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Gestion documental documento electronico- gestion de calidad
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Gestion documental documento electronico- gestion de calidad

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Juan Carlos Rojas Cruz
GESTION DOCUMENTAL
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  • 1. GESTION DOCUMENTAL JUAN CARLOS ROJAS CRUZ Tutora LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTESPrograma CIENCIA de la INFORMACION y la DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA y ARCHIVISTICA SEGUNDO SEMESTRE GRUPO 1 2012
  • 2. Contenido1. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad.2. Gestión de Documentos electrónicos3. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión Documental.
  • 3. Pasos para un PGD• Definir el Alcance• Revisar el Entorno Actual• Desarrollar un Diseño Conceptual• Análisis Técnico y Económico• Desarrollar una implementación Aproximada• Obtener la Aprobación del Proyecto
  • 4. Pasos o procesos de la GestiónDocumental con sus actividades y normatividad.
  • 5. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad. Funcionalidades del Sistema:1. Sistematización del proceso de Gestión Documental en las etapas deproducción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación,custodia, y disposición final del ciclo vital del documento.2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentospúblicos.Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico.4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la informaciónmisional5. Configuración de expedientes electrónicos.6. Posibilita el uso de la firma digital.7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos.
  • 6. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad Gestión DocumentalEs un conjunto de actividades administrativas y técnicas,realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida yrecibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitarsu consulta, conservación y utilización.A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que
  • 7. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad Ciclo Vital del DocumentoSon las etapas sucesivas por lasque atraviesan los documentosdesde la Producción,Recepción, Trámite,Distribución, Organización,Consulta, Conservación, hasta ladisposición final.
  • 8. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividad Normatividad NORMA DISPOSICIÓNLey 23 de 1982. Sobre derechos de autor.Ley 57 de 1985. Iniciso 2 Artículo 13: Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Reserva legal documentos Derogado por el Artículo 28 de la Ley 594 de 2000Ley 80 de 1993. (Arts. 39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa.Ley 136 de 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y Funcionamiento de los municipiosLey 270 de 1996. (Art. 95) Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia.Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.Ley 734 de 2002. (Arts 34 y 35) Código Disciplinario Único.Ley 795 de 2003 (artículo 22) Modifica el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Decreto 663 de 1993.Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.Decreto 663 de 1993. (Art 96) Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. El artículo 96 fue Modificado por el artículo 22 de la Ley 975 de 2003
  • 9. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividadDecreto 2649 de 1993. (Art 123 y 134) Archivos contabilidad general.Decreto 855 de 1994. (Art 3) Ofertas para la contratación pública.Decreto 856 de 1994. (Art 11) Libros y archivo del Registro único de proponentes.Decreto 1382 de 1995. Tablas de retención documental y transferencias al A.G.N..Decreto 1571 de 1998 (Art 12) Archivos de Historias Laborales.Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional.Resolución MINSALUD 1995 de 1999 Establce nomas para el manejo de las Historias ClínicasAcuerdo A.G.N. 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación.Acuerdo A.G.N. 09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al A.G.N. ordenada por el Decreto 1382 de 1995Acuerdo A.G.N. 12 de 1995 Por el cual se modifica el Acuerdo 007 de 1994Acuerdo A.G.N. 02 de 1996 Por el cual se modifica el acuerdo 07 de 1994Acuerdo A.G.N. 06 de 1996 Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del A.G.N.Acuerdo A.G.N. 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos.
  • 10. Pasos o procesos de la Gestión Documental con sus actividades y normatividadAcuerdo A.G.N. Por el cuals establece el procedimiento para la eliminación de documentos046 de 2000Acuerdo A.G.N. Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación.047 de 2000Acuerdo A.G.N. 048 de 2000 Conservación de documentos: preventiva, conservación y restauración documental.Acuerdo A.G.N. 049 de 2000 Conservación de Documentos: Condiciones de Edificios y locales destinados a archivo.Acuerdo A.G.N. 050 de 2000 Conservación de Documentos: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.Acuerdo A.G.N. 057 de 2000 Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.Acuerdo A.G.N. 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas de las áreas de archivo y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos.Circular externa A.G.N. 002 de 1997 Parámetros que deben observarse para implementación de nuevas tecnologías en los Archivos públicos
  • 11. Documento electrónicoDefiniciónEs el registro de informacióngenerada, recibida, almacenada ycomunicada por medioselectrónicos, que permanece enestos medios durante su ciclo vital;es producida por una persona oentidad en razón de sus actividadesy debe ser tratada conforme a losprincipios y procesos archivísticosSon unidades estructuradas deinformación registrada, publicada ono publicada, y gestionada comounidades discretas en sistemas deinformación”.
  • 12. Documento electrónicoARCHIVO ELECTRÓNICO Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.
  • 13. Documento electrónico Proceso o Metodología de trabajo1. Como paso previo al inicio del proyecto, un equipo de expertos, establecen las normas yparámetros según las cuales deben ser entregados lo archivos finales. Esto se refiere básicamente alas especificaciones de formato, tratamiento de imágenes contenidas en los documentos originales ycualquier otra cosa que el usuario considere importante y pertinente.2. Utilizando escaners de alta resolución se digitalizan los documentos originales, obteniendoimágenes en formato tiff.3. Las imágenes obtenidas se procesan utilizando las mas avanzadas herramientas detransformación a formato PDF, el resultado es adicionalmente indexado y automatizada sunavegación.4. En los casos que sea requerido por el cliente se puede aplicar tecnología de ReconocimientoÓptico de Caracteres (OCR) de última tecnología que garantizan éxito de reconocimiento muysuperior al 90%. Todo esto realizado y supervisado por personal altamente entrenado.5. El departamento de control de calidad examina cada documento en busca de fallas, de manera decorregirlas y garantizar que el documento final sea copia fiel del original.
  • 14. Documento electrónicoLa forma de identificar un documento digital es a travésdel formato en el cual fue creado. El formato es definidopor la extensión (caracteres que siguen después delpunto) del nombre del archivo.Ejemplo:Imagen.jpg, excel.xls, documento.docEstos son algunos tipos de archivos digitales:Archivos de Texto• TXT: Identifican documentos que solo tienen texto• DOC: Archivo de documento Word• XDOC: Formato de documento de Word 2007• PDF: Formato de almacenamiento de documentos quepueden contener texto, imágenes y gráficos.• PPS o PPT: Archivo de Power Point para hacerpresentaciones
  • 15. Documento electrónicoHojas de Cálculos • ODS: Hoja de calculo perteneciente al paquete de Open Office. • XLS: Hoja de calculo perteneciente a Excel. • NUMBERS: Hoja de calculo perteneciente Apple. Archivos de Imágenes • JPG – JPEG: Formato utilizado para almacenar y presentar fotos eimágenes sin movimiento. • BPM: Un formato para gráficos que pueden ser abiertos con laaplicación Paint Brush • PNG: Formato para gráficos portables de red y permitir almacenarimágenes con mayor profundidad de contraste otras importantesdatos. • GIF: Formato grafico de intercambio, un archivo de este formato puedealmacenar 256 colores en resolución, muy utilizado para web • TGA: Formato TARGA. Tarjeta de los computadores portátiles quesoporta millones de colores.
  • 16. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalLa gestión de calidad ha venido a dinamizar la gestiónadministrativa de cualquier Institución, en la que ya se habíaninstalado los principios de economía, de eficacia, de rentabilidad,inherentes en cualquier empresa. Si la gestión documentalasumimos y defendemos es parte de la gestión administrativa, nocabe otra opción que la gestión documental se implique en lagestión de calidad y con ella los Archivos.Gestión documental, gestión de calidad han de ir de la mano.La gestión documental será el contexto, el marco para laaplicación de la gestión de calidad, de aquí la importancia deacotar la primera para conseguir el éxito de la segunda.
  • 17. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalEn este texto me voy a ceñir a tres procesos y a sus respectivos indicadores: el servicio delos documentos y de la información, con la consulta y su variante, el préstamo que quizáexija una medida aparte y el ingreso de documentos con las transferencias y las otrasmodalidades de ingreso. La metodología de análisis para los tres casos seguirá el siguienteesquema:•Estado de la cuestión y denominaciones•Definiciones•Proceso y etapas•Medida de los indicadores•Propuesta de indicadoresa)Servicio de los documentos y de la información (consultas)b)Servicio de los documentos (préstamos, salidas temporales)c)Ingreso de documentos (transferencias)
  • 18. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalEn el proyecto de puesta en marcha del Sistema deGestión de la Calidad se identificanvarias etapas básicas que se deben desarrollar de manerasecuencial y sistemática paralograr el propósito, tal como se representa en el anterioresquema.
  • 19. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalFases del proyecto bajo el ciclo PHVA
  • 20. Gestión de Calidad y surelación con la Gestión Documental
  • 21. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalEs así como los sistema de calidad tieneen su base de desarrollo la necesidad dedocumentar sus procesos ya que hacenparte de la gestión de la organización yla forma como se aplican los procesosde calidad, y es donde los SGD permitenuna clara y visible forma de estructurary definir la información que se generadentro de la empresa, a partir dedocumentar de forma específica losprocedimientos que son reflejo de lasfunciones que se desarrolla en cadadependencia.
  • 22. Gestión de Calidad y su relación con la Gestión DocumentalPor lo anterior los sistemas degestión documental son la basepara la implementación de uneficiente sistema de gestión decalidad como ISO 9001, que haceimprescindible la gestión de suinformación a partir del eficientedesarrollo en los procesos quepermitan medir la calidad de losproductos y servicios que produzcacualquier empresa.
  • 23. Bibliografía• http://www.documentaciondigital.org.• http://bibliotecas1978.wordpress.com/2012/10/09/el-documento- digital/• www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998• www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232• LA NORMA ISO 9001:2001• Guía de Planeación para Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad en la Gestión Pública N T C G P 1000 : 2004• Decreto 4110 de 2004

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