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30 raisons d'adopter les outils collaboratifs
 

30 raisons d'adopter les outils collaboratifs

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Livre blanc du Master 2 Management de projet et innovation : 30 raisons d'adopter les outils collaboratifs

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    30 raisons d'adopter les outils collaboratifs 30 raisons d'adopter les outils collaboratifs Presentation Transcript

    • 2 SommaireEquipe éditoriale __________________ 3Introduction _____________________ 4Problématique ____________________ 6Vision Utilisateurs _________________ 7Vision Managers __________________ 9Vision Entreprise _________________ 11Panorama des outils ______________ 13Conclusion ______________________ 18Webographie ____________________ 19 Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 3 Equipe éditoriale Comité de rédaction : Editorial et enjeux : ALAMI IDRISSI CHENTOUFI Salma, DUMAS Julien, SELLOUM Mustapha, SHEN Tianshu et WANG Shan. Vision Utilisateurs : CONORT Anne-Florence, COSTA REDOL Julie, MARTIN Hugo, MEREL Aurélie, MONEYRON Camille et ROUSSEL Caroline. Vision Managers : GENILLIER Florence, LABOUCHEIX Marine, PLEGUEZUELOS Lydia et POUJOL Marie-Lise. Vision Entreprise : CHEYNOUX Alicia, DELORME Marilyn, FAU Emmanuelle, PRIEST Jérôme, SERIEYS Mickael, SILVEIRA Charlotte et TINDILLE Clément. Panorama des outils : GENDRE Alexandra, GRENET Clément, KARBANOVICH Veronika, KURDANINA Veronika, SERRA Benjamin et VEYSSIERE Clément. Comité de design : CAVARD Romuald, FAGNOT Thomas, FEDERSPIEL Jean, HOYEAU Justin, MOLIMARD Thibaud et SEMETEYS Axel. Comité de pilotage : BOBARD Caroline, CIPIERE Laure, JOINAU Marie, LEFEVRE Marion, METZGER Marien, MORANGE Ludovic, MOREL Solenne et XAVIER José. Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 4 Introduction« Travailler en collaboration, cela veut dire La Stratégie Gagnante: Des outils pour travailler ensemble, partager et gérer des prendre la projets en commun. moitié de son Le partage dinformations et de travaux professionnels est essentiel à la communication temps à et à la productivité de lentreprise. Grâce à certains outils sur internet, les collaborateurs expliquer à peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail en temps réel. Cesl’autre que ses applications web sont simples dutilisation et permettent notamment daméliorer la idées sont communication interne dans lentreprise. stupides… » Beaucoup d’entreprises ont pris conscience du rôle important que peuvent jouer les Georges outils collaboratifs dans lorientation stratégique de lentreprise. Wolinski. Une étude du cabinet international Gartner sur limplantation croissante doutils collaboratifs dans les entreprises montre que les entreprises vont continuer à séquiper en applications collaboratives dans les années à venir. Le chiffre daffaires du secteur représentait 570 millions de dollars en 2009. Il devrait augmenter denviron 15% avec 660 millions en 2010 et poursuivre sa progression en 2001 avec une prévision denviron 770 millions. Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 5 Enjeux Les enjeux sont autant organisationnels, managériaux que technologiques : Analyser le fonctionnement global et le remettre en cause Se recentrer sur les processus de travail Constituer des groupes transversaux avec pour objectif la satisfaction du client en corrélation avec celle de la hiérarchie Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 6 Problématique Les outils collaboratifs ont donné naissance à une nouvelle notion qui est « l’intelligence collective » Les individus ont appris à collaborer et à travailler dans un champ « commun ». Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 7 Vision Utilisateurs Les avantages du point de professionnel, tablette...), sans frais ni connaissances spécifiques, même hors vue des utilisateurs : connexion. Implémenter un outil collaboratif au # 2 Créativité : Les utilisateurs sont sein dune organisation nécessite stimulés car la confrontation des opinions l’implication et l’intérêt de chacun. Pour de chacun aboutit à des solutions plus cela, les éditeurs ont pensé leurs logiciels innovantes. afin qu’ils soient ergonomiques et intuitifs. # 3 Meilleure implication : La # 0 Le terme « utilisateurs » : Il ne satisfaction issue de leur participation concerne pas uniquement les active à l’enrichissement de la base de opérationnels mais bien toute personne connaissances de l’entreprise. ayant un intérêt à se servir de l’outil, quel que soit son niveau hiérarchique. Voici une # 4 Optimisation du travail : Les liste non exhaustive des avantages que informations sont mises en commun grâce l’on peut retirer de l’utilisation d’un tel à une production en temps réel. Le travail outil. en groupe est optimisé puisqu’il évite dêtre dépendant de l’avancée du travail # 1 Simplification du travail en groupe des autres. : Les collaborateurs peuvent avoir accès aux documents centralisés depuis # 5 Autonomie : Les utilisateurs ont le différents supports (portable, ordinateur choix entre travailler de manière Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 8 synchrone et/ou asynchrone, ce qui accroit # 10 Multitude des formats : De leur indépendance dans la réalisation des multiples formats sont disponibles tâches. (traitement de texte, feuille de calcul, diagramme, etc.), le problème de # 6 Réseau d’experts : L’outil permet versionning ne se pose donc pas. dintégrer au sein de lentreprise un réseau de personnes compétentes grâce au partage des contacts entre les utilisateurs. # 7 Interactions : Le système de conversation permet aux utilisateurs d’interagir au sein du document afin de pouvoir partager des idées en temps réel. # 8 Mode de travail : L’intuitivité des outils amène les utilisateurs à modifier leurs habitudes de travail en intégrant les fonctionnalités dans leur quotidien. # 9 Sauvegarde online : Le système de synchronisation assure à lutilisateur la prévention de tout problème de sauvegarde et de conservation des données. Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 9 Vision Managers réel le travail qui a été fait et son avancé. L’outil permet également la gestion en Les avantages du point de amont du projet et son suivi en incluant le vue des managers : partage de fichiers, la liste des dernières modifications effectuées par les # 1 Gain de temps : L’utilisation d’un utilisateurs ainsi que les différentes outil collaboratif en ligne signifie que vous discussions sur le sujet en question afin de pouvez rapidement mettre un projet en faire émerger de nouvelles connaissances. route. En effet, il est possible de créer des documents partagés où les modifications # 4 Aide à la décision : L’émergence des sont effectuées en temps réel. Toute idées permet une confrontation des personne avec un navigateur Internet et le intérêts de chacun facilitant la prise de bon mot de passe a un accès immédiat à décision dans les recherches de bonnes l’espace projet. solutions. Cette capitalisation des connaissances accélère considérablement # 2 Gain de coût : Vous n’avez pas à le processus d’innovation. mobiliser en interne des ressources informatiques pour gérer et mettre à jour # 5 Espace d’échange : L’outil permet le logiciel. Ceci est fait automatiquement de créer des espaces de discussion, de et vous utilisez toujours la dernière réunion, de projet, de formation Pour ce version. faire, aucun besoin d’attendre l’installation de logiciels ou d’équipements de support # 3 Faciliter le suivi du travail : puisque ces documents sont disponibles en Puisque cela vous permet de voir en temps Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 10 ligne et immédiatement après leur publication. # 9 Sécuriser le partage de l’information : Grâce aux autorisations # 6 Programmation de réunion rapide daccès et à des échelles dhabilitations. : Il permet une mise en commun d’une Les personnes ont ainsi accès à un base de données collaborateurs, avec leurs certains nombres d’informations les agendas, le manager peut synchroniser et concernant. programmer plus facilement des réunions. Grâce aux outils collaboratifs, le manager # 10 Favoriser une communication peut consigner l’ensemble des plus transparente pour tous : Cela vous permet de fournir le même niveau coordonnées, voire des intervenants d’informations à tous. Il n’y a pas extérieurs. d’inégalités puisque chacun a accès librement aux informations # 7 Faciliter la supervision : L’outil communiquées. collaboratif permet également de contrôler l’avancée du travail de chacun et la globalité du projet ainsi que de déceler les éventuelles erreurs réalisées. Il peut transmettre les modifications et diffuser une mise à jour du planning. # 8 Optimiser les apports au projet : Il permet à chacun de diffuser un plus grand nombre de documents en un minimum de temps et d’interagir entre les différents apports des collaborateurs afin de développer le projet. Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 11 Vision Entreprise d’identifier de nouveaux talents. La pérennité et la réussite des entreprises Les avantages du point de dépendent du savoir de leur personnel et vue de l’entreprise de leurs partenaires commerciaux, doù la nécessité de mettre en place des outils # 1 Favoriser les échanges : Les pour conserver les savoir-faire et les différentes business unit implantées dans connaissances de lentreprise. plusieurs pays du monde peuvent ainsi échanger plus facilement des informations. # 4 Mutualiser les connaissances : Les Cela réduit par conséquent les distances outils collaboratifs facilitent la géographiques et les délais de réactions. consolidation et lévolution des Ainsi, les projets à distance peuvent se connaissances et des méthodes de développer plus facilement. lentreprise ; cela grâce à l’accès immédiat et simultané aux informations essentielles # 2 Optimiser l’immatériel : de l’entreprise et des projets en cours. Lentreprise a la possibilité de se décharger dun ou plusieurs serveurs # 5 Développer les liens entre les supplémentaires : en limitant la membres : Les échanges permettent de multiplicité de l’immatériel. L’utilisation tisser des liens entre les participants, de d’un même outil permet donc de regrouper construire et d’animer les communautés. l’ensemble des fichiers de cette dernière. Le développement des échanges améliore la cohésion et le sentiment # 3 Identifier de nouveaux talents : d’appartenance. C’est un processus dinnovation qui permet Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 12 # 6 Favoriser l’entraide : De ces outils rapide et directe : donner l’information à découle une forme d’entraide entre les la bonne personne, au bon moment et membres de l’entreprise ou de l’équipe sous la bonne forme. projet. Ainsi, les solutions des uns # 10 Publications publiques ou permettent de résoudre les problèmes des privées : Les documents que l’on publie autres. dans le but d’un travail collaboratif peuvent être publics ou privés. Il est alors # 7 Développer la créativité : De cette possible de choisir à tout moment les entraide, l’entreprise bénéficie d’un personnes qui peuvent les consulter, les avantage réel en terme de créativité. Cela commenter ou les modifier. Dès lors, facilite le processus d’innovation et l’entreprise peut être certaine de la l’identification de nouveaux talents. fiabilité de ses données puisqu’elle seule en maîtrise l’accès. # 8 Améliorer la transférabilité des fichiers : Ces outils permettent une meilleure transferabilité des fichiers et optimisent le partage. Il n’y a plus de problème de versionning, et tous les types de fichiers peuvent être lus et modifiés. # 9 Recherche de contacts favorisée : Elle est facilitée grâce aux répertoires partagés. Globalement la communication est améliorée grâce à une diffusion plus Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 13 Panorama des outils 1. Outils de communication L’application Webex Social : et d’échange d’informations - Puissance des réseaux sociaux L’exemple de Webex - Partage de contenus Webex est un Software as a Service Alternatives à Webex : (SAAS) créé par l’entreprise Cisco et qui - Skype dispose de plusieurs outils collaboratifs. - Adobe Connect Lapplication WebEx Meetings : http://www.webex.fr/ - Fonctions de visioconférence - Chat Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 14 2. Outils de travail partagé - La synchronisation se fait ou de travail en groupe automatiquement dès quun changement L’exemple de Dropbox est détecté - Possibilité de partager vos documents Dropbox est un service de stockage et de avec dautres personnes partage de copies de fichiers locaux en ligne proposé par Dropbox, entreprise - La transmission des données est localisée à San Francisco, en Californie. sécurisée via SSL Principales fonctionnalités : - Les données stockées sur les serveurs de DropBox sont cryptées (AES-256) - Synchronisation de fichiers quel que soit sa taille Alternatives à Dropbox: Google drive; - Fonctionne sous Windows, Mac et Linux Box; Sky drive; Evernote. https://www.dropbox.com Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 15 3. Outil de gestion des Les alternatives à Nuxeo: connaissances Alfresco (Angleterre) ; SharePoint (Etats- Description : Unis) ; O3Spaces (Pays-Bas). Nuxeo DM est un outil de gestion Le Radar d’usages purement documentaire. Nuxeo DM est une version très packagée de loutil, qui propose une orientation et une utilisation standard, mais permet une personnalisation avancée de linterface et des mécanismes grâce à Nuxeo Studio, outil graphique de configuration de loutil (malgré tout réservé aux utilisateurs avertis). Fonctions : - La gestion des versions pour suivre les modifications des documents effectuées Source : referentiel.useo.fr par différents membres du groupe ; - La création et la récupération de versions (check-in/check-out) avec un mécanisme de verrouillage ; - Lhistorique et les règles de versioning configurables pour suivre lévolution du contenu et ses modifications ; - La gestion des tâches et les workflows pour vous aider à organiser et prioriser le flux des informations ; - Les tableaux de bord personnels pouvant être personnalisés à laide de "gadgets". Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 16 4. Outil de coordination Il vous permet de faire un sondage pour trouver un créneau commun et de le L’exemple de Doodle synchroniser avec les Agendas électroniques majeurs tels qu’Outlook, Doodle est un petit logiciel utilitaire en Google et iCal. Il répond parfaitement aux ligne, il est très simple d’utilisation et très besoins des groupes à trouver une date pratique. Il permet de fixer une date de commune. rendez-vous à plusieurs en 3 clics. Chaque utilisateur peut voter via cette plateforme Les fonctions avancées permettent pour convenir d’une date ou alors pour également dutiliser Doodle pour des soutenir un projet. Cela fait de Doodle un inscriptions avec un nombre limité de outil collaboratif essentiel aujourd’hui place, pour caler des rendez-vous où une pour l’entreprise. même date ne peut être prise que par une personne. http://www.doodle.com/ Avantages pour lanimation de réseaux : - Très simple, très facile, très rapide à utiliser - Gain de temps - Visibilité des disponibilités des uns et des autres : calage spontané entre participants Première expérience doutil web 2. - L’organisateur n’a en tout et pour tout que deux mails à envoyer, le premier pour solliciter les invités, le deuxième pour les informer de la date retenue - L’ergonomie et la simplicité fait que la tâche devient ludique pour tous Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 17 Doodle génère une forme d’intelligence collective. Il existe des autres sites internet qui proposent de fixer les rendez- vous on-line, on peut citer les sites suivants : www.meetomatic.com www.whenisgood.net www.gathergrid.com www.whenshouldwe.com Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 18 Conclusion L’outil collaboratif permet le partage des connaissances et des idées de l’ensemble des collaborateurs des entreprises à travers un réseau d’applications « interconnectées ». La réussite de l’utilisation de cet outil dépend de l’adhésion des collaborateurs, de leur implication et de leur motivation. Finalement : il faut que votre entreprise prenne conscience de l’utilité des outils collaboratifs et savoir que leur adoption est une étape vers le progrès. Cela vous permettra de mener au mieux vos projets d’entreprise avec vos collaborateurs. Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne
    • 19 Webographie http://leblogdumanagementdeprojet.com/ http://www.collaboratif-info.fr/ https://www.dropbox.com/ http://www.webex.com/ http://www.doodle.com/ http://reseaux.cdrflorac.fr/ http://www.elearning-cegos.fr/ Livre blanc 2012 – Outils collaboratifs – M2 Management de projet et innovation – Université d’Auvergne