Moss Alavancando a Colaboracao e a Estrategia Corporativa
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Cada vez mais aumenta a demanda por ferramentas que auxiliam a coordenação e organização de projetos nas corporações. Uma solução de fácil implementação e que é muito bem aceita no mercado ...

Cada vez mais aumenta a demanda por ferramentas que auxiliam a coordenação e organização de projetos nas corporações. Uma solução de fácil implementação e que é muito bem aceita no mercado é o Microsoft Office SharePoint Server 2007.
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    Moss Alavancando a Colaboracao e a Estrategia Corporativa Moss Alavancando a Colaboracao e a Estrategia Corporativa Document Transcript

    • Portais Corporativos biblioteca MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa Cada vez mais aumenta a demanda por ferramentas que auxiliam a coordenação e organização de projetos nas corporações. Uma solução de fácil implementação e que é muito bem aceita no mercado é o Microsoft Office SharePoint Server 2007. José Cláudio Terra, Bruno Chaves, David Kato, Fábio Makio e Rodrigo Domingues InTRODuçãO SharePoint Server (MOSS) 2007 por oferecer eficiência e versatilidade, disponibilizando Carlos é gerente de desenvolvimento de produtos diversos serviços e funcionalidades em uma única de uma empresa multinacional. Para lançar um plataforma integrada. novo produto no mercado, ele precisa coordenar o trabalho de centenas de colaboradores em mais O MOSS de 15 escritórios espalhados em cinco continentes. Fusos-horário diversos, culturas diferentes, O MOSS é o sucessor do SharePoint Portal curtos prazos para entregas e expectativa de alta Server 2003. Ele foi desenvolvido para fornecer qualidade dos produtos finais são os desafios que ferramentas de produtividade para usuários ele tem que enfrentar. Boa parte da comunicação que lidam com um número muito grande de e troca de informações é feita através de e- informações. Em outras palavras, ele consegue, mail: agendamento de reuniões presenciais e de maneira prática, simples e organizada criar conferências, compartilhamento de documentos, um sistema de trocas de informações com baixo controle de tarefas e discussões. Resultado: custo de desenvolvimento técnico e de fácil desencontro de agendas, arquivos com versões utilização para os usuários finais. Corporações erradas, tarefas fora do prazo e um volume com dificuldades semelhantes à ilustrada no caso gigantesco de e-mails trocados. de Carlos e que adotaram a plataforma MOSS, ou com dificuldades relacionadas com a necessidade O caso descrito acima, não é real, mas reflete de lidar com uma quantidade muito grande de a forma que diversas organizações trabalham. informações, percebem rapidamente as diferenças Os problemas são sintomáticos, resultando em de cenários antes e depois da implementação do atrasos de entregas e perda de produtividade. MOSS, como as demonstradas na tabela a seguir. Neste cenário, os softwares que ajudam as pessoas a lidar melhor com um volume crescente de informação se tornaram as ferramentas críticas para a rotina e projetos das empresas. Uma dessas ferramentas que possui grande aceitação no mercado é o Microsoft Office © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br Antes Depois Construído por meio de diversas Feito pelo Microsoft Office SharePoint Geração de propostas ou ligações e trocas de e-mail entre muitas Server e InfoPath, controlando cada solicitações pessoas. passo no fluxo de trabalho. Conteúdos captados em diversas Diversos telefonemas, buscas em fontes são centralizados e Coleta de dados muitos sites relacionados ao tema e organizados por tema em um único trocas de e-mails ambiente para todos os integrantes da equipe de trabalho. Riscos de edição com falhas ou Coerência e consistência feitas em locais indevidos, versões Totalmente consistentes e escritas dos documentos nos locais corretos e pré-definidos. desatualizadas. Armazenados totalmente distribuído em Todas as informações, formulários e Formulários e lugares como máquinas dos usuários, validações encontrados em um único informações drives de memória próprios, diretório da ambiente comum a todos os usuários. rede ou papel. Integração com os diversos sistemas Sistemas diversos sem integração, presentes na corporação em um Tecnologia controle único de usuários ou segurança único modelo de autenticação de usuários (single sign on). O MOSS foi criado com base em seis diferentes pilares de sustentação - Colaboração, Portal, Busca, Gestão de Conteúdo, Formulários e Regras de Negócio e Business Intelligence - o que garante consistência e uma ampla oferta de solução para problemas recorrentes na produtividade de trabalhadores que lidam com muita informação. Fonte: Microsoft © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br OS SeIS PIlaReS De SuSTenTaçãO (Word, Excel, Power Point, etc) e também com DO MOSS o Outlook 2007 facilitam a sua utilização pelos usuários. Colaboração Busca O pilar Colaboração caracteriza-se por um conjunto de funcionalidades que permitem aos O pilar Busca diz respeito ao conjunto de usuários trocar informações de forma mais facilidades do MOSS que permitem aos usuários eficiente. Como exemplos, podemos citar Wiki, encontrar rapidamente informações relevantes ferramenta que permite que várias pessoas para seu contexto de trabalho, sejam documentos, editem um único texto, guardando o histórico das comunidades, informações externas como alterações; e blogs, que facilitam a troca de idéias notícias ou até mesmo pessoas e especialistas e informações relevante com a possibilidade de em assuntos específicos. O MOSS permite todos os usuários comentarem os conteúdos buscas avançadas de acordo com categorias pré- postados. definidas, e busca em textos dentro dos conteúdos internos aos documentos como palavras em um Além desses recursos, é possível integrá-lo com parágrafo específico de um documento Word por ferramentas de mensageria através do Microsoft exemplo. Oferece também opções avançadas de Office Communicator Server e Microsoft Exchange parametrização do motor de busca e permite que integrando funcionalidades e-mails, telefonia IP, conteúdos que não estão sejam encontrados. videoconferência e mensagens instantâneas (estilo MSN Messenger). Há também integração Para garantir a segurança das informações, ele com Outlook 2007, permitindo sincronização entre oferece um sistema que manipula o resultado, as tarefas e calendários, contatos e documentos filtrando os dados a serem exibidos para os do usuário com o MOSS. usuários de acordo com as suas permissões no sistema. Portal Gestão de Conteúdo O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades que possibilitam a integração de diferentes O pilar Portal caracteriza-se por funcionalidades aplicações corporativas e entrega de conteúdo que permitem uma melhor criação, organização customizado e personalizado para os diferentes e apresentação de conteúdos. Em se tratando usuários. Podemos destacar a flexibilidade de conteúdo corporativo, podemos destacar a adaptações, controle de privacidade e uma serie de tipos de conteúdos de extrema possibilidade de personalizar sites como importância para a organização, tais como características importantes do MOSS. notícias, comunicados, padrão, normativos, circulares, entre muitos outros. O MOSS também permite a integração com sistemas desenvolvidos com outras ferramentas. Através das funcionalidades de gestão de Essa livre comunicação é de extrema importância conteúdo é possível controlar todo o ciclo para se melhorar a produtividade dos usuários de vida da informação: construção, fluxo de centralizando informações que estão em sistemas aprovação e validação, publicação, organização distintos. A integração com os softwares do Office e apresentação e remoção (regras de expiração © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br de informação). É possível desenvolver regras e Além disso, o MOSS oferece completa integração parâmetros de auditorias através da ferramenta. O do Windows Workflow Foundation com o Office administrador consegue gerenciar o ciclo de vida InfoPath para a criação e preenchimento de dos conteúdos com menor esforço. formulários. Utilizando essa ferramenta, a eliminação de fluxos de trabalho que envolva O MOSS oferece a possibilidade de os usuários papel se torna extremamente rápida e fácil, utilizarem ferramentas que já conhecem como permitindo que este trabalho seja realizado o Word para publicar uma informação no portal. pelas próprias pessoas não técnicas, como as Além disso, a ferramenta conta com integração secretárias e analistas de processos, sem a com outros softwares como Access 2007, Excel necessidade de uma equipe de TI específica para 2007, PowerPoint 2007, e Word 2007. Dessa a criação e manutenção de formulários. Assim, forma, os usuários podem acessar e contribuir há uma desburocratização e maior agilidade em para o portal utilizando ferramentas com as quais processos das mais diversas áreas da corporação. já possui familiaridade. Existe também a possibilidade de arquivar em uma biblioteca os formulários já criados, possibilitando Formulários e Regras de Negócio novas utilizações ou adaptações. As funcionalidades de Formulários e Regras de Business Intelligence Negócio permitem a otimização de fluxos de trabalho, eliminando a necessidade de papel e O último pilar é o de Business Intelligence facilitando a realização de tarefas administrativas oferece uma estrutura para acesso a informações e processuais. O MOSS é construído de forma consolidadas ou detalhadas na hora certa e integrada com o Windows Workflow Foundation em qualquer lugar. Permite montar painéis (WF) que permite a criação de fluxos de trabalho de indicadores, com gráficos, informações para os mais variados contextos. Essa facilidade consolidadas e no caso de precisar de mais deve-se ao fato de já estar disponível como default detalhes, recursos de “drill-down”. quatro workflows prontos para serem usados no processo de aprovação dos seus conteúdos: Os participantes do portal podem compartilhar Aprovação, Coletor de assinaturas, Aprovação de planilhas de maneira organizada e eficaz, disposição (análise de expirações) e coletor de permitindo que gráficos sejam montados a partir comentários. Além desses quatro componentes das informações destas planilhas, mesmo que oferecidos previamente e que resolvem grande estejam na máquina do usuário. Há a possibilidade parte dos processos de aprovação e fluxo, o de filtrar informações para que somente as mais Microsoft Office SharePoint Server 2007 apresenta relevantes sejam exibidas em uma determinada versatilidade e possibilidade de criação de novos disposição, o que facilita a análise da situação workflows, de duas formas diferentes: (1) através e a aquisição das informações. Por outro lado, do SharePoint Designer 2007, para a construção também é possível organizar dados de outras de fluxos de processos com a simplicidade de fontes, como bancos de dados, cubos no SQL criação de regras de rotas, totalmente focada no Analisys Server, listas do SharePoint, ou qualquer usuário, e (2) utilizando o Visual Studio para a outra fonte, conectada pelo BDC (business data construção de fluxos mais complexos e com um catalog – um recurso extremamente rico e útil para numero de passos grandes. trazer informações de qualquer fonte de dados que a empresa necessite) ou fazer consultas a bancos © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br de dados que não estejam alocados no portal é extremamente estratégica para o funcionamento desenvolvido. É possível mapear sites externos e evolução da ferramenta. para serem consultados, independente de qual plataforma foi utilizada para seu desenvolvimento. Por fim, outras dificuldades de implementação são em relação à resistência das pessoas a novas Outro diferencial que agrega grande valor ferramentas de trabalho. Mitos sobre a segurança para trabalhos de Business Intelligence Key da informação de sua utilização é um fator em Performance Indicators (KPIs), que promovem diferentes projetos. Os usuários geralmente indicadores visuais para a rápida tomada de demoram algum tempo para confiar em trocas decisão. Esses indicadores darão informações de documentos ou privacidades garantidas por relevantes ao usuário para acompanhamento alguma ferramenta nova, apesar de tecnicamente de determinado assunto ou tomada de decisão. essas questões serem facilmente contornáveis por São oferecidos KPIs padrões, que podem ser meio da utilização de permissionamento para os customizados e criados de acordo com as diferentes usuários. necessidades de cada usuário, consolidando informações de dentro do próprio MOSS, ou de Outra dificuldade ligada a essa resistência é a fontes externas. mudança de filosofia e forma de trabalho dos usuários. Apesar de rapidamente perceberem DeSaFIOS PaRa IMPleMenTaçãO o valor que a ferramenta agrega, Portanto, um estudo de Gestão de Mudança também é Uma ferramenta como esta influencia diretamente essencial para o sucesso do projeto. Motivar as na produtividade das corporações e é um grande pessoas a participarem de forma ativa e aplicar diferencial competitivo. No entanto, mudanças treinamentos é importante para que a ferramenta na forma de se trabalhar apresentam desafios tenha um bom grau de aderência das pessoas. para que sejam implantados de forma a extrair o máximo dos benefícios. Por outro lado, os desafios param por ai. Um projeto desse tipo deve de forma constante Durante a implantação do MOSS é muito procurar melhorias baseadas em críticas e importante envolver as pessoas, garantindo o sugestões dos colaboradores, monitorar o uso, alinhamento das necessidades da empresa e das os termos mais pesquisados, e os locais mais pessoas que serão diretamente influenciadas. Por acessados, estão entre ações necessárias para meio de metodologias é possível levantar todas que uma ferramenta como o Microsoft Office as necessidades e adequá-las ao novo portal SharePoint Server 2007 seja aproveitada por facilitando assim a integração e a familiarização completo,gerando um ganho expressivo de dos colaboradores. produtividade . Após a análise da situação atual, a condução de um planejamento com objetivos claros e mensuráveis e com o sistema já desenvolvido, *** o próximo desafio é construir uma governança bem estruturada. Definir diretrizes e políticas de publicação e utilização do novo sistema, ter papéis e responsabilidades claras e definidas. Esta etapa © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br Dr. José Cláudio Terra é presidente da TerraForum Consultores. Atua como consultor e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal, na França e no Brasil. Também é professor de vários programas e pós-graduação e MBA e autor de vários livros sobre o tema. Seu email é jcterra@terraforum.com.br Bruno Chaves é consultor da TerraForum Consultores. Seu e-mail é bruno.chaves@terraforum.com.br David Kato é consultor da TerraForum Consultores. Seu e-mail é david@terraforum.com.br Fábio Makio é consultor da TerraForum Consultores. Seu e-mail é fabio.makio@terraforum.com.br Rodrigo Domingues é gerente de TI da TerraForum Consultores. Seu e-mail é rodrigo@terraforum.com.br © TerraForum Consultores 
    • Portais Corporativos MOSS: alavancando a colaboração e a estratégia corporativa biblioteca www.terraforum.com.br a eMPReSa aRTIgOS RelaCIOnaDOS A TerraForum Consultores é uma empresa de consultoria e treinamento em Gestão do Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os Como não cair nas armadilhas das métricas quantitativas clientes da empresa são, em sua maioria, grandes Lessons Learned on Corporate and Government Portal Projects e médias organizações dos setores público, privado e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e também no exterior, tendo escritórios em São Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência em Gestão do Conhecimento no país. Além disso, conta com uma equipe especializada e internacional de consultores. PuBlICaçÕeS TeRRaFORuM Winning at Collaboration Commerce Gestão do Conhecimento e E-learning na Prática Portais Corporativos, a Revolução na Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio Empresarial Gestão do Conhecimento em Pequenas e Médias Empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gestão de Empresas na Era do Conhecimento © TerraForum Consultores