Administracion Del Tiempo

Slide 1: Administración del Tiempo Prof. Lalo Huber 1

Slide 2: Objetivos de la Conferencia Iniciar un cambio personal para eliminar  actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo! ¿Es importante hacer un buen Time Management?  Desde ya...!!!  La buena administración del tiempo es esencial para el logro de los objetivos  personales!! Hace a la eficacia y eficiencia personal!  Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!  Cuento de la vasija y las piedras... 2

Slide 3: ¿Qué es el tiempo..? Un recurso de características únicas..!!! ¿Le suena este número? 292.000 No se puede comprar...   No se puede alquilar... Esta es la cantidad de horas de vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!!  No se puede acumular... Después de este curso: 4 horas menos!!!  No se puede reemplazar...  No se puede dejar de consumir...  Hace falta para todo...  No se puede tener más...  Ni menos... 3

Slide 4: La locura del tiempo... ¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”? Se acaba la hora del almuerzo..?  Los videoclips...  Hablar con la boca llena...  Auto-mac...  Comer en el escritorio...  Barras de cereales...  Fast-food  Stress  Falta de cuidado personal  Mala alimentación  Deshidratación crónica  Menos horas de sueño  Vacaciones de fin de semana...  Televisión las 24 horas....  Servicios 7x24....  Kioscos 7x24....  Verdulerías abiertas de noche...  Telecommuting  4

Slide 5: Cambio de hábitos?  Nadie pierde el tiempo a propósito  La pérdida de tiempo es en general involuntaria  Producto de malos hábitos  Entonces estamos hablando de cambio de hábitos!! 5

Slide 6: En qué perdemos el tiempo Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?  • Charlas de café... • impuntualidad nuestra y de otros • Mate infinito • Agresiones....... • descoordinación • Televisión... • Peleas........ • agotamiento • Fanatismos... • Quejas........ • interrupciones. • Modorra... • Interrupciones...... • estímulos externos aparentemente importantes. • 10 videos para el • Aburrimiento...... • Email, celular, pager... • fin de semana.. • Falta de objetivos...... • stress • Excesivo sol.. • Enfermedades........ • Desconcentración • Excesivo espejo • Preocupación....... • Objetivos incoherentes • Excesivos trámites • Enojos........ • No evaluación del accionar • No querer cerrar • Continua postergación.... • La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...” ninguna puerta • Inconsciencia • Vicios, pecados, errores, olvidos • Otros..?? • Demasiadas horas de sueño.... • Preocupación • Insuficientes horas de sueño.... • Discusiones irrelevantes • Viajes..... • Descontrol • Teléfono celular.... • Temor a decir NO • Teléfono.... • Temor a elegir • Switching • Preocupación • procrastination • Ira • guardar “todo”..., • Envidia • Retrasos • Comodidad • ICQ • Encuentros casuales • Vergüenza, timidez • Vagancia 6

Slide 7: ¿En qué se pierde el tiempo..? Pregunta clave: En qué nivel estoy...? Hacerme Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo I cargo!! cambiar nada... Solo sobrevivo... Definir Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero II inconsciencia Adonde y por aún no tengo objetivos...! Sobrevivo... donde ir! PLAN MACRO Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo... Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo Arrancar!!!! III continuamente... Quiero vivir...! Avanzar!!! IV Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero Verificando y siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!! ajustando continuamente el conciencia destino y el Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que camino!! podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!! 7

Slide 8: ¿Qué es time management? Actitud proactiva-preventiva  I Hacerse cargo!!! Tomar iniciativa!!  Establecer objetivos -planear  Tener II estrategia personal, misión y visión personal  objetivos Recordarlos!  Perseverancia, disciplina  III Encararlos!!! No postergarlos!  Superar miedos, desarrollar autoconfianza  Revisión de actividades  IV Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes  Llevarlos Incrementar eficiencia!  a cabo bien! CAMBIO DE HABITOS!!  8

Slide 9: Actitud proactiva-preventiva Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!! me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... me quejo... tiempo 2010 2001 planifico... hago... disfruto... me cuestiono... analizo... tiempo Accionar Proactivo-Preventivo 9

Slide 10: ¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?  Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!  Ejemplo... Llevar el auto a una revisión  periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos.... Chocar en la autopista por una falla  en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de pesos... 10

Slide 11: Planeamiento personal ¿Cómo diferencio actividades relevantes  (positivas y negativas) de las irrelevantes..? Solo se pueden diferenciar a través  os cid e-estable de la definición de claros objetivos...!! vos pr Objeti s tile tes o inú ivas osit vantes p Rele as ativ ntes neg Irrelevan Releva Ojo! Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..? 11

Slide 12: Objetivos claros = coherencia Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos /  actividades... Quiero ser sano / fumo  Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol  Quiero ser delgado / me como la vida  Quiero tener una familia / no formalizo  Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro  Quiero llevarme bien con mis padres / les grito  Quiero un trabajo mejor / no busco  Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris  Me gusta la gente que no critica / critico  Quiero ser muy inteligente / no estudio  Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo  Quiero que mejore el país / no pago impuestos  Quiero ser más honesto / no pago multas  Me gusta la sinceridad / verseo  Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo  Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una  Quiero un país más rico / hago paro  Quiero viajar / no ahorro  Quiero que me quieran / tengo mal humor  Quiero que me quieran / soy agresivo  Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal  No me gusta la gente que insulta / insulto  Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el botón  Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle  12 Me preocupa la pobreza / no hago nada 

Slide 13: Técnicas para un mejor TM Time management en una frase: “Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!” “Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..” Benjamin Franklin 13

Slide 14: Mejores hábitos para una mejor Administración del Tiempo 14

Slide 15: ¿Qué es time management..?  Una clasificación de actividades relevantes positivas!!  Actividades de mantenimiento = sobrevivir... No discrecionales deben hacerse  Actividades de cambio = vivir!! Discrecionales puedo elegir Ojo!! No confundir unas con otras..!! 15

Slide 16: Técnicas para un mejor TM Minimice tiempo dedicado a actividades  de mantenimiento!!! Recuerde que son “medios”... No fines..!!! Cuanto dedica a “comer”..?  Cuánto dedica a “cocinar”..?  Cuánto dedica a “aseo”..?  Cuánto dedica a “shopping”..?  Cuánto dedica a “descanso”..?  Cuánto dedica a “relax”..?  Cuánto dedica a “tomar sol”..?  Cuánto dedica a “jugar”..?  Cuánto dedica a “limpiar la casa”..?  Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..?  Etc.........  16

Slide 17: Técnicas para un mejor TM  Automotívese Desarrolle actitud positiva  Evite a las personas críticas  Evite criticar  Trate siempre de hablar de  lo bueno del mundo Auto-prémiese al completar  tareas Ayude a otros...  Imagínese en la situación  deseada... Todo cambio comienza con  un pensamiento....!!!!!!! 17

Slide 18: Técnicas para un mejor TM No urgentes... Urgentes! First-things-first!  Primero lo primero  QI QII La vasija, las piedras y la Importantes!  arena.... Defina prioridades  Diferencia claramente lo urgente QIII QIV  No de lo importante importantes! Aplique la Regla de 80-20  Asegúrese de no estar postergando  algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente Nunca pierda de vista las prioridades  básicas.. Familia, hijos, salud, calidad de vida,  educación... 18

Slide 19: Técnicas para un mejor TM Evite caer en el perfeccionismo  exagerado! No hay nada más triste que una persona capaz  que nunca hace nada... Porque nunca es suficiente....  Critica a todo por su falta de perfección...  Pero no se da cuenta que su propio  perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles.. Recordar que “lo perfecto  es enemigo de lo posible”.... Elimine el Procrastination!!  19

Slide 20: Técnicas para un mejor TM Tome consciencia de los  costos reales de las cosas..!! Cual es el costo de ir al cine..?  El costo de un depto..?  Cuál es el costo de su tiempo..?  Qué prioriza..? Ahorrar tiempo  o ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le  cueste demasiado mantener..!!! No se deje llevar por el impulso  consumista... No caiga en la trampa  material... 20

Slide 21: Técnicas para un mejor TM Maneje expectativas...!!  Maneje bien las expectativas de  quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado...  Mejor prometa poco...  Y exceda expectativas..!!!  Si uno no maneja las expectativas  de otros... Ellos mismos las generarán... A su propio gusto...!!!! Nunca eleve las expectativas de  otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!! 21

Slide 22: Técnicas para un mejor TM Aprecio mucho tu Aprenda a decir NO!!!  invitación pero.... Aprenda a hacerlo sin NO  agredir... GRACIAS!! Sin ser desagradable...  “Te agradezco mucho la  ! invitación... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podré ir...” Gracias.... Pero NO....  Es increíble la cantidad de  tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!! Sin mencionar los conflictos  que esto suele generar....... 22

Slide 23: Técnicas para un mejor TM Aprenda a reclamar!!!  Aprenda a hacerlo sin agredir...  Sin ser desagradable...  Le ruego me disculpe...... Pero  creo que a este plato le falta..... Puede ser..? Disculpeme que lo interrumpa....  Señor, podría Ud.. por favor  aclararme este..... Tengo un problema señor...  Podría Ud ser tan amable de ayudarme..,? Armar escándalo SI Y SOLO SI  es imprescindible...!!! Nunca de entrada....!!  23

Slide 24: Técnicas para un mejor TM Elija a las personas con que  desea interactuar..!!!!! Las relaciones no son obligatorias..!  Si tengo una relación con alguien a  quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!! No pierda tiempo con gente no-  compatible..!! Busque afinidad en la gente que lo  rodea... Busque buenas influencias...!  Relaciónese con gente que comparta  sus objetivos..!!!! Haga contactos y arme equipo!  24

Slide 25: Técnicas para un mejor TM  Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...  Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir Cuestione TODOS los puntos del to-do-  list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..? No haga nada hasta no tener el to-do-list  definido Orden ANTES de la ACCION!! q Mantener to-do-list separada para  proyectos 25

Slide 26: Técnicas para un mejor TM Elimine hábitos que  Vicio del “doble  provocan derroche de sentido”... tiempo!!!! Excesivo tiempo  dedicado a cocinar, Volver a dormirse después de  comer despertarse... Shopping...  Chateo en internet...  Juegos de PC...  Charlas de café....  Cine,  Charlas telefónicas sin objeto...  Alquiler de videos...  Excesiva TV, programas sin valor  agregado Fútbol...  Chusmerío...... Paseos...   Manías.... Viajes de placer...   Cigarrillo, bebida, Otros..?   Hobbies “tontos”....  Broma continua...  26

Slide 27: Técnicas para un mejor TM Evite distracciones...  Bloqueelas físicamente..!!!  Enciérrese si es necesario  No interrumpa... Para no ser interrumpido  Establezca tiempo para no atención de visitas  Asegúrese momentos de aislación...  Ármese un lugar para estar en soledad...  No acepte interrupciones gratuitas...  No acepte la charla automática de otros...  Diseñe un lugar de trabajo productivo  Integrar todos los elementos necesarios  Haga una lista de las herramientas que  necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...! Haga que su lugar de trabajo sea agradable...  27

Slide 28: Técnicas para un mejor TM Delegue!!!  No haga actividades para las  cuales esté sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda  delegar... Deléguelo..! Recuerde que antes de delegar  debe enseñar.... Solo resérvese actividades de su  “core business”..... Delegar es para una persona  como tercerizar es para una empresa.... Delegue... O tercerice... Todo  aquello que otro pueda hacer mejor....! Ej.: débito automático...  Limpieza... Shopping... 28

Slide 29: Técnicas para un mejor TM Sea siempre puntual y exija  puntualidad..!! Genérese una imagen de  puntualidad..! Empiece cumpliendo...  Para luego exigir...  Si todos saben que Ud. es  puntual.... Se comportarán puntuales con Ud...!! Genérese una imagen de  impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables... 29

Slide 30: Técnicas para un mejor TM Si trabaja en relación de  dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 años...!! Manténgase en forma..  Capacítese para serle útil al mercado...  No a una sola empresa..! Asegúrese de ser capaz de dar valor  agregado... Siempre..! No confíe en su estabilidad laboral....  No permita que se le “cristalice” la  cultura de una empresa en particular.... Investigue el mercado continuamente...  Hágase conocer...  Desarrolle su marketing personal...  30

Slide 31: Técnicas para un mejor TM Trabaje duro para eliminar  sentimientos inútiles..! Son una de las principales fuentes de pérdida de energía... Pre-ocupación,  rencor,  bronca,  envidia,  miedo  celos...  ansiedad  Etc.....!  31

Slide 32: Técnicas para un mejor TM Elimine el vicio argentino de la  queja continua..!!!! La queja continua inconsciente es una  pérdida continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás..! No entre en círculos viciosos de “queja  ritual” Aprenda a ir al grano...  Mantenga el foco en las conversaciones...  No permita cambio de tema sin razón...  No permita que el otro se desvíe...  Acostúmbrese a no permitir la “charla de  bueyes perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo...!! NUNCA termine una conversación sin  resultado... Si el tema no se cerró, defina próximos  pasos... 32

Slide 33: Técnicas para un mejor TM Aprenda a utilizar  herramientas de productividad personal PC  Internet  e-shopping  Correo electrónico  Foros de discusión  Herramientas de mailing  Telecommuting  PDAs  Agendas  Teléfono - celular - contestador -  fax 33

Slide 34: Técnicas para un mejor TM Haga un buen manejo de las  reuniones Minimice la cantidad de reuniones  Si una decisión la puede tomar solo, pues  tómela! Llame a reunión solo si es realmente  imprescindible Asista a una reunión solo si es  imprescindible... Prepare las reuniones con anticipación  Defina los objetivos de antemano  Establezca hora de comienzo y fin  Genere una minuta  En la minuta, que nunca falte  un plan de acción con fechas y con responsables! 34

Slide 35: Técnicas para un mejor TM Maneje eficientemente los  “papeles” Manipule documentos una sola  vez! Genere algún sistema de  archivo.. En el trabajo y en su casa... Se archiva ordenadamente... O  se tira..!!! Tire inmediatamente lo que no  sirve No “cajonee”  No apile papeles  Minimice suscripciones a  revistas y diarios... 35

Slide 36: Técnicas para un buen TM Aprenda a comunicarse  eficazmente Establezca objetivos para sus  contactos Mejore su forma de expresarse  Mejore su imagen  Aprenda a adaptar su  comunicación a las otras personas!! Utilice redundancia para eliminar  malos entendidos NUNCA asuma...  Aprenda a preguntar  Aprenda a escuchar  No prejuzgue!  Verifique siempre sus  comunicaciones!! 36

Slide 37: Técnicas para un mejor TM Evite conflictos  interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..! Contrólese...  No agreda a nadie...  Trate bien a todos...  No critique...  Sea amable...  Salude y agradezca  efusivamente... Siempre y en todo lugar Evite cualquier tipo de contienda  legal... Evalúe costo-beneficio antes de  generar un conflicto...!!! 37

Slide 38: Técnicas para un buen TM Maneje eficientemente el e-mail  No envíe más emails que los que quisiera recibir...!  Sea breve  No genere conflictos por mail  Jamás un email “negativo”...  Use el email para desarrollar contactos positivos...  No genere “cadenas”....  No utilice copias en forma indiscriminada  clasifique los mails apenas llegan...  Borre inmediatamente los que no sirvan  No baje ningún archivo ejecutable (.exe .pif .com .bat .scr)  Haga buen uso del teléfono  Concentre la realización de llamadas  Use contestador con altavoz  No atienda todas las llamadas!  Establecer un tiempo fijo de no atención de llamadas  Limite la duración de las llamadas  Elimine hábito de “colgarse” al teléfono  “Cierre” las llamadas  Utilice teléfono manos libres  Utilice inalámbrico  Tenga detector de caller-id  38 Use el teléfono .. No deje que él lo use a Ud..! 

Slide 39: Técnicas para un mejor TM Simplifique su vida  personal..! Evite aparatos sofisticados...  Use tecnología mainstream  No se entusiasme con chiches  Evite ropa cara  Evite influencia de la moda  Evite todo producto que exija  demasiados cuidados... Evite productos que no pueda  mantener “de taquito” Evite salidas caras y sofisticadas...  Evite muchedumbres...  Evite colas...  Haga trámites por teléfono o  internet... Utilice débito automático...  Limite sus pertenencias a las  mínimas necesarias... 39

Slide 40: Técnicas para un mejor TM Mantenga un buen estado  físico y mental incluya momentos de relajación en el día,  breves en día y hora fijos practique deporte...  tenga actividades variadas  camine mucho  duerma las horas necesarias  no duerma de más...  tome MUCHO líquido...  Lávese la cara frecuentemente....  Elimine el alcohol...  Coma liviano... Siempre...  Desarrolle alguna actividad artística  Capacítese continuamente  Evite el burn-out  40

Slide 41: Técnicas para un mejor TM Establezca rutinas para las  actividades continuas! divida el tiempo para pensar y para hacer... y  para descansar... Establezca un plan semanal fijo!!!  Aproveche los tiempos muertos...  Siempre lleve encima algo útil para leer... Y  un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para viajes....  Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada...  A menos que realmente necesite descansar..! Busque la forma de eliminar  viajes repetitivos 41

Slide 42: Técnicas para un mejor TM Acostúmbrese a aplicar el  procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un máximo nivel de  superposición Ejemplo para ordenar:  poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión q estacionar el auto q descargar bolsos del baúl q llamar el ascensor q abrir la puerta del ascensor q cargar bolsos en el ascensor q llegar a casa en el auto q abrir la cochera q ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades.... q enviar un mail urgente q escribir un informe... No urgente q poner agua para hacer un té q prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más q posible antes de ir a dormir... bajar del ascensor q descargar bolsos q abrir puerta del depto con la llave q entrar con el auto a la cochera q entrar al depto... q prender la pc q 42