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Creamos clubes y crecemos  manual capacitación
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Creamos clubes y crecemos manual capacitación

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Manual con recomendaciones para la creación de un nuevo club de Toastmasters. Desde el primer contacto con el cliente potencial, la organización de la sesión muestra, el seguimiento, llenado de formas …

Manual con recomendaciones para la creación de un nuevo club de Toastmasters. Desde el primer contacto con el cliente potencial, la organización de la sesión muestra, el seguimiento, llenado de formas y apoyo al club durante sus 6 primeros meses.

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  • 1. Creamos Clubes y Crecemos Plan de Acción. Campaña de Mercadotecnia 2010-2011 Juan Carlos Camacho Ruiz DTM Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 1 2010-2011
  • 2. Creamos Clubes yCrecemos “Creamos Clubes y Crecemos” es el Plan de Acción orientado a la formación de nuevos clubes e incremento de la membresía en los clubes actuales. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 2
  • 3. Índice1. Busca un Nuevo Club ......................................................................................................... 5 Conocer las posibilidades ......................................................................................... 6 ¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?.................... 82. Habla de tu Experiencia.................................................................................................... 133. Haz una Sesión Memorable.............................................................................................. 154. Convence e Integra ........................................................................................................... 19 Documentos .............................................................................................................. 21 Formas. Detalles sobre su llenado ............................................................................ 215. Consolida .......................................................................................................................... 27 Etapas de los Clubes y el Rol del Mentor en cada una………………… ………. 27 La Estrategia Requiere de Todos .............................................................................. 29 Embajadores y Especialistas de Club……………………………………… ……….. 31 ...................................................................................................................................... Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 3 2010-2011
  • 4. E ste Programa está diseñado para ayudar a crear clubes nuevos en Toastmasters y entender el proceso como un plan de aprendizaje y crecimiento personal. 34Este Plan de Acción pretende contribuir a sentar las bases de un trabajo de creación denuevos clubes en el que ganen todos: club, área, división y distrito yen el que el socio que lidere el proyecto obtenga reconocimiento yun claro aprendizaje por el que se sienta orgulloso y motivado paracontinuar trabajando.Plan de AcciónIntroducciónEn la página Web de Toastmasters todos los socios podemos revisar el avance de nuestroDistrito por períodos anuales. Ve al siguiente vínculo:http://reports.toastmasters.org/reports_new/ , selecciona el Distrito 34 y busca el DistrictPerformance Detail. Ahí podrás encontrar información relativa al crecimiento de lamembresía así como los clubes nuevos.Contamos con un Distrito 34 fuerte, con socios comprometidos y entusiastas, pero ¿qué nosestá impidiendo rebasar los 200 clubes y sentar las bases para la creación de más de unDistrito?Requerimos de una Estrategia con Visión a Corto, Mediano y Largo Plazo. Un plan deacción con el que trabajemos todos hacia un objetivo común.Generemos cohesión de equipo a partir de un deseo común de hacer crecer la organizacióny vivir un crecimiento personal que se convierta en motivador para continuar trabajandocon ahínco.Proceso Creamos Clubes y CrecemosUn club nuevo comienza con un sueño: llevar el mensaje de Toastmasters a un nuevo grupode personas que pueden verse beneficiadas por todo lo que la organización les ofrece. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 4
  • 5. Ese sueño ofrece también un camino de aprendizajes significativos para el socio y equipoque lo emprende, del que se disfrutará el viaje, y al llegar a la meta, se generarán cambiosen diferentes niveles: Un nuevo club en el Área que le permite ser Distinguida del Presidente Favorece el crecimiento neto de clubes en la División lo que le ayuda a ser División Distinguida del Presidente 20-30 personas que se benefician del programa Dos Mentores y dos Sponsors que pueden registrar sus ALS como camino al DTM y lo más importante: Socios con aprendizajes significativos que pueden cambiar sus vidasTe ofrecemos ahora cada uno de los pasos que te llevarán a Crear un Nuevo Club,Consolidarlo y CrecerBusca un Nuevo Club Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 5 2010-2011
  • 6. En esta primera fase sugerimos que cada uno de los Gobernadores de Área lance lainiciativa de Crear un Nuevo Club.En dicha reunión deberán estar los Presidentes de Clubes y Los VP de Membresía.El Objetivo de la Reunión: Planear qué tipo de club se puede formarSe requiere de los presentes un Estilo de Liderazgo VISIONARIO con el cual indagar lasmejores posibilidades, establecer un plan, comunicarlo e implantarlo con la motivación einspiración necesarias para cumplirlo.¿Cuál es el primer paso?Conocer las posibilidadesEn Toastmasters se pueden crear diferentes tipos de clubes: Abiertos a todos los interesadosy Cerrados a un tipo de audiencia con intereses comunes.Al registrar un Club Nuevo la sede contempla varias categorías adicionales: Iglesias,Clubes Escolares, Comunitarios, Empresariales, Correccionales, Agencias de Gobierno.Militares, Otras Instituciones Especializadas. (ver siguiente ilustración)Algunas categorías adicionales son: Clubes Avanzados y Clubes en Inglés Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 6
  • 7. La Estrategia de Toastmasters International contempla como un asunto clave el queconvivimos gente de diversas generaciones en total armonía. Baby Boomers, Post BabyBoomers, Generación X, Y y Z.Esa gran fortaleza de nuestra organización nos puede llevar a pensar, lo mismo en clubesjuveniles que en clubes en asociaciones de jubilados o una mezcla de todos.La Planeación a llevar a cabo parte de conocer todas las posibilidades existentes enatención a las siguientes razones: Aprovechar experiencias de otros socios del país en la creación de nuevos clubes Iniciar un proyecto a partir de las relaciones personales de los socios involucrados Promover el inicio de un Club con una Visión Nacional analizando todas las posibilidades que se podrían generar en el resto del país Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 7 2010-2011
  • 8. ¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?Aquí te damos algunos ejemplos. Los datos corresponden al Nombre delClub/Área/División/Año de Fundación/ Ciudad. Te solicitamos tu apoyo para que lainformación esté más actualizada. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 8
  • 9. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 9 2010-2011
  • 10. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 10
  • 11. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 11 2010-2011
  • 12. Analiza las diferentes categorías de clubes que existen actualmente. Hazte las siguientespreguntas: 1. ¿Qué tipo de club puedo contribuir a formar? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Dónde conozco gente o tengo influencia personal para liderar el esfuerzo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________Una vez que hayan tomado una decisión Establezcan contacto con el “Especialista” de esa categoría de clubes quien te proveerá el siguiente apoyo: i. Casos de Éxito sobre ese tipo de clubes en otras partes del país ii. Recomendaciones sobre el “Cómo Crearlo” (Know- How) iii. Mejores Prácticas en las Sesiones iv. Contactos de Presidentes de ese tipo de clubes para pedir referencias v. Documentos sugeridos para establecer contacto: Carta de Presentación y Catálogo Adaptado para el Tipo de Club Acérquense a los Presidentes de los Clubes ya formados de esas categorías y pregunten por su experiencia. “Las experiencias de otros socios serán un recurso de inmejorable valor” Resuelvan que personas asumirán el Rol de Sponsors (su responsabilidad terminará una vez que el club haya sido registrado) y Mentores (trabajarán con el nuevo club al menos 6 meses después de su registro. [Los 4 pueden registrar su rol como requisito para el ALS] Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 12
  • 13. Una Planeación Exitosa les ayudará a tener éxito en su proyecto. Al término de laPlaneación pregúntense los beneficios que han obtenido y cómo les puede ayudar estaexperiencia en sus clubes y vida profesional.Habla de tu ExperienciaUna vez que hayan definido el tipo de club que desean crear tendrán que planear unareunión con los interesados.Trabajen en la integración de una propuesta atractiva para su cliente.Aprovechen las herramientas que diseñaremos para tal efecto.Les hacemos las siguientes recomendaciones para esa primera reunión: Acudan no más de 2 personas. Un grupo grande puede generar confusión en los interesados. Idealmente deberá acudir uno de los sponsors y la persona que tenga la relación directa con el prospecto Escuchen antes de hablar. Hagan preguntas para entender las expectativas que tienen en crear un club y qué saben de Toastmasters. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 13 2010-2011
  • 14. Hablen de su experiencia. Mas allá de datos o información técnica compartan lo que ha hecho para ustedes Toastmasters No teman hablar de dinero ¿Y cuánto cuesta? Nadie ofrece tanto por tan poco. Lleven una explicación detallada de la inversión que implica fundar un clubSugiero llevar a ésta primera reunión el Juego de Manuales que forman parte del “NewMember Kit.”: Manual de Comunicación Competente, Manual de Liderazgo Competente,Cuadernillo sobre la Evaluación Efectiva, Gestos. Tu Cuerpo Habla, Tu Voz al Hablar yRevistas que de preferencia incluyan el último número.Colóquenlas sobre la mesa. Su cliente sabrá que obtiene algo por su inversión. El hojearlas,sentirlas, le hará comenzar a vivir Toastmasters.Esta fase puede consistir en una o varias reuniones con las que se irá generando interés porla organización y el nuevo club. Cuiden que uno de las sponsors que acudió desde laprimera reunión sea identificado como el interlocutor permanente para responder al clientey dar seguimiento y servicio. Promuevan la realización de una Sesión Muestra. Esa será suprimera gran oportunidad de Cerrar la Venta. De preferencia agenden la programación dela Sesión Muestra con no menos de 15 días de anticipación para poder realizar una sesiónexitosa.El cumplimiento de esta fase les ayudará a generar confianza en la seriedad de ustedes y deToastmasters. Les ayudará así mismo a desarrollar una importante habilidad: Escucharpara entender las necesidades del otro y Crear confianza, herramientas ambas sobre lasque se construye la pirámide de la persuasión. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 14
  • 15. Guía de Observación: 1. ¿Entendió las necesidades del cliente? ¿Qué pudo hacer mejor para entenderlo? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ¿Habló desde su experiencia o fue racional? ¿Qué comentario adicional hubieras hecho? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. ¿Se manejaron apropiadamente las objeciones? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 4. ¿Se respondió con claridad el tema económico? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 5. ¿Se establecieron los siguientes pasos? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6. De lo que observaste, ¿cuáles son tus fortalezas? ¿En qué aspectos debes trabajar para mejorar? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 15 2010-2011
  • 16. Haz una Sesión MemorableUna sesión muestra tiene los siguientes objetivos: Presenciar la dinámica de Toastmasters. Hacer sentir que en la organización hay un clima propicio al aprendizaje Apreciar que además del aprendizaje Toastmasters es un club de amigos Conocer oradores que sirvan de modelos a seguir Generar las condiciones para cerrar la venta o quedarse cerca de elloLograr lo anterior requiere de una cuidadosa organización en la que todo debe funcionar dela mejor forma posible. 1. Integra un equipo perfecto. Selecciona de entre todos tus clubes al mejor en cada rol: evaluador gramatical, contador de muletillas, evaluador general, Toastmasters de la sesión. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 16
  • 17. 2. Transmite el objetivo de la sesión muestra. Recuerda a todos los integrantes que la sesión muestra tiene el objetivo de vender Toastmasters. Todos los comentarios deberán realizarse con ese objetivo en mente. 3. Haz un Plan en atención al tipo de prospecto. No podrás seleccionar los mismos tópicos de mesa en un grupo de jubilados que en una asociación empresarial. 4. Cuida la cultura, el lenguaje, las formas. Asegúrate de que los discursos que se presentarán y las preguntas de tópicos de mesa estén alineadas con tu tipo de público. Cuida el que no se toquen temas delicados o se realicen preguntas que puedan incomodar a tus invitados 5. Tiempo apropiado. De preferencia organiza una sesión muestra cercana a la hora de duración 6. Prevé un tiempo para preguntas y respuestas. Esa será tu oportunidad para alinear expectativas y cerrar la ventaUna sesión muestra es todo un arte que requiere de maestría en su organización y liderazgo.Los retos que enfrentarás son: Integrar un buen equipo, liderarlo para que todos trabajen enel objetivo común, reconocer el buen desempeño, aprender de las experiencias.Los sponsors liderarán este esfuerzo con el apoyo de todo su club y eventualmente de otrosclubes del área.En el Manual de Construcción de Clubes, (Ítem 121) encontrarás sugerencias para laAgenda de una Sesión Muestra.En mi experiencia hay elementos que no pueden faltar: Materiales de Toastmasters, disponibles en las mesas. Un lugar bien acondicionado. Cómodo, con detalles cuidados. Bienvenida cálida del Toastmaster hacia invitados con agradecimiento por haber aceptado la sesión muestra Presentación de oficiales de la sesión con breve descripción de sus responsabilidades Explicación de ¿qué es Toastmasters? de ser posible con apoyo multimedia Un discurso de manual presentado por un socio de poca experiencia y evaluación con balance positivo. Un discurso de manual avanzado con evaluación analítica, que mantenga el tono positivo pero provea recomendaciones específicas. El objetivo es transmitir 2 ideas: o No debes tener miedo a ingresar si estás empezando y o Aún los más experimentados pueden aprender Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 17 2010-2011
  • 18. Una sección creativa y bien planeada de tópicos de mesa en la que se invite a participar a los invitados Evaluación de la Sesión con balance positivo y recomendaciones específicas. El mensaje a transmitir deber ser: “los evaluadores ven lo que para otros pasa desapercibido y te permiten aprender” Tiempo suficiente para preguntas y respuestasEsta etapa te ayudará a desarrollar las habilidades de colaboración que requieres paraintegrar un equipo alrededor de un objetivo común: Organizar una Sesión Memorable.Desde el momento en que se vaya integrando ese equipo mantente abierto a laretroalimentación, establece bases de comunicación constantes para que puedan integrase ysurja la confianza, la comunicación y la cohesión.Igual que un equipo de futbol o cualquier otro deporte, quienes los observen trabajar sabránsi son un equipo de verdad o son un grupo con estupendas individualidades.Tu rol como líder de ese grupo, será el de convertirloen equipo. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 18
  • 19. Convence e IntegraEn esta fase desarrollarás una de las habilidades que más puertas pueden abrir en tu vida:Saber Vender.Como Sponsor de Club estarás cercano a lograr la meta más importante de este esfuerzoinicial: Cerrar la Venta y contar con un nuevo club en tu área.Puedes tener el producto o servicio de mayor valor, pero si no sabes comunicar susventajas, generar en los otros el deseo y la necesidad de tenerlo, puede quedarse en unproyecto no realizado o una venta no realizada.Saber vender abre las puertas que tú has decidido abrir. No es fácil, pues seguramente en elmercado habrá muchas opciones con características similares a lo que tú ofreces y elconsumidor decidirá al final con qué se queda. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 19 2010-2011
  • 20. Vender Toastmasters requiere de una suma de elementos: Conocer tu producto. Nuestra organización es sólida y posee características que la hacen única. Por ello deberás profundizar en el conocimiento de sus cualidades, en qué países se encuentra, cómo garantizamos el retorno de la inversión, qué garantías tiene el cliente en el manejo adecuado de los recursos qué aporta, etc. Hablar desde la experiencia. Una buena parte de los compradores, ejercemos decisiones emocionales más que racionales. Lo que puede ser la diferencia entonces entre cerrar la venta y no hacerlo es que hables desde tu emoción, que pongas la pasión por delante, que invites a tu cliente a visitar otros clubes, concursos, eventos especiales. Haz que viva la pasión Toastmaster Dar seguimiento. Realiza un seguimiento prudente. El que un prospecto no se concrete rápidamente no significa una negativa. Tú estarás entre una lista amplia de prioridades. Haz lo posible para mantenerte en las primeras. Envía correos breves. Mantén la comunicación. Maneja objeciones. Sé flexible. Algunos prospectos te pedirán requisitos extraños. “Altas de proveedor”, “facturas electrónicas”, “cartas poder”. No lo niegues, ponte en contacto con el Gobernador de Distrito o escribe una carta a Cristina López para que te aclare sus dudas (clopez@toastmasters.org) Sigan sesionando. De ser posible, continúen sesionando. Un club no es más que 20 personas que se reúnen periódicamente para aprender. Si has logrado la periodicidad de las reuniones, el club existe, sólo tendrás que dar seguimiento al pagoCerrar la venta significa que tengas un mínimo de 20 personas dispuestas a iniciar un club.Pero ¿cuáles son los pasos que debes seguir para registrarlo? Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 20
  • 21. DocumentosDesde la página Web puedes obtener todos los documentos que requerirás en el proceso deregistro de club nuevo. Ve al siguiente vínculo,http://www.toastmasters.org/startaclub.aspx, llena la forma en línea que ahí aparece. Unavez enviada la forma, la página te llevará a la siguiente dirección:http://www.toastmasters.org/Members/MembershipBuilding/NewClubs/Forms.aspxDe ahí podrás bajar toda la información necesaria para formar tu club y promoverlo. Hoyen día uno de los retos con los que se enfrentan los vendedores profesionales es lanecesidad de realizar labores administrativas que permitan un cierre efectivo. Aquí, másque la persuasión se requiere de esmero y atención a los detalles.FormasUn club nuevo requiere la integración de 6 formas. Toastmasters Internacional esmeticuloso en el llenado de cada una de ellas, por lo que te sugerimos familiarizarte conellas y pedir apoyo en caso de requerirlo. Acércate a Cristina López(clopez@toastmasters.org), a los Vicepresidentes de Membresía, Especialista de Categoríade Club o al Vicegobernador de Mercadotecnia del Distrito 34.Cada una de las formas descritas aquí se pueden enviar por fax, por correspondenciatradicional o escanearlas y lo más sencillo, seguro y rápido, enviarlas por correoelectrónico. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 21 2010-2011
  • 22. Las Formas son las siguientes:Forma I. Application to Organize.En esa forma se anotan los siguientes datos: ♦ Responsable del Proceso de Registro. Si es una empresa es probable que alguien de Recursos Humanos quiera hacerse cargo. De ser posible te sugerimos que alguien de Toastmasters esté como responsable desde el inicio hasta el registro del club, ello te ayudará a acelerar el proceso y darle la importancia que requiere la sede. Esta persona podrá ser el Sponsor del Club. ♦ Datos de correspondencia. Ahí enviarán el Charter Kit. ♦ Forma de pago. La mejor y más segura forma de pago es una tarjeta de crédito personal o corporativa, pues ahorra cargos adicionales. Es posible, si la organización lo solicita, que el pago se realice mediante transferencia bancaria (Wire Transfer). En ese caso se deberán pagar $10.00 dlls adicionales que el banco le cobra a Toastmasters ♦ Nombre y número del Club Sponsor ♦ Nombre y números de socio de 2 Sponsors. Su función termina una vez que el club ha quedado registrado. La sede les envía un documento que deberán regresar escaneado a la sede, con la firma del Presidente del Nuevo Club. En ese momento el logro se registra y sirve como requisito para el ALS. ♦ Nombre y número de socio de 2 Mentores. Asegúrate que las personas que asuman este rol poseen disponibilidad, conocimientos y compromiso pues de ellos dependerá en buena parte el sentar las bases de funcionamiento del nuevo club. También les llega carta de la sede que deberá ser firmada por el Presidente del Club. Para que el logro se registre deben transcurrir 6 meses de funcionamiento del club ♦ Alineación del Nuevo Club: Área, División y Distrito ♦ Tipo de Club: Comunitario o Abierto ♦ Idioma de los “New Member Kits RECOMENDACIÓN: Con la Forma I deberán enviarse los $125.00 dls. del Charter Fee. Si se va a registrar un club nuevo, una vez que la sede recibe la forma bien llenada y el Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 22
  • 23. dinero, procederá al envío del Charter Kit, que contiene gran cantidad de materiales para elinicio del club: Manuales de Oficiales de Mesa Directiva, Un Mazo, Semáforo de Papel,Recibos de Cobro, Manuales de Concurso, DVD promocional y 20 juegos de socio nuevo.Si lo que se va a registrar es un Club Avanzado la sede envía una caja más pequeña, sinJuegos de Socio Nuevo.Se llega a dar el caso de que una vez que el Club Prospecto recibe ésta Caja se siente quetiene todo para sesionar y se olvidan o dejan para después la integración del resto de losdocumentos y dinero. Toastmasters confía en ti como sponsor para que esto no suceda.Si los manuales te llegan a ti como Sponsor te sugiero que entregues los Manuales deNuevo Socio hasta que se haya realizado el resto del pago y no antes. Forma II. Charter PaymentsÉsta es, sin dudarlo, la forma más importante del proceso.En ella deberás relacionar la cantidad de socios que se inscribirán. Toastmasters da ciertasreglas a seguir: Club Nuevo: Mínimo 17 socios nuevos y máximo 3 duales Club Avanzado: Mínimo 17 socios duales y máximo 3 transferidosRecuerda que un socio nuevo deberá pagar siempre los 20.00 dólares de membresíavitalicia y los 27.00 dólares de seis meses de derechos como socio. Eso le dará derecho a su“New Member Kit” aunque la sede lo haya enviado antes.Un socio dual sólo deberá pagar 27.00 dólares si desea ser socio fundador del nuevo club,con independencia del mes en que se haga el pago.El pago de los 27.00 dólares le dan derecho al socio a seis meses de membresía a partir delmes en que se envía el dinero. Si por ejemplo, enviaste el dinero en el mes de enero, tendráscubierto los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio, por lo que en el mes demarzo la sede internacional te pedirá que pagues sólo 12.50 por socio, equivalente a losmeses de julio, agosto y septiembre. Después de ese ajuste los pagos de semi anualidadesserán siempre de 27.00 dólaresEsas cantidades se relacionan en la Forma II y se anotan los datos de la tarjeta de créditopara realizar el pago. Recuerda que si el pago se realiza con transferencia bancaria hay queagregar 10.00 dólares. Escanea el documento y envíalo por correo electrónico. Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 23 2010-2011
  • 24. Forma III. Charter Membership ApplicationÉsta es la Solicitud de Registro como socio. Pon especial cuidado en que se llene una porcada socio, con todos sus datos de correspondencia y su firma en el reverso de la hoja,acompañada de la firma de algún Oficial del Club. RECOMENDACIÓN. Envía esta forma desde la primera reunión a todos los interesados en formar parte del club con una breve descripción de todo el dinero que se espera recibir de ellos para formar el club. Pídeles a losposibles que la llenen y te la envíen por correo o la impriman y te la lleven a la sesión. Unavez que las tengas todas llenas, deberás escanearlas y mandarlas a la sede internacional. Forma IV. Charter Club, Officer Information.En esta forma deberás registrar los nombres de al menos 3 oficiales para el inicio del Club:Presidente, un Vicepresidente y el Secretario. Presidente y Secretario deberán llenar variasde las formas.Requieres el nombre, correo electrónico y número de socio (para socios duales otransferidos). RECOMENDACIÓN. Los nombres que aquí registres son necesarios para la constitución del club, pero recuerda que una vez que el club esté registrado y funcionandonormalmente podrás realizar las elecciones y llevar a cabo la instalación de oficiales con elprocedimiento formal. Los cambios se podrán hacer ya en la página Web en la Sección deNegocios con el uso del password que proporcione la sede. Forma V. Club Information.Toastmasters se apoya en esta forma para llenar la información que aparece en la páginaWeb.Sé cuidadoso en llenarla con los datos de la persona que puede responder al teléfono que seescriba y dar datos sobre el club. Muchos socios nuevos llegan por este medio y es tristeque una vez que han llegado hasta tu club y se han atrevido a llamar por teléfono para pedirinformes nadie les responda o el número sea incorrecto. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 24
  • 25. Hay espacio para que anotes el tipo de club, la periodicidad con la que se reúne y lainformación de contacto. Forma VI a. Toastmasters Club ConstitutionEsta forma contiene reglas generales de la organización y debe ser llenada y firmada por elPresidente del Club y el Secretario Forma VI b. Toastmasters Clubs Bylaws.Estos son los Estatutos del Club o la llamada Acta Constitutiva. Es el acuerdo inicial entresocios para regir su organización y funcionamiento. Ejemplos:Artículo II. Membresía Sec. 1. Puedes documentar que el club quedará restringido a personas que cumplan ciertos requisitos, ejemplo, empleados de la empresa o por el contario, escribir que no habrá restricciones Sec. 2. Años de vigencia para la designación de socios honorarios o cancelar esa opciónArtículo III. Cuotas Sec. 1. Cuota que se pide a un nuevo socio. El club podría especificar que además delos 47 dlls. normales se pague algo adicional, o dejar solo los 47 dlls. Sec. 2. Cuota para los socios activos así como fechas en que se deben realizar Sec. 3. Opción de establecer una cuota de reinstalación de socio cuando alguien se haalejado del club y después de cierto tiempo reingresa. Esta cantidad se la queda el club. Sec. 4. Opción de establecer una cuota para los socios que transfieren sus derechos deotro club. Esta cantidad también permaneces en el club. Sec. 5. Opción de establecer cuotas para socios inactivosArtículo IV. Sesiones Sec. 1. Periodicidad de las sesiones y día de las mismas Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 25 2010-2011
  • 26. Sec. 3. Periodicidad mínima de reuniones de Mesa Directiva del ClubArtículo V. Elección de Oficiales Sec. 1. Opción de establecer Oficiales adicionales a los que establecen los manuales Sec. 2. Responsabilidades de los Oficiales adicionales que hayan sido designados Sec. 3. Periodicidad en la Elección de Oficiales, semestral o anual Artículo VI. En el caso de que no se desee el uso de las Reglas de Robert comoprocedimiento parlamentario, seleccionar otra metodologíaRealiza los cambios que las características especiales del club requiera. Esos estatutosquedarán disponibles en la Sección de Negocios del Club y podrán ser modificados poracuerdo de los socios. Si tienes duda en el llenado de los Estatutos acércate al Especialistade Club, Vicepresidente de Membresía del Club, Gobernador de Área o Vicepresidente deMercadotecnia del Distrito 34.En esta fase desarrollarás habilidades de Seguimiento yVenta así como de cuidado y esmero en los detalles.Como Vendedor harás posible que el Club comience afuncionar rápidamente y que el registro en la sede ayude atu área, división y distrito. Integrarás a un grupo de nuevossocios que empezarán a beneficiarse del programa Toastmasters y habrás desarrollado eltalento necesario para emprender cualquier proyecto y tener la certeza de que lo llevaráshasta el final.La sede internacional reacciona a una rapidez ejemplar. Una vez que se paga el CharterFee, la “esperada caja” llega en menos de una semana. Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 26
  • 27. Una vez que envías dinero y papeles el registro del club queda listo en no más de 5 días. Nopermitas que un club esté en la lista de Club Prospecto por más de 90 días. Esperfectamente posible que de la fase 1 a la 4 te lleves 60 días. Tu liderazgo de equipo tepermitirá conseguir ese objetivo. Una vez que has llegado a esta fase está atento comoSponsor del momento en que en la página Web se ha hecho el cambio de Club Prospecto aNuevo Club. Hazle llegar al Club su número y explícales el uso del password.Los Sponsors recibirán un documento de Toastmasters Internacional que deberán presentarante el nuevo Presidente del Club para que se los firme. Envíen esta carta por correoelectrónico a la sede y en unos días habrán registrado su logro.Sugerimos en este momento algunas actividades de gran importancia: Coordinar con el Gobernador del Distrito la entrega del Banderín del Club Programar con el Gobernador de Área la Ceremonia de Instalación de Oficiales Establecer un diálogo con los Mentores del Club a efecto de comunicarles los avances, compartirles toda la información del nuevo club a efecto de que formalmente apoyen al club desde la primera sesión Mantenerse al pendiente de las necesidades del club así como de los Mentores. Su experiencia acumulada como Sponsors agregará valor siempreConsolida Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 27 2010-2011
  • 28. Saber que el Club se ha registrado en la sede internacional es sin duda un motivo de gransatisfacción para todos los organizadores y los nuevos socios. Merece la ocasión pararealizar una ceremonia de instalación de oficiales presidida por el Gobernador de Área y, ensu caso, el Director de la Organización.Avisa al Oficial de Relaciones Públicas para que dé la debida promoción al evento, que sepublique en algún medio local, que esté presente la prensa y se haga un evento inolvidable.Los Sponsors deberán coordinar una reunión con los Oficiales del club en la que presentena los Mentores y expliquen sus funciones.El reto que viene ahora es uno de los más interesantes:Todos los clubes, como equipos viven diferentes momentos: Formación. Caracterizado por gran entusiasmo hacia el objetivo común, pero pocoorden debido a que el grupo se está integrando. Ello requerirá un seguimiento detallado delos Mentores, capacitación constante, coaching a los oficiales y reconocimiento. Eseproceso puede llevarte de 4 a 10 sesiones. Participación. Caracterizado por el deseo de los socios de involucrarse activamenteen la toma de decisiones y roles en el club. Pueden manifestarse conflictos por poder. Estaetapa requerirá de una actitud de mediador del Mentor y hacer uso de su estilo de liderazgoVisionario para clarificar el objetivo del club y canalizar apropiadamente el entusiasmo. Estabilidad. Los roles y responsabilidades están bien definidas. Las decisiones setoman por consenso. Existe un clima positivo de trabajo y los socios han avanzado en lapresentación de sus proyectos. Esta etapa requiere del Mentor asumir un rol más de apoyocuando es requerido. Paulatinamente debe aprender a “sacar las manos” y permitir que elmismo club tome sus decisiones. Se puede llegar a esta etapa en aproximadamente 6 mesesa un año. Alto Desempeño. En esta etapa el club adquiere su madurez.Los líderes dirigen adecuadamente. Cada quién conoce susresponsabilidades y derechos. Esta etapa puede llevar al Mentor atomar la decisión se retirarse del club o seguir formando parte de élpero ya como un socio regular. Si se ha realizado un trabajo correcto,se puede llegar a esta etapa en aproximadamente un año. El reto del Mentor será principalmente adaptarse al momento que esté viviendo elclub para proveerle de herramientas, aclarar dudas, apoyar a los socios, mantener alta la Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 28
  • 29. motivación, generar una visión, comunicar la dimensión nacional e internacional de laorganización. Si bien como hemos mencionado el Mentor cumple con su función y puede registrarsu logro después de 6 meses, el compromiso hacia un club formado debe ir más allá.Mentores, Sponsors, Gobernador de Área y División y con el apoyo del Distrito deberántrabajar de la mano para apoyar los momentos complejos del club.La Estrategia Requiere de Todos Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 29 2010-2011
  • 30. Cada Gobernador de Área tiene establecida la meta de crear un club nuevo para poderaspirar a ser Área Distinguida del Presidente. Basándome en esa meta, sugiero que seanellos los responsables de operar la estrategia planteada. Hoy en día contamos con 52 Áreas.Si cada uno de ellos cumple su meta podríamos quedar muy por encima del objetivo.El que los Gobernadores de División apoyen el cumplimiento de esta meta, lo cual lespermitirá no tener pérdidas netas y generar crecimiento neto de un club o más (DivisiónDistinguida del Presidente) Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 30

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