Alfresco Record Management 2.1

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Presentación sobre las nuevas características de la versión 2.1 del módulo de Record Management y como abre nuevos escenarios en el tratamiento de archivos electrónicos, como automatización en la clasificación y record management in place.

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  • ALFRESCO in ONE SENTENCE: An open platform… stands in sharp contrast to the mostly proprietary, closed platforms that dominate the enterprise today. In this presentation, we’ll talk about how Alfresco’s open approach drives more value for customers. With this open platform, Alfresco is focused on 2-related things: 1) Business-critical content management… Alfresco is about solving real business problems, where there is a real ROI on the solution… we are content and process experts. 2) Collaboration… in today’s world, the collaboration around content is often as important as the content, and is part of a business process.
  • Todos los componentes estan integrados entre ellos
  • ALFRESCO in ONE SENTENCE: An open platform… stands in sharp contrast to the mostly proprietary, closed platforms that dominate the enterprise today. In this presentation, we’ll talk about how Alfresco’s open approach drives more value for customers. With this open platform, Alfresco is focused on 2-related things: 1) Business-critical content management… Alfresco is about solving real business problems, where there is a real ROI on the solution… we are content and process experts. 2) Collaboration… in today’s world, the collaboration around content is often as important as the content, and is part of a business process.
  • LEY 11/2007
    LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
    LEY 30/2007 Contratos del Sector Público
    Orden Pre/2971/2007
    Expedición de factura electrónica
    LEY 56/2007, LMISI
    Medidas de Impulso de la
    Sociedad de la Información
    Real decreteo 3/2010, ENS
    Esquema nacional de
    Seguridad
    Real decreteo 4/2010, ENI
    Esquema nacional de
    interoperabilidad
    • Norma ISO 15489: Diseño de sistemas de Gestión de Documentos físicos y
    electrónicos
    • Norma ISO14721: Diseño de sistemas de gestión de documentos electrónicos de
    Conservación a largo plazo
    • MoReq: Modelo de Requisitos para la gestión de los documentos electrónicos de
    Archivo
    • Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades. Criterios de conservación del
    Consejo Superior de Informática (MAP)
    • Normas de descripción archivística ISAD(G) e ISAAR-CPF
    + las locales
  • Tipos:
    Parent / Child
    Bi-direccional
    User defined
    Email las crea automaticamente
    Pueden actuar como eventos
    Referencias cruzadas
  • Alfresco Record Management 2.1

    1. 1. Alfresco RM 2.1
 Agilizando el cumplimiento normativas y almacenamiento de documentos de archivo.! ! ! Jose Carrasco! Skype: jcarrasko! jose.carrasco@alfresco.com!
    2. 2. La plataforma abierta para
 gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
    3. 3. Alfresco en cifras 4.000 mill. archivos 7 millones usuarios 3.000empresas 180países
    4. 4. 100,000,000+ documentos Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100 mil. 100,000+ usuarios Los 10 mayores despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100 mil. 10,000+ docs/hora Una agencia federal de USA carga en el sistema +10,000 registros médicos por hora en Alfresco Alfresco en el mundo real
    5. 5. El Ciclo de vida … • Captura • Creación • Formularios • Escáneres • Correo electrónico Generación • Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo Tramitación y colaboración • Publicación • Web • Movilidad • Portales Distribución • Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción Almacenamiento y custodia Auditoria y Seguimiento (Del documento vivo al documento de archivo)
    6. 6. Agenda •  Casos de uso •  Estrategias de archivo •  Servicios documentales de archivo •  Novedades 2.1 •  Demo •  Preguntas
    7. 7. La plataforma Alfresco Plataforma Open Source Web Content Services IMAP Server Colaboración Flujos de Trabajo Contenido social Gestión de documentos Gestión de Archivo Gestión Activos Digitales Gestión de Expedientes y negocio Aplicaciones de movilidad Alfresco Cloud DAM IMAP ACTIVITI OWD Mobile DM RM SHARE SOCIAL WCS Content Platform CLOUD
    8. 8. Cuáles son 
 tus casos de uso?

    9. 9. Casos de uso •  Guardar documentos de archivo •  Cuadro de clasificación bien definido •  Calendario de conservación asociado •  Orientado a archiveros y auditores
    10. 10. Casos de uso LEY 15/1999, LOPD, Protección de Datos de Carácter Personal Real decreto 3/2010, ENS Esquema nacional de Seguridad Orden Pre/2971/2007 Expedición de factura electrónica LEY 11/2007 LAECSP, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos LEY 30/2007 Contratos del Sector Público LEY 34/2002 Servicios de la Sociedad de la Información LEY 56/2007, LMISI Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información Real decreto 4/2010, ENI Esquema nacional de Interoperabilidad Normativas •  ISO 15489 •  ISO 14721 •  Moreq10 •  …. Normativas locales Exigencias de integración
    11. 11. Casos de uso Crear, Preservar y Destruir documentos Clasificación y Archivado Cuadro de clasificación Descripción Tipos documentales Preservación Calendario de conservación Eventos Auditoria Destrucción Disposición Transferencia
    12. 12. Casos de uso Departamento Legal Departamento Compras Departamento Mantenimiento Gestión de archivo Revisión del pliego Pliego Adjudicación Archivo
    13. 13. Qué tipo de archivos maneja RM ? Estrategias de archivo
    14. 14. Casos de uso Sistemas  de   Tramitación   Archivo   Ac3vo   Archivo   Semi-­‐ac3vo   Archivo   Histórico   Preservación   Automa1zación   Tramitación   Auditoria   Cuadro  de   clasificación   Calendario  de   conservación   Seguridad   Colaboración   Creación   Destrucción  
    15. 15. Casos de uso Sistemas  de   Tramitación   Archivo   Ac3vo   Único   Repositorio  
    16. 16. Estrategias de archivo Archivos dedicados •  Espacios dedicados •  Eg. Archivo activo •  Eg. Archivo semiactivo •  Eg. Archivo longevo •  Cuadro de clasificación •  Series y subseries •  Normativas •  Eg 15.489:2001 In Place •  Un único espacio para la tramitación y el archivo electronico •  Simplificación y cuadro de clasificación dinámico •  Archivos públicos Nuevo en RM 2.1 Un único Repositorio
    17. 17. Casos de uso Sistemas  de   Tramitación   Archivo     Nuevo en RM 2.1
    18. 18. Qué hace el módulo de RM ?
 Servicios documentales de archivo
    19. 19. 1. El documento de archivo
    20. 20. Diferentes tipos documentales Documento •  Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales) •  Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso •  El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario •  Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario Documento De Archivo •  La organización define un cuadro de clasificación •  Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización •  Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido •  Los registros son custodiados por un determinado tiempo ≠ ≠ ≠ ≠
    21. 21. Tipos de Documentos Documentos Electrónicos –  Registro escaneado , PDF o registro Web –  Físicos –  Definidos por la organización Documentos físicos –  Carpeta –  Almacén –  Archivo
    22. 22. Referencias •  Relaciones entre documentos de archivo •  Pueden ser... –  Padre / Hijo –  Bidireccionales –  Definidas por el usuario •  Extracciones de correo electrónico crean una referencia automáticamente •  Pueden actuar como eventos •  Padre / Hijo –  Obsoletas, obsoletas por –  Representación, representación por –  Reemplazo, reemplazo por –  Documentación de apoyo, documentación complementaria –  Versiones, versiones por –  Mensaje, documento adjunto •  Bidireccionales –  Referencia cruzada
    23. 23. 2. La captura
    24. 24. • Kofax • Intelliant • Ephesoft Escáner • Sharepoint • Microsoft Word Office • Outlook • IMAP Correo electrónico • CiFs • Webdav • FTP Escritorio Workflows Share Formularios Web • Activi • Múltiples usuarios Workflow Generación de Documentos •  Alfresco soporta la generación de documentos por diferentes vías:
    25. 25. Automatización •  Añadir metadatos •  Tareas de descripción •  Auto-catalogación •  Reglas en 3 pasos Exp. Contratos HHRR Archivo Drag and Drop Reglas crean documentos de archivo Records Manager files! in File Plan Acciones
    26. 26. 3. Cuadro de clasificación
    27. 27. Multinivel Plan de archivo Expedientes Series D O D Europa
    28. 28. Flexibilidad Permite implementar diferentes normativas en una única instalación. A diferencia de otras soluciones focalizadas únicamente en una normativa, Alfresco permite la implantación de diferentes normativas en único Alfresco gracias a ofrecer un framework universal.
    29. 29. Cuadro de clasificación Organización •  Jerarquías multinivel •  Planificación de Procedimientos (series de registros, categorías de registros y carpetas de registros. •  Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición) •  Agrupados por expedientes (carpetas de registros) •  Referencias (relaciones entre registros) •  Añadir series y subseries dinámicamente Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos. Procedimiento   Expedientes   Planificación  disposición   Nuevo en RM 2.1
    30. 30. 4. Calendario de conservación
    31. 31. Ciclo de vida Disposición •  Relacionado a nivel de categorías •  Permite políticas de: –  Retención –  Disposición •  Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido Observación de Registros •  El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión. Eventos •  Definidos por el usuario •  Definidos por el sistema •  Permiten ser enlazados a las planificaciones de disposición •  Gran conjunto de eventos predefinidos: –  Abolición –  Caso terminado –  Obsoleto –  Reasignación –  Preparado para disposición Transferencia •  Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.
    32. 32. 5. Seguridad y Auditoria
    33. 33. Seguridad y Auditoria Seguridad •  S o p o r t e p a r a a u t e n t i c a c i ó n encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs, •  Modelo extensible para necesidades propias •  Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia. Auditoria •  API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados •  Auditar acciones •  Filtro por tipo de evento, usuario o fecha •  Las mismas auditorias pueden ser declaradas como registros
    34. 34. Seguridad – Permisos especiales •  Existen más de 50 permisos especiales (capabilities): –  Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc. •  Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema Extender periodo de retención o bloqueo –  Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas, extendiendo así su periodo de retención. Cerrar carpetas –  El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior. –  Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.
    35. 35. 6. Búsqueda
    36. 36. Búsqueda •  Graba / recupera búsquedas •  Genera informes Busca en : •  En el registro y sus propiedades •  En las planificaciones de disposición •  En campos calculados ( como las fechas ) •  En los estados •  En propiedades propias Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.
    37. 37. Easy Record Management
 Novedades en la versión 2.1
    38. 38. Novedades RM 2.1 1.  Aumentar la usabilidad •  Nueva Interfaz de Usuario •  Record Management in Place •  Consola de administración desde el espacio de RM 2. Automatización •  Automatizar la creación •  Automatizar el archivado y la descripción •  Cuadro de clasificación dinámico
    39. 39. 1. In Place Record Management
    40. 40. File Plan Control Archivo  Contratos   Facturas  
    41. 41. Archivo  Contratos   Facturas   File Plan Control
    42. 42. Archivo  Contratos   Facturas   File Plan Control ✗   ✗  
    43. 43. 2. Descripción automatizada
    44. 44. Descripciones automatizadas Alfresco automaticamente puede: •  Cambiar atributos •  Localizaciones
    45. 45. 3. Cuadro de clasificación inteligente
    46. 46. Intelligent File Plan
    47. 47. Intelligent File Plan Expedientes   Dinámicos   A  2011   A  2012   A  2013  
    48. 48. date.year            =  2013   date.month.short    =  Ene   date.month.long    =  Enero   date.year.week        =  31   date.day.long      =  Domingo   node.dm:XXX        =  XXX  Atributo   Substituciones
    49. 49. /CORPORATE  MANAGEMENT   /Legal  Support   /Contractual  Obliga3ons   /FY${date.year}   /${node.dm:customername}   Expedientes dinámicos
    50. 50. Easy Record Management Demostración
    51. 51. Demo •  Declarar un documento de archivo In Place •  Describir un documento de archivo •  Crear una carpeta de Expediente •  Crear el calendario de conservación •  Manejar permisos de usuario
    52. 52. http://www.alfresco.com/RMassessment

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