Desarrollo De Ferias Y Exposiciones

Desarrollo de Ferias y Exposiciones Lic. Josu Garritz Alcalá Dirección Comercial Remex, Grupo CIE Mérida, Yucatán 22 de Septiembre, 2006

¿Qué vamos a ver hoy? 1.- Introducción a Grupo CIE 2.- Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia 3.- El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México 4.- Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia? 5.- El Operador de Ferias y Exposiciones 6.- El Expositor 7.- Preguntas y Respuestas

Ingresos de Grupo CIE en 2005: $ 8,659 millones de pesos

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia Precio Producto Distribución Publicidad

Contexto de las Ferias y Exposiciones: La Mercadotecnia
Toda empresa tiene la misión fundamental de ejercer un comercio. Deberá siempre cambiar productos o servicios por dinero. Del éxito de este intercambio dependerá el futuro de la organización.
Lo comercial, por lo tanto, es fundamental en una empresa y el Marketing es la aplicación de las herramientas que van a permitir a la empresa desempeñarse adecuadamente en el aspecto comercial.
Cuando una empresa aplica el Marketing lleva a cabo las siguientes actividades:
Puede estudiar al consumidor: Investigación de Mercados
Puede comunicarse con el consumidor: Publicidad y Promoción
Puede vender a sus clientes: Ventas
Puede cuidar cada producto en función de su mercado: Product Management.
Filosofía del Marketing

La aplicación de la Mercadotecnia se debe de hacer mediante un plan estratégico. Por lo general este plan se compone de los siguientes elementos:
Marketing Mix
Investigación de Mercado
Producto
Precio
Distribución
Comunciación y Publicidad
Promoción de Ventas

Las Ferias y Exposiciones buscan contribuir con el ejercicio comercial de las empresas, por lo tanto la participación en estos eventos debe de ser considerada dentro del Plan Anual de Mercadotecnia.
Las Ferias y Exposiciones pueden ser consideradas como parte de las estrategias de:
Ferias y Exposiciones
Distribución
Comunciación y Publicidad
Promoción de Ventas

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México Características del Mercado Mexicano
El turismo de negocios en el país se encuentra en un periodo de crecimiento sostenido.
El negocio de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y demás eventos ha tenido un crecimiento importante en México, acentuándose en los últimos años.
Los esfuerzos de las principales asociaciones encargadas de impulsar, organizar, promover y agrupar a los participantes de la industria comienzan a ser canalizados de mejor manera, incrementando el potencial de demanda en el país.
La actividad en este mercado ha motivado la construcción de nuevos recintos con el fin de seguir posicionando a México como un país con infraestructura adecuada para este tipo de eventos.

Conclusiones:
La facilidad de acceso, variedad de actividades, destinos y costo de los servicios ha logrado que México empiece a posicionarse como un un país importante para el turismo de negocios.
La creciente importancia de este segmento de negocios en México ha impulsado la creación de una oferta completa de servicios con una gran variedad de recintos y salones.
Infraestructura Nacional Metros Cuadrados Disponibles: 1,293,911 Número de Salones Disponibles: 3,402

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México Infraestructura DF
Mts. Cuadrados Disponibles: 232,108
Superficie Total Ctro. Banamex: 41,125
Participación (%): 17.7
Número de Salones: 536
Número de Salones Ctro. Banamex: 19
Participación (%): 3.5
Conclusiones:
Más del 70% de la superficie destinada a eventos en el Distrito Federal corresponde a Centro Banamex, WTC Cd. de México y Expo Santa Fe.
41,125 18,840 41,497 0 20,000 40,000 60,000 Superficie Aprovechable (m2) Centro Banamex WTC Cd. De México Expo Santa Fe

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México Principales Recintos Feriales en el País
Zona Metropolitana:
Centro Banamex
WTC Ciudad de México
Expo Santa Fe
Nacional:
Expo Guadalajara
Cintermex
Polifórum León
Expo Chihuahua
Yucatán Siglo XXI
WTC Veracruz
CC Puebla

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México Valor de Mercado Valor de Mercado Zona Metropolitana: $226.91 millones de pesos 8.9 millones de mts vendidos Valor de Mercado Nacional: $486 millones de pesos 22.9 millones de metros vendidos

El Mercado de las Ferias y Exposiciones en México En Nuestro País se llevan a cabo más de 300 Ferias y Exposiciones anualmente en las siguientes categorías: Sector Num de eventos aprox Alimentos y Bebidas 25 Artes Gráficas y Libros 13 Comunicación, Mercadotecnia y Medios 20 Construcción 23 Curtiduría, Calzado y Maroquinería 14 Decoración, Regalos y Manualidades 18 Deportes, H o bbies y Entretenimiento 18 Ecología y Recursos Naturales 9 Educativo y Capacitación 21 Informática y Automatización 11 Metal-Mecánica 9 Muebles 11 Mujeres, Niños, Bodas y más 42 Químico 6 Regional, Agropecuario, Veterinario 57 Salud y Belleza 21 Sectores Diversos 13 Textil y Vestido 20 Transporte de Carga, Pasaje y Automotriz 20 Turismo, Hoteles y Restaurantes 13 TOTAL 384

Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

Las Exposiciones por lo general son eventos con las siguientes características:
se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido
en un momento en el tiempo también bien definido
son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades económicas o sectores industriales
¿Qué es una Exposición? Definición: LAS EXPOSICIONES SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y LA GENERACIÓN DE NEGOCIOS ENTRE DIFERENTES ACTORES CON INTERESES PARTICULARES EN UN SECTOR ECONÓMICO. Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

Las Ferias por lo general son eventos con las siguientes características:
se llevan a cabo en un lugar geográfico bien definido
en un momento en el tiempo también bien definido
son enfocados y/o dedicados principalmente a una o varias actividades económicas, sectores industriales, actividades culturales y/o de entretenimiento
¿Qué es una Feria? Definición: LAS FERIAS SON AMBIENTES CREADOS PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PÚBLICOS CON INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMÁTICO DEL EVENTO . Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B2B o Trade Shows EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS Las Ferias son eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B2C o Consummer Shows FERIAS = BUSINESS TO CONSUMER En Conclusión Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

El Expositor y El Visitante
Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de las Ferias y Exposiciones.
El Expositor : es la persona o empresa que está interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc.
El Visitante: es la persona o empresa que tiene algún interés en la oferta de los expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc.
El Operador : es la persona o empresa que crea el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.

Como las Ferias y Exposiciones son especializadas en algún tema, por lo general son organizadas por un ente con experiencia y conocimientos en dicho tema y una empresa experta en la organización de eventos. Modelo de un evento Exitoso Institución Experta + Organizador = Comité Organizador ¡E v e n t o E x i t o s o ! Expos y Ferias: ¿Cuál es la Diferencia?

El Operador de Ferias y Exposiciones Remex surge a principios de la década de los 90 . Hemos organizado más de 1 30 exposiciones en 15 años. Somos la única empresa en México que es parte de la estructura organizacional de un recinto, Centro Banamex. Esta ventaja competitiva da a Remex una mayor solidez y presencia en el mercado mexicano de las exposiciones. Semblanza Remex

El Operador de Ferias y Exposiciones Remex opera exposiciones orientadas tanto a business to business (trade shows) , como a business to consumer (consumer shows) , ventaja que muy pocas empresas de la industria poseen .
B2B:
ISA Expo Control
Abastur Rest-Hotel
México Fire & Safety
Expo Médica Hospital
Cemex 100 años
Enlace Empresarial México
B2C:
Festival de la Palabra la Gran Feria del Libro
Salón Internacional del Automóvil México
Fútbol Show
Salón Internacional del Tuning

El Operador de Ferias y Exposiciones

Más de 800 clientes al año (expositores y patrocinadores)
Más de 340,000 visitantes
Más de 120,000 m 2 de exposición
Participación en las siguientes
industrias:
Automotriz
Turismo
Manufactura
Automatización y Control Industrial
Seguridad / Prevención
Editorial
Educativa
Deportiva / Fútbol
Datos Sobresalientes

El Operador de Ferias y Exposiciones ¿Qué hace un Operador?
El operador es una empresa especializada en la organización de Ferias y Exposiciones.
Esta empresa generalmente está compueta por las siguientes áreas:
Comercial y Ventas
Operaciones
Atención a Clientes
Mercadotecnia y Relaciones Públicas
Administración y Finanzas

El Operador de Ferias y Exposiciones ¿Qué hace un Operador?
Estas áreas se coordinan y trabajan en tres tiempos con diferentes actividades en cada tiempo.
Antes del evento
Durante el evento
Después del evento

Áreas de un Operador Ventas Administración Atención a Clientes Operaciones Mercadotecnia y RP Integración de Cartera Contacto con Clientes Reservación de espacio Contratación Envío de factura(s) Envío de Manual del Expositor Gestión de Cobranza Atención a Expositores Montaje Evento Preventa Desmontaje Evaluación

El Operador de Ferias y Exposiciones Área Comercial
Pre-venta
Revisar precios y plano
Revisar contrato con expositores
Determinar fuerza de ventas
Asignación de cuota y cartera a vendedores
Apoyar eventos de promoción
Venta
Contacto / V isita prospectos
Cerrar ventas y contratos
Actualizar plano de exposición
R egistro de ventas

Cartera de clientes y prospectos
Establecer criterios de calificación
Elaborar cartera de prospectos
Calificar cartera de acuerdo a criterios
Contacto a clientes con base en criterios de la cartera
Área Comercial Ejemplo de cartera SIAM

Reporte de Ventas
El reporte de Ventas es el documento que indica al Comité Organizador sobre los avances reales del evento.
Clasificación
Contratados
En Proceso de Firma
Reservados
AAA
AA
Cancelados
Área Comercial
Ponderación
95%
80%
65%
15%
5%

Área Comercial El Operador de Ferias y Exposiciones Reporte de Ventas

El Operador de Ferias y Exposiciones Operaciones
Actividades antes del evento
Elaborar propuesta plano pre-venta
Actualizar plano con avance de venta
Elaborar plano definitivo de montaje
Desarrollar plan y check-list del evento
Planear y coordinar el evento en montaje
Asignar funciones y áreas a cubrir al personal de apoyo
Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo
Recomendar proveedores idóneos (registro, mamparas, alfombra, seguridad, servicios adicionales)
Planos

Actividades durante el evento y al terminar
Recibir recinto
Coordinar personal de apoyo (floor manager)
Coordinar y supervisar montaje con proveedores
Supervisar servicios a expositores
Asignar stands a expositores
Coordinar colocación de señalamientos
Coordinar montaje de requerimientos inauguración y
Clausura
Controlar funcionamiento del evento
Coordinar desmontaje
Entregar recinto
Operaciones

Manual del E xpositor
Elabora ción de contenido para manual de expositor
Captura de contenido por parte de atención a clientes
Entregar el manual para su impresión / difusión a expositores
Apoyar a expositores en aclaración de dudas
Entrega de materiales y gafetes a expositores
Encuestas de satisfacción de expositores
Atención a Clientes Manual SIAM

Publicidad, Promoción y Relaciónes con Prensa y Gobierno
Plan de Marketing
Plan de Medios
Diseño e Implementación de Promociones
Encuestas a visitantes y Expositores
Eventos y Boletines con Prensa
Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo
Mercadotecnia y RP Plan de Mercadotecnia SIAM

La última Pieza, El Expositor

El Expositor Ser Más para Ganar Más
El Expositor busca que su participación en un evento favorezca el logro de sus objetivos comerciales.
Una exposición es una Gran Oportunidad de Negocios para ellos.
Pero para que esto suceda se debe de preparar.

El Expositor Plantear Objetivos
Amplia Diversidad de Objetivos
Colocar Pedidos
Lanzamiento de Productos
Ubicar nuevos Clientes
Presentaciones Físicas de Productos
Programa de Relaciones Públicas
Conocer a la Competencia y el Mercado
Alianzas Estratégicas
Fortalecimiento de Imagen
Citas con Clientes Actuales
Otros

El Expositor Planeación
Prepararse para el evento. Materiales, gente y actividades
Listado de Materiales
Artículos Promocionales
Material para Exponer
Formatos de registro, pedidos, etc.
Stand
Papelería
Reglamento
Personal
Publicidad
Tarjetas Personales
Mucho Más

El Expositor El Evento
El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer Minuto
Calcular tiempo Neto de evento
Crear Saludo Atractivo
Atender al visitante por su nombre
Preparar despedida. Artículo Promocional
Evaluación Diaria (ventas, contactos, contexto, etc.)
Marcar correcciones para el día siguiente
No sentarse, no comer en el stand
No fumar
Usar el celular lo menos posible
No cerrar antes de tiempo

El Expositor Post-Evento
Evaluación Inmediata y de retorno de Inversión
Hacer una junta con todo el staff que participó en el evento y conocer todos los puntos de vista
Hacer una evaluación cuantitativa de los objetivos
Hacer un reporte de cierre de evento
Seguimiento a contactos y prospectos de ventas
Evaluación cada bimestre, trimestre o semestre de los resultados comerciales

Evaluación Expositor El Expositor

A N T E S D E T E R M I N A R . . . VIVAN CON PASIÓN COMPROMÉTANSE CON SUS SUEÑOS ASUMAN SU RESPONSABILIDAD ¡ MUCHAS GRACIAS !

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Desarrollo De Ferias Y Exposiciones

by jcarreto on Aug 09, 2007

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