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Reporte de tesorería. gestión 2012 2013. distrito 34. agrega valor.
 

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Reporte del Comité de Auditoría. Aclaraciones. Detalles del ejercicio del presupuesto. Información importante para todo socio Toastmaster del Distrito 34

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    Reporte de tesorería. gestión 2012 2013. distrito 34. agrega valor. Reporte de tesorería. gestión 2012 2013. distrito 34. agrega valor. Document Transcript

    •       México, D.F. a 21 de Octubre de 2013 Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM Gobernador de Distrito, 2012-2013 Distrito 34, Región 10 EMAIL: jccamacho@pplcons.com   Consejo del Distrito 34. (2013-2014) (Oficiales del Distrito, Gobernadores de División, Gobernadores de Área, Presidentes y VP Educativos) Comité Ejecutivo del Distrito. Gestión 2012-2013 Socios Toastmasters. Como resultado del proceso de Auditoría llevado a cabo por Romeo Amauri López Calderón y su equipo, se generó un acta con observaciones al ejercicio del presupuesto 2012-2013. En este documento daré respuesta a cada una de las aclaraciones generando un contexto más amplio con el objetivo de proporcionar mayor claridad. Iré relacionando cada uno de los segmentos del acta y enseguida los comentarios respectivos: En   la   ciudad   de   Morelia,   Michoacán   siendo   las   veinte   horas   del   día   veintiocho   de   agosto   de   dos   mil   trece,   los   C.C.  José  Luis  Villagómez  Chávez,  Alfredo  Díaz  Acuña  y  Romeo  Amauri  López  Calderón,  integrantes  del  club   Toastmasters   Morelia,   y   del   Comité   de   Auditoría   del   Distrito   34   de   la   organización   Toastmasters   Internacional,   se   reunieron   en   las   instalaciones   del   club   Morelia,   ubicadas   en   la   calle   de   García   Obeso   número  setenta  altos  del  Centro  Histórico,  a  efecto  de  llevar  a  cabo  la  revisión  general  y  particular  de  los   documentos   comprobatorios,   anexos   que   conforman   el   reporte   y   el   ejercicio   de   la   auditoría   del   periodo   administrativo  del  primero  de  julio  de  dos  mil  doce,  al  treinta  de  junio  de  dos  mil  trece,  consistentes  en  los   siguientes,     H  E  C  H  O  S     Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   1  
    • PRIMERO.   Se   revisó   de   manera   general   la   información   enviada   por   la   Tesorera   del   Distrito   34,   Leticia   Martínez,   consistente   en   el   reporte   de   Recursos   Disponibles,   y   el   comparativo   del   presupuesto   ejercido   contra  el  programado.   SEGUNDO.  Después  de  haber  realizado  la  revisión  correspondiente  los  integrantes  del  Comité  de  Auditoría   determinaron  solicitar  mayor  información  en  las  partidas  presupuestales  de  los  conceptos  siguientes:  7086-­‐ 000000   Miscellanous   Expenses;   7010-­‐000000   Awards   Expense;   el   total   de   la   partida   Total   Education   &   Training   Expense;   7058-­‐000000   Lodging   Expense;   7066-­‐000000   Transportation-­‐   Rail   Expense   estos   dos   últimos   con   cargo   al   District   Governor;   7066-­‐000000   Transportation-­‐   Rail   Expense   con   cargo   a   Total   LGET;   apartado   total   de   Total   Treasurer;   apartado   total   de   Total   Secretary;   7068-­‐000000   Transportation   Other   Expense;  apartado  total  de  Total  Travel  Expense  y  7070-­‐000000  de  Bank  charges  &credit  card  fee  Expense,   información  que  fue  proporcionada  posterior  a  su  solicitud  vía  electrónica.     TERCERA.  El  Comité  de  Auditoría,  recibió  y  revisó  la  información  proporcionada,  para  ello  contó  con  estados   bancarios   del   mes   de   julio   de   2012   al   mes   de   junio   de   2013,   y   actas   de   las   diferentes   sesiones   del   Comité   del   Distrito  34,  siendo  útiles  solamente  en  las  que  estaba  involucrada  la  Tesorería  del  mismo.       CUARTO.  Después  de  haber  analizado  la  información  pertinente  se  arrojan  las  siguientes       C  O  N  C  L  U  S  I  O  N  E  S   1. El  estado  del  ejercicio  presupuestal  inicial  programado  fue  por  la  cantidad  de  $1´724,639.02  (UN  MILLÓN   SETECIENTOS  VEINTICUATRO  MIL  SEISCIENTOS  TREINTA  Y  NUEVE  PESOS  02/100  M.N.),  mismo  que   solamente  fue  ejercido  por  la  cantidad  de  $1´523,072.57  (UN  MILLÓN  QUINIENTOS  VEINTITRÉS  MIL   SETENTA  Y  DOS  PESOS  57/100  M.N.).   2. De  lo  anterior,  se  aprecia  de  manera  general  que  no  hubo  excedente  en  el  ejercicio  del  presupuesto,   estando  en  saldos  un  remanente  por  la  cantidad  de  $201,566.45  (DOSCIENTOS  UN  MIL  PESOS   QUINIENTOS  SESENTA  Y  SEIS  PESOS  45/100  M.N.)   Aclaración: Por cada dólar que los socios pagan por concepto de renovaciones de membresía, la sede genera una Reserva del 25% para el Distrito. Cada mes se genera el “District Reserve Statement” mismo que se hace llegar al TRIO. Es a partir de esa reserva que el Gobernador de Distrito puede solicitar transferencias a la cuenta del Distrito con base en el presupuesto realizado. Entre el 1 de julio de 2012 y el 30 de junio de 2013 se generó en esa reserva la cantidad de $64,690.00 dólares, lo que a un tipo de cambio promedio de 13 pesos arroja la cantidad de $840,976.50 Es importante señalar que en el mes de Junio de 2013 se generaron $3942.00 dólares. Esta cantidad es informada a mediados de Julio de 2013 por lo que si bien, forma parte del ingreso de la gestión 2012-2013, se ejerce por la gestión 2013-2014 con indicaciones precisas. Existía la “leyenda urbana” que indicaba que un Gobernador de Distrito requería de un fondo Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   2  
    • personal de al menos 100,000 pesos para hacer frente a los gastos iniciales de su gestión, tales como la capacitación de oficiales. Esto no pasa de ser una “leyenda”, pues desde el día 1 de julio el Gobernador de Distrito puede solicitar la Reserva que se prepara para él a lo largo de toda la gestión. Ese monto es un 25% del total de los ingresos generados por el año previo ya cerrado en sus cuentas, es decir, de la gestión de 2 años antes. Nosotros tuvimos al inicio de la gestión la cantidad de $14, 386.30 dólares y dejamos a la gestión actual $ 15,548.00 dólares más el saldo de Junio por $ 3942. dólares, es decir, un importe total del que se puso disponer el 1 de julio por $19,490.01. Con esa cantidad la nueva gestión cuenta con fondos suficientes para hacer frente a sus responsabilidades iniciales así como con recursos para cumplir las obligaciones que le señala la gestión anterior. El documento donde se encuentran estos datos es el siguiente: Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   3  
    • Procederé a explicar cómo se integran los números del District Reserve Statement: Membership Revenue: Month to Date: Son los ingresos que se recibieron en ese mes por el 25% de las renovaciones de socios Product Orders: Son las comisiones que la sede carga, ejemplo $25.00 dólares por una transferencia Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   4  
    • así como las compras de materiales educativos, reconocimientos, pines que fabrica la sede Checks and Wires: Son las transferencias realizadas por la sede al Distrito Cada monto tiene el monto del mes y el acumulado del año. Balance as of. Es el saldo que estuvo disponible desde el 1 de julio de 2013, que se integra con la Reserva del Distrito y nuestro remanente de Junio 2013, que hasta el día de hoy está pendiente por ejercerse en alrededor de $2,000 dólares por el equipo de Fernando Zamora. Ese dinero se destinará a compra de banderines, pines y trofeos de Gobernadores de Área, División del Año y Toastmaster del Año. Cada año la sede internacional realiza una planeación de ingreso, con base en los montos recibidos en el año anterior más un crecimiento histórico. Al inicio de gestión se entrega un documento con ese “Forecast” que se toma como base para la elaboración del presupuesto, pero al final son datos hipotéticos que se van actualizando por las campañas de membresía, la creación de nuevos clubes y las renovaciones. En la siguiente hoja podrán encontrar: 1. Forecast. Planeación de Ingreso 2. Desgloce de ingresos reales Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   5  
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    • Cabe señalar que el Ingreso Estimado para la Gestión 2011-2012 era de $ 667,340.00 y lo que realmente se recibió fue la cantidad de $ 842,023.00 pesos, (64,771.70 dlls) es decir, un incremento del 25%. Tomando en cuenta esa tendencia la gestión 2012-2013 debió recibir $1,051,200.63 contra los $840,976.50 que efectivamente se recibieron. Ahí se nota el resultado de nuestra incapacidad para generar la cantidad de clubes que prometimos, el abandono de las campañas de membresía que definimos y el estancamiento en el número de socios. Las diferencias que encuentran los auditores se deben a varios motivos: a) No se recibieron las cantidades de dinero esperadas con base en los planes de crecimiento de clubes y socios b) El presupuesto contempla también los ingresos por concepto de convenciones, que en ambos casos no tuvieron la afluencia de socios esperada No hay en conclusión un “saldo” sino menor cantidad de dinero recibido del que originalmente se presupuestó. Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   7  
    • 3.  En  la  información  solicitada  se  deduce  que  hizo  falta  un  ejercicio  de  planeación  presupuestal,  por   consecuencia  pudo  haber  sido  falta  de  programación  de  actividades,  en  virtud  de  que  existen  partidas   programadas  en  ceros  y  finalmente  se  ejercieron  en  la  mayoría  de  ocasiones.   Aclaración: Al realizar el presupuesto se parte de una serie de planes que en ocasiones no se realizan. La sede proporciona además un formato con renglones muy específicos. El ejercicio que hicimos fue calcular por rubros generales de presupuesto. Sería prácticamente imposible que cada rubro coincida con lo realizado pues sobre la marcha se van presentando cosas nuevas o planes que no se concluyen. En nuestro caso planeamos, por ejemplo, un ingreso a algunas actividades de Mercadotecnia que no se ejercieron. Esos montos se canalizaron a actividades educativas y reconocimientos, como está debidamente acreditado en los comprobantes de gasto y reportes entregados a la sede internacional. 4. El  presupuesto  del  Distrito  34  debe  enfocarse  a  la  calidad  y  atención  de  los  socios  y  de  sus  contenidos   educativos,  por  ello  no  vemos  “justificable”  el  gasto  del  ejercicio  del  presupuesto  realizado  en  el  Tesorero   y  Secretario,  pues  desde  un  inicio  no  estaban  programados  los  gastos  que  realizaron,  se  puede  deducir   que  estos  fueron  de  último  momento.       Aclaración: Secretario y Tesorero son Oficiales del Distrito a quienes se les contempla en el presupuesto. En nuestro caso el dinero destinado a sus actividades fue prácticamente “0”. A la Secretaria del distrito sólo se le apoyó en un viaje a la ciudad de Morelia para la Sesión Estratégica de Expansión. El monto total de apoyo fue de $490.00 pesos, por concepto de un boleto de autobús ETN. Ese mismo apoyo se les proporcionó a algunos Gobernadores de División, como Omar Gordillo, a la Directora de Relaciones Institucionales, Nadiezda Orellana y al Chair Extension Chairman, Juan Carlos Madrigal, lo mismo que al TRIO. En el caso de la Tesorera no se destinó gasto alguno para el ejercicio de su función aún cuando era necesario hacerlo, por la gran cantidad de impresiones, fotocopias y envíos que se realizan. Todo ese gasto se absorbió por la Tesorera y por mi oficina. A la Tesorera solo se le apoyó con el boleto de avión para la Convención de Chihuahua, debido a la gran importancia que tenía para el Distrito el que ella presentara resultados en el Consejo del Distrito y apoyara con la administración de la Convención. Respecto a las recomendaciones señaladas por los Auditores: a) Se pagó el mínimo de comisiones bancarias. Solo lo necesario para realizar transferencias de forma electrónica. b) El aspecto de los gastos a Tesorera y Secretaria ya lo hemos explicado c) Desde el inicio de la gestión se solicitó al TRIO que cada viaje tuviera un propósito claro. El presupuesto de gastos se redujo de forma significativa respecto a la gestión anterior. En 2012Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   8  
    • 2013 se destinó a esta partida presupuestal la cantidad de $233,750.47 pesos (12% por abajo budget) dividido en los siguientes rubros: a. Gobernador de Distrito: $97,679.93 (2% por debajo de Budget) b. VG Educación: $41,947.02 (32% por debajo de Budget) c. VG Mkt: $38,718.25 (33% por debajo de Budget) d. Tesorero: $5,491.30 e. Secretario: $490.00 f. Otros Socios: $45,272.97 (no presupuestado) i. Gastos de Avión de Capacitación de Roberto García y Thalía Domínguez, Formación de Jueces en Veracruz ii. Gastos de Avión de Sheryl Roush (Convención DF) iii. Gastos de Avión de Ed Tate y Cathey Armillas (Convención Chihuahua) Como un ejercicio comparativo, en la gestión 2011-2012 se destinó a viajes el importe de $361,878.00 (52% por arriba de Budget), dividido en los siguientes rubros: a. b. c. d. e. f. Gobernador de Distrito: $183,673.94 (141% por arriba de Budget) VG Educación: $54,694.53 (36% por arriba de Budget) VG Mkt: $106,323.00 (2% por debajo de Budget) Tesorero: $9,856.60 IPDG: $4,421.00 Key Note Speaker: $2,908.15 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   9  
    • Decisiones Generales de Presupuesto: I. Mercadotecnia En mi experiencia de tres años como Oficial del Distrito he observado que no hay algún gasto que genere un atractivo retorno a la inversión en el área de Mercadotecnia. Las iniciativas que traen consigo la formación de clubes no tienen mayor costo. Lo que contribuye a crear clubes es: a. Realizar una planeación estratégica de expansión de clubes con base en los clubes existentes y las necesidades del mercado (No Costo) b. Ofrecer una respuesta profesional y dedicada a los “leads” que se van generando a nivel nacional (No Costo) c. Capacitar a un grupo de especialistas que sepan acercarse a los contactos potenciales, darles servicio, organizar sesiones muestra, cerrar la venta y atender una vez ya formados (Costo Mínimo) Por lo tanto la inversión que tradicionalmente se destina a Mercadotecnia es solo el dar los banderines a los clubes nuevos, lo cual cumplimos cabalmente además de otros banderines que se entregaron como premio al desempeño II. Educación y Reconocimiento La Educación es la esencia de nuestra organización, por tanto, invertir en este rubro considero que es la mejor decisión para motivar a los socios. Las acciones que comenzaron en mi labor como VG Educativo del Distrito, se incrementaron en mi gestión como Gobernador de Distrito y hoy se han vuelto ya una costumbre que difícilmente se podrá revertir son: a. Medallas para primeros lugares en Concursos de Área (ambos semestres). Más de 600 medallas y gastos de envío por paquetería b. Trofeos o placas para primeros lugares en Concursos de División (ambos semestres).Más de 100 trofeos o placas y gastos de envío por paquetería c. Pines para Jueces Certificados d. Trofeos para Socios 10 años del Distrito 34 y Gobernadores de Distrito Anteriores e. Pines para Comité Ejecutivo del Distrito: TRIO, Gobernadores de División y Áreas f. Reconocimientos (placas o medallas) en convenciones para Ponentes, Organizadores, Ganadores de Primeros Lugares, Conferencistas Magistrales g. Entrega de 600 pines por grados educativos, como parte del programa de Puntos por desempeño. h. Organización de Programas Educativos por Video-Conferencia (mínimo costo) para: a. Formación de Gobernadores de Área y División b. Formación de Jueces c. Formación de Coaches d. Formación de Mentores e. Formación de Emprendedores Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   10  
    • Nota: Cada Programa implica producción de contenido que queda en la página web como recurso del Distrito a “cero” costo i. Renovación de página web con amplio banco de contenidos para beneficio del los socios del Distrito 34 (Costo Mínimo) j. Traducción de Series del Mejor Orador, Liderazgo de Excelencia, Serie del Club Exitoso, Manual de Reconocimiento, Manual de Liderazgo del Distrito y 5 Manuales Avanzados de Comunicación (Mínima inversión, solo la necesaria para la adaptación gráfica) k. Invitación de Conferencistas Internacionales a las Convenciones Nacionales. Ninguno de ellos cobró honorario alguno, solo boletos de avión y algunos viáticos III. Toastmasters Leadership Institute Apoyamos la realización de Juntas Especiales de Planeación aportando algunos viáticos para Gobernadores de Área, División, Oficiales del Distrito y Directores. Los apoyos fueron de 700 a 1000 pesos para viáticos IV. Relaciones Públicas Este ha sido uno de los rubros con mayor impacto en el fortalecimiento y modernización del Distrito 34. Realizamos algunas pequeñas inversiones en: a. b. c. d. e. Actualización de Página Web Adaptación gráfica de manuales Programas de Convenciones Cuota de servidor tmdistrito34.org Cuotas de mantenimiento para Instant Presenter, Constant Contact, Slide Share Las acciones que tuvieron un altísimo impacto, han proyectado al Distrito 34 mucho más allá de nuestras fronteras y hoy serían irremplazables son: a. Página Web en Facebook b. Grupo de Toastmasters Distrito 34 en Facebook c. Grupos Cerrados para intereses específicos: Emprendedores, Lidera el Potencial, Comités Ejecutivos del Distrito 34 d. Linkedin e. Video-Conferencias y Juntas de Trabajo por Instant Presenter f. Boletines electrónicos con Constant Contact g. Podcast 34 h. Escuela de Líderes i. Canal de YouTube con videos educativos hechos con Quick Time Player (sin costo) j. Las presentaciones publicadas en Slide Share rebasaron los 100,000 clicks k. Tenemos una de las páginas web con más contenido a nivel mundial Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   11  
    • Buena parte de todo lo anterior se ha construido de forma voluntaria por los socios del Distrito 34 en los últimos 3 años, sin costo alguno y quedará como legado en nuestra organización. Anexo a ustedes el detalle del presupuesto y me reitero a sus órdenes para aclarar cualquier concepto que genere alguna duda. Ante petición escrita de aclaración de monto gastado ofrezco a ustedes entregar reporte detallado que incluya copia de “Vouchers” con comprobantes de gasto y justificación. Ha sido un placer servir al Distrito 34. Agradezco a todos y cada uno de los Oficiales del Distrito, TRIO, Directores, Secretario, Tesorero. Cada acción, decisión, error, convivencia, debate, polémica y generación de ideas ha sido de gran aprendizaje. Gracias a su pasión en este camino de aprendizaje y defensa de nuestras posiciones y principios pude vivir la visión de apoyar a otros en el desarrollo de su pleno potencial. Juan Carlos Camacho Ruiz Gobernador de Distrito 34. 2012-2013 Distrito 34 • Donde se Hacen los Líderes Patricio Sanz 33. PH 3 • Colonia del Valle, México, DF CP 03100 • TEL: (55) 56 82 72 26 • CEL: 5529 552650 • www.tmdistrito34.org   12  
    • 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 Actual Budget 07/01/2012 Through 06/30/2013 Variance Actual Budget Variance 819,281.75 839,059.00 819,281.75 839,059.00 512,561.61 800,000.00 512,561.61 800,000.00 3,250.00 0.00 3,250.00 3,250.00 0.00 3,250.00 16,500.00 0.00 16,500.00 16,500.00 0.00 16,500.00 36,681.52 0.00 36,681.52 36,681.52 568,993.13 0.00 800,000.00 15,500.00 1,776.69 3,000.00 0.00 0.00 0.00 20,276.69 20,276.69 589,269.82 0.00 0.00 800,000.00 1,100.00 0.00 1,100.00 1,100.00 1,100.00 0.00 0.00 1,100.00 1,100.00 69,664.05 85,600.00 69,664.05 85,600.00 (15,935.95) (15,935.95) 27,050.00 0.00 27,050.00 27,050.00 96,714.05 0.00 85,600.00 27,050.00 11,114.05 (8,250.00) (750.00) (9,000.00) (9,000.00) 87,714.05 0.00 0.00 (8,250.00) (750.00) (9,000.00) (9,000.00) 2,114.05 District Revenue Membership Revenue (3,623.35) (3,623.35) 51,038.65 54,662.00 51,038.65 54,662.00 14,187.93 0.00 14,187.93 14,187.93 0.00 14,187.93 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 14,187.93 0.00 0.00 0.00 14,187.93 13,500.00 1,776.69 0.00 0.00 0.00 0.00 13,500.00 1,776.69 0.00 15,276.69 15,276.69 29,464.62 0.00 0.00 0.00 15,276.69 15,276.69 29,464.62 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 80,503.27 0.00 54,662.00 0.00 25,841.27 6005-000000 - Membership Revenue Total Membership Revenue Confererence Revenue Registration & Tickets Registration - Member 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Member Registration - Spouse/Guest 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Spouse/Guest Registration - Other 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Registration - Other Registration - No Item 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - No Item Total Registration & Tickets Non Registration Non Registration 6010-000000 - Donation Revenue 6020-000000 - Miscellaneous Income 6030-000000 - Sponsorship/Advertising Revenue Total Non Registration Total Non Registration Total Confererence Revenue Fundraising Revenue Registration & Tickets 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration & Tickets Total Fundraising Revenue TLI Revenue Registration & Tickets Registration - Member 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - Member Registration - No Item 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue Total Registration - No Item Total Registration & Tickets Non Registration Non Registration 6050-000000 - Refunds - Registration & Tickets 6060-000000 - Reimbursments - Registration & Tickets Total Non Registration Total Non Registration Total TLI Revenue Other Revenue 6015-000000 - Interest Income 6020-000000 - Miscellaneous Income Total Other Revenue Total District Revenue 0.00 0.00 85,600.00 2,218.04 20.00 0.00 0.00 2,238.04 1,499,603.66 0.00 1,724,659.00 8,548.89 505,628.00 62,633.50 3,330.17 72,900.00 329.00 600.00 0.00 0.00 800,000.00 0.00 70,000.00 0.00 0.00 (19,777.25) (19,777.25) (287,438.39) (287,438.39) 36,681.52 (231,006.87) 15,500.00 1,776.69 3,000.00 20,276.69 20,276.69 (210,730.18) 2,218.04 20.00 2,238.04 (225,055.34) District Expenses Conference Expenses 7,288.89 0.00 38,499.50 3,280.17 17,900.00 129.00 600.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 7,288.89 0.00 38,499.50 3,280.17 17,900.00 129.00 600.00 0 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7016-000000 - Meal Event Expense 7018-000000 - Decorations Expense 7022-000000 - Audio Visual Expense 7030-000000 - Photocopying Expense 7032-000000 - Telephone Expense 8,548.89 505,628.00 (737,366.50) 3,330.17 2,900.00 329.00 600.00 Page 1
    • 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 07/01/2012 Through 06/30/2013 Actual Budget Variance 1,779.92 0.00 1,271.50 0.00 30,820.00 9,700.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,779.92 0.00 1,271.50 0.00 30,820.00 9,700.00 111,268.98 0.00 111,268.98 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 20,400.00 0.00 20,400.00 20,400.00 0.00 20,400.00 0.00 0.00 250.00 0.00 (250.00) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 250.00 (250.00) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 46,813.36 0.00 46,813.36 0.00 0.00 0.00 0.00 67,213.36 0.00 250.00 0.00 66,963.36 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 8,955.13 0.00 0.00 0.00 1,500.00 0.00 0.00 0.00 775.00 950.00 0.00 1,500.00 600.00 690.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 0.00 (775.00) (950.00) 0.00 (1,500.00) 8,355.13 (690.00) 0.00 0.00 1,500.00 0 Actual 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7078-000000 - Food Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses 7090-000000 - Equipment Rental Total Conference Expenses TLI Expenses 7006-000000 - Educational Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7016-000000 - Meal Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total TLI Expenses Marketing Expense Building New Clubs 7006-000000 - Educational Materials Total Building New Clubs Membership Growth 7008-000000 - Promotional Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7016-000000 - Meal Event Expense 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total Membership Growth Club Coaches 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) Total Club Coaches Recognition 7008-000000 - Promotional Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized Total Recognition Other 7006-000000 - Educational Materials Total Other Total Marketing Expense Communications & PR Expenses 6010-000000 - Donation Revenue 6020-000000 - Miscellaneous Income 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7022-000000 - Audio Visual Expense 7024-000000 - Newsletter Expense 7026-000000 - Website Expense 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7046-000000 - Express Mail/Courier Expense 7080-000000 - Gifts & Thank Yous 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Budget Variance 1,779.92 5,974.82 1,271.50 6,593.44 53,423.40 9,700.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,779.92 5,974.82 1,271.50 6,593.44 53,423.40 9,700.00 732,712.64 870,000.00 (137,287.36) 0.00 450.00 8,000.00 8,850.00 (8,000.00) (8,400.00) 769.20 75,672.60 12,229.70 8,593.67 0.00 850.00 6,500.00 4,769.30 71,047.60 9,869.00 7,283.67 15.66 0.00 6,500.00 (4,000.10) 105,065.17 116,335.23 (11,270.06) 20,400.00 200,000.00 20,400.00 200,000.00 (179,600.00) (179,600.00) 0.00 0.00 2,250.00 20,000.00 (2,250.00) (20,000.00) 1,205.99 4,250.00 0.00 0.00 5,455.99 22,250.00 (16,794.01) 0.00 10,000.00 (10,000.00) 0.00 10,000.00 (10,000.00) 13,650.00 55,471.36 0.00 0.00 232.00 0.00 0.00 (3,369.50) 65,983.86 0.00 4,625.00 2,360.70 1,310.00 (15.66) 850.00 0.00 1,205.99 4,250.00 13,650.00 55,471.36 232.00 (3,369.50) 65,983.86 23,992.90 0.00 23,992.90 115,832.75 0.00 232,250.00 23,992.90 (116,417.25) (7,500.00) (1,854.84) (1,500.00) 0.00 0.00 0.00 9,300.00 7,600.00 0.00 13,500.00 12,300.00 8,300.00 0.00 0.00 0.00 (7,500.00) (1,854.84) (1,500.00) (52.90) 9,247.10 19,400.00 6,000.00 0.00 10,982.81 7,870.50 742.24 100.00 8,058.00 23,992.90 11,800.00 6,000.00 (13,500.00) (1,317.19) (429.50) 742.24 100.00 8,058.00 Page 2
    • 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 07/01/2012 Through 06/30/2013 Actual Budget Variance 10,455.13 4,515.00 5,940.13 0.00 0.00 0.00 50,160.00 0.00 50,160.00 50,160.00 0.00 50,160.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 700.00 0.00 0.00 0.00 700.00 0.00 3,866.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,866.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 4,566.00 54,726.00 0.00 0.00 4,566.00 54,726.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,193.56 0.00 252.00 0.00 0.00 4,200.00 5,469.19 0.00 1,049.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2,400.00 0.00 0.00 0.00 1,193.56 0.00 252.00 0.00 0.00 1,800.00 5,469.19 0.00 1,049.30 315.59 8.10 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 315.59 8.10 0.00 0.00 0.00 12,487.74 2,400.00 10,087.74 0.00 9,076.30 3,229.43 0.00 4,500.00 0.00 992.00 7,000.00 14,000.00 0.00 0.00 4,200.00 0.00 0.00 (7,000.00) (4,923.70) 17,797.73 25,200.00 Created on: 08/17/2013, 10:50 PM 3,229.43 0.00 300.00 0.00 992.00 (7,402.27) 0 Actual Total Communications & PR Expenses Education & Training Expense Distinguished Clubs 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7082-000000 - Incentives Total Distinguished Clubs Training Areas & Divisions 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7004-000000 - Badges & Pins 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7016-000000 - Meal Event Expense 7042-000000 - Outside Contractor Expense Total Training Areas & Divisions Other 7006-000000 - Educational Materials 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) 7020-000000 - Printing Expense 7042-000000 - Outside Contractor Expense 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized 7080-000000 - Gifts & Thank Yous Total Other Total Education & Training Expense Speech Contest Expenses 7010-000000 - Awards Expense (Trophies, Plaques, Ribbons & Certificates) Total Speech Contest Expenses Administration Expenses 7012-000000 - Supplies & Stationery Expense 7014-000000 - Room Rental Event Expense 7020-000000 - Printing Expense 7026-000000 - Website Expense 7030-000000 - Photocopying Expense 7032-000000 - Telephone Expense 7044-000000 - Postage & Shipping Expense 7046-000000 - Express Mail/Courier Expense 7048-000000 - Equipment Purchase Expense (Less than $500) 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized 7078-000000 - Food Expense 7082-000000 - Incentives 7086-000000 - Miscellaneous Expenses Total Administration Expenses Travel Expense District Governor 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7078-000000 - Food Expense Total District Governor Budget Variance 51,545.81 51,000.00 545.81 104,142.00 90,000.00 14,142.00 50,160.00 50,000.00 160.00 154,302.00 140,000.00 14,302.00 (2,740.00) (2,740.00) 440.00 500.00 0.00 0.00 0.00 1,856.00 1,625.00 0.00 0.00 1,856.00 1,625.00 1,681.00 0.00 1,681.00 700.00 500.00 0.00 0.00 700.00 500.00 5,791.00 5,000.00 5.22 0.00 0.00 0.00 5,791.00 5,000.00 5.22 1,205.66 44,595.40 0.00 0.00 1,205.66 44,595.40 57,797.28 213,780.28 0.00 140,000.00 57,797.28 73,780.28 7,630.00 15,000.00 (7,370.00) 7,630.00 15,000.00 (7,370.00) 4,264.56 200.00 8,132.50 928.90 44.00 25,333.96 7,002.17 2,778.54 1,049.30 0.00 0.00 4,480.00 0.00 0.00 28,800.00 0.00 1,182.60 0.00 4,264.56 200.00 3,652.50 928.90 44.00 5,299.84 40.16 0.00 2,700.00 1,076.40 0.00 0.00 3,318.90 0.00 0.00 5,299.84 40.16 58,850.33 37,781.50 21,068.83 3,124.46 53,025.05 22,216.08 3,952.14 8,161.32 1,024.00 6,176.88 15,124.46 63,116.39 7,500.00 2,500.00 11,656.32 0.00 0.00 (12,000.00) (10,091.34) 97,679.93 99,897.17 440.00 500.00 (3,466.04) 7,002.17 1,595.94 1,049.30 (3,318.90) 2,700.00 1,076.40 14,716.08 1,452.14 (3,495.00) 1,024.00 6,176.88 (2,217.24) Page 3
    • 1 District 34 Treasurer's Report (Actual vs. Budget GL Detail) (in MXN) 1 Month Ending 06/30/2013 Actual Budget 07/01/2012 Through 06/30/2013 Variance Actual Budget Variance 1,846.60 17,516.28 9,280.89 5,816.54 4,273.96 2,383.00 829.75 6,673.30 29,902.56 14,086.00 1,831.00 9,516.96 0.00 329.75 41,947.02 62,339.57 (20,392.55) 0.00 22,892.56 9,916.00 1,598.00 4,311.69 6,673.30 29,902.56 10,500.00 1,598.00 8,871.69 (6,673.30) (7,010.00) (584.00) 38,718.25 57,545.55 4,457.30 1,034.00 0.00 0.00 4,457.30 1,034.00 5,491.30 0.00 5,491.30 0.00 90.00 400.00 490.00 0.00 0.00 (490.00) 90.00 400.00 490.00 490.00 0.00 0.00 250.00 500.00 2,250.00 9,000.00 3,000.00 0.00 0.00 (9,000.00) (2,750.00) 3,000.00 12,000.00 1,000.00 0.00 1,000.00 1,000.00 0.00 1,000.00 151.00 0.00 151.00 151.00 0.00 151.00 8,225.00 32,159.08 3,536.22 230.00 1,122.67 15,750.00 9,900.00 0.00 4,350.00 0.00 45,272.97 233,750.47 30,000.00 262,272.29 (1,300.00) 5,200.64 4.48 0.00 0.00 0.00 Total Other Expenses Total District Expenses 3,905.12 1,523,072.57 0.00 1,724,639.02 3,905.12 (201,566.45) Total Net Income (23,468.91) 19.98 (23,488.89) LGET 0.00 0.00 1,827.89 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 1,827.89 0.00 0.00 0.00 0.00 1,827.89 0.00 1,827.89 0.00 3,140.00 5,022.00 0.00 770.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,140.00 5,022.00 0.00 770.00 8,932.00 0.00 8,932.00 4,457.30 1,034.00 0.00 0.00 4,457.30 1,034.00 5,491.30 0.00 5,491.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 151.00 0.00 151.00 151.00 0.00 151.00 7,065.00 19,224.31 0.00 230.00 1,122.67 1,750.00 1,100.00 0.00 500.00 0.00 5,315.00 18,124.31 0.00 27,641.98 61,841.90 3,350.00 28,550.00 24,291.98 33,291.90 0.00 237.30 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 237.30 0.00 237.30 318,230.41 0.00 35,715.00 237.30 282,515.41 (237,727.14) 18,947.00 (256,674.14) Created on: 08/17/2013, 10:50 PM (270.00) 1,122.67 0 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total LGET LGM 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total LGM Treasurer 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total Treasurer Secretary 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense Total Secretary Division Governor 7056-000000 - Convention Registration Fees Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7066-000000 - Transportation - Rail Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total Division Governor Area Governor 7066-000000 - Transportation - Rail Expense Total Area Governor Keynote Speaker 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense Total Keynote Speaker Other Member 7058-000000 - Lodging Expense 7060-000000 - Transportation - Airfare Expense 7062-000000 - Transportation - Mileage Expense 7064-000000 - Transportation - Taxis/Shuttle Expense 7068-000000 - Transportation - Other Expense Total Other Member Total Travel Expense Other Expenses 6025-000000 - Registration & Ticket Revenue 7070-000000 - Bank Charges & Credit Card Fee Expense 7074-000000 - Gain/Loss - Realized (4,826.70) (12,386.28) (4,805.11) 3,985.54 (5,243.00) 2,383.00 500.00 0.00 (4,560.00) (18,827.30) 500.00 2,250.00 (9,000.00) (7,525.00) 22,259.08 3,536.22 (4,120.00) 1,122.67 15,272.97 (28,521.82) (1,300.00) 5,200.64 4.48 Page 4