz de entrenamiento por cargo 5206092-93 Organigrama 5206092-93 Formato matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole en medio ambiente formato matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole en S&SO Formato panorama de riesgos y peligros PSCLTDA Formato panorama de riesgos y peligros 5206092-93 plan de gestión integral 5206092-93 13
  15. 15.  Formato matriz de evaluación de aspectos e impactos ambientales psc ltda-5206092-93 ficha técnica perfiles de cargo 5206092-93 Identificación de proyectos potenciales. Dirección integrada de proyectos. Planeación, seguimiento y control presupuestal. Seguimiento y control presupuestal a convenios de inversión social. Estudio y diseños Desarrollo de ingenierías conceptual, básica y detalle en las áreas eléctricas, electrónicas, mecánica y civil. Levantamientos tipográficos. Estudios de factibilidad. Desarrollo e implementación de sistemas de información. diseño e implementación de sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, OHSAS-18001 e ISO 14001. Gestión y mejora de procesos. Auditorías internas a sistemas integrales de gestión. 14
  16. 16.  Progresión de mejoramiento continúo. Elaboración e implementación de planes de contingencia. Análisis de riesgos. Desarrollo y control de contratistas y proveedores. Programa integral de salud ocupacional. Higiene industrial Programa de prevención de la contaminación Diseño y/o implementación de planes de gestión integral de residuos. Estudio de impacto ambiental. Planes de manejo ambiental. En gestión humana y desarrollo del talento humano. Manejo del SAP en las áreas del presupuesto, contabilidad, nominas, materiales y tesorería. Conciliación, depuración y análisis de las cuentas de balance tanto del sector público como privado. Revisión, control y registro de todos los movimientos contables mensuales tanto del sector público como privado. Elaboración de las retenciones de IVA, retención de la fuente y renta. Elaboración de los estados financieros. Reportes financieros sobre los egresos e ingresos para la toma de decisiones. Revisión cumplimiento de los dispuesto en los estatutos de las compañías y asambleas y/o juntas directivas. Revisión y firma de declaraciones de IVA, retención en la fuente y renta. Revisión y firma de os estados financieros anuales.. Prestación de informes financieros a las juntas directivas. 15
  17. 17. Establecer los lineamientos y parámetros para realizar las actividades de laGerencia de ProyectosEjecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo,dinero, gente, materiales, energía y comunicación (entre otros) para lograr unosobjetivos pre-definidos, que va desde el inicio del Proyecto hasta la terminaciónexitosa de sus actividades.  Gerencia de proyectos: Es la planeación, Organización, dirección, control, selección de personal, motivación del mismo y coordinación de todos los recursos asignados a un proyecto para cumplir dentro de la restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.  Proyecto: Es el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera, que tienen como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los parámetros preestablecidos.  Interventoría : Es una herramienta de gestión y asesoría para asegurar a la alta gerencia de la Empresa la calidad con que el Contratista (Constructor) está desarrollando y/o implantando el sistema o la solución Contratada, con estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas (términos de referencia), del cronograma de trabajo previamente establecido y de los costos presupuestados para el proyecto.  Análisis de valor: es conveniente que sea ejecutado desde la concepción del proyecto cuando se fijan los principales objetivos y su viabilidad, y continuado durante todas las fases siguientes. Consiste en evaluar el máximo de alternativas a cada solución a ser adoptada y su relación costo / beneficio, inclusive considerando el costo operacional de cada una de ellas. Junto con el Cronograma del proyecto, el Análisis de Valor originará el Cronograma Financiero.  Planificar: "qué", "cuánto" y "cómo" debe ser hecho, determinar el camino a seguir y los métodos de ejecución en un proyecto es pensar para no equivocarse y tener que corregir después, es hacer bien en la primera vez dimensionando en calidad y cantidad los recursos 16
  18. 18. necesarios a la ejecución de la tarea, incluyendo la división, duración y concatenación de las diferentes etapas. Programar: se refiere al "cuándo" debe ser hecho aquello que fue planificado. Se trata de racionalizar los recursos disponibles dentro del compromiso de calidad, plazo y costo. Controlar: "qué", "cómo" y "cuándo" está realmente terminado. Esta fase es para evitar que las diversas actividades se desvíen de la calidad, cantidad, costo y plazo previstos, inclusive que el flujo de pagos se Mantenga dentro del cronograma financiero. Calidad: esta fase sirve para atender las necesidades del usuario a un costo mínimo y dentro de los plazos previstos. Exige normalización explícita, confiabilidad, estandarización de soluciones y repeticiones. Interventor: Representante de la interventoría en el sitio de obra. Obra: Objeto del contrato, construcción. Validar: Darle claridad a todos los documentos, antes del inicio de la obra. Campo: Sitio físico donde se desarrollan las actividades. Propietario: Es el inversionista, dueño de la obra, una entidad, una empresa. Supervisión: Proceso de revisión, verificación y comprobación del cumplimiento en calidad, cantidad y oportunidad de los servicios contratados. Contratación: Es un proceso por el cual se satisface una necesidad. 17
  19. 19. Establecer la metodología para realizar consultorías e interventorías(seguimiento y evaluación) con el fin de verificar el cumplimiento en laejecución de los contratos, investigar problemas, generar recomendaciones yprestar asistencia en la implementación de dichas medidas.Aplica a los contratos de consultoría e interventoría.  Interventoría: Es una herramienta de gestión y asesoría para asegurar a la alta gerencia de la empresa la calidad con que el contratista (Constructor) está desarrollando y/o implantando el sistema o la solución contratada, con estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas (términos de referencia), del cronograma de trabajo previamente establecido y de los costos presupuestados para el proyecto.  La Consultoría: Es el servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización, procedimientos y métodos de trabajo de una organización y la recomendación de medidas apropiadas para su solución; y la prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones  Interventor: Representante de la interventoría en el sitio de obra.  Consultor: Profesional que provee de consejo experto en un dominio particular o área de experiencia  Obra: Objeto del contrato, construcción.  Validar: Darle claridad a todos los documentos, antes del inicio de la obra  Residente: Profesional que permanece en el sitio de la obra.  Campo: Sitio físico donde se desarrollan las actividades.  Terminación Mecánica: es el concepto que se le asigna a la terminación de la obra, cuando se trata de la construcción de una Planta Industrial.  As Built: Término en inglés, muy utilizado en la industria del petróleo que significa “Como quedó construido”  Propietario: Es el inversionista, dueño de la obra, una entidad, una empresa 18
  20. 20.  Supervisión: Proceso de revisión, verificación y comprobación del cumplimiento en calidad, cantidad y oportunidad de los servicios contratados.  Contratación: Es un proceso por el cual se satisface una necesidad.  Contratista: Proponente favorecido, constructor. Corrector de Documento Document páginaInicio-fin Actividad Verificación o múltiple 1. El proceso inicia con la reunión preliminar la cual maneja variedad de temas entre el propietario del contrato, el interventor y el contratista, a continuación son mencionadas:  Revisa el alcance detallado del trabajo contratado y la información que se entregará al contratista para la construcción y los posibles diseños complementarios que estén a su cargo.  Son realizadas las aclaraciones sobre las especificaciones, normas y estándares que se aplicarán en la obra para el cumplimiento del control de calidad en todas las especialidades.  Es definida la fecha de iniciación de la obra.  Definir los canales de comunicación para la información del contrato, consultas incluyendo modificaciones y retroalimentación incluyendo quejas (escritas, verbales, telefónicas, electrónicas-mail, etc.)  Establecer el peso o factor de cada actividad.  Establecer la fórmula para calcular mensualmente el avance físico, para evaluar en términos de % el estado del cumplimiento.  Definir la coordinación que hará la Interventoría en la gestión de compra de los materiales.  Definir los trámites relacionados con Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Salud ocupacional tanto del personal del Contratista como del personal de la Interventoría. 2. Elaboración y revisión del PDT 3. Entrega y/o elaboración y aprobación de procedimientos, formatos, tipos de informes, modelo de actas requeridas para utilizar en la obra como: 19
  21. 21.  Procedimientos para la realización de pruebas que se requerirán para el control de calidad de las obras, de acuerdo con las características de la obra, el contrato y las normas que sean aplicables. Procedimiento para el manejo de los materiales, dependiendo de quién los suministre (Contratista, Propietario o ambos) Formatos para presentar curvas y programas que permitan comparar en detalle lo programado versus lo ejecutado. Formatos, gráficos para controlar los índices de gestión y los avances por cada especialidad, actividades y sub-actividades. Formatos y gráficos para control de las actividades administrativas. Definir los tipos de informes a presentar y su periodicidad. (Semanales, mensuales, final, etc.) Diseñar formatos para control de calidad del área técnica, de acuerdo en cada especialidad de acuerdo con los parámetros que se van a controlar durante el desarrollo de la obra. Actas a tramitar, las cuales se harán conjuntamente entre Contratista e Interventoría tales como: Acta de Iniciación, Acta de entrega de anticipo, Acta de liquidación parcial, Acta de Reajuste, Acta de mayor cantidad de obra, Acta de terminación, Acta de suspensión temporal de trabajos, Acta de reanudación de trabajos, Acta de entrega con pendientes, Acta de Liquidación de contrato y las que surjan de acuerdo con el desarrollo de la Interventoría.4. Firma del acta de iniciación previa presentación de la documentación prevista en el contrato de obra.5. Validación por la Interventoría de: estudios del sitio de desarrollo de la obra, planos de las localizaciones, planos de ingeniería de detalle, planimétricos e isométricos, programa detallado para la ejecución PDT con su ruta crítica, especificaciones técnicas, listados de materiales y equipos, listado de equipos a utilizar, Acuerdo del plan de supervisión con el Contratista, Procedimiento al control previo a la calidad.6. Revisar los parámetros técnicos como: Copias duras y magnéticas de los planos y diagramas Listados total de planos y diagramas aprobados para construcción Varias copias de planos por especialidad para uso en campo Especificaciones y normas Cantidades de obra Datos topográficos Memorias de cálculo Procedimientos de trabajo. Catálogos de fabricante. Listado de equipos de construcción del Contratista 20
  22. 22.  Recursos Humanos del Contratista7. Definir criterios con respecto a los documentos de la obra y detectar desviaciones del objetivo como: Que el alcance de la obra sea el indicado y no va a sufrir modificaciones. Que los precios están acordes con las cantidades de obra y no existen desviaciones. Que el plazo establecido es el adecuado y no se vislumbra prórroga. Que las especificaciones son las del diseño. Que los planos y diagramas están completos.8. Definir los documentos, pólizas, seguros que debe anexar el Contratista para iniciar el contrato, para recibir el anticipo, para los pagos parciales, etc.9. Solicitar al Contratista el Programa detallado de trabajo PDT donde quede claramente definida la ruta crítica de las obras, para aprobación de la Interventoría.10. Definir la responsabilidad del Contratista de acuerdo con lo pactado contractualmente e impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas a la aplicación de instrumentos para el desarrollo del trabajo o interventoría.11. Realizar los controles de calidad de las obras en campo con sus respectivos informes.12. Realizar por parte de los Interventores de HSE la supervisión respectiva.13. Suministrar la información que el Contratista requiera para el cumplimiento de sus obligaciones.14. Verificar mensualmente que el Contratista cumpla con el envió de documentación contractual establecida.15. Hacer seguimiento periódico de acuerdo con la frecuencia establecida, al PDT y su ruta crítica.16. Hacer seguimiento periódico a los Índices de gestión establecidos.17. Verificar el desarrollo del contrato dentro del plazo y los montos establecidos, el cumplimiento de las especificaciones técnicas, mediante la realización de las pruebas técnicas necesarias, relacionando los incumplimientos parciales o totales y solicitar con la debida sustentación y de forma inmediata la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar. 21
  23. 23. 18. Justificar técnicamente cualquier modificación al contrato (Prórroga, adiciones en valor, suspensiones en la ejecución, etc.)19. Verificar la gestión y manejo de materiales y/o equipos.20. Elaborar y entrega de informes periódicos de evaluación y/o actas de interventoría, respecto a la ejecución del contrato (avance de obra, Costos, cantidades de obra ejecutadas, estado de la ruta crítica, resultados de laboratorio, Certificados de materiales, cumplimiento de parafiscales, entre otros), así como documentar las razones de incumplimiento en que incurra el contratista para que el contratante adopte las medidas pertinentes con base en lo allí establecido. Hacer seguimiento a la organización y archivo de los documentos relacionados con los contratos y la interventoría a cargo.21. Realizar las reuniones de seguimiento establecidas.22. Analizar y evaluar en forma oportuna las condiciones de los servicios prestados por el contratista.23. Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolviendo oportunamente las que sean de su competencia. En caso contrario, remitirlas oportunamente para que sean resueltas por el Propietario.24. Identificar sucesos que puedan afectar el trabajo del contratista a fin de corregirlas.25. Aprobar el producto final, solicitar los informes escritos al contratista, analizarlos y verificar su veracidad, dejando constancia de ello.26. Participar en la liquidación final del contrato.27. Hacer informe final para el cliente.28. Hacer el Acta final de terminación del contrato y verificar que el Contratista adjunte los documentos contractuales establecidos. 22
  24. 24. Establecer los lineamientos y parámetros para realizar los estudios, diseños ydefiniciones de las especificaciones técnicas, administrativas y financierasrequeridas para la ejecución de un proyecto de ingeniería, teniendo en cuentael nivel de detalle solicitado por el cliente.Aplica para el diseño en la ingeniería conceptual, básica y de detalle.  Ingeniería Conceptual: Etapa en la cual se emprende la definición inicial del alcance y objetivos del anteproyecto. Plan o resumen que resulta de los trabajos preliminares, selección de la mejor alternativa y la mejora en la precisión de los costos estimados, que son necesarios para desarrollar la fase de planificación del proyecto.  Ingeniería Básica: Desarrollo del alcance y los planes de ejecución de la opción seleccionada para permitir la consecución de fondos u obtener el financiamiento requerido para ejecutar el proyecto y preparar la documentación que sirva de base para la ingeniería de detalle y la contratación de la ejecución del proyecto.  Ingeniería de Detalle: Revisión total de la ingeniería básica a fin de obtener el diseño detallado y muy bien especificado de la instalación necesaria para proceder a la etapa de construcción. Adecuar y actualizar el proyecto a la realidad de la empresa, toma definitiva de decisiones.  Proyecto: Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.  Revisión del diseño: Consiste en la verificación formal del diseño con miras a confirmar su conveniencia para satisfacer las necesidades del cliente y demás elementos de entrada del diseño a fin de identificar problemas y desarrollar soluciones. Se puede realizar en cualquier momento.  Verificación del diseño: Consiste en revisar que los resultados al final de una etapa, llenen los requisitos identificados como necesarios en el comienzo del proceso de diseño.  Validación del diseño: Es el proceso de verificación que el producto final y/o servicio podrá satisfacer las necesidades del cliente que lo use. 23
  25. 25.  Programa detallado de trabajo (PDT): se especifican actividades, recursos, fechas de inicio y terminación y duración de cada actividad.  Revisiones A: Revisión interna de la organización  Revisión B: Revisión que se entrega al cliente para sus comentarios  Revisión 0: Revisión final  Normas técnicas: Normas internacionales y nacionales aplicables en forma específica por especialidades (mecánica, eléctrica, civil, electrónica etc.)  Constructibilidad: Trasladar lo plasmado a la construcción.  Verificación en campo: Consiste en realizar visitas al campo para comprobar información vital para la ejecución del proyecto.  Data Sheets: Hoja de especificaciones de los equipos.  Sistemas Modificados: Hace referencia la modificación parcial o total de una estructura. Documento Corrector Decisión Documento múltiple de páginaInicio-fin Actividad Verificación  El proceso del diseño consta de 3 etapas: Ingeniería conceptual, Ingeniería básica e ingeniería de detalle las cuales s e describen a continuación.  Establecer claramente los objetivos del Proyecto  Aclarar con el Cliente las dudas y/o inquietudes que se tengan sobre el alcance del Proyecto.  Establecer los canales de comunicación con el cliente y del consultor para discutir todos los temas técnicos del Proyecto Refinación del PDT (Programa detallado de trabajo) donde se tendrá como indicador el avance real contra el avance proyectado.  Establecer el presupuesto cuyo grado de aproximación sea a un + / - 30% con respecto al costo final 24
  26. 26.  Realizar la recolección de información existente suministrada por el cliente, en manuales y catálogos, fabricantes de equipos, proveedores, internet, planos, manuales de operación, etc. Realizar la evaluación de información de campo requerida y verificar la información crítica para el Proyecto antes de iniciar los diseños. Formulación y selección preliminar de alternativas Con base en las normas generales y específicas que apliquen al diseño del Proyecto y aquellas que por indicación del cliente se deban contemplar, se inician las actividades de diseño. Definición y ubicación de las áreas físicas donde se desarrollará el proyecto. Revisión de la información de los equipos en función del espacio físico y de las normas aplicables. Determinación preliminar de las condiciones y el sistema de operación, peso y dimensiones de los equipos principales. Identificación de la tecnología más apropiada para equipos. Evaluación Técnico económica (comparación de características técnicas Vs precios). Elaborar descripción de las alternativas propuestas Elaborar cronograma de de actividades de ingeniería conceptual Realizar la evaluación Ambiental y social. Realizar la Evaluación de todo tipo de riesgos en el proyecto. Realizar la evaluación Tecnológica. Realizar la evaluación de alternativas que recopila las evaluaciones anteriores. Elaborar informe de la ingeniería en Revisión B de acuerdo con el formato establecido por el Cliente. Presentar al Cliente el informe de la ingeniería en Revisión B con las alternativas planteadas para los respectivos comentarios y ajustes al diseño presentado Comentarios y Selección de la alternativa por parte del cliente. Ajustes a los comentarios realizados por el cliente al informe Revisión B y elaboración del informe de la ingeniería en revisión 0. Entrega de informe de la ingeniería en Revisión 0 con paquete de informe final que incluye planos y documentos en copia dura y magnética (según solicitud del cliente). Elaborar el “Acta de entrega” por parte de los contactos técnicos del Cliente y el Consultor. Tramitar el Acta de liquidación Parcial o final según corresponda y la factura de cobro correspondiente. 25
  27. 27. El siguiente es el procedimiento para llevar a cabo una Ingeniería Básica:  Revisión de la ingeniería Conceptual en caso de que esta haya sido realizada por otra organización.  Diseño y dimensionamiento de equipos principales, líneas e instrumentos.  Cálculo definitivo de los sistemas mecánicos, eléctricos, civiles, hidráulicos y otros Realizar las especificaciones compra de los equipos principales con base en información tomada de catálogos, proveedores, fabricantes, etc.  Generar requisiciones de compra de equipos y materiales.  Determinar los sistemas de control.  Determinar los listados de materiales y equipos requeridos con sus data sheets. Determinar los listados de materiales.  Ajustar el presupuesto al +/- 15%.  Elaborar especificaciones típicas representadas en descripciones. Listas, notas generales, planos, dibujos, documentos y data sheets.  Establecer filosofía de operación; es decir la forma de operar los equipos y sistemas modificados.  Elaborar cronograma de montaje.  Realizar estudio de Constructibilidad.  Elaboración de las guías de operación.  Elaboración de procedimientos, normas y reglamentos de áreas eléctricas (cuando aplique)  Elaborar informe de la ingeniería en Revisión B de acuerdo con el formato establecido por el Cliente.  Presentar al Cliente el informe de la ingeniería en Revisión B con las alternativas planteadas para los respectivos comentarios y ajustes al diseño presentado Comentarios y Selección de la alternativa por parte del cliente.  Ajustes a los comentarios realizados por el cliente al informe Revisión B y elaboración del informe de la ingeniería en revisión 0.  Entrega de informe de la ingeniería en Revisión 0 con paquete de informe final que incluye planos y documentos en copia dura y magnética (según solicitud del cliente).  Elaborar el “Acta de entrega” por parte de los contactos técnicos del Cliente y el Consultor.  Tramitar el Acta de liquidación Parcial o final según corresponda y la factura de cobro correspondiente. 26
  28. 28. El siguiente es el procedimiento para llevar a cabo una Ingeniería de detalle:  Revisión de la ingeniería Básica en caso de que esta haya sido realizada por otra organización Realizar planos finales de los equipos con las dimensiones reales. Realizar planos de conexionado.  Memorias de cálculo definitivos de los sistemas civiles, mecánicos, hidráulicos y eléctricos Hacer presupuesto total y detallado +/- al 5%.  Definir listado real de repuestos críticos.  Definir filosofía de mantenimiento  Definir Plan de mantenimiento y puesta en operación.  Realizar especificaciones para el contrato de montaje  Hacer los manuales de operación  Elaborar informe de la ingeniería en Revisión B de acuerdo con el formato establecido por el Cliente.  Presentar al Cliente el informe de la ingeniería en Revisión B con las alternativas planteadas para los respectivos comentarios y ajustes al diseño presentado Comentarios y Selección de la alternativa por parte del cliente.  Ajustes a los comentarios realizados por el cliente al informe Revisión B y elaboración del informe de la ingeniería en revisión 0.  Entrega de informe de la ingeniería en Revisión 0 con paquete de informe final que incluye planos y documentos en copia dura y magnética (según solicitud del cliente).  Con el acta de entrega debidamente diligenciada proceder a realizar conjuntamente con el Interventor el Acta de liquidación.  Tramitada el Acta de liquidación y la factura de cobro correspondiente.  Revisión B  Revisión 0  Planos  Actas parciales y finales. 27
  29. 29. Coordinador De Gestión Administrativa Profesional Junior.Gestor de seguimiento y financieroConsultoría para la gestión administrativa y técnica de la etapa de ejecución ycierre de los contratos asociados a la vicepresidencia de servicios y tecnologíasde ECOPETROL S.A…sus direcciones y áreas del corporativo.EPSILON  Responder por las actividades que realice el equipo de trabajo, así como de la gestión Administrativa de los contratos objeto de la misma.  Integrar las funciones de cada uno de los miembros del equipo de gestión administrativa con acciones de combinación, unificación, consolidación y articulación que coadyuven a que el objeto contractual se cumpa por parte del Contratista de ejecución.  Responder las observaciones inquietudes o requerimientos de los funcionarios de ECOPETROL, (gestor y administrador del contrato).  Verificar y hacer seguimiento al avance de los contratos signados para su gestión. 28
  30. 30.  Revisar y suscribir los documentos administrativos pertinentes a los contratos asignados para su gestión.  Revisar los informes de avances de obras o servicios y de ejecución presupuestal.  Gestionar la consolidación y cumplimiento respecto a los productos entregables.  Consolidar el informe financiero de todo el portafolio de contratos.  Realizar la evaluación de desempeño de contratistas y la socialización de la misma con los contratistas, de los contratos asignados para su gestión.  Administrar el indicador de oportunidad de pagos.  Buena planeación de los proyectos a ejecutar en todas sus fases.  Presentar informes periódicos relacionados con la ejecución del proyecto, a la gerencia.  Asegurar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene durante la ejecución de los trabajos.  Buena planeación de los proyectos a ejecutar en todas sus fases.El ingeniero que entreviste se encuentra laborando en esta organización desdeel 28 de julio del 2009, durante este periodo ha demostrado responsabilidad,cumplimiento y compromiso con las labores encomendadas, así mismo un altosentido de pertenencia con la Organización.Nombre: Danny Rafael Vergara AnguloCC: 8.852.164 de CartagenaTítulo Universitario: Ingeniero IndustrialNúmero de tarjeta profesional: 08228108151ATLCorreo electrónico: Danny. Vergara@ecopetrol.com.coDirección: Km 10 vía Mamonal –Refinería de CartagenaTeléfono: 66 - 82657Avantel: 8*1516 29
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