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Como nos ayuda alfresco en la adopción de normativas

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Revisión de 4 puntos claves donde el diseño de Alfresco puede ayudar en la adopción de normativas en las organizaciones.

Revisión de 4 puntos claves donde el diseño de Alfresco puede ayudar en la adopción de normativas en las organizaciones.

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  • 1. Cómo nos ayuda #Alfresco …en la adopción de normativas y leyes ?José CarrascoSenior Solution Engineertwitter: @jcarrasko
  • 2. Por qué gestión de registros ?Record ManagementEs la práctica de mantener los registros de una organizacióndesde su creación hasta su eventual disposición. Incluyendo:clasificación, archivo, securización, preservación y destrucción.
  • 3. Los registros crecen…Cada día hay más… Los registros son:• Documentos y Registros • Información Legal• Normativas• Leyes • Utilizada para demostrar de• Canales de adquisición manera irrevocable una determinada acciónCada día falta más … • Una mala gestión de los registros puede acarrear problemáticas legales importantes• Tiempo para catalogar• Normalización• Automatización
  • 4. Si solo fuera una… Real decreto 4/2010, ENI Esquema nacional de Interoperabilidad• Normativas Real decreto 3/2010, ENS – ISO 15489 Esquema nacional de Seguridad – ISO 14721 – Moreq10 LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información – ….• Normativas locales Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica• Exigencias de integración LEY 30/2007 Contratos del Sector Público LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos LEY 34/2002 Servicios de la Sociedad de la Información LEY 15/1999, LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal
  • 5. Tengo un directorio para…Document RecordManagement Management• Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales) ≠ • La organización define un cuadro de clasificación ≠• Documentos se pueden crear en • Los registros pertenecen siempre a un cualquier momento y para cualquier uso proceso legal o de negocio dentro de la organización ≠• El documento se puede cambiar según • Una vez que un registro esta declarado, requerimientos de usuario no puede cambiarse sin un procedimiento definido• Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario ≠ • Los registros son custodiados por un determinado tiempo
  • 6. El Ciclo de vida del registro… Revisión y Almacenamiento • Captura aprobación • Publicación y custodia • Creación • Web • Formularios • Revisión • Movilidad • Archivo • Escáneres • Colaboración • Portales • Conservar • Correo electrónico • Aprobación • Custodiar • Espurgo • Disposición • Flujos de trabajo • Destrucción Generación Distribución Auditoria y Seguimiento
  • 7. Por qué #Alfresco RM Rocks ?Alfresco RM 2.0Es el software capaz de simplificar y universalizar la gestiónde los registros a la vez de dar cobertura a los requerimientosde implementación
  • 8. #1 Para todos#1.1 Licenciamiento per Server. No se licencia por usuario y permiteun despliegue mayor entre los usuarios que en otras soluciones no soncontemplados por precio ( usuarios externos, administración…)#1.2 Múltiples interfaces. Alfresco permite crear registros desde elcorreo electrónico, unidades de red , adquisición por escáner oformularios web. El nivel de entrada del usuario no es un problema: – Archiva desde Microsoft Office – Archiva desde el escritorio sin instalar ningún sistema (CIFs) Formularios Web – Archiva desde formularios web Escritorio – Archiva desde el correo electrónico Correo electrónico Office
  • 9. #2 La Solución 360º#2.1 Permite implementar diferentes normativas en una únicainstalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamenteen una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentesnormativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.
  • 10. #2 La Solución 360º#2.2 Permite cubrir todo el ciclo de vidadel registro. Alfresco contiene todos losinstrumentos para cubrir desde la generaciónde registros, su revisión, administración ,distribución , custodia y disposición. Custodia y disposición Distribución Revisión y Aprobación Generación
  • 11. #2 La Solución 360º#2.3 Accede desde el desktop, web o cualquier dispositivo móvil.…. si estas en el despacho…. desde el portal corporativo…. si estas en ruta…. desde el móvil
  • 12. #3 El repo Universal#3.1 El repositorio universal. CMISAlfresco es el ECM que cuenta con más interfaces estándar del SOA - Webservicesmercado para acceder a sus contenidos así como un gran APIs RESTfulconjunto de APIs y Lenguajes de programación: Webscripts Bulkloading API WebDAV Protocolos FTP CIFs - Sharepoint Java .net Lenguajes Php Python C++
  • 13. #4 1,2,3 Funcionando…#4.1 Muy rápido de implementar.Gracias a su diseño , su integración nativa con los escritorios de usuario, el gestorde formularios, el motor de Workflow Activiti y su buena disposición para participaren prototipos y metodologías ágiles, Alfresco resulta un sistema muy rápido deimplementar.Sin duda, esto nos aporta ventajas en :• Gestión del cambio más rápida siguiendo las directrices de negocio de la organización.• Gracias a la interface intuitiva, ahorro en los tiempos de formación de los usuarios participantes• Fácil y rápido mantenimiento de procesos gracias a las consola de Activiti
  • 14. Qué nos da #Alfresco RM?Alfresco RM 2.0• Capacidad de incluir cualquier cuadro de clasificación• Instrumentos de llenado de registros• Modelo de datos flexible• Eventos y programador de acciones• Seguridad y Auditoria• Referencias y búsqueda
  • 15. Generación de Registros• Alfresco soporta la generación de registros por diferentes vías: Escáner Office Correo electrónico • Kofax • Sharepoint • Outlook • Intelliant • Microsoft • IMAP • Ephesoft Word Escritorio Formularios Web Workflow • CiFs • Activi • Webdav Share • Múltiples • FTP usuarios
  • 16. Generación de RegistrosPor qué un motor deprocesos para RM ?• Múltiples usuarios participando en la Activiti Explorer Activiti Probe creación del registro• Poder implementar procesos de negocio mediante registros Activiti Workflow Activiti Explorer• Permite modelar procedimientos administrativos bajo BPMN 2• Herramienta visual de diseño• Integrado en Alfresco 4 como motor BPM por defecto Activiti Cycle Activiti Modeler
  • 17. Cuadro de clasificaciónAlfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de unamanera flexible mediante elementos muy bien definidos. ProcedimientoOrganización Planificación disposición Carpeta de registros• Jerarquías multinivel• Planificación de Procedimientos (series de registros, categorías de registros y carpetas de registros.• Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición)• Agrupados por expedientes (carpetas de registros)• Referencias (relaciones entre registros)
  • 18. Cuadro de clasificaciónRegistrosAlfresco RM nos permite crear registros definidos por la organización o reutilizar los existentes dentrode Alfresco. También permite técnicas avanzadas de modelo como la herencia múltiple de tiposmediante aspectos.• Múltiples tipos: – Registro escaneado Tipo: Comunicado Tipo: Resolución Tipo: Subsanación – PDF o registro Web – Físicos – Definidos por la organización• Metadatos definidos por el usuario• Una carpeta de registro puede tener registros físicos como electrónicos• Metadatos y aspectos
  • 19. Ciclo de vidaDisposición Eventos• Relacionado a nivel de categorías • Definidos por el usuario• Permite políticas de: • Definidos por el sistema – Retención • Permiten ser enlazados a las planificaciones – Disposición de disposición• Planificación de distintos pasos dentro del • Gran conjunto de eventos predefinidos: ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, – Abolición Retenido, Custodiado o Destruido – Caso terminado – ObsoletoObservación de Registros – Reasignación – Preparado para disposición• El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, Transferencia avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión. • Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.
  • 20. Seguridad y AuditoriaSeguridad Auditoria• Soporte para autenticación • API de auditoria que permite una alta encadenada, SSO y directorios de granularidad en la auditoria de los usuarios y enfocado a ACLs, elementos tratados• Modelo extensible para necesidades • Auditar acciones propias • Filtro por tipo de evento, usuario o• Diferentes permisos preconfigurados fecha como la capacidad de cerrar • Las mismas auditorias pueden ser expedientes, eliminar planificaciones, declaradas como registros destrucción de archivos o periodos de cadencia.
  • 21. BúsquedaBusca como si fuera un gestor documental, con la seguridad deun gestor de registros.• Graba / recupera búsquedas Busca en :• Genera informes • En el registro y sus propiedades • En las planificaciones de disposición • En campos calculados ( como las fechas ) • En los estados • En propiedades propias
  • 22. El cloud• Estrategia hibrida• Escenario pensado para la colaboración entre una administración y sus partners• Publicación de registros en la nube
  • 23. Referencias …Alfresco …+ de 2.300 clientes en 55 paísesGobierno , Finanzas, Media y entretenimientoEducación ,Logística y viajes, ManufacturasEn España y Portugal …7% ingresos globales75% crecimiento+20 Partners+200 Proyectos EnterprisePresencia en las mayores cuentas IBEX 35
  • 24. Ayuntamiento de Denver Ayuntamiento de Denver con más de 10.000 trabajadores y un volumen de operación de 1 Billion de Dólares.Resultados Tecnología• Ahorro de $1.5 millones de dólares • Alfresco Enterprise 3.3 en 5 años • Ephesoft• Reducción del tiempo global de los procedimientos • CMIS• Remplazo del sistema propietario • iPhone SDK anterior por Alfresco • Oracle ESB• Mejora de la auditoria y reducción de los casos imputados a Denver • PeopleSoft Financials• Acceso mediante servicios Web • & CRM• Utilización desde dispositivos • Zia Fresh Process móviles
  • 25. Church Pension Group Empresa global de servicios financieros con una facturación de $9 Billones.Resultados Tecnología• Remplazo de Interwoven con • Alfresco Enterprise 3,4 Alfresco Enterprise • Alfresco Share • Alfresco Record Management• Centralización de los registros de • KOFAX las 5 compañías del grupo• Rápida implementación absorbiendo una carga inicial de 2 Millones de registros
  • 26. Caceis Banco global con más de 3000 empleados y custodia de 2300 billones de euros.Resultados Tecnología• Registro de toda la • Alfresco Enterprise documentación de los clientes • KOFAX• Digitalización de documentos• Integración mediante servicios web• Reducción del coste total de la solución
  • 27. Boise Cascade Corporation Empresa norteamericana de manufacturas relacionadas con la madera, packaging y papel. Cuenta con 10.000 empleados y más de $5Billones de volumen de negocio.Resultados Tecnología• Retirar IBM Systemware RM • Alfresco Enterprise• Gestión de las facturas • Alfresco Share• Actualización a tipos de • Alfresco RM documentos actuales • RightFax• Control sobre la retención de los registros y su distribución • DB2• Implementar la política de retención de 7 años• Auditar los accesos a los documentos
  • 28. Rational Retention Empresa global de software especializada en ofrecer servicios de gestión de registrosResultados Tecnología• Automatización de los registros no • Alfresco Enterprise estructurados • Alfresco Share• Mejora de los procesos de • Alfresco RM litigación• Rapidez en la implementación de nuevos procedimientos• Mejora de las búsquedas de registros
  • 29. BSA Empresa australiana líder en el sector de telecomunicaciones con más de 1000 empleados.Resultados Tecnología• Automatización del sistema de • Alfresco Enterprise facturación y aprobación de • Ephesoft compras • Redhat• Utilización de procesos basados • MySQL en Alfresco • Pronto ERP• Captura por OCR de facturas• Reducción del tiempo de proceso de facturas
  • 30. EADS Astrium EADS Astrium es la primera empresa europea en la inustria aeroespacial, incluyendo Airbus, Eurocopter,Defence and Astrium. Cuenta con más de 12000 empleados.Resultados Tecnología• Escaneado y archivo de más de • Alfresco Enterprise 20.000 registros de recursos • GWT humanos • SAP• Integración y distribución de más de 600.000 documentos relacionados• Integración con SAP• Digitalización de 1500 expedientes al año
  • 31. The open platform forsocial content management.