Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Superior de Informática Aplicada 2003-2004

¿Presentaciones? Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación. La preparación. Cómo obtener el material, Conocer a los asistentes... La realización. Que hacemos nosotros. Que hacen los otros. Que mostramos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación.

La preparación.

Cómo obtener el material,

Conocer a los asistentes...

La realización.

Que hacemos nosotros.

Que hacen los otros.

Que mostramos...

Introducción En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva. El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva.

Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva.

El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación.

Visión General El tener claras las ideas no es suficiente Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia. Los asistentes no están siempre interesados. La retroalimentación es muy importante. No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros” GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

El tener claras las ideas no es suficiente

Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia.

Los asistentes no están siempre interesados.

La retroalimentación es muy importante.

No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”

Proyecto informático y presentaciones. A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones. Expresar y evaluar ideas. Guiar las discusiones. Inspirar al equipo. Son una forma de impresionar a la audiencia. Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.

Expresar y evaluar ideas.

Guiar las discusiones.

Inspirar al equipo.

Son una forma de impresionar a la audiencia.

Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan

Las presentaciones y el P.I. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Empresa Cliente Empresa de desarrollo Equipo de desarrollo

Visón Global del Tema GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Fases de una presentación. Fijar el Objetivo. Preparar la presentación. Obtener la información. Conocer a la audiencia. Estructurar la información. Presentar ante el público. El presentador. Atraer la Atención de la audiencia. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Fijar el Objetivo.

Preparar la presentación.

Obtener la información.

Conocer a la audiencia.

Estructurar la información.

Presentar ante el público.

El presentador.

Atraer la Atención de la audiencia.

Fijar el Objetivo. Habitualmente el objetivo viene dado: Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto. … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Habitualmente el objetivo viene dado:

Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.

… Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.

¿Para que una presentación? ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…? ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?

¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?

Obtención de información y material base. Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con: Información publicada. Investigación de escritorio. Información no publicada. Experimentos. Entrevistas. Reuniones sobre el trabajo. Debates…. Cúmulo de información. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Papeles de trabajo Revista

Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:

Información publicada.

Investigación de escritorio.

Información no publicada.

Experimentos.

Entrevistas.

Reuniones sobre el trabajo.

Debates….

Cúmulo de información.

Conocer a la audiencia. Objetivos, Necesidades, Interés. Conocimiento de la materia. Nivel cultural (jergas) ¿Cuantos serán? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Objetivos, Necesidades, Interés.

Conocimiento de la materia.

Nivel cultural (jergas)

¿Cuantos serán?

Estructurar el mensaje. Apertura. Introducción. Cuerpo. Sumario Cierre Es muy útil el hacer un Storyboard. Tiempos, duración... Se ven redundancias. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Apertura.

Introducción.

Cuerpo.

Sumario

Cierre

Es muy útil el hacer un Storyboard.

Tiempos, duración...

Se ven redundancias.

Apertura. Estamos en el mismo barco. Entendemos y compartimos el problema. Objetivo: Obtener la atención. Obtener su confianza. Ser aceptados. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Estamos en el mismo barco.

Entendemos y compartimos el problema.

Objetivo:

Obtener la atención.

Obtener su confianza.

Ser aceptados.

Introducción. Interés en el tema. Temas a tratar. Porqué yo. Visión global de la exposición. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Veremos los distintos aspectos... He trabajado en... Durante ...y ahora... Este asunto es de vital importancia De que va todo esto,... Pues...

Interés en el tema.

Temas a tratar.

Porqué yo.

Visión global de la exposición.

Cuerpo. Puntos fundamentales, desarrollados. Utilizar Ejemplos. Hacer Resúmenes GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Puntos fundamentales, desarrollados.

Utilizar Ejemplos.

Hacer Resúmenes

Estructura el contenido Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir. Argumentación secuencial. Descomposición jerárquica. Orientada al problema y su solución. Piramidal. Bocata substancioso. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir.

Argumentación secuencial.

Descomposición jerárquica.

Orientada al problema y su solución.

Piramidal.

Bocata substancioso.

Argumentación secuencial. Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión. Exposición monótona donde un tema lleva al otro. Hacerlo bien es difícil. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión.

Exposición monótona donde un tema lleva al otro.

Hacerlo bien es difícil.

Descomposición jerárquica El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente. Los libros... Capitulo, sección, párrafo. Se comenta la estructura en cada tema. 1. ~~~. 1.1. ~~~. 1.2. ~~~. 2. ~~~. 2.1. ~~~. 2.2. ~~~. ... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente.

Los libros... Capitulo, sección, párrafo.

Se comenta la estructura en cada tema.

1. ~~~.

1.1. ~~~.

1.2. ~~~.

2. ~~~.

2.1. ~~~.

2.2. ~~~.

...

Orientada al problema y su solución Se plantea un problema y la situación. Se muestran varias líneas de solución. Ventajas e inconvenientes. Se resume soluciones, pros y contras. Se opta por una solución o se inicia una discusión. Se suele presentar criterios. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Se plantea un problema y la situación.

Se muestran varias líneas de solución.

Ventajas e inconvenientes.

Se resume soluciones, pros y contras.

Se opta por una solución o se inicia una discusión.

Se suele presentar criterios.

Piramidal Se muestra toda la información por oleadas. Como los periódicos o noticias TV. Siempre toda la historia pero con más detalle. Aumenta la receptividad. Fácil de ajustar al tiempo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Se muestra toda la información por oleadas.

Como los periódicos o noticias TV.

Siempre toda la historia pero con más detalle.

Aumenta la receptividad.

Fácil de ajustar al tiempo.

Bocata substancioso Comienzo - Medio - Final Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre. Introducción - Contenido - Conclusión. Esto se hace con cada sección. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Comienzo - Medio - Final

Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.

Introducción - Contenido - Conclusión.

Esto se hace con cada sección.

Sumario Ser concisos. Próximos pasos a dar. Revisar si han quedado preguntas pendientes. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Ser concisos.

Próximos pasos a dar.

Revisar si han quedado preguntas pendientes.

Cierre Impactar, que la gente lo recuerde. Dar las gracias Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Impactar, que la gente lo recuerde.

Dar las gracias

Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto.

Medios a utilizar: Objetivo Reforzar el mensaje. Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Reforzar el mensaje.

Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente.

Medios a utilizar Transparencias Copias y papeles Videos Música Olores… Objetos a dejar correr por la sala Muestras GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Transparencias

Copias y papeles

Videos

Música

Olores…

Objetos a dejar correr por la sala

Muestras

Preparar las transparencias. Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante. Los títulos pueden ir en mayúsculas El contenido en minúsculas. Usar el color para impactar. 6 líneas es una cantidad razonable GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante.

Los títulos pueden ir en mayúsculas

El contenido en minúsculas.

Usar el color para impactar.

6 líneas es una cantidad razonable

Probar el material Realizar una prueba ante una persona conocida. El del espejo es un conocido El vídeo es otra alternativa. Visitar la sala de exposición antes: Acomodarse al lugar. Conocer los interruptores…. Probar el material audiovisual. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Realizar una prueba ante una persona conocida.

El del espejo es un conocido

El vídeo es otra alternativa.

Visitar la sala de exposición antes:

Acomodarse al lugar.

Conocer los interruptores….

Probar el material audiovisual.

Hacer la presentación ante el Público. El local El presentador: La indumentaria, El lenguaje no verbal. El kit de supervivencia. El auditorio Hacer grupos visuales. Ver que están cómodos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

El local

El presentador:

La indumentaria,

El lenguaje no verbal.

El kit de supervivencia.

El auditorio

Hacer grupos visuales.

Ver que están cómodos...

El local Tamaño. Estructura del local. Posición del orador. Equipo de soporte. Persona de mantenimiento. Cerrar la puerta. Luz encendida. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Tamaño.

Estructura del local.

Posición del orador.

Equipo de soporte.

Persona de mantenimiento.

Cerrar la puerta.

Luz encendida.

La Comunicación Interpersonal “ La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch Credibilidad y mensaje inconsciente: Verbal: las palabras que se dicen; 7% Vocal: entonación, resonancia 38% Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55% GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

“ La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch

Credibilidad y mensaje inconsciente:

Verbal: las palabras que se dicen; 7%

Vocal: entonación, resonancia 38%

Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%

Claves de la Comunicación Interpersonal Comunicación Visual Postura y Movimiento Gestos y Expresión de la cara El Vestir y el Aspecto Voz y Entonación Lenguaje y Muletillas Atraer la atención del que escucha Humor Ser uno mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Comunicación Visual

Postura y Movimiento

Gestos y Expresión de la cara

El Vestir y el Aspecto

Voz y Entonación

Lenguaje y Muletillas

Atraer la atención del que escucha

Humor

Ser uno mismo

Comunicación Visual Mirar con sinceridad y sin titubear . Intimidad, Intimidación e Implicación Cinco segundos para mayor efectividad. No disparar la mirada. No parpadear lentamente. Incidencia del ángulo de la mirada. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Mirar con sinceridad y sin titubear .

Intimidad, Intimidación e Implicación

Cinco segundos para mayor efectividad.

No disparar la mirada.

No parpadear lentamente.

Incidencia del ángulo de la mirada.

Postura y Movimiento Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad. Mantenerse erguido Observa la parte inferior de tu cuerpo Utilizar la “posición preparada”. Moverse. Tener estilo propio. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad.

Mantenerse erguido

Observa la parte inferior de tu cuerpo

Utilizar la “posición preparada”.

Moverse.

Tener estilo propio.

Gestos y Expresión de la cara ¿Cómo te ven los demás? Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas Conoce tus hábitos Los ademanes nerviosos No puedes exagerar demasiado Sonríe 1/3 La percepción es la realidad en el ojo del que mira GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

¿Cómo te ven los demás?

Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas

Conoce tus hábitos

Los ademanes nerviosos

No puedes exagerar demasiado

Sonríe 1/3

La percepción es la realidad en el ojo del que mira

El Vestir y el Aspecto Los 5 primeros segundos… los 5 primeros minutos - 50% del efecto 90% se nos ve ropa 10% restante pelo, cara, manos son muy importantes. Se propio, consciente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Los 5 primeros segundos…

los 5 primeros minutos - 50% del efecto

90% se nos ve ropa

10% restante pelo, cara, manos son muy importantes.

Se propio, consciente.

El Vestir y el Aspecto Se propio Valora la comodidad Apropiado a las circunstancias Consciente. Colores Peinados ¿Por qué uso estos…? Es mayor de lo que pensamos Dice lo que tu sientes de ti mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Se propio

Valora la comodidad

Apropiado a las circunstancias

Consciente.

Colores

Peinados

¿Por qué uso estos…?

Es mayor de lo que pensamos

Dice lo que tu sientes de ti mismo

Voz y Entonación Instrumento sonoro y resonante Atrae la atención Tu voz transmite energía El tono y la calidad, el 80% por tel. Variedad vocal. Leer… genera monotonía. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Instrumento sonoro y resonante

Atrae la atención

Tu voz transmite energía

El tono y la calidad, el 80% por tel.

Variedad vocal.

Leer…

genera monotonía.

Lenguaje y Muletillas Pausas y muletillas Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas) Pausas: recurso dramático (4-5 segundos) lenguaje directo Lo intentare  lo haré Intentare conseguir una respuesta..  Vocabulario, jerga, Cambia muletillas por pausas. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Pausas y muletillas

Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas)

Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)

lenguaje directo

Lo intentare  lo haré

Intentare conseguir una respuesta.. 

Vocabulario, jerga,

Cambia muletillas por pausas.

Atraer la atención del que escucha Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS Instante de interés total en la mente del que escucha. Ups…, invitación a participar, una pregunta... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS

Instante de interés total en la mente del que escucha.

Ups…, invitación a participar, una pregunta...

Atraer la atención Mediante: Estilo propio. Interacción. Contenido. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Mediante:

Estilo propio.

Interacción.

Contenido.

Estilo propio. Drama. Sorprender con afirmaciones. Elemento emocional, alegría, enfado... Enfocar hacia la acción al finalizar. Comunicación visual. Movimiento: Cambio de lugar, avanzar. Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Drama.

Sorprender con afirmaciones.

Elemento emocional, alegría, enfado...

Enfocar hacia la acción al finalizar.

Comunicación visual.

Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.

Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público...

Interacción. Preguntas. Retóricas, votación, voluntarios. Demostraciones. Muestras Divertirse con el publico. Regalar cosas a los voluntarios. Creatividad... Pero con buen gusto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Preguntas.

Retóricas, votación, voluntarios.

Demostraciones.

Muestras

Divertirse con el publico.

Regalar cosas a los voluntarios.

Creatividad... Pero con buen gusto.

Contenido. Interés: ¿En que beneficia? Mi propio interés influye. Humor: Comentarios cálidos. Humanizar. Reírse de uno mismo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Interés:

¿En que beneficia?

Mi propio interés influye.

Humor:

Comentarios cálidos.

Humanizar.

Reírse de uno mismo.

Humor No cuentes chistes 100 -10- 1. Si historias y anécdotas. Humanizar es humor. Directo, abierto, amigable,… Muestra la personalidad. Tu sonrisa es lo que los otros ven. La gente aprende mejor con humor. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

No cuentes chistes 100 -10- 1.

Si historias y anécdotas.

Humanizar es humor.

Directo, abierto, amigable,…

Muestra la personalidad.

Tu sonrisa es lo que los otros ven.

La gente aprende mejor con humor.

Ser uno mismo A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado. Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas. Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado.

Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas.

Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora.

Bibliografía Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica. Blair, G., Starting to manage: the essential skills , IEEE, 1995. Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo) GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica.

Blair, G., Starting to manage: the essential skills , IEEE, 1995.

Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)