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Comunicación Interna

  1. 1. Comunicación Interna Una concepción estratégica Lic. Aníbal Paradiso
  2. 2. Sumario <ul><li>La imposibilidad de “no comunicar” </li></ul><ul><li>La Comunicación hoy... </li></ul><ul><li>La Comunicación Integral, una concepción estratégica </li></ul><ul><li>Niveles de Comunicación (Interna – Externa) </li></ul><ul><li>Comunicación Interna </li></ul><ul><li>Lineamientos de la Comunicación Interna </li></ul><ul><li>Ventajas de una gestión estratégica de CI </li></ul><ul><li>Vías de Comunicación Interna: Formales e Informales </li></ul><ul><li>Vías Formales de Comunicación </li></ul><ul><li>Medios Formales de Comunicación </li></ul><ul><li>Aspectos a tener en cuenta en C I </li></ul><ul><li>La Comunicación Informal </li></ul><ul><li>Pasos de un Plan de Comunicación Interna </li></ul>
  3. 3. “ ...la imposibilidad de no comunicar...” <ul><li>“ Todo comunica”, no existe posibilidad de “no comunicar”. Siempre que interactúa, se está comunicando”. </li></ul><ul><li>“ Todo cuanto hace una empresa, voluntaria o involuntariamente, </li></ul><ul><li>es comunicación. Es decir que para una empresa, la comunicación </li></ul><ul><li>no es una actividad opcional. La empresa comunica sí o sí, </li></ul><ul><li>lo sepa o no, lo quiera o no, consciente o inconscientemente...”. </li></ul><ul><li> Daniel Scheisohn </li></ul><ul><li>“ Cualquiera sea la conducta, esa conducta “significa” algo para el </li></ul><ul><li>otro que está interactuando conmigo y, por lo tanto, es portadora de </li></ul><ul><li>un mensaje determinado” </li></ul>
  4. 4. Comunicación ... Hoy <ul><li>Los avances tecnológicos y la globalización han permitido un gran desarrollo en los sistemas y canales de comunicación pero también, han dado lugar a un bombardeo indiscriminado de información, una abundancia sin límites que muchas veces complejiza y satura, dificultando el efectuar una buena selección de la misma. </li></ul><ul><li>Por ello, brindar un mensaje sencillo, claro y conciso, útil y comprensible para el destinatario, es decir, ofrecer un tipo de comunicación eficaz , se ha convertido en el desafío de las áreas de comunicación. </li></ul>
  5. 5. La Comunicación Integral <ul><li>La organización es un fenómeno conversacional </li></ul><ul><li>en el cual circulan innumerables discursos a partir </li></ul><ul><li>de la interacción de sus múltiples actores. </li></ul>Una concepción estratégica <ul><li>El reconocimiento y el diseño de los procesos </li></ul><ul><li>comunicacionales que se producen en una </li></ul><ul><li>organización se traducen en una concepción </li></ul><ul><li>estratégica para alcanzar objetivos empresariales, </li></ul><ul><li>para agregar valor . </li></ul>
  6. 6. Niveles de Comunicación <ul><li>Comunicación Externa : Clientes – Proveedores – Instituciones - Medios de Comunicación - Líderes de Opinión - Autoridades de Gobierno. </li></ul><ul><li>Comunicación Interna : Accionistas - Personal de la Organización – Empresas relacionadas. </li></ul>
  7. 7. Comunicación Interna <ul><li>La Comunicación Interna debe ser parte de la estrategia de comunicación integral de la Organización </li></ul><ul><li>La Comunicación interna tiene como propósitos: </li></ul>A- integrar al proyecto corporativo en el seno de la Empresa, B- coordinar las acciones y la gestión, C- fomentar la cultura y favorecer los objetivos organizacionales.
  8. 8. Lineamientos de la Comunicación Interna <ul><li>Estar siempre alineada a la filosofía corporativa : Misión, Visión y Valores . </li></ul><ul><li>Estar dirigida al grupo humano que integra la </li></ul><ul><li>organización: Personal y su grupo familiar. </li></ul><ul><li>Estar orientada a generar confianza y credibilidad. </li></ul>
  9. 9. Lineamientos de la Comunicación Interna <ul><li>Responder a los siguientes conceptos: </li></ul><ul><li>Coherencia </li></ul><ul><li>Transparencia </li></ul><ul><li>Honestidad </li></ul><ul><li>Fluidez </li></ul><ul><li>Simplicidad </li></ul><ul><li>Retroalimentación </li></ul>
  10. 10. Ventajas de una gestión estratégica de C.I. <ul><li>Mantiene al Personal informado sobre la realidad de la empresa. </li></ul><ul><li>Logra mayores niveles de participación y motivación </li></ul><ul><li>y por lo tanto de productividad . </li></ul><ul><li>Reduce el nivel de conflictividad laboral. </li></ul><ul><li>Disminuye la existencia de rumores y la utilización </li></ul><ul><li>de canales informales. </li></ul>
  11. 11. Ventajas de una gestión estratégica de C.I. <ul><li>Reduce costos improductivos </li></ul><ul><li>Integra al personal, lo identifica con la empresa </li></ul><ul><li>y su cultura. </li></ul><ul><li>Crea el sentimiento de pertenencia y genera mejor </li></ul><ul><li>respuesta en situaciones de crisis. </li></ul>
  12. 12. Vías de Comunicación Interna El área de Comunicación Interna, se instrumenta a través de dos Vías: 1) Vías formales de comunicación: Se definen a partir de la estructura organizacional establecida (niveles, divisiones, departamentos, responsabilidad, descripción de tareas, etc.) y se transmiten a través de los canales oficiales. 2) Vías informales de comunicación: Emergen de la interacción natural que existe entre los miembros de la organización, no están planificadas y no siguen la estructura organizacional formal.
  13. 13. Vías Formales de Comunicación Las vías formales de comunicación se presentan, tradicionalmente, en cuatro trayectorias: <ul><li>Descendente </li></ul><ul><li>Ascendente </li></ul><ul><li>Horizontal </li></ul><ul><li>Diagonal </li></ul>
  14. 14. Vías Formales de Comunicación <ul><li>Descendente </li></ul><ul><li>consolidar el conocimiento y el entendimiento de los </li></ul><ul><li>principios y propósitos corporativos </li></ul><ul><li>construir la identidad </li></ul><ul><li>explicitar la situación contextual </li></ul><ul><li>fortalecer los roles jerárquicos </li></ul><ul><li>lograr credibilidad y confianza, etc. </li></ul>Ej: publicaciones periódicas, folletos, carteles, objetos promocionales, videos, reuniones, cursos, etc.
  15. 15. Vías Formales de Comunicación <ul><li>Ascendente </li></ul>Se orienta a favorecer el diálogo organizacional y tiene como propósitos: <ul><li>fomentar el protagonismo de las distintas jerarquías . Dar </li></ul><ul><li>fluidez, participación, feedback, etc. </li></ul><ul><li>favorecer la reflexión y el análisis a través de distintos </li></ul><ul><li>ángulos de visión. </li></ul><ul><li>obtener el máximo nivel de ideas, favoreciendo la innovación y </li></ul><ul><li>la creatividad. </li></ul><ul><li>fortalecer el consenso </li></ul>Ej: los métodos de sugerencias, las “jornadas de despachos abiertos”, las notas de subordinados a superiores con respuesta obligatoria, las reuniones de trabajo, las encuestas, los buzones de sugerencias, etc..
  16. 16. Vías Formales de Comunicación <ul><li>Horizontal </li></ul>Tiene por objeto favorecer la comunicación entre personas de diferentes departamentos y entre miembros de un mismo departamento para: <ul><li>facilitar y dinamizar los intercambios </li></ul><ul><li>construir el proyecto corporativo con alta participación </li></ul><ul><li>optimizar el proceso organizacional </li></ul><ul><li>dinamizar procesos de gestión </li></ul>Ej:la formalización de reuniones, encuentros, sesiones informativas de retroalimentación, convenciones y demás eventos. <ul><li>fomentar la coordinación, la integración y la cohesión </li></ul>
  17. 17. Vías Formales de Comunicación <ul><li>Diagonal </li></ul>Configura un lenguaje común y promueve acciones coherentes a los principios corporativos. Sus propósitos fundamentales son: <ul><li>incrementar el rendimiento conjunto y la rapidez de </li></ul><ul><li>reacción. </li></ul><ul><li>promover procesos de cambio </li></ul><ul><li>acentuar el espíritu de trabajo en equipo </li></ul>Ej: equipos de proyectos, equipos de gestión, auditorias internas, círculos de calidad, task-forces. <ul><li>dinamizar el potencial innovador </li></ul>
  18. 18. Medios de Comunicación Formal <ul><li>Los medios de comunicación interna se diferencian </li></ul><ul><li>de los externos, tanto por su costo como por sus </li></ul><ul><li>características (medios y canales utilizados, alcance, </li></ul><ul><li>frecuencia, acceso, posibilidad de segmentación, </li></ul><ul><li>etc.), y por el tipo de llegada al lector (nivel de </li></ul><ul><li>impacto, pertenencia, recordación, tipo de lenguaje, </li></ul><ul><li>etc). </li></ul>
  19. 19. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: <ul><li>House Organ : Es el “órgano de la casa”, su alcance </li></ul><ul><li>es masivo. Su estilo es periodístico. </li></ul><ul><li>Comunicados de carteleras : En ellos el poder de </li></ul><ul><li>síntesis y la claridad es muy importante. Es fundamental </li></ul><ul><li>tener cuidado en su actualización y renovación de </li></ul><ul><li>contenidos. Su estilo es informativo. </li></ul>
  20. 20. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: <ul><li>E- Mail : Es muy utilizado para la comunicación de noticias </li></ul><ul><li>urgentes. El tipo de mensaje es por lo general de índole </li></ul><ul><li>informativo, de intercambio y grupal. Es necesario reforzarlo por </li></ul><ul><li>otros medios si se quiere asegurar la masividad de la llegada de </li></ul><ul><li>la información. </li></ul><ul><li>Manuales : Suelen utilizarse como forma de información específica </li></ul><ul><li>sobre algún tema; procedimientos de gestión, normativas, </li></ul><ul><li>calidades de producto, etc. Sirven muchas veces como material de </li></ul><ul><li>consulta. El estilo del mensaje es formal y en relación al tema que </li></ul><ul><li>trata. </li></ul>
  21. 21. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: <ul><li>Afiches, gigantografías : Se utilizan generalmente para </li></ul><ul><li>lanzamientos internos y es importante encontrar lugares </li></ul><ul><li>estratégicos de la organización para su colocación. El tipo de </li></ul><ul><li>mensaje es publicitario, donde la creatividad y el impacto visual </li></ul><ul><li>juegan un papel preponderante. </li></ul><ul><li>Intranet : tiene enormes beneficios ( disminución de costos, </li></ul><ul><li>conexión inmediata, acceso a material compartido, etc.) aunque </li></ul><ul><li>el gran desafío es que el personal la acepte y utilice </li></ul><ul><li>adecuadamente. </li></ul>
  22. 22. Medios de Comunicación Formal Algunos medios más utilizados: <ul><li>Reuniones : Se utiliza generalmente para </li></ul><ul><li>comunicar temas delicados o complejos – laborales, </li></ul><ul><li>personales – contextuales – organizacionales – etc. </li></ul><ul><li>Permiten la comunicación “cara a cara” y da lugar a </li></ul><ul><li>preguntas que surgen espontáneamente. </li></ul>
  23. 23. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna <ul><li>Definir los objetivos. </li></ul><ul><li>Considerar el Clima Organizacional. </li></ul><ul><li>Definir claramente los públicos para cada acción de </li></ul><ul><li>comunicación. </li></ul><ul><li>Tener en cuenta que los destinatarios son los integrantes </li></ul><ul><li>de la Organización. </li></ul><ul><li>Estar siempre alineado a la filosofía organizacional. </li></ul>
  24. 24. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna <ul><li>Ser coherentes con el “decir y el hacer”, tanto interna </li></ul><ul><li>como externamente, para generar confianza y credibilidad. </li></ul><ul><li>Sostener la transparencia y honestidad como guías de </li></ul><ul><li>acción. </li></ul><ul><li>Tener en cuenta el contexto externo. </li></ul><ul><li>Mantener fluidez y agilidad en la comunicación. </li></ul><ul><li>Ser claros en los mensajes que se brindan. </li></ul>
  25. 25. Aspectos a tener en cuenta en Comunicación Interna <ul><li>Evitar los vacíos comunicacionales. </li></ul><ul><li>Evitar la saturación de comunicación. </li></ul><ul><li>Tener activos los sistemas de evaluación y feedback. </li></ul><ul><li>Estar abiertos a los requerimientos de información. </li></ul><ul><li>Aceptar los errores comunicacionales y aprender de </li></ul><ul><li>los mismos. </li></ul>
  26. 26. La Comunicación Informal <ul><li>Se refieren a las interacciones que se llevan a cabo </li></ul><ul><li>en el seno de la empresa. Redes de relaciones </li></ul><ul><li>interpersonales que los empleados forman </li></ul><ul><li>independientemente de las distintas funciones que </li></ul><ul><li>cada uno cumple. </li></ul>
  27. 27. Características de la Comunicación Informal <ul><li>Puede romper con los procedimientos tradicionales. </li></ul><ul><li>La forma no está necesariamente prescripta en los procesos y estructuras formales de la organización. </li></ul><ul><li>Los canales informales surgen y fluyen naturalmente </li></ul><ul><li>Se mueve diagonal y elípticamente salteando </li></ul><ul><li>funciones enteras. </li></ul>
  28. 28. Redes de Comunicación Informal <ul><li>Tipos de Redes </li></ul><ul><li>Red de Asesoramiento </li></ul><ul><li>Red de Confianza </li></ul><ul><li>Red de Comunicación </li></ul>
  29. 29. Redes de Comunicación Informal <ul><li>Red de Asesoramiento </li></ul><ul><li>Se basa en los principales actores de la organización </li></ul><ul><li>de quienes dependen los demás para resolver los </li></ul><ul><li>problemas y recibir información técnica. Por tal motivo, </li></ul><ul><li>deben ser analizadas cuando la empresa está </li></ul><ul><li>considerando introducir cambios de rutina . </li></ul>Beneficios Pueden sacar a la luz el origen de los conflictos políticos y los errores que se cometen cuando se intentan alcanzar los objetivos estratégicos.
  30. 30. Redes de Comunicación Informal <ul><li>Red de Confianza </li></ul><ul><ul><li>Revela qué empleados comparten la información delicada y se respaldan mutuamente en una situación de crisis. Por tal motivo, las empresas deben examinarlas cuando llevan adelante un cambio importante o enfrentan una crisis . </li></ul></ul>Beneficios: Suelen revelar las causas de los problemas no rutinarios, tales como el desempeño deficiente de los equipos temporarios.
  31. 31. Redes de Comunicación Informal <ul><li>Red de Comunicación </li></ul><ul><ul><li>Pone de manifiesto cuáles son los empleados que hablan regularmente sobre cuestiones de trabajo. Es necesaria analizarla cuando baja la productividad. </li></ul></ul>Beneficios: Contribuye a identificar los vacíos que existen en los flujos de información, el uso ineficiente de los recursos y la falta de ideas nuevas.
  32. 32. <ul><li>A- Detectar las necesidades comunicacionales. </li></ul>Pasos de un plan de comunicación interna B- Definir los objetivos. C- Establecer los Públicos. D- Seleccionar los medios y recursos. E- Definir los controles.

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