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Antecedentes y Logros
El crecimiento neto de clubes del 2005 al 2010 fue
de 32 clubes (6.4 clubes nuevos por año)

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Crecimiento Neto de Clubes
Clubes Nuevos

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Incremento en la Membresía

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Iniciamos con una membresía de 4031 socios
y concluimos con 3925 s...
Clubes Distinguidos

Clubes Distinguidos

Logramos 97 Clubes Distinguidos de un total
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Diagnóstico
  El crecimiento de clubes se concentró en pocas Divisiones
  Nos faltó seguimiento al Programa Emprendedore...
Resultados por Eventos.
Capacitación Nacional 6 y 7 de Julio,
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 Sesión Estratégica con Oficiales del Distrito y
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Convención Nacional México, DF
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Carácterísticas del Evento
  Hotel categoría 4 diamantes
  El Hotel condicionó el Salón Grande a través de garantizar un...
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Contexto de Convención
  Los costos en ciudad de México son más altos por la demanda de eventos
  Si bien obtuvimos una ...
Lecciones Aprendidas
  Es sumamente complejo la planear una Convención sin tener la certeza de cuantas
personas se inscri...
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Capacitación Nacional Medio Año.
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  No hubo Hotel Sede y cada socio decidió donde hospedarse. Ofrecimos 3
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  Obtuvimos logros extraordinarios como Comité Organizador
  El enfoque de Convención fue muy exito...
Aportaciones Generales de la
Gestión
  Página web moderna y funcional a la altura de las mejores del mundo
  Traducción ...
Aprendizajes Personales
  No es sencillo liderar un equipo de voluntarios con grados diferentes de involucramiento y
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Anexos
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Distrito, Comités Ejecutivos del Distrito,
Comité Directivo
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Gobernador de Distrito, 2012-2013
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De: Romeo Amauri Lopéz Calderón <romeoamauri@hotmail.com>
Asunto: Formato
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De: Leticia Martínez García <lety.liberty@gmail.com>
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• Entregable: Hoja...
IV.

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Cabe señalar que el Ingreso Estimado para la Gestión 2011-2012 era de $ 667,340.00
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Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN)
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Resultados gestión 12 13. completo

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Reporte completo de resultados gestión 2012-2013. Toastmasters Internacional. Distrito 34.
Incluye:
* Resultados de eventos
* Constancia de hechos de cumplimiento de obligaciones ante la sede internacional
* Reporte financiero y respuesta al Comité de Auditoría

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Resultados gestión 12 13. completo

  1. 1. Resultados  Ges,ón  2012-­‐2013   Distrito  34   Agrega  Valor   Juan  Carlos  Camacho  Ruiz,  DTM   Gobernador  de  Distrito   2012-­‐2013.   1
  2. 2. Contenido  Resultados por Evento  Constancia de Hechos. Cumplimiento de Obligaciones con la Sede Internacional  Reporte de Tesorería. 2 jccamacho@pplcons.com
  3. 3. Antecedentes y Logros El crecimiento neto de clubes del 2005 al 2010 fue de 32 clubes (6.4 clubes nuevos por año) Crecimiento Neto de Clubes En 2010-2011 tuvimos un crecimiento neto de 17 clubes (10%). En 2011-2012 se formaron 31 clubes Incremento en la Membresía Nuestra membresía creció a un ritmo de 2% al año (2613 socios en 2005, 2895 en 2010) (Corte 18 de junio 2010) En 2010-2011 iniciamos con una membresía de 3039 socios y concluimos con 3500 socios (+ 15.16%) Clubes Distinguidos En el ciclo 2011-2012 tuvimos 91 Clubes Distinguidos de un total de 192 = 47.39%, máximo en la historia del Distrito 34 3 jccamacho@pplcons.com
  4. 4. Resultados Gestión 12-13 Crecimiento Neto de Clubes Clubes Nuevos Creamos 21 clubes nuevos : [División-Clubes Nuevos: A-2, B-2, D-2, E-2, J-1, L-2, O-1, P-2, X-7] Dejamos 27 clubes prospectos y más de 20 en proyecto Clubes Perdidos Perdimos 19 clubes: [División-Clubes Perdidos: A-3, B-2, C-3, D-1, E-1, F-1, G-2, J-1, N-1, P-2, X-2] Clubes No pagados 10 clubes no renovaron su membresía en Abril de 2013 Resultado Iniciamos con 220 clubes pagados. Necesitábamos al menos un crecimiento neto de 3% para ser Distrito Distinguido. Terminamos con 217 clubes pagados (-3) es decir, 10 clubes por debajo de la meta mínima 4 jccamacho@pplcons.com
  5. 5. Incremento en la Membresía Incremento en la Membresía Iniciamos con una membresía de 4031 socios y concluimos con 3925 socios, es decir, 2.6% por debajo Requeríamos un crecimiento mínimo del 3% por lo que quedamos a 227 socios del mínimo para ser Distinguidos. 5 jccamacho@pplcons.com
  6. 6. Clubes Distinguidos Clubes Distinguidos Logramos 97 Clubes Distinguidos de un total de 220= 44.09%, con lo que rebasamos el mínimo para ser Distrito Distinguido y nos quedamos a 2 Clubes para ser Selecto Distinguido 6 jccamacho@pplcons.com
  7. 7. Diagnóstico   El crecimiento de clubes se concentró en pocas Divisiones   Nos faltó seguimiento al Programa Emprendedores para formar y motivar a crear más clubes   Se realizó un esfuerzo importante en clubes prospecto, pero por diversas razones no se pudo concretar el cierre   En gestiones anteriores fue práctica común el tener socios con membresías en 2, 3 o hasta 10 clubes, lo que infló de forma artificial nuestra número de socios. Esto aunado a condiciones económicas ha frenado el crecimiento de socios. Requerimos de una estrategia de atracción de socios con acciones en todo el Distrito   Nuestra máxima fortaleza está en los clubes. Sin embargo necesitamos una mayor cantidad de Clubes Distinguidos para volver a estar en las primeras posiciones a nivel mundial.   El nuevo sistema de reconocimiento del Distrito da un alto valor al número de Clubes Distinguidos y esa es la base para el Ranking Mundial. Con nuestro mejor número histórico, bajo el nuevo criterio, habría 33 Distritos en mejor posición que la nuestra 7 jccamacho@pplcons.com
  8. 8. Resultados por Eventos. Capacitación Nacional 6 y 7 de Julio, 2012  Sesión Estratégica con Oficiales del Distrito y Gobernadores de División, durante dos días  Se apoyó con $1000.00 a cada Gobernador de División  Capacitación en Hotel Four Points con 103 socios de todo el país  Cocktail y Toma de Protesta 8 jccamacho@pplcons.com
  9. 9. Resultado Financiero 9 jccamacho@pplcons.com
  10. 10. Resultados por Eventos. Convención Nacional México, DF 15 a 18 de Noviembre, 2012   4 días de eventos para beneficio de todos los socios del Distrito §  Día 1. Comité Ejecutivo del Distrito con Oficiales, Gobernadores de División y Área y paseo en Centro Histórico con Evento especial en cortesía (Leyendas en cantina tradicional) §  Día 2. Talleres de Comunicación (mañana) y Capacitación en Inglés. Ceremonia Rompehielo §  Día 3. Ceremonia de Inauguración con Conferencia Magistral de Alto Funcionario: Manuel Mondrágón y Kalb, Secretario de Seguridad Pública del DF y Banda de Guerra de la misma Secretaría. Comida del Distrito y Concursos. Actividades adicionales para convencionistas §  Día 4. Conferencias magistrales. Finales de Concursos y Cena baile con espectáculo y presencia del Mariachi sinfónico de la Secretaría de Seguridad Pública 10 jccamacho@pplcons.com
  11. 11. Carácterísticas del Evento   Hotel categoría 4 diamantes   El Hotel condicionó el Salón Grande a través de garantizar una afluencia de 200 personas   4 conferencias magistrales y espectáculos que implicaron costos mínimos por la gestión de los socios del Distrito 34: §  Conferencias Magistrales •  Manuel Mondragón y Kalb (Gestión de Teresa García, DTM) Sin costo alguno •  Eduardo Rueda. Socio club Tonatiuh. Sin costo alguno •  Sheryl Roush. Gestión de GD. Solo se pagó su boleto de avión y hospedaje •  Patricia Mercado. Gestión de GD y Daniela Dorantes. Inversión: $5,000.00 pesos §  Espectáculos •  •  •  •  •  Banda de Guerra, SSP y concierto. Sin costo Ballet Folklórico. Sin costo. Gestión de Vicente Martínez Ballet de Belly Dance. Cena Baile: $4,000.00 Mariachi sinfónico SSP. Gestión Teresa García. Sin costo Luz y Sonido. $4,500.00   Pretendimos contar con multimedia de características similares a la Convención Internacional de Las Vegas con circuito cerrado de TV y proyección simultánea de 4 cañones con amplitud de 12 metros ($50,000.00 pesos) 11 jccamacho@pplcons.com
  12. 12. Resultado Financiero 12 jccamacho@pplcons.com
  13. 13. Contexto de Convención   Los costos en ciudad de México son más altos por la demanda de eventos   Si bien obtuvimos una tarifa muy competitiva de Hotel así como en alimentos y bebidas, el Meliá exigió garantizar “personas mínimo” en todos los eventos para dar los salones que pedimos   La planeación del evento se hizo considerando el histórico de eventos anteriores, donde cerca de un 30% de socios pagaban carnet completo el mismo día de la Convención   En el caso de Ciudad de México las personas que pagaron carnet completo el mismo día no pasaron de 5 (2%), por lo que el promedio de pago de carnet quedó por debajo del costo real del evento   Si bien hubo actividades con más de las 200 personas garantizadas, hubo otras donde tuvimos que pagar al hotel los mínimos aunque no tuvimos esa asistencia. Ejemplo: Capacitación en inglés, donde acudieron 30 personas y se pagaron 70, o la cena baile donde pagaron 185 y garantizamos 200 13 jccamacho@pplcons.com
  14. 14. Lecciones Aprendidas   Es sumamente complejo la planear una Convención sin tener la certeza de cuantas personas se inscribirán.   El mínimo que garantizamos nos pareció prudente (200) sin embargo no se logró y ello generó pérdidas importantes   La capacidad de gestión de los socios permitió tener una Convención de Primer Nivel en un Hotel Categoría 4 diamantes   El evento a precios reales, sin patrocinios hubiera costado más de $4,000.00 y se cobró un promedio de $1800.00   Nuestra conclusión es que los socios del Distrito 34 no se sienten cómodos pagando más de $2,000.00 por carnet, pues si bien hay una audiencia cautiva con alto nivel de ingreso, el socio promedio no está dispuesto a invertir más de $5,000.00 en todo el gasto de la Convención (avión, carnet y hospedaje)   La lección principal para nosotros fue no soñar tan alto y planear convenciones de más bajo costo 14 jccamacho@pplcons.com
  15. 15. Resultados por Eventos. Capacitación Nacional Medio Año. Querétaro 16 de Febrero de 2013  1 día completo de capacitación para beneficio de todos los socios del Distrito  Gracias a la gestión de socios del Club Excelencia de Querétaro se consiguieron las instalaciones de la Universidad Bancaria y Comercial con auditorios y equipos sin costo  Celebramos Comité Ejecutivo del Distrito, Mesas Redondas, Sesiones Educativas y Taller de Liderazgo Situacional  Contamos con la presencia de 65 personas 15 jccamacho@pplcons.com
  16. 16. Resultado Financiero 16 jccamacho@pplcons.com
  17. 17. Resultados por Eventos. Capacitación de Jueces. Veracruz. 22 de Febrero de 2013  Se realizó el acuerdo con María Iraís Cruz, Gobernadora de División E. Jesús Castro, Gobernador de la División I y Sergio Valdivia, Gobernador del Área 13 de realizar una Capacitación de Jueces en el Puerto de Veracruz  Viajaron Roberto García Martinell y Thalía Domínguez Corona como instructores del Distrito  Se contó con la presencia de 23 personas 17 jccamacho@pplcons.com
  18. 18. Resultado Financiero 18 jccamacho@pplcons.com
  19. 19. Resultados por Eventos. Convención Nacional Chihuahua 30 y 31 de Mayo y 1 de Junio, 2013  3 días de eventos para beneficio de todos los socios del Distrito §  Día 1. Comité Ejecutivo del Distrito con Oficiales, Gobernadores de División y Área. Convención Gavel con socios menores de edad. Semifinales de Concursos. Ceremonia Rompehielo §  Día 2. Ceremonia de Inauguración con Conferencia Magistral de Senador de la República, Javier Corral Jurado. Mesa Redonda de Responsabilidad Social. Comida del Distrito. Evento XX años del Distrito 34 §  Día 3. Conferencias magistrales en Inglés. Finales de Concursos . Cena baile con espectáculo con orquesta en vivo §  Post-Convención a las Barrancas del Cobre 19 jccamacho@pplcons.com
  20. 20. Carácterísticas del Evento   No hubo Hotel Sede y cada socio decidió donde hospedarse. Ofrecimos 3 opciones, dos de 700 por noche en habitación doble y uno de 1200   Se logró un carnet, sin costos ocultos a un precio no mayor a $1400.00   La Sede de la Convención fue el casino de Chihuahua donde establecimos garantías muy conservadoras para evitar la situación de México   Gracias a la gestión del Equipo Organizador conseguimos importantes patrocinios en recintos históricos así como un patrocinio total del Gobierno del Estado: §  Quinta Gameros. Costo de $500.00 Gestión de Iván Elier §  Palacio de Gobierno. Evento de XX años del Distrito. Patrocinio de directo de $60,000.00 por gestión de Equipo Organizador y Daniel Medellín §  Patrocinios de empresas varias por más de $40,000.00   Dos conferencias magistrales de Ponentes Internacionales en Inglés con equipo de traducción simultánea y una presencia de más de 161 convencionistas (con carnet completo) y un total de 200   Apoyos especiales a los convencionistas: transportación en cortesía del aeropuerto a hoteles y rifa de 10 atriles en la comida del Distrito 20 jccamacho@pplcons.com
  21. 21. Resultado Financiero 21 jccamacho@pplcons.com
  22. 22. Lecciones Aprendidas   Obtuvimos logros extraordinarios como Comité Organizador   El enfoque de Convención fue muy exitoso en participación, eventos, convivencia y resultados   No depender de un Hotel Sede disminuyó la presión y redujo de forma considerable los costos por persona   Si sumamos todos los beneficios obtenidos por los Convencionistas el costo del evento habría superado los $5,000.00 por persona, y nadie tuvo que pagar más de $1400.00 pesos   El costo de hospedaje por persona/ día osciló entre los $350.00 y $600.00 con desayuno incluido   Es perfectamente posible tener una Gran Convención con precios totales por día inferiores a $800.00 pesos 22 jccamacho@pplcons.com
  23. 23. Aportaciones Generales de la Gestión   Página web moderna y funcional a la altura de las mejores del mundo   Traducción al español de más de 60 manuales en formato digital con el mismo diseño de los originales   Avances significativos en el servicio al socio y mejoras en las entregas de manuales y mercancías desde la sede internacional   Énfasis en capacitaciones nacionales, formación de jueces, emprendedores, coaches, mentores con herramientas de video-conferencia, formación en línea, podcats, manuales adaptados a nuestra realidad y socios especializados como instructores   Crecimiento acelerado de clubes en el centro del país, zona que estuvo estancada durante muchos años   Apoyo durante todo el año a Gobernadores de Área y División con fondos para viajes, medallas y trofeos para concursos así como a clubes, con pines, atriles y banderines 23 jccamacho@pplcons.com
  24. 24. Aprendizajes Personales   No es sencillo liderar un equipo de voluntarios con grados diferentes de involucramiento y compromiso   Cada División tiene su propio ritmo de crecimiento por lo que no es útil presionar por resultados de forma homogénea. Ello desgasta la relación interpersonal y no ayuda   Sería benéfico planear considerando esas diferencias y focalizar el esfuerzo de crecimiento de clubes en las zonas de mayor dinamismo   Cualquier decisión tomada implica consecuencias en el plano humano. Es responsabilidad del líder el actuar pensando en el beneficio en el largo plazo de acuerdo con valores.   Requerimos de mayores espacios como organización para desarrollar liderazgo, en habilidades técnicas, competencias y sobre todo diálogo permanente que permita contrastar opiniones   Ha sido satisfactorio y apasionante servir al Distrito 34 al máximo de mis capacidades personales y tiempo   Tengo un profundo agradecimiento a todas las socios del Distrito 34 que se sumaron a mi Visión a los largo de estos 3 años, los mismo que a quienes en las diferencias, me ayudaron a reflexionar, sopesar mis decisiones y crecer 24 jccamacho@pplcons.com
  25. 25. Anexos  11 Actas de Asambleas: Consejo del Distrito, Comités Ejecutivos del Distrito, Comité Directivo  Estado de Resultados Presupuesto 2012-2013 25 jccamacho@pplcons.com
  26. 26.       México, D.F. a 17 de Octubre de 2013 Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM Gobernador de Distrito, 2012-2013 Distrito 34, Región 10 EMAIL: jccamacho@pplcons.com   Oficiales del Distrito 2012-2013 y 2013-2014 Los saludo con gusto para informarles el estado actual que guarda el Cierre de Gestión 20122013. Cumplir en tiempo y forma con las actividades que señala la sede internacional permite que se puedan seguir retirando fondos del presupuesto del Distrito. Mientras quede pendiente algo, fuera de las fechas límite, la sede congela los recursos. Las actividades que comprende ese cierre son las siguientes: I. Elaboración de Auditoría. • Fecha límite: 31 de Agosto. • Responsable: Comité de Auditoría, encabezado este año por Amauri López Calderón. • Entregable: Formato Oficial enviado a la sede por el Comité, con Certificado y Narrativas con comentarios sobre cambios en el presupuesto • Fecha en que se cumplió: o Amauri lo mandó al Distrito el 26 de septiembre del 2013 y solicitó que fuera Leticia Martínez, Tesorera del Distrito quien lo enviara a la sede. o Leticia Martínez lo envió el 1 de octubre de 2013 a Jonathan Lam Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  27. 27. CONSTANCIA DOCUMENTAL De: Romeo Amauri Lopéz Calderón <romeoamauri@hotmail.com> Asunto: Formato Fecha: 26 de septiembre de 2013 00:35:08 GMT-05:00 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  28. 28. Distrito 34 • Donde <jccamacho@pplcons.com>, Juan Carlos Para: Juan Carlos Camacho Hernándezse Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  29. 29. De: Leticia Martínez García <lety.liberty@gmail.com> Asunto: Re: Narratives, Certification page and Audit report Fecha: 1 de octubre de 2013 23:14:27 GMT-05:00 Para: Jonathan Lam <JLam@toastmasters.org> Cc: Wally Kaczor <WKaczor@toastmasters.org>, Juan Carlos Camacho <jccamacho@pplcons.com>, Romeo Amauri Lopéz Calderón <romeoamauri@hotmail.com> Hello Jon: In spite of the situation described before has not been solved, I am sending narratives, certification page and Audit Committee Report. Our Auditor asked me to send this for him. Thank you to be patient with us. Have a nice month begining! Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  30. 30. II. Envío de Narrativas • Fecha límite: 31 de Agosto. • Responsable: Tesorera y Gobernador de Distrito • Entregable: Hoja de Excel con comentarios acerca de los cambios que se hicieron en el ejercicio del presupuesto • Fecha en que se cumplió: o Antes del 31 de agosto estaba lista pero recibimos quejas reiteradas del Gobernador de Distrito Actual sobre el ejercicio del presupuesto. Tales quejas no las recibimos de forma directa, pero si en correos en los que fuimos copados junto con grandes cantidades de socios o Convocamos desde antes del 31 de agosto a alguna reunión en la que se pudieran aclarar cuentas, conciliar posiciones con Directiva Saliente y Entrante, pero no se recibió confirmación o Hubo comentarios del GD actual sobre “desviaciones”, aún cuando durante el ciclo 2012-2013 no presentó inconformidad alguna y ya había firmado de conformidad los Vouchers del primer semestre con gastos del GD 2012-2013 o Expresé que no firmaría ningún documento mientras no se realizaba esa reunión con el GD actual para evitar que se enviaran “narrativas” sin tener el consenso de todo el equipo. Informamos de esta situación a Jonathan Lam, de la sede internacional o Si bien no se tuvo una respuesta clara, se dedujo que la reunión de conciliación no se llevaría a cabo por lo que se siguió con el proceso de la Auditoría. III. Cuentas por pagar de la Gestión 2012-2013 • La gestión 2012-2013 recibió por ingresos del mes de Junio la cantidad de $3942.00 dólares, que estuvieron disponibles en la reserva del Distrito desde el 1 de Agosto. Entregamos una relación detallada de cuentas por pagar entre lo que está 17 banderines, pines y reconocimientos para los socios • Llevó un amplio proceso que se entendiera la existencia de ese saldo y la necesidad de ejercerlo para cumplir compromisos de la gestión pasada • Se pagó una parte de ese monto a proveedores pero quedan pendeintes banderines, pines y reconocimiento para los premios anuales de los socios. Hoy el Gobernador de Distrito ha señalada que ya no dispone de recursos para hacer frente a esos compromisos • Confiamos en que lo haga una vez que reciba de nuevo fondos de la sede internacional Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  31. 31. IV. Entrega de documentos originales de respaldo de gastos • Es obligación de todos los Distrito el entregar estos respaldos al 31 de agosto • Desde la Convención de Chihuahua Leticia Martínez nos insistió a todos los Oficiales en la necesidad de enviar estos comprobantes • El Gobernador de Distrito actual se comprometió a realizar esa entrega a la brevedad después del Chihuahua. A la fecha NO se han recibido • El entonces VG de Mercadotecnia envió un correo a la sede internacional donde dice que una compañía de paquetería le perdió sus originales. La sede nos pidió entonces que solicitáramos fecha y destinatario de ese envío perdido así como copia del reclamo por el extravío. A la fecha no tenemos respuesta alguna • De Gustavo Aragón solo se requiere un comprobante original por la compra del servicio de impresión de la Revista que se entregó en Chihuahua • Al Gobernador de Distrito actual se le pidió una aclaración y nota de los banderines que se entregaron en Chihuahua pues hay mayor cantidad de dinero pagada que el recibo que ampara dicha compra. A la fecha no se ha recibido. Se requiere así mismo notas originales o escaneadas de un Voucher con gastos ya pagados • El un correo que envíe el día de hoy a Jonathan Lam cuestionando la situación actual del cierre nos vuelve a decir que requiere de tales documentos Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  32. 32. Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  33. 33. Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  34. 34. Compañeros del Distrito 34. Entiendo que al ser la nuestra una organización de liderazgo se lleguen a enfrentar visiones y personalidades, pero considero que debe estar por encima el interés común. Ignoro el porqué se siga diciendo que hay obligaciones pendientes por cumplir de parte de la Tesorera y un servidor. Arriba están las pruebas de que hemos cumplido al 100% con nuestras obligaciones ante la sede internacional. Lo único que falta para el cierre son documentos originales que deben ser enviados por los actuales Gobernador de Distrito y por Gustavo Aragón. Del actual VG de Educación se requiere solo la prueba de su reclamo en la compañía de paquetería que le perdió los documentos originales. Si existiera alguna duda acerca de la prontitud en que enviaremos estos papales una vez que nos lleguen propongo que los dirijan a Vicente Martínez, para que él nos avise cuando los tenga y enviar el paquete completo a la sede internacional. Ustedes como socios tienen hoy nuestro punto de vista con las evidencias documentales de lo que decimos. Reitero mi disposición de servir al Distrito. Saludos cordiales, Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM Gobernador de Distrito 2012-2013 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org  
  35. 35.       México, D.F. a 21 de Octubre de 2013 Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM Gobernador de Distrito, 2012-2013 Distrito 34, Región 10 EMAIL: jccamacho@pplcons.com   Consejo del Distrito 34. (2013-2014) (Oficiales del Distrito, Gobernadores de División, Gobernadores de Área, Presidentes y VP Educativos) Comité Ejecutivo del Distrito. Gestión 2012-2013 Socios Toastmasters. Como resultado del proceso de Auditoría llevado a cabo por Romeo Amauri López Calderón y su equipo, se generó un acta con observaciones al ejercicio del presupuesto 2012-2013. En este documento daré respuesta a cada una de las aclaraciones generando un contexto más amplio con el objetivo de proporcionar mayor claridad. Iré relacionando cada uno de los segmentos del acta y enseguida los comentarios respectivos: En   la   ciudad   de   Morelia,   Michoacán   siendo   las   veinte   horas   del   día   veintiocho   de   agosto   de   dos   mil   trece,   los   C.C.  José  Luis  Villagómez  Chávez,  Alfredo  Díaz  Acuña  y  Romeo  Amauri  López  Calderón,  integrantes  del  club   Toastmasters   Morelia,   y   del   Comité   de   Auditoría   del   Distrito   34   de   la   organización   Toastmasters   Internacional,   se   reunieron   en   las   instalaciones   del   club   Morelia,   ubicadas   en   la   calle   de   García   Obeso   número  setenta  altos  del  Centro  Histórico,  a  efecto  de  llevar  a  cabo  la  revisión  general  y  particular  de  los   documentos   comprobatorios,   anexos   que   conforman   el   reporte   y   el   ejercicio   de   la   auditoría   del   periodo   administrativo  del  primero  de  julio  de  dos  mil  doce,  al  treinta  de  junio  de  dos  mil  trece,  consistentes  en  los   siguientes,     H  E  C  H  O  S     Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   1  
  36. 36. PRIMERO.   Se   revisó   de   manera   general   la   información   enviada   por   la   Tesorera   del   Distrito   34,   Leticia   Martínez,   consistente   en   el   reporte   de   Recursos   Disponibles,   y   el   comparativo   del   presupuesto   ejercido   contra  el  programado.   SEGUNDO.  Después  de  haber  realizado  la  revisión  correspondiente  los  integrantes  del  Comité  de  Auditoría   determinaron  solicitar  mayor  información  en  las  partidas  presupuestales  de  los  conceptos  siguientes:  7086-­‐ 000000   Miscellanous   Expenses;   7010-­‐000000   Awards   Expense;   el   total   de   la   partida   Total   Education   &   Training   Expense;   7058-­‐000000   Lodging   Expense;   7066-­‐000000   Transportation-­‐   Rail   Expense   estos   dos   últimos   con   cargo   al   District   Governor;   7066-­‐000000   Transportation-­‐   Rail   Expense   con   cargo   a   Total   LGET;   apartado   total   de   Total   Treasurer;   apartado   total   de   Total   Secretary;   7068-­‐000000   Transportation   Other   Expense;  apartado  total  de  Total  Travel  Expense  y  7070-­‐000000  de  Bank  charges  &credit  card  fee  Expense,   información  que  fue  proporcionada  posterior  a  su  solicitud  vía  electrónica.     TERCERA.  El  Comité  de  Auditoría,  recibió  y  revisó  la  información  proporcionada,  para  ello  contó  con  estados   bancarios   del   mes   de   julio   de   2012   al   mes   de   junio   de   2013,   y   actas   de   las   diferentes   sesiones   del   Comité   del   Distrito  34,  siendo  útiles  solamente  en  las  que  estaba  involucrada  la  Tesorería  del  mismo.       CUARTO.  Después  de  haber  analizado  la  información  pertinente  se  arrojan  las  siguientes       C  O  N  C  L  U  S  I  O  N  E  S   1. El  estado  del  ejercicio  presupuestal  inicial  programado  fue  por  la  cantidad  de  $1´724,639.02  (UN  MILLÓN   SETECIENTOS  VEINTICUATRO  MIL  SEISCIENTOS  TREINTA  Y  NUEVE  PESOS  02/100  M.N.),  mismo  que   solamente  fue  ejercido  por  la  cantidad  de  $1´523,072.57  (UN  MILLÓN  QUINIENTOS  VEINTITRÉS  MIL   SETENTA  Y  DOS  PESOS  57/100  M.N.).   2. De  lo  anterior,  se  aprecia  de  manera  general  que  no  hubo  excedente  en  el  ejercicio  del  presupuesto,   estando  en  saldos  un  remanente  por  la  cantidad  de  $201,566.45  (DOSCIENTOS  UN  MIL  PESOS   QUINIENTOS  SESENTA  Y  SEIS  PESOS  45/100  M.N.)   Aclaración: Por cada dólar que los socios pagan por concepto de renovaciones de membresía, la sede genera una Reserva del 25% para el Distrito. Cada mes se genera el “District Reserve Statement” mismo que se hace llegar al TRIO. Es a partir de esa reserva que el Gobernador de Distrito puede solicitar transferencias a la cuenta del Distrito con base en el presupuesto realizado. Entre el 1 de julio de 2012 y el 30 de junio de 2013 se generó en esa reserva la cantidad de $64,690.00 dólares, lo que a un tipo de cambio promedio de 13 pesos arroja la cantidad de $840,976.50 Es importante señalar que en el mes de Junio de 2013 se generaron $3942.00 dólares. Esta cantidad es informada a mediados de Julio de 2013 por lo que si bien, forma parte del ingreso de la gestión 2012-2013, se ejerce por la gestión 2013-2014 con indicaciones precisas. Existía la “leyenda urbana” que indicaba que un Gobernador de Distrito requería de un fondo Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   2  
  37. 37. personal de al menos 100,000 pesos para hacer frente a los gastos iniciales de su gestión, tales como la capacitación de oficiales. Esto no pasa de ser una “leyenda”, pues desde el día 1 de julio el Gobernador de Distrito puede solicitar la Reserva que se prepara para él a lo largo de toda la gestión. Ese monto es un 25% del total de los ingresos generados por el año previo ya cerrado en sus cuentas, es decir, de la gestión de 2 años antes. Nosotros tuvimos al inicio de la gestión la cantidad de $14, 386.30 dólares y dejamos a la gestión actual $ 15,548.00 dólares más el saldo de Junio por $ 3942. dólares, es decir, un importe total del que se puso disponer el 1 de julio por $19,490.01. Con esa cantidad la nueva gestión cuenta con fondos suficientes para hacer frente a sus responsabilidades iniciales así como con recursos para cumplir las obligaciones que le señala la gestión anterior. El documento donde se encuentran estos datos es el siguiente: Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   3  
  38. 38. Procederé a explicar cómo se integran los números del District Reserve Statement: Membership Revenue: Month to Date: Son los ingresos que se recibieron en ese mes por el 25% de las renovaciones de socios Product Orders: Son las comisiones que la sede carga, ejemplo $25.00 dólares por una transferencia Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   4  
  39. 39. así como las compras de materiales educativos, reconocimientos, pines que fabrica la sede Checks and Wires: Son las transferencias realizadas por la sede al Distrito Cada monto tiene el monto del mes y el acumulado del año. Balance as of. Es el saldo que estuvo disponible desde el 1 de julio de 2013, que se integra con la Reserva del Distrito y nuestro remanente de Junio 2013, que hasta el día de hoy está pendiente por ejercerse en alrededor de $2,000 dólares por el equipo de Fernando Zamora. Ese dinero se destinará a compra de banderines, pines y trofeos de Gobernadores de Área, División del Año y Toastmaster del Año. Cada año la sede internacional realiza una planeación de ingreso, con base en los montos recibidos en el año anterior más un crecimiento histórico. Al inicio de gestión se entrega un documento con ese “Forecast” que se toma como base para la elaboración del presupuesto, pero al final son datos hipotéticos que se van actualizando por las campañas de membresía, la creación de nuevos clubes y las renovaciones. En la siguiente hoja podrán encontrar: 1. Forecast. Planeación de Ingreso 2. Desgloce de ingresos reales Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   5  
  40. 40. Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   6  
  41. 41. Cabe señalar que el Ingreso Estimado para la Gestión 2011-2012 era de $ 667,340.00 y lo que realmente se recibió fue la cantidad de $ 842,023.00 pesos, (64,771.70 dlls) es decir, un incremento del 25%. Tomando en cuenta esa tendencia la gestión 2012-2013 debió recibir $1,051,200.63 contra los $840,976.50 que efectivamente se recibieron. Ahí se nota el resultado de nuestra incapacidad para generar la cantidad de clubes que prometimos, el abandono de las campañas de membresía que definimos y el estancamiento en el número de socios. Las diferencias que encuentran los auditores se deben a varios motivos: a) No se recibieron las cantidades de dinero esperadas con base en los planes de crecimiento de clubes y socios b) El presupuesto contempla también los ingresos por concepto de convenciones, que en ambos casos no tuvieron la afluencia de socios esperada No hay en conclusión un “saldo” sino menor cantidad de dinero recibido del que originalmente se presupuestó. Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   7  
  42. 42. 3.  En  la  información  solicitada  se  deduce  que  hizo  falta  un  ejercicio  de  planeación  presupuestal,  por   consecuencia  pudo  haber  sido  falta  de  programación  de  actividades,  en  virtud  de  que  existen  partidas   programadas  en  ceros  y  finalmente  se  ejercieron  en  la  mayoría  de  ocasiones.   Aclaración: Al realizar el presupuesto se parte de una serie de planes que en ocasiones no se realizan. La sede proporciona además un formato con renglones muy específicos. El ejercicio que hicimos fue calcular por rubros generales de presupuesto. Sería prácticamente imposible que cada rubro coincida con lo realizado pues sobre la marcha se van presentando cosas nuevas o planes que no se concluyen. En nuestro caso planeamos, por ejemplo, un ingreso a algunas actividades de Mercadotecnia que no se ejercieron. Esos montos se canalizaron a actividades educativas y reconocimientos, como está debidamente acreditado en los comprobantes de gasto y reportes entregados a la sede internacional. 4. El  presupuesto  del  Distrito  34  debe  enfocarse  a  la  calidad  y  atención  de  los  socios  y  de  sus  contenidos   educativos,  por  ello  no  vemos  “justificable”  el  gasto  del  ejercicio  del  presupuesto  realizado  en  el  Tesorero   y  Secretario,  pues  desde  un  inicio  no  estaban  programados  los  gastos  que  realizaron,  se  puede  deducir   que  estos  fueron  de  último  momento.       Aclaración: Secretario y Tesorero son Oficiales del Distrito a quienes se les contempla en el presupuesto. En nuestro caso el dinero destinado a sus actividades fue prácticamente “0”. A la Secretaria del distrito sólo se le apoyó en un viaje a la ciudad de Morelia para la Sesión Estratégica de Expansión. El monto total de apoyo fue de $490.00 pesos, por concepto de un boleto de autobús ETN. Ese mismo apoyo se les proporcionó a algunos Gobernadores de División, como Omar Gordillo, a la Directora de Relaciones Institucionales, Nadiezda Orellana y al Chair Extension Chairman, Juan Carlos Madrigal, lo mismo que al TRIO. En el caso de la Tesorera no se destinó gasto alguno para el ejercicio de su función aún cuando era necesario hacerlo, por la gran cantidad de impresiones, fotocopias y envíos que se realizan. Todo ese gasto se absorbió por la Tesorera y por mi oficina. A la Tesorera solo se le apoyó con el boleto de avión para la Convención de Chihuahua, debido a la gran importancia que tenía para el Distrito el que ella presentara resultados en el Consejo del Distrito y apoyara con la administración de la Convención. Respecto a las recomendaciones señaladas por los Auditores: a) Se pagó el mínimo de comisiones bancarias. Solo lo necesario para realizar transferencias de forma electrónica. b) El aspecto de los gastos a Tesorera y Secretaria ya lo hemos explicado c) Desde el inicio de la gestión se solicitó al TRIO que cada viaje tuviera un propósito claro. El presupuesto de gastos se redujo de forma significativa respecto a la gestión anterior. En 2012Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   8  
  43. 43. 2013 se destinó a esta partida presupuestal la cantidad de $233,750.47 pesos (12% por abajo budget) dividido en los siguientes rubros: a. Gobernador de Distrito: $97,679.93 (2% por debajo de Budget) b. VG Educación: $41,947.02 (32% por debajo de Budget) c. VG Mkt: $38,718.25 (33% por debajo de Budget) d. Tesorero: $5,491.30 e. Secretario: $490.00 f. Otros Socios: $45,272.97 (no presupuestado) i. Gastos de Avión de Capacitación de Roberto García y Thalía Domínguez, Formación de Jueces en Veracruz ii. Gastos de Avión de Sheryl Roush (Convención DF) iii. Gastos de Avión de Ed Tate y Cathey Armillas (Convención Chihuahua) Como un ejercicio comparativo, en la gestión 2011-2012 se destinó a viajes el importe de $361,878.00 (52% por arriba de Budget), dividido en los siguientes rubros: a. b. c. d. e. f. Gobernador de Distrito: $183,673.94 (141% por arriba de Budget) VG Educación: $54,694.53 (36% por arriba de Budget) VG Mkt: $106,323.00 (2% por debajo de Budget) Tesorero: $9,856.60 IPDG: $4,421.00 Key Note Speaker: $2,908.15 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   9  
  44. 44. Decisiones Generales de Presupuesto: I. Mercadotecnia En mi experiencia de tres años como Oficial del Distrito he observado que no hay algún gasto que genere un atractivo retorno a la inversión en el área de Mercadotecnia. Las iniciativas que traen consigo la formación de clubes no tienen mayor costo. Lo que contribuye a crear clubes es: a. Realizar una planeación estratégica de expansión de clubes con base en los clubes existentes y las necesidades del mercado (No Costo) b. Ofrecer una respuesta profesional y dedicada a los “leads” que se van generando a nivel nacional (No Costo) c. Capacitar a un grupo de especialistas que sepan acercarse a los contactos potenciales, darles servicio, organizar sesiones muestra, cerrar la venta y atender una vez ya formados (Costo Mínimo) Por lo tanto la inversión que tradicionalmente se destina a Mercadotecnia es solo el dar los banderines a los clubes nuevos, lo cual cumplimos cabalmente además de otros banderines que se entregaron como premio al desempeño II. Educación y Reconocimiento La Educación es la esencia de nuestra organización, por tanto, invertir en este rubro considero que es la mejor decisión para motivar a los socios. Las acciones que comenzaron en mi labor como VG Educativo del Distrito, se incrementaron en mi gestión como Gobernador de Distrito y hoy se han vuelto ya una costumbre que difícilmente se podrá revertir son: a. Medallas para primeros lugares en Concursos de Área (ambos semestres). Más de 600 medallas y gastos de envío por paquetería b. Trofeos o placas para primeros lugares en Concursos de División (ambos semestres).Más de 100 trofeos o placas y gastos de envío por paquetería c. Pines para Jueces Certificados d. Trofeos para Socios 10 años del Distrito 34 y Gobernadores de Distrito Anteriores e. Pines para Comité Ejecutivo del Distrito: TRIO, Gobernadores de División y Áreas f. Reconocimientos (placas o medallas) en convenciones para Ponentes, Organizadores, Ganadores de Primeros Lugares, Conferencistas Magistrales g. Entrega de 600 pines por grados educativos, como parte del programa de Puntos por desempeño. h. Organización de Programas Educativos por Video-Conferencia (mínimo costo) para: a. Formación de Gobernadores de Área y División b. Formación de Jueces c. Formación de Coaches d. Formación de Mentores e. Formación de Emprendedores Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   10  
  45. 45. Nota: Cada Programa implica producción de contenido que queda en la página web como recurso del Distrito a “cero” costo i. Renovación de página web con amplio banco de contenidos para beneficio del los socios del Distrito 34 (Costo Mínimo) j. Traducción de Series del Mejor Orador, Liderazgo de Excelencia, Serie del Club Exitoso, Manual de Reconocimiento, Manual de Liderazgo del Distrito y 5 Manuales Avanzados de Comunicación (Mínima inversión, solo la necesaria para la adaptación gráfica) k. Invitación de Conferencistas Internacionales a las Convenciones Nacionales. Ninguno de ellos cobró honorario alguno, solo boletos de avión y algunos viáticos III. Toastmasters Leadership Institute Apoyamos la realización de Juntas Especiales de Planeación aportando algunos viáticos para Gobernadores de Área, División, Oficiales del Distrito y Directores. Los apoyos fueron de 700 a 1000 pesos para viáticos IV. Relaciones Públicas Este ha sido uno de los rubros con mayor impacto en el fortalecimiento y modernización del Distrito 34. Realizamos algunas pequeñas inversiones en: a. b. c. d. e. Actualización de Página Web Adaptación gráfica de manuales Programas de Convenciones Cuota de servidor tmdistrito34.org Cuotas de mantenimiento para Instant Presenter, Constant Contact, Slide Share Las acciones que tuvieron un altísimo impacto, han proyectado al Distrito 34 mucho más allá de nuestras fronteras y hoy serían irremplazables son: a. Página Web en Facebook b. Grupo de Toastmasters Distrito 34 en Facebook c. Grupos Cerrados para intereses específicos: Emprendedores, Lidera el Potencial, Comités Ejecutivos del Distrito 34 d. Linkedin e. Video-Conferencias y Juntas de Trabajo por Instant Presenter f. Boletines electrónicos con Constant Contact g. Podcast 34 h. Escuela de Líderes i. Canal de YouTube con videos educativos hechos con Quick Time Player (sin costo) j. Las presentaciones publicadas en Slide Share rebasaron los 100,000 clicks k. Tenemos una de las páginas web con más contenido a nivel mundial Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   11  
  46. 46. Buena parte de todo lo anterior se ha construido de forma voluntaria por los socios del Distrito 34 en los últimos 3 años, sin costo alguno y quedará como legado en nuestra organización. Anexo a ustedes el detalle del presupuesto y me reitero a sus órdenes para aclarar cualquier concepto que genere alguna duda. Ante petición escrita de aclaración de monto gastado ofrezco a ustedes entregar reporte detallado que incluya copia de “Vouchers” con comprobantes de gasto y justificación. Ha sido un placer servir al Distrito 34. Agradezco a todos y cada uno de los Oficiales del Distrito, TRIO, Directores, Secretario, Tesorero. Cada acción, decisión, error, convivencia, debate, polémica y generación de ideas ha sido de gran aprendizaje. Gracias a su pasión en este camino de aprendizaje y defensa de nuestras posiciones y principios pude vivir la visión de apoyar a otros en el desarrollo de su pleno potencial. Juan Carlos Camacho Ruiz Gobernador de Distrito 34. 2012-2013 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   12  
  47. 47. 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 Actual Budget 07/01/2012 Through 06/30/2013 Variance Actual Budget Variance 819,281.75 839,059.00 819,281.75 839,059.00 512,561.61 800,000.00 512,561.61 800,000.00 3,250.00 0.00 3,250.00 3,250.00 0.00 3,250.00 16,500.00 0.00 16,500.00 16,500.00 0.00 16,500.00 36,681.52 0.00 36,681.52 36,681.52 568,993.13 0.00 800,000.00 15,500.00 1,776.69 3,000.00 0.00 0.00 0.00 20,276.69 20,276.69 589,269.82 0.00 0.00 800,000.00 1,100.00 0.00 1,100.00 1,100.00 1,100.00 0.00 0.00 1,100.00 1,100.00 69,664.05 85,600.00 69,664.05 85,600.00 (15,935.95) (15,935.95) 27,050.00 0.00 27,050.00 27,050.00 96,714.05 0.00 85,600.00 27,050.00 11,114.05 (8,250.00) (750.00) (9,000.00) (9,000.00) 87,714.05 0.00 0.00 (8,250.00) (750.00) (9,000.00) (9,000.00) 2,114.05 District Revenue Membership Revenue (3,623.35) (3,623.35) 51,038.65 54,662.00 51,038.65 54,662.00 14,187.93 0.00 14,187.93 14,187.93 0.00 14,187.93 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 14,187.93 0.00 0.00 0.00 14,187.93 13,500.00 1,776.69 0.00 0.00 0.00 0.00 13,500.00 1,776.69 0.00 15,276.69 15,276.69 29,464.62 0.00 0.00 0.00 15,276.69 15,276.69 29,464.62 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 80,503.27 0.00 54,662.00 0.00 25,841.27 6005-000000 - Membership Revenue Total Membership Revenue Confererence Revenue Registration & Tickets Registration - Member 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Member Registration - Spouse/Guest 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Spouse/Guest Registration - Other 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Registration - Other Registration - No Item 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - No Item Total Registration & Tickets Non Registration Non Registration 6010-000000 - Donation Revenue 6020-000000 - Miscellaneous Income 6030-000000 - Sponsorship/Advertising Revenue Total Non Registration Total Non Registration Total Confererence Revenue Fundraising Revenue Registration & Tickets 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration & Tickets Total Fundraising Revenue TLI Revenue Registration & Tickets Registration - Member 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Member Registration - No Item 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - No Item Total Registration & Tickets Non Registration Non Registration 6050-000000 - Refunds - Registration & Tickets 6060-000000 - Reimbursments - Registration & Tickets Total Non Registration Total Non Registration Total TLI Revenue Other Revenue 6015-000000 - Interest Income 6020-000000 - Miscellaneous Income Total Other Revenue Total District Revenue 0.00 0.00 85,600.00 2,218.04 20.00 0.00 0.00 2,238.04 1,499,603.66 0.00 1,724,659.00 8,548.89 505,628.00 62,633.50 3,330.17 72,900.00 329.00 600.00 0.00 0.00 800,000.00 0.00 70,000.00 0.00 0.00 (19,777.25) (19,777.25) (287,438.39) (287,438.39) 36,681.52 (231,006.87) 15,500.00 1,776.69 3,000.00 20,276.69 20,276.69 (210,730.18) 2,218.04 20.00 2,238.04 (225,055.34) District Expenses Conference Expenses 7,288.89 0.00 38,499.50 3,280.17 17,900.00 129.00 600.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 7,288.89 0.00 38,499.50 3,280.17 17,900.00 129.00 600.00 0 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7016-000000 - Meal Event Expense 7018-000000 - Decorations Expense 7022-000000 - Audio Visual Expense 7030-000000 - Photocopying Expense 7032-000000 - Telephone Expense 8,548.89 505,628.00 (737,366.50) 3,330.17 2,900.00 329.00 600.00 Page 1
  48. 48. 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 07/01/2012 Through 06/30/2013 Actual Budget Variance 1,779.92 0.00 1,271.50 0.00 30,820.00 9,700.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,779.92 0.00 1,271.50 0.00 30,820.00 9,700.00 111,268.98 0.00 111,268.98 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 20,400.00 0.00 20,400.00 20,400.00 0.00 20,400.00 0.00 0.00 250.00 0.00 (250.00) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 250.00 (250.00) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 0.00 67,213.36 0.00 250.00 0.00 66,963.36 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 8,955.13 0.00 0.00 0.00 1,500.00 0.00 0.00 0.00 775.00 950.00 0.00 1,500.00 600.00 690.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 0.00 (775.00) (950.00) 0.00 (1,500.00) 8,355.13 (690.00) 0.00 0.00 1,500.00 0 Actual 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7078-000000 - Food Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses 7090-000000 - Equipment Rental Total Conference Expenses TLI Expenses 7006-000000 - Educational Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7016-000000 - Meal Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total TLI Expenses Marketing Expense Building New Clubs 7006-000000 - Educational Materials Total Building New Clubs Membership Growth 7008-000000 - Promotional Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7016-000000 - Meal Event Expense 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total Membership Growth Club Coaches 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) Total Club Coaches Recognition 7008-000000 - Promotional Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized Total Recognition Other 7006-000000 - Educational Materials Total Other Total Marketing Expense Communications & PR Expenses 6010-000000 - Donation Revenue 6020-000000 - Miscellaneous Income 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7022-000000 - Audio Visual Expense 7024-000000 - Newsletter Expense 7026-000000 - Website Expense 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7046-000000 - Express Mail/Courier Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Budget Variance 1,779.92 5,974.82 1,271.50 6,593.44 53,423.40 9,700.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,779.92 5,974.82 1,271.50 6,593.44 53,423.40 9,700.00 732,712.64 870,000.00 (137,287.36) 0.00 450.00 8,000.00 8,850.00 (8,000.00) (8,400.00) 769.20 75,672.60 12,229.70 8,593.67 0.00 850.00 6,500.00 4,769.30 71,047.60 9,869.00 7,283.67 15.66 0.00 6,500.00 (4,000.10) 105,065.17 116,335.23 (11,270.06) 20,400.00 200,000.00 20,400.00 200,000.00 (179,600.00) (179,600.00) 0.00 0.00 2,250.00 20,000.00 (2,250.00) (20,000.00) 1,205.99 4,250.00 0.00 0.00 5,455.99 22,250.00 (16,794.01) 0.00 10,000.00 (10,000.00) 0.00 10,000.00 (10,000.00) 13,650.00 55,471.36 0.00 0.00 232.00 0.00 0.00 (3,369.50) 65,983.86 0.00 4,625.00 2,360.70 1,310.00 (15.66) 850.00 0.00 1,205.99 4,250.00 13,650.00 55,471.36 232.00 (3,369.50) 65,983.86 23,992.90 0.00 23,992.90 115,832.75 0.00 232,250.00 23,992.90 (116,417.25) (7,500.00) (1,854.84) (1,500.00) 0.00 0.00 0.00 9,300.00 7,600.00 0.00 13,500.00 12,300.00 8,300.00 0.00 0.00 0.00 (7,500.00) (1,854.84) (1,500.00) (52.90) 9,247.10 19,400.00 6,000.00 0.00 10,982.81 7,870.50 742.24 100.00 8,058.00 23,992.90 11,800.00 6,000.00 (13,500.00) (1,317.19) (429.50) 742.24 100.00 8,058.00 Page 2
  49. 49. 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 07/01/2012 Through 06/30/2013 Actual Budget Variance 10,455.13 4,515.00 5,940.13 0.00 0.00 0.00 50,160.00 0.00 50,160.00 50,160.00 0.00 50,160.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 700.00 0.00 0.00 0.00 700.00 0.00 3,866.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,866.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 4,566.00 54,726.00 0.00 0.00 4,566.00 54,726.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,193.56 0.00 252.00 0.00 0.00 4,200.00 5,469.19 0.00 1,049.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2,400.00 0.00 0.00 0.00 1,193.56 0.00 252.00 0.00 0.00 1,800.00 5,469.19 0.00 1,049.30 315.59 8.10 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 315.59 8.10 0.00 0.00 0.00 12,487.74 2,400.00 10,087.74 0.00 9,076.30 3,229.43 0.00 4,500.00 0.00 992.00 7,000.00 14,000.00 0.00 0.00 4,200.00 0.00 0.00 (7,000.00) (4,923.70) 17,797.73 25,200.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 3,229.43 0.00 300.00 0.00 992.00 (7,402.27) 0 Actual Total Communications & PR Expenses Education & Training Expense Distinguished Clubs 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7082-000000 - Incentives Total Distinguished Clubs Training Areas & Divisions 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7004-000000 - Badges & Pins 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7016-000000 - Meal Event Expense 7042-000000 - Outside Contractor Expense Total Training Areas & Divisions Other 7006-000000 - Educational Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7020-000000 - Printing Expense 7042-000000 - Outside Contractor Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized 7080-000000 - Gifts & Thank Yous Total Other Total Education & Training Expense Speech Contest Expenses 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) Total Speech Contest Expenses Administration Expenses 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7026-000000 - Website Expense 7030-000000 - Photocopying Expense 7032-000000 - Telephone Expense 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7046-000000 - Express Mail/Courier Expense 7048-000000 - Equipment Purchase Expense (Less than $500) 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized 7078-000000 - Food Expense 7082-000000 - Incentives 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total Administration Expenses Travel Expense District Governor 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7078-000000 - Food Expense Total District Governor Budget Variance 51,545.81 51,000.00 545.81 104,142.00 90,000.00 14,142.00 50,160.00 50,000.00 160.00 154,302.00 140,000.00 14,302.00 (2,740.00) (2,740.00) 440.00 500.00 0.00 0.00 0.00 1,856.00 1,625.00 0.00 0.00 1,856.00 1,625.00 1,681.00 0.00 1,681.00 700.00 500.00 0.00 0.00 700.00 500.00 5,791.00 5,000.00 5.22 0.00 0.00 0.00 5,791.00 5,000.00 5.22 1,205.66 44,595.40 0.00 0.00 1,205.66 44,595.40 57,797.28 213,780.28 0.00 140,000.00 57,797.28 73,780.28 7,630.00 15,000.00 (7,370.00) 7,630.00 15,000.00 (7,370.00) 4,264.56 200.00 8,132.50 928.90 44.00 25,333.96 7,002.17 2,778.54 1,049.30 0.00 0.00 4,480.00 0.00 0.00 28,800.00 0.00 1,182.60 0.00 4,264.56 200.00 3,652.50 928.90 44.00 5,299.84 40.16 0.00 2,700.00 1,076.40 0.00 0.00 3,318.90 0.00 0.00 5,299.84 40.16 58,850.33 37,781.50 21,068.83 3,124.46 53,025.05 22,216.08 3,952.14 8,161.32 1,024.00 6,176.88 15,124.46 63,116.39 7,500.00 2,500.00 11,656.32 0.00 0.00 (12,000.00) (10,091.34) 97,679.93 99,897.17 440.00 500.00 (3,466.04) 7,002.17 1,595.94 1,049.30 (3,318.90) 2,700.00 1,076.40 14,716.08 1,452.14 (3,495.00) 1,024.00 6,176.88 (2,217.24) Page 3
  50. 50. 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 Actual Budget 07/01/2012 Through 06/30/2013 Variance Actual Budget Variance 1,846.60 17,516.28 9,280.89 5,816.54 4,273.96 2,383.00 829.75 6,673.30 29,902.56 14,086.00 1,831.00 9,516.96 0.00 329.75 41,947.02 62,339.57 (20,392.55) 0.00 22,892.56 9,916.00 1,598.00 4,311.69 6,673.30 29,902.56 10,500.00 1,598.00 8,871.69 (6,673.30) (7,010.00) (584.00) 38,718.25 57,545.55 4,457.30 1,034.00 0.00 0.00 4,457.30 1,034.00 5,491.30 0.00 5,491.30 0.00 90.00 400.00 490.00 0.00 0.00 (490.00) 90.00 400.00 490.00 490.00 0.00 0.00 250.00 500.00 2,250.00 9,000.00 3,000.00 0.00 0.00 (9,000.00) (2,750.00) 3,000.00 12,000.00 1,000.00 0.00 1,000.00 1,000.00 0.00 1,000.00 151.00 0.00 151.00 151.00 0.00 151.00 8,225.00 32,159.08 3,536.22 230.00 1,122.67 15,750.00 9,900.00 0.00 4,350.00 0.00 45,272.97 233,750.47 30,000.00 262,272.29 (1,300.00) 5,200.64 4.48 0.00 0.00 0.00 Total Other Expenses Total District Expenses 3,905.12 1,523,072.57 0.00 1,724,639.02 3,905.12 (201,566.45) Total Net Income (23,468.91) 19.98 (23,488.89) LGET 0.00 0.00 1,827.89 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,827.89 0.00 0.00 0.00 0.00 1,827.89 0.00 1,827.89 0.00 3,140.00 5,022.00 0.00 770.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,140.00 5,022.00 0.00 770.00 8,932.00 0.00 8,932.00 4,457.30 1,034.00 0.00 0.00 4,457.30 1,034.00 5,491.30 0.00 5,491.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 151.00 0.00 151.00 151.00 0.00 151.00 7,065.00 19,224.31 0.00 230.00 1,122.67 1,750.00 1,100.00 0.00 500.00 0.00 5,315.00 18,124.31 0.00 27,641.98 61,841.90 3,350.00 28,550.00 24,291.98 33,291.90 0.00 237.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 237.30 0.00 237.30 318,230.41 0.00 35,715.00 237.30 282,515.41 (237,727.14) 18,947.00 (256,674.14) Created on: 08/17/2013, 10:50 PM (270.00) 1,122.67 0 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total LGET LGM 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total LGM Treasurer 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total Treasurer Secretary 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense Total Secretary Division Governor 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total Division Governor Area Governor 7066-000000 - Transportation - Rail Expense Total Area Governor Keynote Speaker 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total Keynote Speaker Other Member 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total Other Member Total Travel Expense Other Expenses 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized (4,826.70) (12,386.28) (4,805.11) 3,985.54 (5,243.00) 2,383.00 500.00 0.00 (4,560.00) (18,827.30) 500.00 2,250.00 (9,000.00) (7,525.00) 22,259.08 3,536.22 (4,120.00) 1,122.67 15,272.97 (28,521.82) (1,300.00) 5,200.64 4.48 Page 4

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