Control de Costos

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Control de Costos

  1. 1. Sistema de Control de Costos <ul><li>Definición AACE: </li></ul><ul><ul><li>La aplicación de procedimientos para limitar los costos del proyecto a sólo los autorizados, para enfocar los esfuerzos de control a donde son más efectivos y para lograr un máximo control a un mínimo costo. </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  2. 2. Sistema de Control de Costos <ul><li>Objetivos: </li></ul><ul><ul><li>Los objetivos básicos de cualquier proyecto son el tiempo, el costo y la calidad </li></ul></ul><ul><ul><li>Para lograr cumplir con ellos se requiere apoyo administrativo, una estructura organizacional adecuada y una adecuada actitud. </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  3. 3. Sistema de Control de Costos <ul><li>Elementos de Control </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos. Establecer Objetivos Implemen- tación Comparar resultados con objetivos No se requiere acción correctiva. Proceder Si se requiere acción correctiva. Proceder Acción Correctiva recomendada Está dentro de objetivos Si esta fuera de objetivos Cambia objetivos No realizarla
  4. 4. Sistema de Control de Costos <ul><li>El diagrama anterior sirve para: </li></ul><ul><ul><li>Establecer Objetivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluar el desempeño a la fecha </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluar futuros resultados </li></ul></ul><ul><ul><li>Tomar acciones correctivas </li></ul></ul><ul><li>Adecuada y rápida respuesta </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  5. 5. Sistema de Control de Costos <ul><li>El control de costos esta en todas las fases del proyecto: </li></ul><ul><ul><li>Diseño conceptual </li></ul></ul><ul><ul><li>Ingeniería de Detalle </li></ul></ul><ul><ul><li>Procuración </li></ul></ul><ul><ul><li>Construcción </li></ul></ul><ul><ul><li>Subcontración </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  6. 6. Sistema de Control de Costos <ul><li>Resistencia al Control: </li></ul><ul><li>Si el dueño interfiere mucho saldrá más caro. </li></ul><ul><li>Eso es muy caro (sin haberlo revisado). </li></ul><ul><li>Siempre lo hemos hecho asi y seguimos en el negocio.. </li></ul><ul><li>No tenemos tiempo para andar experimentando. </li></ul><ul><li>Eso no le va a gustar al jefe. </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  7. 7. Sistema de Control de Costos <ul><li>Estructura Organizacional </li></ul><ul><ul><li>Todos son responsables del costo </li></ul></ul><ul><li>Factores Humanos </li></ul><ul><ul><li>Resistencia al cambio </li></ul></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><ul><li>Rápida retroalimentación. </li></ul></ul><ul><li>Ignorar el costo </li></ul><ul><ul><li>Consecuencía de las decisiones... </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  8. 8. Sistema de Control de Costos <ul><li>CONFLICTO CALIDAD/TIEMPO/COSTO </li></ul><ul><li>Balance entre los tres. </li></ul><ul><li>Quien controla los costos? </li></ul><ul><ul><li>El cliente </li></ul></ul><ul><ul><li>La administración </li></ul></ul><ul><ul><li>El equipo de proyecto </li></ul></ul><ul><ul><li>El ingeniero de costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Los diseñadores </li></ul></ul><ul><ul><li>Los contratistas </li></ul></ul><ul><li>. </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  9. 9. Sistema de Control de Costos <ul><li>Implementación </li></ul><ul><li>Componentes de un buen sistema: </li></ul><ul><li>Procedimientos adecuados </li></ul><ul><li>Actitud </li></ul><ul><li>Contabilidad </li></ul><ul><li>Un buen Proyecto base </li></ul><ul><li>Identificación de Problemas a Tiempo </li></ul><ul><li>Acciones Correctivas a tiempo </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  10. 10. Sistema de Control de Costos <ul><li>El control de Costos ser ejercitado durante las etapas: </li></ul><ul><li>Propuesta </li></ul><ul><li>Diseño </li></ul><ul><li>Procuración </li></ul><ul><li>Contratación </li></ul><ul><li>Construcción </li></ul><ul><li>Arranque </li></ul><ul><li>Finiquito </li></ul><ul><li>Pagos </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  11. 11. Sistema de Control de Costos <ul><li>Propuesta: </li></ul><ul><li>Estudios de Ingeniería para el diseño óptimo. </li></ul><ul><li>Definición de parámetros de costos. </li></ul><ul><li>Decisiones tienen un mayor impacto en esta etapa. </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  12. 12. Sistema de Control de Costos <ul><li>DISEÑO </li></ul><ul><li>Pérdida del alcance... </li></ul><ul><li>Autorizar solo cambio en el alcance que mejoran costo, tiempo y calidad... </li></ul><ul><li>Comparar presupuesto con estimado definitivo </li></ul><ul><li>Costo de ciclo de vida </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  13. 13. Sistema de Control de Costos <ul><li>La Etapa de Procuración: </li></ul><ul><li>En el caso de un proyecto industrial es una parte importante del costo </li></ul><ul><li>Factores a considerar: </li></ul><ul><li>Lista de vendedores y distribuidores autorizados </li></ul><ul><li>Requisiciones completas </li></ul><ul><li>Mínimo de participantes </li></ul><ul><li>Tipo de contrato </li></ul><ul><li>Proximidad del proponente </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  14. 14. Sistema de Control de Costos <ul><li>Calidad </li></ul><ul><li>Estandarización </li></ul><ul><li>Especificaciones </li></ul><ul><li>Evaluación de propuestas </li></ul><ul><li>Tiempo de entrega </li></ul><ul><li>Acuerdos escritos </li></ul><ul><li>Selección del ganador </li></ul><ul><li>Extras </li></ul><ul><li>Programa de pagos </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  15. 15. Sistema de Control de Costos <ul><li>Contratación </li></ul><ul><li>Relacionado con los contratistas de la obra </li></ul><ul><li>Parámetros similares a la procuración </li></ul><ul><li>Evaluación de propuestas </li></ul><ul><li>Forma de contratación </li></ul><ul><li>Especificar en contrato: procedimientos de control, frecuencia, detalle y alcance de reportes, trabajos extras, documentación, procedimientos de inspección y aprobación. </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  16. 16. Sistema de Control de Costos <ul><li>Usar sistema de costos del dueño o sistema del contructor </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  17. 17. Sistema de Control de Costos <ul><li>Construcción </li></ul><ul><ul><li>Avance diario </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipo de contrato </li></ul></ul><ul><ul><li>Monitorear: requerimientos de mano de obra, productividad, supervisión, avance actual, costos actuales y comprometidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Costos directos e indirectos </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  18. 18. Sistema de Control de Costos <ul><li>Arranque </li></ul><ul><ul><li>Tipo de contrato </li></ul></ul><ul><ul><li>Dos etapas: precomisionamiento y arranque. </li></ul></ul><ul><ul><li>Capacitación al personal del dueño. </li></ul></ul><ul><ul><li>Monitoreo durante la operación. </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  19. 19. Sistema de Control de Costos <ul><li>Coordinación </li></ul><ul><ul><li>Diferentes centros de costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema de Comunicación </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Intranet/extranet </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  20. 20. Sistema de Control de Costos <ul><li>Control Financiero </li></ul><ul><ul><li>Presupuesto y costos se refieren a los gastos esperados en el futuro </li></ul></ul><ul><ul><li>Control de costos agrega costos ocurridos </li></ul></ul><ul><ul><li>Pronóstico de costos tiene que ver con todo lo anterior </li></ul></ul><ul><ul><li>Control financiero tiene que ver con el trabajo realizado y dos categorias de costos: comprometidos y flujos de efectivo. </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  21. 21. Sistema de Control de Costos <ul><li>Costos Comprometidos: </li></ul><ul><ul><li>Valor de ordenes de compras y contratos acordados o fondos colocados que ya no estarán disponibles para otros propósitos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Projecto que cumple o no con programa </li></ul></ul><ul><li>Trabajo ejecutado: </li></ul><ul><ul><li>Valor de todo el trabajo ejecutado al término de un perido... Se haya o no pagado.. </li></ul></ul><ul><li>Flujo de efectivo: </li></ul><ul><ul><li>Flujo de fondos actuales: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cuando se requerirán fondos para hacer pagos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cuando se recibirán pagos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cuando los fondos se mantendrán en reserva para hacer pagos o para ser invertidos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cuando se usarán reservas internas o sera hecho un prestamo </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  22. 22. Sistema de Control de Costos <ul><li>Control de trabajo extra </li></ul><ul><ul><li>Cambios o modificaciones al alcance. </li></ul></ul><ul><ul><li>Considerar: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contratos claros y concisos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Acuerdos por escrito </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Procedimientos de control claros y precisos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Alcance bien definido y entendible </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Buena documentación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>etc... </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  23. 23. Sistema de Control de Costos <ul><li>Los doce mandamientos del control de costos </li></ul><ul><li>Adherirse al presupuesto y programa </li></ul><ul><li>Controlar costos futuros en la etapa de diseño </li></ul><ul><li>Revisar todas las requisiciones de compras y ordenes de compra </li></ul><ul><li>Revisar los paquetes de concurso de construcción </li></ul><ul><li>Estimar el costo para terminar. No usar aritmética </li></ul><ul><li>Que el equipo del proyecto participe en estimar el costo para terminar </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  24. 24. Sistema de Control de Costos <ul><li>Trabajar sobre la base de compromisos, no sobre la base de pagos ocurridos </li></ul><ul><li>Identificar y reportar prontamente los problemas </li></ul><ul><li>Comparar la cantidad de cambios con el contrato principal </li></ul><ul><li>Comparar los costos indirectos con el trabajo actualmente desarrollado </li></ul><ul><li>Ver el estatus de las contingencias </li></ul><ul><li>Estar por encima de los costos todo el tiempo </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  25. 25. Control de Costos <ul><li>Control de compras de equipo. </li></ul><ul><li>Proceso de procuración durante la etapa de diseño. </li></ul><ul><li>Algunos equipos requiere de un plazo muy largo para ser enviados y deben de ser cotizados antes del diseño definitivo. </li></ul><ul><li>Debe de hacerse un estimado previo para tener una base de selección del equipo. </li></ul><ul><li>Recomendado manejarse con estimados calculados por el propietario (in-house). </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  26. 26. Control de Costos 06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  27. 27. Control de Costos. <ul><li>Tabulación de Propuestas </li></ul><ul><li>Selección de Proveedores o fabricantes </li></ul><ul><li>Comparación sobre la misma base (enviados al sitio, instalación, etc) </li></ul><ul><li>Detectar excesos en el costo... (ej: 10%) </li></ul><ul><li>Investigar y posibles acciones correctivas. </li></ul><ul><li>Tendecias inflacionarias </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  28. 28. Control de Costos <ul><li>Control de Materiales Voluminosos </li></ul><ul><li>Se consideran dentro de estos: </li></ul><ul><ul><li>Concreto, varillas y cimbra </li></ul></ul><ul><ul><li>Cableado eléctrico, conduits </li></ul></ul><ul><ul><li>Instrumentación </li></ul></ul><ul><ul><li>Acero Estructural, escaleras y plataformas </li></ul></ul><ul><ul><li>Pinturas y selladores </li></ul></ul><ul><ul><li>Aislamientos </li></ul></ul><ul><ul><li>Tuberías </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  29. 29. Control de Costos 06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  30. 30. Control de Costos <ul><li>Cantidades de Materiales </li></ul><ul><ul><li>60 a 75% del diseño terminado </li></ul></ul><ul><li>Costos Unitarios </li></ul><ul><ul><li>Provenientes de contratistas </li></ul></ul><ul><ul><li>Fletes </li></ul></ul><ul><li>Escalatorias </li></ul><ul><ul><li>Precio base </li></ul></ul><ul><li>Revisión final al 95% del diseño </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  31. 31. Control de Costos <ul><li>Control de materiales </li></ul><ul><li>Cantidades </li></ul><ul><li>Tiempos de envió </li></ul><ul><li>Almacenamiento en la obra </li></ul><ul><li>Considerarse: </li></ul><ul><li>Sistema de control y de registro </li></ul><ul><li>Experiencia en el control </li></ul><ul><li>Revisión periodica de los procedimientos </li></ul><ul><li>Holguras en las cantidades de materiales </li></ul><ul><li>Comparar cantidades.... </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  32. 32. Control de Costos <ul><li>Control de Cambios </li></ul><ul><li>Si los cambios no son identificados y estimados a tiempo, y de manera eficiente, el proyecto estará fuera de control desde el punto de vista de los costos </li></ul><ul><li>Considerarse en contingencias </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  33. 33. Control de Costos <ul><li>Autorización de Cambios: </li></ul><ul><li>Incluirse en presupuesto </li></ul><ul><li>Modificaciones en programa </li></ul><ul><li>Reflejar el alcance </li></ul><ul><li>Forma de Contratación: P. Alzado, PU. Y </li></ul><ul><ul><li>Administración </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  34. 34. Control de Costos <ul><li>Contenido </li></ul><ul><li>Número y fecha </li></ul><ul><li>Titulo y descripción </li></ul><ul><li>Breve justificación </li></ul><ul><li>Originen </li></ul><ul><li>Categoria </li></ul><ul><li>Impacto en programa </li></ul><ul><li>Estimado de costos </li></ul><ul><li>Aprobación </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  35. 35. Control de Costos durante la Construcción <ul><li>Importante para el dueño en contratos por administración... </li></ul><ul><li>Constructoras </li></ul><ul><ul><li>Reportes de costos y control de estimaciones </li></ul></ul><ul><li>Conceptos a controlarse: </li></ul><ul><ul><li>Mano de obra directa </li></ul></ul><ul><ul><li>Materiales </li></ul></ul><ul><ul><li>Subcontratistas </li></ul></ul><ul><ul><li>Indirecto de campo </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  36. 36. Control de Costos <ul><li>Los primeros tres pasos: </li></ul><ul><li>Código de cuentas </li></ul><ul><li>Revisión de presupuesto </li></ul><ul><li>Procedimientos para medir y determinar el % completado </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  37. 37. Control de Costos <ul><ul><li>Código de Cuentas: </li></ul></ul><ul><ul><li>Control de costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Control contable </li></ul></ul><ul><ul><li>Codigo que incluya: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>área física de trabajo </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>elemento del costo : material, mano de obra, etc... </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Subdividir el elemento del trabajo... </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Otros elementos para control... </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Etc... </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  38. 38. Control de Costos <ul><li>Revisión del Presupuesto </li></ul><ul><li>Obtener un estimado en base al diseño definitivo. </li></ul><ul><li>El nuevo estimado será la base para: </li></ul><ul><ul><li>Requerimiento de Mano de Obra </li></ul></ul><ul><ul><li>Productividad laboral </li></ul></ul><ul><ul><li>Pronosticos de costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Programa de obra </li></ul></ul><ul><ul><li>Cálculo de % completado </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  39. 39. Control de Costos <ul><li>Cálculo del Porcentaje Completado </li></ul><ul><li>Procesos para medir avance </li></ul><ul><li>La Figura 1 muestra una gráfica típica de avance de la construcción </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  40. 40. Control de Costos <ul><li>Métodos para calcular el % completado o de avance: </li></ul><ul><li>Ej: Si el concreto representa el 11% del total del proyecto y se ha avanzado un 70% del concreto, entonces la contribución al avance total del proyecto es el 70% del 11% o sea el 7.7% </li></ul><ul><li>Un aspecto crítico es la base para determinar el avance físico </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  41. 41. Control de Costos <ul><li>El 11% es usualmente determinado en base a avance físico (Ej: ejemplo se van a colar 100 m3 y se han colado 70, entonces el avance es el 70%) </li></ul><ul><li>Este avance es cierto si los 70m3 corresponden a elementos con las mismas características.... O en su caso habría que subdividir y ponderar la actividad... </li></ul><ul><li>Tabla 1 describe el proceso de determinación del % completado del proyecto... </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  42. 42. Control de Costos 06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  43. 43. Control de Costos <ul><li>Bases para la ponderación: </li></ul><ul><li>Base para la ponderación son las horas hombre... </li></ul><ul><li>Desventajas de usar horas-hombre </li></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  44. 44. Control de Costos <ul><li>Materiales </li></ul><ul><ul><li>Condición ideal. Materiales lleguen a la obra cuando se necesiten y se depositen cerca del punto de ejecución del trabajo... </li></ul></ul><ul><ul><li>Usualmente se controlan en almacen de obra </li></ul></ul><ul><ul><li>Control de almacen. Inventarios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reducir sobrepedidos... </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  45. 45. Control de Costos <ul><li>Costo Indirecto de Campo </li></ul><ul><ul><li>Construcciones temporales y Consumibles. </li></ul></ul><ul><ul><li>Herramientas de Construcción. </li></ul></ul><ul><ul><li>Supervisión. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema paralelo al sistema de costos directos </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  46. 46. Control de Costos <ul><li>Construcción Temporales y Consumibles </li></ul><ul><ul><li>Análisis en presupuesto. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Renta de instalaciones (Ej: casetas) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Personal en almacenes </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Control de costos y cantidades. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Base presupuestal </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  47. 47. Control de Costos <ul><li>Herramientas de Construcción: </li></ul><ul><ul><li>Herramientas menores </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantenimiento de maquinaría </li></ul></ul><ul><ul><li>Consumos de la máquinas </li></ul></ul><ul><ul><li>Vehículos de obra </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  48. 48. Control de Costos <ul><li>Mano de Obra Indirecta: </li></ul><ul><ul><li>Organización de Campo </li></ul></ul><ul><ul><li>Cantidades de personal </li></ul></ul><ul><ul><li>Salarios de personal </li></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.
  49. 49. Control de Costos <ul><li>Cambios en alcance </li></ul><ul><ul><ul><li>Duración de la Obra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Volumenes de Obra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ajustes de Costos </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Retrabajo </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Errores de campo o de ingeniería </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tiempos </li></ul></ul></ul>06/07/09 Ingeniería de Costos. Control de Costos.

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