Presentaciones Exitosas Profesionales

Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Superior de Informática Aplicada 2003-2004

¿Presentaciones?

Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación.

La preparación.

Cómo obtener el material,

Conocer a los asistentes...

La realización.

Que hacemos nosotros.

Que hacen los otros.

Que mostramos...

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Introducción

En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva.

Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva.

El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación.

Visión General

El tener claras las ideas no es suficiente

Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia.

Los asistentes no están siempre interesados.

La retroalimentación es muy importante.

No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”

Proyecto informático y presentaciones.

A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.

Expresar y evaluar ideas.

Guiar las discusiones.

Inspirar al equipo.

Son una forma de impresionar a la audiencia.

Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan

Las presentaciones y el P.I. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Empresa Cliente Empresa de desarrollo Equipo de desarrollo

Visón Global del Tema GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

Fases de una presentación.

Fijar el Objetivo.

Preparar la presentación.

Obtener la información.

Conocer a la audiencia.

Estructurar la información.

Presentar ante el público.

El presentador.

Atraer la Atención de la audiencia.

Fijar el Objetivo.

Habitualmente el objetivo viene dado:

Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.

… Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.

¿Para que una presentación?

¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?

¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?

Obtención de información y material base.

Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:

Información publicada.

Investigación de escritorio.

Información no publicada.

Experimentos.

Entrevistas.

Reuniones sobre el trabajo.

Debates….

Cúmulo de información.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Papeles de trabajo Revista

Conocer a la audiencia.

Objetivos, Necesidades, Interés.

Conocimiento de la materia.

Nivel cultural (jergas)

¿Cuantos serán?

Estructurar el mensaje.

Apertura.

Introducción.

Cuerpo.

Sumario

Cierre

Es muy útil el hacer un Storyboard.

Tiempos, duración...

Se ven redundancias.

Apertura.

Estamos en el mismo barco.

Entendemos y compartimos el problema.

Objetivo:

Obtener la atención.

Obtener su confianza.

Ser aceptados.

Introducción.

Interés en el tema.

Temas a tratar.

Porqué yo.

Visión global de la exposición.

GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. Veremos los distintos aspectos... He trabajado en... Durante ...y ahora... Este asunto es de vital importancia De que va todo esto,... Pues...

Cuerpo.

Puntos fundamentales, desarrollados.

Utilizar Ejemplos.

Hacer Resúmenes

Estructura el contenido

Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir.

Argumentación secuencial.

Descomposición jerárquica.

Orientada al problema y su solución.

Piramidal.

Bocata substancioso.

Argumentación secuencial.

Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión.

Exposición monótona donde un tema lleva al otro.

Hacerlo bien es difícil.

Descomposición jerárquica

El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente.

Los libros... Capitulo, sección, párrafo.

Se comenta la estructura en cada tema.

1. ~~~.

1.1. ~~~.

1.2. ~~~.

2. ~~~.

2.1. ~~~.

2.2. ~~~.

...

Orientada al problema y su solución

Se plantea un problema y la situación.

Se muestran varias líneas de solución.

Ventajas e inconvenientes.

Se resume soluciones, pros y contras.

Se opta por una solución o se inicia una discusión.

Se suele presentar criterios.

Piramidal

Se muestra toda la información por oleadas.

Como los periódicos o noticias TV.

Siempre toda la historia pero con más detalle.

Aumenta la receptividad.

Fácil de ajustar al tiempo.

Bocata substancioso

Comienzo - Medio - Final

Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.

Introducción - Contenido - Conclusión.

Esto se hace con cada sección.

Sumario

Ser concisos.

Próximos pasos a dar.

Revisar si han quedado preguntas pendientes.

Cierre

Impactar, que la gente lo recuerde.

Dar las gracias

Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto.

Medios a utilizar: Objetivo

Reforzar el mensaje.

Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente.

Medios a utilizar

Transparencias

Copias y papeles

Videos

Música

Olores…

Objetos a dejar correr por la sala

Muestras

Preparar las transparencias.

Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante.

Los títulos pueden ir en mayúsculas

El contenido en minúsculas.

Usar el color para impactar.

6 líneas es una cantidad razonable

Probar el material

Realizar una prueba ante una persona conocida.

El del espejo es un conocido

El vídeo es otra alternativa.

Visitar la sala de exposición antes:

Acomodarse al lugar.

Conocer los interruptores….

Probar el material audiovisual.

Hacer la presentación ante el Público.

El local

El presentador:

La indumentaria,

El lenguaje no verbal.

El kit de supervivencia.

El auditorio

Hacer grupos visuales.

Ver que están cómodos...

El local

Tamaño.

Estructura del local.

Posición del orador.

Equipo de soporte.

Persona de mantenimiento.

Cerrar la puerta.

Luz encendida.

La Comunicación Interpersonal

“ La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch

Credibilidad y mensaje inconsciente:

Verbal: las palabras que se dicen; 7%

Vocal: entonación, resonancia 38%

Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%

Claves de la Comunicación Interpersonal

Comunicación Visual

Postura y Movimiento

Gestos y Expresión de la cara

El Vestir y el Aspecto

Voz y Entonación

Lenguaje y Muletillas

Atraer la atención del que escucha

Humor

Ser uno mismo

Comunicación Visual

Mirar con sinceridad y sin titubear .

Intimidad, Intimidación e Implicación

Cinco segundos para mayor efectividad.

No disparar la mirada.

No parpadear lentamente.

Incidencia del ángulo de la mirada.

Postura y Movimiento

Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad.

Mantenerse erguido

Observa la parte inferior de tu cuerpo

Utilizar la “posición preparada”.

Moverse.

Tener estilo propio.

Gestos y Expresión de la cara

¿Cómo te ven los demás?

Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas

Conoce tus hábitos

Los ademanes nerviosos

No puedes exagerar demasiado

Sonríe 1/3

La percepción es la realidad en el ojo del que mira

Los 5 primeros segundos…

los 5 primeros minutos - 50% del efecto

90% se nos ve ropa

10% restante pelo, cara, manos son muy importantes.

Se propio, consciente.

Se propio

Valora la comodidad

Apropiado a las circunstancias

Consciente.

Colores

Peinados

¿Por qué uso estos…?

Es mayor de lo que pensamos

Dice lo que tu sientes de ti mismo

Voz y Entonación

Instrumento sonoro y resonante

Atrae la atención

Tu voz transmite energía

El tono y la calidad, el 80% por tel.

Variedad vocal.

Leer…

genera monotonía.

Lenguaje y Muletillas

Pausas y muletillas

Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas)

Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)

lenguaje directo

Lo intentare  lo haré

Intentare conseguir una respuesta.. 

Vocabulario, jerga,

Cambia muletillas por pausas.

Atraer la atención del que escucha

Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS

Instante de interés total en la mente del que escucha.

Ups…, invitación a participar, una pregunta...

Atraer la atención

Mediante:

Estilo propio.

Interacción.

Contenido.

Estilo propio.

Drama.

Sorprender con afirmaciones.

Elemento emocional, alegría, enfado...

Enfocar hacia la acción al finalizar.

Comunicación visual.

Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.

Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público...

Interacción.

Preguntas.

Retóricas, votación, voluntarios.

Demostraciones.

Muestras

Divertirse con el publico.

Regalar cosas a los voluntarios.

Creatividad... Pero con buen gusto.

Contenido.

Interés:

¿En que beneficia?

Mi propio interés influye.

Humor:

Comentarios cálidos.

Humanizar.

Reírse de uno mismo.

Humor

No cuentes chistes 100 -10- 1.

Si historias y anécdotas.

Humanizar es humor.

Directo, abierto, amigable,…

Muestra la personalidad.

Tu sonrisa es lo que los otros ven.

La gente aprende mejor con humor.

Ser uno mismo

A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado.

Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas.

Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora.

Bibliografía

Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica.

Blair, G., Starting to manage: the essential skills , IEEE, 1995.

Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)

Presentaciones Exitosas Profesionales

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