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Portais Corporativos: multiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturacao

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Neste artigo discorremos sobre algumas definições importantes a respeito da tecnologia de portais e desafios para a geração de valor a partir destas ferramentas.
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  1. 1. Gestão do Conhecimento Portais Corporativos biblioteca Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação Portais Corporativos estão sendo implementados em organizações dos mais variados portes para a integração e disseminação de informações valiosas; suporte a colaboração de equipes e parceiros; e finalmente e, de forma crescente, para melhor atender aos clientes da organização. Neste artigo discorremos sobre algumas definições importantes a respeito da tecnologia de portais e desafios para a geração de valor a partir destas ferramentas. Damos destaque em particular ao desafio de se definir abordagens para estruturar Portais Corporativos levando-se em consideração necessidades específicas de usuários, departamentos, unidades de negócio, processos, temas estratégicos, projetos, comunidades etc. José Cláudio Terra, Dr. InTroDução últimos 10 anos. Isto, logicamente, representa um desafio fantástico para organizações de qualquer Numa economia baseada em informação e porte, pois a explosão informacional da última conhecimento, conseguir encontrar informação década transformou nossas maiores organizações de valor de forma rápida significa aumento de em uma verdadeira colcha de retalhos na qual produtividade para os colaboradores mais graduados convivem múltiplos sistemas, múltiplas intranets, e estratégicos para a organização; significa também sites, extranets e na qual indivíduos, grupos e que a informação está minimamente organizada departamentos têm uma enorme autonomia para e, portanto, melhor preservada e protegida quanto criar, guardar e disseminar informações em um ritmo ao seu uso e distribuição; significa, finalmente, incompatível com a capacidade das organizações uma maior capacidade da organização em em gerenciar o que se produz e se consome de alavancar ativos de conhecimentos pré-existentes informação. Prevalece um sentimento de frustração na organização. Enfim, gerenciar informação entre gestores de informática e informação (CIOs). significa, atualmente, uma questão fundamental de Vários destes se sentem como um homem ou mulher governança corporativa e competitividade. É neste solitária lutando contra um enorme dique com várias contexto que se inserem os Portais Corporativos. fissuras, que deixam a água vazar. A cada fissura Eles representam, em suas implementações de que ele ou ela consegue fechar, várias outras maior êxito, não apenas uma classe de tecnologias, fissuras são abertas. A cidade será inundada... mas também uma postura, abordagem e conjunto de políticas e regras para gerenciar a informação. Há esperança, no entanto. Alguns dizem que a humanidade está condenada a buscar Caos InformaCIonal constantemente soluções para os próprios problemas que ela cria. Ou, segundo a teoria das restrições, a Tudo indica que nos próximos 10 anos o volume cada restrição vencida ficam mais evidentes outros de informação dentro e fora das organizações tipos de restrição que antes as organizações nem vai crescer muito mais rapidamente do que nos sabiam existir. A esperança para o caos atual se © Terraforum Consultores
  2. 2. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação biblioteca www.terraforum.com.br baseia, em boa medida, na implementação das desenvolvimento sofisticadas. seguintes ações: A confusão é advinda de algumas razões muito • Mecanismos de buscas avançados: os específicas: todas as tecnologias acima apresentam mecanismos mais avançados permitem tratar tanto uma interface web; todas incluem mecanismos de o desktop, como redes internas das empresas busca e todas aceitam senhas para aplicações como grandes bases de dados. Isto significa que específicas e, finalmente, como, não poderia todo arquivo é indexado. Incluem-se aqui tanto deixar de ser, todos os fornecedores de tecnologia documentos mais comuns do pacote Office, como dizem tudo poder. Dizem se tratar apenas de uma fotos, vídeos etc. No primeiro caso, a partir de integração via XML. Esta confusão fica evidente busca full text e busca em tags em outros tipos de em processos de concorrência no qual diversos arquivos. fornecedores de tecnologia concorrem e, não raro, • Taxonomia e Categorização Automática: Os variações de preço são dramáticas. Conhecemos softwares de busca mais avançados trabalham vários casos no qual a proposta mais cara é 7 ou 8 com o conceito de Smart Folders, isto é, folders vezes mais cara do que a oferta mais barata. preenchidos dinamicamente a partir de categorização automática e múltipla. Múltipla quer dizer que se Antes de tentar dar uma resposta mais específica é abandona o conceito tradicional e hierárquico de crítico lembrar que Portais Corporativos precisam ser categorização de documentos das bibliotecas implementados em organizações que já investiram, físicas, no qual cada documento se encontra em em alguns casos, milhões e milhões de reais e um único local. Segundo as abordagens tanto de milhares de horas de trabalho para o desenvolvimento classificação manual (estruturas de classificação), de inúmeros aplicativos e, em alguns casos, vários como de classificação automática (Smart Folders) websites e intranets departamentais. Neste sentido, pode-se chegar aos documentos digitais a partir de há uma piada bastante corrente no mundo da TI que vários caminhos distintos. diz que Deus só criou o mundo em 7 dias porque • Portais Corporativos Avançados: ver definição não havia legado. Enfim, Portais Corporativos abaixo. precisam co-habitar em uma selva com múltiplos animais (sistemas) e, às vezes, mais importante: DefInInDo PorTaIs CorPoraTIvos vários stakeholders bastante poderosos. Em um ambiente empresarial com diversas Portais Corporativos possuem diversos níveis tecnologias concorrentes (linguagens e plataformas) de sofisticação, no entanto, existem algumas e níveis de sofisticação bastante diversificados características básicas que permitem definir que é difícil mesmo aos mais experientes CIOs (Chief uma plataforma de desenvolvimento pode ser Information Officers) definirem o que vem a ser considerada um Portal Corporativo. Entre as um Portal Corporativo. A confusão é generalizada: principais encontram-se as seguintes: colocam-se, muitas vezes, na mesma cesta coisas como sites desenvolvidos em HTML simples, • Single sign-on: trata-se da possibilidade de mecanismos de busca avançados e classificação autenticação segura e única dos usuários do portal automática, sistemas de gestão de conteúdo, a partir da perfeita integração com os aplicativos biblioteca digitais, sites de e-commerce, aplicativos de gerenciamento de usuários da organização. de várias naturezas que são browser-based, intranets Na prática, isto significa que o usuário não precisa com vários tipos de aplicativos e plataformas de digitar sua senha novamente ao entrar no portal ou © Terraforum Consultores
  3. 3. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação biblioteca www.terraforum.com.br em qualquer aplicativo existente na empresa e que tecnologias bem simples. Neste contexto, como fica se encontra integrado ao portal; a estruturação de Portais Corporativos? Depende • Personalização: a possibilidade de cada usuário muito da tecnologia? Logicamente que do ponto personalizar sua forma de navegação, incluindo de vista das possibilidades de integração e uso de layout e navegação, assim como definir facilmente recursos avançados a resposta é “sim”. Do ponto de (arrastando webparts) quais aplicativos terá integrado vista lógico, no entanto, é possível definir portais a ao seu próprio portal são características que apenas partir da lógica do ambiente de trabalho do usuário. Portais Corporativos dispõem. Os portais mais O quadro abaixo procura mostrar que estes são avançados são capazes de, dinamicamente, a partir considerações paralelas. O lado esquerdo mostra a de business rules, prover informação específica a crescente sofisticação e incorporação de tecnologias cada usuário ou grupo de usuários com base no e funcionalidades: começando de simples sites seu perfil pessoal estático e mesmo dinâmico, ou e intranets até chegar a níveis elevados de seja, com base em seu padrão de acesso, uso e sofisticação com portais que incluem mecanismos publicação de informação. de personalização, colaboração, workflow e • Integração: Portais Corporativos dispõem business intelligence. O lado direito do quadro, no de um grande número de webparts ou APIs entanto, talvez seja mais importante, pois parte da (application programa interfaces) que permitem a lógica do usuário e destaca que Portais Corporativos rápida integração de aplicativos e sistemas, com podem ser construídos a partir de várias iniciativas muito pouca necessidade de programação ou independentes, mas interligadas. customização de plataformas. • Portabilidade: Portais Corporativos avançados PorTaIs CorPoraTIvos: permitem que um portal seja facilmente acessível evolução e esTruTuração } por meio de vários tipos de hardware como PCs, terminais, palms, celulares Meu Local de Trabalho Portais = Processos + Business Intelligence etc. • My Personal Spaces Portais = Colaboração Interna e Externa • Escalabilidade: o último teste • My Teams Portais = Personalização + Customização é o do desempenho, pois várias • My Projects plataformas que se dizem Portais Portais = Conteúdo + Aplicações + Serviços • My Communities • My Processes Corporativos não são capazes de lidar Portais = Busca Categorizada (Avançada) • My Unit com números elevados de usuários Portais = Busca • My Organization acessando de forma simultânea Sites, Intranets e Extranets • My Interests o portal. Portais Corporativos avançados incluem mecanismos Fonte: elaborado pelo autor de gestão e distribuição de carga e tráfego garantindo velocidade e segurança. A lógica do quadro acima, principalmente seu lado direito, é de uma República Federativa. Como no esTruTuranDo ConTeúDo caso de um país, o cidadão é afetado por várias e PorTaIs CorPoraTIvos instâncias governamentais: Comunidade, Bairro, Município, Estado e Governo Federal. No caso Logicamente nem todos os Portais Corporativos de Portais Corporativos, a situação é similar, pois incluem todos os requisitos acima citados. Por portais podem ser desenvolvidos a partir de várias outro lado, muitas iniciativas nas organizações perspectivas, com diferentes escopos, públicos chamadas de “Portais Corporativos” utilizam atingidos, orçamentos, duração etc. A grande © Terraforum Consultores
  4. 4. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação biblioteca www.terraforum.com.br questão, particularmente em grandes organizações, não é tentar gerenciar todas as perspectivas de um portal corporativo de forma centralizada. A perspectiva não pode ser a de broadcast, pois o conceito do portal, embora possa ser empregado com diferentes objetivos (ex: melhorar a gestão de processos; fomentar a colaboração dentro e fora da empresa; reduzir custos de serviços; etc), é de que ele é o local de trabalho dos information workers. E estes profissionais lidam diariamente com múltiplos desafios em termos de acesso à informação, s aplicativos, colaboração, projetos e gestão organizacional em múltiplos níveis (departamento, unidade de negócio etc). Eles precisam ter certo grau de adequação do portal a suas necessidades individuais. Assim, é a partir do tênue equilíbrio entre os objetivos organizacionais e as necessidades dos indivíduos que se estruturam Portais Corporativos. A não compreensão deste fato pode levar a dois extremos claramente indesejáveis: burocracias digitais ou webanarquia. É no contexto acima que se insere a crítica questão da governança de portais. Isto, porém, fica para um outro artigo. *** José Cláudio C. Terra é presidente da TerraForum Consultores. Atua como consultor e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal, na França e no Brasil. Também é professor de vários programas de pós-graduação e MBA e autor de vários livros sobre o tema. Seu email é jcterra@terraforum.com.br © Terraforum Consultores
  5. 5. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação biblioteca www.terraforum.com.br a emPresa arTIgos relaCIonaDos A TerraForum Consultores é uma empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos clientes da empresa são, em sua maioria, grandes Portais Corporativos: Novo Instrumento de Gestão da Informação e médias organizações dos setores público, privado Entendendo os Níveis de Sofisticação de um Portal Corporativo e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e também no exterior, tendo escritórios em São Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência em Gestão do Conhecimento no país. Além disso, conta com uma equipe especializada e internacional de consultores. PuBlICaçÕes Terraforum Winning at Collaboration Commerce Gestão do Conhecimento e E-learning na Prática Portais Corporativos, a Revolução na Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio Empresarial Gestão do Conhecimento em Pequenas e Médias Empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gestão de Empresas na Era do Conhecimento © Terraforum Consultores

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