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Portais Corporativos e Gestao de Conteudo

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Aborda a relação entre a Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e os Sistemas de Gestão de Conteúdo. Apresenta as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo adequada, desde suas funcionalidades, design, regras, controle e arquitetura.
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Portais Corporativos e Gestao de Conteudo

  1. 1. Aborda a relação entre a Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e os Sistemas de Gestão de Conteúdo, e apresenta as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo adequada, desde suas funcionalidades, design, regras, controle e arquitetura. São discutidas necessidades como metadados, tecnologia de informação, e usabilidade. Um componente importante de qualquer É evidente que os SGCs estão se tornando solução de portal corporativo deveria ser a uma necessidade prática em operações web descentralização e delegação de poder para onde milhares de páginas compartilham de que os funcionários possam facilmente incluir elementos comuns (ex: marca da empresa). É informação e conhecimento no sistema e ter muito difícil manter a integridade de páginas estes “inputs” eficientemente e rapidamente de site e seus vários links, de maneira geral, distribuídos para grupos específicos, toda a sem o uso de SGCs avançados. Em um empresa e até mesmo clientes. Dessa ambiente de publicação web, uma simples maneira, as implementações Sistema de página ou conjunto de páginas pode ser Gestão de Conteúdo (SGC), associadas com formada a partir de centenas de fontes de implementações portais corporativos dados, links, gifs e imagens, que são representam uma oportunidade formidável e armazenados em arquivos distintos. um desafio para as organizações e consultorias envolvidas na implementação de Os SGCs, inicialmente desenvolvidos para portais corporativos. grandes operações de publicação de conteúdos – caso dos portais e empresas De acordo com o Yankee Group, as vendas de jornalísticas - são claramente ferramentas de software de gerenciamento de conteúdo estão compartilhamento do conhecimento e previstas para crescer de 900 milhões de deveriam ser tratadas como tais. Os SGCs dólares em 2000 para 3 bilhões de dólares em mais avançados permitem a integração fácil e 2004. A previsão da Strategy Partner coloca o dinâmica de dados muito estruturados (dos número de 3 bilhões de dólares em 2004 como sistemas de back-end) e de dados não- um cenário pessimista e prevê 13 bilhões de estruturados (informados pelos indivíduos de dólares em um cenário otimista. À luz dessas dentro e de fora da empresa). Os SGCs previsões, não é nenhuma surpresa que podem também ser integrados profundamente estejamos vendo atualmente um grande com aplicações eletrônicas de workflow e número de fornecedores nesse mercado. outras ferramentas de colaboração e Esses fornecedores variam de pequenos gerenciamento de projeto. Um processo provedores de soluções ASP até soluções de padrão de SGC geralmente envolve os nível empresarial. seguintes passos: 1) Criação de Documentos; 2) Revisão de Documentos; 3) Inclusão de ©TerraForum Consultores 1
  2. 2. Metadata e Controle de Qualidade; 4) Arquivamento ou Eliminação dos Documentos. Publicação; 5) Revisão Periódica; e 6) Eles são descritos na figura, abaixo: Figura: Processo Padrão de Gestão de Conteúdo Arquivamento Criação de Revisão de Indexação & tempo Publicação Revisão Documentos Documentos C. De Qual. Eliminação Fonte: “Portais Corporativos: a Revolução na Gestão do Conhecimento”, de José Cláudio Terra e Cindy Gordon, Negócio Editora As implantações de SGC podem • Facilidade para os usuários não-técnicos desempenhar um papel crítico na continuarem a trabalhar com seus implementação dos portais corporativos. aplicativos de escritório (desktop); Os SGCs fornecem a infra-estrutura • Os templates são modificados facilmente; técnica e os processos centrais que • Metadata é incluida automaticamente; garantem que o conteúdo correto, • Permite-se a criação de documentos atualizado e pontual estará disponível baseados em XML por usuários que para aqueles que precisarem. Embora desconheçam XML; engenhosa, em um nível conceitual, as • Facilidade para o usuário organizar, plataformas SGC podem ser bastante classificar e fazer referências cruzadas do diferentes em termos de suas várias conteúdo que está sendo publicado; características técnicas. Algumas das • Permissão para o usuário associar características encontradas nas soluções facilmente termos de busca (palavras- SGC mais avançadas estão incluídas, chave) com o conteúdo criado; mas não limitadas, na seguinte lista: • Suporte à publicação de conteúdo em muitos tipos de arquivos (ex.: áudio, Funcionalidades de Criação e Design vídeo, imagem, apresentação, código • Existem poucas limitações de HTML, componentes Java, arquivos ZIP layout e projeto; para download, etc.); • O conteúdo é separado do • Permissão para os criadores de conteúdo formato; incluírem níveis de prioridade no • Inclusão de ferramentas gráficas documento que será publicado ou e intuitivas para se construir um distribuído para grupos selecionados; workflow; • Habilidade para customizar • Permite-se que os usuários não dinamicamente a navegação, o conteúdo apenas publiquem informação / e aplicativos que serão mostrados a conteúdo, mas também diferentes grupos de usuários; customizem facilmente a • Usuários podem utilizar as ferramentas interface de suas publicações; para criação de conteúdo que lhes sejam ©TerraForum Consultores 2
  3. 3. mais adequadas. Isto quer dizer que • São fornecidos relatórios e pessoas sem um perfil técnico podem ferramentas para monitorar facilmente continuar a utilizar aplicativos de escritório o sistema; (word, excel, etc) e pessoas com um perfil • Inclui alertas via e-mail para os técnico mais avançado podem continuar a administradores; trabalhar com “power tools” para design • Arquivos totalmente passíveis de sofisticado. auditoria são fornecidos. Definição de Regras Além dessas características operacionais • Permite-se mudanças fáceis de essenciais, uma série de outras considerações regras para autoria, edição, que devem ser feitas antes de optar por uma aprovação, publicação e remoção de solução específica de SGC. Muitas dessas conteúdo; questões são altamente técnicas. Na lista • Os usuários comuns podem também abaixo, selecionamos umas poucas questões definir ou mudar facilmente as regras que os gerentes de TI devem levantar. e fluxo do processo de publicação das páginas; Arquitetura • Os empregados e/ou o webmaster • Ele inclui servidores separados para podem gerenciar facilmente papéis e desenvolvimento, teste e produção? direitos de acesso; • Ele inclui um repositório global e • Permite-se a publicação pública e robusto? O sistema permite a criação com controle de privacidade (isto é, de repositórios regionalizados / os usuários controlam quem têm agrupados? acesso às suas páginas publicadas). • Qual o nível de granularidade que o conteúdo pode ser armazenado no Administração e Controle de Versões repositório? Esses níveis são • Muitas opções para controle de facilmente configurados pelo usuário? versão; As partes de um conteúdo são • Permite-se visualizar o “histórico de facilmente remontadas e mudanças” de algum item específico disponibilizadas novamente? que tenha sido publicado; • O sistema produz soluções em • Geração automática de atributos termos de redundância no caso de (metadata) associados com cada perda total ou parcial dos documento publicado (data da repositórios? criação, criador, tamanho do • O sistema simplifica a reclassificação documento, indicador de item novo, e recombinação de conteúdo para indicador de item atualizado, etc.); novos usuários e para a entrega • Permite-se que papéis sejam através de múltiplos canais ? facilmente designados: quem pode • Quais são as habilidades de ler, editar, arquivar e eliminar um integração do sistema? Em termos de documento ou página; ferramentas de desenvolvimento e • Permite-se a adição de comentários aplicações? para documentos revisados; • É baseado em XML? Suporta LDAP? • Permite-se voltar atrás na publicação Quais outros padrões são de itens caso necessário; suportados? ©TerraForum Consultores 3
  4. 4. • O sistema se integra com as *** plataformas líderes de PdCC, bancos de dados (Oracle, Sybase, SQL José Cláudio C. Terra é presidente da Server, Informix, etc.), aplicações TerraForum Consultores. Atua como consultor legadas, servidores web, servidores e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, de aplicação, servidores comerciais, em Portugal, na França e no Brasil. Também é etc. ? São fornecidos adaptadores professor de vários programas de pós- pré-desenvolvidos para essas graduação e MBA e autor de vários livros integrações? sobre o tema. Seu email é • Ele suporta a integração de jcterra@terraforum.com.br fornecedores e parceiros em um Processo de Gerenciamento de Conteúdo necessário para disponibilizar transações de comércio eletrônico em tempo real? • O sistema inclui caching? • O sistema inclui procedimentos simples para back-up? Os aspectos essencialmente técnicos relacionados aos SGC, embora bastante importantes e não triviais, dizem respeito apenas a uma pequena parte das questões relacionadas a uma efetiva implementação de sistemas de gerenciamento de conteúdo no contexto de portais corporativos. Muito mais importante são os temas estratégicos e organizacionais que necessariamente devem ser transformados durante processos de implementação de SGCs. Uma efetiva gestão de conteúdo pode transformar como uma empresa publica, compartilha e utiliza informação, conhecimento e poder. Por isso, novas políticas de compartilhamento de informação interna e externa (com clientes) e descrições de cargo (definindo responsabilidades, inclusive da alta gerência) devem, em muitos casos, acompanhar a implementação das soluções de SGC. Estes pontos, entretanto, trataremos em uma outra ocasião. ©TerraForum Consultores 4
  5. 5. # "% $ # ! " Tendências emergentes em mecanismos de buscas A TerraForum Consultores é uma empresa de Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos consultoria e treinamento em Gestão do Gestão do Conhecimento e Sistemas de Informações Públicos Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os clientes da empresa são, em sua maioria, grandes e médias organizações dos setores público, privado e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e também no exterior, tendo escritórios em São Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência em Gestão do Conhecimento no país. Além disso, conta com uma equipe especializada e internacional de consultores. & ( * # # " ," $ ') + % " - & Gestão do Conhecimento e E-learning na Prática Portais Corporativos, a Revolução na Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio Empresarial Gestão do Conhecimento em pequenas e médias empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gestão de Empresas na Era do Conhecimento ©TerraForum Consultores 5

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