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Workflow ó flujos de trabajo.

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Workflow Workflow Presentation Transcript

  • Sistemas de tipo Workflow
  • Agenda
    • Contexto, definición
    • Arquitectura, componentes
    • Estándar WfMC
    • ¿Qué evaluar en un wf?
    • Beneficios
    • Modelamiento
  • Contexto en que surgen
    • Las tendencias imperantes en el mundo de los negocios:
      • Aumento de productividad
      • Mejor calidad
      • Mejor servicio al cliente
      • Reducción de costos
      • Entorno cambiante
    • obligan a las empresas a repensarse a sí mismas y rediseñar sus soportes tecnológicos.
  • Contexto: Organizaciones tradicionales (piramidales)
  • Contexto: Org. Tradicionales: estrategia de automatización
    • Proliferación de sistemas departamentales inconexos, no integrados y parciales, enfocados al registro y recuperación de grandes volúmenes de información
    • La tecnología es usada para mecanizar antiguas formas de trabajar
    • Sistemas inflexibles que rigidizan las organizaciones
  • Contexto: Organizaciones modernas (por proceso)
  • Contexto: Estrategias de automatización org. modernas: tecnologías de apoyo al trabajo colaborativo o Groupware
    • Nueva clase de tecnologías (software y hardware) que ayudan a las personas a trabajar mejor en equipo
    • Crean un ambiente en el cual las personas pueden compartir información y otros recursos de la red sin restricciones de tiempo y espacio.
    • Apoyan la comunicación, colaboración y coordinación de las personas
  • Contexto: algunas estadísticas
    • 10-15% de los ingresos de una org. se gastan en crear, administrar y distribuir documentos
    • 60% del tiempo de las personas se gasta trabajando con documentos
    • 75%-85% de los documentos de negocios están en papel
    • Un documento en promedio es copiado 5 veces.
    • Un trabajador pierde en promedio 50%-80% de su tiempo buscando información
  • Contexto: impacto de los Workflow
    • Workflow tendrá tanto impacto en informática como lo tuvieron las bases de datos hace 20 años.
      • De Dependencia de datos
      • A Dependencia de flujos
  • Qué es un workflow? Una aplicación que ....
    • Representa procedimientos de trabajo mediante el flujo de documentos electrónicos
    • Transfiere estos documentos de un empleado a otro, de acuerdo a las reglas del negocio
    • Registra los datos en una base de datos administrativa, con fines de medición y seguimiento
  • ¿Qué es un wf?: ámbito de operacion
    • Los workflow tienen como misión apoyar procesos estructurados orientados a la administración caso a caso, en los que intervienen varios actores.
    • Los workflow no son candidatos para:
      • procesos altamente automatizados e intensivos en transacciones que requieren escasa intervención humana.
      • procesos colaborativos no repetitivos, creados para un número limitado de ocurrencias
    AUGE Sistemas S.A.
  • La realidad del trabajo
  • El trabajo estructurado es más fácil de modelar
  • ¿Qué es un wf?: el director de orquesta Comité Atención clientes Analista Cliente
  • Qué es un wf?: pegamento Comercial Producción Administración Proceso Orden de compra Programación de la producción Contabilidad, facturación Departamento Departamento Departamento
  • Workflow
    • Los workflow permiten:
      • Ligar las actividades y aplicaciones que pertenecen a un mismo proceso
      • Apoyar la coordinación de las personas
      • Dar seguimiento a las tareas
      • Evaluar la efectividad en el cumplimiento de los compromisos
      • Reconfigurar procesos sin tocar los sistemas
      • Todo lo anterior en tiempos de desarrollo cortos
  • Workflow: aplicaciones típicas
    • Solicitudes de crédito o leasing (Bancos, Financieras)
    • Atención de reclamos y solicitudes de clientes (Bancos, empresas de servicios)
    • Solicitudes de reembolso (Isapres, Seguros)
    • Trámite de pensiones (AFP)
    • Oficinas de partes (adm. Pública)
    • Procesos administrativos (pedidos internos, órdenes de compra, solic. Vacaciones, ...)
  • Historia: Evolución del flujo de trabajo Físico Papel Proceso manual Incrustado en las aplicaciones Explícito pero aún parte de las aplicaciones Interactivo y separado de las aplicaciones
  • Componentes básicos
    • Ambiente de modelamiento
    • Ambiente de desarrollo
    • Ambiente de ejecución (interfaz usuaria)
    • Ambiente de administración y monitoreo
    • Procesador de transacciones
  • Arquitectura
    • Basada en correos electrónicos
      • inteligencia en el mensaje
      • inteligencia distribuida
    • Basada en servidor de Base de Datos (orientados a transacciones)
      • relacionales
      • documentales
    • Híbridos
    AUGE Sistemas S.A.
  • Arquitectura basada en B.de D. B.D. Definiciones B.D. Transacciones Motor: Procesamiento de transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente AUGE Sistemas S.A. Administración
  • Arquitectura híbrida: BD y mail B.D. Definiciones B.D. Transacciones Servidor Ejecución y monitoreo Modelamiento y desarrollo Cliente AUGE Sistemas S.A. Administración Motor Servidor de correo
  • ¿Cómo evaluarlos? características deseables
    • Lenguaje (graf.) para modelar el flujo de trabajo
    • Configurabilidad/modificaciones de los flujos en operación
    • Identificación de responsables y tiempos de ejecución de cada subproceso
    • Seguimiento y registro de la historia de la tramitación: estadísticas
    • Manejo de situaciones de excepción
    • Asignación del trabajo a usuarios, de acuerdo a carga de trabajo
    AUGE Sistemas S.A.
  • ¿Cómo evaluarlos? (2)
    • Casos que tienen hijos “autónomos” (ej; nota de pedido que da lugar a varias órdenes de compra)
    • Integración con el medio ambiente
    • Paralelismo, puntos de decisión, sincronismo
    • Subprocesos
    • Alarmas
    • Apertura - soporte de estándares (ej:OLE, DDE)
    • API con lenguajes de programación
    • Seguridad
    • Soporte de documentos, imágenes ...
    AUGE Sistemas S.A.
  • Estándares
    • Workflow Management Coalition
      • Modelo de referencia
      • Glosario
      • Interfases
  •  
  • Propiedades Seguimiento Medición Historia Alarmas Viernes 28 Oportunidad Flexibilidad
  • Beneficios
    • Reducen costos
    • Mejoran la calidad y rapidez del servicio
    • Mejoran el uso y la oportunidad de la información
    • Mejoran el control de los procesos
    • Flexibilidad organizacional
    • Diferenciación en el mercado
    • Eliminación de trabajo
    AUGE Sistemas S.A.
  • Workflow: principales actores
    • Workflow transaccionales (de producción)
      • Filenet, Forte, Eastman, Staffware, IBM Flowmark, Plexus
    • Workflow de coordinación (ad-hoc)
      • Action, Lotus Notes, MS Exchange, TeamWare
  • Análisis de un proceso estructurado
    • Construir una narrativa del proceso. Luego, descomponerla identificando:
      • los verbos; en general corresponden a acciones o tareas
      • los roles o usuarios (¿quién realiza qué cosa?)
      • los objetos; en general corresponden a los documentos o parte de la información que ellos contienen (datos)
      • los momentos de paralelismo, sincronización o puntos de decisión (reglas del proceso)
  • Análisis de un proceso estructurado
    • Ejemplo:
      • Mi Secretaria llena la postulación en triplicado, para lo cual pide todos los antecedentes necesarios ( RUT, nombre, dirección etc...)
      • Me envía los formularios; yo le doy una prioridad la trabajo, y luego lo asigno a algún analista (copia verde). En paralelo, envío la copia azul al área comercial para que lo evalúen, y me quedo con al otra copia.
      • Espero la llegada de las dos copias, formo un expediente y tomo una decisión ; le envío el expediente al Comité
  • Reingeniería de procesos y workflow
    • El término hace referencia a cambios importantes en el manejo y en los procedimientos de las organizaciones
    • Surge a partir de:
      • la necesidad de ser más competitivos en un mercado globalizado
      • mantener clientes satisfechos, mediante ofertas “personalizadas”
      • oportunidades creadas por el desarrollo de las nuevas tecnologías
    AUGE Sistemas S.A.
  • Reingeniería y workflow
    • Reingeniería: cambios en los procesos de negocios pueden provocar mejoras radicales en el rendimiento
    • Parte de las definiciones estratégicas de la organización (misión, objetivos ..) y va ganando en detalle (enfoque top down)
    • Workflow: se reorganizan las actividades operativas y se ligan todas aquellas que pertenecen a un mismo proceso (enfoque bottom up)
  • Reingeniería y workflow Misión Objetivos Procesos Actividades Reingeniería Workflow Funciones
  • Modelamiento Mapa no es el territorio
  • Modelamiento de sistemas
    • Estrategia
      • Particionamiento
      • Múltiples perspectivas
  • Modelamiento de sistemas El sistema Espacio de estados Espacio de datos Espacio funcional
  • Modelamiento de sistemas Espacio de estados Espacio de datos El sistema Espacio funcional Espacio de coordinación y sincronización
  • Roles y sincronización
  • Modelamiento: metodologías
    • Metamodelos
      • Modelos orientados a las tareas: Information Control Net (ICN) de Xerox
      • Modelos basados en estados
      • Modelos orientados al cliente: Bussiness Process Design Language (BPDL) de BDA
    • En la base: redes de Petri
  • Modelamiento: Algunos términos
    • Procesos o procedimientos
    • Tareas o actividades
    • Estado
    • Rutas
    • Reglas
    • Roles/actores
    • Formularios o documentos electrónicos
    • Transacciones, instancias o casos
  • P2 A3 A1 A4 A5 A6 & & A7 R2 R4 R1 Dat A21 A22 A23 A24 Or: nodo de decisión &: paralelismo (sincronismo) Ai: actividad Pi: subproceso Ri: Rol Dat: repositorio de info Modelamiento: modelo ICN
  • MODELO: INSCRIPCION OTE SENCE Ingresar Solicitud Ej. Atención a Público Asignar Abogado Jefe Depto. Jurídico Resolver Aspectos legales Abogado Calificar y Resolver aspectos técnicos Supervisor Asignar Supervisor Jefe Depto. Supervisión Emitir Oficio Rechazo Jefe Depto. Jurídico Emitir Oficio Rechazo Jefe Dpto. Capacitación Emitir y firmar resolución Director Nac. Comunicar resolución Oficina de Partes
  • Modelamiento: BPDL 0:0:0 Workflow básico Petición Negociación Aceptación Ejecución Cliente Ejecutor
  • Modelamiento: mapas BPDL